Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM.doc

Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM.

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài đồ án với đề tài “Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM” là kết quả sự nỗ lực làm việc, nghiên cứu của bản thân em trong thời

gian vừa qua Em xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của đồ án.

Sinh viên

Đỗ Thu Thủy

LỜI CẢM ƠN

Qua 4 năm học tập, nghiên cứu khoa học và rèn luyện tại Học viện Tài chính, cùngvới một thời gian đi thực tập ở Chi nhánh công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩulâm sản và hàng TTCN – Trung tâm thương mại UPEXIM (Chi nhánh UPEXIM Hà

Nội), em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài “Phát triển hệ thống thông tin kế

toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM”.

Để có được kết quả này ngoài nỗ lực lớn của bản thân, còn có sự giúp đỡ của rấtnhiều tổ chức và cá nhân Em xin gửi lời cảm ơn tới:

Bố mẹ em đã sinh thành và nuôi dạy em khôn lớn và đã tiếp sức cho em trongnhững lúc gặp khó khăn nhất trong cả quá trình học tập, nghiên cứu khoa học ở trường,đặc biệt trong giai đoạn làm đồ án

Học viện Tài chính nói chung và khoa Hệ thống thông tin kinh tế nói riêng đã tạođiều kiện tốt nhất cho em được học tập và nghiên cứu khoa học trong 4 năm tại đây.Toàn thể các thầy cô trong Học Viện và trong khoa đã nhiệt tình chỉ bảo em họctập

Cô Đồng Thị Ngọc Lan, người trực tiếp hướng dẫn em làm đồ án

Các cô chú, anh chị trong chi nhánh UPEXIM Hà Nội đã tạo điều kiện cho em, chỉbảo em để em có thể hoàn thành tốt đồ án của mình

Các bạn học cùng đã góp ý, chia sẻ, giúp em giải quyết rất nhiều vướng mắc

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 3

LỜI MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1 8

NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 8

1.1 NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 8 1.1.1 Nhận thức chung về hệ thống thông tin 8

1.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin 8

1.1.1.2 Kết cấu hệ thống thông tin 9

1.1.2 Chu trình phát triển một HTTT 12

1.1.3 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp 14

1.2 NHẬN THỨC CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 15

1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền 15

1.3.2 Các quy định khi hạch toán vốn bằng tiền 16

1.3.3 Trình tự kế toán vốn bằng tiền 18

1.3.3.1 Trình tự kế toán tiền mặt 18

1.3.3.2 Trình tự kế toán tiền gửi ngân hàng 20

1.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN .22 1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu 22

1.3.2 Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng 23

CHƯƠNG 2 26

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI 26

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI 26

2.1.1 Giới thiệu chung 26

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh 27

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI 28

2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh 32

2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học tại chi nhánh 33

2.3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH 34

CHƯƠNG 3 35

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI 35

3.1 MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG 35

3.2 MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 35

3.2.1 Mô tả bài toán 35

3.2.2 Xác định yêu cầu 38

3.3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 39

3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh 39

3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 40

3.3.2.1 Biểu đồ 40

3.3.2.2 Mô tả chức năng lá 41

3.3.3 Ma trận thực thể chức năng 43

3.3.4 Phân tích mô hình 44

3.3.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 44

3.3.4.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 46

3.4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 50

3.4.1 Danh mục dữ liệu 50

3.4.2 Xác định các thực thể, các mối liên kết 53

3.4.2.1 Xác định các thực thể 53

3.4.2.2 Mối liên hệ giữa các thực thể 54

3.4.3 Mô hình thực thể liên kết 55

3.5 KIẾN TRÚC HỆ THỐNG 56

3.6 MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU 57

3.6.1 Chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình dữ liệu quan hệ 57

3.6.1.1 Biểu diễn các thực thể 57

3.6.1.2 Biểu diễn các mối quan hệ 57

3.6.2 Biểu đồ dữ liệu của mô hình 58

3.6.3 Cơ sở dữ liệu vật lý 59

3.7 XÁC ĐỊNH LUỒNG HỆ THỐNG 66

3.7.1 Luồng hệ thống tiến trình “1.0 – Thu chi tiền mặt” 66

3.7.2 Luồng hệ thống tiến trình “2.0 – Thu chi tiền gửi ngân hàng” 67

3.7.3 Luồng hệ thống tiến trình “3.0 – Kiểm kê, đối chiếu” 68

3.7.4 Luồng hệ thống tiến trình “4.0 – Đánh giá lại” 69

3.7.5 Luồng tiến trình “5.0 - Lập báo cáo” 69

3.8 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM 70

3.8.1 Giới thiệu tổng quát 70

3.8.2 Yêu cầu cài đặt 70

3.8.3 Hướng dẫn sử dụng 71

3.8.4 Giao diện chính của chương trình 72

3.8.5 Hệ thống menu của chương trình 73

3.8.6 Một số form giao diện và một số báo cáo được in ra 75

KẾT LUẬN 90

TÀI LIỆU THAM KHẢO 91

PHỤ LỤC 92

LỜI MỞ ĐẦU

Máy tính điện tử (MTĐT) từ khi ra đời, người ta đã thấy được những lợi ích to lớncủa nó Chẳng hạn như thông tin được xử lý và tìm kiếm cực nhanh, các bài toán dù cóphức tạp và với khối lượng thông tin cần xử lý lớn đều có thể được giải quyết một cáchkhá trọn vẹn, nhanh chóng và chính xác Đến nay, công nghệ thông tin (CNTT) nóichung và MTĐT nói riêng đã có những bước phát triển vượt bậc và đang được áp dụngmột cách hiệu quả vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người

Trong lĩnh vực kế toán, việc ra đời các phần mềm kế toán đã góp phần không nhỏvào hiệu quả của công tác kế toán, giúp cho người kế toán giảm được một khối lượnglớn các công việc thủ công mà vẫn tạo ra được các sổ sách, báo cáo với số liệu chínhxác, nội dung đúng theo mẫu quy định Vì vậy, đối với rất nhiều công ty, nhất là cáccông ty lớn, phần mềm kế toán trở thành một công cụ không thể thiếu

Qua thời gian thực tập ở chi nhánh công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâmsản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM, em nhận thấycông ty đã sử dụng phần mềm kế toán, tuy nhiên các nghiệp vụ về vốn bằng tiền, nhất

là việc lưu trữ thông tin của thủ quỹ lại chưa được hỗ trợ hiệu quả nhờ phần mềm hiện

tại Đó là lý do em lựa chọn đề tài “Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM”

Mục tiêu của bài toán em đưa ra là:

- Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền cho chi nhánh

- Đưa phần mềm vào ứng dụng tại công ty để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằngtiền

- Củng cố và nâng cao kỹ năng lập trình với Visual Foxpro

Nội dung chính của đồ án gồm có 4 chương:

Chương 1: Nhận thức chung về phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiềntrong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh UPEXIM HàNội

Chương 3: Phân tích hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánhUPEXIM Hà Nội

Chương 4: Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánhUPEXIM Hà Nội

CHƯƠNG 1

NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

1.1 NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1.1 Nhận thức chung về hệ thống thông tin

1.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp gồm các phần tử, các mối quan hệ giữa cácphần tử liên kết với nhau thành một thể thống nhất để thực hiện một chức năng hoặcmục tiêu nào đó mà từng phần không thể có được

Thông tin: Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay bảntin làm tăng thêm sự hiểu biết của một đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sựthực hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng

Hệ thống thông tin: Tuỳ thuộc vào từng quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa

hệ thống thông tin khác nhau Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống thôngtin như sau:

Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm,

dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong mộttập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin được xác định như tập hợp các thành phần được tổ chức để thu

thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định vàkiểm soát trong một tổ chức

Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các thiết bị tin học (máy tính và các thiết

bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin học và các thủ tục) và

con người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cậpnhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin

Nói tóm lại, mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ý chung

đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử lý và

truyền thông tin

1.1.1.2 Kết cấu hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữliệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra

Phân tích và xử lý thông tin trong tổ chức:

Trong bất kì một tổ chức nào, cũng có thể xác định 3 hệ thống bao gồm: hệ thốngđiều khiển (quản lí), hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thực hiện Trong đó, HTTT

là thành tố không thể thiếu của một tổ chức, có vai trò là cầu nối liên kết với 2 hệ thốngcòn lại, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu đã đề ra

Nguồn

Phân phát

Xử lý và lưu trữThu thập

Đích

Kho dữ liệu

tích vấn đề, hình dung ra các đối tượng phức tạp, và làm ra các sản phẩm mới.

Rõ ràng HTTT là một yếu tố cấu thành của một tổ chức Nhiệm vụ cơ bản củaHTTT trong tổ chức là xử lý các thông tin đầu vào, tức là thông tin dùng cho mục đíchhoạt động của tổ chức nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làmcho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,

Từ đó hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lí thực hiện các chức năngquản lí Việc lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có, thựchiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức đều phải dựa trên cơ

sở là HTTT Ngoài ra HTTT còn trang bị cho các nhà quản lí các phương pháp kĩ thuậtmới trong xử lí, phân tích và đánh giá Vì vậy HTTT trở thành một thành phần cơ bảncủa một tổ chức, giữ vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lí điềuhành của một tổ chức

Sự ra đời của một tổ chức - từ cổ chí kim - kéo theo một HTTT xuất hiện Khi chưa

có máy tính, hoạt động của HTTT có thể được thực hiện trên các công nghệ thủ côngnhư giấy, bút, bộ xử lí cơ bản là bộ óc con người Ngày nay, phổ biến hơn, nó đượcthực hiện bằng các công cụ hiện đại của CNTT và được gọi bằng thuật ngữ - “HTTTdựa trên CNTT” Cũng do có ứng dụng CNTT, nên các HTTT chỉ hoạt động thực sựhiệu quả khi nó buộc phải dựa trên nhiều tính chất đặc thù của công nghệ đặc biệt này

Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:

Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng

hiện thời hay quá khứ của tổ chức

Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.

Thông thường hệ thống thông tin không tồn tại một cách riêng lẻ trong bất kỳ một

tổ chức hoạt động Theo quan điểm cấu trúc hệ thống, trong một tổ chức, hệ thốngthông tin là một tập hợp các hệ thống thông tin chức năng, gồm:

- Hệ thống xử lý tác nghiệp

- Hệ thống thông tin quản lý

- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

Nó có mục đích xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ các lãnh vựchoạt động: tiếp thị, sản xuất, kinh doanh sản phẩm, lao động, tài chính kế toán và cáchoạt động khác Mỗi một lãnh vực hoạt động này đều liên quan đến các mức hoạtđộng; từ hoạt động tác nghiệp, ra các quyết định có cấu trúc, và đôi khi đòi hỏi ra cácquyết định trong tình huống đột xuất, ngoại lệ và thường là các quyết định nửa cấu trúchoặc không có cấu trúc Điều đó có nghĩa rằng các lĩnh vực hoạt động khác nhau trongmột tổ chức hoạt động đều cần có sự trợ giúp của các hệ thống thông tin chức năngkhác nhau Vì vậy, mỗi hệ thống thông tin chức năng phải thể hiện được vai trò,phương thức hoạt động cũng như sự liên thông với các hệ thống thông tin chức năngkhác trong một tổ chức hoạt động

1.1.2 Chu trình phát triển một HTTT

Giai đoạn 1: Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầuchính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vì sao

tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệthống dự kiến Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô

tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và cácnguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó Hệ thống dự kiến phải giải quyết đượcnhững vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai

mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽmang lại cho tổ chức.

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấpnhững dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc

- Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi

- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh

để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thờigian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.

Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin đểđáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên

- Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ hệ thống phầncứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực

- Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết

kế hay các đặt tả kĩ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào nhữngthao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa rathông tin cần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ

và cấu trúc hệ thống

Giai đoạn 4: Lập trình và kiểm thử

- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngônngữ lập trình, phần mềm mạng)

- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chứcnăng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng

Giai đoạn 5: Cài đặt, vận hành và bảo trì

- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

- Cài đặt phần mềm

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi

dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảotrì

- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo

- Đưa vào vận hành

- Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống.

1.1.3 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

HTTT quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản

lý, điều hành của một doanh nghiệp hay một tổ chức

Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tinphản ánh tình trạng hiện thời và tình trạng kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp Hệthống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợpcác thông tin có trong cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúngtình trạng hiện thời của doanh nghiệp

Một số HTTT quản lý trong một doanh nghiệp như:

1.2.1 Hệ thống quản lý nhân sự 1.2.2 Hệ thống quản lý tiền lương

Sự cần thiết phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp:

Một doanh nghiệp có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể:

 Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra

 Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức

Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những yếu tố

mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp

Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp

1.2 NHẬN THỨC CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,thuộc tài sản lưu động, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và các quan

1.3.2 Các quy định khi hạch toán vốn bằng tiền

* Kế toán vốn bằng tiền tuân thủ các nguyên tắc sau:

Kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (VNĐ)

Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinhnghiệp vụ và được theo dõi chi tiểt riêng từng nguyên tệ trên tài khoản 007”ngoại tệcác loại”

Các loại vàng, bạc,đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại thờiđiểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất) ngoài ra phải theo dõi chi tiết số lượng,trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại

Vào cuối mỗi kỳ, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo tỷ giá thực tế

* Quy định về hạch toán tiền mặt tại quỹ:

Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp,bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngânphiếu

Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.Thủ quỹ không trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu hoặc làm thay công tác kếtoán Tất cả các khoản thu chi đều phải có chứng từ hợp lệ và phải có chữ ký của kếtoán trưởng và Thủ trưởng đơn vị

Thủ quỹ do giám đốc chỉ định và không được nhờ người khác làm thay.

Tiền mặt phải được bảo quản trong két an toàn, chống mất trộm, chống cháy,chống mối xông

Phải thường xuyên tiến hành kiểm quỹ với sự chứng kiến của kế toán trưởng đểphát hiện kịp thời khoản chênh lệch để có biện pháp xử lý; ngăn chặn mọi hành vi biểuhiện tiêu cực xâm phạm tài sản của Doanh nghiệp

Hàng ngày khi nhận được báo cáo quỹ kèm các chứng từ do thủ quỹ gửi đến kếtoán quỹ phải đối chiếu, kiểm tra số liệu trên từng chứng từ Sau khi kiểm tra xong kếtoán lập định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản tiền mặt

* Quy định về tiền gửi ngân hàng:

Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặccác công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc, đá quý Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải tiến hành kiểm tra,đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Trường hợp có chênh lệch thì vấn phải ghi theochứng từ của ngân hàng, số chênh lệch theo dõi ở tài khoản phải thu hoặc phải trả khác

và báo cho ngân hàng đối chiếu, xác minh lại

Đối với những doanh nghiệp có những tổ chức, bộ phận trực thuộc, có thể mở tàikhoản chuyên thu, chuyên chi, tài khoản thanh toán phù hợp, thuận tiện cho giao dịch

Kế toán phải tổ chức theo dõi theo từng ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính để tiệnkiểm tra đối chiếu

1.3.3 Trình tự kế toán vốn bằng tiền

1.3.3.1 Trình tự kế toán tiền mặt

* Đối với các khoản thu chi bằng đồng Việt Nam

* Đối với các khoản thu chi bằng ngoại tệ

1.3.3.2 Trình tự kế toán tiền gửi ngân hàng

* Đối với tiền gửi bằng đồng Việt Nam

* Đối với tiền gửi là ngoại tệ

1.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu

Dữ liệu chính là yếu tố đầu vào của thông tin Để có được thông tin hữu ích, doanhnghiệp cần phải tổ chức lưu trữ dữ liệu thật khoa học và hợp lí Sự tiến bộ của khoahọc kĩ thuật nói chung, của Công nghệ thông tin nói riêng là cơ sở để quản lí dữ liệukhoa học Công nghệ quản lí dữ liệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ liệu thành các fileriêng biệt và tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu dùng chung Hiện nay những hệquản trị Cơ sở dữ liệu đang được dùng nhiều là: Microsoft Acess, SQL server, Foxpro,Oracle…

Dưới đây là một số khái niệm cơ bản trong một cơ sở dữ liệu:

Bảng (Table): Dùng để ghi chép dữ liệu về một nhóm phân tử nào đó được gọinhư là một thực thể

Thực thể và thuộc tính của thực thể: đã nêu ở phần mô hình E – R

Thực thể (Entity): Là một nhóm người, đồ vật, hiện tượng, sự kiện hay khái niệmbất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi nhớ

Thuộc tính (Attribute): Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà

người ta gọi là thuộc tính Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu riêng biệt thườngkhông thể chia nhỏ hơn được nữa

Cơ sở dữ liệu (Data Base): Là một nhóm gồm một hay nhiều bảng liên quan đếnnhau

Hệ cơ sở dữ liệu (Data Base Systems): Là tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quantới nhau

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Data Base Management Systems): Là một hệ thốngchương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các cơ sở dữ liệu

Các hoạt động chính của một cơ sở dữ liệu: cập nhật, truy vấn dữ liệu và cho

1.3.2 Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng

Hiện nay, trên thế giới đang sử dụng phổ biến các hệ quản trị cơ sở dữ liệu : Oracle,SQL, Microsoft Access, hoặc Microsoft Visual Foxpro

* Oracle

Đây có thể nói là một hệ quản trị CSDL hàng đầu trên thế giới Hơn hai phần batrong số 500 tập đoàn công ty lớn nhất thế giới (Fortune 500) sử dụng Oracle Ở ViệtNam hầu hết các đơn vị lớn thuộc các ngành ngân hàng, kho bạc, thuế, bảo hiểm, bưuđiện, hàng không, dầu khí,… đều sử dụng hệ quản trị CSDL Oracle Có được như thế

là vì Oracle hiện đang dẫn đầu về các tính năng như:

- Độ ổn định và tin cậy cao

- Khả năng xử lý dữ liệu rất lớn, có thể lên đến hàng trăm TeraByte (1 TeraByte ~1,000 GigaByte ~ 1,000,000,000 KiloByte) mà vẫn đảm bảo tốc độ xử lý dữ liệu rấtcao

- Khả năng bảo mật rất cao, Oracle đạt độ bảo mật cấp C2 theo tiêu chuẩn bảo mậtcủa Bộ Quốc Phòng Mỹ và công nghệ CSDL Oracle vốn được hình thành từ yêu cầuđặt hàng của các cơ quan an ninh FBI và CIA

- Ngoài ra Oracle còn là một hệ CSDL độc lập với hệ điều hành Nó cho phépkhông chỉ chạy trên các hệ điều hành thương mại Windows mà còn có thể chạy trêncác hệ điều hành mã nguồn mở miễn phí như Linux rất mạnh và rất phổ biến hiện nay.Mặc dù đã có mặt tại Việt nam từ những năm 90 nhưng mãi cho đến cách đây vàinăm, Oracle vẫn chỉ mới được các cơ quan nhà nước và các tổng công ty rất lớn sửdụng, vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp quan tâm vì Oracle vốn được các doanh nghiệpliệt vào hạng “cao cấp và đắt tiền” Cũng chính vì lẽ đó mà không có nhiều công typhần mềm dám đầu tư xây dựng sản phẩm phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp theo

SQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở phổ biến nhất thế giới và được cácnhà phát triển rất ưa chuộng trong quá trình phát triển ứng dụng Vì SQL là cơ sở dữliệu tốc độ cao, ổn định và dễ sử dụng, có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệđiều hành cung cấp một hệ thống lớn các hàm tiện ích rất mạnh.Với tốc độ và tính bảomật cao, SQL rất thích hợp cho các ứng dụng có truy cập CSDL trên internet Nó cónhiều phiên bản cho các hệ điều hành khác nhau: phiên bản Win32 cho các hệ điềuhành dòng Windows, Linux, Mac OS X, Unix, FreeBSD, NetBSD, Novell NetWare,SGI Irix, Solaris, SunOS,

SQL là một trong những ví dụ rất cơ bản về Hệ Quản trị Cơ sở dữ liệu quan hệ sửdụng Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc

* Microsoft Access

Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người

sử dụng chạy trong môi trường Windows Microsoft Access cho chúng ta một công cụhiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin

Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ

truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh Người sử dụng có thể chỉdùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau Ngoài ra, có thểthay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cầnđộng tác nhấp chuột

Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế

những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vậnđộng dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quảtheo dạng thức chuyên nghiệp

Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc.

Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễdàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình Đối với những nhu cầu quản lý

cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) mộtngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL

* Visual Foxpro

Hiện nay, phiên bản Visual Foxpro được sử dụng nhiều nhất là Visual Foxpro 9.0.Với hệ quản trị này, , ta có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng dụng trongmôi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng và tiện lợi cho người viếttrình và cho người sử dụng Em quyết định lựa chọn hệ quản trị này để thực hiện đồ áncủa mình vì những ưu điểm sau đây:

- Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế giaodiện trực quan

- Giúp triển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn, giảm bớt khối lượng lập trìnhphức tạp

- Là ngôn ngữ lập trình hỗ trợ mạnh cho bộ xử lý CSDL

Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảo mật kém, không an toàn

và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI

NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI

2.1.1 Giới thiệu chung

Tên chi nhánh: chi nhánh công ty cổ phần sản xuất, XNK lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM (hay còn gọi là chi nhánh UPEXIM HàNội )

Địa chỉ: Số 4/A4 Đầm Trấu – Bạch Đằng - Hai Bà Trưng – Hà Nội

cả ở thị trường trong và ngoài nước Công ty đã đầu tư vào một số cơ sở sản xuất vàxuất khẩu các mặt hàng:

- Quế: quế thanh, quế tròn, quế chẻ…

- Hồi sao

- Cơm dừa: loại tốt và loại thường

- Hoa quả đóng hộp: dứa, dưa chuột, cà chua

- Dầu thông, nhựa thông, nhựa cao su

* Nhiệm vụ

- Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của công ty, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụngnguồn nhân lực, phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị và đem lại hiệu quả cao trong sản xuất,kinh doanh

- Giữ gìn, bảo quản tốt thiết bị, sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh do công ty giaocho chi nhánh

- Hàng quý, 6 tháng, hàng năm, nộp báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhcho công ty

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo công ty giao

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI

Kế toán kho

2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng tại chi nhánh

Chi nhánh UPEXIM Hà Nội là đơn vị cấp 2 hạch toán phụ thuộc vào Công ty UPEXIM.Chi nhánh có nhiều phòng ban tập trung tại một địa điểm nên áp dụng hình thức tổ chức côngtác kế toán Tập trung

Kỳ kế toán được áp dụng kỳ kế toán năm (theo năm dương lịch tính từ ngày 01/01đến ngày 31/12)

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam Đồng

Chi nhánh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Chuẩn mực và chế độ ké toán áp dụng: Chi nhánh áp dụng chế độ kế toán củaNhà nước hướng dẫn, thực hiện chế độ kế toán thuộc Công ty UPEXIM do Bộ TàiChính chấp thuận, tuân thủ tất cả các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam

Xuất phát từ cơ cấu tổ chức, đặc điểm tổ chức, tính chất quy mô, sự phân cấp quản

lý, tình hình trang bị kĩ thuật…Chi nhánh đã áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” với cácloại sổ sách như: Chứng tự ghi sổ, sổ cái, các sổ chi tiết…Hàng năm Chi nhánh lập cácbáo cáo như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưuchuyển tiền tệ, thuyết minh báo báo cáo tài chính

Sơ đồ tổng quát về ghi sổ ở Chi nhánh UPEXIM Hà Nội:

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

: Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc

chứng từ gốc

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Sổ đăng ký

chứng từ ghi

sổ

Chứng từ ghi sổ

2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Kế toán Chi nhánh sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Hệ thống tài khoản chi tiết: Trong việc quản lý vốn bằng tiền, kế toán Chi nhánh sửdụng các tài khoản:

TK1111: Tiền mặt (bằng đồng Việt Nam)

TK1112: Tiền mặt (bằng ngoại tệ)

TK1121: Tiền gửi ngân hàng (bằng đồng Việt Nam)

TK1122: Tiền gửi ngân hàng (bằng ngoại tệ)

2.2.4 Chứng từ kế toán

Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào làm

cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho cácđối tượng sử dụng

Hệ thống danh mục chứng từ mà chi nhánh sử dụng là:

- Phiếu thu, phiếu chi

- Giấy đề nghị tạm ứng

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng

- Giấy đề nghị thanh toán

- Giấy báo nợ, giấy báo có

- Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi

- Hoá đơn GTGT

- Biên bản kiểm kê quỹ

- Sổ quỹ tiền mặt

- Sổ chi tiết quỹ tiền mặt

- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cái

- Báo cáo quỹ tiền mặt

- Báo cáo tiền gửi ngân hàng

- Lập phiếu thu giao một liên cho khách, các chứng từ còn lại chuyển cho bộ phậnkhác bằng đường nội bộ

- Căn cứ vào các chứng từ đó để nhận toàn bộ số tiền khách hàng nộp vào Kiểm sốtiền cho đúng với số tiền đã ghi trên các chứng từ thu Cất toàn bộ số tiền đã kiểm đếm

và đóng gói xong vào hòm, két

- Ký tên, đóng dấu “đã thu tiền” lên các chứng từ thu

- Ghi sổ thu tiền theo đúng số tiền đã nhận

* Chi tiền

- Nhận và kiểm soát các chứng từ: Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê hoá đơn…phải đảm bảo các yếu tố sau:

+ Ngày, tháng, năm, họ tên, địa chỉ của người lĩnh tiền.

+ Số tiền bằng số, bằng chữ trên chứng từ bảo đảm khớp đúng

+ Chứng từ có dấu và chữ ký của các thành phần theo quy định

- Đóng dấu “đã chi tiền” lên chứng từ, bảng kê, lập phiếu chi và giao một liên chokhách hàng, liên còn lại được giữ tại phòng Kế toán

- Thủ quỹ chuẩn bị tiền mặt theo các chứng từ đã kiểm tra

- Kiểm lại tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ chi và bảng kê

- Đề nghị khách hàng nhận đúng số tiền theo chứng từ chi

- Phát tiền cho khách hàng và chứng kiến khách hàng kiểm đếm lại tiền

2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học tại chi nhánh

Hiện tại các bộ phận quản lý của Chi nhánh đều sử dụng máy tính để theo dõi vàtiến hành công việc Phòng kế toán của Chi nhánh cũng đã được trang bị máy tính đểlàm việc Mỗi kế toán được sử dụng một máy tính riêng Các máy tính đều nối mạngInternet và mạng cục bộ

Hiện nay Chi nhánh đang sử dụng phần mềm kế toán của Công ty phần mềm kếtoán Việt, tuy nhiên phần mềm này còn nhiều hạn chế trong việc phục vụ công tác kếtoán vốn bằng tiền và thường xuyên bị lỗi, gây khó khăn cho người kế toán Thủ quỹvẫn sử dụng công cụ Excel để lưu trữ thông tin, thống kê hàng ngày Vì vậy trong thờigian tới Chi nhánh sẽ tìm phần mềm kế toán phù hợp, có hiệu quả hơn cho công tácquản lý vốn bằng tiền của mình

2.3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH

Qua những đặc điểm đã trình bày ở trên có thể rút ra những nhận xét sau đây vềcông tác kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Upexim Hà Nội:

Từ những nhận định trên, em xin được phát triển hệ thống thông tin kế toán vốnbằng tiền để giải quyết những khó khăn của chi nhánh, góp phần làm cho công tác kếtoán vốn bằng tiền nói chung, công tác kế toán của chi nhánh nói riêng ngày một hiệuquả

CHƯƠNG 3

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

TẠI CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI

3.1 MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG

Từ thực trạng quản lý vốn bằng tiền của chi nhánh, em đưa ra mục tiêu đạt được củaHTTT quản lý vốn bằng tiền tại chi nhánh như sau:

- Cập nhật, quản lý chặt chẽ các khoản thu chi tiền tại chi nhánh

- Lập đầy đủ các báo cáo liên quan vào cuối kì kế toán cũng như các báo cáo tứcthời khi kế toán hoặc lãnh đạo chi nhánh có nhu cầu sử dụng thông tin

- Giúp chi nhánh tránh được tới mức tối đa các sai sót, thất thoát, lãng phí vốn bằngtiền tại chi nhánh

- Tận dụng được năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người trongtoàn chi nhánh

3.2 MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

3.2.1 Mô tả bài toán

Do thực tế tại chi nhánh UPEXIM Hà Nội không có các hoạt động liên quan đếnvàng bạc, đá quý, kim khí quý nên bài toán em đưa ra cũng sẽ không giải quyết các vấn

đề về vàng bạc, đá quý, kim khí quý

Khi có người đến nộp tiền, thủ quỹ kiểm tra các chứng từ đi kèm xem có đúngnhững chứng từ cần thiết không, đã đầy đủ chữ ký của các đối tượng theo quy địnhchưa Nếu đủ điều kiện thì thủ quỹ yêu cầu người đó ra làm việc với kế toán để tiến

thông không, nếu không thì yêu cầu người nộp tiền đổi sang tiền khác Nếu người nộptiền nộp bằng ngoại tệ thì giá trị của khoản ngoại tệ đó được tính theo tỷ giá thực tế củangoại tệ đó trên thị trường trong ngày hôm đó Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ kýnhận và đóng dấu “đã thu tiền” vào phiếu thu đồng thời yêu cầu người nộp tiền kýnhận vào phiếu thu Phiếu thu được lập có 3 liên, một liên đưa cho người nộp tiền, mộtliên thủ quỹ lưu và một liên kế toán lưu Kế toán tiến hành cập nhật các thông tin trongphiếu thu vào máy tính.

Khi nhân viên có nhu cầu đề nghị chi tiền, nhân viên đó cần trình bày lý do vớigiám đốc hoặc kế toán trưởng, nếu được chấp nhận, nhân viên viết giấy đề nghị (nhưgiấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán …) rồi đưa thủ quỹ để thủ quỹ tiến hànhchi tiền Thủ quỹ phải kiểm tra các chứng từ đi kèm xem có đúng những chứng từ cầnthiết không, đã đầy đủ chữ ký của các đối tượng theo quy định chưa Nếu đủ điều kiệnthì thủ quỹ yêu cầu người đó ra làm việc với kế toán để tiến hành lập phiếu chi Phiếuchi được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển tới thủ quỹ Thủ quỹ kiểm traphiếu chi xem có đúng số tiền nhân viên đề nghị chi không sau đó tiến hành chi tiền,nếu sai thì yêu cầu kế toán lập lại phiếu chi Trong trường hợp chi bằng ngoại tệ, trướckhi chi, thủ quỹ phải tính toán tỷ giá xuất quỹ của ngoại tệ tại thời điểm chi rồi quy đổi

ra tiền Việt Nam Khi chi tiền, thủ quỹ phải đếm đủ số tiền và yêu cầu người nhận tiềnkiểm tra lại và ký tên vào phiếu chi Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ký nhận và đóngdấu “đã chi tiền” vào phiếu chi Phiếu chi được lập có 3 liên, một liên đưa cho ngườinộp tiền, một liên thủ quỹ lưu và một liên kế toán lưu Kế toán tiến hành cập nhật cácthông tin trong phiếu chi vào máy tính

Sau mỗi lần thu chi, thủ quỹ và kế toán đều phải ghi sổ để cuối tháng hay cuối kìtổng hợp Cuối mỗi kì kế toán, một số nhân viên lập thành ban kiểm kê tiến hành kiểm

kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu đã tổng hợp trên các chứng từ Sau đó, bankiểm kê lập biên bản kiểm kê để gửi lên Lãnh đạo Nếu như số tiền kiểm kê không phù

hợp với số tiền ghi trên sổ sách (thừa hoặc thiếu) thì Ban lãnh đạo sẽ có quyết định xử

lý đối với khoản tiền chênh lệch

Đối với tiền gửi ngân hàng, khi rút tiền về nhập quỹ hoặc đem tiền gửi vào ngânhàng, kế toán cần có Séc rút tiền (hoặc Giấy nộp tiền) để giao dịch với ngân hàng Saukhi giao dịch, kế toán nhận lại 1 liên Séc rút tiền (hoặc Giấy nộp tiền) và ngân hàng sẽgửi Giấy báo nợ (hoặc Giấy báo có) về cho công ty

Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc trả nợ qua chuyển khoản thì ngân hàngcũng sẽ gửi giấy báo có về cho công ty Khi khách hàng yêu cầu chi tiền (ví dụ trongtrường hợp hàng hóa bị trả lại hay khách hàng được chiết khấu sau khi đã thanh toántiền hàng), nếu chi bằng tiền mặt thì cũng tương tự như chi cho nhân viên, nếu họ yêucầu chi qua chuyển khoản thì kế toán phải viết ủy nhiệm chi gửi cho ngân hàng để nhờ

họ chuyển khoản

Trong trường hợp ngược lại, công ty thanh toán nợ phải trả người bán bằng chuyểnkhoản thì phải viết Ủy nhiệm chi và mang tới ngân hàng, nhờ ngân hàng chuyển khoản

để trả người bán Sau khi chuyển khoản cho người bán, ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ

để xác nhận số tiền đã chuyển của công ty

Kế toán và thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra thông tin trên Giấy báo do ngân hànggửi về, nếu có sai sót thì vẫn phải ghi chép theo chứng từ của ngân hàng đồng thời cóthông tin phản hồi cho phía ngân hàng để ngân hàng xác minh lại

Cuối mỗi kì hoặc khi có yêu cầu, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ lập các báo cáo cầnthiết gửi lên Ban lãnh đạo và gửi cho Ngân hàng

3.2.2 Xác định yêu cầu

Qua những mô tả chi tiết ở trên ta rút ra một số kết luận sau:

 Đầu vào của hệ thống là các chứng từ thu/chi, Giấy báo nợ/có, quy trình nghiệp

vụ kế toán: cách thức ghi chép chứng từ, sổ sách,

 Đầu ra của hệ thống là các Sổ và Báo cáo

 Yêu cầu của hệ thống mới:

- Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng côngviệc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuối kỳ

- Nhanh chóng đưa ra các Báo cáo, Sổ sách vào cuối kỳ, bổ sung các tính năngcần thiết khác như: kiểm tra lượng tiền mặt tồn quỹ tức thời, đưa ra bảng tổng hợp tìnhhình thu chi, tình hình tạm ứng…

- Ngoài ra, hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thaotác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi tốt, giaodiện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng, đảm bảo an toàn dữ liệu

Thông tin không hợp lệ Phiếu thu

, phiếu chi

HTTT KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

3.3.2.1 Biểu đồ

Biểu đồ phân cấp chức năng biểu diễn các chức năng của hệ thống từ đại thể đếnchi tiết, mỗi nút là một chức năng, quan hệ giữa các chức năng thể hiện là các đườngnối giữa các nút

HTTT KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

1.2

Xác định tỷ

giá

2.2 Cập nhật nợ/

có 1.3

Lập phiếu

thu / chi

3.3 Lập báo cáo tăng giảm

4.1 Cập nhật tỷ giá

4.2 Đánh giá

5.1 Báo cáo tiền mặt

5.2 Báo cáo tiền gửi ngân hàng 3.1

Lập biên bản kiểm kê

3.2 Lập biên bản đối chiếu 1.1

xử lý tăng giảm