2.1.1 Giới thiệu chung
Tên chi nhánh: chi nhánh công ty cổ phần sản xuất, XNK lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM (hay còn gọi là chi nhánh UPEXIM Hà Nội )
Địa chỉ: Số 4/A4 Đầm Trấu – Bạch Đằng - Hai Bà Trưng – Hà Nội. Điện thoại: (84-4) 36368795
Fax: (84-4) 36364801
Email: agro@upeximhanoi.com.vn & info@upeximhanoi.com.vn
Website: www.upeximhanoi.com.vn
Thành lập năm 1989, Chi nhánh Upexim Hà Nội là một chi nhánh thuộc Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp (UPEXIM), trực thuộc Bộ Công Thương ( trước đây thuộc Bộ Thương Mại). UPEXIM nói chung, chi nhánh UPEXIM tại Hà Nội nói riêng đã không ngừng phát triển và có được danh tiếng cả ở thị trường trong và ngoài nước. Công ty đã đầu tư vào một số cơ sở sản xuất và xuất khẩu các mặt hàng:
- Quế: quế thanh, quế tròn, quế chẻ… - Hồi sao
- Cơm dừa: loại tốt và loại thường
- Hoa quả đóng hộp: dứa, dưa chuột, cà chua - Dầu thông, nhựa thông, nhựa cao su
- Bột gừng, bột nghệ - Trà: trà đen, trà xanh - Thảo dược…
Bên cạnh đó, chi nhánh UPEXIM Hà Nội còn cung cấp những sản phẩm Việt Nam với mức giá cạnh tranh ra thị trường quốc tế để sản phẩm của UPEXIM có thể có được vị thế cao trên thị trường. Cùng với sự giúp đỡ của các người nộp tiền quen thuộc và các bạn hàng tốt, UPEXIM sẽ mang sản phẩm Việt Nam ra toàn thế giới.
Về nhập khẩu, chi nhánh chuyên nhập khẩu các loại rượu vang, rượu mạnh,… và bán các loại văn phòng phẩm trong nước.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh* Chức năng * Chức năng
Chi nhánh chuyên sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm về lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp như quế, hồi, cao su, mây tre đan…, nhập khẩu các sản phẩm như rượu, kinh doanh các loại văn phòng phẩm, đồ gia dụng…
* Nhiệm vụ
- Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của công ty, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị và đem lại hiệu quả cao trong sản xuất, kinh doanh.
- Giữ gìn, bảo quản tốt thiết bị, sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh do công ty giao cho chi nhánh.
- Hàng quý, 6 tháng, hàng năm, nộp báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho công ty
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI
2.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Thủ quỹ Kế toán kho
2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng tại chi nhánh
Chi nhánh UPEXIM Hà Nội là đơn vị cấp 2 hạch toán phụ thuộc vào Công ty UPEXIM. Chi nhánh có nhiều phòng ban tập trung tại một địa điểm nên áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán Tập trung.
Kỳ kế toán được áp dụng kỳ kế toán năm (theo năm dương lịch tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12).
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam Đồng. Chi nhánh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Chuẩn mực và chế độ ké toán áp dụng: Chi nhánh áp dụng chế độ kế toán của Nhà nước hướng dẫn, thực hiện chế độ kế toán thuộc Công ty UPEXIM do Bộ Tài Chính chấp thuận, tuân thủ tất cả các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam.
Xuất phát từ cơ cấu tổ chức, đặc điểm tổ chức, tính chất quy mô, sự phân cấp quản lý, tình hình trang bị kĩ thuật…Chi nhánh đã áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” với các loại sổ sách như: Chứng tự ghi sổ, sổ cái, các sổ chi tiết…Hàng năm Chi nhánh lập các báo cáo như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo báo cáo tài chính.
Sơ đồ tổng quát về ghi sổ ở Chi nhánh UPEXIM Hà Nội:
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ.. : Quan hệ đối chiếu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc toán chi tiếtSổ thẻ kế
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán
Kế toán Chi nhánh sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản chi tiết: Trong việc quản lý vốn bằng tiền, kế toán Chi nhánh sử dụng các tài khoản:
TK1111: Tiền mặt (bằng đồng Việt Nam) TK1112: Tiền mặt (bằng ngoại tệ)
TK1121: Tiền gửi ngân hàng (bằng đồng Việt Nam) TK1122: Tiền gửi ngân hàng (bằng ngoại tệ)
2.2.4 Chứng từ kế toán
Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Hệ thống danh mục chứng từ mà chi nhánh sử dụng là: - Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Giấy báo nợ, giấy báo có - Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi - Hoá đơn GTGT
2.2.5 Các sổ và báo cáo được sử dụng tại chi nhánh
- Biên bản kiểm kê quỹ - Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Báo cáo quỹ tiền mặt - Báo cáo tiền gửi ngân hàng
- Báo cáo tổng hợp tình hình tạm ứng
2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh * Thu tiền
- Nhận các chứng từ thu như: Bảng kê hoá đơn bán hàng; Giấy nộp tiền mặt; Giấy thanh toán tạm ứng,….kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ theo đúng quy định của đơn vị.
- Lập phiếu thu giao một liên cho khách, các chứng từ còn lại chuyển cho bộ phận khác bằng đường nội bộ.
- Căn cứ vào các chứng từ đó để nhận toàn bộ số tiền khách hàng nộp vào. Kiểm số tiền cho đúng với số tiền đã ghi trên các chứng từ thu. Cất toàn bộ số tiền đã kiểm đếm và đóng gói xong vào hòm, két.
- Ký tên, đóng dấu “đã thu tiền” lên các chứng từ thu. - Ghi sổ thu tiền theo đúng số tiền đã nhận.
* Chi tiền
- Nhận và kiểm soát các chứng từ: Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê hoá đơn… phải đảm bảo các yếu tố sau:
+ Ngày, tháng, năm, họ tên, địa chỉ của người lĩnh tiền.
+ Số tiền bằng số, bằng chữ trên chứng từ bảo đảm khớp đúng. + Chứng từ có dấu và chữ ký của các thành phần theo quy định (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đóng dấu “đã chi tiền” lên chứng từ, bảng kê, lập phiếu chi và giao một liên cho khách hàng, liên còn lại được giữ tại phòng Kế toán .
- Thủ quỹ chuẩn bị tiền mặt theo các chứng từ đã kiểm tra
- Kiểm lại tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ chi và bảng kê. - Đề nghị khách hàng nhận đúng số tiền theo chứng từ chi
- Phát tiền cho khách hàng và chứng kiến khách hàng kiểm đếm lại tiền
2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học tại chi nhánh
Hiện tại các bộ phận quản lý của Chi nhánh đều sử dụng máy tính để theo dõi và tiến hành công việc. Phòng kế toán của Chi nhánh cũng đã được trang bị máy tính để làm việc. Mỗi kế toán được sử dụng một máy tính riêng. Các máy tính đều nối mạng Internet và mạng cục bộ.
Hiện nay Chi nhánh đang sử dụng phần mềm kế toán của Công ty phần mềm kế toán Việt, tuy nhiên phần mềm này còn nhiều hạn chế trong việc phục vụ công tác kế toán vốn bằng tiền và thường xuyên bị lỗi, gây khó khăn cho người kế toán. Thủ quỹ vẫn sử dụng công cụ Excel để lưu trữ thông tin, thống kê hàng ngày. Vì vậy trong thời gian tới Chi nhánh sẽ tìm phần mềm kế toán phù hợp, có hiệu quả hơn cho công tác quản lý vốn bằng tiền của mình.
2.3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH
Qua những đặc điểm đã trình bày ở trên có thể rút ra những nhận xét sau đây về công tác kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Upexim Hà Nội:
* Ưu điểm
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện tốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chi nhánh
- Hình thức kế toán mà chi nhánh áp dụng phù hợp với đặc điểm, cơ cấu của chi nhánh là nhỏ, các nghiệp vụ phát sinh không quá nhiều và quá phức tạp.
- Chi nhánh sử dụng các chứng từ kế toán đúng theo quy định của Bộ Tài chính, các chứng từ được lưu cẩn thận, không bị thất thoát, nhầm lẫn
- Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo không bị mất mát tiền và tài sản của chi nhánh.
* Nhược điểm
- Thủ quỹ làm việc chủ yếu với excel và làm thủ công nên việc lập báo cáo hay truy xuất thông tin vẫn còn mất nhiều thời gian và công sức.
- Các kế toán đã sử dụng phần mềm, tuy nhiên phần mềm chưa được hiệu quả do hay bị lỗi, các thao tác trên phần mềm còn phức tạp với người sử dụng làm cho công tác kế toán cũng gặp khó khăn.
Từ những nhận định trên, em xin được phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền để giải quyết những khó khăn của chi nhánh, góp phần làm cho công tác kế toán vốn bằng tiền nói chung, công tác kế toán của chi nhánh nói riêng ngày một hiệu quả.
CHƯƠNG 3
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI
3.1 MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG
Từ thực trạng quản lý vốn bằng tiền của chi nhánh, em đưa ra mục tiêu đạt được của HTTT quản lý vốn bằng tiền tại chi nhánh như sau:
- Cập nhật, quản lý chặt chẽ các khoản thu chi tiền tại chi nhánh
- Lập đầy đủ các báo cáo liên quan vào cuối kì kế toán cũng như các báo cáo tức thời khi kế toán hoặc lãnh đạo chi nhánh có nhu cầu sử dụng thông tin.
- Giúp chi nhánh tránh được tới mức tối đa các sai sót, thất thoát, lãng phí vốn bằng tiền tại chi nhánh.
- Tận dụng được năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người trong toàn chi nhánh.
3.2 MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU3.2.1 Mô tả bài toán 3.2.1 Mô tả bài toán
Do thực tế tại chi nhánh UPEXIM Hà Nội không có các hoạt động liên quan đến vàng bạc, đá quý, kim khí quý nên bài toán em đưa ra cũng sẽ không giải quyết các vấn đề về vàng bạc, đá quý, kim khí quý.
Khi có người đến nộp tiền, thủ quỹ kiểm tra các chứng từ đi kèm xem có đúng những chứng từ cần thiết không, đã đầy đủ chữ ký của các đối tượng theo quy định chưa. Nếu đủ điều kiện thì thủ quỹ yêu cầu người đó ra làm việc với kế toán để tiến hành lập phiếu
đếm đủ số tiền, kiểm tra chất lượng tiền xem có đủ quy cách lưu thông không, nếu không thì yêu cầu người nộp tiền đổi sang tiền khác. Nếu người nộp tiền nộp bằng ngoại tệ thì giá trị của khoản ngoại tệ đó được tính theo tỷ giá thực tế của ngoại tệ đó trên thị trường trong ngày hôm đó. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ký nhận và đóng dấu “đã thu tiền” vào phiếu thu đồng thời yêu cầu người nộp tiền ký nhận vào phiếu thu. Phiếu thu được lập có 3 liên, một liên đưa cho người nộp tiền, một liên thủ quỹ lưu và một liên kế toán lưu. Kế toán tiến hành cập nhật các thông tin trong phiếu thu vào máy tính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi nhân viên có nhu cầu đề nghị chi tiền, nhân viên đó cần trình bày lý do với giám đốc hoặc kế toán trưởng, nếu được chấp nhận, nhân viên viết giấy đề nghị (như giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán …) rồi đưa thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành chi tiền. Thủ quỹ phải kiểm tra các chứng từ đi kèm xem có đúng những chứng từ cần thiết không, đã đầy đủ chữ ký của các đối tượng theo quy định chưa. Nếu đủ điều kiện thì thủ quỹ yêu cầu người đó ra làm việc với kế toán để tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển tới thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi xem có đúng số tiền nhân viên đề nghị chi không sau đó tiến hành chi tiền, nếu sai thì yêu cầu kế toán lập lại phiếu chi. Trong trường hợp chi bằng ngoại tệ, trước khi chi, thủ quỹ phải tính toán tỷ giá xuất quỹ của ngoại tệ tại thời điểm chi rồi quy đổi ra tiền Việt Nam. Khi chi tiền, thủ quỹ phải đếm đủ số tiền và yêu cầu người nhận tiền kiểm tra lại và ký tên vào phiếu chi. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ký nhận và đóng dấu “đã chi tiền” vào phiếu chi. Phiếu chi được lập có 3 liên, một liên đưa cho người nộp tiền, một liên thủ quỹ lưu và một liên kế toán lưu. Kế toán tiến hành cập nhật các thông tin trong phiếu chi vào máy tính.
Sau mỗi lần thu chi, thủ quỹ và kế toán đều phải ghi sổ để cuối tháng hay cuối kì tổng hợp. Cuối mỗi kì kế toán, một số nhân viên lập thành ban kiểm kê tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu đã tổng hợp trên các chứng từ. Sau đó, ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê để gửi lên Lãnh đạo. Nếu như số tiền kiểm kê không phù hợp
với số tiền ghi trên sổ sách (thừa hoặc thiếu) thì Ban lãnh đạo sẽ có quyết định xử lý đối với khoản tiền chênh lệch.
Đối với tiền gửi ngân hàng, khi rút tiền về nhập quỹ hoặc đem tiền gửi vào ngân hàng, kế toán cần có Séc rút tiền (hoặc Giấy nộp tiền) để giao dịch với ngân hàng. Sau khi giao dịch, kế toán nhận lại 1 liên Séc rút tiền (hoặc Giấy nộp tiền) và ngân hàng sẽ gửi Giấy báo nợ (hoặc Giấy báo có) về cho công ty.
Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc trả nợ qua chuyển khoản thì ngân hàng cũng sẽ gửi giấy báo có về cho công ty. Khi khách hàng yêu cầu chi tiền (ví dụ trong trường hợp hàng hóa bị trả lại hay khách hàng được chiết khấu sau khi đã thanh toán tiền hàng), nếu chi bằng tiền mặt thì cũng tương tự như chi cho nhân viên, nếu họ yêu cầu chi qua chuyển khoản thì kế toán phải viết ủy nhiệm chi gửi cho ngân hàng để nhờ họ chuyển khoản.
Trong trường hợp ngược lại, công ty thanh toán nợ phải trả người bán bằng chuyển khoản thì phải viết Ủy nhiệm chi và mang tới ngân hàng, nhờ ngân hàng chuyển khoản để trả người bán. Sau khi chuyển khoản cho người bán, ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ để xác nhận số tiền đã chuyển của công ty.
Kế toán và thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra thông tin trên Giấy báo do ngân hàng gửi về, nếu có sai sót thì vẫn phải ghi chép theo chứng từ của ngân hàng đồng thời có thông tin phản hồi cho phía ngân hàng để ngân hàng xác minh lại.
Cuối mỗi kì hoặc khi có yêu cầu, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ lập các báo cáo cần thiết gửi lên Ban lãnh đạo và gửi cho Ngân hàng.
3.2.2 Xác định yêu cầu
Qua những mô tả chi tiết ở trên ta rút ra một số kết luận sau: