Chi nhánh UPEXIM Hà Nội là đơn vị cấp 2 hạch toán phụ thuộc vào Công ty UPEXIM. Chi nhánh có nhiều phòng ban tập trung tại một địa điểm nên áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán Tập trung.
Kỳ kế toán được áp dụng kỳ kế toán năm (theo năm dương lịch tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12).
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam Đồng. Chi nhánh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Chuẩn mực và chế độ ké toán áp dụng: Chi nhánh áp dụng chế độ kế toán của Nhà nước hướng dẫn, thực hiện chế độ kế toán thuộc Công ty UPEXIM do Bộ Tài Chính chấp thuận, tuân thủ tất cả các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam.
Xuất phát từ cơ cấu tổ chức, đặc điểm tổ chức, tính chất quy mô, sự phân cấp quản lý, tình hình trang bị kĩ thuật…Chi nhánh đã áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” với các loại sổ sách như: Chứng tự ghi sổ, sổ cái, các sổ chi tiết…Hàng năm Chi nhánh lập các báo cáo như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo báo cáo tài chính.
Sơ đồ tổng quát về ghi sổ ở Chi nhánh UPEXIM Hà Nội:
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ.. : Quan hệ đối chiếu.
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc toán chi tiếtSổ thẻ kế
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán
Kế toán Chi nhánh sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản chi tiết: Trong việc quản lý vốn bằng tiền, kế toán Chi nhánh sử dụng các tài khoản:
TK1111: Tiền mặt (bằng đồng Việt Nam) TK1112: Tiền mặt (bằng ngoại tệ)
TK1121: Tiền gửi ngân hàng (bằng đồng Việt Nam) TK1122: Tiền gửi ngân hàng (bằng ngoại tệ)
2.2.4 Chứng từ kế toán
Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Hệ thống danh mục chứng từ mà chi nhánh sử dụng là: - Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Giấy báo nợ, giấy báo có - Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi - Hoá đơn GTGT
2.2.5 Các sổ và báo cáo được sử dụng tại chi nhánh
- Biên bản kiểm kê quỹ - Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Báo cáo quỹ tiền mặt - Báo cáo tiền gửi ngân hàng
- Báo cáo tổng hợp tình hình tạm ứng
2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh * Thu tiền
- Nhận các chứng từ thu như: Bảng kê hoá đơn bán hàng; Giấy nộp tiền mặt; Giấy thanh toán tạm ứng,….kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ theo đúng quy định của đơn vị.
- Lập phiếu thu giao một liên cho khách, các chứng từ còn lại chuyển cho bộ phận khác bằng đường nội bộ.
- Căn cứ vào các chứng từ đó để nhận toàn bộ số tiền khách hàng nộp vào. Kiểm số tiền cho đúng với số tiền đã ghi trên các chứng từ thu. Cất toàn bộ số tiền đã kiểm đếm và đóng gói xong vào hòm, két.
- Ký tên, đóng dấu “đã thu tiền” lên các chứng từ thu. - Ghi sổ thu tiền theo đúng số tiền đã nhận.
* Chi tiền
- Nhận và kiểm soát các chứng từ: Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê hoá đơn… phải đảm bảo các yếu tố sau:
+ Ngày, tháng, năm, họ tên, địa chỉ của người lĩnh tiền.
+ Số tiền bằng số, bằng chữ trên chứng từ bảo đảm khớp đúng. + Chứng từ có dấu và chữ ký của các thành phần theo quy định
- Đóng dấu “đã chi tiền” lên chứng từ, bảng kê, lập phiếu chi và giao một liên cho khách hàng, liên còn lại được giữ tại phòng Kế toán .
- Thủ quỹ chuẩn bị tiền mặt theo các chứng từ đã kiểm tra
- Kiểm lại tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ chi và bảng kê. - Đề nghị khách hàng nhận đúng số tiền theo chứng từ chi
- Phát tiền cho khách hàng và chứng kiến khách hàng kiểm đếm lại tiền
2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học tại chi nhánh
Hiện tại các bộ phận quản lý của Chi nhánh đều sử dụng máy tính để theo dõi và tiến hành công việc. Phòng kế toán của Chi nhánh cũng đã được trang bị máy tính để làm việc. Mỗi kế toán được sử dụng một máy tính riêng. Các máy tính đều nối mạng Internet và mạng cục bộ.
Hiện nay Chi nhánh đang sử dụng phần mềm kế toán của Công ty phần mềm kế toán Việt, tuy nhiên phần mềm này còn nhiều hạn chế trong việc phục vụ công tác kế toán vốn bằng tiền và thường xuyên bị lỗi, gây khó khăn cho người kế toán. Thủ quỹ vẫn sử dụng công cụ Excel để lưu trữ thông tin, thống kê hàng ngày. Vì vậy trong thời gian tới Chi nhánh sẽ tìm phần mềm kế toán phù hợp, có hiệu quả hơn cho công tác quản lý vốn bằng tiền của mình.
2.3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH
Qua những đặc điểm đã trình bày ở trên có thể rút ra những nhận xét sau đây về công tác kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Upexim Hà Nội:
* Ưu điểm
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện tốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chi nhánh
- Hình thức kế toán mà chi nhánh áp dụng phù hợp với đặc điểm, cơ cấu của chi nhánh là nhỏ, các nghiệp vụ phát sinh không quá nhiều và quá phức tạp.
- Chi nhánh sử dụng các chứng từ kế toán đúng theo quy định của Bộ Tài chính, các chứng từ được lưu cẩn thận, không bị thất thoát, nhầm lẫn
- Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo không bị mất mát tiền và tài sản của chi nhánh.
* Nhược điểm
- Thủ quỹ làm việc chủ yếu với excel và làm thủ công nên việc lập báo cáo hay truy xuất thông tin vẫn còn mất nhiều thời gian và công sức.
- Các kế toán đã sử dụng phần mềm, tuy nhiên phần mềm chưa được hiệu quả do hay bị lỗi, các thao tác trên phần mềm còn phức tạp với người sử dụng làm cho công tác kế toán cũng gặp khó khăn.
Từ những nhận định trên, em xin được phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền để giải quyết những khó khăn của chi nhánh, góp phần làm cho công tác kế toán vốn bằng tiền nói chung, công tác kế toán của chi nhánh nói riêng ngày một hiệu quả.
CHƯƠNG 3
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI