(1.1) Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của các chứng từ thanh toán. Nếu hợp lệ, đầy đủ các nội dung, chữ ký thì tiến hành lập phiếu thu (phiếu chi). Nếu không hợp lệ, đầy đủ chuyển trả lại để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng.
(1.2) Xác định tỷ giá
Đối với hoạt động thu ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ được xác định theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng của ngoại tệ đó do ngân hàng trung ương công bố trong ngày hôm đó.
Đối với hoạt động chi ngoại tệ, khi xuất quỹ ngoại tệ, cần tính tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp nhập trước xuất trước tức là Tỷ giá xuất quỹ của ngoại tệ là tỷ giá của lần nhập đầu tiên trong kì, nếu như số ngoại tệ xuất lớn hơn số ngoại tệ nhập lần đầu tiên thì số chênh lệch lại được tính theo tỷ giá của lần nhập tiếp theo. Cứ làm như thế cho đến khi tính được tỷ giá của toàn bộ số ngoại tệ cần xuất quỹ.
(1.3) Lập phiếu thu /chi: Sau việc kiểm tra đạt yêu cầu, người lập phiếu sẽ tiến hành viết phiếu thu (chi) với số liệu như đã kiểm tra.
(2.1) Viết ủy nhiệm chi: mỗi khi muốn thực hiện giao dịch qua ngân hàng, kế toán đều phải điền đầy đủ thông tin vào ủy nhiệm chi (theo mẫu của ngân hàng)
(2.2) Cập nhật nợ/ có: Khi ngân hàng gửi giấy báo nợ, giấy báo có về hoặc kế toán lấy sổ phụ về, kế toán phải kiểm tra các giấy tờ, định khoản và xem các thông tin đó có phù hợp với các chứng từ gốc khác không.
(3.1) Lập biên bản kiểm kê: biên bản kiểm kê thống kê các loại tiền với các mệnh giá có trong quỹ cùng với số tiền tương ứng
(3.2) Lập biên bản đối chiếu: Căn cứ vào các chứng từ gốc, phiếu thu, chi… để đối chiếu với số liệu kiểm kê, sau đó lập biên bản đối chiếu xem lượng tiền thực tế có trong
(3.3) Lập báo cáo tăng giảm : Sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu,căn cứ vào số liệu thực tế thu được, ban kiểm kê tiến hành lập báo cáo về số tiền chênh lệch để gửi lên ban lãnh đạo.
(3.4) Cập nhật quyết định xử lý tăng giảm: Nhận được báo cáo về tình hình tăng giảm, Ban lãnh đạo sẽ quyết định xử lý đối với số tiền chênh lệch và gửi cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán có trách nhiệm thực hiện theo quyết định đó.
( 4.1): Cập nhập tỷ giá: kê toán theo dõi và ghi lại tỷ giá hối đoái ( do ngân hàng Trung Ương công bố) của các loại ngoại tệ mà doanh nghiệp sử dụng.
( 4.2): Đánh giá: Trên cơ sở tỷ giá cập nhật ở trên cùng với kết quả kiểm kê, kê toán tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái và ghi vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
( 5): Cuối kỳ, kế toán lập các báo cáo gửi lên Ban lãnh đạo, bao gồm: Báo cáo tiền mặt, Báo cáo tiền gửi ngân hàng ( dùng cho đồng Việt Nam và dùng cho ngoại tệ).
* Các hồ sơ dữ liệu sử dụng:
1. Phiếu thu, phiếu chi 2. Giấy đề nghị tạm ứng
3. Giấy thanh toán tiền tạm ứng 4. Giấy đề nghị thanh toán 5. Giấy báo nợ, giấy báo có 6. Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi 7. Biên bản kiểm kê quỹ 8. Sổ quỹ tiền mặt
9. Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
10. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng 11. Sổ cái
12. Báo cáo tiền mặt