Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội của công ty UPEXIM

Các quy định khi hạch toán vốn bằng tiền

Các loại vàng, bạc,đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại thời điểm phỏt sinh theo giỏ thực tế (nhập, xuất) ngoài ra phải theo dừi chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại. Phải thường xuyên tiến hành kiểm quỹ với sự chứng kiến của kế toán trưởng để phát hiện kịp thời khoản chênh lệch để có biện pháp xử lý; ngăn chặn mọi hành vi biểu hiện tiêu cực xâm phạm tài sản của Doanh nghiệp. Trường hợp có chênh lệch thì vấn phải ghi theo chứng từ của ngõn hàng, số chờnh lệch theo dừi ở tài khoản phải thu hoặc phải trả khỏc và báo cho ngân hàng đối chiếu, xác minh lại.

Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh

Chi nhánh chuyên sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm về lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp như quế, hồi, cao su, mây tre đan…, nhập khẩu các sản phẩm như rượu, kinh doanh các loại văn phòng phẩm, đồ gia dụng…. - Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của công ty, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị và đem lại hiệu quả cao trong sản xuất, kinh doanh. - Giữ gìn, bảo quản tốt thiết bị, sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh do công ty giao cho chi nhánh.

Xác định yêu cầu

•Đầu vào của hệ thống là các chứng từ thu/chi, Giấy báo nợ/có, quy trình nghiệp vụ kế toán: cách thức ghi chép chứng từ, sổ sách,. - Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuối kỳ. - Nhanh chóng đưa ra các Báo cáo, Sổ sách vào cuối kỳ, bổ sung các tính năng cần thiết khác như: kiểm tra lượng tiền mặt tồn quỹ tức thời, đưa ra bảng tổng hợp tình hình thu chi, tình hình tạm ứng….

- Ngoài ra, hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng, đảm bảo an toàn dữ liệu.

Biểu đồ phân cấp chức năng .1 Biểu đồ

Biểu đồ phân cấp chức năng biểu diễn các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết, mỗi nút là một chức năng, quan hệ giữa các chức năng thể hiện là các đường nối giữa các nút.

Mô tả chức năng lá

Đối với hoạt động thu ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ được xác định theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng của ngoại tệ đó do ngân hàng trung ương công bố trong ngày hôm đó. Đối với hoạt động chi ngoại tệ, khi xuất quỹ ngoại tệ, cần tính tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp nhập trước xuất trước tức là Tỷ giá xuất quỹ của ngoại tệ là tỷ giá của lần nhập đầu tiên trong kì, nếu như số ngoại tệ xuất lớn hơn số ngoại tệ nhập lần đầu tiên thì số chênh lệch lại được tính theo tỷ giá của lần nhập tiếp theo. (2.1) Viết ủy nhiệm chi: mỗi khi muốn thực hiện giao dịch qua ngân hàng, kế toán đều phải điền đầy đủ thông tin vào ủy nhiệm chi (theo mẫu của ngân hàng).

(2.2) Cập nhật nợ/ có: Khi ngân hàng gửi giấy báo nợ, giấy báo có về hoặc kế toán lấy sổ phụ về, kế toán phải kiểm tra các giấy tờ, định khoản và xem các thông tin đó có phù hợp với các chứng từ gốc khác không. (3.2) Lập biên bản đối chiếu: Căn cứ vào các chứng từ gốc, phiếu thu, chi… để đối chiếu với số liệu kiểm kê, sau đó lập biên bản đối chiếu xem lượng tiền thực tế có trong. (3.3) Lập báo cáo tăng giảm : Sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu,căn cứ vào số liệu thực tế thu được, ban kiểm kê tiến hành lập báo cáo về số tiền chênh lệch để gửi lên ban lãnh đạo.

(3.4) Cập nhật quyết định xử lý tăng giảm: Nhận được báo cáo về tình hình tăng giảm, Ban lãnh đạo sẽ quyết định xử lý đối với số tiền chênh lệch và gửi cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán có trách nhiệm thực hiện theo quyết định đó. ( 4.1): Cập nhập tỷ giỏ: kờ toỏn theo dừi và ghi lại tỷ giỏ hối đoỏi ( do ngõn hàng Trung Ương công bố) của các loại ngoại tệ mà doanh nghiệp sử dụng. ( 4.2): Đánh giá: Trên cơ sở tỷ giá cập nhật ở trên cùng với kết quả kiểm kê, kê toán tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái và ghi vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan.

( 5): Cuối kỳ, kế toán lập các báo cáo gửi lên Ban lãnh đạo, bao gồm: Báo cáo tiền mặt, Báo cáo tiền gửi ngân hàng ( dùng cho đồng Việt Nam và dùng cho ngoại tệ).

Một số form giao diện và một số báo cáo được in ra

Với mong muốn xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vốn bằng tiền một cách toàn diện, thích ứng với nhiều đối tượng người dùng, trên cơ sở nghiên cứu về nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, em đã đi phân tích một cách cụ thể về mặt chức năng cũng như dữ liệu của hệ thống. Trên cơ sở đó, em đã bắt đầu đi xây dựng chương trình khai thác và quản lý hệ cơ sở dữ liệu này. Tuy nhiên, để chương trình có thể phù hợp với các phân hệ kế toán khác là một vấn đề phức tạp.

Điều đó đòi hỏi có sự tham gia của nhiều người, sự đồng tình ủng hộ của nhiều cấp lãnh đạo. Do thời gian có hạn nên em chưa thể đi sâu tìm hiểu hệ thống để thiết kế được đầy đủ và chính xác các chức năng của hệ thống. Em rất mong có được sự góp ý của thầy giáo và các bạn để sau khi thực hiện đồ án này, em có thể tiến tới triển khai đề tài này một cách cụ thể và sâu sắc hơn.

[2] VN – GUIDE và Đinh Xuân Lâm, Những bài thực hành Visual Foxpro, Nhà xuất bản thống kê.

Các hồ sơ dữ liệu thu thập được

Code trong sự kiện Click của nút “Sửa ” trong Form “Cập nhật danh mục nhân viên”. Code trong sự kiện Click của nút “Tìm” trong form “Tìm kiếm theo nhân viên”. SET RELATION TO sp INTO phieutc replace ALL lydo WITH phieutc.lydo replace ALL tkno WITH phieutc.tkno replace ALL tkco WITH phieutc.tkco replace ALL sotien WITH phieutc.sotien SELECT tam1.