Bộ máy kế toán và công tác hạch toán của chi nhánh công ty TNHH Vina quốc tế vận chuyển hoàng đế.docx

Bộ máy kế toán và công tác hạch toán của chi nhánh công ty TNHH Vina quốc tế vận chuyển hoàng đế

LỜI NÓI ĐẦU

Kinh doanh dịch vụ vận tải là một trong những ngành có vị trí quan trọngtrong nền kinh tế quốc dân Nó là cầu nối giữa các vùng kinh tế trong và ngoàinước Đời sống của dân cư tăng lên nhu cầu đi lại tham quan du lịch, vận tải hànhkhách, hàng hoá ngày càng nhiều Hệ thống tổ chức kinh doanh vận tải ở nước tacó nhiều biến chuyển theo hướng nâng cao chất lượng phục vụ Cùng với xu thếhội nhập hiện nay, yêu cầu quản lý kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏinhững thông tin đa dạng, theo những mức độ khác nhau để phục vụ cho quá trìnhquản lý kinh tế Các nhà quản lý và điều hành doanh nghiệp luôn luôn đứng trướccác quyết định phải làm gì, làm như thế nào và liệu rằng kết quả đạt được có đúngvới kế hoạch hay không Những nhà quản lý thành công luôn có những quyết địnhđúng trên cơ sở thông tin có giá trị và kịp thời Phần lớn những quyết định nàydựa trên số liệu thông tin kế toán và sự phân tích các số liệu đó Từ đó vai trò củakế toán ngày càng rõ nét trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Thông tin của kếtoán không chỉ dừng lại ở việc ghi chép, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanhtrong quá khứ mà còn phân tích và tổng hợp để đưa đến những quyết định kinhdoanh trong tương lai

Xuất phát từ yêu cầu bức thiết của nền kinh tế nhận thấy ngành dịch vụ vậntải là ngành có xu thế tăng trưởng và không thể thiếu trong nền kinh tế đã đưa tôidẫn đến quyết định chọn chi nhánh công ty TNHH Vina quốc tế vận chuyển hoàngđế làm địa điểm thực tập tốt nghiệp của mình.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, bài báo cáo được chia làm 2 phần.

Chi nhánh công ty TNHH Vina quốc tế vận chuyển hoàng đế địa chỉ 51Kim Mã, quận Cầu Giấy, Hà Nội là một công ty dịch vụ vận tải được thành lậptháng 10 năm 2005 Hoạt động theo uỷ quyền của doanh nghiệp : công ty TNHHVina quốc tế vận chuyển hoàng đế địa chỉ 111 Nguyễn Thái Bình, phường NguyễnThái Bình , Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh Công ty cung cấp dịch vụ như : giaonhận hàng hoá , môi giới thương mại, dịch vụ xếp dỡ hàng hoá, đại lý vận tải dịchvụ khai thuế hải quan, đại lý giao nhận hàng hoá, kinh doanh vận tải hàng hoábằng xe ô tô, đường thuỷ nội bộ…với số lượng công nhân viên hơn 50 người Hiệnchi nhánh đang sở hữu một hệ thống xe tải với cơ cấu trọng tải đa dạng của cáchãng xe nổi tiếng Hàn Quốc như : Huyndai, Kia, Samsung…với quy mô gồm 2 độixe và một đội sửa chữa Cung cấp dịch vụ vận tải từ Bắc vào Nam, phân phối từkho tới kho hoặc tới các đại lý và nhà phân phối phía Bắc Ngoài việc kinh doanhdịch vụ vận tải trong nước chi nhánh còn kinh doanh dịch vụ vận tải xuất nhậpkhẩu.

Trải qua hơn 2 năm xây dựng và trưởng thành cán bộ công nhân viên chinhánh luôn biết tận dụng những thuận lợi, thời cơ, chủ động khắc phục khó khănnhờ đó mà doanh thu của chi nhánh không ngừng được tăng lên cụ thể từ năm2006 doanh thu đạt hơn 47 tỷ đến năm 2007 doanh thu đã đạt được hơn 52 tỷ ViệtNam đồng.

1.2) Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ1.1 : tổ chức của công ty

Giám đốc

P kinh doanh

P điều hànhP hành chính kế tốn

Đội xe vận tải nặng Đội sửa chữaĐội xe vận tải nhẹ

Để đảm bảo sản xuất kinh doanh cĩ hiệu quả, đảm bảo sự tồn tại và pháttriển, đứng vững trên thị trường, bộ máy quản lý của chi nhánh cơng ty TNHHVinaquốc tế vận chuyển hồng đế được tổ chức theo chế đợ một thủ trưởng Đứng đầuchi nhánh là giám đốc, người cĩ quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm về hoạtđộng sản xuất kinh doanh của chi nhánh trước các cơ quan quản lý chức năng,trước khách hàng và tồn bộ cơng nhân viên trong cơng ty Giúp việc cho giám đốccĩ các phịng kinh doanh, phịng điều hành, phịng hành chính kế tốn.

1.3) Đặc điểm kinh doanh của cơng ty

Sản phẩm dịch vụ vận tải chỉ được tiến hành sản xuất sau khi cĩ đơn đặthàng ( hợp đồng vận tải ) của khách hàng Nĩi cách khác, sản phẩm vận tải đượcsản xuất theo hợp đồng đã kí kết, do tính chất hàng hố của sản phẩm dịch vụ vậntải khơng thể hiện rõ nét Sản phẩm được bán theo giá thoả thuận trước khi đượcsản xuất Tổ chức sản xuất luơn thay đổi theo từng địa điểm giao nhận vận tải Địihỏi kế tốn phải lập dự tốn tương đối chính xác cho từng hợp đồng để đảm bảothực hiện hợp đồng cĩ hiệu quả

Hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải thường tiến hành ngồi trời, chịu tácđộng trực tiếp của mơi trường, đường xá thời tiết.

Nhận vận tải hàng hoá theo đơn đặt hàng ( theo hợp đồng vận tải) trong vàngoài nước, nhận làm đại lý vận tải.

Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong nước và nước ngoài để tổchức chuyên ngành chuyên chở, giao nhận hàng hoá trong nước và xuất nhập khẩu,hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm, hàng tư nhân, tài liệu,chứng từ liên quan, chứng từ phát nhanh Nhận uỷ thác các dịch vụ về giao nhận,kho vận, bãi, lưu cước, thuê các phương tiện vận tải (tàu biển, xà lan, container…)báo cáo hợp đồng trọn gói từ cửa đến cửa và thực hiện các dịch vụ khác có liênquan đến hàng hoá như thu gom, chia lẻ hàng, bảo quản, tái chế, đóng gói, sửachữa, bảo trì, phân loại hàng hoá, làm thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan,mua bảo hiểm hàng hoá và giao nhận hàng hoá cho người chuyên chở để tiếpchuyển đến nơi quy định

Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếphàng hoá trên cơ sở giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ thương mại cấp cho chinhánh

1.4) Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Qua nghiên cứu sổ sách chứng từ kế toán của chi nhánh đã dẫn đến việc tậphợp được số liệu doanh thu và chi phí của chi nhánh trong hai năm 2006 và 2007như sau:

Biểu số 1.2 : Doanh thu và chi phí trong hai năm 2006 - 2007

Căn cứ vào bảng số liệu trên ta có thể rút ra một số nhận xét sau:

So với năm 2006, tổng số lợi nhuận trước thuế trong năm sau đã tăng lên779,2445,550 đồng, với tỷ lệ tăng là 10.07% Việc tăng được tổng số lợi nhuậntrước thuế sẽ tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị thực hiện các mục tiêu kinh tế xãhội khác, như nộp ngân sách, trích lập các quỹ, bổ sung thêm vốn, cải thiện đờisống vật chất và văn hoá cho người lao động Để đánh giá chính xác, cụ thể kết quảnói trên, cần dựa vào mức độ và tính chất ảnh hưởng của từng nhân tố.

- Trước hết, việc tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong năm2006là 47,578,605,231 đồng, điều kiện các nhân tố khác không đổi đã làm tăng tương

ứng tổng lợi nhuận trước thuế là 779,2445,550 đồng Xét về mức độ thì đây là nhântố chủ yếu làm tăng lợi nhuận Xét về tính chất, ta thấy việc tăng doanh thu phảnánh kết quả tăng cả số lượng và chất lượng của sản phẩm dịch vụ, đồng thời chinhánh đã tổ chức tốt công tác quản lý, do đó nó là tác động của nhân tố chủ quan

- Giá vốn của hàng xuất bán tăng đã làm giảm tương ứng lợi nhuận giữa hainăm la 3,019,577,980 đồng Xét về mức độ thì đây là nhân tố chủ yếu làm giảm lợinhuận của chi nhánh Thực chất ảnh hưởng của nhân tố này là ảnh hưởng của giáthành sản xuất.

- Chi phí tài chính giữa hai năm tăng16,118,695 đồng đã làm giảm lợi nhuậntương ứng 16,118,695 đồng Nếu so với thu nhập từ hoạt động tài chính thì kết quảhoạt động tài chính vẫn mang lại lợi ích cho chi nhánh cụ thể làm tăng tổng số lợinhuận là 821,722,937- 615,789,702 = 205,933,235 đồng Như vậy, xu hướng trêncần tiếp tục động viên và khai thác trong các năm tiếp theo

Tóm lại, qua phân tích ở trên có thể đi đến kết luận như sau :

Việc tăng được tổng lợi nhuận trước thuế trong năm 2007 chủ yếu là do chinhánh đã tăng được doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Mặt khác, nhân tốchủ yếu chủ yếu làm giảm lợi nhuận giữa hai năm lại là việc tăng giá vốn của hàngxuất bán, cũng chính là giá thành sản xuất thực tế đã tăng

Tại phòng kế toán công ty : căn cứ vào chứng từ do các trạng, đội sản xuấtgửi lên, phòng kế toán tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, đồngthời phân tích, kiểm tra các nghiệp vụ hạch toán Nhìn chung mọi công việc kếtoán đều tập trung thực hiện tại phòng kế toán chi nhánh Dưới các đội sản xuất cóbố trí các nhân viên kinh tế để tập hợp, phân loại chứng từ, theo dõi sản lượng, hợpđồng thực hiện Cuối tháng, nhân viên kinh tế tại các đội sản xuất chuyển chứng từvề phòng kế toán để thực hiện các công tác hạch toán.

Sơ đồ 2.1 : bộ máy kế toán

2.2) Chứng từ hoá đơn sử dụng

Kế toán tàisản cố định,

tiền lươngvà bảo hiểm

xã hội

Kế toán tổng hợpKế toán vốn

bằng tiền,công nợphải thu –

phải trả

Kế toán chi phí, giá thành

Tại chi nhánh, kế toán áp dụng hình thức nhận kí chung theo phương phápkê khai thường xuyên Hạch toán kế toán chi phí dịch vụ vận tải kế toán sử dụngtài khoản :

Tài khoản 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếpTài khoản 622 : Chi phí nhân công trực tiếp Tài khoản 627 : Chi phí sản xuất chung

Các tài khoản liên quan như : TK 111, 112, 153, 214, 334, 338…

Các tài khoản trên được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanhnghiệp.

Từ các chứng từ gốc như : phiếu xuất kho, bảng chấm công, bảng thanhtoán tiền lương…Hàng ngày kế toán phản ánh vào các bảng phân bổ nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổtiền lương, bảo hiểm xã hội và sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627 : sổ nhật kíchung Từ sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627 kế toán kết chuyển sang bảngtổng hợp chi phí dich vụ vận tải Từ sổ nhật kí chung, kế toán vào sổ cái tài khoản621, 622, 627 Từ bảng tổng hợp chi phí dịch vụ vận tải, sổ cái tài khoản 621, 622,627 kết chuyển sang bảng tính giá thành dịch vụ vận tải, lập báo cáo kết toán.

Chứng từ cho hạch toán chi phí ở đây gồm có :

+ Chứng từ phản ánh thủ tục hải quan : Biên lai nộp lệ phí hải quan, giấytờ nộp phí, lệ phí liên quan đếnlàm thủ tục hải quan.

+ Chứng từ phản ánh số thuế phải nộp : Tờ khai xuất, nhập khẩu hàng hoá;biên lai nộp thuế xuất , nhập khẩu; thuế giá trị gia tăng hàng xuất nhập khẩu ( trongtrường hợp nộp hộ khách hàng ).

+ Chứng từ phản ánh chi phí phải nộp cho hãng tàu : Hoá đơn nộp cướcbiển, hoá đơn nộp cước vận chuyển quốc tế, hoá đơn vệ sinh container…

+ Chứng từ phản ánh hoa hồng phải trả đại lý : Giấy báo nợ; giấy báo có;hợp đồng đại lý.

+ Chứng từ phản ánh những chi phí phải nộp cho việc lưu kho, lưu bãi, phíbốc xếp, phí khai thác hàng lẻ; hợp đồng thuê kho bãi.

+ Chứng từ phản ánh phí làm chứng từ cho khách hàng : Hoá đơn nộp phíchứng từ, hợp đồng vận chuyển, bill free…

+ Chứng từ phản ánh chi phí sản xuất chung : Bảng chấm công, bảng thanhtoán lương, bảng tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, hoá đơnđiện thoại, điện nước, hợp đồng thuê nhà…

+ Các chứng từ khác phản ánh chi phí quản lý ( thuê văn phòng, điện nướcvăn phòng, văn phòng phẩm…)

Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán chi phí dịch vụ vận tải theo hình thức Nhật ký chung

tại chi nhánh công ty

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối kỳĐối chiếu

2.3) Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu

Trong giá thành dịch vụ vận tải, nhiên liệu là khoản chi phí trực tiếp có tỷtrọng cao nhất Không có nhiên liệu, phương tiện vận tải không thể hoạt độngđược Chi phí nhiên liệu cao hay thấp phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết

(Tài khoản 627,622,627)Sổ nhật ký chung

Bảng tổng hợpChi tiết chi phí sản xuấtSổ Cái TK 621,622,627

Bảng cân đốiphát sinh

Báo cáo kế toán

loại phương tiện vận tải, mức độ mới hay cũ của phương tiện, tuyến đường, loạiđường phương tiện vận tải hoạt động, trình độ lái xe, tốc độ của xe…Do đó, doanhnghiệp căn cứ vào các tình hình thực tế để định mức nhiên liệu tiêu hao cho từngloại phương tiện trên từng tuyến đường xe hoạt động Chi phí nhiên liệu cấu thànhnên giá thành dịch vụ vận tải được xác định theo công thức :

Chi phí vềNhiên liệuTiêu hao

Chi phí nhiên liệucòn ở phương tiệnđầu kỳ

Chi phí nhiênliệu đưa vào sửdụng trong kỳ

-Chi phí nhiênliệu còn ởphương tiệncuối kỳ

Để tập hợp chi phí nhiên liệu, kế toán sử dụng TK 621 – “Chi phí vật liệutrực tiếp”.

Doanh nghiệp mở chi tiết để ghi chép nhiên liệu trực tiếp cho từng xe .Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, cuốitháng tính trị giá nhiên liệu xuất dùng theo công thức

Trị giáNhiên liệuxuất dùng

Trị giá nhiênliệu tồn khođầu kỳ

Trị giá nhiênliệu nhập khotrong kỳ

-Trị giá nhiênliệu tồn khocuối kỳ

Chi phí nhiên liệu trực tiếp trong vận tải thường được hạch toán chi tiết theotừng đầu xe nhằm kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện định mức tiêu hao nguyênvật liệu của từng loại xe Ngoài ra, doanh nghiệp khoán chi phí nhiên liệu cho láixe hoặc tạm ứng tiền mặt cho lái xe để mua nhiên liệu trực tiếp trên tuyến đườngvận tải.

Biểu số 2.3: Hệ số tiêu hao nhiên liệu cho các loại xe vận tải

Loại xe Mức tiêu hao nhiên liệu cho 100km đường hành trìnhK1(lít/100km) K2(lít/100km) K3(lít/100km)

Biểu 2.4: Bảng hệ số quy đổi đường tiêu chuẩn tính bình quân cho các tuyến hành

Luồng tuyến Cự ly thực tế(km)

Hệ số tínhđổi bình quân

Tổng số km chạy thực tế: 340 kmHệ số đổi ra đường tiêu chuẩn: 1,060Tấn vận chuyển: 7

Mức tiêu hao nhiên liệu:

- Hành trình không hàng: 340 x 1,060 x 16,5/100=59,5 lít- Hành trình có hàng : 7 x 170 x 1,060 x 0,9/100=11,4 lít- Quay trở đầu xe : 340 x 1,060 x 0,6 /100= 2,2 lítTổng nhiên liệu tiêu hao thực tế: 73,1 lít

Căn cứ vào đơn giá nhiên liệu trên thị trường, chi phí nhiên liệu tiêu hao thực tếcho 1 chuyến hàng là : 73,1 x 9.845,3 đồng=719.691,4 đồng

Chi phí nhiên liệu cho hợp đồng số 475/LS là: 719.691,4 x (170 tấn/7tấn) =17.992.285 đồng

Dầu nhờn đội xe 216 đã tiêu hao để thực hiện hợp đồng 475/LS là:73,1 x ( 170/7) x 0,6/100= 10,97 lít

Chi phí dầu nhờn cho hợp đồng 475/LS là : 10,97 x 25.500= 279.608 đồngNhư vậy, sau khi hoàn tất hợp đồng vận chuyển hàng hoá số 745/LS, chi phínhiên liệu trực tiếp được tập hợp cho trạm xe 210 là 17.992.285 đồng chi phí xăngxe và 279.608 đồng chi phí dầu nhờn, tổng chi phí nhiên liệu trực tiếp cho hợpđồng 475/LS là: 18.271.893 đồng

Các hợp đồng vận chuyển khác cũng được tính tương tự, chi phí nhiên liệuđược vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 621 chi tiết theo từng độixe( phụ lục 2.14)

Sơ đồ 2.6: Sơ đồ hạch toán chi phí nhiên liệu trực tiếp

TK152 TK621 TK154(TK 631) xx

Xuất nhiên liệu dùng cho phương tiện

TK133

TK111,141 xx

Thuế GTGT mua nhiên liêu

Kết chuyển chi phí Mua nhiên liệu dùng nhiên liệu trực tiếp Ngay cho phương tiện

2.4 Đặc điểm kế toán tài sản cố định

2.4.1) Chi phí khấu hao phương tiện, khấu hao TSCĐ

Công ty thường theo dõi chi tiết phương tiện theo nơi sử dụng Khấu haophương tiện được tính theo từng xe và tổng hợp theo từng đội xe Hiện nay, đại bộphận các doanh nghiệp vận tải tính khấu hao phương tiện theo thời gian sử dụng,tức căn cứ vào nguyên giá, phương tiện và tỷ lệ hao mòn do Bộ tài chính, Bộ Giaothông vận tải đã quy định cho từng loại phương tiện (Theo Quyết định số206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 về ban hành chế độ quản lý sửdụng và trích khấu hao TSCĐ) Phương pháp tính khấu hao này còn gọi là phương

pháp khấu hao tuyến tín 2.4.2)Chi phí săm lốp

Chi phí săm lốp bao gồm các khoản chi phí thay thế săm lốp ô tô hư hỏng,sửa chữa đắp lại lốp, vá lại săm, bơm lốp, đảo lốp…

Trong quá trình vận tải săm lốp bị hao mòn với mức độ nhanh hơn mứckhấu hao đầu xe nên thường phải thay thế nhiều lần nhưng giá trị săm lốp thay thếkhông tính vào giá thành vận tải ngay một lúc khi xuất dùng thay thế mà chuyểndần từng tháng Như vậy, hàng tháng công ty phải trích trước khoản chi phí nàyvào giá thành vận tải để giữ cho giá thành vận tải tương đối ổn định Trích trướcchi phí săm lốp được quy định theo công thức sau:

Số trích trước chi phí săm lốp được quy định theo công thức sau:Số trích

trước chi phísăm lốp trongtháng

= Định mức chi phícho 1km xe chạytrên đường tiêuchuẩn

x Số km đãhoạt độngtrong tháng

xHệ số tính

đường tiêuchuẩn

Định mứcchi phí cho1km xe chạy

trên đườngtiêu chuẩn

Nguyên giá của 1 bộsăm lốp (-) giá trị đào

thải ước tínhĐịnh mức km xe lănbánh cho 1 bộ săm lốp

trên đường tiêu chuẩnx

Số bộsăm lốp

phải sửdụng cho

1 chiếcxe

-Nguyên giá của các bộsăm lốp đầu tiên củaphương tiện trừ (-) giá

trị đào thải ước tínhĐịnh ngạch hỹ thuật đời

Biểu 2.7: Định mức trích trước chi phí săm lốp

STT Loại phương tiện Định ngạch kỹthuật đời xe

Định mức chi phí trích trướccho 1km đường tiêu chuẩn(đ/