Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty cổ phần viglacera xuân hòa.doc

Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty cổ phần viglacera xuân hòa

Chương 1

ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ KINH DOANHỞ CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA XUÂN HÒA

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Tháng 10 năm 1978, theo Quyết định số 98/BXD-TCLĐ ngày 12 - 1 - 1978, banhà máy - nhà máy gạch Xuân Hòa, nhà máy gạch Bá Hiến, nhà máy gạch Cầu Xây đãsáp nhập thành nhà máy gạch Xuân Hòa - tiền thân của công ty gốm xây dựng XuânHòa

Tháng 3 năm 1993, theo Quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số BXD/TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, nhà máy gạch Xuân Hòa trở thành thànhviên trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp thủy tinh và gốm xây dựng (Bộ Xây dựng).

085A-Tháng 8năm 1994, theo Quyết định số 481-BXD/TCLĐ, nhà máy đã đổi tên thànhcông ty gốm xây dựng Xuân Hòa Công ty gốm xây dựng Xuân Hòa được thành lập lạivào ngày 20/11/1995 theo Quyết định số 911-BXD/TCLĐ và là thành viên của công tythủy tinh và gốm xây dựng Trụ sở của công ty nằm trên địa bàn xã Tân Dân, huyệnSóc Sơn, Hà Nội.

Năm 1998, do thực hiện chủ chương của Đảng và Nhà nước nhằm đẩy mạnh quátrình cổ phần hóa của các doanh nghiệp Nhà nước, phân xưởng Cầu Xây B trực thuộccông ty đã tách ra thành lập công ty cổ phần Cầu Xây theo Quyết định số197-BXD/TCLĐ do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ký ngày 29/4/1998.

Năm 2002, công ty gốm xây dựng Xuân Hòa đã mở thêm nhà máy gạch CottoBình Dương (miền Nam).

Năm 2004, chuyển đổi cổ phần hóa từ doanh nghiệp Nhà nước theo quyết định số2021/QĐ/BXD ngày 17/12/20004 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, nhà máy gạch Xuânhòa tách ra trở thành công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa Nhà máy gạch Bá Hiếncũng tách ra thành công ty cổ phần Bá Hiến.

Qua hơn 30 năm hoạt động, công ty đã thu được những thành công nhất định tronglĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu xây dựng Sản phẩm của công ty đã có mặt ở hầuhết các tỉnh, thành phố trong cả nước, đảm bảo số lượng chủng loại, chất lượng giaohàng đúng hạn, đầy đủ theo hợp đồng đã ký kết Bên cạnh những thành công nhất địnhđó, công ty cũng gặp phải không ít những khó khăn của nền kinh tế hội nhập.

1.2 Lĩnh vực kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh:

Công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa hiện đang sản xuất và cung cấp trên thịtrường các mặt hàng có thể kể đến đó là:

Gạch R60: 220*100*60, Gạch R220: 220*220*105, Gạch R150: 150*200*150;các sản phẩm mỏng, có giá trị kinh tế cao: Gạch rỗng 4 lỗ 220*220*20, gạch lát nền200*200*15, gạch lá dừa 200*200*50, ngói lợp 22 viên/m².

1.2.2 Quy trình công nghệ:

Sản xuất sản phẩm:

Tất cả các sản phẩm của công ty đều được sản xuất từ đất sét với những khuônmàu khác nhau, do đó chúng có cùng quy trình công nghệ sản xuất, có thể khái quátquy trình công nghệ sản xuất của công ty qua sơ đồ sau:

Quy trình công nghệ sản xuất:

Kho đất sétMáy ủiMáy cấp liệu thùng

Máy cán thôMáy nghiền xa luân

Máy điều phối đấtMáy cán mịn

Máy nhào đùn LH có thiết bị hút chân không

Cắt tự độngPhôi trong nhà kínhSấy trong lò TuynelSản phẩm được làm nguộiKCS

Sơ đồ quy trình công nghệ trên có thể được diễn tả như sau:▪ Công đoạn khai thác nguyên liệu:

Các loại đất sét là nguyên liệu chủ yếu sản xuất gạch Đất sét sau khi được khảosát, thăm dò và thử công nghệ đạt tiêu chuẩn sản xuất mới được tiến hành khai thácbằng cách dùng máy ủi ủi lớp đất từ 20 đến 30 cm, sau đó dùng máy xúc xúc đất lên ôtô trở về bãi chứa Thông thường việc khai thác được tiến hành theo kiểu cuốn chiếu từngoài vào trong và khai thác đến đâu hết đến đó.

▪ Công đoạn chế biến tạo hình:

Đất sét khai thác thường được phôi phong hóa từ 3 đến 6 tháng, sau đó đưa và nhàchứa đất để tiến hành ngâm ủ tối thiểu phải được 24 giờ, độ ẩm đạt từ 14% đến 16%.Các lô đất được ngâm ủ đúng yêu cầu kỹ thuật, sau đó dùng máy ủi ủi dần vào máycấp liệu thùng Máy cấp liệu thùng có nhiệm vụ phân phối dải đều đất lên băng tải 1,tại đây đất được pha than cám hình nhỏ, lượng than pha thô 80% - 90% định mức tiêuhao sản phẩm Đất và than được đưa lên máy cán thô để phá vỡ cấu trúc ban đầu củađất Từ máy cán thô, đất được chuyển lên máy nghiền xa luân qua băng tải 2 Máy nàycó nhiệm vụ trà xát, nghiền vỡ kết cấu của nguyên liệu Đồng thời, đất được pha vớinước đạt độ ẩm 20% - 22% và được ép xuống máy điều phối đất (máy cấp liệu đĩa).Máy cấp liệu đĩa sẽ điều phối nguyên liệu một cách đều đặn lên máy cán mịn qua băngtải 3 Máy cán mịn có các khe hở từ 2 -3 mm, có nhiệm vụ cán mỏng đất, tăng độ dẻo,độ đồng nhất, sau đó đẩy xuống máy nhào đùn liên hợp có gắn thiết bị hút chân không.Thiết bị sẽ hút hết không khí trong đất, làm tăng độ đặc chắc của nguyên liệu trước khitạo hình Máy đùn tạo ra các thôi mộc qua khuôn tạo hình ở đầu máy Thôi mộc đượcmáy cắt tự động cắt thành từng viên sản phẩm theo yêu cầu Các sản phẩm mộcchuyển qua băng tải ngang bốc lên xe cải tiến chuyển di phơi trong nhà kính.

▪ Công đoạn phơi sấy sản phẩm mộc:

Các thao tác phôi gạch mộc phải nhẹ nhàng, tránh biến dạng, đồng thời phôi 3 – 5ngày cho đến khi độ ẩm còn 14% - 16% sẽ được xếp lên xe goòng để sấy trong lò

Tuynel Độ ẩm của sản phẩm ra khỏi lò đạt từ 2% đến 8%.▪ Công đoạn nung sản phẩm:

Lò lung được bố trí liên hợp với bộ phận sấy nhằm sử dụng luôn các xe goòng xếpgạch mộc đã sấy khô ở lò ra Thời gian nung lớn hơn hơn hoặc bằng 72 giờ, nhiệt độtrung bình Nguyên liệu nung chủ yếu là than cám nghiền nhỏ, tùy theo thời gian vàtùy lượng gạch mộc mà nâng tốc độ nung; thông thường cứ 45 – 50 phút cho ra một xegoòng (mỗi xe khoảng 2900 – 3100 viên gạch xây) Cứ một goòng vào thì có mộtgoòng ra Sản phẩm nung chín được làm nguội, dỡ bốc xuống, qua bộ phận KCS đểkiểm tra chất lượng Cuối cùng là phân loại sản phẩm và xếp kiêu đưa ra tiêu thụ.

1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty cổ phânViglacera Xuân Hòa.

1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý:

Công ty cổ phân Viglacera Xuân Hòa là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập,có tư cách pháp nhân, có địa bàn hoạt động rộng nên việc sản xuất chịu ảnh hưởng củanhiều nhân tố như thới tiết, địa hình, giá cả thị trường, liên tục di chuyển… Để điềuhành sản xuất tốt, kinh doanh có lãi, cạnh tranh thắng thầu đòi hỏi đội ngũ cán bộ quảnlý phải có năng lực, trình độ, dồi dào về vật tư, tiền vốn, thiết bị, nhân lực… Để phùhợp với đặc điểm về lao động, đặc điểm về sản xuất kinh doanh, giám đốc công ty cổphân Viglacera Xuân Hòa đã bố trí bộ máy quản lý của công ty phù hợp theo sơ đồsau:

Phòng kinh doanh tiêu thụ

Phòng kỹ thuật

Vai trò và nhiệm vụ của các phòng ban chức năng:

- Giám đốc: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty, là đại diện phápnhân của công ty để ký kết hợp đồng kinh tế, hợp tác tác liên doanh Giám đốclà người có thẩm quyền cao nhất trong công ty, phụ trách quản lý cán bộ, tàichính kế toán, công tác đầu tư.

- Phòng kế toán: Giúp giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và làmnhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế, tài chính của nhà nước tại công ty; chịu tráchnhiệm về vốn cho quá trình sản xuất kinh doanh, theo dõi khâu thanh quyếttoán, thu hồi vốn…

- Phòng kế hoạch: Tham mưu cho giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất kinhdoanh, nghiên cứu hồ sơ thiết kế, tham mưu cho các xí nghiệp để cung ứng vậttư cho các công trình.

- Phòng tổ chức LĐTL: Là phòng tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý

tuyển dụng, điều động nhân lực hàng năm, quý, tháng, tham mưu cho giám đốctrong việc điều hành nhân lực.

- Phòng kinh doanh tiêu thụ: Nhiệm vụ của phòng là chào hàng, tiếp thị và tìmphương án tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu và nghiên cứu cac thị trường chiến lượcvề các mặt kinh doanh, giúp giám đốc có định hướng sản xuất vào những mặthàng có nhu cầu tiêu thụ trên thị trường.

- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật,cải tiến kỹ thuật trong sản xuất, chịu trách nhiệm về chất lượng nguyên vật liệu,thiết bị máy móc nhập về công ty; lập phương án kế hoạc xây dựng các côngtrình, lắp đặt máy móc, thiết bị; lập dự trù vật tư, tiếp nhận vật tư.

1.3.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:

Công ty cổ phân Viglacera Xuân Hòa được trang bị hai lò sấy Tuynel, sản xuấtcác sản phẩm như gạch lát nền, gạch block có độ rỗng lớn 200*200*90, gạch xây dựnghai lỗ, gạch 6 lỗ, gạch men rỗng… Giám đốc công ty có nhiệm vụ, quyền hạn nhưthực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp hàng tháng, quý, năm thông quacác phòng ban và đại hội công nhân viên chức, thực hiện khoán sản phẩm nhằm đạtđược kết quả kinh tế cao, chịu trách nhiệm giao nộp sản phẩm theo đúng quy định vềsố lượng, chất lượng, đồng thời chị trách nhiệm về các tổn thất do công việc làm ănkém hiệu quả.

Bảng kết quả hoạt động kinh doanh

Đơn vị: 1000 đồng Năm

Chỉ tiêu

Doanh thu 74.100.000 80.960.000 90.000.000Lãi gộp 50.344.000 46.835.000 50.940.000Lãi ròng 7.630.000 8.562.000 9.960.000

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ nhật ký chungSổ, thẻ kế toán chi tiếtSổ nhật kí đặc biệt

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu

2.2 Tổ chức bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện, kiểm tra toàn bộ công tác kếtoán; tất cả các nhiệm vụ tổ chức thực hiện chu toàn công tác kế toán Tất cả cácnhiệm vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều tập trung về phòng kế toán để xử lý Xuấtphát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô, trình độ ứng dụng tin học của đơn vị,công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa đã lựa chọn bộ máy kế toán thích hợp cho chínhmình.

Sơ đồ bộ máy kế toán:

Chức năng và nhiệm vụ:

- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác kế toán tại côngty, chỉ đạo, phối hợp thống nhất trong phòng tài chính kế toán, giúp giám đốctrong lĩnh vực quản lý kinh tế; tổ chức quản lý công tác báo cáo thống kê vớicấp trên; công bố công khai kết quả sản xuất kinh doanh hàng quý, 6 tháng.- Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, ký và giải quyết

công việc khi trưởng phòng đi vắng, sau đó báo cáo lại

+ Làm phiếu nhập thành phẩm hàng tháng, tổng hợp hóa đơn bán hàng và cácbảng kê tiêu thụ về số lượng doanh thu của công ty.

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán

Kế toán tiền lương kiêm

thống kê

Kế toán công nợ và thanh

Kế toán vật tư và tài sản

cố định

Kế toán tổng hợp, chi phí

và giá thành Thủ quỹ

+ Theo dõi các khoản thanh toán với các ngân hàng có quan hệ với doanhnghiệp; thực hiện giao dịch với ngân hàng và lập kế hoạch vay, trả nợ; chịutrách nhiệm về số dư công nợ tài khoản 112, 111, 331…

- Kế toán tiền lương kiêm thống kê công ty: Thu thập và ghi chép các báo cáothống kê do nhân viên thống kê của các nhà máy gửi lên, tính toán và theo dõicác khoản tiền lương.

- Kế toán công nợ và thanh toán: Theo dõi công nợ với khách hàng và công nợvới các cá nhân trong nội bộ; viết phiếu thu chi và thanh toán nội bộ; chịu tráchnhiệm về số dư công nợ các tài khoản 141,331, 111, 334…; lập báo cáo thu chitiền hàng tuần.

- Kế toán vật tư và tài sản cố định: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập,xuất vật tư, công cụ, dụng cụ; lập phiếu nhập xuất vật tư và hàng tháng đốichiếu nhập – xuất – tồn với thủ kho; theo dõi, quản lý tình hình biến động tănggiảm tài sản cố định, lập kế hoạch sửa chữa tài sản cố định.

- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành: Chịu trách nhiệm tập hợptoàn bộ chi phí phát sinh, tính giá sản phẩm và phân tích giá thành sản phẩm,cập nhật công tác kế toán nhật ký chung, lập báo cáo kế toán và báo cáo quyếttoán công ty.

- Thủ quỹ: Căn cứ vào các phiếu thu chi tiền mặt để nhập xuất tiền mặt vào bảoquản, cất giữ, chịu trách nhiệm vật chất đối với tiền mặt của công ty.

2.3 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:

Công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa áp dụng chế độ kế toán theo Quyếtđịnh15/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 của bộ tài chính.

2.4 Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán ở công ty cổ phần Viglacera XuânHòa:

Công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa hiện nay sử dụng phần mềm kế toán FASTtrong công tác kế toán của mình Phần mềm kế toán có các hệ phân sau:

- Hệ thống

- Phân hệ kế toán tổng hợp

- Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng- Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu- Phân hệ kế toán tiền mặt và công nợ phải trả- Phân hệ kế toán hàng tồn kho

- Phân hệ kế toán chi phí và giá thành- Phân hệ kế toán tài sản cố định- Phân hệ báo cáo thuế

- Phân hệ báo cáo tài chính

Số liệu cập nhật ở phân hệ nào sẽ được lưu ở phân hệ đó; ngoài ra còn được chuyểnsang các phân hệ khác trong những nghiệp vụ, thông tin có liên quan, tùy theo từngtrường hợp cụ thể để lên các sổ sách báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giáthành.

Phòng kế toán được trang bị ba máy vi tính và một máy in Lazer phục vụ công táckế toán của mình.

Sổ nhật ký chi tiền

Báo cáo kế toán

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu

Trình tự luân chuyển chứng từ:

Hàng ngày, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, hóa đơn bánhàng, kế toán vào phiếu thu, phiếu chi Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứngtừ kế toán khác liên quan do thủ quỹ chuyển lên, kế toán tiền mặt phản ánh vào sổ quỹtiền mặt, sổ này dùng để đối chiếu với sổ cái TK 111.

Căn cứ vào phiếu thu hàng, kế toán ghi vào sổ nhật ký thu tiền; căn cứ vàophiếu chi, kế toán vào sổ nhật ký chi tiền.

Cuối tháng, từ “sổ nhật ký thu tiền” và “sổ nhật ký chi tiền” kế toán tiền mặttổng hợp số liệu (xác định tổng cộng số phát sinh của các tài khoản đối ứng Nợ hoặcCó với tài khoản 111 – tiền mặt) để ghi một lần lên “sổ cái TK 111”.

Cuối tháng, số liệu tổng hợp trên “sổ cái TK 111 – tiền mặt” sau khi đối chiếu,kiểm tra được sử dụng để lập các báo cáo kế toán.

3.1.5 Các nghiệp vụ liên quan đến tiền:

 Nộp thuế, phí, lệ phí, BHXH, BHYT, KPCĐ BHXH trả người lao động

 Khách hàng trả tiền hàng Rút TGNH về quỹ

 Lãi tiền gửi

 Thanh toán lương cho công nhân viên Trả tiền cung ứng vật tư

 Gửi tiền mặt về ngân hàng Sử lý phát hiện thừa thiếu

Ví dụ: Phiếu thu tiền mặt số 51 ngày 11/5/2010, khác hàng Tuấn Anh thanh toán tiềnhàng cho công ty 13.000.000 đồng.

Căn cứ vào phiếu thu số 51, 11/5/2010 số tiền 13.000.000 đồng, kế toán ghi vào sổnhật ký thu tiền và sổ quỹ tiền mặt Đến cuối tháng, ngày 28/5/2010, căn cứ vào sổnhật ký thu tiền, kế toán ghi số tiền vào sổ cái TK 111, sau đó vào báo cáo kế toán.Kế toán định khoản như sau:

Nợ TK 111: 13.000.000

Có TK 131: 13.000.000

3.2 Kế toán nguyên vật liêu:

3.2.1 Tài khoản sử dụng: TK 152 “nguyên liệu, vật liệu” phản ánh số hiện có và tình

hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.

3.2.2 Chứng từ sử dụng:

 Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)

 Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT)

 Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01 – GTGT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05 – VT) Bảng kê nhập (xuất) NVL

 Bảng phân bổ NVL, CCPC Bảng định mức tiêu hao NVL/SP

3.2.3 Sổ sách sử dụng:

 Sổ chi tiết: Thẻ kho (Sổ kho)Sổ chi tiết NVL, CCDC Sổ tổng hợp: Sổ NKC

Sổ cái TK 152

3.2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ:

Hóa đơn GTGT

Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Phiếu nhập kho

Sổ chi tiết NVL

Thẻ khomức tiêu hao Bảng định NVLPhiếu xuất

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu

Căn cứ vào hóa đơn GTGT, bộ phận kĩ thuật sẽ thành lập ban kiểm nghiệm vậttư và tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm Ban kiểm nghiệm vật tư phải bao gồm mộtngười đại diện phòng kĩ thuật, thủ kho, đại diện bên giao hàng và người sử dụng cùngphối hợp để kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, sau đó sẽ xác nhận vào biên bảnbiên bản kiểm nghiệm vật tư và lập thành ba liên: liên 1 giữ lại tại phòng kĩ thuật; liên2 gửi cho kế toán vật tư, liên 3 giao cho bên bán.

Kế toán vật tư sau khi nhận được hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽtiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ này, nếu thấy khớp đúng sẽ lậpphiếu nhập kho và ký xác nhận vào phiếu nhập kho theo số thực nhận.

Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho vào thẻ kho.Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán vào sổ chi tiết NVL, sổ này dùngđể đối chiếu với thẻ kho.

Cuối tháng, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán vào bảng kênhập (xuất) NVL và bảng này cũng là căn cứ để kế tón ghi vào sổ nhật ký chung Căncứ vào bảng kê xuất NVL, cuối tháng kế toán ghi vào bảng phân bổ NVL, CCDC.Căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái TK 512.

Cuối tháng số liệu tổng hợp trên sổ cái TK 152 – “nguyên vật liệu”, sau khi đốichiếu, kiểm tra được sử dụng để lập báo cáo kế toán.

5.2.5 Các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu: