Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty xây dựng và phát triển hạ tầng
Trang 1CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng
Công ty Xây dựng và phát triển hạ tầng được thành lập theo Giấy chứng nhận kinh doanh số 0100104267009 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần 2 ngày 06/08/2010.
Tên giao dịch : Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng – chi nhánh Tổng công ty xây dựng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn – Công ty TNHH một thành viên.
Địa chỉ : Pháp Vân, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội.Điện thoại: 04 8617573
Fax: 04.8617573
Công ty có tư cách pháp nhân, tài khoản và con dấu riêng, tài khoản mở tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Quận Hoàng Mai, Hà Nội với số vốn điều lệ là 8.000.000.000 đồng.
Là một công ty trực thuộc Tổng công ty xây dựng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, được thành lập từ các đơn vị thi công trong nghành xây lắp và công trình giao thông đã thi công nhiều năm sát nhập lại, Công ty có sẵn nguồn lực về con người, thiết bị máy móc và khả năng tài chính đủ đáp ứng thi công nhiều công trình mang tính chất quy mô đòi hỏi phức tạp về kỹ thuật, mỹ thuật cao.
Các ngành nghề kinh doanh của Công ty là : xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp Thi công các công trình giao thông, thủy điện, hạ tầng khu đô thị Xây lắp các công trình giao điện, đường dây và trạm điện đến 35kv…
Từ khi thành lập Công ty đã liên tục hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch năm sau cao hơn năm trước, nhiều công trình lớn đã đưa vào sử dụng như : Đường giao thông khu công nghiệp Đại An, Hệ thống kênh mương đập thác He Kèn huyện Con Cuông – tỉnh Nghệ An, Trung tâm chợ thương mại Đức Thọ tỉnh Hà Tĩnh …
Thành lập từ năm 1998 sau 2 lần đổi tên đến nay Công ty đã trở thành một đơn vị mạnh trong nghành xây dựng cơ bản.
Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân riêng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Sở kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cùng các cơ quan quản lý thành phố Với số lao động hiện nay là trên 1000 lao động, trong đó nhân viên quản lý là 200 người còn lại là công nhân sản xuất với mức lương bình quân là 2.700.000 đồng/ người/ tháng Khi mới sát nhập, tuy còn gặp khó khăn về nhiều mặt nhưng công ty cùng với sự dẫn dắt của Giám đốc Phan Xuân Phong đã từng bước tháo gỡ khó khăn đó, tìm được hướng đi đúng đắn và từng bước phát triển kinh doanh, đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng ổn định.
2.Chức năng, nhiệm vụ của Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng
Công ty hiện có các chức năng, nhiệm vụ chính như sau :
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, lắp đặt thiết bị trang trí nội, ngoại thất công trình.
- Thi công các công trình giao thông, thủy lợi, thủy điện, hạ tầng khu đô thị và khu công nghiệp.
- Xây lắp các công trình điện, đường dây và trạm điện đến 35kv, công trình điện chiếu sáng đô thị.
- Kinh doanh mua bán và cho thuê nhà ở, văn phòng, bất động sản.- Xây dựng đường và trạm biến áp
- Xây dựng đường bộ, cầu đường bộ và các cầu càng loại vừa và nhỏ.- Xây dựng các công trình hủy lợi như: kênh mương, đê kè, trạm bơm thủy lợi
Với chức năng nhiệm vụ đó, những năm qua, Công ty đã xây dựng rất nhiều công trình như: cung cấp lắp đặt hệ thống chữa cháy rừng khu mộ bà Hoàng Thị Loan, lắp đặt hệ thống tưới phun Quảng trường Hồ Chí Minh thành phố Vinh, đường giao thông nông thôn Thái Bình, hệ thống mương dẫn nước thủy lợi Sóc Sơn … và rất nhiều công trình có quy mô lớn khác.
Trang 2Nhìn chung, chức năng và nhiệm vụ của Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng tương đối phong phú, đa dạng nhưng cũng tương đối khó khăn, phải có sự phối hợp chặt chẽ từ cấp trên xuống cấp dưới, đến tận nơi hiện trường thi công, công nhân phải có ý thức lao động cao thì mới hoàn thành tốt nhiệm vụ.
3 Đặc điểm tổ chức quản lí và tổ chức kinh doanh của công ty
Xuất phát từ những chức năng, nhiệm vụ của Công ty đã nêu ở trên, Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu vừa trực tuyến vừa chức năng, được khái quát qua sơ đồ sau:
• Giám đốc Công ty: Là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
• Phó Giám đốc Tài chính: Quản lý chung và điều hành công việc của Phòng tài chính – kế toán, tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực quản lí tài chính và quản lý về lĩnh vực kế toán của công ty.
• Phó giám đốc kỹ thuật: chỉ đạo lập các định mức kinh tế kỹ thuật, lập tiến độ biện pháp thi công tổng thể và chi tiết Cân đối mọi nguồn lực của công ty.
Giám đốc công ty
Phó giám đốc tài chính
Phó giám đốc kỹ thuật
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế toán tài vụ
Phòng kỹ thuật
Ban điều hành
Đội xây dựng
Đội xây dựng
Đội xây dựng
Đội xây dựng
Đội xây dựng
1
Trang 3• Phòng tổ chức – hành chính: Thực hiện cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, tuyển dụng, sử dụng đúng đắn chế độ chính sách đối với công nhân viên, tham mưu cho Giám đốc về nhân sự và cơ cấu lao động.
• Phòng kế toán – tài vụ: chỉ đạo công tác kế toán, thông tin kinh tế, tổ chức hạch toán kinh tế toàn Công ty Cung cấp thông tin tài chính của Công ty chính xác, kịp thời, kết hợp cùng các phòng ban khác xây dựng phương án sản xuất kinh doanh của công ty; tính toán hiệu quả từng hoạt động sản xuất, hoạt động đầu tư trình lên Ban lãnh đạo Công ty quyết định sao cho có hiệu quả nhất.
• Phòng kỹ thuật: Theo dõi, kiểm tra, giám sát về kỹ thuật chất lượng các công trình mà Công ty đã và đang thực hiện, đề ra các biện pháp, sáng kiến kỹ thuật, cải tiến biện pháp thi công.
• Ban điều hành: Kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ kế toán và Báo cáo tài chính.
• Các đội thi công: Phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chất lượng và thời gian hoàn thành công trình, hàng tháng , các đội thi công đều phải báo cáo về Công ty các hoạt động của mình.
Mỗi một bộ phận, một phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều nhằm thực hiện những nhiệm vụ, kế hoạch của toàn Công ty đã đề ra để làm sao đạt được kết quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nói tóm lại, Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, trụ sở riêng và Công ty được quyền quyết định mọi hoạt động về kinh tế tài chính của doanh nghiệp mình.
4 Kết quả kinh doanh của Công ty một số năm gần đây
Sản lượng đạt được qua các năm (bảng)
Qua các chỉ tiêu trên ta thấy:
- Sản lượng thực tế năm 2008/2007 tăng 9.703.000.000 đồng hay 15%, năm 2009/2008 tăng 4.160.000.000 đồng hay 6,5%
- Tổng doanh thu năm 2009/2008 tăng 2.191.000.000 đồng hay 12%- Lợi nhuận sau thuế năm 2009 tăng 69.000.000 đồng
Ta thấy sản lượng, doanh thu năm 2009 tăng so với năm 2007, lợi nhuận sau thuế năm sau cao hơn năm trước… điều này chứng tỏ được tính hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện tái sản xuất phát triển và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh cả về số lượng và chất lượng.
Trang 4CHƯƠNG II: HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG
1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán: tập trung tại phòng kế toán của Công ty, phân tán tại các đơn vị trực thuộc Bộ máy kế toán của Công ty được khái quát bằng sơ đồ sau:
- Kế toán trưởng: điều hành phòng kế toán và thực hiện các công việc tài chính kế toán Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động tài chính của Công ty.
- Kế toán tổng hợp: thu nhận các số liệu của các kế toán khác để cập nhật và phản ánh lên báo cáo, chuyên giúp kế toán trưởng trong mọi công việc kiểm tra kế toán
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ kiểm tra chặt chẽ thu chi tiền mặt, tiền gửi trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp Theo dõi các tài khoản công nợ phải thu phải trả, thanh toán tiền lương và bảo hiểm
- Kế toán ngân hàng: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng Thu nhận các chứng từ phát sinh cập nhập lên báo cáo thuế.
- Kế toán TSCĐ và VL, CCDC: theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho vật liệu, đánh giá phân loại vật liệu, ccdc theo yêu cầu quản lý của Công ty Tham gia kiểm kê tài sản cố định, định kỳ hay bất thường
- Thủ quỹ: Phụ trách thu chi tiền mặt.
2 Hình thức và chế độ kế toán áp dụng tại Công ty
Để phù hợp với quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như về nhu cầu quản lý, Công ty áp dụng chế độ sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chung” Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất và ổn định là đồng Việt Nam Việc áp dụng này tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty thực hiện được chương trình kế toán trên máy vi tính.
Kế toán trưởng
Kế toántổng hợp
Kế toánthanh toán
Kế toánngân hàng
Kế toánTSCĐ và VL, CCDC
Thủ quỹ
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh
Kế toán ngân hàng
Kế toán TSCĐ và VL, CCDC
Thủ quỹ
Các đội xây dựng
Trang 5Theo hình thức “Nhật ký chung” thì hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc định khoản vào sổ Nhật ký chung và sổ cái Đồng thời kế toán cũng căn cứ vào các chứng từ nào liên quan đến kế toán chi tiết lập định khoản ghi vào sổ chi tiết.
Cuối kỳ hoặc cuối tháng, căn cứ vào sổ cái và sổ kế toán chi tiết lập bảng cân đối phát sinh và bảng chi tiết số phát sinh Đồng thời, kế toán trưởng phải có nhiệm vụ đối chiếu số liệu giữa bảng chi tiết số phát sinh với sổ cái và bảng cân đối số phát sinh Và lập báo cáo tài chính.
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ:
- Hệ thống chứng từ được sử dụng theo đúng Biểu mẫu quy định của Bộ Tài chính, thường là mua sẵn như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng…
- Các chứng từ đều bao gồm đầy đủ các yếu tố cơ bản như tên gọi của chứng từ, số hiệu, ngày lập, tên và địa chỉ của những người có liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế, các chỉ tiêu số lượng… và chữ ký của người lập chứng từ và những tài khoản có liên quan.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:
- Công ty sử dụng hệ thống tài khoản dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
Tổ chức vận dụng hệ thống Báo cáo Tài chính
- Công ty sử dụng Báo cáo tài chính được quy định thep mẫu trong Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính.
- Báo cáo tài chính được lập theo năm tài chính bao gồm các báo cáo theo mẫu:+ Bảng cân đối kế toán - Mẫu số B01-DNN
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN+ Bản thuyết minh Báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DNN
3 Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán ở công ty
Hiện nay để giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán và để cung cấp thông tin kinh tế, tài chính được nhanh chóng, kịp thời, Công ty đã sử dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính tương đối hoàn chỉnh, tên phần mềm kế toán mà Công ty đang áp dụng hiện nay là phần mềm “Fast Accounting” (FA) Hệ thống menu trong FA được tổ chức theo các phân hệ sau:
- Kế toán tổng hợp
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu- Kế toán hàng tồn kho
- Lên báo cáo
- Khai các mục từ điển và tham số tùy chọn- In các danh mục từ điển
Trình tự vào máy vi tính khi có hóa đơn chứng từ phát sinh tại Công ty được thực hiện khái quát bằng sơ đồ sau:
Trang 6báo cáo kế toán Xem, in các loại sổ sách kế toán
Nhật ký chung Sổ cái Sổ chi tiết
Trang 7CHƯƠNG III: ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY1 Kế toán tiền lương
Quy định tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT, KPCĐ tuyệt đối theo quy định của nhà nước Các khoản thưởng tiền của đơn vị trong dịp lễ, tết căn cứ vào thời gian làm việc, hiệu quả công việc, tính chất của công việc.
Tất cả các nhân viên trong Công ty đều phải chấm công, nếu vắng, nghỉ sẽ trừ lương trong số ngày nghỉ sẽ được tính cụ thể số tiền theo số lương quy định đối với từng công nhân viên, riêng tổng giám đốc không chấm công.
Về các khoản đóng góp theo lương, công ty thực hiện đúng theo quy định của nhà nước đối với người lao động về các khoản BHXH, BHYT, KPCD
1.1 Chứng từ sử dụng
2 Bảng chấm công làm thêm giờ3 Bảng thanh toán lương
4 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ:
Bảng chấm công
Trang 8
1.3 Diễn giải quy trình luân chuyển
Hàng ngày kế toán tổng hợp chấm công cho nhân viên toàn công ty ( lương , thời gian ) Quy định của công ty là tuần làm 6 ngày trừ chủ nhật.
Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công, bảng chấm lương sản phẩm cùng với những quy định về chính sách tiền lương, bhxh của công ty Kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa kết quả trên bảng thanh toán lương trên phần mềm và bảng thanh toán lương tính thủ công Khi đối chiếu đã khớp không phải điều chỉnh thì từ bảng thanh toán này phần mềm sẽ tự động cập nhật sang bảng phân bổ lương và bhxh, chứng từ ghi sổ, sổ cái TK334, 338, Bộ tài chính
1.4.Chứng từ, sổ sách liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương
Hàng ngày kế toán tổng hợp chấm công cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp nếu có mặt đánh dấu +, vắng hoặc chủ nhật đánh 0 Cuối tháng bảng chấm công tháng 8 năm 2008 của công nghiệp như sau :
Bảng phân bổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 334, 338
Trang 9Tháng 8 năm 2008
khấu trừSố tiền còn lại
- Phòng Kế toán - Tài vụ 10.928.100 653.268 10.274.832- Công nhân trực tiếp sản xuất tổ 4 6.736.800 724.464 6.012.336
Ngày 31 tháng 8 năm 2007
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào bảng tổng hợp lương các bộ phận và bảng danh sách những người lao động hưởng trợ cấp BHXH lên bảng phân bổ tiền lương.
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG
Ghi Có TKTK 334 phải trả công nhân viênLươngCác khoản phụ
Các khoản khác
Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương, lập chứng từ ghi sổ Từ đó lên sổ cái TK 334
Đơn vị: Công ty Xây dựng và Phát triển hạ tầng
Ngày 31 tháng 8 năm 2008
Trang 10- Tiền lương phải trả công nhân trực tiếp sản xuất tổ 4
Trang 11Đơn vị: Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng
- Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 334 338 1.377.732 1.377.732
Trang 12SỔ CÁI TÀI KHOẢN 334
Tên TK: Phải trả công nhân viênNgày 31 tháng 8 năm 2008
Ngày tháng
đối
Số tiềnSố
Trang 132 Kế toán Nguyên vật liệu
2.1 Chứng từ hạch toán- Phiếu nhập kho- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 05- VT)- Phiếu giao nhận chứng từ
- Bảng lũy kế nhập-xuất-tồn kho
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu (mẫu số 07- VT)
Các chứng từ sử dụng đều do Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng lập dựa trên tình hình thực tế.
2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ:
Sổ đăng kí chứng
Sổ cái TK 152
Bảng cân đốiphát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết NVL
Trang 14vào bảng tổng hợp chi tiết NVL, chứng từ ghi sổ và các sổ cái TK 152 Sổ cái TK 152 dùng để đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết và lập bảng cân đối phát sinh Bảng này dùng để đối chiếu với sổ đăng kí, chứng từ ghi sổ và là cơ sở để lập báo cáo kế toán
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật Mã số Đơn vị tính Số lượngYêu cầu Thực nhập
Ý kiến của ban kiểm nghiệm :
Số vật tư trên chứng từ khớp đúng với số vật tư đã mua về quy cách, phẩm chất, số lượng, yêu cầu, đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho.
Ngày 13 tháng 8 năm 2008Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đơn vị: Công ty XD và PT hạ tầng
Địa chỉ: Pháp Vân, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN
