Quy trình ra quyết định chỉ đạo bằng văn bản tại tỉnh đoàn quảng ninh

Vì vậy, tôi chọn đề tài Quy trình ra quyết định chỉ đạo bằng văn bản-một hoạt động phổ biến thường xuyên, hằng ngày tại cơ quan Tỉnh Đoàn Quảng Ninh để phân tích làm rõ các bước công việ

Quy trình ra quyết định chỉ đạo bằng văn bản tại Tỉnh Đoàn Quảng Ninh

1 Lý do chọn đề tài:

Trước đòi hỏi đổi mới và nâng cao năng lực, hiệu quả của các tổ chức trong

hệ thống chính trị, phù hợp với sự vận hành của nền kinh tế trong thời kỳ hội nhập.Việc không ngừng hoàn thiện các quy trình hoạt động tác nghiệp tại cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng Với trọng trách là Bí thư Tỉnh Đoàn, đứng đầu một tổ chức chính trị-xã hội, Thủ trưởng Cơ quan tôi luôn trăn trở hằng ngày là làm thế nào vận hành cơ quan hoạt động một cách hiệu quả nhất, khai thác sử dụng tối ưu các nguồn lực con người, cơ sở vật chất kỹ thuật, thông tin sẵn có nhằm phát triển cơ quan, tổ chức ngày càng vững mạnh Được nghiên cứu bộ môn Quản trị hoạt động trong chương trình MBA, tôi thấy rất tâm đắc và

bổ ích Vì vậy, tôi chọn đề tài Quy trình ra quyết định chỉ đạo bằng văn bản-một hoạt động phổ biến thường xuyên, hằng ngày tại cơ quan Tỉnh Đoàn Quảng Ninh để phân tích làm rõ các bước công việc và chỉ ra những bất cập, nhược điểm nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình góp phần nâng cao năng lực, hiệu lực và hiệu quả điều hành, chỉ đạo của Ban thương vụ Tỉnh Đoàn

2 Thông tin chung về cơ quan Tỉnh Đoàn Quảng Ninh:

2.1-Chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan Tỉnh Đoàn:

Cơ quan Tỉnh Đoàn Quảng Ninh có chức năng nghiên cứu, tham mưu, phục

vụ Ban thường vụ, Ban chấp hành Tỉnh Đoàn về công tác Đoàn- Hội- Đội và phong trào thanh thiếu nhi Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác của Ban chấp hành, Ban thường vụ Tỉnh Đoàn Tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình hoạt động công tác Đoàn và phong trào

thanh thiếu nhi; chuẩn bị các báo cáo về công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi; tổ chức công tác thông tin trong toàn hệ thống phục vụ công tác của Ban thường vụ, Ban chấp hành Tỉnh Đoàn Tập hợp, đề xuất, tham mưu với Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Tỉnh về công tác thanh thiếu nhi toàn Tỉnh Xây dựng, quản lý, sử dụng tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật bảo đảm hoạt động của cơ quan theo quy định của Đảng, nhà nước

2.2- Cơ cấu tổ chức và đặc diểm nguồn nhân lực:

Cơ quan Tỉnh Đoàn hiện có 51 cán bộ dược cơ cấu công tác ở 7 phòng, ban trực thuộc, nữ chiếm hơn 60% , được bố trí như sau:

- Ban lãnh đạo cấp cao : 03 người

- Hệ thống phòng ban gồm 48 người được cơ cấu vào 07phòng ban

- 100% Cán bộ có trình độ đại học trở lên, với sự đa dạng về chuyên môn nghề nghiệp Độ tuổi trung bình khoảng 28,3 tuổi, đây là một trong những điểm mạnh của cơ quan Tỉnh Đoàn Bởi sự phát triển nhanh của thanh niên, yêu cầu nâng cao chất lượng hệ thống chính trị của thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá-hiện đại hoá đòi hỏi đội ngũ cán bộ phải trẻ hoá, có trình độ và khả năng nhạy bén nắm bắt thông tin nhanh chóng kịp thời và khả năng vận dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin tốt để đáp ứng yêu cầu công tác

Một trong những hoạt động tác nghiệp quan trọng nhất hằng ngày( chiếm tới 80% khối lượng công việc) của Cơ quan tỉnh Đoàn là nắm tình hình, phân tích tình hình; tiếp nhận, xử lý các thông tin; ban hành các quyết định chỉ đạo

bằng văn bản của Ban thường vụ Tỉnh Đoàn để chỉ đạo điều hành toàn bộ hệ thống tổ chức Đoàn trong toàn tỉnh triển khai nhiệm vụ đảm bảo sự tập trung, thống nhất về chính trị, tư tưởng, tổ chức và hành động

3 Mô tả quy trình ra quyết định chỉ đạo bằng văn bản của cơ quan Tỉnh Đoàn( mà thực chất là của Ban thường vụ Tỉnh Đoàn- cơ quan lãnh đạo tập thể của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Tỉnh Quảng Ninh)

3.1- Khái niệm và bản chất của quyết định chỉ đạo của Tỉnh Đoàn:

Quyết định chỉ đạo là hành vi có tính chỉ thị của Ban thường vụ hoặc Ban chấp hành Tỉnh Đoàn để định hướng, tổ chức và kích thích hoạt động của toàn

bộ hệ thống tổ chức Đoàn trong toàn tỉnh nhằm thống nhất ý chí và hành động vì mục tiêu chung,

Bản chất Quyết định chỉ đạo của Ban thường vụ hay Ban chấp hành Tỉnh Đoàn là những mệnh lệnh, chỉ thị, biện pháp có tính chất bắt buộc của cấp trên đối với cấp dưới Đó là những hành vi có ý thức và có mục đích

Đặc điểm quyết định chỉ đạo của Tỉnh Đoàn là sản phẩm trí tuệ của tập thể, đại diện cho tập thể, thẩm quyền ban hành là Ban thường vụ, Ban chấp hành Tỉnh Đoàn, Bí thư là người thay mặt ký, ban hành Khi ban hành quyết định phải thông qua tập thể Quy trình mang tính chất đặc thù này khác với quyết định của các cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp quyết định nhiều khi chỉ do Thủ trưởng hoặc giám đốc ban hành mang tính cá nhân Vì vậy, nếu không có một quy trình ban hành văn bản khoa học, hợp lý rất dễ gây lãng phí

Yêu cầu đối với quyết định chỉ đạo của Tỉnh Đoàn là phải bảo đảm căn cứ khoa học và toàn diện; có tính khả thi; bảo đảm tính thống nhất; đúng thẩm quyền; kịp thời và chính xác; bảo đảm tính kinh tế và hiệu quả

Cơ sở để ra quyết định chỉ đạo là dựa vào các yêu cầu của quy luật khách quan; dựa vào các nguyên tắc quản lý; dựa trên cơ sở thông tin và dựa vào các nguồn lực bảo đảm cần thiết

3.2- Quy trình các bước ra quyết định chỉ đạo của Tỉnh Đoàn:

3.2.1-Phát hiện vấn đề, sơ bộ đề ra nhiệm vụ:

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của tổ chức Đoàn và tình hình thực tiễn

để xem có vấn đề gì đặt ra, cần phải ban hành quyết định chỉ đạo Ở bước khởi đầu này hay nảy sinh vấn đề là người đứng đầu thấy có quá nhiều việc phải ra quyết định như phải cụ thể hoá nghị quyết của cấp trên; theo đề nghị của cấp dưới; ứng phó với những tình huống xảy ra ngoài dự kiến…trong khi nguồn lực lại có hạn rất dễ sa vào tình trạng ra quyết định chỉ đạo thiếu trọng tâm, trọng điểm, dàn trải…kém hiệu quả, gây lãng phí

3.2.2-Xác định mục tiêu:

Đây là bước tiếp theo bước một nhằm làm rõ câu hỏi quyết định chỉ đạo sắp ban hành đó hướng vào ai? ở nơi nào? nhằm giải quyết vấn đề gì? mục tiêu cần đạt được? mục tiêu đó là trước mắt hay lâu dài? Cơ bản hay không cơ bản…?

Ở bước này người lãnh đạo rất dễ rơi vào tình trạng không xác định rõ mục tiêu phải ưu tiên hoặc đề ra quá nhiều mục tiêu kỳ vọng trong khi mỗi một quyết định chỉ đạo đều bị giới hạn bởi không gian, tời gian, phạm vi đối tượng

và nguồn lực cụ thể, một quyết định không thể giải quyết được tất cả phát sinh trong cuộc sống…Do vậy cũng dẫn đến lãng phí nguồn lực hoặc xác định không trúng mục tiêu hay quá nhiều mục tiêu cuối cùng là quyết định kém hiệu quả

3.2.3- Chọn tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả của quyết định:

Tiêu chuẩn đánh giá là bộ tiêu chí và chỉ tiêu dùng để đánh giá hiệu quả của một quyết định chỉ đạo nhằm bảo đảm sự thống nhất thực hiện trong toàn hệ thống Dựa vào tiêu chuẩn đánh giá để đánh giá quyết định chỉ đạo đã ban hành tốt hay xấu, phù hợp hay không phù hợp so với mục tiêu kỳ vọng

Ở bước này rất dễ xảy ra tình trạng chọn tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả, không đúng, không phù hợp hoặc không nhất quán sẽ dẫn tới những kết luận sai lầm, có thể bỏ qua mặt này, thổi phồng mặt khác, dẫn đến tác hại không nhỏ…

3.2.4-Thu thập thông tin và sử lý thông tin:

Hoạt động quản lý của bất kỳ cơ quan hay tổ chức nào đều phải gắn liền với thông tin Thông tin có vai trò như hệ thần kinh của hệ thống quản lý; thông tin vừa là đối tượng vừa là sản phẩm của hệ thống quản lý; chất lượng của thông tin quyết định chất lượng của quyết định chỉ đạo

Khi ra quyết định chỉ đạo của cơ quan Tỉnh Đoàn, là Bí thư Tỉnh Đoàn tôi phải sử dụng toàn bộ bộ máy giúp việc cùng các phương tiện, phương pháp, công cụ để thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết giúp tôi và tập thể Ban thường vụ ra quyết định chỉ đạo Trong điều kiện bùng nổ thông tin như hiện nay, khối lượng thông tin hằng ngày đến với mỗi tổ chức phải xử lý ngày càng tăng và phức tạp

Ở bước này dễ rơi vào tình trạng lãnh đạo bị cấp dưới lọc tin, một hiện

tượng người đưa tin có chủ ý nhào nặn, bóp méo, loại bớt thông tin sao cho có

lợi cho người đưa tin hoặc vừa ý người nhận tin Nhiễu tin là sự sai lạc thông tin do những tác động khách quan và chủ quan Quá tải tin là tình trạng thông

tin ddesn quá nhiều vượt quá khả năng xử lý của người quản lý, gây ách tắc dòng thông tin, bỏ qua những thông tin cần thiết hoặc xử lý tuỳ tiện, chậm trễ làm mất tính kịp thời, chính xác, hiệu quả của thông tin quản lý…

3.2.5- Dự kiến các phương án và so sánh các phương án theo tiêu chuẩn hiệu quả đã xác định để chọn phương án tối ưu:

Trong quá trình chuẩn bị ra quyết định ta phải xây dựng nhiều phương án

để lựa chọn phương án tốt nhất nhằm nâng cao khả năng thực hiện và hiệu quả của quyết định quản lý Đối với Tỉnh Đoàn việc thông qua quyết định theo chế

độ tập thể do đó việc xây dựng nhiều phương án và tổ chức bảo vệ các phương

án có phản biện, đó là cách làm khoa học cho phép chọn được phương án tối ưu

Tuy nhiên, ở bước này rất dễ nảy sinh vấn đề đưa ra quá nhiều phương án, mất nhiều thời gian xin ý kiến để thông qua, tốn kém in ấn tài liệu gây lãng phí

3.2.6-Ra quyết định chính thức:

Sau khi đã soạn dự thảo quyết định, phải tiến hành thông qua quyết định trong tập thể lãnh đạo Hình thức xin ý kiến góp ý và biểu quyết thông qua thường mở hội nghị, các cuộc họp, hội ý, gửi văn bản trực tiếp xin ý kiến…để chọn ra phương án cuối cùng tối ưu nhất Khi cả tập thể đã

đa số nhất trí, Bí thư Tỉnh Đoàn mới ký ban hành quyết định thay mặt Ban thường vụ, Ban chấp hành Tỉnh Đoàn

Ở bước này rất dễ gây lãng phí bởi các ý kiến góp ý không tập trung, thiếu thống nhất, khác nhau về quan điểm, thậm chí đối kháng nhau

về lợi ích; kéo dài thời gian góp ý kiến Đồng thời nếu quyết định đó là những vấn đề mới mẻ, cần phải tham khảo ý kiến các cơ quan chức năng, các chuyên gia trước khi tập thể biểu quyết thông qua có thể xảy ra tình trạng chờ đợi, mất thời gian bỏ lỡ cơ hội, gây lãng phí…

3-Cách khắc phục:

Nên chuẩn hóa, tinh gọn quy trình và các bước ban hành quyết định chỉ đạo theo hướng phát huy tối đa trách nhiệm cá nhân của người đứng đầu dám làm, dám chịu trách nhiệm; tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý hiệu quả, bảo đảm cập nhật kịp thời, liên tục, điều chỉnh dòng thông tin phù hợp, sử dụng phản hồi hạn chế sai lệch thông tin; tăng cường sử dụng hình thức họp trực tuyến qua mạng, sử dụng thư điện tử xin ý kiến; xây dựng hệ thống chuyên gia giúp việc hoạt động chuyên nghiệp; xây dựng các chế tài hạn chế lạm quyền cá nhân; quy định cụ thể thời gian tối đa cho phép trong mỗi bước công việc; xây dựng hệ thống kiểm soát công việc nội bộ phù hợp…nhằm hạn chế tối đa sự lãng phí thời gian, công sức, cơ sở vật chất…trong quy trình ban hành quyết định chỉ đạo của Tỉnh Đoàn

Câu hỏi 2: Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh

nghiệp anh/chị hiện nay Anh/chị dự định áp dụng kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?

Những nội dung trong môn học Quản trị tác nghiệp có thể áp dụng vào công việc của Cơ quan Tỉnh Đoàn là: Chiến lược tác nghiệp; phân tích chất lượng theo 7 công cụ của TQM; Lập kế hoạch nguồn lực ERP Đặc biệt là loại

bỏ lãng phí theo phương pháp LEAN Những kiến thức này sẽ được áp dụng cụ thể như sau:

- Chiến lược tác nghiệp: đây là kiến thức quan trọng có thể áp dụng ngay

vào cơ quan Tỉnh Đoàn trong thời điểm lập kế hoạch cho năm 2011 và 5 năm tiếp theo nhằm trả lời các câu hỏi cần đầu tư vào đâu? Cần bao nhiêu kinh phí? Nhân lực? Hiệu quả?

- Loại bỏ lãng phí theo phương pháp LEAN là một trong những ứng dụng hữu ích nhất trong quản lý quy trình công việc và điều hành cơ quan:

Khả năng nhận dạng các loại lãng phí và từng bước loại bỏ chúng một cách có

hệ thống chính là trọng tâm của phương pháp LEAN Các lãng phí thường hiện diện đa dạng dưới những hình thức sau:

- Sản xuất thừa: làm ra nhiều hơn nhu cầu, sớm hơn lúc cần thiết là loại lãng phí lớn nhất mà doanh nghiệp cần hạn chế

- Đợi chờ: do thiếu nguyên phụ liệu, linh kiện, hướng dẫn, thông tin

- Vận chuyển: chở nguyên liệu từ kho đến nơi sử dụng, gây tốn kém cho khách hàng, trong nội bộ

- Lưu kho: dư thừa nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang

- Thao tác: tìm kiếm vật dụng, thiết bị; di chuyển hoặc thao tác không hợp

lý gây mệt mỏi

- Gia công thừa quá mức cần thiết so với yêu cầu khách hàng, sửa hàng bị lỗi

- Sản phẩm hỏng: không ổn định về chất lượng, phế phẩm

Thực tiễn trong quy trình tác nghiệp công việc của cơ quan tôi cho thấy rõ lãng phí thời gian là lãng phí lớn nhất; tiếp đến là lãng phí do bố trí nhân lực không phù hợp, phải trả lương tốn kém nhưng năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc không cao

Khi cơ quan quyết định bắt tay vào thực hiện LEAN, bước đầu tiên phải thực hiện là ghi nhận lại các hoạt động cụ thể xảy ra trong suốt quá trình hoạt động của cơ quan Quá trình lập sơ đồ chuỗi giá trị giúp thủ trưởng cơ quan nhìn thấy hiện trạng hoạt động bao gồm các bước thực hiện công việc; quá trình di chuyển của thông tin và giấy tờ; thời gian xử lý ở từng công đoạn; tổng thời gian cho mỗi hoạt động Sau khi đã có thông tin để nhận ra sự lãng phí cũng như nhìn thấy các cơ hội cải tiến, cơ quan sẽ thiết lập mô hình hoạt động để cải thiện tình hình Đồng thời phải rà soát lại toàn bộ chức năng, nhiệm vụ, quy trình công việc của toàn bộ cơ quan và từng phòng/ ban trực thuộc tìm ra những điểm bất hợp lý trong bố trí cán bộ gây lãng phí …

*Cơ quan Tỉnh Đoàn Quảng Ninh sẽ phải cắt giảm chi phí và chống lãng phí như thế nào?

Thiết kế luồng công việc liên tục là bước mang tính đột phá giúp giảm thiểu lãng phí về thời gian hoạt động; tăng cường chia sẻ thông tin trong nội bộ

cơ quan…

Bổ sung, hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định về chức năng, nhiệm

vụ của từng phòng/ ban; văn bản quy định về quy trình công việc của những hoạt động chủ đạo trong cơ quan; văn bản quy định về đánh giá kết quả công tác

; phân công lại công việc cho các phòng/ ban và từng cán bộ theo hướng rõ người- rõ việc- rõ trách nhiệm- rõ yêu cầu về năng suất, chất lượng, hiệu quả- rõ quyền lợi Đồng thời quan tâm đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ…

Có rất nhiều công cụ để sử dụng khi thực hiện LEAN Cho dù sử dụng công cụ nào, việc ứng dụng LEAN sẽ khó đem lại kết quả nhanh chóng nếu thủ trưởng cơ quan không biết tận dụng chất xám của đội ngũ cán bộ, bởi chính cán

bộ dưới quyền sẽ là người đưa ra những giải pháp thực tế và khả thi nhất để cải thiện công việc mà họ đang làm

Càng ngày phương pháp LEAN càng được áp dụng rộng rãi từ các tập đoàn lớn trên thế giới cho đến các công ty nhỏ, các tổ chức phi lợi nhuận, các cơ quan, các tổ chức… nhằm sử dụng tối ưu mọi nguồn lực, giảm chi phí để gia tăng khả năng cạnh tranh và lợi nhuận/ lợi ích

- Phân tích chất lượng theo 7 công cụ của TQM( mô hình xương cá):

Giúp các Phòng/ Ban trong cơ quan xây dựng được sơ đồ này khi gặp phải sự

cố trong công việc hay chất lượng công việc của Ban mình bị giảm sút

- Lập kế hoạch nguồn lực ERP: Cơ quan ký hợp đồng mua phần mềm

này về quản lý nguồn lực với công ty tin học, việc này sẽ hỗ trợ chuẩn hóa về

quy trình, giúp lãnh đạo có thông tin sớm và chính xác để ra quyết định trong điều hành cơ quan Trước hết ứng dụng ERP trong công tác tài chính- kế toán, quản trị nhân sự( tính lương); hành chính( quản lý văn bản, luân chuyển giấy tờ trong nộ bộ) /