nguyên tắc và quy trình ra quyết định trong quản trị

Header Page of 166 Footer Page of 166 Header Page of 166 MỞ ĐẦU Trong sống sinh hoạt thường ngày chúng ta, hẳn tự đặt câu hỏi hôm làm gì, ăn gì, mặc gì; lĩnh vực kinh tế, thể thao, văn hóa,… ta có câu hỏi kiểu Để trả lời cho câu hỏi có nhiều phương án, phải đưa định xem chọn phương án Tất có đạt kết chuỗi định khứ Ra định công việc nói quan trọng nhất, đóng vai trò trung tâm công việc nhà quản trị Điều hành tổ chức từ công việc đơn giản thường ngày chiến lược, sách quan trọng dựa sở chuỗi định nhà quản trị Vì vậy, định xác hay không ảnh hưởng lớn đến “được - mất”, “thành-bại”, chí “sống còn” tổ chức Để mang lại kết tốt hiệu cao nhà quản trị cần phải có kiến thức vững kĩ định, kèm theo thông minh, nhạy bén sẵn có Tuy nhiên lúc nhà quản trị định xác “Ngay người thông minh bậc phạm phải sai lầm từ ngớ ngẩn đến nghiêm trọng đưa định” - Michael J Mauboussin nói sách “Những sai lầm định” Vậy làm để đưa định đắn cải thiện kĩ định quản trị? Đó vấn đề mà em nghiên cứu, phân tích làm rõ Footer Page of 166 Header Page of 166 NỘI DUNG I/ Đặt vấn đề Trong 10 vai trò quản trị (managerial roles) Henry Mintzberg trình bày, có vai trò liên quan đến việc làm định, gọi vai trò mang tính định (decisional roles) cấp quản trị Đó vai trò nhà doanh nghiệp, nhà đàm phán, thương lượng, đối tác, nhà quản trị xử lý tình rối loạn bên bên tổ chức, sau vai trò điều phối nguồn lực tổ chức Ra định tốt, người ủng hộ thực thi nghệ thuật mà tất nhà lãnh đạo phải học Điều lại có ý nghĩa quan trọng doanh nhân “Các nhà quản trị cần phải biết điều để định quản trị hiệu giới ngày nay?” Sẽ câu trả lời dứt khoát cho câu hỏi Chính mà việc định tốt nghệ thuật Tùy theo tình mà việc định dựa độc đoán hay đồng thuận tất người Lúc dựa độc đoán hay bao biện cách định cực đoan nguy hiểm Những người định giỏi người linh hoạt Họ biết phải độc đoán, phải tìm tiếng nói chung người tổ chức nên giũa hai cực Khi khởi nghiệp, bạn thường có phải tự quán xuyến việc doanh nghiệp Khi đó, bạn chịu trách nhiệm định mình, mặt chiến lược lẫn chiến thuật Nhưng doanh nghiệp phát triển, để vận hành nó, bạn cần phải có hợp sức nhiều người khác Lúc này, bạn cân nhắc đến ý kiến người khác định hay chưa? Và bạn có nên làm điều hay không? Để làm điều trên, bạn bắt đầu việc tìm hiểu cách định cá nhân Hãy tự hỏi phải định, bạn có xu hướng dựa vào thân hay tìm tiếng nói chung người? Bạn có chọn giải Footer Page of 166 Header Page of 166 pháp trung hòa tham khảo ý kiến người khác, tự định cuối không? Để trả lời hoàn thiện câu hỏi nan giải ta phải tìm hiểu giải vấn đề II/ Lý thuyết định quản trị Ra định hoạt động thường xuyên diễn hàng ngày sống chúng ta, từ việc đơn giản gần gũi ăn gì, uống gì, mặc gì, mua đâu, làm gì, v.v… Tất mà có kết chuỗi định khứ Trong lĩnh vực kinh doanh vậy, định công việc trung tâm, quan trọng nhà quản trị Điều hành tổ chức từ công việc đơn giản hàng ngày đến chiến lược lớn, dài hạn dựa sở chuỗi định thích hợp đắn Quyết định có xác hay không nhà quản trị ảnh hưởng định đến thành - bại, - chí “sống còn” doanh nghiệp Vì nghệ thuật định nghệ thuật mà thân nhà quản trị cần phải am hiểu nắm vững 1/ Khái niệm định Quyết định quản trị hành vi sáng tạo chủ thể quản trị nhằm định mục tiêu chương trình tính chất hoạt động tổ chức để giải vấn đề chín muồi sở hiểu biết quy luật vận động khách quan phân tích thông tin tổ chức môi trường Một định nhằm trả lời câu hỏi: Tại phải làm? Cần làm gì? Khi làm? Làm bao lâu? Ai làm? Và làm nào? Ra định - nhiệm vụ quan trọng người quản trị Thường định người quản trị có ảnh hưởng tới hiệu đơn vị quản lý Nếu tổng hợp thành từ để nói lên phẩm chất nhà quản trị giỏi, ta nói “tính định” Để định nhà quản trị phải hiểu quy luật để đưa định sở khoa học Lý thuyết định thống kê lý thuyết sở khoa học mà nhà quản trị chưa hiểu hết tác dụng vận dụng làm sở tiền đề cho việc định Áp dụng lý thuyết định đưa việc lựa chọn hành động Footer Page of 166 Header Page of 166 việc lựa chọn có tư tưởng hợp lý hậu kinh tế, xã hội, trị việc lựa chọn hành động 2/ Bản chất định quản trị Quyết định quản trị hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm định chương trình tính chất hoạt động tổ chức để giải vấn đề chín muồi, sở hiểu biết quy luật vận động khách quan hệ thống bị quản trị việc phân tích thông tin tượng hệ thống 3/ Vai trò định quản trị Các định quản trị có vai trò quan trọng hoạt động quản trị Bởi vì: - Các định luôn sản phẩm chủ yếu trung tâm hoạt động quản trị Không thể nói đến hoạt động quản trị mà thiếu việc định, nói đến việc kinh doanh mà thiếu dịch vụ hàng hóa - Sự thành công hay thất bại tổ chức phụ thuộc nhiều vào định nhà quản trị - Xét mặt tổng thể thay định quản trị tiền bạc, vốn liếng, tự phát, tự điều chỉnh thứ tự đồng máy móc tinh xảo - Mỗi định quản trị mắt xích toàn hệ thống định tổ chức nên mức độ tương tác ảnh hưởng chúng với phức tạp quan trọng Không thận trọng việc định thường dẫn tới hậu khôn lường III/ Nội dung, nguyên tắc quy trình định quản trị 1/ Nội dung định quản trị a/ Cơ sở lý thuyết định Lý thuyết định (decision theory) nghiên cứu, tiếp cận cách phân tích có hệ thống việc định Mục tiêu lý thuyết định giúp nhà quản trị đề định đắn, điều chìa khóa để đạt hiệu quản trị (chủ trương nhà lý thuyết định lượng) Footer Page of 166 Header Page of 166 Ra định dựa khảo sát thực tế, chứng minh thực tiễn; dựa kinh nghiệm mà nhà quản trị giỏi trước hay thân gặp giải chưa giải đươc có học kinh nghiệm quý báu; dựa trực giác tốt người quản trị, nhận định vấn đề diễn tương lai; dựa việc học định khôn ngoan từ chuyên gia;… b/ Tiêu chuẩn phân loại định Tùy theo tiêu chuẩn tiêu thức (criterion) chọn, có nhiều cách phân loại định khác nhau:  Theo tính chất vấn đề: - Quyết định chiến lược: định có tầm quan trọng, xác định phương hướng đường lối hoạt động tổ chức - Quyết định chiến thuật định thực nhằm giải vấn đề bao quát lĩnh vực hoạt động, điều chỉnh, bổ sung, sửa sai hoạt động nhằm đạt mục tiêu cách tốt - Quyết định tác nghiệp định giải vấn đề mang tính chuyên môn, nghiệp vụ phận Mang tính tức thì, ngắn hạn  Theo chức quản trị: - Quyết định hoạch định - Quyết định tổ chức - Quyết định điều hành - Quyết định kiểm tra  Theo tần số định: Quyết định có sẵn (programmed) định lặp lặp lại, thường xuyên theo thủ tục, không coi Các nhà quản trị có khuynh hướng thiết lập quy trình để xử lý công việc hàng ngày theo thói quen cách điều hành Footer Page of 166 Header Page of 166  Theo hoàn cảnh, tình thế: - Quyết định theo chuẩn: bao gồm định hàng ngày theo lệ thường có tính chất lặp lặp lại giải pháp cho định loại thường thủ tục, luật lệ sách quy định sẵn - Quyết định cấp thời định đòi hỏi tác động nhanh xác cần phải thực gần tức thời Đây loại định thường nảy sinh bất ngờ không báo trước đòi hỏi bạn phải ý tức thời trọn vẹn - Quyết định có chiều sau: cần suy nghĩ ra, kế hoạch Đây loại định thường liên quan đến việc thiết lập định hướng hoạt động thực thay đổi c/ Tính logic định Một định hợp lý (logic) cần phải đáp ứng yêu cầu sau đây:  Nhận vấn đề để định (problem-finding): bao gồm hoạt động xác định diện tầm quan trọng vấn đề  Nhận thời để định (opportinity-finding): David B Gleicher, nhà tư vấn quản trị, giúp phân biệt hai từ vấn đề thời cơ: vấn đề điều làm cho khả công ty bị thử thách muốn đạt mục tiêu mong muốn, thời điều giúp cho công ty dịp may vượt qua mục tiêu định Trong số tình quản trị, quản trị viên thường phân vân tự hỏi: “điều mà ta gặp phải vấn đề thời đây?” Chính thế, “vấn đề” phát sinh phải nhận vấn đề thời để định  Mọi định nhà quản trị phải hướng tới mục tiêu chức (rõ ràng, cụ thể thời gian, số lượng, tỷ lệ, v.v…)  Các định phải dẫn đến thực khả thi nhằm đạt kết tối ưu (hoặc min, max) cho tổ chức  Các định phải dựa vào sở khoa học, tính thống nhất, tính thẩm quyền (cán tiếp thị thẩm quyền làm định lĩnh vực sản xuất chẳng hạn), Footer Page of 166 Header Page of 166 tính định hướng (phù hợp với chiến lược tổng hợp tổ chức) tính trình tự trước sau, kết hợp với tính linh hoạt 2/ Nguyên tắc định quản trị a/ Nguyên tắc hệ thống - Luôn xem tổ chức hệ thống kinh tế xã hội; định quản trị phải đồng thời tính đến yếu tố môi trường bên điều kiện bên mục tiêu tổ chức - Phải có phối hợp chặt chẽ phận cấu thành liên quan b/ Nguyên tắc khả thi - Xem xét nhu cầu, khả năng, hội thành công, rủi ro, thất bại bất lợi, cân nhắc toàn diện, đảm bảo chắn hợp lý hiệu phương án c/ Nguyên tắc khoa học - Được lựa chọn từ nhiều phương án - Theo trình tự, phương pháp phán đoán sở khoa học - Phương pháp định đa số ủng hộ d/ Nguyên tắc dân chủ - Cần có phản biện với tham gia tập thể, tổ chức, xem xét nghiêm túc ý tưởng ủng hộ hay trái ngược e/ Nguyên tắc kết hợp - Kết hợp khoa học kinh nghiệm - Định tính định lượng - Lợi ích toàn cục cục bộ, dài hạn ngắn hạn - Lợi ích kinh tế xã hội - Hiện thực sáng tạo - Lãnh đạo tập thể Trong phạm vi nghiên cứu vấn đề này, nhóm lưu tâm đến nội dung nguyên tắc kết hợp Bởi nguyên tắc cho thấy rõ kết hợp yếu tố người (kinh nghiệm) kỹ thuật việc định Nếu thiếu hỗ trợ Footer Page of 166 Header Page of 166 khoa học kỹ thuật, để nhà quản trị định hiệu khó khăn nhiên có khoa học kỹ thuật tiên tiến, đại thiếu người chưa hẳn có định đắn trường hợp 3/ Quy trình định quản trị Đây tiến trình định có tính cách định lượng, gồm: - Xác định vấn đề - Liệt kê khả chọn lựa khác - Định rõ kết cục tương ứng với khả - Kê khai thu nhập lợi nhuận cho khả kết cục - Chọn mô hình toán học hợp lý - Áp dụng mô hình định 4/ Những vấn đề nhà quản trị cần quan tâm định  Nắm rõ quy trình định: - Nhận xác định tình - Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá - Tìm kiếm phương án - Đánh giá phương án - Chọn phương án tối ưu  Nhận thức rõ yếu tố cản trở định hiệu quả: - Thiếu thông tin - Nhầm lẫn vấn đề giải pháp - Các xu hướng nhận thức cá nhân dẫn đến bóp méo vấn đề xác định - Tính bảo thủ - Những định tiền lệ - Do cần phải dung hòa lợi ích Footer Page of 166 Header Page 10 of 166  Nâng cao hiệu trình làm thực thi định: Yếu tố cá nhân với việc định: - Kinh nghiệm - Khả xét đoán - Óc sáng tạo (out of the box) - Khả định lượng  Các yếu tố giúp định hiệu quả: - Cần cá nhân hay tổ chức phản biện - Tham vấn đa nguyên với cá nhân thích hợp - Tranh luận có tính xây dựng quan điểm đa dạng ủng hộ - Thống cách định: trí/ đa số/ cá nhân Trên kiến thức mà nhà quản trị nắm vững áp dụng việc định Để giải vấn đề Thầy đặt ra, nhóm dựa tảng lý thuyết để phân tích, giải vấn đề, đồng thời tham khảo nguồn tài liệu bổ trợ khác IV/ Giải vấn đề Với phát triển ngày mạnh mẽ kinh doanh, doanh nghiệp phải đối mặt với khó khăn thách thức lớn Bởi giới ngày giới mở, hội nhập mà doanh nghiệp phải đứng trước cạnh tranh khốc liệt đến nghẹt thở thị trường Xã hội sống xã hội có tổ chức Bất tổ chức cần có quản trị viên Một người dù không huấn luyện để trở nên nhà quản trị, họ trở thành nhà quản trị tốt tài ba khả thiên phú Nhưng trường hợp hoi có câu “một thần đồng, không gọt dũa huấn luyện, không trở nên thiên tài” Chúng ta huấn luyện để trở nên bác sĩ, kỹ sư, kế toán viên, thầy cô giáo, nhạc sĩ, thương gia, v.v… Trong Footer Page 10 of 166 10 Header Page 11 of 166 tương lai gần, thăng cấp để điều hành bệnh viện, trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng kế toán, hiệu trưởng, giám đốc,… liệu sẵn sàng để bổ nhiệm vào vai trò quản trị lãnh đạo chưa? Ai làm được, hiệu thuộc người lãnh đạo huấn luyện kỹ Chúng ta học hỏi để sẵn sàng cho công tác V/ 10 kỹ định cần có nhà quản trị ngày Để định quản trị hiệu giới ngày nay, bên cạnh kiến thức lý thuyết quản trị tảng trang bị, nhà quản trị cần lưu ý điều sau đây: 1/ Xác định vấn đề cần giải Hãy dành khoảng thời gian hợp lý để xác định tình cụ thể, sau xếp vấn đề theo thứ tự cần giải quyết, đừng vội vàng đưa định mà xem xét có phải vấn đề quan trọng cần phải giải hay không? Có cần phải chia nhỏ vấn đề để giải cho dễ dàng không? Cân nhắc xem hôm bạn đâu nơi nơi bạn muốn đến? Bởi việc quan trọng cho định phải xác định vấn đề nằm đâu, có xác định vấn đề việc định bước đạt hiệu cao Ý thức rõ ràng vấn đề đối mặt thuộc loại tình nào, từ đưa hướng giải thích hợp Có loại tình sau: - Tình phổ quát: chiếm đa số vấn đề nảy sinh công việc thường nhật - Tình đặc biệt, độc với tổ chức, thực chất lại vấn đề phổ quát - Tình ngoại lệ, - Sự xuất lần đầu vấn đề phổ quát hoàn toàn Footer Page 11 of 166 11 Header Page 12 of 166 Nhà quản trị cần dành thời gian để xác định xem đối mặt với tình loại tình Sự xác định sai loại tình dẫn đến sai lầm định Lỗi lầm phổ biến nhà quản trị xử lý vấn đề phổ quát thể chúng kiện riêng lẻ, rời rạc, tức thiếu hiểu biết nguyên tắc chung vấn đề Điều dẫn đến hệ xấu 2/ Nắm bắt nhanh triển vọng Lùi lại bước để nhìn nhận vấn đề cách mẻ Mọi định nhà quản trị phải hướng tương lai, khứ để tham khảo để chi phối tư tưởng Người lãnh đạo giỏi người rút học từ thất bại thành công khứ Thêm vào họ biết khai thác thông tin cần thiết nắm bắt triển vọng tham khảo ý kiến người khác 3/ Cân nhắc phương án để giải vấn đề Cân nhắc phương án giải với khả xảy Phải chuẩn bị phương án khác để giải vấn đề Luôn sáng tạo nghĩ phương án thay Đừng bỏ qua phương án ý tưởng lại giải pháp tốt Một vấn đề có phương án giải quyết, tìm nhiều phương án vấn đề giải tốt, mang lại hiệu cao định Nhiều lựa chọn cho ta nhiều hội (Ví dụ: muốn khuyến khích, động viên tinh thần cho nhân viên giai đoạn khó khăn có nhiều phương án, cho nhân viên du lịch, tăng tiền thưởng, mua quà tặng cho gia đình nhân viên…) 4/ Phân tích phương án mà lựa chọn Đối với phương án, cân nhắc kỹ điều sau: Mặt tích cực phương án gì? Mặt tiêu cực gì? Phương án có ảnh hưởng tới hay tới việc không? Liệu phương án chấp nhận không liệu có phù hợp với mục tiêu chiến lược lâu dài bạn? Phải trả lời tốt câu hỏi nêu nhà quản trị nắm bắt nên định cho phù hợp với vấn đề cần giải Không thể đưa phương án giải mà không phân tích Footer Page 12 of 166 12 Header Page 13 of 166 phương án đó, làm chẳng khác chơi trò may rủi (Ví dụ: Phương án tổ chức du lịch cho nhân viên mặt tích cực phương án tạo cho nhân viên có tinh thần thật thoải mái, tạo hội cho nhân viên công ty tìm hiểu nhau, bên cạnh mặt tiêu cực làm thời gian, không đáp ứng nhu cầu vật chất, phương án ảnh hưởng tới ai, với nhân viên hay gia đình họ nữa…) 5/ Chấp nhận thất bại mà bạn gặp phải Trong số có người bị thất bại đời hoàn hảo Vì phương án mà bạn cho tốt hôm tương đối! Nhận thức rõ điều việc thu xếp ổn thoả Nên nhớ định mà mặt hạn chế Thất bại mẹ thành công, điều – phải trải qua lần thất bại có thành công, có quý giá thành lao động Biết tiếp nhận thất bại, xem kinh nghiệm quý báu mà ta cần học hỏi, rút học từ xây dựng định tốt cho vấn đề ta thất bại, Một người mà bác bỏ, phớt lờ che giấu thất bại người không dám chấp nhận thật, không dám đương đầu với thật – người quản trị có tài, có “gan” để làm nhà quản trị 6/ Ra định Dựa những phân tích thực phần nêu trên, bạn đưa phương án tốt mà bạn Các hình thức định: - Quyết định cá nhân: Đây cách định độc đoán Người định cho hiểu biết hết vấn đề tin hoàn toàn có khả định Người quản trị phải tự đưa định, có trường hợp cần phải tự định mà không cần tham vấn hay định cá nhân, tập thể khác Yêu cầu người quản trị phải có nghị lực, tâm đứng vững trước biến động dư luận xung quanh Có định cá Footer Page 13 of 166 13 Header Page 14 of 166 nhân đạt hiệu tốt mà không mắc phải sai lầm tập quyền gây - Quyết định có tham vấn: Đây định mang tính cá nhân nhà quản trị tự đưa tự định theo ý chí chủ quan, mà trước định tham khảo ý kiến hay nhiều người, từ rút thêm ý kiến hay, tham khảo giúp cho định chuẩn xác hơn, hết định nằm tay người quản trị Nhà quản lý chia sẻ vấn đề với người khác, cân nhắc kỹ ý kiến đóng góp họ dựa để đưa định cuối - Quyết định tập thể: Quyết định dựa định số đông, vài phương án đưa sở phân tích, đánh giá đồng ý số đông phương án chọn lựa định cho tập thể Có kỹ thuật chính:  Kỹ thuật động não tập thể (Brainstorming): tiến trình phát sinh ý tưởng (càng độc đáo tốt), nhằm đưa nhiều phương án định khác nhau, mà không bị áp lực phản bác (while whitholding criticism)  Kỹ thuật Delphi: thành viên tham gia làm định mà không thiết không cần họp mặt với  Kỹ thuật định theo nhóm danh nghĩa: họp nhóm nhóm viên diện tùy ý làm định độc lập Sau hiểu phong cách định mình, bạn cân nhắc xem có nên linh hoạt theo tình thực tế hay không Muốn biết có nên thay đổi cách định tình huống, bạn tự hỏi trả lời câu hỏi sau: 1- Tôi thật hiểu biết rõ vấn đề cần giải chưa? 2- Tôi có đủ thông tin cần thiết để định chưa? Nếu chưa, có biết tìm thông tin đâu không? 3- Để thực định, cần hỗ trợ người khác mức độ nào? Footer Page 14 of 166 14 Header Page 15 of 166 Càng hiểu biết vấn đề có nhiều thông tin, bạn có nhiều khả định độc đoán Trong trường hợp ngược lại, bạn phải định có cân nhắc đền ý kiến người khác Khi cần nhiều hỗ trợ người khác trình thực định bạn không tự định Đôi thời gian không cho phép bạn chọn lựa cách định nói Đó bạn gặp phải tình khẩn cấp Khi đó, bạn phải tự định nhanh, không cần tham khảo ý kiến người khác Vì vậy, nên nhớ nguyên tắc quan trọng sau: Để định người tôn trọng tuân theo, cần phải công khai trình định Khi làm cho người hiểu tính hợp lý việc định bạn, bạn xây dựng lòng tin nơi họ Tính minh bạch trình định tạo hiểu biết, thông cảm người tổ chức họ dễ dàng tuân theo định họ không hoàn toàn đồng tình với 7/ Lập kế hoạch khả thi Nên cụ thể hoá mục tiêu mà đạt Khi thấy cần, xem xét lại định hoàn toàn thay đổi chúng Không phải định định chắn thực thi có hiệu thực tế, mà đưa vào thực gặp nhiều bất cập khó tránh khỏi Những lúc thay đổi định việc làm sáng suốt nhất, biết định không mang lại hiệu mà tiếp tục thực định Trong kế hoạch thành công bạn phải bao gồm bước mà bạn cần thực hiện, nguồn nhân lực, vật chất cần thiết để thực định, khung thời gian cho hành động lịch trình tiến hành để tổng kết đánh giá 8/ Công bố định Truyền đạt định bạn niềm tin vào thành công bạn tới người liên quan tới dự định Như bạn đem lại niềm tin đến cho cho họ Vì dịnh bạn cần phải rõ ràng, xúc tích có sức thuyết phục Footer Page 15 of 166 15 Header Page 16 of 166 Một định thành công người tán thành ủng hộ, điều thể thống nhất, đoàn kết với tổ chức định mà độc quyền cá nhân đó, không ủng hộ người lại định chưa thực thành công 9/ Thực Hãy tập trung vào việc thực định bạn Khi bắt tay vào thực công việc thường xuất tâm trạng lo lắng, điều nghĩa bạn đưa định sai lầm, mà trạng thái tâm lý thường thấy đối diện với khó khăn Một việc quan trọng việc thực định, thể đạt hiệu cao việc thực hiện, điều minh chứng đắn cho định nhà quản trị 10/ Đánh giá Học hỏi từ công việc mà bạn làm Tích góp kinh nghiệm từ công việc mà bạn làm chưa làm trao đổi với người khác Nếu phát điều bạn cần thay đổi lại kế hoạch mình, trở với lời khuyên thứ với kiến thức để sửa lại kế hoạch mình! VI/ Ra định chìa khóa để đạt hiệu quản trị Nhóm lý thuyết định lượng chủ trương việc định đắn nhà quản trị chìa khóa để đạt hiệu quản trị kinh doanh Muốn định lượng cách vẽ sơ đồ hình kèm theo xác suất nhánh, nhà quản trị cần phải có khả định lượng Đây nhiều phẩm chất cá nhân mà nhà quản trị cần có để đưa định hữu hiệu Các định tốt xấu (good and bad decisions): Các định tốt dựa sở phân tích logic với xem xét toàn yếu tố liên quan khả chọn lựa khác Một định tốt đưa đến kết Footer Page 16 of 166 16 Header Page 17 of 166 không tốt yếu tố bất ngờ chi phối; định tốt từ đầu làm cách nghiêm túc Trái lại, định xấu không đáp ứng tính logic yêu cầu làm định, không sử dụng thông tin chọn lọc sử dụng không cách, không xem xét đầy đủ khả lựa chọn (option), phân tích định lượng; có trường hợp định làm không đạt (xấu), may mắn đến kết cục đẹp, mặt đánh giá nghiêm túc, định xấu điều không chấp nhận Chính thế, việc đưa định tốt hữu hiệu nhằm đạt kết tối ưu, điều mà cấp quản trị viên phải coi trọng hàng đầu Lý thuyết định giúp làm việc Trong lúc nói nhiều vấn đề tiết kiệm tranh thủ thời gian việc giải công việc thời điểm quan trọng Một nhà quản lý không cần đưa định đắn mà phải thực chúng vào thời điểm tối ưu Tuy nhiên, thông thường việc tính toán thời điểm định quản lý tùy thuộc vào phán xét nhà quản lý, dựa lượng thông tin sẵn có Xem định cần phải đưa lúc nào, nơi cho phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện xung quanh Chỉ có nhà quản trị giỏi biết xác điều Để tính toán thời điểm cho định, bạn phải dựa thông tin tốt mà bạn có Có thể có nhiều thông tin làm ta phân tâm tư tưởng nhà quản trị phải có thái độ cứng rắn, cương việc xác định thời điểm thời gian VII/ Nguyên tắc công việc quản trị đại 1/ Nguyên tắc quản trị đại Khoa học Quản Trị ngày nhận chân giá trị đích thực người guồng máy sản xuất hay phục vụ Con người tạo sản phẩm để phục vụ người, họ phải tôn trọng đối xử công Một quản trị viên phương pháp Footer Page 17 of 166 17 Header Page 18 of 166 quản trị cổ điển đóng vai trò quản trị viên túy Nói cách khác, họ đóng vai trò cảnh sát viên để kiểm soát (control), theo dõi, đốc thúc trừng phạt nhân viên không tuân thủ luật lệ sản xuất tổ chức, không đạt suất qui định Quan niệm trở thành lỗi thời xã hội hôm Peter Drucker, giáo sư Quản Trị học lỗi lạc, danh từ năm 1939 với tác phẩm “The end of Economic Man” Trong 60 năm giảng dạy khoa Quản Trị Học trường Quản Trị Kinh Doanh danh tiếng, ông giới kinh tế quản trị gia Hoa Kỳ coi cột trụ khoa Quản Trị Học Hoa Kỳ, định nghĩa: “quản trị, với khả năng, phẩm chất trung thực, hiệu suất định kinh tế cho giới nhiều thập niên tới” Trong đó, Tom Peters Robert H Waterman, Jr., năm 1982, xuất sách có số bán kỷ lục Hoa Kỳ, “In Search of Excellence”, định nghĩa: “Một tin vui từ Hoa Kỳ! Phương pháp quản trị tốt ngày Nhật Bản Nhưng quan trọng tin vui đến từ cách đối xử với người cách đắn xin họ chia sẻ kinh nghiệm sản xuất thành công… Hơn nữa, công việc quản trị công việc hứng khởi vui vẻ Nó không túy sản phẩm trí tuệ xuất phát từ giới chủ nhân thượng lưu, hình thành phát triển qua hướng dẫn cảm hoá nhân viên môi trường làm việc” Cả hai định nghĩa xuất phát từ giáo sư danh tiếng Vậy sai? Có lẽ hai đúng! Quan điểm Drucker nhấn mạnh đến việc qua hiệu suất, phẩm chất phục vụ Mặt khác, Peters Waterman nhấn mạnh đến người qua cố vấn, hướng dẫn, yêu thích công việc quản trị làm việc với người khác Thực vậy, quản trị viên nghĩa xã hội đại phải đóng lúc hai vai trò: Lãnh đạo (leader) quản trị (manager) Cả hai vai trò quan trọng ngang sánh vai song hành Lãnh đạo chức người quản trị chức việc Người việc quan tâm ngang hàng quản trị viên phải lúc đầu tư trọn vẹn nỗ lực để phát triển hai chức tới mức tối đa Việc phải hoạch định (planning) kỹ lưỡng kiểm tra (controlling) cách xác Người (nhân sự) phải tổ chức (organizing) hợp lý lãnh đạo (leading) cách hiệu Cũng từ ngữ “control” cách hành xử cổ điển đại khác Ở Footer Page 18 of 166 18 Header Page 19 of 166 phương pháp quản trị cổ điển, “control” có nghĩa kiểm soát, bao hàm trừng phạt bạo động, với khoa Quản Trị học đại, “control” mang ý nghĩa kiểm tra, bao hàm khuyến khích, thông cảm hướng dẫn Ở cương vị quản trị tổ chức, dù thượng tầng hay hạ tầng sở, vai trò chức phải phối hợp chặt chẽ thực hiện, tổ chức đạt hiệu mong muốn Để đạt điều đó, trước thuê mướn hay bổ nhiệm nhân viên vào vai trò quản trị, ứng viên phải huấn luyện hay tái huấn luyện cho phù hợp với cương vị ứng viên đảm nhận 2/ Công việc quản trị viên đại Tất quản trị viên đại, dù lãnh vực nào, thương mại, dịch vụ, phục vụ, bệnh viện, học đường, công quyền hay tư nhân, vụ lợi hay bất vụ lợi, vv… phải đảm đương ba công việc thiết yếu sau đây: Quản trị công việc (work) tổ chức (organization), quản trị nhân (people), quản trị sản xuất (production) điều hành (operation) Như vậy, quản trị viên không tâm đến việc giải vấn đề hành vi hay lối cư xử với nhân viên, giải vấn đề kỹ thuật, máy móc, kiểm tra công việc nhân viên, hay hoạch định tương lai cho khâu việc đảm trách, tất công việc Học để trở nên quản trị viên đòi hỏi phải có kiến thức, chuyên môn khả (KSA = Knowledge, Skills, Ability) Để có kiến thức chuyên môn, quản trị viên phải học hỏi huấn luyện Từ kiến thức chuyên môn, quản trị viên tự đào luyện để trở nên người có khả hữu dụng VIII/ Phẩm chất cần thiết nhà quản trị Các tác giả ngành Quản trị học, người quan niệm khác phẩm chất cá nhân cần có nhà quản trị để đưa định hữu hiệu Thật phẩm chất phẩm chất quản trị theo yêu cầu Để đưa định đắn nhà quản trị phải biết nắm bắt thời cơ, dựa vào tự đoán mình, ủng hộ nhân viên hay tài lãnh đạo xuất chúng mà phải sở phẩm chất đạo đức người Footer Page 19 of 166 19 Header Page 20 of 166 Tự tin, có chí hướng, hài hước, quý trọng nhân viên phẩm chất cần thiết lãnh đạo - người "cầm cân nảy mực" cho tổ chức Nhà lãnh đạo phải “lãnh đạo” không quản lý điều hành Có nghĩa người lãnh đạo giữ vai trò hướng dẫn, lựa chọn mục tiêu, xác định tầm nhìn, dẫn dắt tạo động lực cho tổ chức phát triển Tự tin, có chí hướng, có trách nhiệm biết cách đối xử với nhân viên Người lãnh đạo thành công người thẳng, ngẩng cao đầu, bước bước chững chạc tự tin Tự tin phẩm chất dẫn đến thành công Ngoài ra, người “cầm cân nẩy mực” phải giữ bình tĩnh tự chủ tình để đối mặt với sóng gió thách thức Nắm vững khoa học tổ chức quản lý Người lãnh đạo không nên “huênh hoang” trình độ, lực mình, không nên lạm dụng uy tín, vị để chèn ép, kìm hãm sáng kiến nhân viên quyền Biết động viên khai thác lực, tính sáng tạo nhân viên nghệ thuật sử dụng người mà nhà lãnh đạo làm Biết quý trọng thời gian nhân viên Người lãnh đạo không phép tạo không khí vô công nghề tổ chức điều làm rệu rạo khí làm việc nhân viên Việc lãnh đạo bố trí nhân viên xếp công việc phá vỡ trình độ văn minh quản lý lao động văn hoá chung tổ chức Nghiêm túc đòi hỏi cao Nghiêm túc đòi hỏi cao không đồng nghĩa với bắt bẻ hay hoạnh hoẹ nhân viên Những đòi hỏi mực nghiêm túc không gây thiếu thiện cảm nhân viên quyền, ngược lại, qua lãnh đạo nâng cao uy tín Phê bình biết tiếp thu phê bình nhân viên Người lãnh đạo sợ phê bình người chèo chống tàu Thay cho việc không phê bình nhân viên, nhà lãnh đạo lại tự phàn nàn, điều tạo nên ấn tượng không tốt đẹp mắt nhân viên Phê bình cần mang tính xây dựng nhằm giúp Footer Page 20 of 166 20 Header Page 21 of 166 nhân viên sửa chữa khuyết điểm Người lãnh đạo giỏi người cho nhân viên thấy vi phạm mà hướng dẫn, giúp họ nhận thức sâu sắc sai lầm sửa chữa Biết thưởng phạt Người lãnh đạo không nên tiết kiệm lời khen Hãy khen thưởng nhân viên họ xứng đáng khen Ngược lại, phạt, phải mang tính xây dựng, không nên mắng mỏ Cảnh cáo nên khen ngợi, sau cho nhân viên biết khuyết điểm họ Việc cảnh cáo nên thực lãnh đạo nhân viên vi phạm, cho nhân viên khác Như nhân viên quyền sợ lại kính trọng lãnh đạo Nếu cảnh cáo thiếu công bằng, chưa xác đáng gây phản cảm nhân viên Cảnh cáo công khai trước tập thể nhân viên coi mức phạt cao áp dụng trường hợp đặc biệt biện pháp khác không mang lại hiệu Lịch thiệp, niềm nở, tế nhị Lịch thiệp, nâng cao lòng kính trọng thân người khác Những mệnh lệnh đưa dạng lịch thiệp thường mang lại hiệu cao mệnh lệnh không tôn trọng người khác Con người, có xu hướng chống lại thô bạo - tính chất trái ngược với lịch thiệp niềm nở Lãnh đạo phải tạo cho thói quen chủ động giao tiếp thân ái, niềm nở nhìn người mắt thân thiện Lịch thiệp khác hẳn với xun xoe, nịnh bợ tâng bốc Tính hài hước Người lãnh đạo cần có tính hài hước Hài hước không làm tổn hại danh dự người lãnh đạo Hài hước phẩm chất nói lên nhân sinh quan đắn tinh thần phấn khởi Trong môi trường cạnh tranh đầy sức ép căng thẳng ngày nay, tinh thần phấn khởi nhân tố thúc đẩy động, sáng tạo hiệu Hài hước dấu hiệu mối quan hệ hữu ái, tốt đẹp, điềm báo dấu hiệu tiếng người 10 Biết nói nghe Lãnh đạo phải biết nói hay, điều hoàn toàn nghĩa họ phải nhà hùng biện Nói biết nói ngắn gọn, rõ ràng, khúc triết, xác trình bày gãy gọn ý nghĩ Người lãnh đạo trình bày điều cần thiết câu nói rõ ràng, ngắn gọn thông minh Biết lắng nghe, nói cách khác, biết nghe người khác, phẩm chất thiếu Phải biết gọi Footer Page 21 of 166 21 Header Page 22 of 166 người khác đến nói chuyện, biết cách giải trừ căng thẳng tinh thần, biết nêu câu hỏi biết đặt câu hỏi cảm thông, biết cách “tước vũ khí” người đối diện 11 Biết im lặng Theo Warren Buffet - tỷ phú giàu thứ hai giới, công thức thành công đời là: X + Y + Z = Thành công (X: Biết làm việc, Y: Biết nghỉ ngơi, giải trí, Z: Biết im lặng) Im lặng phẩm chất lớn, “lời nói bạc, im lặng vàng” 12 Nhận biết đặc điểm nhân viên Đây điều quan trọng, đặc biệt tổ chức lớn, nơi có khả “không thấy người” Biết nhận biết người, thấy đặc điểm cá nhân người, gọi họ theo tên, hỏi họ việc riêng tư, chào hỏi, chúc mừng ngày sinh nhật, lễ, Tết, phương pháp hữu hiệu nâng cao tinh thần, tạo bầu không khí hữu nghị, tốt đẹp hoạt động tổ chức  Tóm lại: Để nhà quản trị đưa định thời đại cần phải có yếu tố bên bên nhà quản trị, phải nắm bắt thời cơ, dựa vào tài giỏi, khả làm quản trị thân mình, để cao ý kiến, nguyện vọng nhân viên quan trọng, hết nhà quản trị phải có phẩm chất, đức tính quan trọng để làm nhà quản trị giỏi, có nhà quản trị giỏi anh định – thời đại Footer Page 22 of 166 22 Header Page 23 of 166 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị học – vấn đề (Nguyễn Tấn Phước) THE TRUTH ABOUT MAKING SMART DECISIONS - Sự thật định thông minh Robert E Gunther Giáo trình quản trị học – Phan Thị Minh Châu Bí để thành công Nhà quản trị tài ba Tài liệu từ Internet Footer Page 23 of 166 23 ... ngắn hạn  Theo chức quản trị: - Quy t định hoạch định - Quy t định tổ chức - Quy t định điều hành - Quy t định kiểm tra  Theo tần số định: Quy t định có sẵn (programmed) định lặp lặp lại, thường... trọng Không thận trọng việc định thường dẫn tới hậu khôn lường III/ Nội dung, nguyên tắc quy trình định quản trị 1/ Nội dung định quản trị a/ Cơ sở lý thuyết định Lý thuyết định (decision theory)... tư tưởng hợp lý hậu kinh tế, xã hội, trị việc lựa chọn hành động 2/ Bản chất định quản trị Quy t định quản trị hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm định chương trình tính chất hoạt động tổ chức để