“Nêu và giải thích một cách chi tiết các bước mà bạn sẽ làm nếu bạn quyết định thực hiện qui trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức của bạn.. Một định
Trang 1“Nêu và giải thích một cách chi tiết các bước mà bạn sẽ làm nếu bạn quyết định thực hiện qui trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức của bạn Hãy đưa ra những luận lập về quá trình và loại quyết định mà bạn định thử nghiệm và giải thích lý do Nêu lên những điểm có lợi và những hạn chế của qui trình mà bạn có thể dự đoán cả về lý thuyết và thực hành.”
I LÝ THUYẾT VỀ LÃNH ĐẠO VÀ LÃNH ĐẠO THAM GIA
1 Định nghĩa lãnh đạo
2 Lãnh đạo tham gia
II CÁC BƯỚC KHI THỰC HIỆN QUI TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH THEO HƯỚNG KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN THAM GIA
a QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH
b CƠ SƠ CỦA QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH DỰA TRÊN KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN THAM GIA
1 Người lãnh đạo đưa ra một dự thảo
2 Tham vấn ý kiến của mọi người
3 Tổng hợp ý kiến, lựa chọn giải pháp được nhiều người ủng hộ nhất
4. Thống nhất ra quyết định
Trang 2C NHỮNG ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC ƯU ĐIỂM VÀ NHỮNG HẠN CHẾ CỦA QUI
TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH THEO HƯỚNG KHUYẾN KHÍCH SỰ THAM GIA CỦA CÁC NHÂN VIÊN.
1 Những ưu điểm
2 Những hạn chế
KẾT LUẬN
Báo cáo dựa trên tài liệu tham khảo:
- Giáo trình môn “ Phát triển khả năng lãnh đạo” của trường Đại học Griggs
- Sách “Lãnh đạo trong tổ chức” của trường Đại học Griggs
- Tâm lý học quản lý dành cho người lãnh đạo – NXB Chính trị quốc gia năm 2002
- Sách “ 90 ngày đầu tiên làm lãnh đạo” của tác giả Michael Watkins
- 78 câu hỏi dành cho người lãnh đạo của tác giả Chrisclarke-Epstein
MỞ ĐẦU
Lãnh đạo là một hoạt động đã xuất hiện từ khi xã hội loài người hình thành và là một trong những nhân tố đóng vai trò quyết định trong sự phát triển của xã hội loài người, các tổ chức
Đặc biệt, trong điều kiện toàn cầu hoá và môi trường thay đổi rất nhanh hiện nay, lãnh đạo trở thành một chủ đề được quan tâm lớn của nhiều lý thuyết
và các nhà nghiên cứu từ đầu thế kỷ 20, nhất là các nhà xã hội học
Trọng tâm của hầu hết các nghiên cứu đó là xác định các yếu tố quyết định tính hiệu quả của lãnh đạo
Các nhà khoa học xã hội đã và đang nỗ lực tìm kiếm những tố chất, hành
vi, nguồn lực và những đặc điểm, hoàn cảnh quyết định phương thức và biện pháp gây ảnh hưởng của người lãnh đạo đến cấp dưới nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức
Trang 3Môn học này khám phá những nghiên cứu về Lãnh đạo trong các Tổ chức Chú trọng vào những sự phát triển lý luận và thực tiễn của Lãnh đạo trong các tổ chức thông qua việc thảo luận những hiểu biết của nhân loại về sự phát triển lý luận và thực tiễn lãnh đạo cho phép xem xét và đánh giá các lý thuyết lãnh đạo khác nhau, từ đó chiêm nghiệm và phản ánh những thực tiễn của người học
Những thảo luận cởi mở về lãnh đạo trên phương diện lý thuyết và thực tiễn còn giúp cho người học phát triển các kỹ năng cốt yếu của lãnh đạo trong môi trường hiện đại là thành tầm nhìn, truyền đạt tầm nhìn đến các thành viên trong tổ chức, tạo ra khả năng, điều kiện thuận lợi để đạt được tầm nhìn chung
I LÝ THUYẾT VỀ LÃNH ĐẠO VÀ LÃNH ĐẠO THAM GIA
Sự lãnh đạo có một sức lôi cuốn mạnh mẽ đối với tất cả mọi người bởi sự thần bí và cái chính là ở tầm ảnh hưởng sâu rộng của nó đối với cuộc sống của tất cả mọi người
Không một tổ chức, một quốc gia nào lại có thể thành công nếu như không có những vị lãnh đạo tài trí nào đó
1 Định nghĩa về Lãnh đạo
Như chúng ta đã biết, có rất nhiều các định nghĩa khác nhau về lãnh đạo Các nhà nghiên cứu thường định nghĩa lãnh đạo theo quan điểm của riêng họ về các mặt của hiện tượng mà họ quan tâm xem xét
Một định nghĩa về lãnh đạo rộng theo đó bao gồm các yếu tố để xác định thành công của một nỗ lực tập thể các thành viên của một tổ chức hoặc một nhóm người nhằm hoàn thành những mục tiêu chung được các tác giả của trường đại học Griggs đưa ra trong giáo trình giảng dạy “Lãnh đạo trong tổ chức” được chấp nhận rộng rãi Định nghĩa lãnh đạo đó như sau:
“Lãnh đạo là một quá trình gây ảnh hưởng đối với người khác để hiểu
và nhất trí về những việc cần phải làm và cách thức thực hiện hiệu quả, và quá trình hỗ trợ nỗ lực tập thể, cá nhân để hoàn thành các mục tiêu chung.”
Trang 42 Lãnh đạo tham gia
Bảy vai trò quan trọng của nhà lãnh đạo đó là, Thiết lập tầm nhìn cho tổ chức, xây dựng chiến lược, tập hợp quẩn chúng, cổ vũ động viên tạo sự thay đổi, xây dựng môi trường làm việc văn hóa tổ chức và Ra quyết định Trong hoạt động lãnh đạo của mình, nhà lãnh đạo luôn luôn phải giải quyết các vấn đề mà
tổ chức gặp phải Một trong những sứ mệnh quan trọng của nhà lãnh đạo là ra quyết định để giải quyết vấn đề Việc ra quyết định có thể dựa trên quyết định cá nhân, cũng có khi dựa trên quyết định của nhóm hay tập thể
Đưa ra quyết định là một trong những chức năng quan trọng nhất của người Lãnh đạo, nhiều quyết định của người lãnh đạo họ đã huy động hoặc khuyến khích sự tham gia của người khác trong tổ chức
Sự nỗ lực của người lãnh đạo để khuyến khích và hỗ trợ sự tham gia của người khác trong việc đưa ra quyết định gọi là Lãnh đạo tham gia
Người lãnh đạo lôi kéo sự tham gia của mọi người vào quá trình ra quyết định là công việc cần thiết để quyết định đó dễ được chấp thuận và thực hiện trong tổ chức Lãnh đạo tham gia liên quan đến việc sử dụng các quy trình ra quyết định khác nhau cho phép người khác có một mức độ tham gia nhất định đối với quyết định của người lãnh đạo
Đặc điểm của lãnh đạo tham gia là quá trình tham vấn, cùng ra quyết định, chia sẻ quyền lực, phân cấp quản lý, quản lý dân chủ
Hình thức lãnh đạo tham gia có thể được coi là một loại hành vi đặc trưng cho tính dân chủ, quyết định tập thể đối với các vấn đề hê trọng của một tổ chức
Nghiên cứu Lãnh đạo tham gia giúp ta hiểu rõ hơn lý do tại sao lãnh đạo hiệu quả lại quan trọng như vậy trong các tổ chức.
II CÁC BƯỚC KHI THỰC HIỆN QUI TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH
THEO HƯỚNG KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN THAM GIA.
A QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH
Trang 5Khi thực hiện qui trình ra quyết định các nhà lãnh đạo thực hiện các bước nhìn chung các nhà lãnh đạo thường thực hiện các bước sau, có thể các bước được chia nhỏ hoặc ghép lại
1 Xác định vấn đề cần ra quyết định
2 Xác định nguyên nhân;
3 Thu thập thông tin;
4 Đưa ra các phương án;
5 Đưa ra các tiêu chí đánh giá để đánh giá các phương án;
6 Lựa chọn phương án tối ưu và ra quyết định
7 Thực hiện quyết định, đánh giá điều chỉnh
B CƠ SƠ CỦA QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH DỰA TRÊN
KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN THAM GIA
Khi quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia thì sự tham gia của các cá nhân trong tổ chức ở các bước của quy trình ra quyết định chủ yếu thể hiện ở các nội dung sau:
Quá trình xác định và phân tích vấn đề là điều hết sức quan trọng để tìm
ra nguyên nhân từ đó mới có các giải pháp thích hợp; quá trình xác định các nguyên nhân và thu thập thông tin nếu có sự tham gia của các thành viên trong
tổ chức điều này giúp cho các thành viên trong tổ chức cùng nhà lãnh đạo có các phương án để lựa chọn phương án tốt nhất Có nhiều phương pháp phát triển các giải pháp khi có sự tham gia của các thành viên trong tổ chức như Phương pháp
“Brainstorming” phương pháp Quy trình sáng tạo
1 Người lãnh đạo đưa ra một dự thảo
Thường Người lãnh đạo đưa ra một dự thảo Như chúng ta đều biết trước khi đưa một vấn đề ra thảo luận lấy ý kiến, người chủ trì phải có những gợi ý, định hướng nhất định Để khuyến khích nhân viên tham gia vào một qui trình ra quyết định, người lãnh đạo cũng phải đưa ra một dự thảo và định hướng mọi
Trang 6người thảo luận hay tham vấn để đẫn đến một sự thống nhất trong tổ chức Dự thảo đó thường có dạng “ Để giải quyết vấn đề, chúng ta cần phải làm ….”
Dự thảo của người lãnh đạo đã bao hàm hướng giải quyết vấn đề để mọi người tham gia thảo luận, góp ý để đạt được mục đích
2 Tham vấn ý kiến của mọi người
Sau khi đưa ra một dự thảo, người lãnh đạo sẽ tiến hành lấy ý kiến tham vấn của mọi người:
+ Tham vấn ý kiến thường diễn ra không chính thức trong quá trình tiếp xúc lặp đi lặp lại với các nhân viên, cũng có thể trong một cuộc họp chính thức
+ Tham vấn có thể diễn ra trong một cuộc thảo luận ngắn trong hội trường, sau một cuộc họp hoặc một sự kiện xã hội, tại bữa trưa hoặc trên sân chơi thể thao
Hành vi tham vấn của các nhân viên có thể liên quan đến rất nhiều yếu tố trong các quy trình ra quyết định khác nhau, ví dụ như tham vấn ý kiến để phân tích một vấn đề, một sự lựa chọn giữa các giải pháp, hoặc tham vấn về một quyết định cuối cùng trong số các giải pháp được đưa ra sẵn
Hành vi tham gia của các nhân viên mang tính chất biến động, luôn thay đổi theo không gian và thời gian, họ có thể tham gia với cách thức ra quyết định, điều kiện áp dụng và mức độ hiều quả của quyết định
3 Tổng hợp ý kiến, lựa chọn giải pháp.
Kết quả quá trình tham vấn đưa đến cho chúng ta những lựa chọn khác nhau cho các qui trình ra quyết định Trách nhiệm của người lãnh đạo là phải lự chọn giải pháp nào được nhiều người ủng hộ nhất để đưa ra quyết định để đạt hiệu quả cao nhất
Thông thường người lãnh đạo phải đứng trước sự lựa chọn rất khó khăn vì kết quả của sự tham gia sẽ không đồng nhất, và sự lựa chọn thường phải dựa theo số đông và gần sát với mục tiêu mà dự thảo đưa ra
4 Thống nhất và ra quyết định
Trang 7Sau khi đã lựa chọn được giả pháp tối ưu nhất, công việc tiếp theo của Người lãnh đạo là tìm sự thống nhất để đưa ra quyết định
Thông thường công việc này được thực hiện dưới dạng “biểu quyết” để tìm sự chấp nhận của các nhân viên và việc ra quyết định chỉ là cụ thể hóa quá trình “lối kéo sự chấp thuận” của mọi người để cùng hướng vào mục tiêu chung III LẬP LUẬN VỀ QUAD TRÌNH VÀ LOẠI QUYẾT ĐỊNH BẠN THỦ
NGHIỆM VÀ GIẢI THÍCH LÝ DO:
Nếu nhân viên có thể chấp nhận quyết định của bạn mà không liên quan
gì vào việc ra quyết định, thì quyết định được xem như nằm trong “vùng chấp nhận được” của họ Nếu họ không thể chấp nhận quyết định của bạn, thì quyết định nằm ngoài “vùng chấp nhận được của họ
* Ở đây có 2 thử nghiệm :
- Thử nghiệm về sự liên quan : Trong kết quả của quyết định, nhân viên của bạn có đóng góp cá nhân gì?
- Thử nghiệm về trình độ chuyên môn : Nhân viên của bạn có tài chuyên môn nào để có thể hỗ trợ việc đưa ra một quyết định đúng đắn ?
* Lý do:
- Nếu nhân viên của bạn có đóng góp cá nhân và có thể đóng góp kiến thức chuyên môn nào đó vào tình huống quyết định, khi đó quyết định rơi vào ngoài vùng chấp nhận của họ,trong trường hợp như thế nhân viên nên được tham gia vào quá trình ra quyết định
- Ngược lại, nếu nhân viên không có đóng góp cá nhân trong quyết định
và không có tài chuyên môn gì đưa ra thì quyết định rơi trong vùng chấp nhận của họ, trong những tình huống quyết định như thế, nhân viên không nên được tham gia vào quá trình quyết định
- Để nhân viên tham gia vào những quyết định nằm trong vùng chấp nhận
là không có ý nghĩa, và thậm chí có thể phản tác dụng và gây ra sự bực
bội Những vấn đề khác cần quan tâm liên quan đến việc cho phép nhân viên
Trang 8tham gia vào việc ra quyết định là chất lượng của quyết định và, một lần nữa, mức độ chấp nhận quyết định của nhân viên
- Thời gian cần có để ra quyết định cũng ảnh hướng đến sự tham gia của những người khác vào quyết định Khi xem xét sự tham gia của người khác vào quyết định hay không bạn nên nghĩ đến chất lượng của quyết định quan trọng như thế nào đến bạn và tổ chức của bạn
- Bạn cũng nên lưu ý đến mức độ chấp nhận của nhân viên quan trọng như thế nào đến việc thực hiện quyết định có hiệu quả
- Nếu bạn gặp phải những hạn chế về thời gian thì bạn sẽ thấy khó mà thuyết phục người khác tham gia vào quá trình ra quyết định Rất đơn giản, khi bạn tự quyết định thì có thể bạn sẽ không mất nhiều thời gian để lấy quyết định, nhưng bạn sẽ phải mất nhiều thời gian hơn để giải thích, để có được sự tham gia của nhân viên vào thực hiện quyết định
- Ngược lại, càng có nhiều người tham gia vào việc ra quyết định thì càng mất nhiều thời gian hơn, nhưng sau đó thì việc thực hiện sẽ dễ dàng hơn và nhân viên sẽ sốt sắng thực hiện nhanh hơn
III NHỮNG ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ CỦA QUI TRÌNH
RA QUYẾT ĐỊNH THEO HƯỚNG KHUYẾN KHÍCH SỰ THAM GIA CỦA CÁC NHÂN VIÊN.
1 Những ưu điểm
Như chung ta đã biết Quyết định tham gia đem lại những lợi ích tiềm năng là: Quyết định có chất lượng cao, Quyết định được sự chấp nhận cao, mức độ hài lòng cao hơn của quá trình quyết định và phát triển hơn các kỹ năng ra quyết định Khi quyết định có sự tham gia thì tầm nhìn vấn đề được mở rộng hơn, xác thực hơn và rõ ràng hơn; có nhiều kiến thức, thông tin giải pháp được đưa ra hơn; huy động được trí tuệ tập thể, mọi thành viên tham gia được chia sẻ thu hút được sự quan tâm và cùng giải quyết của thành viên tham gia
- Chất lượng quyết định cao: Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá
trình ra quyết định có thể làm tăng chất lượng của quyết định khi các nhân viên
Trang 9tham gia sẽ cung cấp các thông tin và kiến thức mà người lãnh đạo thiếu, họ sẵn sàng hợp tác để tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề
- Sự chấp nhận quyết định: Sự tham gia của Nhân viên tức là họ đã có sự
ảnh hưởng đáng kể trong việc ra quyết định, và như vậy họ thường có xu hướng coi quyết định là của riêng mình Cảm nhận này sẽ làm tăng động lực thực hiện quyết định đó thành công Sự tham gia cũng giúp họ hiểu rõ hơn bản chất của vấn đề cần quyết định và điều đó giúp họ có thể giảm được sự hoài nghi và lo lắng về quyết định đó
- Mức độ hài lòng cao với quá trình quyết định: Khi các nhân viên
được khuyến khích tham gia, họ sẽ có cơ hội để thể hiện ý kiến và quan điểm của mình trước khi quyết định được đưa ra có thể mang lại hiệu quả có lợi cho
dù mức độ ảnh hưởng thực tế của các đối tượng tham gia với quyết định cuối cùng Họ sẽ có suy rằng họ đang được tôn trọng khi họ có cơ hội thể hiện ý kiến của mình về quyết định có ảnh hưởng đến bản thân họ Kết quả se mang lại mức
độ hài lòng cao hơn với quá trình ra quyết định
- Phát triển kỹ năng cho đối tượng tham gia: Khi được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định nhất là các quyết định phức tạp sẽ mang lại
sự phát triển kỹ năng cho các nhân viên, họ sẽ tự tin hơn trong cuộc sống và công việc Các nhân viên tham gia vào tất cả các quá trình phân tích nguyên nhân, đưa ra giải pháp khả thi, đánh giá các giải pháp và lập kế hoạch thực hiện giải pháp sẽ học hỏi được nhiều hơn các kỹ năng, kinh nghiệm trong quá trình
ra quyết định
2 Những hạn chế:
Sự tham gia của các nhân viên vào quá trình ra quyết định cũng có các mặt hạn chế
- Nếu đối tượng tham gia bất đồng về mục tiêu với người lãnh đạo thì sự hợp tác, chia sẻ sẽ khó có thể có được và nếu không có sự hợp tác, sự tham gia
có thể làm giảm, thay vì làm tăng chất lượng của quyết định
- Thời gian để ra quyết định có thể kéo dài
- Dễ theo hướng xuôi chiều đồng ý theo số đông có thể không tập trung trách nhiệm
Trang 10- Các biện pháp tham gia thường không rõ ràng nên bị hạn chế bởi các vấn đề về đánh giá và khó khăn trong việc xác định định hướng kết quả;
- Thường thì thiếu sự thống nhất của tất các nhân viên tham gia nên gây không ít những khó khăn cho quá trình lựa chon
- Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định thường phải mất nhiều thời gian nên đối với những vấn đề cần tính cấp thiết thì khuyến khích sự tham gia của nhân viên sẽ không phù hợp và rất có thể dẫn đến những hậu quả xấu
-
Sau khi nghiên cứu và thảo luận nhóm chúng tôi xin đưa ra một số nhận định sau:
Lãnh đạo tham gia liên quan đến nỗ lực của người quản lý để khuyến khích và hỗ trợ sự tham gia của các nhân viên vào quá trình ra quyết định
Sự tham gia có nhiều hình thức, từ điều chỉnh một quyết định dự thảo sau khi nhận được các ý kiến phản hồi, yêu cầu mọi người đưa ra đề xuất trước khi quyết định, cho đến yêu cầu các cá nhân và nhóm cùng đưa ra quyết định, cho phép mọi người đưa ra một quyết định nhưng có sự phê duyệt cuối cùng của người lãnh đạo
Khuyến khích các nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định thường
có mục đích là làm cho quyết định đó có chất lượng cao hơn, được chấp thuận
và hài lòng của nhân viên nhiều hơn và hiệu quả thực hiện được tốt hơn
Tuy nhiên, ngay cả khi không cần sự tham vấn của các nhân viên trước khi đưa ra quyết định thì người lãnh đạo vẫn nên làm như vậy vì có thể có lợi ích khác của sự tham gia
Qui trình ra quyết định theo hướng khuyến khích sự tham gia của các nhân viên đem lại những lợi ích tiềm năng nhưng nó cũng bộc lộ nhiều hạn chế nên việc áp dụng qui trình đó phải phù hợp với từng loại quyết định cụ thể
Nghiên cứu Qui trình ra quyết định theo hướng khuyến khích sự tham gia của các nhân viên ( Lãnh đạo tham gia) giúp ta định hướng các lựa chon ra