Quy trình thẩm định và xét duyệt cho vay tại quỹ tín dụng nhân dân trung ương

Quy trình thẩm định và xét duyệt cho vay tại Quỹ Tín dụng Trung ương Quy trình lựa chọn phân tích ở đây là quy trình nghiệp vụ cho vay đối với món vay thuộc thẩm quyền mức phán quyết của

QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH VÀ XÉT DUYỆT CHO VAY TẠI QUỸ

TÍN DỤNG NHÂN DÂN TRUNG ƯƠNG

Quản trị sản xuất và tác nghiệp là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra giá trị dưới dạng sản phẩm và dịch vụ thông qua việc chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra

Quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng được các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại nếu quản trị xấu sẽ làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản

Là nhà quản trị Ngân hàng,việc xác lập các quy trình tác nghiệp hợp lý sẽ nâng cao uy tín và hiệu quả hoạt động của Ngân hàng

Trong phạm vi nghiên cứu và với công việc thực tế của mình tôi lựa chọn Quy trình tác nghiệp để phân tích là: Quy trình thẩm định và xét duyệt cho

vay tại Quỹ Tín dụng Nhân dân Trung ương.

1 Giới thiệu về Quỹ Tín dụng Nhân dân Trung ương

Quỹ Tín dụng Nhân dân Trung ương (gọi tắt là Quỹ Tín dụng Trung ương -QTDTW) là loại hình Tổ chức Tín dụng hợp tác, hoạt động trong lĩnh vực Ngân hàng Quỹ Tín dụng Trung ương được thành lập năm 1995 theo quyết định số 162/QĐ-NH5 ngày 08/06/1995 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Vốn hoạt động của QTDTW chủ yếu là vốn hỗ trợ của Nhà nước, một phần là vốn góp của các thành viên là các Quỹ Tín dụng Cơ sở Hiện nay QTDTW có 26 chi nhánh hoạt động trên địa bàn 57 tỉnh thành phố Chức năng hoạt động của Quỹ Tín dụng Trung ương là:

- Điều hoà vốn và thực hiện các dịch vụ Ngân hàng đối với các Quỹ Tín dụng

Cơ sở

- Thực hiện một số hoạt động ngân hàng như các Ngân hàng thương mại để tăng cường năng lực tài chính thực hiện vài trò đầu mối của hệ thống Quỹ tín dụng Nhân dân

2 Quy trình thẩm định và xét duyệt cho vay tại Quỹ Tín dụng Trung ương

Quy trình lựa chọn phân tích ở đây là quy trình nghiệp vụ cho vay đối với món vay thuộc thẩm quyền mức phán quyết của Hội sở Trung ương – Tổng Giám đốc (Vượt thẩm quyền mức phán quyết của chi nhánh- Giám đốc chi nhánh)

* Quy định về thẩm quyền mức phán quyết của Giám đốc chi nhánh là:

- Đối với khách hàng là doanh nghiệp, hợp tác xã:

+ Mức cho vay tối đa đối với 1 khách hàng là 5 tỷ đồng, nhóm khách hàng có liên quan là 10 tỷ đồng;

+ Tổng mức cho vay và bảo lãnh tối đa đối với 1 khách hàng 8 tỷ đồng, nhóm khách hàng có liên quan là 20 tỷ đồng

- Đối với khách hàng là cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác, công ty hợp danh:

+ Mức cho vay tối đa đối với 1 khách hàng là 3 tỷ đồng, nhóm khách hàng có liên quan là 6 tỷ đồng;

+ Tổng mức cho vay và bảo lãnh tối đa đối với 1 khách hàng là 5 tỷ đồng, nhóm khách hàng có liên quan là 12 tỷ đồng

* Sơ đồ quy trình:

Nhận và

kiểm tra

hồ sơ

Giải ngân

Vốn vay

Họp hội đồng tín dụng CN

Cán bộ tín dụng

Trưởng phòng TD

Giám đốc CN

Bước 4 Bước 5

Bước 6

Xử lý của hội đồng tín dụng TW

Thẩm định món vay

CN ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay

* Mô tả quy trình:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Người thực hiện: Cán bộ tín dụng (CBTD)

b1/1 Khi khách hàng đề xuất nhu cầu vay vốn: CBTD tư vấn khách hàng về điều kiện vay vốn, chính sách cho vay của QTDTW; lựa chọn loại hình cho vay, thời hạn, hình thức bảo đảm tiền vay, điều kiện ràng buộc, lãi suất… cho phù hợp,

b1/2 Hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn theo các quy định hiện hành của pháp luật và của QTDTW

b1/3 Nhận và kiểm tra hồ sơ: Thông thường khi khách hàng vay vốn lần đầu, cán bộ tín dụng phải nhận và kiểm tra các loại giấy tờ sau:

+ Giấy tờ phản ánh tư cách pháp lý của khách hàng;

+ Giấy tờ phản ánh tình hình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh; + Giấy tờ phản ánh dự án/phương án vay vốn;

+ Giấy tờ phản ánh tài sản bảo đảm tiền vay

Nếu hồ sơ không đủ điều kiện sẽ trả lại khách hàng Nếu hồ sơ đủ điều kiện

sẽ được tiếp nhận thẩm định

Bước 2: Thẩm định món vay

Người thực hiện:

+ Cán bộ tín dụng

+ Trưởng phòng nghiệp vụ tín dụng

+ Giám đốc/phó giám đốc phụ trách tín dụng

Nội dung và trình tự thẩm định: thực hiện trên 3 nguồn thông tin: hồ sơ tài

liệu khách hàng cung cấp, khảo sát thực tế, các nguồn thông tin khác

b2.1 Thẩm định của cán bộ tín dụng

Thẩm định hồ sơ tài liệu do khách hàng cung cấp: Kiểm tra tính đầy đủ, hợp

lệ, hợp pháp, sự phù hợp giữa các loại giấy tờ; phân tích năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự của khách hàng; kiểm tra, phân tích các phương pháp tính toán, các số liệu báo cáo; đánh giá năng lực tài chính, năng lực sản xuất kinh doanh…

Khảo sát thực tế: việc khảo sát thực tế nhằm xác định tính xác thực của hồ sơ

tài liệu do khách hàng cung cấp, ghi chép lại hoặc lập biên bản có xác nhận của hai bên

Thông tin từ các nguồn khác: thu thập và thẩm định các nguồn thông tin liên

quan như từ Trung tâm thông tin tín dụng (CIC), kiểm toán, cơ quan chủ quản, chính quyền địa phương, các ngân hàng khác, quan hệ với bạn hàng, dư luận xã hội, báo chí…

Sau khi thẩm định xong CBTD viết tờ trình thẩm định gửi Trưởng phòng tín dụng

B2.2 Trưởng phòng tín dụng có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ, nội dung thẩm định và các thông tin về khách hàng vay vốn, trưởng phòng tín dụng phải trực tiếp thẩm định lại hoặc giao cho một cán bộ tín dụng khác (CBTD 2) thực hiện tái thẩm định

Quá trình thẩm định của phòng tín dụng phải đưa ra được ý kiến về các nội dung:

+ Khoản vay có đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật

và của QTDTW không?

+ Khoản vay có tính khả thi và hiệu quả không?

+ Khách hàng có đủ khả năng trả nợ gốc và lãi không?

+ Tài sản bảo đảm có đáp ứng được các điều kiện của QTDTW không?

+ Trường hợp xấu nhất xảy ra , rủi ro dự kiến ở mức nào?

Khi quá trình thẩm định của phòng tín dụng hoàn tất, Trưởng phòng tín dụng ghi rõ ý kiến cho vay hay không cho vay và trình toàn bộ hồ sơ lên Giám đốc chi nhánh

B2.3 Giám đốc chi nhánh kiểm tra lại các thông tin trên hồ sơ của khách hàng

và báo cáo thẩm định của Phòng tín dụng, nếu thấy thông tin chưa rõ ràng hoặc chưa đủ tin cậy thì yêu cầu Phòng tín dụng làm rõ thông tin hoặc có thể trực tiếp đi thẩm định lại nếu xét thấy cần thiết

Thời gian thẩm định tại chi nhánh tối đa không quá 10 ngày làm việc đối với cho vay ngắn hạn và không quá 30 ngày làm việc đối với cho vay trung, dài hạn kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ của khách hàng

Bước 3: Họp Hội đồng tín dụng chi nhánh

Do món vay vượt thẩm quyền phán quyết của Chi nhánh nên Giám đốc chi nhánh phải tổ chức họp Hội đồng Tín dụng Chi nhánh để xem xét

Trường hợp đồng ý thì chi nhánh làm văn bản trình lên Hội đồng tín dụng Trung ương

Bước 4: xử lý của Hội đồng tín dụng Trung ương (HĐTD TW)

Phòng tín dụng Hội sở Trung ương tiếp nhận và kiểm tra tính đầy đủ hợp pháp của hồ sơ vượt quyền phán quyết của chi nhánh và gửi các thành viên HĐTD TW

HĐTD TW họp xem xét, lập biên bản và ra Nghị quyêt về việc đồng ý cho vay hay không đồng ý cho vay

Chủ tịch HĐTD TW ký văn bản thông báo về cho chi nhánh Thời gian bước này là 3 ngày

Bước 5: Ký kết hợp đồng

Nếu được HĐTD TW thông báo chấp thuận cho vay, CBTD chi nhánh soạn thảo hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay trình Trưởng phòng tín dụng và Giám đốc ký kết với khách hàng

Nếu HĐTD TW thông báo không chấp thuận cho vay, chi nhánh làm văn bản thông báo và trả lại hồ sơ cho khách hàng

Bước 6: Chi nhánh thực hiện giải ngân vốn vay.

3 Những bất cập (nhược điểm) của Quy trình đối với công tác quản lý:

- Có quá nhiều cấp tham gia thẩm định và xét duyệt cho vay gây lãng phí lao động:

Quá trình xét duyệt cho vay đối với món vay vượt quyền phán quyết phải qua Cấp Hội đồng tín dụng chi nhánh là không cần thiết Các thành viên Hội đồng tín dụng là thành viên kiêm nhiệm nên một số thành viên không nắm rõ tình hình khách hàng; mặt khác nhiều thành viên không có nghiệp vụ về tín dụng nên không có tác dụng trong kiểm tra xem xét món vay Trong khi đó tại chi nhánh đã qua 3 khâu thẩm định Việc quy định thông qua Hội đồng tín dụng chi nhánh không cần thiết mà chỉ gây lãng phí lao động

- Thời gian giải quyết một món vay dài làm giảm sự hài lòng của khách hàng, làm giảm tính cạnh tranh của sản phẩm dịch vụ:

Chất lượng sản phẩm dịch vụ thể hiện ở sự hài lòng của khách hàng Khách hàng vay bao giờ cũng có nhu cầu muốn giải quyết được món vay nhanh chóng

Thời gian thẩm định ở cấp chi nhánh là 10 ngày (đối với vay ngắn hạn)/ 30 ngày (đối với vay trung, dài hạn) là quá dài trong khi đó không phân định thời gian cụ thể cho từng khâu, từng bước Đối với Hội sở TW thời gian giải quyết

là 3 ngày; thời gian bước 5 soạn thảo và ký kết hợp đồng không quy định Do vậy, tổng thời gian thực tế để giải quyết một món vay (ngắn hạn) tối thiểu sẽ phải 13 ngày Mặt khác việc bố trí trình tự thẩm định trong bước 2 không hợp lý: cán bộ tín dụng 1 thẩm định xong mới chuyển cho Trưởng phòng/cán bộ tín dụng 2 thẩm định, sau đó mới chuyển cho Giám đốc chi nhánh làm cho thời gian thẩm định kéo dài

Điều này làm cho khách hàng chờ đợi lâu sẽ mất cơ hội kinh doanh, ngân hàng sẽ mất dần khách hàng Thời gian giải quyết một món vay lâu đồng

nghĩa với chất lượng sản phẩm, dịch vụ kém; tính cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ kém

- Quá nhiều cấp tham gia vào quá trình thẩm định, xét duyệt cho vay nhưng không phân định rõ trách nhiệm làm cho chất lượng món vay không cao, rủi ro dễ xảy ra, lãng phí lao động: do có quá nhiều cấp tham gia

vào quy trình thẩm định, xét duyệt trong khi trách nhiệm của các cá nhân trong từng khâu chưa được quy định rõ ràng nên mặc dù qua nhiều bước nhưng mỗi người không nhận thấy trách nhiệm của mình: cấp dưới nghĩ rằng

sẽ còn nhiều cấp thẩm định xem xét lại, cấp trên nghĩ rằng đã có nhiều người cấp dưới xem xét kỹ rồi và cuối cùng ai cũng nghĩ rằng vấn đề này không phải trách nhiệm của mình làm cho món vay dễ rủi ro, mặt khác gây lãng phí lao động

- Ngoài ra còn một bất cập nữa liên quan đến bước 4 của quy trình là:

bước xử lý của Hội đồng tín dụng trung ương do quy định thẩm quyền phán quyết giống nhau đối với tất cả các chi nhánh (mức thấp) nên lượng hồ sơ vượt quyền phán quyết gửi lên cấp Trung ương nhiều, có thời điểm nhiều hồ

sơ ở các chi nhánh gửi lên cùng một lúc gây ùn tắc Thời gian chờ đợi của khách hàng lâu hơn

4 Những đề xuất về cải thiện quy trình:

- Giảm bớt cấp trung gian tham gia vào quá trình thẩm định xét duyệt cho vay:

Để tinh gọn quy trình , tiết giảm chi phí lao động ta nên bỏ cấp Hội đồng tín dụng chi nhánh vì tại chi nhánh đã có phòng tín dụng thẩm định trực tiếp qua

2 người, ta chỉ cần giao trách nhiệm rõ ràng thì chất lượng món vay vẫn được đảm bảo

Hội đồng tín dụng chi nhánh chỉ xem xét đối với những món vay thuộc thẩm quyền phán quyết của chi nhánh (như món vay có tính phức tạp/món vay có mức vay lớn phải đưa ra hội đồng tín dụng chi nhánh nhưng chưa tới mức phải đưa ra hội đồng tín dụng trung ương)

- Rút ngắn thời gian giải quyết món vay để đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm: bố trí cán bộ hợp

lý ở bước 2 và quy định thời gian cụ thể cho từng khâu, từng cấp trong quy trình ta có thể rút ngắn thời gian thẩm định Cụ thể sau khi nhận đủ hồ sơ, CBTD 1 và Trưởng phòng tín dụng/CBTD 2 cùng thẩm định song song đồng thời nhưng độc lập với nhau như vậy vẫn đảm bảo tính khách trong khâu thẩm định mà lại rút ngắn được thời gian Ta cũng sẽ quy định rõ thời gian ở khâu này chỉ cần 3 ngày, cấp giám đốc chi nhánh 2 ngày, Hội sở Trung ương

2 ngày, Chi nhánh lập hợp đồng tín dụng 1 ngày Như vậy tổng thời gian giải quyết đối với món vay ngắn hạn (cả chi nhánh và trung ương) chỉ còn 8 ngày

Để hỗ trợ quá trình thu thập thông tin được nhanh chóng cần trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc và công nghệ hiện đại cho cán bộ như mỗi cán bộ trong quy trình phải có 1 máy tính xách tay để thuận tiện cho quá trình làm việc kể cả khi ở ngoài cơ quan, máy tính có nối mạng internet, kết nối với doanh nghiệp để nhận các báo cáo, dữ liệu; thu thập, trao đổi thông tin được nhanh chóng…

- Phân định rõ trách nhiệm cho từng cán bộ trong quy trình để đảm bảo chất lượng món vay, hạn chế rủi ro:

CBTD 1 chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, hợp pháp hợp lệ của hồ sơ, kiểm tra các số liệu tính toán trong hồ sơ, thẩm định các thông tin ban đầu

Trưởng phòng tín dụng/CBTD 2 chịu trách nhiệm thẩm định khảo sát thực tế khách hàng

CBTD và trưởng phòng tín dụng chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực về nội dung báo cáo trên tờ trình thẩm định

Giám đốc chi nhánh trên cơ sở báo cáo của phòng tín dụng, phân tích thông tin và chịu trách về quyết định của mình

Từng thành viên trong Hội đồng tín dụng Trung ương chịu trách nhiệm về ý kiến trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình Tổng giám đốc sẽ chịu trách nhiệm về quyết định cuối cùng của mình

- Giao mức thẩm quyền phán quyết cho vay theo chất lượng hoạt động của mỗi chi nhánh:

Để nâng cao tính chủ động, tự chịu trách nhiệm và tạo cho các chi nhánh có tinh thần phấn đấu thi đua nâng cao chất lượng tín dụng thì khi cải tiến quy trình ta cần kết hợp với việc sửa đổi quy định về thẩm quyền mức phán quyết cho vay bằng cách giao mức phán quyết khác nhau cho các chi nhánh căn cứ vào chất lượng hoạt động dựa trên một số tiêu chí như: tỷ lệ nợ xấu, số tiền phải xử lý rủi ro hàng năm, trình độ của cán bộ phòng tín dụng, năng lực của cấp lãnh đạo chi nhánh, mức độ chấp hành các quy chế tín dụng…Các tiêu chí trên được đánh giá hàng năm và làm căn cứ để giao mức thẩm quyền phán quyết Những chi nhánh có chất lượng hoạt động tốt thì mức phán quyết cho vay được giao cao hơn Như vậy giảm được số lượng món vay phải chuyển lên cấp Trung ương xét duyệt mà vẫn đảm bảo an toàn trong cho vay

Giảm thời gian giải quyết món vay, tinh gọn quy trình, cơ chế tín dụng hợp lý

sẽ là yếu tố giúp ngân hàng giảm chi phí, giảm lãi suất cho vay, tăng khả năng cạnh tranh.

* Quy trình cải tiến như sau

Nhận và

kiểm tra

hồ sơ

Giải ngân

Vốn vay

Cán bộ tín dụng 1 Trưởng phòng TD/Cán bộ TD 2 Giám đốcCN

Bước 3 Bước 4

Bước 5

Xử lý của hội đồng tín dụng Trung ương

Thẩm định món vay

CN ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay

II Áp dụng kiến thức môn học vào quản trị hoạt động doanh nghiệp

Ta biết rằng doanh nghiệp muốn tăng lợi nhuận thì chỉ có thể tăng doanh thu hoặc giảm chi phí Tuy nhiên việc tăng doanh thu là khó khăn vì nó liên quan đến các yếu tố bên ngoài, khả năng cạnh tranh… Cách tốt nhất và đem lại hiệu quả cao nhất là giảm chi phí, tinh gọn quy trình sản xuất, cắt giảm những khâu thừa

Nghiên cứu quy trình sản xuất và tác nghiệp giúp cho doanh nghiệp có thể áp dụng các chiến lược, biện pháp cải tiến như hợp lý hoá quy trình tác nghiệp, đầu tư công nghệ hiện đại, đào tạo cán bộ, lập kế hoạch dự trữ, nâng cao chất lượng để giảm chi phí, tăng năng suất, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, cụ thể:

1 Hợp lý hoá các quy trình nghiệp vụ:

- Cải tiến quy trình thẩm đinh và xét duyệt cho vay như đã phân tích ở điểm

4 phần I sẽ tiết giảm được lao động, giảm chi phí tạo điều kiện hạ lãi suất, cạnh tranh về giá

- Áp dụng vào quy trình thu chi tiền mặt: nếu bố trí dây thu riêng, dây chi riêng thì sẽ có lúc dây thu làm không hết việc, khách hàng phải chờ đợi, dây chi ngồi chơi Vì vậy, bố trí hợp lý bằng cách không phân tách riêng dây thu, dây chi mà gộp làm một sẽ không phải trả chi phí cho những người ngồi chơi, mặt khác giải quyết được nhanh chóng cho khách hàng

Đó cũng chính là việc áp dụng quản lý sản xuất theo phương pháp LEAN để giúp Ngân hàng rút ngắn thời gian sản xuất, giảm chi phí sản xuất

2 Vấn đề tăng năng suất lao động

Tác nghiệp là một bộ phận mà doanh nghiệp phải bỏ nhiều chi phí nhất vì vậy muốn giảm chi phí ta phải cải tiến quá trình tác nghiệp, tăng năng suất