Với yêu cầu của đề bài như trên, tôi xin trình bày bài tập cá nhân của mình bằng một bản báo cáo về đơn vị nơi tôi đang công tác với các nội dung chính sau: Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hò
Trang 1Quy trình thẩm định dự án đầu tư tại Sở Kế hoạch Đầu Tư Hòa Bình
Qua quá trình học tập, trao đổi và nghiên cứu môn Quản trị hoạt động Với yêu cầu của đề bài như trên, tôi xin trình bày bài tập cá nhân của mình bằng một bản báo cáo về đơn vị nơi tôi đang công tác với các nội dung chính sau:
Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hòa Bình là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về kế hoạch và đầu tư bao gồm các lĩnh vực:
- Tham mưu tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, và đầu tư; Tổ chức thực hiện và kiến nghị, đề xuất về cơ chế, chính sách quản lý kinh tế xã hội trên địa bàn; Đầu tư trong nước, ngoài nước ở địa phương ; Quản
lý các nguồn vốn hỗ trợ phát triển (ODA), đấu thầu, đăng ký kinh doanh trong phạm vi địa phương; Các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Sở theo quy định của pháp luật; Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước chuyên ngành theo quy định của pháp luật và phân công của UBND tỉnh
Với vai trò là Sở đầu mối tham mưu giúp UBND tỉnh thẩm định các dự án đầu tư sử dụng vốn ngân sách Nhà nước … Sau khi được học tập, nghiên cứu môn Quản trị hoạt động, tôi nhân thấy Sở tôi còn có một số quy trình làm việc chưa được phù hợp và cần phải được cải tiến để rút ngắn thời gian thẩm định dự
án đầu tư; tăng hiệu quả sử dụng đồng vốn Để áp dụng những kiến thức đã
được học tôi lựa chọn Quy trình thẩm định dự án đầu tư để nghiên cứu: Theo quy định dự án nhóm C thẩm định trong thời gian 20 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ:
I Mô tả tóm tắt quy trình thẩm định dự án đầu tư:
- Chủ đầu tư ký Tờ trình thẩm định dự án đầu tư gửi đến Sở Kế hoạch và Đầu tư qua đường bưu điện (3 ngày đến Sở)
- Bưu điện chuyển Tờ trình qua văn thư của Sở; hồ sơ dự án và các tài liệu liên quan gửi đến phòng chuyên môn theo phân công nhiệm vụ mà Giám
Trang 2đốc Sở đã phân cho các phòng; văn thư của Sở vào sổ công văn đến và trình văn bản lên Giám đốc Sở duyệt (2 ngày đến bàn làm việc của Giám đốc Sở)
- Giám dốc Sở ký duyệt văn bản chuyển cho phòng chuyên môn nghiên cứu thẩm định (1 ngày phê duyệt trong trường hợp Giám đốc không đi họp)
- Sau khi nhận được Tờ trình có chữ ký giao việc của Giám đốc Sở, Trưởng phòng chuyên môn tiếp tục nghiên cứu và giao cho chuyên viên trực tiếp phụ trách nghiên cứu(1 ngày phê duyệt trong trường hợp Trưởng phòng không đi họp)
- Sau khi chuyên viên nhận được Tờ trình có chữ ký giao việc của Trưởng phòng mới bắt đầu nghiên cứu đến hồ sơ và các tài liệu kèm theo (1 ngày nếu chỉ phụ trách 1 dự án);
- Đến lúc này sẽ có một số tình huống thường xảy ra; tài liệu trong hồ sơ trình thẩm định không đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định; chuyên viên yêu cầu chủ đầu tư bổ sung tài liệu (Chủ đầu tư nào tích cực thì mất 2 ngày bổ sung xong);
- Sau khi chủ đầu tư bổ sung tài liệu đầy đủ theo quy định thì chuyên viên
sẽ soạn văn bản của Sở xin ý kiến thẩm định thiết kế cơ sở của Sở quản lý chuyên ngành (Thời gian xin ý kiến tối đa là 10 ngày);
- Sau khi có ý kiến thẩm định thiết kế cơ sở của Sở quản lý chuyên ngành chuyên viên tổng hợp cùng với ý kiến thẩm định của cá nhân; trường hợp hồ sơ đảm bảo chất lượng thì dự thảo Tờ trình trình UBND tỉnh phê duyệt; không đảm bảo thì dự thảo văn bản yêu cầu chủ đầu tư chỉnh sửa, bổ sung trước khi trình UBND tỉnh phê duyệt (1 ngày kể từ khi nhận được ý kiến thẩm định của Sở chuyên ngành)
II Các bất cập và hạn chế của quy trình:
Qua việc mô ta quy trình ở trên chúng ta thấy rằng từ khi chủ đầu tư ký văn bản trình duyệt, đến lúc chuyên viên xử lý hồ sơ là khoảng thời gian mất 8 ngày làm việc; khoảng thời gian này là khoảng thời gian thuộc về thủ tục hành
Trang 3chính, gây lãng phí về thời gian Tốn nhiều nhân lực và thời gian vì đường đi của văn bản phải qua nhiều nơi
- Ứng dụng công nghệ thông tin chưa triệt để, việc nhân viên cập nhật vào phần mềm chỉ được sử dụng khi truy tìm số của văn bản và trích yếu chứ không xem được nội dung
- Hậu quả dẫn đến chậm tiến độ giải ngân các dự án; chúng ta đều biết rằng có rất nhiều dự án sử dụng vốn vay của nước ngoài, nếu chậm về thủ tục đầu tư thì Chính phủ phải trích tiền thuế của nhân dân đóng góp để trả lãi và trả phí để các tổ chức cho vay họ quản lý khoản tiền chưa được giải ngân này Cải cách thủ tục hành chính không chỉ trong lĩnh vực đầu tư mà trên các lĩnh vực của nền kinh tế đang được Chính phủ hết sức quan tâm;
III Quy trình này cần cải thiện một số điểm để rút ngắn thời gian thẩm định dự án.
- Đối với Tờ trình chủ đầu tư: Ứng dụng công nghệ thông tin mạnh hơn nữa, sửa đổi lại phần mềm quản lý công văn công việc theo hướng có thể scan được nội dung văn bản và nhân viên văn thư chi cần đính kèm vào văn bản trên phần mềm Lãnh đạo Sở căn cứ vào đó chuyển văn bản đến từng phòng theo nhiệm vụ đã được phân công Văn bản bằng giấy sau khi scan xong sẽ được lưu trữ để làm căn cứ
- Đối với Hồ sơ dự án: Yêu cầu chủ đầu tư nộp ngay tại bộ phận 1 cửa của Sở; các phòng chuyên môn cử cán bộ nhận hồ sơ theo lĩnh vực phòng phụ trách; kiểm tra các tài liệu kèm theo theo quy định; nếu thấy tài liệu đảm bảo mới nhận
hồ sơ; sau khi nhận hồ sơ dự thảo văn bản xin ý kiến Sở chuyên ngành ngay; khi nhận được văn bản giao việc của Giám đốc và Trưởng phòng có thể gửi văn bản xin ý kiến ngay;
- Quá trình kiểm soát ngay từ ban đầu là hết sức quan trọng, giúp chủ đầu
tư sớm phát hiện những thủ tục còn thiếu theo quy định, rút ngắn thời gian phê duyệt dự án
Câu 2:
Trang 4Sau khi học xong môn quản trị hoạt động Tôi thấy có một số điểm có thể
áp dụng nhằm cải thiện công việc của Tôi đó là:
+ Các lãng phí về thời gian do thủ tục hành chính và do người quản lý mang lại là hoàn toàn có thể điều chỉnh; điều quan trọng nhất là nhận biết ra vấn
đề chúng ta đang gặp phải ở đây là gì? Vấn đề ở cơ quan tôi hiện nay tuy rằng
đã thể chế thành quy trình nhưng chưa quy định cụ thể thời gian cho từng tác nghiệp, dẫn đến hậu quả rất nghiêm trọng là mất 8 ngày làm việc mới đến được người thụ lý hồ sơ;
+ Để tránh tình trạng chủ đầu tư nộp thiếu tài liệu theo quy định; niêm yết công khai danh mục tài liệu theo từng lạo hình dự án đầu tư Đẩy nhanh tiến độ thi công, tiến độ giải ngân; sớm đưa công trình vào khai thác sử dụng là mang lại hiệu quả kinh tế cao; tiến độ thi công các công trình lớn như thủy điện Sơn
La được lập cho từng ngày; Thủ tướng Chính phủ có cơ chế riêng cho công trình; điều đó 1 lần nữa quá trình tác nghiệp sản xuất là hết sức quan trọng; nó quyết định hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp của Đại học Griggs.
2 Slide bài giảng quản trị sản xuất và tác nghiệp.
3 Thông tin truy cập qua internet.