Lập phiếu đề nghị tiếp quỹ: - Giao dịch viên hoặc Thủ quỹ của PGD căn cứ hạn mức tiền mặt của Phòng và nhu cầu thực tế tại Phòng từng thời điểm để lập phiếu đề nghị tiếp quỹ Đối với việc
Trang 1QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP TIẾP QUỸ VÀ HOÀN QUỸ TIỀN MẶT GIỮA CHI NHÁNH (CN) VÀ PHÒNG GIAO DỊCH (PGD) TẠI NGÂN HÀNG
TMCP BAOVIET BANK
I/ ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
- Quy trình này hướng dẫn thủ tục về việc tiếp quỹ, hoàn quỹ giữa CN và các PGD trực thuộc trong hệ thống Baoviet Bank
- Quy trình này được áp dụng đối với các đơn vị kinh doanh trong toàn hệ thống Baoviet Bank
II/ CĂN CỨ PHÁP LÝ
1/ Văn bản pháp luật:
- Luật Dân sự 2005
- Quyết định số 60/2006/NHNN về chế độ giao nhận bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá ký ngày 27/12/2006 của Thống Đốc NHNNVN
2/ Văn bản của Baoviet Bank:
- Quy định 1294/QĐ-NQ của TGĐ ký ngày 02/06/2009 về Ngân quỹ
III/ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ:
1 Tiếp quỹ: là việc CN/PGD căn cứ vào yêu cầu hoạt động giao dịch tiền mặt hàng ngày và hạn mức tồn quỹ tiền mặt cuối ngày được giám đốc chi nhánh phê chuẩn để điều tiền về PGD đầu ngày và trong ngày làm việc nhằm đảm bảo nhu cầu chi trả tiền mặt cho khách hàng
2 Hoàn quỹ: là việc PGD điều tiền mặt về CN trong ngày hoặc cuối ngày làm việc
Trang 23 Hạn mức tồn quỹ: là số tiền mặt tối đa mà Gíam đốc chi nhánh được quyền quy định cho từng loại tiền mà các PGD được duy trì tại quỹ tiền mặt của mình nhằm đảm bảo nhu cầu chi trả tiền mặt trong ngày cho khách hàng
4 Lập phiếu hạch toán: là việc Thủ quỹ/ giao dịch viên hạch toán trên hệ thống Core Banking (T24) của Baoviet Bank (bao gồm các bút toán liên quan đến việc tiếp quỹ, hoàn quỹ giữa CN/PGD và ký lên chứng từ hạch toán trước khi trình Kiểm soát/Trưởng phòng phê duyệt)
5 Phê duyệt: là việc Trưởng phòng/Kiểm soát chấp nhận và ký kiểm soát trên chứng từ (kiểm tra tính nhất quán trên chứng từ, trên phần mềm Core Banking và tiền mặt thực tế)
IV/ LƯU ĐỒ NGHIỆP VỤ TIẾP QUỸ ĐẦU NGÀY GIỮA CHI NHÁNH VỚI CÁC PHÒNG GIAO DỊCH
Trang 3I. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TIẾP QUỸ ĐẦU NGÀY GIỮA CHI NHÁNH
VÀ PHÒNG GIAO DỊCH
1. Lập phiếu đề nghị tiếp quỹ:
- Giao dịch viên hoặc Thủ quỹ của PGD căn cứ hạn mức tiền mặt của Phòng
và nhu cầu thực tế tại Phòng từng thời điểm để lập phiếu đề nghị tiếp quỹ (Đối với việc tiếp quỹ đầu ngày: Phiếu đề nghị tiếp quỹ được lập vào cuối ngày hôm trước nhưng ngày ghi trên phiếu là ngày tiếp quỹ, tức là ngày
Trang 4làm việc tiếp theo) Trên Phiếu đề nghị tiếp quỹ phải có đầy đủ các yếu tố: Ngày, tháng, năm tiếp quỹ; Tên và địa chỉ PGD đề nghị tiếp quỹ; Số tiền tiếp quỹ bằng số và bằng chữ; Họ tên và chữ ký của Giao dịch viên hoặc Thủ quỹ đề nghị tiếp quỹ
- Phê duyệt Phiếu đề nghị tiếp quỹ: Sau khi nhận Phiếu đề nghị tiếp quỹ do Giao dịch viên/ Thủ quỹ trình lên, Trưởng Phòng giao dịch/Kiểm soát viên hoặc Trưởng bộ phận Dịch vụ Khách hàng của PGD xem xét và ký kiểm soát trên Phiếu, đồng thời giao Nhân viên kiểm ngân của Chi nhánh chuyển
về Chi nhánh thực hiện việc tiếp quỹ
- Nhân viên kiểm ngân của Chi nhánh nhận Phiếu đề nghị tiếp quỹ của Phòng giao dịch, chuyển về Chi nhánh bàn giao cho Thủ quỹ của phòng Dịch vụ Khách hàng, chuẩn bị thủ tục tiếp quỹ cho đầu ngày hôm sau
2. Hạch toán và giao tiền cho Phòng Giao dịch:
- Đầu ngày làm việc tiếp theo, Thủ quỹ tại Chi nhánh lập phiếu hạch toán chuyển tiền nội bộ cho Phòng Giao (theo hướng dẫn hạch toán kế toán trên T24)
- Thủ quỹ thực hiện in phiếu hạch toán, ký tên và chuyển Trưởng phòng hoặc Kiểm soát viên ký kiểm soát và phê duyệt trên T24
- Trưởng phòng, Kiểm soát viên kiểm tra nội dung trên phiếu hạch toán, nếu đúng thì ký kiểm soát trên phiếu và phê duyệt trên T24, trường hợp phiếu hạch toán chưa đúng sẽ chuyển trả Thủ quỹ điều chỉnh
- Sau khi ký phiếu hạch toán và phê duyệt trên T24, Trưởng phòng hoặc Kiểm soát viên phòng Dịch vụ Khách hàng tại Chi nhánh chuyển trả phiếu cho Thủ quỹ Thủ quỹ lập Bảng kê các loại tiền chi, ký tên lên bảng kê, chuẩn bị thùng tiền và giao cho Nhân viên kiểm ngân để mang đi tiếp quỹ cho PGD
- Nhân viên kiểm ngân nhận tiền, ký tên vào Sổ giao nhận tiền và mang tiền niêm đã phong đi giao cho Phòng Giao dịch bằng xe chuyên dụng của NH
3. Nhận tiền từ Chi nhánh, hạch toán và chuyển quỹ cho Giao dịch viên:
Trang 5- Giao dịch viên chính hoặc Thủ quỹ tại PGD nhận tiền từ Nhân viên kiểm ngân, ký nhận trên sổ giao nhận quỹ giữa CN và PGD, đồng thời thực hiện hạch toán nhập quỹ trên T24 theo hướng dẫn hạch toán kế toán Giao dịch viên chính, Thủ quỹ in phiếu hạch toán, ký tên và chuyển Trưởng phòng, Kiểm soát viên ký kiểm soát, phê duyệt trên T24
- Kiểm soát viên kiểm tra và ký lên phiếu chi tiền và phê duyệt bút toán trên T24
- Giao dịch viên chính thực hiện việc chuyển quỹ cho các Giao dịch viên trong PGD
II. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TIẾP QUỸ TRONG NGÀY
Trong ngày, khi phát sinh nhu cầu tiền mặt, Phòng Giao dịch lập phiếu đề nghị
tiếp quỹ và thực hiện hiện các bước như quy trình tiếp quỹ đầu ngày Tuy nhiên, Phòng Giao dịch không cần mang Phiếu đề nghị tiếp quỹ về Chi nhánh
mà Trưởng phòng hoặc Kiểm soát viên thực hiện thông báo nhu cầu tiếp quỹ cho Chi nhánh bằng điện thoại hoặc fax Nhân viên kiểm ngân của Chi nhánh khi giao tiền mặt cho Phòng Giao dịch sẽ nhận Phiếu đề nghị tiếp quỹ trong ngày mang về giao lại cho Thủ quỹ bổ sung chứng từ
III. LƯU ĐỒ NGHIỆP VỤ HOÀN QUỸ CUỐI NGÀY TỪ PHÒNG GIAO DỊCH VỀ CHI NHÁNH
Trang 6IV. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN GIAO DỊCH HOÀN QUỸ CUỐI NGÀY TỪ PHÒNG GIAO DỊCH VỀ CHI NHÁNH
1. Kiểm đếm, niêm phong tiền:
- Cuối ngày giao dịch, Giao dịch viên chính hoặc Thủ quỹ tại PGD thực hiện nhận hoàn quỹ từ các Giao dịch viên về quỹ của mình, sau đó tiến hành kiểm toàn bộ quỹ tiền mặt của PGD Trưởng PGD, Trưởng bộ phận Dịch vụ Khách hàng hoặc Kiểm soát viên, theo sự phân công sẽ tham gia kiểm quỹ cùng Giao dịch viên chính hoặc Thủ quỹ, bảo đảm tiền trên sổ sách khớp đúng với tiền mặt thực tế tại PGD
Trang 7- Các thành viên tham gia kiểm đếm tiền ký niêm phong dán lên thùng tiền nộp về CN hoặc điểm nhận tiền quy định của CN
2. Lập phiếu hoàn quỹ, bảng kê tiền và hạch toán chuyển quỹ, giao quỹ về CN:
- Căn cứ Hạn mức tiền mặt của PGD và nhu cầu thực tế từng thời điểm, Giao dịch viên chính hoặc Thủ quỹ của PGD lập phiếu đề nghị hoàn quỹ về nộp tại CN Trên Phiếu đề nghị hoàn quỹ phải có đầy đủ các yếu tố: Ngày, tháng, năm hoàn quỹ; Tên và địa chỉ Phòng Giao dịch hoàn quỹ; Số tiền hoàn quỹ bằng số và bằng chữ; Họ tên và chữ ký của Giao dịch viên chính hoặc Thủ quỹ đề nghị hoàn quỹ
- Việc hoàn quỹ cuối ngày chia hai trường hợp: Hoàn quỹ đối với số tiền trong hạn mức để đầu ngày hôm sau tiếp quỹ cho PGD (Tiền trong thùng mang về gửi tại kho tiền của CN hoặc điểm nhận tiền quy định của CN) và hoàn quỹ đối với số tiền vượt hạn mức (nộp về quỹ chính của CN)
- Giao dịch viên chính hoặc Thủ quỹ tại PGD tiến hành hạch toán hoàn quỹ trên T24 theo hướng dẫn hạch toán kế toán
- Giao dịch viên chính hoặc Thủ quỹ in và ký Phiếu đề nghị hoàn quỹ, trình phê duyệt Trưởng PGD, Kiểm soát viên hoặc Trưởng bộ phận Dịch vụ Khách hàng của Phòng Giao dịch kiểm tra các nội dung và ký phiếu, giao Nhân viên kiểm ngân của CN chuyển về Thủ quỹ tại CN
- Giao dịch viên chính hoặc Thủ quỹ lập bảng kê các loại tiền nộp về CN (kê riêng số tiền nộp về trong hạn mức để tiếp quỹ lại đầu ngày hôm sau và tiền vượt hạn mức nộp về CN) Đối với số tiền mặt vượt hạn mức nộp về CN: PGD thực hiện đóng bó và dán niêm phong tên người kiểm đếm, tên Phòng Giao dịch và ngày, tháng, năm kiểm đếm
- PGD bàn giao thùng tiền và tiền mặt vượt hạn mức nộp về CN cho Nhân viên kiểm ngân của CN Việc giao nhận giữa hai bên được ký vào sổ theo dõi giao nhận tiền hàng ngày lưu tại CN
3. Chi nhánh nhận tiền, kiểm đếm và hạch toán nhập quỹ:
Trang 8- Sau khi nhận tiền từ PGD, Nhân viên kiểm ngân của CN tiến hành bàn giao lại số tiền đã nhận cho Thủ quỹ tại phòng Dịch vụ Khách hàng Thủ quỹ nhận lại tiền và tiến hành kiểm đếm lại số tiền đã nhận theo sự tổ chức, giám sát của Trưởng phòng hoặc Kiểm soát viên của Phòng Dịch vụ Khách hàng và sự tham gia cùng kiểm đếm của Nhân viên kiểm ngân
- Thủ quỹ tại Phòng Dịch vụ Khách hàng của CN lập phiếu hạch toán nhập quỹ số tiền do PGD nộp về, in phiếu hạch toán, ký và chuyển Trưởng phòng Dịch vụ Khách hàng hoặc Kiểm soát viên ký kiểm soát và phê duyệt trên hệ thống T24 theo hướng dẫn hạch toán kế toán
- Trưởng phòng Dịch vụ Khách hàng, Kiểm soát viên nhận phiếu hạch toán hoàn quỹ do Thủ quỹ chuyển đến có trách nhiệm kiểm tra nội dung trên phiếu, nếu các yếu tố khớp đúng thì ký kiểm soát trên phiếu và phê duyệt trên hệ thống T24 Nếu Phiếu hạch toán chưa chính xác các nội dung theo yêu cầu, chuyển trả Thủ quỹ điều chỉnh bút toán kịp thời
- Ban quản lý Kho quỹ tại CN thực hiện kiểm bó và tổng tiền mặt tồn quỹ tại
CN vào kho tiền đồng thời kiểm tra khớp đúng tiền mặt và chứng từ hạch toán, kết thúc ngày làm việc
V. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HOÀN QUỸ TRONG NGÀY
Trong ngày, khi số tiền mặt tại PGD vượt hạn mức tồn quỹ cho phép, Thủ quỹ tại PGD lập phiếu đề nghị hoàn quỹ đối với số tiền vượt hạn mức và thực hiện các bước như quy trình hoàn quỹ cuối ngày Trưởng phòng hoặc Kiểm soát viên tại PGD thực hiện thông báo nhu cầu hoàn quỹ cho CN (nêu rõ số tiền cần hoàn quỹ trong ngày) bằng điện thoại hoặc fax trước khi cân đối chuyển về
CN Nhân viên kiểm ngân của CN đến tận PGD nhận tiền cùng Phiếu đề nghị hoàn quỹ trong ngày mang về giao lại cho Thủ quỹ tại CN Số tiền hoàn quỹ trong ngày phải được kiểm đếm cẩn thận, chính xác, đóng bó và dán niêm phong theo quy định của BAOVIET BANK CN khi nhận tiền về cần thực hiện kiểm đếm lại trước khi tiến hành nhập quỹ của mình đối với số tiền chưa đủ bó
Trang 9CÁC QUY ĐỊNH KHÁC:
1.Vận chuyển tiền mặt: Trình tự và thủ tục vận chuyển tiền mặt thực hiện theo
quy định của BAOVIET BANK về Ngân quỹ
2 Kiểm tra, kiểm quỹ đột xuất của Chi nhánh đối với các Phòng Giao dịch: Ngoài quy định về quy trình tiếp quỹ, hoàn quỹ và kiểm quỹ hàng ngày, Thủ quỹ và Trưởng phòng Dịch vụ Khách hàng tại Chi nhánh phối hợp cùng bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ tổ chức kiểm quỹ đột xuất và kiểm quỹ định
kỳ nhằm đảm bảo sự chính xác và an toàn trong hoạt động ngân quỹ của các Phòng Giao dịch trực thuộc Chi nhánh quản lý
3.Mẫu biểu áp dụng:
- Phiếu đề nghị tiếp quỹ: Được lập thành 02 bản theo mẫu số 01/2009/TGĐ -BVB, ban hành kèm theo Quy trình này (Phòng Giao dịch lưu 01 bản, 01 bản lưu tại Chi nhánh);
- Phiếu đề nghị hoàn quỹ: Được lập thành 02 bản theo mẫu số 02/2009/TGĐ
- BVB, ban hành kèm theo Quy trình này (Phòng Giao dịch lưu 01 bản, 01 bản lưu tại Chi nhánh);
- Phiếu hạch toán kế toán (theo quy định của BAOVIET BANK)
4.Thao tác trên T24:
Thực hiện theo Hướng dẫn người sử dụng của BAOVIET BANK
5 Lưu trữ chứng từ: Theo quy định hiện hành của BAOVIET BANK.
Kết luận:
Cho đến nay, quy trình này đã đi vào thực hiện được hai năm tại BAOVIET BANK nhưng vẫn chưa có bản chỉnh sửa mới cho sát với những thay đổi thực
tế của công việc Tôi nhận thấy rất cần phải cụ thể hoá những hướng dẫn rõ ràng hơn và mô tả chi tiết hơn để các CN/PGD làm căn cứ áp dụng nhằm kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, tránh rủi ro tác nghiệp, rủi ro hoạt động, rủi ro thanh khoản cũng như tránh để tồn quỹ tiền mặt tại kho quỹ Hội sở chính quá lớn sẽ
Trang 10dẫn đến việc sử dụng vốn không hiệu quả, tăng chi phí trả lãi, ảnh hưởng đến lợi nhuận chung trong toàn hệ thống BAOVIET BANK
BAOVIET BANK cần xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng công việc theo ISO, cụ thể hoá các quy trình và từng khâu công việc, giúp các Phòng/Ban/ Chi nhánh có căn cứ để thực thi, tránh những rủi ro tiềm ẩn cho hoạt động chung Ngành Ngân hàng là một ngành rủi ro rất lớn nếu nhân viên không tuân thủ các quy trình công việc Nhân viên cần được đào tạo liên tục và thực hiện đúng những quy trình tác nghiệp Do vậy, BAOVIET BANK cần có kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng cấp theo lộ trình từ cấp quản lý đến nhân viên đồng thời nhanh chóng xây dựng và hoàn thiện các quy trình công việc đảm bảo nhân viên phải tuân thủ đúng với ý thức cao, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và là
cơ sở để BAOVIET BANK phát triển
Câu 2:
những nội dung nào trong môn học Quản trị Tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc doanh nghiệp anh/chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?
Qua nghiên cứu môn quản trị tác nghiệp, bản thân tôi tự nhận thức được rằng đây là một môn học có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc xây dựng và phát triển của doanh nghiệp/Ngân hàng Môn học là những kiến thức cơ bản về xây dựng những dự báo nhu cầu sản xuất, dịch vụ, xây dựng, mô tả quy chuẩn các quá trình tác nghiệp mang tính hệ thống, hoạt động đồng nhất, là cơ sở để các đơn
vị kinh doanh trực thuộc thực thi theo những quy định đã được xây dựng, tránh được nhiều rủi ro trong quá trình thực thi và các quy định tác nghệp, giúp nhà quản
lý có tầm nhìn tổng quát, xây dựng được kế hoặch kinh doanh dài hạn và đồng bộ cho dù là đơn vị ít chi nhánh hay nhiều chi nhánh Định hướng mọi hoạt động một cách đồng bộ và theo đúng những quy định đã đặt ra, tránh được những sai sót và rủi ro không đáng có từ phía người thực thi Quản lý và đánh giá chất lượng công việc của từng Phòng/Ban/Bộ phận/Chi nhánh/ Phòng giao dịch trong hoạt động
Trang 11Ngân hàng nói chung và hoạt động của các doanh nghiệp nói riêng Phương pháp sản xuất hiện đại JIT/LEAN … đều có thể áp dụng vào thực tế công việc của đơn
vị mình
Tôi rất hứng thu với môn học này, tôi sẽ nghiên cứu kỹ lưỡng hơn về môn học để từ đó áp dụng các nội dung quản trị hoạt động phù hợp nhất vào đơn vị mình nhằm nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả của công việc chung của đơn
vị hoạt động và giúp cho Ngân hàng BAOVIET BANK của chúng tôi ngày càng phát triển mạnh mẽ và bền vững
Tài liệu tham khảo:
1 Giáo trình “Quản trị hoạt động” Đại học Griggs, Hoa Kỳ;
2 Website: http://baovietbank.vn;
3 Một số tài liệu nội bộ của BAOVIET BANK.