quy trình tác nghiệp tiếp quỹ và hoàn quỹ tiền mặt giữa chi nhánh (CN) và phòng giao dịch (PGD) tại ngân hàng TMCP baoviet bank

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP TIẾP QUỸ VÀ HỒN QUỸ TIỀN MẶT GIỮA CHI NHÁNH (CN) VÀ PHÒNG GIAO DỊCH (PGD) TẠI NGÂN HÀNG TMCP BAOVIET BANK I/ ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG - Quy trình hướng dẫn thủ tục việc tiếp quỹ, hoàn quỹ CN PGD trực thuộc hệ thống Baoviet Bank - Quy trình áp dụng đơn vị kinh doanh toàn hệ thống Baoviet Bank II/ CĂN CỨ PHÁP LÝ 1/ Văn pháp luật: - Luật Dân 2005 - Quyết định số 60/2006/NHNN chế độ giao nhận bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá ký ngày 27/12/2006 Thống Đốc NHNNVN 2/ Văn Baoviet Bank: - Quy định 1294/QĐ-NQ TGĐ ký ngày 02/06/2009 Ngân quỹ III/ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ: Tiếp quỹ: việc CN/PGD vào yêu cầu hoạt động giao dịch tiền mặt hàng ngày hạn mức tồn quỹ tiền mặt cuối ngày giám đốc chi nhánh phê chuẩn để điều tiền PGD đầu ngày ngày làm việc nhằm đảm bảo nhu cầu chi trả tiền mặt cho khách hàng Hoàn quỹ: việc PGD điều tiền mặt CN ngày cuối ngày làm việc 3 Hạn mức tồn quỹ: số tiền mặt tối đa mà Gíam đốc chi nhánh quyền quy định cho loại tiền mà PGD trì quỹ tiền mặt nhằm đảm bảo nhu cầu chi trả tiền mặt ngày cho khách hàng Lập phiếu hạch toán: việc Thủ quỹ/ giao dịch viên hạch toán hệ thống Core Banking (T24) Baoviet Bank (bao gồm bút tốn liên quan đến việc tiếp quỹ, hồn quỹ CN/PGD ký lên chứng từ hạch toán trước trình Kiểm sốt/Trưởng phòng phê duyệt) Phê duyệt: việc Trưởng phòng/Kiểm sốt chấp nhận ký kiểm sốt chứng từ (kiểm tra tính quán chứng từ, phần mềm Core Banking tiền mặt thực tế) IV/ LƯU ĐỒ NGHIỆP VỤ TIẾP QUỸ ĐẦU NGÀY GIỮA CHI NHÁNH VỚI CÁC PHÒNG GIAO DỊCH I CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TIẾP QUỸ ĐẦU NGÀY GIỮA CHI NHÁNH VÀ PHÒNG GIAO DỊCH Lập phiếu đề nghị tiếp quỹ: - Giao dịch viên Thủ quỹ PGD hạn mức tiền mặt Phòng nhu cầu thực tế Phòng thời điểm để lập phiếu đề nghị tiếp quỹ (Đối với việc tiếp quỹ đầu ngày: Phiếu đề nghị tiếp quỹ lập vào cuối ngày hôm trước ngày ghi phiếu ngày tiếp quỹ, tức ngày làm việc tiếp theo) Trên Phiếu đề nghị tiếp quỹ phải có đầy đủ yếu tố: Ngày, tháng, năm tiếp quỹ; Tên địa PGD đề nghị tiếp quỹ; Số tiền tiếp quỹ số chữ; Họ tên chữ ký Giao dịch viên Thủ quỹ đề nghị tiếp quỹ - Phê duyệt Phiếu đề nghị tiếp quỹ: Sau nhận Phiếu đề nghị tiếp quỹ Giao dịch viên/ Thủ quỹ trình lên, Trưởng Phòng giao dịch/Kiểm soát viên Trưởng phận Dịch vụ Khách hàng PGD xem xét ký kiểm soát Phiếu, đồng thời giao Nhân viên kiểm ngân Chi nhánh chuyển Chi nhánh thực việc tiếp quỹ - Nhân viên kiểm ngân Chi nhánh nhận Phiếu đề nghị tiếp quỹ Phòng giao dịch, chuyển Chi nhánh bàn giao cho Thủ quỹ phòng Dịch vụ Khách hàng, chuẩn bị thủ tục tiếp quỹ cho đầu ngày hơm sau Hạch tốn giao tiền cho Phòng Giao dịch: - Đầu ngày làm việc tiếp theo, Thủ quỹ Chi nhánh lập phiếu hạch toán chuyển tiền nội cho Phòng Giao (theo hướng dẫn hạch toán kế toán T24) - Thủ quỹ thực in phiếu hạch tốn, ký tên chuyển Trưởng phòng Kiểm soát viên ký kiểm soát phê duyệt T24 - Trưởng phòng, Kiểm sốt viên kiểm tra nội dung phiếu hạch tốn, ký kiểm soát phiếu phê duyệt T24, trường hợp phiếu hạch toán chưa chuyển trả Thủ quỹ điều chỉnh - Sau ký phiếu hạch toán phê duyệt T24, Trưởng phòng Kiểm sốt viên phòng Dịch vụ Khách hàng Chi nhánh chuyển trả phiếu cho Thủ quỹ Thủ quỹ lập Bảng kê loại tiền chi, ký tên lên bảng kê, chuẩn bị thùng tiền giao cho Nhân viên kiểm ngân để mang tiếp quỹ cho PGD - Nhân viên kiểm ngân nhận tiền, ký tên vào Sổ giao nhận tiền mang tiền niêm phong giao cho Phòng Giao dịch xe chuyên dụng NH Nhận tiền từ Chi nhánh, hạch toán chuyển quỹ cho Giao dịch viên: - Giao dịch viên Thủ quỹ PGD nhận tiền từ Nhân viên kiểm ngân, ký nhận sổ giao nhận quỹ CN PGD, đồng thời thực hạch toán nhập quỹ T24 theo hướng dẫn hạch toán kế toán Giao dịch viên chính, Thủ quỹ in phiếu hạch tốn, ký tên chuyển Trưởng phòng, Kiểm sốt viên ký kiểm soát, phê duyệt T24 - Kiểm soát viên kiểm tra ký lên phiếu chi tiền phê duyệt bút tốn T24 - Giao dịch viên thực việc chuyển quỹ cho Giao dịch viên PGD II QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TIẾP QUỸ TRONG NGÀY Trong ngày, phát sinh nhu cầu tiền mặt, Phòng Giao dịch lập phiếu đề nghị tiếp quỹ thực hiện bước quy trình tiếp quỹ đầu ngày Tuy nhiên, Phòng Giao dịch khơng cần mang Phiếu đề nghị tiếp quỹ Chi nhánh mà Trưởng phòng Kiểm sốt viên thực thơng báo nhu cầu tiếp quỹ cho Chi nhánh điện thoại fax Nhân viên kiểm ngân Chi nhánh giao tiền mặt cho Phòng Giao dịch nhận Phiếu đề nghị tiếp quỹ ngày mang giao lại cho Thủ quỹ bổ sung chứng từ III.LƯU ĐỒ NGHIỆP VỤ HOÀN QUỸ CUỐI NGÀY TỪ PHÒNG GIAO DỊCH VỀ CHI NHÁNH IV CÁC BƯỚC THỰC HIỆN GIAO DỊCH HOÀN QUỸ CUỐI NGÀY TỪ PHÒNG GIAO DỊCH VỀ CHI NHÁNH Kiểm đếm, niêm phong tiền: - Cuối ngày giao dịch, Giao dịch viên Thủ quỹ PGD thực nhận hoàn quỹ từ Giao dịch viên quỹ mình, sau tiến hành kiểm tồn quỹ tiền mặt PGD Trưởng PGD, Trưởng phận Dịch vụ Khách hàng Kiểm soát viên, theo phân công tham gia kiểm quỹ Giao dịch viên Thủ quỹ, bảo đảm tiền sổ sách khớp với tiền mặt thực tế PGD - Các thành viên tham gia kiểm đếm tiền ký niêm phong dán lên thùng tiền nộp CN điểm nhận tiền quy định CN Lập phiếu hoàn quỹ, bảng kê tiền hạch toán chuyển quỹ, giao quỹ CN: - Căn Hạn mức tiền mặt PGD nhu cầu thực tế thời điểm, Giao dịch viên Thủ quỹ PGD lập phiếu đề nghị hoàn quỹ nộp CN Trên Phiếu đề nghị hồn quỹ phải có đầy đủ yếu tố: Ngày, tháng, năm hoàn quỹ; Tên địa Phòng Giao dịch hồn quỹ; Số tiền hồn quỹ số chữ; Họ tên chữ ký Giao dịch viên Thủ quỹ đề nghị hoàn quỹ - Việc hoàn quỹ cuối ngày chia hai trường hợp: Hoàn quỹ số tiền hạn mức để đầu ngày hôm sau tiếp quỹ cho PGD (Tiền thùng mang gửi kho tiền CN điểm nhận tiền quy định CN) hoàn quỹ số tiền vượt hạn mức (nộp quỹ CN) - Giao dịch viên Thủ quỹ PGD tiến hành hạch tốn hồn quỹ T24 theo hướng dẫn hạch toán kế toán - Giao dịch viên Thủ quỹ in ký Phiếu đề nghị hồn quỹ, trình phê duyệt Trưởng PGD, Kiểm soát viên Trưởng phận Dịch vụ Khách hàng Phòng Giao dịch kiểm tra nội dung ký phiếu, giao Nhân viên kiểm ngân CN chuyển Thủ quỹ CN - Giao dịch viên Thủ quỹ lập bảng kê loại tiền nộp CN (kê riêng số tiền nộp hạn mức để tiếp quỹ lại đầu ngày hôm sau tiền vượt hạn mức nộp CN) Đối với số tiền mặt vượt hạn mức nộp CN: PGD thực đóng bó dán niêm phong tên người kiểm đếm, tên Phòng Giao dịch ngày, tháng, năm kiểm đếm - PGD bàn giao thùng tiền tiền mặt vượt hạn mức nộp CN cho Nhân viên kiểm ngân CN Việc giao nhận hai bên ký vào sổ theo dõi giao nhận tiền hàng ngày lưu CN Chi nhánh nhận tiền, kiểm đếm hạch toán nhập quỹ: - Sau nhận tiền từ PGD, Nhân viên kiểm ngân CN tiến hành bàn giao lại số tiền nhận cho Thủ quỹ phòng Dịch vụ Khách hàng Thủ quỹ nhận lại tiền tiến hành kiểm đếm lại số tiền nhận theo tổ chức, giám sát Trưởng phòng Kiểm sốt viên Phòng Dịch vụ Khách hàng tham gia kiểm đếm Nhân viên kiểm ngân - Thủ quỹ Phòng Dịch vụ Khách hàng CN lập phiếu hạch toán nhập quỹ số tiền PGD nộp về, in phiếu hạch tốn, ký chuyển Trưởng phòng Dịch vụ Khách hàng Kiểm soát viên ký kiểm soát phê duyệt hệ thống T24 theo hướng dẫn hạch toán kế tốn - Trưởng phòng Dịch vụ Khách hàng, Kiểm sốt viên nhận phiếu hạch tốn hồn quỹ Thủ quỹ chuyển đến có trách nhiệm kiểm tra nội dung phiếu, yếu tố khớp ký kiểm soát phiếu phê duyệt hệ thống T24 Nếu Phiếu hạch tốn chưa xác nội dung theo yêu cầu, chuyển trả Thủ quỹ điều chỉnh bút toán kịp thời - Ban quản lý Kho quỹ CN thực kiểm bó tổng tiền mặt tồn quỹ CN vào kho tiền đồng thời kiểm tra khớp tiền mặt chứng từ hạch toán, kết thúc ngày làm việc V QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HỒN QUỸ TRONG NGÀY Trong ngày, số tiền mặt PGD vượt hạn mức tồn quỹ cho phép, Thủ quỹ PGD lập phiếu đề nghị hoàn quỹ số tiền vượt hạn mức thực bước quy trình hồn quỹ cuối ngày Trưởng phòng Kiểm sốt viên PGD thực thơng báo nhu cầu hoàn quỹ cho CN (nêu rõ số tiền cần hoàn quỹ ngày) điện thoại fax trước cân đối chuyển CN Nhân viên kiểm ngân CN đến tận PGD nhận tiền Phiếu đề nghị hoàn quỹ ngày mang giao lại cho Thủ quỹ CN Số tiền hoàn quỹ ngày phải kiểm đếm cẩn thận, xác, đóng bó dán niêm phong theo quy định BAOVIET BANK CN nhận tiền cần thực kiểm đếm lại trước tiến hành nhập quỹ số tiền chưa đủ bó CÁC QUY ĐỊNH KHÁC: 1.Vận chuyển tiền mặt: Trình tự thủ tục vận chuyển tiền mặt thực theo quy định BAOVIET BANK Ngân quỹ Kiểm tra, kiểm quỹ đột xuất Chi nhánh Phòng Giao dịch: Ngồi quy định quy trình tiếp quỹ, hồn quỹ kiểm quỹ hàng ngày, Thủ quỹ Trưởng phòng Dịch vụ Khách hàng Chi nhánh phối hợp phận kiểm tra, kiểm toán nội tổ chức kiểm quỹ đột xuất kiểm quỹ định kỳ nhằm đảm bảo xác an tồn hoạt động ngân quỹ Phòng Giao dịch trực thuộc Chi nhánh quản lý 3.Mẫu biểu áp dụng: - Phiếu đề nghị tiếp quỹ: Được lập thành 02 theo mẫu số 01/2009/TGĐ -BVB, ban hành kèm theo Quy trình (Phòng Giao dịch lưu 01 bản, 01 lưu Chi nhánh); - Phiếu đề nghị hoàn quỹ: Được lập thành 02 theo mẫu số 02/2009/TGĐ - BVB, ban hành kèm theo Quy trình (Phòng Giao dịch lưu 01 bản, 01 lưu Chi nhánh); - Phiếu hạch toán kế toán (theo quy định BAOVIET BANK) 4.Thao tác T24: Thực theo Hướng dẫn người sử dụng BAOVIET BANK Lưu trữ chứng từ: Theo quy định hành BAOVIET BANK Kết luận: Cho đến nay, quy trình vào thực hai năm BAOVIET BANK chưa có chỉnh sửa cho sát với thay đổi thực tế công việc Tôi nhận thấy cần phải cụ thể hoá hướng dẫn rõ ràng mô tả chi tiết để CN/PGD làm áp dụng nhằm kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, tránh rủi ro tác nghiệp, rủi ro hoạt động, rủi ro khoản tránh để tồn quỹ tiền mặt kho quỹ Hội sở lớn dẫn đến việc sử dụng vốn không hiệu quả, tăng chi phí trả lãi, ảnh hưởng đến lợi nhuận chung toàn hệ thống BAOVIET BANK BAOVIET BANK cần xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng cơng việc theo ISO, cụ thể hố quy trình khâu cơng việc, giúp Phòng/Ban/ Chi nhánh có để thực thi, tránh rủi ro tiềm ẩn cho hoạt động chung Ngành Ngân hàng ngành rủi ro lớn nhân viên không tn thủ quy trình cơng việc Nhân viên cần đào tạo liên tục thực quy trình tác nghiệp Do vậy, BAOVIET BANK cần có kế hoạch đào tạo cụ thể cho cấp theo lộ trình từ cấp quản lý đến nhân viên đồng thời nhanh chóng xây dựng hồn thiện quy trình cơng việc đảm bảo nhân viên phải tn thủ với ý thức cao, đáp ứng yêu cầu khách hàng sở để BAOVIET BANK phát triển Câu 2: nội dung môn học Quản trị Tác nghiệp áp dụng vào công việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Qua nghiên cứu môn quản trị tác nghiệp, thân tự nhận thức mơn học có ý nghĩa quan trọng việc xây dựng phát triển doanh nghiệp/Ngân hàng Môn học kiến thức xây dựng dự báo nhu cầu sản xuất, dịch vụ, xây dựng, mô tả quy chuẩn q trình tác nghiệp mang tính hệ thống, hoạt động đồng nhất, sở để đơn vị kinh doanh trực thuộc thực thi theo quy định xây dựng, tránh nhiều rủi ro trình thực thi quy định tác nghệp, giúp nhà quản lý có tầm nhìn tổng qt, xây dựng kế hoặch kinh doanh dài hạn đồng cho dù đơn vị chi nhánh hay nhiều chi nhánh Định hướng hoạt động cách đồng theo quy định đặt ra, tránh sai sót rủi ro khơng đáng có từ phía người thực thi Quản lý đánh giá chất lượng cơng việc Phòng/Ban/Bộ phận/Chi nhánh/ Phòng giao dịch hoạt động Ngân hàng nói chung hoạt động doanh nghiệp nói riêng Phương pháp sản xuất đại JIT/LEAN … áp dụng vào thực tế công việc đơn vị Tơi hứng thu với mơn học này, tơi nghiên cứu kỹ lưỡng môn học để từ áp dụng nội dung quản trị hoạt động phù hợp vào đơn vị nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc chung đơn vị hoạt động giúp cho Ngân hàng BAOVIET BANK ngày phát triển mạnh mẽ bền vững • Tài liệu tham khảo: Giáo trình “Quản trị hoạt động” Đại học Griggs, Hoa Kỳ; Website: http://baovietbank.vn; Một số tài liệu nội BAOVIET BANK  ... kiểm ngân Chi nhánh giao tiền mặt cho Phòng Giao dịch nhận Phiếu đề nghị tiếp quỹ ngày mang giao lại cho Thủ quỹ bổ sung chứng từ III.LƯU ĐỒ NGHIỆP VỤ HOÀN QUỸ CUỐI NGÀY TỪ PHÒNG GIAO DỊCH VỀ CHI. .. thực việc tiếp quỹ - Nhân viên kiểm ngân Chi nhánh nhận Phiếu đề nghị tiếp quỹ Phòng giao dịch, chuyển Chi nhánh bàn giao cho Thủ quỹ phòng Dịch vụ Khách hàng, chuẩn bị thủ tục tiếp quỹ cho đầu... PHÒNG GIAO DỊCH I CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TIẾP QUỸ ĐẦU NGÀY GIỮA CHI NHÁNH VÀ PHÒNG GIAO DỊCH Lập phiếu đề nghị tiếp quỹ: - Giao dịch viên Thủ quỹ PGD hạn mức tiền mặt Phòng nhu cầu thực tế Phòng thời