Trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức nói chung và cơ cấu tổ chức nhà nước nói riêng, chúng ta thường quan tâm đến mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm. Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với mỗi vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyềnh ạn của một vị trí quản lý sẽ được giao phó cho người nào nắm giữ vị trí đó. Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm, đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công. Quyền hạn không gắn liền với trách nhiệm tương ứng sẽ tạo cơ hội cho sự lạm dụng và ngược lại cũng không thể để một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về một việc nào đó nếu anh ta không có đủ quyền hạn đê thực hiện nó.
Trang 1-1-BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ NÔNG NGHIỆP
& PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN II
LỚP BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC & KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG – KHÓA 5
(LỚP 3/2014)
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
VẬN DỤNG LÝ THUYẾT VỀ CẤU TRÚC TỔ CHỨC (MÔ HÌNH TỔ CHỨC; PHÂN QUYỀN ỦY QUYỀN; QUAN HỆ QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM; TẦM HẠN QUẢN TRỊ;…) PHÁT HIỆN NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TRONG CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ
GIỚI VÀ THỦY LỢI
Người hướng dẫn:
Họ và tên: TS Nguyễn Thắng
Nhóm thực hiện:
1 Phạm Ngọc Tuyển
2 Hoàng Văn Tám
3 Nguyễn Văn Thành
4 Trần Văn Thanh
5 Hoàng Văn Lịch
TP Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2014
Trang 2-2-MỤC LỤC
Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
doanh nghiệp
8
Chương 2: Tình hình hoạt động và thực trạng cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt
Nam
11
Chương 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công
ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam
19
Trang 3-3-LỜI NÓI ĐẦU
Để đạt được mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ công tác có chất lượng tốt và mang lại hiệu quả thiết thực cho bản thân và cho xã hội, bên cạnh kiến thức chuyên môn, nghiệp
vụ được đào tạo và kinh nghiệm dần được tích lũy, công chức, viên chức đang làm việc trong nền hành chính nhà nước cần thiết phải được trang bị những kiến thức cơ bản về nền hành chính nhà nước, hiểu biết về chính sách, pháp luật đang hiện hành và rèn luyện các kỹ năng quản lý, lãnh đạo trong quá trình tác nghiệp
Nhận thức được yêu cầu trên, chúng tôi đã được cơ quan cử tham dự Lớp bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng quản lý, lãnh đạo cấp phòng – Khóa 5 (lớp 3/2014) tại Trường Cán bộ quản lý Nông nghiệp & Phát triển nông thôn II từ 11/8 – 22/8/2014 (đợt 1) và từ 08/9 – 19/9/2014 (đợt 2) Qua nắm bắt các bài giảng theo chương trình học tập
và với sự giảng dạy, dẫn dắt nhiệt tình, có chất lượng và bám sát thực tiễn công tác và xã hội của các thầy cô, bản thân chúng tôi nhận thấy chương trình học rất bổ ích, rất cần thiết và rất thực tiễn cho mọi cán bộ, công chức đang thực thi công vụ Trong quá trình học tập, chúng tôi cũng có điều kiện giao lưu, học hỏi và trao đổi kinh nghiệm với Quý thầy cô và các bạn thông qua các buổi thảo luận và bài tập tình huống rất thực tế và rất sôi nổi
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô vì những gì đã mang lại cho chúng tôi
và cho Lớp bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng quản lý, lãnh đạo cấp phòng – Khóa 5 (lớp 3/2014) Chúng tôi sẽ cố gắng áp dụng tốt những kiến thức và kỹ năng đã được Quý thầy
cô truyền dạy vào thực tế đơn vị
Trân trọng cảm ơn Nhà trường và Quý thầy cô
Nhóm thực hiện đề án
Trang 4-4-NHẬN XÉT CỦA THẦY, CÔ:
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
Trang 5
-5-LÝ DO CHỌN CHUYÊN ĐỀ
Trường Cao đẳng nghề Cơ giới và Thủy lợi là đơn vị sự nghiệp công lập chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ NN&PTNT Cơ cấu tổ chức định hướng mở rộng và chuyên môn hóa các hoạt động dịch vụ đào tạo Tuy nhiên trong quá trình vận hành bộ máy tổ chức bộ lộ một số điểm yếu Cụ thể:
- Bộ máy tổ chức cồng kềnh chưa phát huy được hết hiệu quả
- Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận còn bị chồng lấn nhau dẫn đến sự chỉ đạo còn chồng chéo gây khó khăn cho các đơn vị phía dưới thực hiện
Chính vì những lý do này chúng tôi lựa chọn chuyên đề “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Trường Cao đẳng nghề Cơ giới và Thủy lợi” Với mục đích nhằm đề xuất một số giải pháp sát với thực tế, thiết thực, thật sự mang lại hiệu quả cho
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại nhà trường
Nội dung chuyên đề bao gồm 5 phần:
1 Lý do chọn chuyên đề
2 Cơ sở lý thuyết về cơ cấu tổ chức
3 Thực trạng cơ cấu tổ chức của trường CĐN Cơ giới và Thủy lợi
4 Đề xuất giải pháp giúp hoàn thiện cơ cấu tổ chức trường CĐN Cơ giới vàThủy lợi
5 Kết luận, kiến nghị
Trang 6-6-I CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC, CƠ CẤU TỔ CHỨC
1 Những vấn đề chung về tổ chức
1.1 Khái niệm tổ chức
Tổ chức là tập hợp các bộ phận, cá nhân (phần tử) khác nhau, có chức năng khác nhau, có mối quan hệ qua lại, nhằm thực hiện những mục tiêu, chức năng nhất định
Các thuộc tính của tổ chức:
- Các phần tử khác nhau tác động qua lại
- Sự thay đổi của mỗi phần tử (bộ phận) ảnh hưởng tới các phần tử (bộ phận) khác, hoặc tổ chức và ngược lại
- Tính bội sinh: khả năng mới của tổ chức mà từng thành phần riêng rẽ không có Đặc điểm của tổ chức:
- Có mục tiêu
- Có nguyên tắc hoạt động chung
- Có sự liên kết phối hợp trong hoạt động
- Có nhiều người cùng làm việc với nhau
- Có cơ cấu xác định
1.2 Các nguyên tắc hoạt động của tổ chức
Bất kỳ một tổ chức nào đều phải hoạt động theo một số nguyên tắc sau:
- Thống nhất chỉ huy: Theo nguyên tắc này mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản lý trực tiếp của mình
- Nguyên tắc hiệu quả: Tổ chức phải được xây dựng dựa trên nguyên tắc giảm chi phí điều hành và thực hiện mục tiêu đạt kết quả cao nhất
- Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: Tổ chức phải được xây dựng trên cơ sở mục tiêu đã được đề ra
- Nguyên tắc cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các vị trí với nhau
- Nguyên tắc linh hoạt: Tổ chức phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản lý cũng phải linh hoạt trong hoạt động
để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức
Đặc trưng về nguyên tắc hoạt động của tổ chức nhà nước:
- Nguyên tắc quyền lực nhà nước thống nhất, có sự phân công và phối hợp giữa các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp
- Nguyên tắc tập trung dân chủ
Trang 7-7 Nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa
- Nguyên tắc Đảng lãnh đạo
- Nguyên tắc bình đẳng và đoàn kết dân tộc
2 Cơ cấu tổ chức
2.1 Khái niệm
- Cơ cấu tổ chức là cấu tạo bên trong của một hệ thống, bao gồm sự sắp xếp trật
tự các phần tử của hệ thống và các mối quan hệ giữa chúng Cơ cấu tổ chức thể hiện mức độ phức tạp, mức độ chuẩn hóa và mức độ chuyên môn hoa1cua3 tổ chức đó
- Theo mức độ phức tạp, cơ cấu tổ chức chỉ mức độ khác nhau giữa các bộ phận trong tổ chức Một tổ chức càng có nhiều bộ phận phân công chuyên môn hóa lao động, càng có nhiều cấp bậc theo chiều dọc, phân bổ theo nhiều vùng địa lý khác nhau thì mức
độ phức tạp càng cao Kết quả là việc phối hợp giữa các bộ phận đó càng khó khăn
- Theo mức độ chuẩn hóa, cơ cấu tổ chức là mức đô nhiều và chi tiết của các nội dung quy định, quy chế, quy tắc, quy phạm, thủ tục, luật lệ mà một tổ chức ban hành
và bắt buộc các thành viên của nó tuân thủ trong hoạt động
- Theo mức độ tập trung hóa, mức độ tập trung của quyền ra quyết định quản lý vào các cấp lãnh đạo bên trên Các vấn đề đều bị đẩy lên cho cấp trên quyết định Mức
độ phi tập trung hóa (phân quyền) – chuyển giao quyền ra quyết định quản lý cho các cấp dưới trong một tổ chức
2.2 Tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất;
có nghĩa là giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên cấp dưới quyền một cách hiệu quả Theo kinh nghiệm thì tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường từ 3 đến 9 nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên còn tùy vào mức độ công việc Một nhà quản trị điều khiển số đông người thì gọi là tầm hạn quản trị rộng và ngược lại, một nhà quản trị ít người gọi là tầm hạn quản trị hẹp
2.3 Các yếu tố xác định tầm hạn quản trị:
- Trình độ cấp dưới
- Sự rõ ràng trong phấn bố quyền hạn
- Sự rõ ràng của các kế hoạch
- Các mục tiêu dễ đo lường
- Tốc độ thay đổi của môi trường kinh doanh
Trang 8-8 Kỹ thuật và phương tiện thông tin
- Yêu cầu tiếp xúc cá nhân trực tiếp
2.4 Cách phân chia tổ chức
- Phân chia theo số lượng
- Phân chia theo thời gian
- Phân chia theo chức năng
- Phân chia theo địa dư
- Phân chia theo đầu ra
- Phân chia theo nhóm đối tượng hưởng thụ đầu ra
- Phân chia theo thị trường
- Tổ chức theo kiểu ma trận
2.5 Căn cứ xác định cơ cấu tổ chức
- Chiến lược của tổ chức
- Văn hóa của tổ chức
- Các nguồn lực của tổ chức
- Môi trường bên ngoài của tổ chức
2.6 Các kiểu cơ cấu tổ chức
2.6.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Cơ cấu này dựa trên nguyên tắc thống nhất chỉ huy của Henry Fayol Cấp trên cần phải có một lượng giới hạn cấp dưới phụ thuộc Địa hạt của mỗi bộ phận trong tổ chức cần phải được ấn định một cách đầy đủ và thủ trưởng là người duy nhất có đủ khả năng giải quyết mâu thuẫn Cơ cấu này dựa trên mối quan hệ quyền lực – phụ thuộc Nó
có dạng hình chóp, quyền lực đi theo chiều từ cao xuống thấp Bậc ở trên nắm quyền lực và có thể ủy quyền cho bậc thang ngay bên dưới
Ưu điểm:
Trang 9-9 Đơn giản và rõ ràng do thống nhất chỉ huy
- Tách biệt rõ ràng các trách nhiệm
- Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn
Nhược điểm:
- Có sự ngăn cách giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức và thiếu sự phối hợp
- Sự cứng nhắc của tuyến gây khó khăn cho việc khuấy động tính sáng tạo
- Khó khăn trong truyền thông
- Thiếu chuyên gia
- Có nguy cơ quan liêu bởi sự tuân thủ thận trọng nguyên tắc của tuyến
2.6.2 Cơ cấu chức năng
Nguyên tắc dựa trên lý thuyết của F.Taylor, là kết quả có sự tham gia của các chuyên gia, những người được giao một phần quyền lực Điều này dẫn đến nột người có nhận được mẹnh lẹnh của nhiều nhà chỉ huy
Đặc trưng cho phân chia quyền hạn theo chức năng bắt nguồn từ nguyên tắc “mỗi ngưới một vị trí, mỗi vị trí dành cho một người” Điều này đòi hỏi một phạm vi chính xác về năng lực cho mỗi bộ phận.
Ưu điểm:
- Sử dụng các chuyên gia để đáp ứng sự phức tạp của công việc
- Tập trung năng lực hoạt động trong các vấn đề chuyên sâu
Nhược điểm:
- Nhiều chỉ huy (nguồn gốc của mâu thuẫn)
- Thiếu phối hợp
- Phân tán trách nhiệm
- Làm yếu tính năng động của cá nhân
2.6.3 Cơ cấu hỗn hợp trực tuyến - chức năng:
Trang 10Cơ cấu này có những đặc điểm sau:
- Hệ thống thứ bậc hành chính
+ Mỗi cơ quan cấp dưới chỉ chịu sự kiểm soát của một cơ quan cấp trên
+ Các quy tắc, quy định nội quy được ban hành dưới dạng văn bản
+ Thể chế hóa, chính thức hóa các quy định và yêu cầu (bắt buộc) mọi người trong tổ chức phải tuan thủ thực hiện
- Tính vô nhân xưng
+ Quyền lực của cấp trên đối với cấp dưới xuất phát từ vị trí và sự phân công công việc trong tổ chức
+ Quyền lực không gắn với từng con người cụ thể
+ Mỗi người hành xử công việc mình theo quy tắc đã định, không thiên vị, không theo cẩm hứng yêu ghét, thân sơ
+ Mỗi vị trí trong tổ chức như một chi tiết máy , hoạt động một cách duy lý, theo quy định, không có tình cảm và tình người
2.6.4 Cơ cấu ma trận
Cơ cấu này dựa vào nguyên tắc song trùng chỉ huy, tức là một người đồng thời
có hai tuyến cấp trên Tính song trùng này có thể tạm thời hoặc cũng có thể ổn định
Trang 11-11-Ưu điểm: Có nhiều người tham gia ra quyết định nên hạn chế được sai lầm
Nhược điểm:
- Tính song trùng chỉ huy nên gây khó khăn khi phối hợp
- Người chấp hành ít thoải mái và an toàn
- Thiếu năng động trong khi ra quyết định
2.7 Các quan hệ trong cơ cấu tổ chức nhà nước
2.7.1 Khái niệm quyền hạn
Trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức nói chung và cơ cấu tổ chức nhà nước nói riêng, chúng ta thường quan tâm đến mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm Quyền hạn
là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với mỗi vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức Quyềnh ạn của một vị trí quản lý sẽ được giao phó cho người nào nắm giữ vị trí đó
Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm, đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công Quyền hạn không gắn liền với trách nhiệm tương ứng sẽ tạo cơ hội cho sự lạm dụng và ngược lại cũng không thể để một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về một việc nào đó nếu anh ta không có đủ quyền hạn đê thực hiện nó
Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lý và sự phối hợp của các đơn vị có thể được nâng cấp dần Nó chính là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người Trong tổ chức quyền hạn được chia làm ba loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng, được phân biệt chủ yếu bằng mối quan hệ với quá trình quyết định
2.7.2 Mối quan hệ trực tuyến
Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới Đó là quyền hạn giữa cấp trên và cấp dưới trải dài từ cao nhất xuống tới cấp thấp nhất trong tổ chức với dây chuyền chỉ huy theo nguyên tắc thứ bậc Tuyến quyền hạn từ một vị trí quản lý cao nhất trong một tổ chức đến bất kỳ một vị trí thuộc cấp nào càng rõ bao nhiêu thì việc ra quyết định tương ứng và việc thông tin trong tổ chức sẽ càng có hiệu quả bấy nhiêu
2.7.3 Mối quan hệ quyền hạn tham mưu
- Bản chất của mối quan hê tham mưu là cố vấn Chức năng của những người
Trang 12-12-làm việc ở bộ phận tham mưu là điều tra khảo sát, nghiên cứu và đưa ra những ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tiếp mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ khong phải là những quyết định cuối cùng
- Hiện nay vai trò của các tham mưu ngày càng gia tăng cùng với tính phức tạp ngày càng cao của các hoạt động trong các tổ chức và môi trường Các nhà lãnh đạo quản lý khi ra quyết định luôn cần đến kiến thức của các chuyên gia trong lĩnh vực quản
lý Bên cạnh đó, các tham mưu có kiến thức chuyên sâu sẽ tiến hành thu thập số liệu, phân tích và đưa ra các phương án quyết định trong trường hợp người quản lý trực tuyến quá bận với công việc không thể làm được
2.7.4 Mối quan hệ quyền hạn chức năng
- Quyền hạn chức năng: quyền được giao cho một cá nhân hay một bộ phận để có quyền kiểm soát những quá trình, việc thực hiện, chính sách cụ thể hay các vấn đề khác
có liên quan đến một phạm vi nhất định đến các hoạt động được tiến hành bởi những nhân viên, các bộ phận khác
- Quyền hạn chức năng được coi là một phần của quyền hạn của một người phụ trách trực tuyến
- Việc hạn chế phạm vi quyền hạn chức năng là rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn của các cương vị quản lý
- Để thu được kết quả tốt nhất trong việc giao phó quyền hạn chức năng, người lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo rằng phạm vi quyền hạn đó được chỉ rõ cho người được
ủy quyền và cả những người chịu tác động của quyền hạn này
3 Phát triển tổ chức
3.1 Khái niệm
Phát triển tổ chức là một biện pháp hệ thống, tổng hợp, có kế hoạch, tác động vào các thành phần của tổ chức nhằm nâng cao tính hiệu quả của tổ chức
Nội hàm khái niệm:
- Phát triển tổ chức là một kỹ năng thực hành quản lý
- Việc tác động này có thể làm nảy sinh hay mất đi một hay một số bộ phận (phần tử), có thể làm thay đổi chức năng, cơ chế quan hệ giữa chúng hoặc làm thay đổi mục tiêu của tổ chức
- Hiệu quả tổ chức: là chỉ tiêu so sánh đầu ra với đầu vào trong một khoảng thời gian
Trang 13-13-3.2 Nội dung phát triển tổ chức:
- Thay đổi sứ mệnh, chức năng
- Thay đổi mục tiêu
- Thay đổi cấu trúc tổ chức (phần tử và quan hệ giữa chúng)
- Thay đổi năng lực biến đổi “hộp đen”
- Thay đổi sự vận hành: quyền hạn trực tuyến, tham mưu; phân chia quyền lực; phong cách lãnh đạo; đánh giá, lựa chọn và bổ nhiệm