LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Những thành tựu khoa học và công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc đổi mới công tác văn thư, đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình cải cách hành chính. Đây là những công việc bảo đảm cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không. Như vậy, có thể thấy vấn đề đặt ra đối với công tác văn thư trong từng cơ quan, tổ chức hiện nay với tư cách là một trong những biện pháp để thúc đẩy cải cách hành chính, góp phần làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 23 tháng 3 năm 2006 về việc “Giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước” đã nhận định: “Trong những năm qua, cùng với quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là việc ứng dụng CNTT vào quản lý, công tác văn thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành đã từng bước được cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm nhiều công cụ và hình thức để chỉ đạo và điều hành, trao đổi thông tin với chất lượng, hiệu quả ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên, một trong những yếu kém, bất cập phổ biến hiện nay của bộ máy hành chính nhà nước là tình trạng lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước: in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tùy tiện, lãng phí gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước. Tình trạng trên có nguyên nhân chủ yếu là do bệnh quan liêu hình thức, sính văn bản, giấy tờ còn nặng trong thói quen, cách làm việc của bộ máy hành chính còn rườm rà; chậm ứng dụng và sử dụng chưa có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lý; chậm sửa đổi, bổ sung những quy định của pháp luật về công tác văn thư, về quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản, tài liệu ở phòng nghiệp vụ văn thư là điều rất cần thiết và quan trọng, nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý về công tác quản lý văn bản của cơ quan nhà nước. Đối với bất kỳ một cơ quan hành chính nhà nước nào thì việc quản lý hồ sơ, tài liệu là công việc quan trọng nhằm bảo quản, tra cứu khi cần thiết. Tuy nhiên, hiện nay một số cơ quan đơn vị cán bộ, nhân viên văn thư vẫn phải cập nhật và lưu trữ bằng tay vào sổ, thời gian lưu trữ lâu năm sẽ gây cản trở rất lơn trong việc tìm kiếm văn bản khi cần. Để khắc phục những bất cập trên, việc ứng dụng CNTT vào trong công tác văn thư, lưu trữ là điều hết sức quan trọng và cần thiết, giúp cho cán bộ văn thư trong việc quản lý văn bản được khoa học, thuận lợi. Xuất phát từ những yêu cầu mang tính cấp thiết đó, tôi chọn Đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ Quản lý Hành chính công cho mình. Luận văn nhằm góp phần thiết thực nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bắt đầu triển khai nghiên cứu vào năm 1986 bằng đề tài cấp Nhà nước "Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia" mã số 48A.02.04. Đề tài đã tập trung phân tích đặc điểm thông tin tài liệu lưu trữ, yêu cầu phân loại, xử lý thông tin tài liệu lưu trữ, các nguyên tắc, phương pháp cơ bản trong việc ứng dụng CNTT vào lưu trữ. Kế thừa kết quả nghiên cứu của đề tài, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tiếp tục triển khai nghiên cứu ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ: - Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc quản lý văn bản đi - đến ở văn thư cơ quan; - Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ; - Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức lưu trữ; - Nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ CD-ROM vào việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (tài liệu Châu bản); - Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ ; - Nghiên cứu giải pháp công nghệ trong việc lưu trữ, quản lý và khai thác sử dụng tài liệu ghi âm trên CD.ROM; - Giai đoạn 1996 - 2000, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phối hợp với Trung tâm Tin học - Văn phòng Chính phủ, hoàn thiện chương trình quản lý văn thư và xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hành chính trên Lotus Notes. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành các văn bản quản lý và hướng dẫn ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ: - Văn bản số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ; - Quyết định số 53 QĐ/LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ; - Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Tham khảo trong danh mục các luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công có một số tên đề tài sau: đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoat động của cơ quan hành chính nhà nước hướng tới phát triển Chính phủ điện tử ở Việt Nam” (năm 2009) của Đặng Kát Anh, trong đề tài này tác giả khái quát về ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan hành chính một cách chung chung chưa cụ thể ở một lĩnh vực nào vì vậy khó áp dụng vào thực tiễn. Đề tài của Đặng Thái Hưng về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản tại cơ quan hành chính sự nghiệp trực thuộc Bộ Y tế” (năm 2010), đề tài này tác giả đã đưa ra được các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản, tuy nhiên đây chỉ là một phần trong công tác văn thư của một cơ quan, đơn vị. Mặc dù đã có nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài, tuy nhiên chưa có đề tài, công trình nghiên cứu nào đầy đủ và chuyên sâu về “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk”. 3. Giả thuyết nghiên cứu Ứng dụng CNTT đã mang lại một diện mạo mới cho công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk. Hiệu ứng của ứng dụng CNTT làm cho quy trình giải quyết các thủ tục văn thư, lưu trữ nhanh hơn, chính xác hơn, minh bạch hơn. Điều này làm cho công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của Sở được dễ dàng hơn. Ứng dụng CNTT không những khiến các thủ tục văn thư, lưu trữ được giải quyết nhanh hơn mà ở chiều ngược lại nó khiến các quy trình thủ tục văn thư, lưu trữ cũng phải thay đổi để thích hợp với bước tiến của công nghệ và mục tiêu trên hết phục vụ giải quyết công việc đạt hiệu quả hơn. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích Mục đích là đưa ra các giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ, góp phần hiện đại hoá hệ thống quản lý văn bản, chỉ đạo, điều hành của Sở Y tế ĐắkLắk, giải quyết, xử lý công văn đến, công văn đi và lưu trữ hồ sơ nhanh chóng, đạt hiệu quả, đúng quy định. * Nhiệm vụ - Nghiên cứu lý luận về công tác văn thư, công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; các chủ trương, chính sách, văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, UBND tỉnh về vấn đề này. - Phân tích, đánh giá tình hình công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế Đắk Lắk trong thời gian qua như quy trình, cách thức xử lý văn bản; trách nhiệm giữa các bộ phận; nguồn nhân lực để thực hiện. - Khảo sát thực trạng cơ sở hạ tầng công nghệ thông của Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk. - Phân tích những mặt đạt được, hạn chế và những nguyên nhân làm cho việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lư trữ chưa đạt được hiệu quả, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk. Phạm vi về không gian: nghiên cứu trong phạm vi Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk. Phạm vi về thời gian: từ 2010 đến nay. 6. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu * Cơ sở lý luận Luận văn được viết dựa trên quan điểm sử dụng phương pháp luận biện chứng duy vật của chủ nghĩa Mác- Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh trong việc phân tích, đánh giá vấn đề nghiên cứu; chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật của nhà nước về xây dựng, ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ. * Phương pháp nghiên cứu Trên cơ sở tài liệu về phương pháp nghiên cứu khoa học của Học viện hành chính, kế thừa có chọn lọc các công trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng các phương pháp về thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích và điều tra xã hội học về tình hình thực tế ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ. Nguồn số liệu được cung cấp bởi các báo của Văn phòng, phòng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Sở Y tế tỉnh ĐắkLắk. Trên cơ sở đó tổng hợp, phân tích cụ thể từng đối tượng phục vụ cho công tác nghiên cứu. 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Góp phần tổng hợp, hệ thống các quan điểm của Đảng, Nhà nước về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ. - Làm căn cứ để hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế Đắk Lắk theo hướng nhanh chóng, hiệu quả, đúng quy trình. 8. Kết cấu của luận văn Ngoài phần lời mở đầu, phần kết luận và kiến nghị, nội dung luận văn gồm có 3 chương như sau: Chương 1: Cơ sở pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế Đắk Lắk. Chương 3: Định hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO / HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH / ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ CỦA SỞ Y TẾ TỈNH ĐẮK LẮK LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CÔNG Đắk Lắk, năm 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO / HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH / ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ CỦA SỞ Y TẾ TỈNH ĐẮK LẮK LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CƠNG Chun ngành: Quản lý Hành cơng Mã số: 60 34 82 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS BẾ TRUNG ANH Đắk Lắk, năm 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn cơng trình nghiên cứu thực cá nhân tôi, thực sở kiến thức nghiên cứu lý thuyết, nghiên cứu khảo sát tình hình thực tiễn hướng dẫn thầy hướng dẫn TS Bế Trung Anh Các thơng tin trích dẫn luận văn ghi rõ nguồn gốc Tôi xin khẳng định trung thực lời cam kết xin chịu hoàn toàn trách nhiệm lời cam đoan LỜI CẢM ƠN! Qua thời gian học tập, nghiên cứu Học viện Hành - Phân viện Khu vực Tây Ngun, tơi hồn thành khố học hồn thành luận văn tốt nghiệp Trƣớc tiên, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy, cô giảng viên nhiệt tình truyền đạt kiến thức giúp tơi hồn thành mơn học khố học thạc sỹ Quản lý hành cơng Đặc biệt cho tơi đƣợc cảm ơn Thầy giáo TS Bế Trung Anh tận tình hƣớng dẫn tơi q trình học tập, nghiên cứu viết luận văn “Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk” Và xin đƣợc cảm ơn Ban Lãnh đạo Văn phòng Sở Y tế Đắk Lắk tạo điều kiện, giúp đỡ việc thu thập thơng tin, số liệu phục vụ q trình viết luận văn MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Chƣơng CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1 Khái niệm chung 1.1.1 Công tác văn thƣ 1.1.2 Công tác lƣu trữ 1.1.3 Mối quan hệ công tác văn thƣ công tác lƣu trữ 1.1.4 Công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin 10 1.1.4.1 Khái niệm công nghệ thông tin 10 1.1.4.2 Một số khái niệm liên quan đến tin học 11 1.1.4.3 Ứng dụng công nghệ thông tin 13 1.2 Lý luận công tác văn thƣ, lƣu trữ 14 1.2.1 Lý luận công tác văn thƣ 14 1.2.1.1 Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 14 1.2.1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư 16 1.2.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 27 1.2.2 Công tác lƣu trữ 27 1.2.2.1 Nhiệm vụ nội dung công tác lưu trữ 27 1.2.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 32 1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ 32 1.3.1 Tác động ý nghĩa công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ 32 1.3.1.1 Trong công tác thu nhập, xử lý thông tin 32 1.3.1.2 Trong công tác soạn thảo văn 33 1.3.1.3 Trong công tác lƣu trữ 33 1.3.2 Quản lý văn môi trƣờng mạng 33 1.3.2.1 Mục đích, ý nghĩa 33 1.3.2.2 Quản lý văn đến 34 1.3.2.3 Quản lý văn 38 1.3.2.4 Quản lý hồ sơ 42 a) Lưu đồ quản lý hồ sơ môi trường mạng 42 Chƣơng 44 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI SỞ Y TẾ ĐẮK LẮK 44 2.1 Tổng quan Sở Y tế Đắk Lắk 44 2.1.1 Vị trí chức 44 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 44 2.1.3 Tổ chức máy Sở Y tế Đắk Lắk 49 2.1.3.1 Tổ chức máy quan 49 Gồm Ban giám đốc, Văn phòng, Thanh tra, Phòng Tổ chức - Cán bộ, Phòng Tài - Kế tốn, Phòng Kế hoạch - Nghiệp vụ 49 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng, ban 50 2.1.3.3 Tình hình nhân lực: 59 2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Y tế Đắk Lắk 59 2.2.1 Công tác tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin 59 2.2.2 Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ 61 2.2.3 Quy trình giải cơng tác văn thƣ, lƣu trữ ứng dụng công nghệ thông tin 63 2.2.3.1 Về công tác tiếp nhận xử lý văn đến 64 2.2.2.2 Về việc tổ chức quản lý xử lý văn 70 2.2.2.3 Về tổ chức quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu 76 * Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: bao gồm công việc sau đây: 76 2.3 Đánh giá kết đạt đƣợc việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Y tế Đắk Lắk 78 2.3.1 Những kết đạt đƣợc 78 2.3.2 Những tồn 81 2.3.3 Nguyên nhân thách thức 82 Chƣơng 84 ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ CỦA SỞ Y TẾ TỈNH ĐẮK LẮK 84 3.1 Chủ trƣơng, quan điểm, định hƣớng mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin 84 3.1.1 Chủ trƣơng, quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin 84 3.1.2 Định hƣớng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin 85 3.1.3 Mục tiêu phát triển ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ 86 3.2 Các giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ lƣu trữ Sở Y tế Đắk Lắk 87 3.2.1 Nâng cao nhận thức công nghệ thông tin 88 3.2.2 Hồn thiện chế sách tăng cƣờng hiệu quản lý nhà nƣớc ứng dụng công nghệ thông tin 89 3.2.3 Đẩy mạnh đầu tƣ cho phần mềm ứng dụng phát triển công nghệ 93 3.2.4 Tăng cƣờng lực, hiệu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ, lƣu trữ 94 3.2.5 Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin, văn thƣ lƣu trữ 95 3.2.6 Tăng cƣờng học hỏi kinh nghiệm 97 3.2.7 Chuẩn hóa qui trình, thủ tục cơng tác văn thƣ, lƣu trữ để phù hợp với cách thức ứng dụng công nghệ thông tin 98 3.3 Tính khả thi giải pháp 99 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO 106 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Những thành tựu khoa học công nghệ thông tin tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý Điều đòi hỏi phải cải cách hành cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp với tiến chung giới Theo đó, việc đổi cơng tác văn thƣ, đổi tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều kiện tiên q trình cải cách hành Đây công việc bảo đảm cung cấp thông tin văn phục vụ cho hoạt động quản lý, đó, cơng tác gắn liền với hoạt động quản lý nhà nƣớc nói chung quan nói riêng Hiệu hoạt động quản lý quan cao hay thấp phụ thuộc phần vào cơng tác có đƣợc làm tốt hay khơng Nhƣ vậy, thấy vấn đề đặt công tác văn thƣ quan, tổ chức với tƣ cách biện pháp để thúc đẩy cải cách hành chính, góp phần làm thay đổi phƣơng thức điều hành hoạt động quan hành nhà nƣớc Ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) hoạt động quản lý hành nhà nƣớc, hƣớng đến xây dựng phủ đại hiệu điểm trọng tâm trình xã hội hóa thơng tin, phát triển dân chủ củng cố máy quyền cấp Hiện nay, mơ hình Chính phủ điện tử (egovernment) đƣợc áp dụng rộng rãi nhiều nƣớc giới mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho xã hội Tại Việt Nam, mơ hình "Chính phủ điện tử" đƣợc đƣa vào ứng dụng nhằm cải thiện phƣơng thức quản lý hành chính, giúp giới doanh nghiệp ngƣời dân tiếp cận đƣợc với sách, chế Đảng Nhà nƣớc cách nhanh Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg Thủ tƣớng Chính phủ ngày 23 tháng năm 2006 việc “Giảm văn giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà nƣớc” nhận định: “Trong năm qua, với trình đẩy mạnh cải cách hành chính, việc ứng dụng CNTT vào quản lý, công tác văn thƣ quản lý văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà nƣớc cấp, ngành bƣớc đƣợc cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm nhiều cơng cụ hình thức để đạo điều hành, trao đổi thông tin với chất lƣợng, hiệu ngày đƣợc nâng cao Tuy nhiên, yếu kém, bất cập phổ biến máy hành nhà nƣớc tình trạng lạm dụng nhiều văn bản, giấy tờ hành quan hệ giải công việc quan hành nhà nƣớc: in ấn, chụp gửi văn bản, tài liệu tùy tiện, lãng phí gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành giải công việc quan hành nhà nƣớc Tình trạng có nguyên nhân chủ yếu bệnh quan liêu hình thức, sính văn bản, giấy tờ nặng thói quen, cách làm việc máy hành rƣờm rà; chậm ứng dụng sử dụng chƣa có hiệu cơng nghệ thơng tin vào công tác quản lý; chậm sửa đổi, bổ sung quy định pháp luật công tác văn thƣ, quản lý văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà nƣớc Thủ tƣớng Chính phủ thị số nội dung cần thực hiện: “Ứng dụng mạnh mẽ CNTT để giảm văn bản, giấy tờ hành chính”: Thủ trƣởng quan hành cấp, ngành có trách nhiệm đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, CNTT vào xử lý công việc, bƣớc thay cho việc dùng văn bản, giấy tờ hành truyền đạt thơng tin, giải cơng việc có liên quan Ứng dụng CNTT cơng tác quản lý văn bản, tài liệu phòng nghiệp vụ văn thƣ điều cần thiết quan trọng, nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý công tác quản lý văn quan nhà nƣớc Đối với quan hành nhà nƣớc việc quản lý hồ sơ, tài liệu công việc quan trọng nhằm bảo quản, tra cứu cần thiết Tuy nhiên, số quan đơn vị cán bộ, nhân viên văn thƣ phải cập nhật lƣu trữ tay vào sổ, thời gian lƣu trữ lâu năm gây cản trở lơn việc tìm kiếm văn cần Để khắc phục bất cập trên, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thƣ, lƣu trữ điều quan trọng cần thiết, giúp cho cán văn thƣ việc quản lý văn đƣợc khoa học, thuận lợi Xuất phát từ u cầu mang tính cấp thiết đó, tơi chọn Đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ Quản lý Hành cơng cho Luận văn nhằm góp phần thiết thực nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Công tác văn thƣ hoạt động thƣờng xuyên quan, tổ chức hệ thống máy Nhà nƣớc Ngay từ cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nƣớc ta có quy định cụ thể cơng tác Vấn đề nâng cao chất lƣợng quản lý văn quan, tổ chức nhà nƣớc đƣợc nhiều nhà khoa học quan tâm nghiên cứu Tuy nhiên, đề cập đến ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ ngồi chƣơng trình, kế hoạch thực tin học hóa quản lý Đảng Nhà nƣớc, thông tƣ hƣớng dẫn Bộ, Ngành, tài liệu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, cá nhân tơi chƣa tìm đƣợc nội dung đề tài, cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài Tham khảo danh mục luận văn thạc sỹ quản lý hành cơng có số tên đề tài sau (nhưng chưa tìm nội dung): - Đề tài Đặng Kát Anh “Ứng dụng công nghệ thông tin hoat cộng quan hành nhà nƣớc hƣớng tới phát triển Chính phủ điện tử Việt Nam” (năm 2009) - Đề tài Đặng Thái Hƣng “Ứng dụng công nghệ thông tin soạn thảo văn quan hành nghiệp trực thuộc Bộ Y tế” (năm 2010) - Đề tài Võ Thái Bình “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý quan hành tỉnh Bến Tre - thực trạng giải pháp” (năm 2010) - Đề tài Vũ Thị Mai Lan “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ Bộ tài Nguyên Môi trƣờng” (năm 2011) Tuy nhiên chƣa có cơng trình nghiên cứu việc ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk Giả thuyết nghiên cứu Ứng dụng CNTT mang lại diện mạo cho công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk Hiệu ứng ứng dụng CNTT làm cho quy trình giải thủ tục văn thƣ, lƣu trữ nhanh hơn, xác hơn, minh bạch Điều làm cho công tác đạo, điều hành giải công việc Sở đƣợc dễ dàng Ứng dụng CNTT khiến thủ tục văn thƣ, lƣu trữ đƣợc giải nhanh mà chiều ngƣợc lại khiến quy trình thủ tục văn thƣ, lƣu trữ phải thay đổi để thích hợp với bƣớc tiến công nghệ mục tiêu hết phục vụ giải công việc đạt hiệu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích Mục đích đƣa giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ, góp phần đại hố hệ thống quản lý văn bản, đạo, điều hành Sở Y tế ĐắkLắk, giải quyết, xử lý công văn đến, công văn lƣu trữ hồ sơ nhanh chóng, đạt hiệu quả, quy định * Nhiệm vụ vào lĩnh vực, ngành, phụ trách Kịp thời báo cáo khó khăn, vƣớng mắc, vấn đề phát sinh, đề xuất phƣơng hƣớng giải kế hoạch ứng dụng CNTT thời gian tới Thực việc kiểm tra, giám sát quan QLNN hoạt động ứng dụng CNTT Kiểm tra giám sát cần tập trung vào số nội dung nhƣ: kiểm tra việc chấp hành chủ trƣơng tỉnh ứng dụng CNTT; kiểm tra độ xác thơng tin, tiêu chuẩn kỹ thuật; kiểm tra việc đầu tƣ xây dựng hệ thống hạ tầng thông tin, áp dụng biện pháp bảo mật thông 3.2.3 Đẩy mạnh đầu tƣ cho phần mềm ứng dụng phát triển công nghệ Đầu tƣ cho phần mềm ứng dụng phát triển CNTT hoạt động quan trọng, có ý nghĩa định đến việc thành công hay thất bại ứng dụng CNTT vào công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác quản lý nói chung cơng tác văn thƣ – lƣu trữ nói riêng, trọng đến số lƣợng phần cứng, việc sử dụng phần mềm ứng dụng hạn chế Tuy nhiên, đầu tƣ ứng dụng phát triển CNTT, cần ý học kinh nghiệm đầu tƣ không hiệu khứ: Tránh tình trạng trọng đến trang thiết bị mà không quan tâm đến vấn đề đào tạo xây dựng hệ thống phần mềm ứng dụng Khi xây dựng phần mềm ứng dụng cần ý đến tính phần mềm, khả phát triển phần mềm, tính thân thiện phần mềm ngƣời sử dụng Tránh tình trạng hệ thống tin học làm tăng mức độ phức tạp hoạt động quan phù hợp với phần mềm ứng dụng vị trí, chức thiết bị hợp lý công đoạn hoạt động thực tiễn 93 Tránh tình trạng sử dụng thiết bị để thực thay lao động thủ công số khâu nhƣ đánh máy văn bản, lƣu giữ đơn giản, khơng mang tính hệ thống khơng có giá trị sử dụng lâu dài Tránh tình trạng khơng có ngƣời sử dụng triển khai hệ thống không trọng khâu đào tạo sản phẩm phần mềm sức thuyết phục ngƣời sử dụng Tránh tình trạng hệ thống hoạt động giai đoạn triển khai, không trở thành phận thiết yếu, gắn với qui trình hoạt động máy Nhà cung cấp phần mềm phải thật am hiểu hệ thống thông tin phục vụ QLNN, hiểu nhu cầu thông tin phục vụ chức hoạt động hệ thống, nguồn gốc cung cấp thông tin vào hệ thống khả tiếp thu hệ thống ngƣời sử dụng, tác động hệ thống lên thói quen, lề lối làm việc máy, tâm lý ngƣời sử dụng trình tiếp thu hệ thống Các nhà quản lý chuyên gia phải thật hiểu cộng tác đƣợc với để tìm giải pháp cần thiết để đƣa CNTT vào QLNN - Xây dựng qui chế sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm nguồn vốn đầu tƣ cho phát triển ứng dụng CNTT Theo đó, tất dự án mua sắm trang thiết bị, phần mềm ứng dụng có mức giá trị phải đấu thầu phải thông qua thể thức đấu thầu hợp đồng Thể thức bao gồm việc công bố công khai việc đấu thầu giám sát kết đấu thầu, bảo đảm xác định đắn nhu cầu CNTT, lựa chọn đắn nhà thầu có đủ lực thực dự án với chi phí hợp lý 3.2.4 Tăng cƣờng lực, hiệu ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Hiện đại hố công tác văn thƣ, lƣu trữ: Nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thƣ lƣu trữ đề cập đến thực cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi thiết bị, có máy tính điện tử, phần mềm ứng dụng Nhu cầu ứng dụng máy tính vào cơng tác văn phòng mức 94 độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thơng tin lƣợng văn nhiều Ngồi tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động quan có nhiều loại hình tài liệu cơng nghệ khác Ngay với cán có chun mơn trình độ cao khơng thể ghi nhớ xử lý đƣợc tất hồ sơ tài liệu Chúng ta cần thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, xác nhanh chóng Vì máy tính cơng cụ làm hỗ trợ đắc lực công việc Chúng ta phủ nhận vai trò tin học hoạt động quản lý Việc áp dụng vào cơng tác văn thƣ, lƣu trữ hoàn toàn phù hợp cần thiết Cần bố trí thêm máy tính đại yêu cầu đặt xây dựng chƣơng trình cài đặt hệ thống máy tính quan Trình tự đơn giản thuận tiện thao tác nhập tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu hạn chế đƣợc tối đa sai sót Chúng ta biết khả ứng dụng CNTT mang lại cho công tác văn thƣ, lƣu trữ hiệu lớn Trong việc hoàn thiện công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Y tế Đắk Lắk phục vụ cho công cải cách hành chính, thiết nghĩ cần quan tâm đầu tƣ thích đáng để cơng tác thực phát huy đƣợc vai trò Nên việc thực nội dung cụ thể công tác văn thƣ, lƣu trữ gắn liền với việc sử dụng phƣơng tiện kỹ thuật văn phòng đại theo yêu cầu đại hố cơng tác văn thƣ, lƣu trữ trở thành tiền đề cho công tác quản lý hoạt động chung quan hành 3.2.5 Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin, văn thƣ lƣu trữ Để công tác Văn thƣ, lƣu trữ hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung đơn vị theo xu hƣớng công cải cách hành Sở cần quan tâm mức đến cơng tác để phát huy tối đa hiệu Để làm đƣợc điều trƣớc hết cần đổi nhận thức vai trò cơng tác Văn thƣ, lƣu trữ hoạt động quản lý Sở Để hƣớng tới xây dựng ứng dụng CNTT đại theo kịp chủ trƣơng sách cuả Đảng Nhà nƣớc Quan trọng phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trƣớc hết hàng ngày cho cán lãnh đạo chuyên môn 95 Trên sở nhận thấy, đề số giả pháp để nâng nhân lực phục vụ việc ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu nhƣ sau: - Do ảnh hƣởng chế độ quan liêu bao cấp, đội ngũ cán đƣợc đào tạo nghiệp vụ chuyên môn nhƣng lại nhạy bén công việc nhƣ không nắm bắt đƣợc phần mềm ứng dụng cách nhanh Vì để khắc phục tình trạng Sở nên tăng cƣờng việc đào tạo bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cơng việc trình độ nghiệp vụ văn thƣ, lƣu vữ, trình độ tin học - Đào tạo đội ngũ cán trẻ, thƣơng xuyên cử cán văn thƣ lƣu trữ học chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh nhất, - Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán bội nhân viên văn thƣ lƣu trữ, tin học - Phát triển nguồn nhân lực cho CNTT yếu tố then chốt, có ý nghĩa định việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thƣ, lƣu trử Sở Để đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác văn thƣ, lƣu trữ, cần phải xây dựng nguồn nhân lực CNTT đủ số lƣợng bảo đảm chất lƣợng Sở cần phải tiến hành khảo sát khả ứng dụng CNTT thực công việc cán bộ, công chức, viên chức Mở rộng đa dạng hố hình thức đào tạo nguồn nhân lực CNTT, văn thƣ lƣ trữ Để đẩy mạnh ứng dụng CNTT cần phải xây dựng nguồn nhân lực CNTT, văn thƣ lƣu trữ đủ số lƣợng, bảo đảm chất lƣợng Muốn vậy, tỉnh cần phải tiến hành mở rộng qui mô đa dạng hố hình thức đào tạo nguồn nhân lực Để mở rộng hình thức đào tạo, Sở cần phải đầu tƣ tài nguồn nhân lực nhằm mở rộng, xây dựng sở vật chất cho đào tạo CNTT Theo đó, 96 hàng năm Sở cần phải giành khoản chi định từ ngân sách để đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn có cán - Đa dạng hố loại hình đào tạo Sở cần có chế khuyến khích tạo điều kiện cho loại hình đào tạo phù hợp với đối tƣợng nhƣ: đào tạo ngắn hạn, đào tạo dài hạn; đào tạo tập trung, đào tạo phi tập trung … Đối với cán lãnh đạo, áp dụng hình thức đào tạo ngắn hạn phi tập trung đối tƣợng Chƣơng trình đào tạo cần phải ngắn gọn, phù hợp nhằm đạt mục tiêu trang bị kiến thức chung CNTT sử dụng thành thạo kiến thức vào trình lãnh đạo, điều hành QLNN Đối với đội ngũ cán chuyên trách CNTT quan Nhà nƣớc doanh nghiệp, đội ngũ cán có trách nhiệm vận hành trì hoạt động bình thƣờng hệ thống thơng tin giúp đỡ ngƣời khác khai thác có hiệu hệ thống Đa số đội ngũ cán đƣợc đào tạo có trình độ CNTT mức độ chuyên sâu định Vì vậy, chƣơng trình đào tạo áp dụng nhằm hƣớng tới việc bổ sung cập nhật kiến thức CNTT kiến thức chuyên môn lĩnh vực văn thƣ, lƣu mà quan ứng dụng Đối với đối tƣợng ngƣời trực tiếp khai thác ứng dụng CNTT, chƣơng trình đào tạo cần đƣợc thiết kế phù hợp với đối tƣợng, lĩnh vực ứng dụng CNTT Nhằm đạt mục đích huấn luyện cho ngƣời dùng trực tiếp sử dụng đƣợc hệ thống tin học cơng việc cách thành thạo Nhóm đối tƣợng cần đƣợc đào tạo kiến thức tối thiểu hệ thống nhƣ công cụ môi trƣờng công tác, kỹ thao tác cần thiết để khai thác có hiệu phần mềm ứng dụng có liên quan 3.2.6 Tăng cƣờng học hỏi kinh nghiệm Để đẩy mạnh, tăng cƣờng hợp tác, liên kết học hỏi kinh nghiệm nƣớc quốc tế ứng dụng CNTT, Sở Y tế Đắk Lắk cần thƣờng xuyên cử đoàn cán lãnh đạo, cán CNTT, cán văn thƣ, lƣu trữ đến địa phƣơng 97 nƣớc triển khai ứng dụng thành công ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ để học tập kinh nghiệm, phát triển ứng dụng CNTT vào Sở Trong bối cảnh ứng dụng CNTT, cải cách hành tiến đến phủ điện tử đòi hỏi Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk cần phải có chiến lƣợc ứng dụng CNTT cách nhạy bén đắn nhằm tận dụng đƣợc hội phát triển ứng dụng CNTT Đây đƣờng ngắn để Sở rút ngắn khoảng cách chênh lệnh so với địa phƣơng khác thực thắng lợi công cải cách hành đặt 3.2.7 Chuẩn hóa qui trình, thủ tục cơng tác văn thƣ, lƣu trữ để phù hợp với cách thức ứng dụng công nghệ thông tin Để đạt hiệu cao việc ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ cần cải cách, điều chỉnh quy trình xử lý văn đến, văn lƣu trữ hồ sơ cho thật đơn giản, phù hợp với cách thức ứng dụng CNTT Các quy trình, thủ tục phải theo Hƣớng dẫn 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng năm 2009 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ mơi trƣờng mạng nhằm mục đính thống nghiệp vụ quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trƣờng mạng nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ, lƣu trữ cần tuân thủ quy định pháp luật hành quản lý văn lập hồ sơ, phù hợp với quy trình cơng việc theo hệ thống quản lý chất lƣợng TCVN ISO 9001:2000 Thực quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn thể thức, thẩm quyền kỹ thuật trình bày theo quy định Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ quan Thực việc quản lý văn đi, văn đến hƣớng dẫn, tổ chức lập hồ sơ 98 công việc, nộp lƣu hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ quan theo hƣớng dẫn thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ 3.3 Tính khả thi giải pháp Việc ứng dụng quản lý văn điều hành, gửi nhận văn điện tử quan tạo thay đổi lớn cách thức làm việc Sở Y tế Đắk Lắk: trao đổi thông tin (gửi báo cáo, số liệu thống kê, chia thông tin, gửi ý kiến,…) qua mạng, thƣ điện tử, qua phần mềm văn phòng điện tử thay qua bƣu điện, fax; tổ chức hội họp, hội nghị qua mạng; giải công việc nhân dân, doanh nghiệp qua mạng trực tuyến,… vào hoạt động quan thay đổi đƣợc tƣ làm việc theo kiểu thủ công sang việc ứng dụng CNTT công tác quản lý, điều hành cán bộ, công chức, viên chức, giúp giải công việc không bị giới hạn thời gian, không gian; tiết kiệm giấy, mực, in, photocopy nhân tài liệu, rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm bớt thời gian hội họp việc trao đổi ý kiến mạng, nâng cao hiệu suất, hiệu công tác, tăng cƣờng sức mạnh ngƣời quản lý Từ nâng cao đƣợc nhận thức CNTT cán bộ, cơng chức, viên chức Giải pháp hồn thiện chế, sách tăng cƣờng hiệu QLNN ứng dụng CNTT giải pháp cần thiết Sở để giải tháo gỡ khó khăn, vƣớng mắc mà q trình ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ gặp phải Sự phối hợp quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh giúp tham mƣu tốt cho UBND tỉnh ban hành sách ứng dụng CNTT giải thủ tục hành nói chung cơng tác văn thƣ, lƣu trữ nói riêng cách đồng bộ, quán, tạo hành lang pháp lý rõ ràng, chuẩn mực, thuận tiện để quan hành ứng dụng CNTT cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Sự phối hợp quan chuyên môn giúp đƣa giải pháp nhằm tháo gỡ khó khăn, vƣớng mắc nhƣ kinh phí bố trí cho việc ứng dụng CNTT giải thủ tục hành Ngồi ra, phối hợp Sở Nội vụ, Sở Thông tin Truyền thông gắn kết chặt chẽ công tác văn thƣ, lƣu trữ chƣơng 99 trình ứng dụng CNTT để gắn kết CNTT với cải cách hành nhằm hạn chế đến mức thấp việc bỏ sót nội dung nhƣ chồng chéo không cần thiết Bảo đảm ứng dụng CNTT nhằm phục vụ cải cách công tác văn thƣ, lƣu trữ cải cách công tác văn thƣ, lƣu trữ tiền đề cho ứng dụng CNTT hiệu Đồng thời, tăng cƣờng công tác kiểm tra, giám sát nhằm đánh giá tình hình kết triển khai thực cải cách công tác văn thƣ, lƣu trữ đồng thời có biện pháp khắc phục cụ thể hạn chế, yếu công tác văn thƣ, lƣu trữ; thông qua kết kiểm tra việc giải công việc, quản lý điều hành lãnh đạo để tìm hiểu, nghiên cứu kiến nghị biện pháp cải tiến cách thức làm việc, quy trình xử lý, giải quy định để tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân Giải pháp đẩy mạnh đầu tƣ cho phần mềm ứng dụng phát triển công nghệ công tác văn thƣ lƣu trữ, giải pháp có tác động trực tiếp đến chất lƣợng điều hành hoạt động, giải quyết, xử lý công việc Sở Đây giải pháp thiên chuyên ngành CNTT, đòi hỏi phải có trình độ chun mơn cao Giải pháp cho phép Sở có đƣợc lựa chọn tối ƣu cơng nghệ cho việc ứng dụng CNTT Nhóm giải pháp cần thiết cho việc ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Trách nhiệm thuộc nhóm giải pháp Văn phòng Sở cán phụ trách cơng tác CNTT Nhƣng để phát huy đƣợc tất lợi ích CNTT ứng dụng giải cơng tác văn thƣ, lƣu trữ cán phụ trách CNTT cán phụ trách văn thƣ, lƣu trữ có trách nhiệm tham mƣu tất giải pháp ứng dụng CNTT nhằm tối ƣu mặt công nghệ, chi phí đầu tƣ, tính tiện lợi sử dụng tiện ích mà mang lại Công nghệ phần mềm công nghệ tảng ngành công nghệ cao… Nên việc đẩy đầu tƣ cho phần mềm ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở phải đƣợc tiến hành cách đồng tƣơng thích với đáp ứng đƣợc yêu cầu công tác văn thƣ, lƣu trữ Hiện trạng công nghệ phần cứng, phần mềm Sở đƣợc trang bị Nhiệm vụ giải pháp 100 lựa chọn công nghệ phần mềm, phần cứng cho tƣơng thích với đầu tƣ có có tính đến yếu tố đổi cơng nghệ tƣơng lai Giải pháp tăng cƣờng lực, hiệu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ, lƣu trữ Chúng ta biết khả ứng dụng CNTT mang lại cho công tác văn thƣ, lƣu trữ hiệu lớn Giải pháp có tính khả thi cao do: công nghệ phần cứng đại, tốc độ xử lý máy tính nhanh hệ trƣớc nhiều; phần mềm ứng dụng đƣợc việt hoá nên giao diện thân thiện dễ dàng với ngƣời sử dụng Giải pháp phát triển nguồn nhân lực phục vụ ứng dụng CNTT, giải pháp yếu tố then chốt có ý nghĩa định việc phát triển ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ nay, trình độ CNTT cán bộ, cơng chức Sở chƣa cao Song song với việc xây dựng sở vật chất phải đẩy mạnh đào tạo, bồi dƣỡng cán công chức, đặc biệt cán trực tiếp vận hành hệ thống công nghệ thông tin Sở, mà quan trọng thông qua CNTT để giải tốt công việc hàng ngày Sở Thực tốt giải pháp hình thành nên bƣớc chuyển mạnh mẽ tƣ hành động đội ngũ CBCC Sở, làm cho việc ứng dụng CNTT đƣợc nâng cao tất yếu đem lại tiện ích cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo nhiều Giải pháp học hỏi kinh nghiệm nơi khác, nƣớc áp dụng ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ thành công giải pháp khả thi dễ dàng thực đƣợc Thực tốt giải pháp đêm lại hiệu cao hơn, tránh đƣợc sai sót, khuyết điểm mà tự khơng nhìn nhận đƣợc, ngƣợc lại phát huy sáng kiến, cải tiến hiệu bạn Chuẩn hóa qui trình, thủ tục cơng tác văn thƣ, lƣu trữ để phù hợp với cách thức ứng dụng CNTT nhằm mục đính thống nghiệp vụ quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ mơi trƣờng mạng nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan Để đạt hiệu cao việc ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ cần cải cách, điều chỉnh quy trình xử lý văn đến, văn lƣu trữ hồ sơ cho thật đơn giản, phù hợp với cách thức ứng dụng 101 CNTT Giải pháp hồn tồn thực đƣợc chủ trƣơng, sách Đảng Nhà nƣớc, hƣớng dẫn quan chuyên môn nhƣ Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, thông tƣ số 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ Khái quát lại, giải pháp có vị trí quan trọng, khả thi, tác động trực tiếp đến kết ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Y tế tỉnh Đắk Lắk đánh giá giải pháp quan trọng khả thi Bởi vì, tầm quan trọng nhóm giải pháp phụ thuộc nhiều vào thực trạng ứng dụng CNTT công tác điều hành Sở Nếu xét điều kiện ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ giải công việc Sở Y tế Đắk Lắk giải pháp hồn thiện chế ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ nâng cao trình độ lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức giải hàng loạt vấn đề gặp phải từ đo hiệu ứng dụng CNTT đƣợc nâng cao 102 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ * Kết luận Thành công hay thất bại đơn vị ngày tuỳ thuộc lớn vào khả chiếm lĩnh đƣợc lợi thông tin, khả sử dụng thơng tin cho hoạt động Vì đơn vị, tổ chức ngày nâng cao công tác văn phòng trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm, lƣu trữ, bảo quản sử dụng nguồn lực thơng tin cho tồn hoạt động Đặc biệt công tác văn thƣ, vƣu trữ ngày đƣợc quan, đơn vị quan tâm hồn thiện để trợ giúp đắc lực cho cơng tác văn phòng phát huy tối đa tác dụng đơn vị Công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Y tế Đắk Lắk nhƣ phòng ban, đơn vị quan Nhà nƣớc góp phần vào việc cải cách hành đất nƣớc, ngành cán lãnh đạo cần có quan tâm đạo thiết thực công tác Tuy nhiên bên cạnh kết đạt đƣợc, nhiều vấn đề lĩnh vực chƣa đƣợc giải thoả đáng Nó đòi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Nâng cao hiệu công tác văn thƣ, lƣu trữ trở thành nhiệm vụ quan trọng không Sở Y tế Đắk Lắk mà cấp ngành khác Luận văn trình bày hệ thống sở lý luận pháp lý quản lý nhà nƣớc ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ, cụ thể tập trung làm rõ khái niệm sở trình nghiên cứu nhƣ: khái niệm công nghệ thông tin; công tác văn thƣ; công tác lƣu trữ; khái niệm việc ứng dụng CNTT Qua bƣớc đầu xác định đƣợc yếu tố tác động đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ Ngoài hệ thống sở lý luận làm tảng cho việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thƣ, lƣu trữ Luận văn đánh giá đƣợc thực trạng ứng 103 dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ Sở Quan trọng đánh giá hiệu quả, phân tích đƣợc mặt hạn chế việc ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ để thấy đƣợc tác động đến trình ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ (có yếu tố tác động tích cực yếu tố tác động tiêu cực) Trên sở đó, xây dựng giải pháp để phát huy yếu tố tác động tích cực khắc phục, hạn chế yếu tố tác động tiêu cực * Kiến nghị - Tạo điều kiện để cán bộ, nhân viên thƣờng xuyên đƣợc cập nhật kiến thức CNTT VTLT Chú trọng cơng tác đào tạo cán có trình độ CNTT VTLT đơn vị toàn ngành Huấn luyện cho toàn thể cán bộ, nhân viên CNTT, mạng máy tính mạng Internet - Đầu tƣ thoả đáng cho việc phát triển ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ Huy động nhiều nguồn lực đầu tƣ cho CNTT vấn đề mấu chốt, thúc đẩy triển khai thành công chủ trƣơng ứng dụng CNTT - Ban đạo CNTT cần tiếp tục đề biện pháp để xây dựng sở hạ tầng đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác văn thƣ, lƣu trữ, đẩy mạnh công tác đào tạo bồi dƣỡng kiến thức ứng dụng CNTT công tác văn thƣ, lƣu trữ cho cán bộ, nhân viên Các chủ trƣơng biện pháp thực phải đƣợc triển khai kịp thời, đồng bộ, sát với thực tế - Có chế, sách để làm tốt cơng tác triển khai việc phát triển ứng dụng CNTT đơn vị Sở - Tạo đƣợc đồn kết trí cao toàn ngành để xây dựng khai thác kho liệu chung, đặc biệt coi trọng việc ứng dụng CNTT vấn đề mấu chốt để đổi công tác quản lý đổi phƣơng pháp điều hành Do lực thân nhƣ thời gian nghiên cứu hạn chế, đồng thời tác giả gặp khó khăn q trình thu thập tài liệu nên khơng thể tránh đƣợc thiếu sót, hạn chế định Rất mong đƣợc thơng cảm, 104 góp ý Hội đồng, quý thầy cô bạn để tác giả tiếp tục hồn thiện đề tài 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Chính trị (2000), Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa, Hà Nội Bộ Nội vụ (2012), Quyết định 3662/QĐ-BNV ngày 13/1/2012, tổ chức triển khai ứng dụng phần mềm chuẩn hố thể thức kỹ thuật tình bày văn hành theo Thơng tư 01/2011, Hà Nội Bộ Nội vụ (2012), Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012, Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc (2005), 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005, Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến, Hà Nội Cục Văn thƣ Lƣu trữ nhà nƣớc (2009), 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009, Hướng dẫn quản lý văn đi,văn đến lập hồ sơ mơi trường mạng, Hà Nội Phan Đình Diệu (2001), Chuyên đề 1, Tổng quan CNTT tác động tới phát triển kinh tế - xã hội, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Hội đồng Nhân dân tỉnh Đắk Lắk (2011), Nghị 46/2011/NQ-HĐND ứng dụng phát triển Công nghệ thông tin tỉnh Đắk Lắk, giai đoạn 20112015, Đắk Lắk Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa thơng tin, Hà nội Sở Y tế Đắk Lắk (2009), Đề án Ứng dụng phát triển Công nghệ thông tin quản lý Y tế tỉnh Đắk Lắk 10 Thủ tƣớng Chính phủ (2012), Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước, Hà Nội 106 11 Thủ tƣớng Chính phủ (2004), Quyết định số 235/2004/QĐ-TTg ngày 02/3/2004 phê duyệt Dự án tổng thể Ứng dụng phát triển phần mềm nguồn mở Việt Nam giai đoạn 2004 – 2008, Hà Nội 12 Thủ tƣớng Chính phủ (2007), Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước, Hà Nội 13 Thủ tƣớng Chính phủ (2005), Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 6/10/2005 phê duyệt chiến lược phát triển công nghệ thông tin truyền thông Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020, Hà Nội 14 Thủ tƣớng Chính phủ (2010), Quyết định 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 phê duyệt chương trình quốc gia ứng dụng công nghệ trông tin hoạt động quan nhàn nước giai đoạn 2011-2015, Hà Nội 15 Thủ tƣớng Chính phủ (2010), Quyết định 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010, phê duyệt Đề án “ Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh công nghệ thông tin truyền thông”, Hà Nội 16 Hàn Viết Thuận (2004), Giáo trình tin học đại cương, Nxb Thống kê, Hà Nội 17 Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử, Hà Nội 18 Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin, Hà Nội 19 UBND tỉnh Đắk Lắk (2011), Quyết định 609/QĐ-UBND ngày 09/3/2011 phê duyệt Kế hoạch ứng dụng CNTT quan nhà nước tỉnh Đắk Lắk giai đoạn 2011-2015, Đắk Lắk 107 ... m y tính Khái niệm: Mạng m y tính hay hệ thống mạng (computer network hay network system) tập hợp m y tính tự hoạt động đƣợc kết nối với thông qua phƣơng tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên:... hay vấn đề cụ thể để đáp ứng nhu cầu riêng số lĩnh vực - Internet: hệ thống thơng tin tồn cầu đƣợc truy cập cơng cộng gồm mạng m y tính liên kết với Hệ thống truyền thông tin theo kiểu nối chuyển... thông tin phƣơng tiện điện tử, nội dung xử lý thông tin bao gồm khâu nhƣ thu thập, lƣu trữ, chế biến truyền nhận thông tin [6, tr.7] PGS Hàn Viết Thu n cho rằng: “CNTT kết hợp cơng nghệ m y tính