LỜI CẢM ƠN 1 MỤC LỤC 2 PHẦN MỞ ĐẦU 4 1. Lý do chọn đề tài 4 2. Mục tiêu của đề tài 5 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 4. Nguồn tài liệu tham khảo 5 5. Phương pháp nghiên cứu 5 6. Bố cục của đề tài 6 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẠP CHÍ CỘNG SẢN 7 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản 7 1.1. Chức năng 7 1.2. Nhiệm vụ 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 2. Công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Tạp chí Cộng sản 9 2.1. Chức năng 9 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 9 2.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tạp chí Cộng sản 10 3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 11 4. Lý luận cơ bản về công tác văn thư lưu trữ 13 4.1.Công tác văn thư 13 4.2. Công tác lưu trữ 15 4.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 16 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TẠP CHÍ CỘNG SẢN 16 1. Về công tác văn thư 17 1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 18 1.2. Công tác quản lý văn bản đi 24 1.2.2. Đăng ký văn bản đi 24 1.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật: 25 1.2.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 25 1.2.5. Lưu văn bản đi 28 1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 28 1.3.1. Tiếp nhận văn bản đến 28 1.3.2. Đăng ký văn bản đến 29 1.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 30 1.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 32 1.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 32 1.5.1. Các loại dấu của cơ quan 32 1.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 33 1.5.3. Bảo quản con dấu 34 2. Về tổ chức công tác lưu trữ 35 2.1. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 36 2.1.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan 36 2.1.2. Danh mục hồ sơ 36 2.1.3. Phương pháp lập hồ sơ 40 2.1.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 42 2.2. Công tác tìm hiểu về nghi thức, kỹ năng giao tiếp 43 2.3. Trang thiết bị trong văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 44 2.3.1. Các loại trang thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan 44 2.3.2. Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng 44 2.3.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 45 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN – THƯ LƯU TRỮ CỦA TẠP CHÍ CỘNG SẢN 46 1. Đánh giá chung 46 1.1. Ưu điểm 46 1.2. Nhược điểm 48 1.3. Nguyên nhân 50 2. Đề xuất, kiến nghị 50 KẾT LUẬN 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC 56
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - - Họ tên: Phạm Ánh Tuyết BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH CAO ĐẲNG LIÊN THƠNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA (2015 - 2017) Tên quan: Tạp chí Cộng Sản Địa chỉ: Số 28, Trần Bình Trọng - Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ: Mai Thị Hải Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Tôi muốn gửi lời cảm ơn tới cô Lâm Thu Hằng , quá trình hướng dẫn thực tập đã có những giảng bở ích khơng chỉ mang lại kiến thức mà còn ứng dụng vào công việc thực tiễn Các vấn đề tìm hiểu những kiến thức, kinh nghiệm về khía cạnh quản trị văn phòng Bài báo cáo cũng được cung cấp những yêu cầu để định hướng làm cho sinh viên điều kiện vô cùng quan trọng làm nên thành cơng quá trình học tập, nghiên cứu chun ngành quản trị văn phòng Bên cạnh đó cũng cảm ơn sâu sắc tới cán hướng dẫn nghiệp vụ quan chị Mai Thị Hải Phó Vụ trưởng- Phó Chánh văn phòng, người đã trực tiếp tạo điều kiện giúp đỡ quá trình khảo sát, thực tập Tạp chí Cộng sản Tơi cũng xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ nói chung Khoa Quản trị văn phòng nói riêng đã tổ chức cho sinh viên được thực tập ngành nghề Đây học phần bở ích góp phần vào kết học học tập rèn luyện của sinh viên trường Việc thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng những kiến thức lí thuyết đã được học còn ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đồng thời, đem lại ý nghĩa lý luận thực tiễn sâu sắc cho quá trình hoạt động quan của Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Tạp chí Cộng sản nói chung cán công nhân viên Văn phòng tạp chí nói riêng Họ đã giúp đỡ tơi việc làm khảo sát, tiến hành đánh giá vấn đề Tạp chí Cộng sản tạo điều kiện cho tơi được tham gia vào cấu nhân để tiếp cận với tài liệu của quan Từ đó, để có nghiên cứu hồn thiện nhất quá trình thực tập Trong quá trình thực hiện đề tài, hạn chế về thời gian thân chưa có nhiều nhiều kinh nghiệm việc kết hợp lý thuyết thực tiễn nên không tránh khỏi những sai sót Vì vậy, tơi rất mong nhận được đóng góp của quý thầy để báo cáo được hồn thiện nữa Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2017 Sinh viên MỤC LỤC Contents LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC .2 PHẦN MỞ ĐẦU .4 Lý chọn đề tài .4 Mục tiêu của đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo 5 Phương pháp nghiên cứu Bố cục của đề tài CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TẠP CHÍ CỘNG SẢN Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản 1.1 Chức 1.2 Nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức .8 Công tác hành văn phòng Văn phòng Tạp chí Cộng sản 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tạp chí Cộng sản 10 Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả việc các vị trí văn phòng .11 Lý luận về công tác văn thư - lưu trữ 13 4.1.Công tác văn thư .13 4.2 Công tác lưu trữ .15 4.3 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ 16 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG TẠP CHÍ CỘNG SẢN 16 Về công tác văn thư .17 1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 18 1.2 Công tác quản lý văn 24 1.2.2 Đăng ký văn 24 1.2.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật: 25 1.2.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 25 1.2.5 Lưu văn 28 1.3 Công tác quản lý giải văn đến 28 1.3.1 Tiếp nhận văn đến 28 1.3.2 Đăng ký văn đến 29 1.4.3 Trình, chuyển giao văn đến 30 1.4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến .32 1.5 Công tác quản lý sử dụng dấu 32 1.5.1 Các loại dấu quan 32 1.5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 33 1.5.3 Bảo quản dấu 34 Về tổ chức công tác lưu trữ 35 2.1 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 36 2.1.1 Các loại hồ sơ hình thành quan 36 2.1.2 Danh mục hồ sơ 36 2.1.3 Phương pháp lập hồ sơ .40 2.1.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .42 2.2 Công tác tìm hiểu nghi thức, kỹ giao tiếp 43 2.3 Trang thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 44 2.3.1 Các loại trang thiết bị văn phòng sử dụng quan 44 2.3.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng 44 2.3.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 45 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN – THƯ LƯU TRỮ CỦA TẠP CHÍ CỘNG SẢN .46 Đánh giá chung 46 1.1 Ưu điểm 46 1.2 Nhược điểm .48 1.3 Nguyên nhân 50 Đề xuất, kiến nghị 50 KẾT LUẬN 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO .55 PHỤ LỤC 56 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối với quan, tở chức, doanh nghiệp văn phòng phận hỗ trợ đắc lực cho đơn vị đó tổ chức quản lý Trong đó công tác văn thư - lưu trữ tài liệu những mắt xích quan trọng của máy văn phòng Có thể nói công tác văn thư - lưu trữ phận giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt được tình hình hoạt động của quan Đây nơi ghi lại truyền đạt các quyết định quản lý quá trình hoạt động đảm bảo cho quan, đơn vị, tổ chức thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao Công tác đảm bảo việc cung cấp thông tin cách đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của quan, đơn, vị, tổ chức Trong công tác văn thư - lưu trữ văn bản, giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối để quản lý sử dụng có hiệu Hiện nay, quá trình đởi mới hội nhập quốc tế, những thành tựu khoa học công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính, phải xếp, bố trí lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp những tiến chung của thế giới Do đó, việc đổi mới công tác văn thư - lưu trữ mà cụ thể những công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý của quan điều tối cần thiết Xuất phát từ tình hình thực tế về công tác văn thư - lưu trữ Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản nhận thức được tầm quan trọng của công tác đối với hoạt động của quan, đã quyết định chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác tở chức văn thư - lưu trữ Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản” nhằm đưa những kiến nghị để phát huy điểm mạnh, đồng thời khắc phục những hạn chế công tác Mục tiêu đề tài Báo cáo thực tập được thực hiện nhằm mục tiêu cụ thể sau: - Hoàn thành tốt các nhiệm vụ học tập mà Khoa Quản trị văn phòng, Đại học Nội vụ đã giao cho sinh viên - Từ những kiến thức học tập được áp dụng vào hoạt động thực tiễn quan cụ thể Văn phòng Tạp chí Cộng Sản về cơng tác văn phòng nói chung việc tổ chức công tác văn thư – lưu trữ nói riêng - Trong thời gian thực hiện tiến hành khảo sát thực tiễn, rút nhận xét đề xuất những giải pháp thiết thực nhất nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động của Tạp chí Cộng sản Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ biên tập Tạp chí Cộng sản - Phạm vi nghiên cứu: các vấn đề liên quan đến quản trị văn phòng cũng công tác văn thư – lưu trữ Tạp chí Cộng sản Nguồn tài liệu tham khảo Nguồn tài liệu tham khảo của đề tài từ những nghiên cứu trước đó về công tác văn thư – lưu trữ dưới dạng báo cáo, sách,…Ngoài ra, đề tài được thực hiện dựa những tư liệu của quan thực tập Tap chí Cộng sản Để nhằm đem lại tính cập nhật hì có dự tìm kiếm tư liệu từ internet Phương pháp nghiên cứu Để tìm hiểu nghiên cứu đề tài đã sử dụng kết hợp số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phân tích các tài liệu của những người trước, những cơng trình nghiên cứu đã thực hiện để tránh trùng lặp Nguồn tài liệu bao gồm từ sách vở, văn bản, báo cáo các thông tin internet - Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin: lựa chọn vấn đề từ việc quan sát tiếp cận đối tượng nghiên cứu thơng qua nhiều hình thức - Phương pháp đối chiếu, so sánh tìm những điểm cần lưu ý giải quyết vấn đề - Phương pháp tổng hợp: dựa những tài liệu, cứ thực tiễn tiến hành xây dựng đề tài Bố cục đề tài Bài báo cáo thực tập bao gồm chương sau: Chương 1: Khái quát cơng tác văn phòng Tạp chí Cộng sản Chương 2: Kết khảo sát công tác tổ chức văn thư – lưu trữ văn phòng Tạp chí Cộng sản Chương 3: Đánh giá chung kiến nghị giải pháp nâng cao công tác văn thư - lưu trữ Tạp chí Cộng sản CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TẠP CHÍ CỘNG SẢN Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tạp chí Cộng sản Trụ sở Tạp chí Cộng sản, Số 28, Trần Bình Trọng - Hà Nội Điện thoại: 04 39429753 - Fax: 04 39429754 Email: baodientu@tccs.org.vn Webside: http://www.tapchicongsan.org.vn/ Cơ quan thường trực khác đặt Đà Nẵng TP Hồ Chí Minh 1.1 Chức Tạp chí Cộng sản đơn vị nghiệp của Trung ương Đảng, đặt dưới lãnh đạo trực tiếp thường xuyên của Bộ Chính trị,Ban Bí thư, có chức quan lí luận trị của Trung uương Đảng 1.2 Nhiệm vụ - Tuyên truyền, giáo dục Tuyên truyền, giáo dục về quan điểm, đường lối,chủ trương của Đảng,chính sách,pháp luật của Nhà nước; đời sống sinh hoạt của Đảng, của đất nước của xã hội; những vấn đề về chủ nghĩa Mác-Lênin,tư tưởng Hồ Chí Minh; những vấn đề trọng tâm của cơng tác xây dựng Đảng; những vấn đề quốc tế - Hoạt động lí luận tởng kết thực tiễn Nghiên cứu lí luận tởng kết thực tiễn,phát triển những nhân tố mới,những kinh nghiệm của các điển hình tiên tiến, rút những vấn đề lí luận để làm cơng tác tun trùn, giáo dục.Cùng các quan lí luận của Đảng tiên phong cơng tác lí luận, vận dụng sáng tạo chủ nghĩa Mác-Lênin,tư tưởng Hồ Chí Minh, góp phần bở sung,hồn thiện đường lối,chính sách của Đảng Nhà nước; hướng dẫn lí luận hoạt động thực tiễn cho cán bộ, đảng viên, động viên phong trào quần chúng hành động cách mạng, thực hiện tốt hai nhiệm vụ chiến lược xây dựng bảo vệ Tổ quốc - Đấu tranh chống các luận điểm sai trái, bảo vệ chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối, quan điểm của Đảng Đấu tranh kịp thời, sắc bén chống những quan điểm sai trái, những luận điệu xuyên tạc của các thế lực thù địch,bảo vệ nền tảng tư tưởng, đường lối, quan điểm các chủ trương của Đảng, sách pháp luật của Nhà nước, bảo vệ chủ nghĩa xã hội Đồng thời đấu tranh kiên quyết chống tiêu cực, tham nhũng, lãng phí, quan liêu các tệ nạn xã hội khác - Nghiên cứu khoa học Tham gia nghiên cứu cac chương trình quốc gia, nghiên cứu các đề tài khoa học xã hội cấp nhà nước, cấp (Hội đồng Khoa học các quan đảng Trung ương); góp phần làm sáng tỏ những vấn đề lý luận thực tiễn về chủ nghĩa xã hội về đường lên chủ nghĩa xã hội nước ta - Công tác đối ngoại Xây dựng mối quan hệ hữu nghị hợp tác với quan lí luận trị,các sở nghiên cứu khoa học của đảng cộng sản công nhân, các đảng cầm quyền tổ chức tiến thế giới ,nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lý luận trị của Đảng 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Tạp chí cộng sản được tở chức thành Bộ Biên tập có cấu tổ chức sau: 1- Ban Biên tập Cơ quan lãnh đạo,quản lí Tạp chí gồm : 1.PGS.TS Đồn Minh Huấn - Ủy viên dự khuyết Trung ương Đảng, Tổng Biên tập (hàm Bộ trưởng) Phạm Tất Thắng - Phó Tổng Biên tập(hàm Thứ trưởng) Phạm Đình Đảng - Phó Tởng Biên tập(hàm Thứ trưởng) Vũ Văn Hà - Phó Tổng Biên tập(hàm Thứ trưởng) Ủy viên Ban Biên tập gồm đồng chí: Nguyễn Linh Khiếu Nguyễn Tiến Nghĩa Nguyễn Văn Tâm 2- Các ban biên tập chuyên môn, các vụ đơn vị trực thuộc Ban Biên tập gồm : Ban Kinh tế; Ban Chính trị - Triết học; Ban Xây dựng Đảng; Ban Văn hoá Xã hội; Ban Quốc tế; Ban Tạp chí Cộng sản điện tử; Ban Chuyên đề sở; Ban Chuyên san Hồ sơ - Sự kiện; Ban Thư ký - Bạn đọc; Trung tâm phát hành Dịch vụ Truyền thông; Ban Thông tin - Tư liệu; Vụ Tổ chức - Cán bộ; Văn phòng; Cơ quan thường trú miền Trung - Tây Nguyên (Đà Nẵng); Cơ quan thường trú miền Nam (Thành phố Hồ Chí Minh) Cơng ty in Tạp chí Cộng sản Cơng tác hành văn phòng Văn phòng Tạp chí Cộng sản 2.1 Chức - Văn phòng đơn vị giúp việc của Tổng Biên tập, các Phó Tổng Biên tập Ban Biên tập Tạp chí Cộng sản Văn phòng có chức tham mưu tổ chức thực hiện cơng tác nội của quan bao gồm cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ, quản trị, tổng hợp báo cáo, xây dựng lịch hoạt động của quan theo chương trình của Ban Biên tập, cơng tác lễ tân, khánh tiết, quản lý điều hành sử dụng xe, máy, bảo mật, bảo vệ quan, bảo đảm các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động của quan - Văn phòng đầu mối phối hợp với các đơn vị, tổ chức quan theo nhiệm vụ được giao nhằm bảo đảm hoạt động chung của quan Đồng thời, văn phòng có chức điều phối các hoạt động giữa Tạp chí Cộng sản với các bộ, ngành, quan Trung ương, cũng với các địa phương phạm vi nước theo phân công của Ban Biên tập 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Tiếp nhận xử lý phát hành các văn bản, tài liệu đi, đến - Tổ chức thực hiện công tác hành tởng hợp, văn thư, lưu trữ của quan - Bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo, các tin ngày hoạt động của mạng, điện thoại, fax,… - Chủ trì hoặc phối hợp với Vụ Tổ chức – Cán các đơn vị liên quan xây dựng trình Ban Biên tập ban hành số quy chế, nội quy quan theo yêu cầu của Ban Biên tập Ngôn ngữ được trình bày văn về với văn phong hành chính, ngơn từ mạch lạc, dễ hiểu, mang tính khách quan, lịch Thơng qua ngơn ngữ hành được thể hiện các văn đã phản ánh chức năng, nhiệm vụ của quan, đơn vị, tuân thủ theo quy định của Đảng, Nhà nước về soạn thảo văn * Công tác văn thư – lưu trữ Được quan tâm của Ban Biên tập, Lãnh đạo Văn phòng nên công tác văn thư - lưu trữ đã vào nề nếp Nhìn chung cơng tác văn thư - lưu trữ Tạp chí được tạo điều kiện, phương tiện làm việc, đảm bảo hoàn thành tốt các khâu nghiệp vụ như: Tham gia các đợt tập huấn cấp tổ chức; tổ chức quản lý giải quyết văn đi, đến; việc quản lý sử dụng dấu đều được thực hiện quy định của Nhà nước, cũng quy định cụ thể của quan - Cán văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao phát huy, học tập, đúc kết những kinh nghiệm của người trước để hoàn thành nhiệm vụ Vì vậy, việc giải qút cơng văn, giấy tờ được thực hiện rất nhanh chóng, xác, hiệu theo quy định Hiện nay, phận văn thư - lưu trữ có hai cán chuyên trách phục vụ tốt yêu cầu nhiệm vụ, đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin số liệu cho hoạt động quản lý Phần lớn các văn được kiểm tra ban hành thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định Việc quản lý văn đi, đến nhìn chung tốt, tài liệu được xếp ngăn nắp, hợp lý, có mục lục tra tìm, sử dụng tài liệu cần thiết Công văn ban hành thẩm quyền Công văn có độ mật được quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế Các văn in kịp thời cho lãnh đạo cấp Về công tác lưu trữ, tài liệu đã được thu thập, chỉnh lý phân loại hồn chỉnh được tở chức sử dụng, đáp ứng nhu cầu thiết thực của cán đơn vị Đã xây dựng ban hành Quy chế Văn thư - Lưu trữ * Các trang thiết bị văn phòng: 47 Về bản, các trang thiết bị văn phòng của quan được trang bị tương đối đầy đủ (bao gồm máy tính, máy in, điện thoại, bàn ghế, tủ đựng tài liệu, máy photocopy,….) đáp ứng tốt các nhu cầu của nghiệp vụ hành văn phòng; điều kiện làm việc văn phòng lý tưởng với hệ thống chiếu sáng, điều hòa nhiệt độ nhằm đảm bảo sức khỏe, nâng cao hiệu công việc cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quan 1.2 Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm tích cực cần phát huy, cơng tác văn phòng của Tạp chí Cộng sản còn bộc lộ những hạn chế nhất định: * Hạn chế công tác soạn thảo ban hành văn bản: - Trong vài trường hợp cụ thể, thể thức văn có sai lệch nhất định về kỹ thuật trình bày chỉ các lỗi nhỏ về thể thức Ví dụ: Cỡ chữ nội dung văn 13,5; khoảng cách giữa các dòng các đoạn không đồng nhất; lề văn không đồng đều, tỉ lệ chưa chuẩn xác,… Ở số văn bản, số đến ngày tháng của văn còn đánh trực tiếp file tài liệu máy mà theo quy định việc ghi số ngày tháng phải được thực hiện sau lãnh đạo quan đã ký văn được văn thư của quan vào sở đăng ký văn đó tiến hành ghi số ngày tháng năm ban hành văn lên văn - Một số văn ngắn, theo mẫu (biên bản, giấy đề nghị, giấy nghỉ phép,…) quy trình ban hành văn chưa được áp dụng xác - Một số văn còn sử dụng ngôn ngữ nói, nhiên đa phần chỉ các thảo chưa hoàn thiện được thông qua Diễn đạt bố cục hay nội dung số văn còn dài dòng, chưa khoa học hợp lý * Hạn chế công tác văn thư – lưu trữ: - Bên cạnh những ưu điểm cơng tác văn thư - lưu trữ của Tạp chí còn gặp khơng các khó khăn, cần quan tâm giúp đỡ lớn của Ban Biên tập để từng bước hồn thiện cơng tác Cụ thể: 48 - Việc soạn thảo ban hành văn bản, thể thức của văn chưa được thống nhất theo quy định - Công tác chuyển hồ sơ vào lưu trữ quan cán văn thư thực hiện còn chưa triệt để Sở dĩ có hạn chế đó chưa có thống nhất về phương thức xử lý hồ sơ giữa cán văn thư cán lưu trữ Vì vậy, việc bàn giao tài liệu hàng năm hay bị chậm trễ - Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ thực hiện chưa quy định, chưa tập trung đồng kho các ban chuyên môn giải quyết cơng việc hồn thành nhiều ngun nhân nên hồ sơ, tài liệu tự lưu không kịp thời giao nộp vào lưu trữ quan - Việc hiện đại hóa công tác văn thư - lưu trữ nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn hạn chế Tình trạng phổ biến hiện việc quản lý tra tìm tài liệu theo phương pháp truyền thống, chưa đáp ứng yêu cầu chung của nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hoạt động cụ thể của ngành văn thư - lưu trữ * Các trang thiết bị văn phòng: Hiện số trang thiết bị văn phòng như: máy photo, máy in, máy vi tính… khơng được bảo dưỡng nên thường xun xảy hiện tượng trục trặc Máy photo thường bị kẹt giấy, mờ mực, đen đầu văn bản… Máy vi tính của số cán sử dụng đã lỗi thời, tốc độ xử lý rất chậm gây khó khăn quá trình soạn thảo văn in ấn tài liệu 1.3 Nguyên nhân Nguyên nhân của những yếu còn tồn công tác văn phòng của Tạp chí cộng sản sau: - Lãnh đạo quan đã có chỉ đạo, hướng dẫn về các nghiệp vụ cơng tác hành văn phòng chưa thực sát sao, sâu vào chuyên môn có những định hướng cụ thể nữa nhằm hồn thiện phát triển cơng tác văn phòng cũng công tác văn thư – lưu trữ - Vai trò, ý thức trách nhiệm công việc của số phận cá nhân chưa cao, còn ỷ lại vào người khác quá trình giải qút cơng việc 49 - Hệ thống sở vật chất, trang thiết bị, máy móc chưa được quan tâm đầu tư mức nên còn xảy những hiện tượng hỏng hóc mà chưa được thay thế kịp thời, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện kết công việc Đề xuất, kiến nghị Là sinh viên thực tập quan, nhận thấy việc nâng cao hiệu của cơng tác văn phòng của Tạp chí Cộng sản vấn đề hết sức cấp thiết Sau vài kiến nghị của mong muốn góp phần hồn thiện cơng tác này: - Thường xun trọng, tăng cường chỉ đạo đối với công tác hành chính, văn phòng, văn thư – lưu trữ của các đơn vị, phòng ban trực thuộc nhằm hạn chế đến mức tối đa những sai sót nghiệp vụ, góp phần hồn thiện cơng tác hành văn phòng của quan - Mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng, văn thư – lưu trữ cho các cán bộ, công chức, viên chức quan các cá nhân có nhu cầu học tập, tìm hiểu Tăng cường nữa công tác đào tạo, bồi dưỡng nhận thức cho đội ngũ cán lãnh đạo, chuyên viên về công tác văn thư - lưu trữ, đặc biệt lực tham mưu, tổ chức triển khai công việc của cán quản lý công tác văn thư, lưu trữ Các hình thức đào tạo có thể quy hoặc thơng qua các lớp tập h́n Cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức - Hiện phận văn thư - lưu trữ quan có 02 cán đảm nhiệm công tác Để đảm bảo hoạt động văn thư - lưu trữ nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư quan cần phải có thêm cán chuyên trách để việc thường trực được đảm bảo liên tục Đối với trách nhiệm của người cán làm công tác văn thư, đặc biệt vấn đề chuyển giao văn hiện nay, nhiều nguyên nhân mà số trường hợp các văn không được chuyển giao theo quy định mà mà lại khơng có hình thức xử phạt hay phương án khắc phục Soạn thảo văn những cơng việc mà nhân viên văn thư phải đảm nhận Khác với số quan khác, nhân viên văn thư của Tạp chí khơng phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất các văn của quan Nhưng đặc điểm, quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn mà Tạp chí ban 50 hành tương đối nhiều nên văn thuộc phạm vi đơn vị tự đơn vị đó phải soạn thảo, nhân viên văn thư chịu trách nhiệm soạn thảo các văn của Ban Biên tập Văn phòng Vì mà cán văn thư tuyệt đối không để xảy sai sót làm ảnh hưởng đến lợi ích của quan nói chung uy tín của lãnh đạo nói riêng - Tở chức tốt việc thu thập tài liệu cho máy lưu trữ của quan hàng năm theo quy định - Cơ quan cần trọng nữa đến công tác quản lý các văn bản, tài liệu Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản, từng bước số hóa, đưa văn vào phần mềm quản lý, thay thế dần phương pháp bảo quản truyền thống gây tốn kinh phí khó khăn bảo quản Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Quản lý lưu trữ tài liệu các phần mềm công nghệ thông tin, giúp cho tra cứu tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng Hiện tại, hầu hết các quan Đảng đều đã sử dụng Hệ điều hành Lotus Notes để quản lý công văn đi, đến Với phần mềm tiếp nhận công văn đến, văn thư cập nhật số hiệu văn bản, nội dung trích yếu, quét văn máy scaner để kẹp file hệ thống, sau đó mới chuyển cho lãnh đạo xử lý Văn sau được xử lý, trước chuyển hoặc lưu trữ, tất các quy trình đều được lưu mục quá trình xử lý của phân hệ cơng văn đến Với những ưu điểm vượt trội sử dụng phần mền Lotus Notes việc bàn giao tài liệu giữa cán văn thư cán lưu trữ chỉ bàn giao phần mềm được cài đặt mặc định sẵn theo quy định mới nhất của Cục Lưu trữ Trung ương, điều đó giúp khắc phục phần lớn những tồn có công tác văn thư - lưu trữ - Đầu tư hệ thống trang thiết bị văn phòng hiện đại nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao của nền hành văn phòng hiện đại Thay thế các thiết bị, máy móc đã cũ, hỏng, hết thời hạn sử dụng những thiết bị tiên tiến hơn, phù hợp Có thể đề xuất lên lãnh đao quan về việc mua sắm trang thiết bị mới, hiện 51 đại các loại máy hút bụi, máy hút ẩm, đảm bảo tốt cho việc giữ gìn vệ sinh khơng gian làm việc thuận lợi công tác bảo quản tài liệu KẾT LUẬN Thời gian thực hiện báo cáo ttuy không dài cũng giúp thân nhận thấy công tác văn phòng hoạt động không thể thiếu được hoạt động của quan, đơn vị, tổ chức Vai trò đó được thể hiện qua liên tục quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hiện hành đưa vào lưu trữ Các tài liệu được lưu trữ tốt nguồn cung cấp những thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời nhất cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời 52 thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc của quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được tổ chức khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo thuận lợi để công tác lưu trữ phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Sau thời gian được Văn phòng phân công hỗ trợ công tác văn phòng, tơi nhận thấy cơng tác chiếm vị trí quan trọng công tác quản lý điều hành hoạt động của quan Công tác văn phòng thực hiện tốt giúp cho Ban Biên tập quyết định cách nhanh chóng, xác, kịp thời Để đảm bảo tính trung thực, xác, kịp thời của cơng văn, giấy tờ Ban Biên tập cần quan tâm, chỉ đạo sát nữa nâng cao trang thiết bị hiện đại cho công tác văn phòng Từ thực tế quá trình kiến tập ngành nghề, mạnh dạn đưa những kiến nghị của cá nhân với mong muốn công tác văn phòng của quan khơng ngừng nâng cao chất lượng, ngày hồn thiện./ 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Nguyễn Minh Phương (2014) Quản lý giải quyết văn quan, tở chức, Nhà x́t Chính trị Quốc gia Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng năm 2004 của Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương Đảng về thể thức văn của Đảng Hướng dẫn số 17-HD/VPTW ngày 16 tháng 12 năm 2016 của Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương Đảng về lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Quyết định số 109-QĐ-TW ngày 28 tháng năm 2012 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy của Tạp chí Cộng sản - Nguồn tài liệu từ internet: http://www.tapchicongsan.org.vn https://vi.wikipedia.org/wiki/Wikipedia 54 PHỤ LỤC 55 Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức của Văn phòng Tạp chí Cộng sản CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG PHỊNG PHỊNG PHỊNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP TÀI CHÍNH – KẾ TỐN QUẢN TRỊ VĂN THƯ – LƯU TRỮ LỄ TÂN BẢO VỆ 56 TẠP VỤ PHÒNG QUẢN LÝ XE CẤP DƯỠNG Phụ lục Một số hình ảnh nơi tở chức cơng tác văn thư - lưu trữ văn phòng Tạp chí Cộng sản 57 58 Phụ luc Hình ảnh sở cơng văn đến công văn của quan 59 60 Phụ lục Bảng mơ tả quy trình quản lý giải quyết văn đến của quan STT 01 TRÁCH NHIỆM Văn thư TRÌNH TỰ CƠNG VIỆC Tiếp nhận kiểm tra văn đến Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số 02 Văn thư 03 04 05 06 Văn thư Chánh văn phòng Văn thư Văn thư Đơn vị/ cá nhân có liên đến, ngày đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn quan đến 07 61 ... cao công tác văn thư - lưu trữ Tạp chí Cộng sản CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TẠP CHÍ CỘNG SẢN Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tạp chí Cộng sản Trụ sở Tạp chí Cộng sản, Số 28, Trần... công tác lưu trữ 16 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG TẠP CHÍ CỘNG SẢN 16 Về công tác văn thư .17 1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn ... – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG TẠP CHÍ CỘNG SẢN Được quan tâm của Ban Bí thư, Văn phòng Trung ương Đảng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Tạp chí Cộng sản đã xây dựng công tác văn thư, lưu