Hoàn thiện công tác tổ chức văn thư - lưu trữ tại Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Bố cục của đề tài 3 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẠP CHÍ CỘNG SẢN 4 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản 4 1.1. Chức năng 4 1.2. Nhiệm vụ 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 5 2. Công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Tạp chí Cộng sản 6 2.1. Chức năng 6 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 2.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tạp chí Cộng sản 7 3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 7 4. Lý luận cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ 10 4.1.Công tác văn thư 10 4.2. Công tác lưu trữ 11 4.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 13 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TẠP CHÍ CỘNG SẢN 14 1. Về công tác văn thư 14 1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 16 1.2. Công tác quản lý văn bản đi 21 1.2.2. Đăng ký văn bản đi 21 1.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật: 22 1.2.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 23 1.2.5. Lưu văn bản đi 26 1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 26 1.3.1. Tiếp nhận văn bản đến 26 1.3.2. Đăng ký văn bản đến 27 1.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 28 1.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 29 1.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 30 1.5.1. Các loại dấu của cơ quan 30 1.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 31 1.5.3. Bảo quản con dấu 32 2. Về tổ chức công tác lưu trữ 32 2.1. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 33 2.1.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan 34 2.1.2. Danh mục hồ sơ 34 2.1.3. Phương pháp lập hồ sơ 38 2.1.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 40 2.2. Công tác tìm hiểu về nghi thức, kỹ năng giao tiếp 41 2.3. Trang thiết bị trong văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 41 2.3.1. Các loại trang thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan 41 2.3.2. Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng 42 2.3.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 43 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN - THƯ LƯU TRỮ CỦA TẠP CHÍ CỘNG SẢN 44 1. Đánh giá chung 44 1.1. Ưu điểm 44 1.2. Nhược điểm 46 1.3. Nguyên nhân 47 2. Đề xuất, kiến nghị 48 KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - - Họ tên: Phạm Ánh Tuyết BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH CAO ĐẲNG LIÊN THƠNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA (2015 - 2017) Tên quan: Tạp chí Cộng Sản Địa chỉ: Số 28, Trần Bình Trọng - Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ: Mai Thị Hải Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Tôi muốn gửi lời cảm ơn tới cô Lâm Thu Hằng , quá trình hướng dẫn thực tập đã có những bài giảng bổ ích không chỉ mang lại kiến thức mà còn ứng dụng vào công việc thực tiễn Các vấn đề tìm hiểu là những kiến thức, kinh nghiệm về một khía cạnh quản trị văn phòng Bài báo cáo cũng được cung cấp những yêu cầu bản để định hướng làm bài cho sinh viên là một điều kiện vô cùng quan trọng làm nên thành công quá trình học tập, nghiên cứu chuyên ngành quản trị văn phòng Bên cạnh đó cũng cảm ơn sâu sắc tới cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại quan chị Mai Thị Hải Phó Vụ trưởng- Phó Chánh văn phòng, người đã trực tiếp tạo điều kiện giúp đỡ quá trình khảo sát, thực tập tại Tạp chí Cộng sản Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nói riêng đã tổ chức cho sinh viên được thực tập ngành nghề Đây là một học phần bổ ích góp phần vào kết quả học học tập và rèn luyện của sinh viên trường Việc thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại quan, vận dụng những kiến thức lí thuyết đã được học còn ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế tại quan Đồng thời, đem lại ý nghĩa lý luận và thực tiễn sâu sắc cho quá trình hoạt động tại quan của Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Tạp chí Cộng sản nói chung và cán bộ công nhân viên Văn phòng tạp chí nói riêng Họ đã giúp đỡ việc làm khảo sát, tiến hành đánh giá vấn đề Tạp chí Cộng sản tạo điều kiện cho được tham gia vào cấu nhân để tiếp cận với tài liệu của quan Từ đó, để có một nghiên cứu hoàn thiện nhất quá trình thực tập Trong quá trình thực hiện đề tài, hạn chế về thời gian và bản thân chưa có nhiều nhiều kinh nghiệm việc kết hợp lý thuyết và thực tiễn nên không tránh khỏi những sai sót Vì vậy, rất mong nhận được đóng góp của quý thầy cô để báo cáo được hoàn thiện nữa Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2017 Sinh viên Phạm Ánh Tuyết MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục tiêu của đề tài Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu Bố cục của đề tài CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TẠP CHÍ CỘNG SẢN Chức năng, nhiệm vụ và cấu tổ chức của Tạp chí Cộng sản 1.1 Chức 1.2 Nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức .5 Công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Tạp chí Cộng sản 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tạp chí Cộng sản Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí văn phòng .7 Lý luận bản về công tác văn thư - lưu trữ 10 4.1.Công tác văn thư 10 4.2 Công tác lưu trữ 11 4.3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 13 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG TẠP CHÍ CỘNG SẢN .14 Về công tác văn thư .14 1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 16 1.2 Công tác quản lý văn bản 21 1.2.2 Đăng ký văn bản 21 1.2.3 Nhân bản, đóng dấu quan và dấu mức độ khẩn, mật: .22 1.2.4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản 23 1.2.5 Lưu văn bản 26 1.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 26 1.3.1 Tiếp nhận văn bản đến 26 1.3.2 Đăng ký văn bản đến 27 1.4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 28 1.4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 29 1.5 Công tác quản lý và sử dụng dấu .30 1.5.1 Các loại dấu của quan .30 1.5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng dấu 31 1.5.3 Bảo quản dấu 32 Về tổ chức công tác lưu trữ 32 2.1 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .33 2.1.1 Các loại hồ sơ hình thành tại quan 34 2.1.2 Danh mục hồ sơ 34 2.1.3 Phương pháp lập hồ sơ 38 2.1.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .40 2.2 Công tác tìm hiểu về nghi thức, kỹ giao tiếp 41 2.3 Trang thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 41 2.3.1 Các loại trang thiết bị văn phòng được sử dụng quan 41 2.3.2 Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng .42 2.3.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 43 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN - THƯ LƯU TRỮ CỦA TẠP CHÍ CỘNG SẢN 44 Đánh giá chung 44 1.1 Ưu điểm 44 1.2 Nhược điểm 46 1.3 Nguyên nhân 47 Đề xuất, kiến nghị 48 KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối với một quan, tổ chức, doanh nghiệp thì văn phòng là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho đơn vị đó tổ chức và quản lý Trong đó công tác văn thư - lưu trữ tài liệu là một những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng Có thể nói công tác văn thư - lưu trữ là bộ phận giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt được tình hình hoạt động của quan Đây là nơi ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý quá trình hoạt động đảm bảo cho quan, đơn vị, tổ chức thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao Công tác này đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của quan, đơn, vị, tổ chức Trong công tác văn thư - lưu trữ văn bản, giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối này để quản lý và sử dụng có hiệu quả Hiện nay, quá trình đổi mới và hội nhập quốc tế, những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính, phải xếp, bố trí lại bộ máy, bố trí lại nhân để theo kịp những tiến bộ chung của thế giới Do đó, việc đổi mới công tác văn thư - lưu trữ mà cụ thể là những công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của quan là điều tối cần thiết Xuất phát từ tình hình thực tế về công tác văn thư - lưu trữ tại Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản và nhận thức được tầm quan trọng của công tác này đối với hoạt động của quan, đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức văn thư - lưu trữ tại Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản” nhằm đưa những kiến nghị để phát huy điểm mạnh, đồng thời khắc phục những hạn chế công tác này Mục tiêu đề tài Báo cáo thực tập này được thực hiện nhằm mục tiêu cụ thể sau: - Hoàn thành tốt các nhiệm vụ học tập mà Khoa Quản trị văn phòng, Đại học Nội vụ đã giao cho sinh viên - Từ những kiến thức học tập được áp dụng vào hoạt động thực tiễn tại một quan cụ thể là Văn phòng Tạp chí Cộng Sản về công tác văn phòng nói chung và việc tổ chức công tác văn thư – lưu trữ nói riêng - Trong thời gian thực hiện tiến hành khảo sát thực tiễn, rút nhận xét và đề xuất những giải pháp thiết thực nhất nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Tạp chí Cộng sản Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác tổ chức văn thư – lưu trữ tại Bộ biên tập Tạp chí Cộng sản - Phạm vi nghiên cứu: các vấn đề liên quan đến quản trị văn phòng cũng công tác văn thư – lưu trữ tại Tạp chí Cộng sản Nguồn tài liệu tham khảo Nguồn tài liệu tham khảo của đề tài là từ những nghiên cứu trước đó về công tác văn thư – lưu trữ dưới dạng báo cáo, sách,…Ngoài ra, đề tài này được thực hiện dựa những tư liệu của quan thực tập là Tap chí Cộng sản Để nhằm đem lại tính cập nhật hì có dự tìm kiếm tư liệu từ internet Phương pháp nghiên cứu Để tìm hiểu và nghiên cứu đề tài đã sử dụng kết hợp một số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phân tích các tài liệu của những người trước, những công trình nghiên cứu đã thực hiện để tránh trùng lặp Nguồn tài liệu bao gồm từ sách vở, văn bản, báo cáo và các thông tin internet - Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin: lựa chọn vấn đề từ việc quan sát và tiếp cận đối tượng nghiên cứu thông qua nhiều hình thức - Phương pháp đối chiếu, so sánh tìm những điểm cần lưu ý giải quyết vấn đề - Phương pháp tổng hợp: dựa những tài liệu, cứ thực tiễn tiến hành xây dựng đề tài Bố cục đề tài Bài báo cáo thực tập bao gồm chương sau: Chương 1: Khái quát công tác văn phòng tại Tạp chí Cộng sản Chương 2: Kết quả khảo sát công tác tổ chức văn thư – lưu trữ tại văn phòng Tạp chí Cộng sản Chương 3: Đánh giá chung và kiến nghị giải pháp nâng cao công tác văn thư - lưu trữ tại Tạp chí Cợng sản CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TẠP CHÍ CỘNG SẢN Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tạp chí Cộng sản Trụ sở Tạp chí Cộng sản, Số 28, Trần Bình Trọng - Hà Nội Điện thoại: 04 39429753 - Fax: 04 39429754 Email: baodientu@tccs.org.vn Webside: http://www.tapchicongsan.org.vn/ Cơ quan thường trực khác đặt Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh 1.1 Chức Tạp chí Cộng sản là đơn vị nghiệp của Trung ương Đảng, đặt dưới lãnh đạo trực tiếp và thường xuyên của Bộ Chính trị,Ban Bí thư, có chức là quan lí luận và chính trị của Trung uương Đảng 1.2 Nhiệm vụ - Tuyên truyền, giáo dục Tuyên truyền, giáo dục về quan điểm, đường lối,chủ trương của Đảng,chính sách,pháp luật của Nhà nước; đời sống sinh hoạt của Đảng, của đất nước và của xã hội; những vấn đề bản về chủ nghĩa Mác-Lênin,tư tưởng Hồ Chí Minh; những vấn đề trọng tâm của công tác xây dựng Đảng; những vấn đề quốc tế - Hoạt động lí luận và tổng kết thực tiễn Nghiên cứu lí luận và tổng kết thực tiễn,phát triển những nhân tố mới,những kinh nghiệm của các điển hình tiên tiến, rút những vấn đề lí luận để làm công tác tuyên truyền, giáo dục.Cùng các quan lí luận của Đảng tiên phong công tác lí luận, vận dụng sáng tạo chủ nghĩa Mác-Lênin,tư tưởng Hồ Chí Minh, góp phần bổ sung,hoàn thiện đường lối,chính sách của Đảng và Nhà nước; hướng dẫn lí luận và hoạt động thực tiễn cho cán bộ, đảng viên, động viên phong trào quần chúng hành động cách mạng, thực hiện tốt hai nhiệm vụ chiến lược là xây dựng và bảo vệ Tổ quốc - Đấu tranh chống các luận điểm sai trái, bảo vệ chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối, quan điểm của Đảng Đấu tranh kịp thời, sắc bén chống những quan điểm sai trái, những luận điệu xuyên tạc của các thế lực thù địch,bảo vệ nền tảng tư tưởng, đường lối, quan điểm và các chủ trương của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước, bảo vệ chủ nghĩa xã hội Đồng thời đấu tranh kiên quyết chống tiêu cực, tham nhũng, lãng phí, quan liêu và các tệ nạn xã hội khác - Nghiên cứu khoa học Tham gia nghiên cứu cac chương trình quốc gia, nghiên cứu các đề tài khoa học xã hội cấp nhà nước, cấp bộ (Hội đồng Khoa học các quan đảng Trung ương); góp phần làm sáng tỏ những vấn đề lý luận và thực tiễn về chủ nghĩa xã hội và về đường lên chủ nghĩa xã hội nước ta - Công tác đối ngoại Xây dựng mối quan hệ hữu nghị và hợp tác với quan lí luận chính trị,các sở nghiên cứu khoa học của đảng cộng sản và công nhân, các đảng cầm quyền và tổ chức tiến bộ thế giới ,nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lý luận chính trị của Đảng 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Tạp chí cộng sản được tổ chức thành Bộ Biên tập có cấu tổ chức sau: 1- Ban Biên tập Cơ quan lãnh đạo,quản lí Tạp chí gồm : 1.PGS.TS Đoàn Minh Huấn - Ủy viên dự khuyết Trung ương Đảng, Tổng Biên tập (hàm Bộ trưởng) Phạm Tất Thắng - Phó Tổng Biên tập(hàm Thứ trưởng) Phạm Đình Đảng - Phó Tởng Biên tập(hàm Thứ trưởng) Vũ Văn Hà - Phó Tổng Biên tập(hàm Thứ trưởng) Ủy viên Ban Biên tập gồm đồng chí: Nguyễn Linh Khiếu Nguyễn Tiến Nghĩa Nguyễn Văn Tâm 2- Các ban biên tập chuyên môn, các vụ và đơn vị trực thuộc Ban Biên tập gồm : Ban Kinh tế; Ban Chính trị - Triết học; Ban Xây dựng Đảng; Ban Văn hoá Xã hội; Ban Quốc tế; Ban Tạp chí Cộng sản điện tử; Ban Chuyên đề sở; Ban Chuyên san Hồ sơ - Sự kiện; Ban Thư ký - Bạn đọc; Trung tâm phát hành và Dịch vụ Truyền thông; Ban Thông tin - Tư liệu; Vụ Tổ chức - Cán bộ; Văn phòng; Cơ quan thường trú tại miền Trung - Tây Nguyên (Đà Nẵng); Cơ quan thường trú tại miền Nam (Thành phố Hồ Chí Minh) và Công ty in Tạp chí Cợng sản Cơng tác hành văn phòng Văn phòng Tạp chí Cộng sản 2.1 Chức - Văn phòng là đơn vị giúp việc của Tổng Biên tập, các Phó Tổng Biên tập và Ban Biên tập Tạp chí Cộng sản Văn phòng có chức tham mưu và tổ chức thực hiện công tác nội chính của quan bao gồm công tác hành chính, văn thư lưu trữ, quản trị, tổng hợp báo cáo, xây dựng lịch hoạt động của quan theo chương trình của Ban Biên tập, công tác lễ tân, khánh tiết, quản lý điều hành sử dụng xe, máy, bảo mật, bảo vệ quan, bảo đảm các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động của quan - Văn phòng là đầu mối phối hợp với các đơn vị, tổ chức quan theo nhiệm vụ được giao nhằm bảo đảm hoạt động chung của quan Đồng thời, văn phòng có chức điều phối các hoạt động giữa Tạp chí Cộng sản với các bộ, ngành, quan Trung ương, cũng với các địa phương phạm vi cả nước theo phân công của Ban Biên tập 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Tiếp nhận và xử lý phát hành các văn bản, tài liệu đi, đến - Tổ chức thực hiện công tác hành chính tổng hợp, văn thư, lưu trữ của quan - Bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo, các bản tin ngày và hoạt động của mạng, điện thoại, fax,… - Chủ trì hoặc phối hợp với Vụ Tổ chức – Cán bộ và các đơn vị liên quan xây dựng và trình Ban Biên tập ban hành một số quy chế, nội quy quan theo yêu cầu của Ban Biên tập - Quản lý tài sản và tổ chức thực hiện việc tu bảo dưỡng trụ sở làm việc, mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc của quan, sau được Thường trực Ban Biên tập phê duyệt Các bản thảo đều được trình lên lãnh đạo đơn vị, quan xem xét và ký nháy phê duyệt nên đều đảm bảo chính xác về thể thức và nội dung - Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Kỹ thuật soạn thảo văn bản có ý nghĩa rất quan trọng đối với chất lượng của văn bản Nếu kỹ thuật soạn thảo không tốt, văn bản ban hành không chỉ gây ảnh hưởng đến chất lượng của văn bản, mà còn làm giảm uy tín của quan, đơn vị Những văn bản chuẩn, được xây dựng nền tảng kỹ thuật soạn thảo tốt đảm bảo nội dung, hiệu lực, mang tính khả thi, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của quan nói chung và từng đơn vị, cá nhân nói riêng Ngôn ngữ được trình bày văn bản về bản với văn phong hành chính, ngôn từ mạch lạc, dễ hiểu, mang tính khách quan, lịch Thông qua ngôn ngữ hành chính được thể hiện các văn bản đã phản ánh chức năng, nhiệm vụ của quan, đơn vị, tuân thủ theo quy định của Đảng, Nhà nước về soạn thảo văn bản * Công tác văn thư – lưu trữ Được quan tâm của Ban Biên tập, Lãnh đạo Văn phòng nên công tác văn thư - lưu trữ đã vào nề nếp Nhìn chung công tác văn thư - lưu trữ Tạp chí được tạo điều kiện, phương tiện làm việc, đảm bảo hoàn thành tốt các khâu nghiệp vụ như: Tham gia các đợt tập huấn cấp tổ chức; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến; việc quản lý và sử dụng dấu đều được thực hiện quy định của Nhà nước, cũng quy định cụ thể của quan - Cán bộ văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao và phát huy, học tập, đúc kết những kinh nghiệm của người trước để hoàn thành nhiệm vụ Vì vậy, việc giải quyết công văn, giấy tờ được thực hiện rất nhanh chóng, chính xác, hiệu quả theo quy định Hiện nay, bộ phận văn thư - lưu trữ có hai cán bộ chuyên trách phục vụ tốt yêu cầu nhiệm vụ, đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin và số liệu cho hoạt động quản lý Phần lớn các văn bản được kiểm tra ban hành thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định 45 Việc quản lý văn bản đi, đến nhìn chung là tốt, tài liệu được xếp ngăn nắp, hợp lý, có mục lục tra tìm, sử dụng tài liệu cần thiết Công văn ban hành thẩm quyền Công văn có độ mật được quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối Quản lý và sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế Các văn bản in kịp thời cho lãnh đạo cấp Về công tác lưu trữ, tài liệu đã được thu thập, chỉnh lý và phân loại hoàn chỉnh và được tổ chức sử dụng, đáp ứng nhu cầu thiết thực của cán bộ đơn vị Đã xây dựng và ban hành Quy chế Văn thư - Lưu trữ * Các trang thiết bị văn phòng: Về bản, các trang thiết bị văn phòng của quan được trang bị tương đối đầy đủ (bao gồm máy tính, máy in, điện thoại, bàn ghế, tủ đựng tài liệu, máy photocopy,….) đáp ứng tốt các nhu cầu bản của nghiệp vụ hành chính văn phòng; điều kiện làm việc văn phòng lý tưởng với hệ thống chiếu sáng, điều hòa nhiệt độ nhằm đảm bảo sức khỏe, nâng cao hiệu quả công việc cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quan 1.2 Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm tích cực cần phát huy, công tác văn phòng của Tạp chí Cộng sản còn bộc lộ những hạn chế nhất định: * Hạn chế công tác soạn thảo ban hành văn bản: - Trong vài trường hợp cụ thể, thể thức văn bản có sai lệch nhất định về kỹ thuật trình bày chỉ là các lỗi nhỏ về thể thức Ví dụ: Cỡ chữ nội dung văn bản là 13,5; khoảng cách giữa các dòng các đoạn không đồng nhất; lề văn bản không đồng đều, tỉ lệ chưa chuẩn xác,… Ở một số văn bản, số đến và ngày tháng của văn bản còn đánh trực tiếp file tài liệu máy mà theo quy định thì việc ghi số và ngày tháng phải được thực hiện sau lãnh đạo quan đã ký văn bản và được văn thư của quan vào sổ đăng ký văn bản thì đó tiến hành ghi số và ngày tháng năm ban hành văn bản lên văn bản - Một số văn bản ngắn, theo mẫu (biên bản, giấy đề nghị, giấy nghỉ phép,…) thì quy trình ban hành văn bản chưa được áp dụng chính xác 46 - Một số văn bản còn sử dụng ngôn ngữ nói, nhiên đa phần chỉ là các bản thảo chưa hoàn thiện và được thông qua Diễn đạt bố cục hay nội dung một số văn bản còn dài dòng, chưa khoa học và hợp lý * Hạn chế công tác văn thư – lưu trữ: - Bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư - lưu trữ của Tạp chí còn gặp không ít các khó khăn, cần quan tâm giúp đỡ lớn của Ban Biên tập để từng bước hoàn thiện công tác này Cụ thể: - Việc soạn thảo và ban hành văn bản, thể thức của văn bản chưa được thống nhất theo quy định - Công tác chuyển hồ sơ vào lưu trữ quan cán bộ văn thư thực hiện còn chưa triệt để Sở dĩ có hạn chế đó là chưa có thống nhất về phương thức xử lý hồ sơ giữa cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ Vì vậy, việc bàn giao tài liệu hàng năm hay bị chậm trễ - Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ thực hiện chưa quy định, chưa tập trung đồng bộ kho các ban chuyên môn giải quyết công việc hoàn thành nhiều nguyên nhân nên hồ sơ, tài liệu tự lưu không kịp thời giao nộp vào lưu trữ quan - Việc hiện đại hóa công tác văn thư - lưu trữ nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn hạn chế Tình trạng phổ biến hiện là việc quản lý tra tìm tài liệu theo phương pháp truyền thống, chưa đáp ứng yêu cầu chung của nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hoạt động cụ thể của ngành văn thư - lưu trữ * Các trang thiết bị văn phòng: Hiện mợt số trang thiết bị văn phòng như: máy photo, máy in, máy vi tính… không được bảo dưỡng nên thường xuyên xảy hiện tượng trục trặc Máy photo thường bị kẹt giấy, mờ mực, đen đầu văn bản… Máy vi tính của một số cán bộ sử dụng đã lỗi thời, tốc độ xử lý rất chậm gây khó khăn quá trình soạn thảo văn bản và in ấn tài liệu 1.3 Nguyên nhân 47 Nguyên nhân bản của những yếu còn tồn tại công tác văn phòng của Tạp chí cộng sản sau: - Lãnh đạo quan đã có chỉ đạo, hướng dẫn về các nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng chưa thực sát sao, sâu vào chuyên môn và có những định hướng cụ thể nữa nhằm hoàn thiện và phát triển công tác văn phòng cũng công tác văn thư – lưu trữ - Vai trò, ý thức trách nhiệm công việc của một số bộ phận cá nhân chưa cao, còn ỷ lại vào người khác quá trình giải quyết công việc - Hệ thống sở vật chất, trang thiết bị, máy móc chưa được quan tâm đầu tư mức nên còn xảy những hiện tượng hỏng hóc mà chưa được thay thế kịp thời, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện và kết quả công việc Đề xuất, kiến nghị Là một sinh viên thực tập tại quan, nhận thấy việc nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng của Tạp chí Cộng sản là vấn đề hết sức cấp thiết Sau là một vài kiến nghị của mong muốn góp phần hoàn thiện công tác này: - Thường xuyên trọng, tăng cường chỉ đạo đối với công tác hành chính, văn phòng, văn thư – lưu trữ của các đơn vị, phòng ban trực thuộc nhằm hạn chế đến mức tối đa những sai sót nghiệp vụ, góp phần hoàn thiện công tác hành chính văn phòng của quan - Mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng, văn thư – lưu trữ cho các cán bộ, công chức, viên chức quan và các cá nhân có nhu cầu học tập, tìm hiểu Tăng cường nữa công tác đào tạo, bồi dưỡng nhận thức cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, chuyên viên về công tác văn thư - lưu trữ, đặc biệt là lực tham mưu, tổ chức triển khai công việc của cán bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ Các hình thức đào tạo có thể là chính quy hoặc thông qua các lớp tập huấn Cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức - Hiện bộ phận văn thư - lưu trữ quan có 02 cán bộ đảm nhiệm công tác này Để đảm bảo hoạt động văn thư - lưu trữ và nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn thư tại quan thì cần phải có thêm một cán bộ chuyên trách để việc thường trực được đảm bảo liên tục 48 Đối với trách nhiệm của người cán bộ làm công tác văn thư, đặc biệt là vấn đề chuyển giao văn bản hiện nay, nhiều nguyên nhân mà một số trường hợp các văn bản không được chuyển giao theo quy định mà mà lại không có hình thức xử phạt hay phương án khắc phục nào Soạn thảo văn bản là một những công việc chính mà nhân viên văn thư phải đảm nhận Khác với một số quan khác, nhân viên văn thư của Tạp chí không phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản của quan Nhưng đặc điểm, quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn bản mà Tạp chí ban hành tương đối nhiều nên văn bản thuộc phạm vi đơn vị nào thì tự đơn vị đó phải soạn thảo, nhân viên văn thư chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản của Ban Biên tập và Văn phòng Vì mà cán bộ văn thư tuyệt đối không để xảy sai sót làm ảnh hưởng đến lợi ích của quan nói chung và uy tín của lãnh đạo nói riêng - Tổ chức tốt việc thu thập tài liệu cho bộ máy lưu trữ của quan hàng năm theo quy định - Cơ quan cần trọng nữa đến công tác quản lý các văn bản, tài liệu Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản, từng bước số hóa, đưa văn bản vào phần mềm quản lý, thay thế dần phương pháp bảo quản truyền thống gây tốn kinh phí và khó khăn bảo quản Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng Quản lý và lưu trữ tài liệu các phần mềm công nghệ thông tin, giúp cho tra cứu và tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng Hiện tại, hầu hết các quan Đảng đều đã sử dụng Hệ điều hành Lotus Notes để quản lý công văn đi, đến Với phần mềm này tiếp nhận công văn đến, văn thư cập nhật số hiệu văn bản, nội dung trích yếu, quét văn bản máy scaner để kẹp file hệ thống, sau đó mới chuyển cho lãnh đạo xử lý Văn bản sau được xử lý, trước chuyển hoặc lưu trữ, tất cả các quy trình đều được lưu mục quá trình xử lý của phân hệ công văn đến Với những ưu điểm vượt trội thì sử dụng phần mền Lotus Notes việc bàn giao tài liệu giữa cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ chỉ là bàn 49 giao phần mềm được cài đặt mặc định sẵn theo quy định mới nhất của Cục Lưu trữ Trung ương, điều đó giúp khắc phục phần lớn những tồn tại có công tác văn thư - lưu trữ - Đầu tư hệ thống trang thiết bị văn phòng hiện đại nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nền hành chính văn phòng hiện đại Thay thế các thiết bị, máy móc đã cũ, hỏng, hết thời hạn sử dụng những thiết bị tiên tiến hơn, phù hợp Có thể đề xuất lên lãnh đao quan về việc mua sắm trang thiết bị mới, hiện đại các loại máy hút bụi, máy hút ẩm, đảm bảo tốt cho việc giữ gìn vệ sinh không gian làm việc và thuận lợi công tác bảo quản tài liệu 50 KẾT LUẬN Thời gian thực hiện báo cáo ttuy không dài cũng giúp bản thân nhận thấy công tác văn phòng là hoạt động không thể thiếu được hoạt động của quan, đơn vị, tổ chức Vai trò đó được thể hiện qua liên tục quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ Các tài liệu được lưu trữ tốt là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc của một quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được tổ chức khoa học tiết kiệm thời gian, công sức và tạo thuận lợi để công tác lưu trữ phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Sau một thời gian được Văn phòng phân công hỗ trợ công tác văn phòng, nhận thấy công tác này chiếm một vị trí quan trọng công tác quản lý và điều hành hoạt động của quan Công tác văn phòng thực hiện tốt giúp cho Ban Biên tập quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời Để đảm bảo tính trung thực, chính xác, kịp thời của công văn, giấy tờ thì Ban Biên tập cần quan tâm, chỉ đạo sát nữa và nâng cao trang thiết bị hiện đại cho công tác văn phòng Từ thực tế quá trình kiến tập ngành nghề, mạnh dạn đưa những kiến nghị của cá nhân với mong muốn công tác văn phòng của quan không ngừng nâng cao chất lượng, ngày càng hoàn thiện./ 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội Nguyễn Minh Phương (2014) Quản lý và giải quyết văn bản quan, tổ chức, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng năm 2004 của Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng Hướng dẫn số 17-HD/VPTW ngày 16 tháng 12 năm 2016 của Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Quyết định số 109-QĐ-TW ngày 28 tháng năm 2012 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Tạp chí Cộng sản - Nguồn tài liệu từ internet: http://www.tapchicongsan.org.vn https://vi.wikipedia.org/wiki/Wikipedia 52 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức của Văn phòng Tạp chí Cợng sản CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG PHỊNG PHỊNG PHỊNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP TÀI CHÍNH – KẾ TỐN QUẢN TRỊ VĂN THƯ – LƯU TRỮ LỄ TÂN BẢO VỆ TẠP VỤ PHỊNG QUẢN LÝ XE CẤP DƯỠNG Phụ lục Mợt số hình ảnh nơi tổ chức công tác văn thư - lưu trữ tại văn phòng Tạp chí Cộng sản Phụ luc Hình ảnh sổ công văn đến và công văn của quan Phụ lục Bảng mô tả quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của quan STT 01 TRÁCH NHIỆM Văn thư TRÌNH TỰ CƠNG VIỆC Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số 02 Văn thư 03 04 05 06 Văn thư Chánh văn phòng Văn thư Văn thư Đơn vị/ cá nhân có liên đến, ngày đến Đăng ký văn bản đến Trình văn bản đến Sao văn bản đến Chuyển giao văn bản đến Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn quan bản đến 07 ... …… … ……… Kính gửi: - ……………………………… ; - ……………………………… ; - ……………………………… ; …… / Nơi nhận: TỔNG BIÊN TẬP - Như trên; - ……………; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT,… BAN CHẤP... sơ - Sự kiện; Ban Thư ký - Bạn đọc; Trung tâm phát hành và Dịch vụ Truyền thông; Ban Thông tin - Tư liệu; Vụ Tổ chức - Cán bộ; Văn phòng; Cơ quan thường trú tại miền Trung -. .. 25 tháng 10 năm 2015 - CV/TCCS Kính gửi: ……………………………………………………… ……………………………………………………… Chào mừng Kỷ niệm 86 năm Ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam ( 3-2 1930 - 3-2 -2 016), hướng tới Đại