BỘ NỘI VỤ Số: 02/2010/TT-BNV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 28 tháng 04 năm 2010 THÔNG TƯ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp _ Căn Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ; Căn Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng năm 2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Căn Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Căn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh; Để thống quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp sau: Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Thông tư quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ (sau gọi chung Bộ) Ủy ban nhân dân cấp Chương II TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ Điều Vị trí chức Thành lập Phòng thuộc Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ (gọi chung Phòng Văn thư - Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ quan đơn vị trực thuộc Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức làm công tác văn thư, lưu trữ Bộ Quốc phòng, Bộ Cơng an áp dụng theo Thơng tư Điều Nhiệm vụ quyền hạn Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: a) Xây dựng trình Bộ ban hành chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định Nhà nước Bộ văn thư, lưu trữ; c) Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm văn thư, lưu trữ trình Bộ phê duyệt tổ chức thực hiện; d) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; đ) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán công chức, viên chức Bộ; e) Phối hợp với Thanh tra Bộ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; g) Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ; h) Sơ kết, tổng kết văn thư, lưu trữ; i) Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trữ Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực nhiệm vụ Văn thư quan: a) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; b) Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; c) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải văn đến; d) Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; đ) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; g) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; h) Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; i) Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác giao Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực nhiệm vụ Lưu trữ quan: a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ quan; b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan; c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; đ) Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; g) Thực số dịch vụ công văn thư, lưu trữ Điều Biên chế Phòng Văn thư - Lưu trữ gồm: Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng số cơng chức, viên chức Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị Chánh Văn phòng Bộ Biên chế Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ định tổng số biên chế hành nghiệp Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ để bảo đảm hồn thành nhiệm vụ quy định Điều Thông tư 3 Cơng chức, viên chức Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Điều Tại Tổng cục, Cục (và tổ chức tương đương); đơn vị nghiệp nhà nước; tổ chức kinh tế nhà nước Trung ương tùy theo khối lượng công việc văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp Nhiệm vụ cụ thể tổ chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức nêu thực theo Khoản 2, Khoản Điều Thông tư Chương III TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC CẤP Điều Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp tỉnh Thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ sở hợp Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh Vị trí chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau gọi chung tỉnh) quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức có tư cách pháp nhân, dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ sau: a) Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; c) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh”; d) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” Lưu trữ lịch sử tỉnh; đ) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; g) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; h) Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; i) Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ; k) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; l) Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trữ Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh: a) Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; d) Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; đ) Tu bổ, phục chế bảo hiểm tài liệu lưu trữ; e) Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; g) Thực số dịch vụ cơng lưu trữ; h) Quản lý tài chính, tài sản thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ quy định Tổ chức biên chế a) Lãnh đạo Chi cục Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng khơng q 02 Phó Chi cục trưởng Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ trước pháp luật tồn hoạt động Chi cục Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh b) Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ có phòng chun mơn, nghiệp vụ để quản lý tổ chức thực nhiệm vụ giao Căn vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm cơng tác văn thư, lưu trữ địa phương, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh định cụ thể số lượng tên gọi phòng chun mơn Chi cục theo lĩnh vực công tác sau: Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Thu thập - Chỉnh lý, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, Kho Lưu trữ chuyên dụng công tác Hành - Tổng hợp c) Biên chế Biên chế Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh định tổng số biên chế hành nghiệp Sở Nội vụ Công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Điều Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện Chức nhiệm vụ Phòng Nội vụ bố trí cơng chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực chức tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ huyện với nhiệm vụ sau: a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh quan, tổ chức cấp huyện cấp xã; b) Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; c) Tổ chức sơ kết, tổng kết thực công tác thi đua, khen thưởng hoạt động văn thư, lưu trữ d) Quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện theo hướng dẫn Sở Nội vụ; đ) Thực số dịch vụ công văn thư, lưu trữ Biên chế: công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ bố trí biên chế giao Cơng chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Điều Các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; đơn vị nghiệp nhà nước tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp Nhiệm vụ cụ thể tổ chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức nêu thực theo thẩm quyền quy định Khoản 2, Điều (đối với cấp tỉnh) khoản 1, Điều (đối với cấp huyện) Thông tư Điều Văn thư, Lưu trữ cấp xã Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí cơng chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định pháp luật thực nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn Sở Nội vụ Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 10 Hiệu lực thi hành Thơng tư có hiệu thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ban hành Bãi bỏ quy định trước trái với Thông tư bãi bỏ: Khoản 11, Mục II, điểm c, e (phần Trung tâm Lưu trữ tỉnh), Khoản 2, Mục III, Phần I Khoản 11, Mục II, Phần II Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng năm 2008 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; điểm d, 2.1 2.2 (phần Trung tâm Lưu trữ tỉnh) Khoản Mục I Thông tư số 06/2008/TT-BNV ngày 21 tháng năm 2008 Bộ Nội vụ hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Khoản Mục III Phần I Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng năm 2008 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện Điều 11 Tổ chức thực Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực Thông tư Các tổ chức Chính trị - Xã hội, Xã hội - Nghề nghiệp quan, tổ chức pháp nhân khác Thông tư để áp dụng cho phù hợp Q trình thực hiện, có vấn đề phát sinh vướng mắc, đề nghị Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phản ánh Bộ Nội vụ để xem xét, giải theo thẩm quyền./ BỘ TRƯỞNG Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc CP; - Văn phòng BCĐ TW phòng, chống tham nhũng; - HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng Trung ương Ban Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc Ủy ban Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương đồn thể; - Website Chính phủ, Công báo; - Bộ trưởng, Thứ trưởng Bộ Nội vụ; - Các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Nội vụ; - Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước (10b); - Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Lưu: VT, TCCB (10b) (Đã ký) Trần Văn Tuấn .. .Thông tư quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ (sau gọi chung Bộ) Ủy ban nhân dân cấp Chương II TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU... THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ Điều Vị trí chức Thành lập Phòng thuộc Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ (gọi chung Phòng Văn thư - Lưu trữ) để giúp... Chánh Văn phòng Bộ Biên chế Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ định tổng số biên chế hành nghiệp Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc