BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP: Tìm hiểu về tổ chức Văn thư – Lưu trữ cơ quan

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài: 3 2.Mục đích của Đề tài: 5 3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu: 5 4. Nguồn tài liệu tham khảo: 5 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu: 5 6. Phương pháp nghiên cứu: 6 7. Bố cục đề tài: 7 PHầN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 8 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ: 8 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ: 8 1.1.2 Chức năng của HĐNDUBND quận Tây Hồ: 9 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ: 11 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ: 11 1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ: 14 1.3.1 Chủ Tịch UBND Quận: (Đỗ Anh Tuấn). 14 1.3.2 Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận: 15 1.3.3 Các uỷ viên UBND Quận: 17 1.3.4 Các phòng, ban chuyên môn: 17 1.4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động công tác hành chính văn phòng: 18 1.4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng: 18 1.4.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 19 1.4.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 19 1.4.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 19 1.4.2.3Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 23 1.4.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc cá vị trí trong Văn phòng Quận Tây Hồ: 24 PHẦN II. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. 34 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan. 34 2.2. Nhận xét về nội dung soạn thảo và ban hành văn bản. 34 2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 35 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 36 2.2.3. Tình hình kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản quản lý của cơ quan. 36 2.2.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan. 37 2.3. Tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan. 37 2.3.1 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 41 2.3.2. Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. 43 PHẦN III. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC LƯU TRỮ 44 3.1 Cơ sở lý luận thực tiễn về công tác lưu trữ: 44 3.1.1 Một số khái niệm liên quan đến công tác lưu trữ: 44 3.1.2 Tính chất của công tác lưu trữ: 45 3.1.3 Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ: 46 3.2 Công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ: 47 3.2.1 Tổ chức lưu trữ của UBND Quận Tây Hồ: 47 3.2.2 Công tác quản lý, tổ chức và chỉ đạo về Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ: 48 3.2.2.1 Công tác xây dựng, ban hành và thực hiện văn bản quản lý về công tác lưu trữ: 48 3.2.2.2 Công tác tổ chức cán bộ: 49 3.2.2.3 Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ: 49 3.2.2.4 Công tác kiểm tra: 50 3.2.3 Tình hình tài liệu, thành phần và nội dung được bảo quản ở lưu trữ cơ quan: 50 3.2.4Tình hình tổ chức khoa học tài liệu: 51 3.2.5 Tình hình tổ chức, thực hiện các nội dung của nghiệp vụ Lưu trữ: 52 3.2.5.1 Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan: 52 3.2.5.2 Công tác chỉnh lý tài liệu: 53 3.2.5.3 Công tác xác định giá trị tài liệu: 55 3.2.5.4 Công tác thống kê tài liệu: 56 3.2.5.5 Công tác giao nộp tài liệu vào các trung tâm và kho lưu trữ cố định: 57 3.2.5.6Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 58 3.2.5.7Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 58 3.2.5.8 Tình hình áp dụng tin học vào công tác lưu trữ: 60 PHẦN IV. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 62 4.1 Đánh giá chung 62 4.1.1 Ưu điểm: 62 4.1.2 Hạn chế: 63 4.1.3 Nguyên nhân: 64 4.2 Đề xuất, kiến nghị: 64 KẾT LUẬN 65 PHỤ LỤC

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VÀ VĂN PHÒNG DẠY NGHỀ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài: “ Tìm hiểu về tổ chức Văn thư – Lưu trữ cơ quan”

Trang 2

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

A LỜI NÓI ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài: 3

2.Mục đích của Đề tài: 5

3 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu: 5

4 Nguồn tài liệu tham khảo: 5

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu: 5

6 Phương pháp nghiên cứu: 6

7 Bố cục đề tài: 7

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 8

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ: 8 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ: 8

1.1.2 Chức năng của HĐND&UBND quận Tây Hồ: 9

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ: 11

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ: 11

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ: 14

1.3.1 Chủ Tịch UBND Quận: (Đỗ Anh Tuấn) 14

1.3.2 Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận: 15

1.3.3 Các uỷ viên UBND Quận: 17

1.3.4 Các phòng, ban chuyên môn: 17

1.4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động công tác hành chính văn phòng: 18

1.4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng: 18

1.4.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 19

1.4.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 19

1.4.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 19

1.4.2.3Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 23

Trang 3

1.4.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc cá vị trí trong Văn

phòng Quận Tây Hồ: 24

PHẦN II KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 34

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan 34

2.2 Nhận xét về nội dung soạn thảo và ban hành văn bản 34

2.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 35

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 36

2.2.3 Tình hình kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản quản lý của cơ quan 36

2.2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan 37

2.3 Tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan 37

2.3.1 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 41

2.3.2 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 43

PHẦN III TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC LƯU TRỮ 44

3.1 Cơ sở lý luận thực tiễn về công tác lưu trữ: 44

3.1.1 Một số khái niệm liên quan đến công tác lưu trữ: 44

3.1.2 Tính chất của công tác lưu trữ: 45

3.1.3 Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ: 46

3.2 Công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ: 47

3.2.1 Tổ chức lưu trữ của UBND Quận Tây Hồ: 47

3.2.2 Công tác quản lý, tổ chức và chỉ đạo về Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ:48 3.2.2.1 Công tác xây dựng, ban hành và thực hiện văn bản quản lý về công tác lưu trữ: 48

3.2.2.2 Công tác tổ chức cán bộ: 49

3.2.2.3 Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ: 49

3.2.2.4 Công tác kiểm tra: 50

3.2.3 Tình hình tài liệu, thành phần và nội dung được bảo quản ở lưu trữ cơ quan: 50

3.2.4Tình hình tổ chức khoa học tài liệu: 51

3.2.5 Tình hình tổ chức, thực hiện các nội dung của nghiệp vụ Lưu trữ: 52

Trang 4

3.2.5.1 Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan: 52

3.2.5.2 Công tác chỉnh lý tài liệu: 53

3.2.5.3 Công tác xác định giá trị tài liệu: 55

3.2.5.4 Công tác thống kê tài liệu: 56

3.2.5.5 Công tác giao nộp tài liệu vào các trung tâm và kho lưu trữ cố định: 57 3.2.5.6Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 58

3.2.5.7Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 58

3.2.5.8 Tình hình áp dụng tin học vào công tác lưu trữ: 60

PHẦN IV KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 62

4.1 Đánh giá chung 62

4.1.1 Ưu điểm: 62

4.1.2 Hạn chế: 63

4.1.3 Nguyên nhân: 64

4.2 Đề xuất, kiến nghị: 64

KẾT LUẬN 65 PHỤ LỤC

Trang 5

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

02 QLDA-XDHTKT Quản lý dự án – xây dựng hạ tầng kỹ

thuật

Trang 6

A LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng caocủa khoa học kĩ thuật, công tác văn thư-lưu trữ có một vai trò quan trọng càngquan trọng trong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức Đồng thờicông tác văn thư-lưu trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin đểxây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyếtđịnh quản lý Trong quá trình xây dựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có

ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiềuthông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên truyền, phát triển kinh tế Nhận thứcđược tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày càng chútrọng hơn Như vậy để công tác văn thư-lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụthông tin cho cơ quan, lãnh đạo Cần phải xây dựng một hệ thống tổ chức độingũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sựnghiệp phát triển công tác lưu trữ Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội đã đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác văn thư- lưutrữ Góp phần hiện đại hoá công tác văn thư-lưu trữ trong văn phòng hiện nay.Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi với hành”.Nhà trường đã chỉ đạo cho học sinh đi thực tập thực tế nhằm kết hợp với kiếnthức học trên lớp Thông qua việc nghiên cứu khảo sát và thực hành về công táclưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, qua đó giúpsinh viên có được những nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nângcao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp,phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm hơnlàm cơ sở cho công tác sau này Xây dựng phong cách làm việc của một cán bộkhoa học về lưu trữ

Nhằm tạo được hiệu quả công việc bên cạnh có kiến thức của việc họctrên trường thì cũng cần có áp dụng thực tế công việc Sau khi hoàn thànhchương trình lý thuyết tại trường và được sự chấp thuận của Ban Giám Đốctrung tâm đào tạo nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề, trường Đại học Nội vụ

Hà Nội đã tạo điều kiện cho em đến thực tập tại cơ quan và được phân vào

Trang 7

Phòng Văn thư tại UBND Quận Tây Hồ từ ngày 17/7/2017 đến ngày 17/9/2017.

Về tại cơ quan với những kiến thức về chuyên môn Văn thư- Lưu trữ được các

cô chú, anh chị trong cơ quan trang bị đầy đủ và tận tình dạy bảo cho em đã giúp

em nghiên cứu, tìm hiểu tình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của cơquan và thực hành các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư Lưu trữ tại cơ quan

Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhấttới toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn, đặc biệt là cô Thanh Liễu, Giám đốctrung tâm đào tạo nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề đã tận tình chỉ bảo, hướngdẫn em trong suốt thời gian thực tập, cũng như khi em hoàn thành báo cáo này.Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến các cô chú, anh chị tại cơ quan, cán bộhướng dẫn Trần Thu Huyền (cán bộ văn thư-lưu trữ) đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếphướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công việc và tạo mọi điều kiệnthuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm,thực hành một số nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ thuộc chuyên môn củamình Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập.Vì đây là lần đầu tiêntiếp xúc với một khối tài liệu lớn nên nhiềụ bỡ ngỡ, mắc những sai lầm, thiếusót Nên rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy cô và ban giám đốctrung tâm để em có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bảnthân, nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình, nhằmphục vụ cho công việc sau này

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 11 tháng 9 năm 2017

Sinh viên

Thạch Thị Mai Thi

Trang 8

1.Lý do chọn đề tài:

Cách đây 69 năm, vào ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ tịchChính phủ lâm thời Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1CP/

VP gửi các Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy

bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợlàm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia.Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải gìn giữ tất

cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy nếukhông có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặccông văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công vănthuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ Những viên chức không tuân lệnh này sẽ

bị nghiêm trị”.Thông đạt này chính là một trong những văn bản đầu tiên củaNhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữViệt Nam

Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam đã được Thủ tướngChính phủ ký ban hành theo Quyết định số 1229/QĐ-TTg,ngày 17/9/2007, trong

đó Điều 1 Quyết định có ghi: Ngày 03/01 hàng năm là ngày truyền thống củangành Lưu trữ Việt Nam - lấy tên là“Ngày Lưu trữ Việt Nam” nhằm mục đíchgiáo dục truyền thống của Ngành Lưu trữ Việt Nam, nâng cao nhận thức, tinhthần trách nhiệm của những người làm công tác lưu trữ và của toàn xã hội trongviệc bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ cho sự nghiệp xây dựng

và bảo vệ Tổ quốc; động viên phong trào thi đua lao động, nâng cao ý thức kỷluật và đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trong Ngành Lưutrữ; biểu dương, khen thưởng kịp thời đối với cá nhân và tập thể có thành tíchxuất sắc trong việc bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trò hết sứcquan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụphát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũngnhư đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương Mỗi tổ chức cầnhiểu rõ vai trò của ngành văn thư lưu trữ để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu

Trang 9

lưu trữ một cách có hiệu quả để nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các

tổ chức chính trị, tổ chức xã hội Tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp

và bảo quản theo quy định của pháp luật, đáp ứng kịp thời các yêu cầu nghiêncứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Để phát huy tốt vai trò của tài liệu lưu trữ, ngoàiviệc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, mỗi tổchức cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Đó là cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp tạo ra cơ hội và điềukiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sửdụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhucầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước trong giai đoạnhiện nay Do đó, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần xác định rõtrách nhiệm của mình đối tài liệu lưu trữ, để có những giải pháp hiệu quả nhằmphát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển Điều đó sẽgóp phần không nhỏ vào việc nâng cao nhận thức đối với việc giữ gìn bảo quảntài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xâydựng và bảo vệ đất nước.Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò

và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quantrọng Với vai trò đặc biệt đó, thời gian qua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâmđến lĩnh vực văn thư, lưu trữ cùng với đó là hệ thống các cơ quan quản lý côngtác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia đã được xây dựng và đang từngbước được kiện toàn Chính vì tầm quan trọng của lưu trữ mang lại mà các cơquan hành chính nhà nước đã hết sức quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quanmình Mỗi cơ quan đều thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng của mình vàngoài ra thỳ họ đều phải thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan Bên cạnh côngtác soạn thảo văn bản có liên quan, công tác lưu trữ các văn bản cũng được chútrọng nhằm triển khai có kết quả các nhiệm vụ được đề ra, góp phần thúc đẩycông việc trong cơ quan

Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính trong

đó công tác lưu trữ được xác định là nhiệm vụ cơ bản, thực hiện tốt công tác này

sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp phần đáng kể vào

Trang 10

kết quả của sự quản lý, điều hành của UBND Quận Tây Hồ Vì vậy mà em chọn

đề tài “ Tìm hiểu về tổ chức văn thư-lưu trữ” làm đề tài nghiên cứu và để hiểu

rõ hơn về công tác lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ

2.Mục đích của Đề tài:

Mục tiêu nghiên cứu là tìm hiểu về tổ chức văn thư-lưu trữ tại UBND

Quận Tây Hồ, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp choUBND Quận Tây Hồ

Qua bài báo cáo thực tập này nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên cócác nền tảng kiến thức vững chắc về lĩnh vực công tác văn thư-lưu trữ của cơquan hành chính Nhà nước Từ đó cung cấp một số thông tin về thực trạng hiệnnay của các quy trình và cách thức thực hiện công việc trong lưu trữ ở một số cơquan hành chính cụ thể giúp cho sinh viên nắm bắt được tình hình cụ thể đểtránh bỡ ngỡ sau khi ra trường

3 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu:

Đề tài tập trung nghiên cứu và tìm hiểu về tổ chức lưu trữ trong UBNDQuận Tây Hồ nói riêng và cơ quan hành chính nói chung

- Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác văn thư-lưu trữ tại phòng vănthư-Lưu trữ trực thuộc văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ

4 Nguồn tài liệu tham khảo:

- Khảo sát các báo cáo trên thư viện

- Khảo sát qua các kế hoạch, báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ củaUBND quận Tây Hồ

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu:

Lịch sử nghiên cứu về công tác lưu trữ này bắt nguồn từ nhu cầu thiết yếu

về việc bảo quản, khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ lịch sử

là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, vănhóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kì lịch sửphát triển ; qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức; của các nhân vật lịch sử tiêubiểu; do các cơ quan, tổ chức và cá nhân lưu giữ; là bản chính, bản gốc, bản thảoviết tay hoặc có bút tích của các nhân vật tiêu biểu Tài liệu quý là những tài liệu

Trang 11

lịch sử chứa thông tin về các sự kiện, biến cố và hiện tượng đặc biệt của tựnhiên, đời sống xã hội và tư duy; có ý nghĩa nền tảng đối với quản lí nhà nước,kinh tế, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, trong quan hệ đối ngoại,nghiên cứu khoa học, lịch sử và không thể bổ khuyết được nếu bị mất hoặc hưhỏng – xét về ý nghĩa pháp lí và bút tích của chúng Tài liệu hiếm là những tàiliệu lịch sử có giá trị đặc biệt và chỉ có duy nhất một bản, không có bản thứ haigiống nó về nội dung thông tin, phương thức ghi tin và các đặc điểm bề ngoài.

Tài liệu quý, hiếm của tỉnh là một bộ phận hợp thành di sản văn hóa củatỉnh, không một cơ quan, tập thể và cá nhân nào được chiếm dụng làm tài sảnriêng

Đề tài nghiên cứu về công tác văn thư-lưu trữ là đề tài đã được nghiêncứu rất nhiều trong các bài nghiên cứu khoa học Song với tùy từng các tiếp cậnkhác nhau sẽ cho ra một khía cạnh khác nhau của đề tài mang lại sự mới mẻ Đềtài này giúp chúng ta hiểu về toàn cảnh của các khâu nghiệp vụ trong công tácvăn thư-lưu trữ kết hợp với thực tiễn khảo sát để có thể rút ra các bài học kinhnghiệp cho bản thân cũng như khái quát được tính chất của công tác văn thư-lưu trữ

6 Phương pháp nghiên cứu:

Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, bài báo cáo đã sử dụngphương pháp luận biện chứng, đồng thời đối chiếu với các quy định hiện hànhcủa Nhà nước về lĩnh vựcvăn thư- lưu trữ Ngoài ra, bài báo cáo còn sử dụng cácphương pháp sau:

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

+ Phương pháp đánh giá khảo sát và quan sát thực tế thực trạng về triểnkhai và thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;

+ Phương pháp so sánh đối chiếu về việc triển khai và thực hiện văn hóacông sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;

+ Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra các nhận xét, đánh giá và cáckết luận, biện pháp thực hiện văn hóa công sở ở các cơ quan hành chính Nhànước

Trang 12

7 Bố cục đề tài:

Bố cục của đề tài đã phân chia thành các vấn đề nhỏ để dễ dàng nghiêncứu và có hướng đi rõ ràng, mạch lac, cụ thể bài chuyên đề của em được chiathành 3 phần:

Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan

Phần 2: Tìm hiểu về tổ chức văn thư- lưu trữ tại cơ quan

Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Trang 13

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ:

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ:

* Giới thiệu Khái quát sự hình thành và Phát triển của Uỷ Ban Nhân Dân Quận Tây Hồ:

( trụ sở UBND quận Tây Hồ)

Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội

tụ của dân cư đất việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực

rỡ, luôn gắn liền với sự phát triển của thăng long Hà Nội.Uỷ Ban Nhân DânQuận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập theo Nghị định số 69/CPcủa Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được Uỷ ban nhân dân Thành phố

Hà Nội, giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01

Trang 14

tháng 01 năm 1996.

Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nộiban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việctrực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ củamình

Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội, phía Đông giápQuận Long Biên phía Nam giáp Quận Ba Đình, từ Đông Bắc xuống Đông Namdọc theo sông Hồng, Quận Tây Hồ giáp Huyện Đông Anh và Gia Lâm, phía Tâygiáp Huyện Từ Liêm và Quận Cầu Giấy

Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên,Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diệntích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiênđẹp của Hà Nội và cả nước

Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danhthắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội

Sau 15 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triểnmạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâmDịch vụ - Du lịch và Văn hóa cửa Thủ đô Hà Nội

Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây

Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm Như vậy, trong tương laiTây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của thủ đô Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây Hồ

có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tàichính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triểnKinh tế - Xã hội của Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung

1.1.2 Chức năng của HĐND&UBND quận Tây Hồ:

UBND Quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương,quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị

quyết của HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tê,

Trang 15

Chính trị,

UBND Quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước HĐND Cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên An ninh, Xã hội, Quốcphòng Cụ thê như sau:

- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thươngnghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ:

- Về thu chi ngân sách của địa phương;

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật

- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại

UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng vàquyền làm chủ của nhân dân địa phương

Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND Quận Tây Hồ; Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàcông tác của UBND Quận; Đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn vềchuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố

Hà Nội

* Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề

xuất tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả Chứcnăng này được thể hiện thông qua việc xây dựng chương trình làm việc choUBND; Chuẩn bị báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến vềnội dung và hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất

ban hành văn bản của Cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ,…*

Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điều kiện về

cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND Quận nhằm đạt đượcmục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ quan Nhà nước

Trang 16

quản lý cấp trên giao cho.

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ:

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểLãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điềuhành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề

ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND

và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận Xây dựng kế hoạchđầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấpthông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biệnpháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốcphòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ Theo phân cấp và quy định của Nhà nước

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân doUBND quận trực tiếp quản lý

- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủchốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của LuậtKhiếu nại tố cáo

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên của UBND quận hàng năm

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyềncủa UBND quận

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ:

* Nhiệm vụ:

- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm của

Trang 17

Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình các kỳ họp của HĐND, UBNDquận Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND vàUBND quận Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐNDThành phố, HĐND quận;

- Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBNDphường chuẩn bị các báo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBNDquận theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận;

- Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các vănbản, chỉ đạo của UBND Quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;

- Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;

- Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thựchiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chínhphủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế " một cửa" tại cơ quan hànhchính Nhà nước ở địa phương Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ

và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" tại UBNDquận;

- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vị quản lý của Văn phòng;

- Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tổ cáocủa tổ chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển cácphòng, ban, ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết;

- Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản củaThường trực HĐND, UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bảncủa Thường trực HĐND, UBND quận;

- Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách doThường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thườngtrực HĐND, UBND quận; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ

sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các

Trang 18

phòng, ban chuyên môn thuộc UBND Quận;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao

- Ngoài những quyền hạn trên, Văn phòng được HĐND, UBND quận uỷquyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm quyền hạn do HĐND,UBND quận quy định cụ thể bằng văn bản

*Lề lối làm việc:

* Chế độ làm việc: Thực hiện theo quy định của Nhà nước: làm việc theo

giờ hành chính (8 giờ/1 ngày) từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần Nghỉ làm việcvào ngày thứ Bảy (trừ số công chức trực tại bộ phận “ Một cửa” để tiếp nhận,giải quyết Thủ tục hành chính của công dân theo quy định tại Quyết định số95/2007/QĐ-UBND ngày 27/8/2007 của UBND Thành phố), Chủ nhật và cácngày lễ, Tết theo quy định chung

Cán bộ, công chức, nhân viên phải đeo thẻ theo quy định

* Chế độ họp: Hàng tuần, Phó văn phòng chủ trì họp giao ban các bộ

phận được phân công phụ trách để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác tuầnvào ngày thứ 6; Lãnh đạo văn phòng họp giao ban vào sáng thứ 2 hàng tuần;Hàng tháng họp toàn thể văn phòng để kiểm điểm công tác tháng, triển khainhiệm vụ tháng tới vào ngày cuối tháng; Ngoài ra, Văn phòng có thể tổ chức

Trang 19

cuộc họp bất thường để phổ biến, triển khai các công việc đột xuất của Quậnhoặc họp theo chuyên đề công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

*Chế độ thông tin, báo cáo:

- Báo cáo định kỳ;

- Báo cáo đột xuất

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ:

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 04 PhóChủ tịch và 12 phòng, ban tham mưu giúp việc.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBNDquận Tây Hồ (xem phần phụ lục 1)

UBND quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước, thực hiệnnhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chứcHĐND và UBND ngày 26/11/2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệthống các thành viên, các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến Mỗithành viên của UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác đượcphân công trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận; cùng các thành viênkhác chịu trách nhiệm tập thể và hoạt động của UBND quận trước Thành ủy,HĐND và UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ và cơ quan Nhànước cấp trên

1.3.1 Chủ Tịch UBND Quận: (Đỗ Anh Tuấn).

- Lãnh đạo, quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặtcông tác của UBND Quận trước UBND Thành phố Hà Nội, Quận ủy và HĐNDquận Thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Điều 4 – Quy chế làm việc củaUBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 – 2009;

- Chỉ đạo chung việc xây dựng kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ, chỉtiêu phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng của Quận; Chỉ đạo chungcông tác lập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, UBND cácPhường để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh;

- Chỉ đạo công tác quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng các

dự án trên địa bàn Quận;

- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Nội chính, An ninh –

Trang 20

Quốc phòng, kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội, địa giới hành chính, đốingoại, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công tác Thi đua – Khen thưởng,chương trình công tác của UBND quận, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giảiquyết khiếu nại – tố cáo của công dân;

- Đảm bảo giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND quận với các Ban Đảng

ủy, Thường trực HĐND quận;

- Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Chủtịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự, Chủ tịch Hội đồng tuyên truyền phổ biến giáodục pháp luật, Trưởng Ban chỉ đạo phòng chống khủng bố, Trưởng Ban chỉ đạothi hành án, Trưởng Ban chỉ đạo phòng chống tham nhũng Là Chủ tịch các Hộiđồng, Trưởng các Ban chỉ đạo khác được thành lập Theo chương trình, kế hoạchcông tác thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;

- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Thanh traQuận, Công an Quận, Ban chỉ huy quân sự, Cơ quan Thi hành án;

- Phụ trách các Phường: Thụy Khuê, Quảng An;

- Xử lý công việc có liên quan đến các ngành: Tòa án nhân dân, ViệnKiểm sát nhân dân Quận;

- Là chủ tài khoản Thu – chi ngân sách Quận Tây Hồ

1.3.2 Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận:

Giúp việc cho Chủ tịch là 03 Phó Chủ tịch (01 Phó Chủ tịch phụ tráchKinh tế, 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ Đầu tư xâydựng – Quản lý đô thị) và các thành viên UBND quận:

* Phó chủ tịch Kinh tế UBND Quận: (Nguyễn Đình Khuyến)

- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài chính – Kế hoạch, PhòngKinh tế, Văn phòng HĐND & UBND Quận, Ban quản lý Dự án Xây dựng hạtầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây, Ban quản lý Chợ Quận;

- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tài nguyên vàmôi trường; quản lý trật tự xây dựng; giao thông vận tải; công tác giải phóngmặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn Quận (trừ các dự

án do UBND Quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh

Trang 21

Hồ Tây; Dự án xây dựng tuyến đường Văn Cao - Hồ Tây và dự án nâng cấp, cảitạo đường Lạc Long Quân); tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo cóliên quan đến lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;

- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài nguyên Môi trường, Thanh traxây dựng; Ban Bồi thường GPMB Quận

- Phụ trách Phường Yên Phụ;

- Xử lý công việc liên quan đến ngành Thanh tra Giao thông vận tải

- Phụ trách các Phường: Tứ Liên, Nhật Tân;

- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Thống kê, Chi cục Thuế, Khobạc, Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y

* Phó chủ tịch Văn xã UBND Quận: ( Phạm Xuân Tài )

- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể UBND Quận, HĐND Quận

về công tác quản lý Nhà nước trên lĩnh vực: Y tế, Giáo dục – Đào tạo, Văn hóa– Thông tin, Thể dục – Thể thao, Lao động, Thương binh và Xã hội, Đào tạonghề, Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, phòng chống tệ nạn xã hội, Bảo hiểm xãhội, Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác:

- Trực tiếp phụ trách các đơn vị Phòng Văn hóa – Thông tin, Phòng Giáodục – Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Trungtâm Y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, trung tâm Thể dục – Thểthao, Trung tâm Văn hóa, Trung tâm Dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ;

- Phụ trách các Phường: Bưởi, Xuân La;

- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Bảo hiểm xã hội, Ngân hànhchính sách xã hội Quận, Hội người mù

* Phó chủ tịch Xây dựng UBND Quận: ( Nguyễn Lê Hoàng )

- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể UBND Quận, HĐND Quận

về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực công tác: Quản lý đô thị, Xâydựng cơ sơ hạ tầng, Công tác giải phóng mặt bằng để thực hiện các Dự án đầu tưxây dựng trên địa bàn Quận do UBND quận làm chủ đầu tư, giải phóng mặtbằng thực hiện dự án xây dựng tuyến đường Văn Cao – Hồ Tây, Tiếp dân vàgiải quyết đơn khiếu nại – tố cáo có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân

Trang 22

công phụ trách;

- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Quản lý đô thị, Ban quản lý Dự

án Quận, Trung tâm phát triển quỹ đất và quản lý duy tu hạ tầng đô thị Quận;

- Phụ trách Phường Phú Thượng;

- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Điện lực Tây Hồ, Công ty cổphần môi trường Tây đô, Công ty cổ phần môi trường Sinh thái

1.3.3 Các uỷ viên UBND Quận:

* Uỷ viên UBND quận (Nguyễn Bá Hùng) - Trưởng Công an quận:

* Uỷ viên UBND quận (Nguyễn Văn Kha) - Chỉ huy trưởng BCH quân sựquận:

* Uỷ viên UBND quận (Lê Trung Đức) - Chánh Văn phòngHĐND&UBND quận:

*Uỷ viên UBND quận (Nguyễn Văn Tài) - Chánh thanh tra:

1.3.4 Các phòng, ban chuyên môn:

Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trựcthuộc UBND Quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình

1.Văn phòng HĐND & UBND Quận

2.Phòng Nội vụ

3.Phòng Thanh tra

4.Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

5.Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao

12 Phòng Tài nguyên và Môi trường

Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ,Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên

Trang 23

cạnh đó, còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án,Đội thanh tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểmsát nhân dân, Toà án nhân dân…

1.4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động công tác hành chính văn phòng:

1.4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng:

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, giúp việccho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành Văn phòng

có trách nhiệm thu thập, xử lý , tổng hợp thông tin cho hoạt động điều hành củalãnh đạo, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơquan, tổ chức

Việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ đã được quy định tại Quyết định số 28/2010/QĐ-UBNDngày 26/10/2010 của UBND quận Tây Hồ Hàng tháng, quý, năm Văn phònglập báo cáo tình hình, kết quả làm được và những việc chưa làm được của Vănphòng trong tháng, quý, năm đó và định ra phương hướng trong thời gian tiếptheo (báo cáo năm 2010- phụ lục) Trong thời gian qua, Văn phòng HĐND -UBND quận Tây Hồ đã tham mưu cho lãnh đạo UBND trong việc giải quyết cácvăn bản đến cơ quan, góp ý kiến cho lãnh đạo giải quyết các vấn đề đưa ra trongcác văn bản đến cơ quan Khi các văn bản đến cơ quan đều được chuyển đếnvăn thư cơ quan, sau đó văn thư trình lên Chánh văn phòng cho ý kiến đề xuất,sau đó chuyển lên lãnh đạo UBND Văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạoUBND về việc ban hành các văn bản quản lý hoặc giao dịch của UBND Vănphòng tham gia góp ý về hình thức, thể thức văn bản, trực tiếp soạn thảo văn bảncho lãnh đạo Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo UBND quận xây dựng cácquy chế hoạt động của cơ quan, các đơn vị thuộc UBND quận như: Quy chế làmviệc của các phòng ban trực thuộc UBND quận, Quy chế hoạt động, làm việccủa UBND các phường, Quy chế hoạt động và làm việc của đơn vị “một cửa”,quy định về việc cấp phép xây dựng, quy định về công tác văn thư lưu trữ, quyđịnh về nếp sống văn hoá công sở Ngoài ra, Văn phòng HĐND -UBND quận

Trang 24

-còn tham mưu cho lãnh đạo UBND trong việc tổ chức phòng làm việc, tổ chứchội họp, bài trí khuôn viên UBND Trong thời gian thực tập tại UBND quậnTây Hồ, em thấy Văn phòng HĐND & UBND thực hiện chức năng tham mưutổng hơp tốt, giúp cho lãnh đạo UBND giải quyết các công việc đạt hiệu quảcao, và giúp lãnh đạo UBND quản lý, điều hành hoạt động của UBND được tốthơn.

1.4.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

1.4.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

- Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDquận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động củaHĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủtịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuậtcho hoạt động của HĐND - UBND

- Văn phòng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng;chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận đồngthời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Vănphòng UBND thành phố

1.4.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND:

1.Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận Đôn đốc, kiểm tra cácphòng, ban chuyên môn, UBND cấp phường việc thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND quận sau khi phê duyệt; theo dõi,đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBNDphường theo quy định pháp luật;

2.Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND và thực hiện công tác thông tinbáo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;

Trang 25

3.Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận;

4.Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công Chủ tịchUBND quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND phườngsoạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

5.Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của cácphòng, ban chuyên môn, UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịchUBND quận xem xét, quyết định;

6.Giúp UBND và Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp côngtác với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, UBMTTQ quận,các đoàn thể nhân dân cấp quận, và các cơ quan tổ chức của Trung ương, củathành phố đóng trên địa phường;

7.Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận;các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.Giúp UBND quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dâncác phường;

8.Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBNDquận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hànhchính nhà nước của UBND quận;

9.Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND;

10.Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường về nghiệp vụhành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quyđịnh pháp luật;

11.Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý cảu Văn phòng UBND quận theo quyđịnh của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND quận;

12.Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaUBND và Chủ tịch UBND quận; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, Chủ

Trang 26

tịch UBND quận và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND quận;

13.Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ, chính sách, đãingộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và cácchế độ chính sách khác đối với cán bộ, công chức và người lao động thuộc phạm

vi quản lý; quản lý tài chính, tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật đượcgiao theo quy định của pháp luật, theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền cảuUBND quận;

14 Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND quậngiao

* Đối với việc tổ chức phục vụ cho hoạt động của HĐND, Thường

trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND quận, Văn phòng HĐND và UBND quận có nhiệm vụ sau đây:

1.Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HDND, Ban củaHĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chưởng trình, kế hoạch đã được phêduyệt;

2.Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND fđiều hành công việc chungcủa HĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo đảm việcthực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND,nội quy kỳ họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ đạibiểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐNDtrong hoạt động đối ngoại;

3.Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳhọp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND; đôn đốc cơquan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp củaThường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND;

4.Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác;phục vụ Ban của HĐND thẩm tra các đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúpThư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết cảu HĐND; giúp Thường trựcHĐND hoàn thiện các nghị quyết của HĐND;

Trang 27

5.Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểuHĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và kiếnnghị của công dân;

6.Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểuHĐND tiếp công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiếnnghị của công dân;

7.Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếpxúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi

cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;

8.Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đống góp và dự ánLuật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trựcHĐND Thành phố;

9.Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội

và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch; Phó Chủtịch HĐND phường;

10 Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giaoban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐNDcác cấp;

11 Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệcông tác với các cơ quan Thành phố và Quận, Thường trực Quận Ủy, UBND,UBMTTQVN, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổchức, đoàn thể ở địa phương

12 Phục vụ thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm,

tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;

13 Bảo đảm điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Bancủa HĐND, tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND; phục vụ Thường trực HĐNDthực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND;

14 Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hànhchính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của HĐND;

15 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND đã giao

Trang 28

1.4.2.3Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp choUBND Quận; Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữaUBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phườngthuộc Quận Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quậntrên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công

Văn phòng UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộcUBND Quận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND vàUBND Quận Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủtrưởng

Hiện nay, Văn phòng UBND Quận có tổng số cán bộ, công chức, nhânviên là 41 người (biên chế và hợp đồng trong chỉ tiêu là 15 người, chiếm tỷ lệ36,6 %, hợp đồng ngắn hạn 26 người), trong đó có 05 Đảng viên, chiếm tỷ lệ12,2 %, số cán bộ nữ là 19 người, chiếm tỷ lệ 46%, số cán bộ có trình độ Đạihọc là 19 người, chiếm tỷ lệ 46% Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinhthần trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác

Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 PhóVăn phòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợpcác lĩnh vực

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chiathành các bộ phận sau:

- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (6 người)

- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (5người)

- Bộ phận tiếp dân (1 người)

- Bộ phận công nghệ thông tin (4 người)

- Bộ phận kế toán, thủ quỹ (3 người)

- Bộ phận văn thư - lưu trữ (3 người)

- Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ (19 người)

Trang 29

-Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ:

•BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG UBND

QUẬN TÂY HỒ:

I Thông tin chức vụ.

- Chức danh: Chánh văn phòng

- Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ

- Quản lý trực tiếp: Chủ tịch UBND Quận Tây Hồ

về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng; Trực tiếp phụ trách các công việc:

Tổ chức bộ máy và cán bộ; kế toán – thủ quỹ; ứng dụng phát triển công nghệthông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận Tây Hồ

- Bố trí sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ năng

Trang 30

lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tôt công tác chỉ đạo, điều hành của Thườngtrực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận;

-Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhândân Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo Trườngtrực HĐND và UBND quận;

- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,đột xuất của HĐND, UBND quận, hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoànđại biểu HĐND Thành phố;

- Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạoUBND quận;

- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND-UBND quận;

- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để kiểm điểm, đánhgiá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

IV Quyền hạn:

- Thừa lệnh UBND quận ký các văn bản hành chính để truyền đạt ý kiênchỉ đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận Kýthừa ủy quyền Chủ tịch UBND quận các văn bản trong một số lĩnh vực do Chủtịch UBND quận giao

•BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÓ VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH CÔNG TÁC TỔNG HỢP TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ:

I Thông tin chức vụ.

- Chức danh: Phó văn phòng

Trang 31

- Quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ

- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: tiếpnhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệthông tin;

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đềxuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tạiUBND quận;

- Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo điềuhành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo, giaonhiệm vụ của Chánh văn phòng;

- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc đượcphân công phụ trách;

- Là trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính tại

bộ phận “một cửa” của UBND quận, có nhiệm vụ điều hành hoạt động của bộphận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo đúngquy định;

- Chủ trì các cuộc họp giao ban và họp kiểm điểm đánh giá chất lượngchuyên viên của các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tụchành chính, trung tâm công nghệ thông tin

•BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÓ VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH, TỔNG HỢP TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ:

I Thông tin chức vụ:

Trang 32

- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: tiếpnhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệthông tin;

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đềxuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tạiUBND quận;

- Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo điềuhành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo, giaonhiệm vụ của Chánh văn phòng;

- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc đượcphân công phụ trách;

- Là trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính tại

bộ phận “một cửa” của UBND quận, có nhiệm vụ điều hành hoạt động của bộphận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo đúngquy định;

- Chủ trì các cuộc họp giao ban và họp kiểm điểm đánh giá chất lượngchuyên viên của các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tụchành chính, trung tâm công nghệ thông tin

•BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÓ VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ:

Trang 33

- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của UBND quậntheo quy định;

- Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ củaThường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận;

- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phòng, banthuộc UBND quận, Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quanHĐND,UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận, Đề xuất việcthanh lý tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phươngtiện phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận;

- Chỉ đạo điều hành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phươngtiện cho cá nhân đến giao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòngcháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, công tác thực hành tiết kiệm tại trụ sở cơquan HĐND, UBND quận;

- Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất lượng bữa

ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường;

- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc đượcphân công phụ trách, Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản

Trang 34

trị, họp kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính,quản trị.

•BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN CHUYÊN VIÊN:

- Chức danh: Chuyên viên

- Quản lý trực tiếp: Lãnh đạo của Văn phòng của UBND Quận Tây Hồ

đủ tài liệu, nội dung phục vụ các cuộc họp của Thường trực HĐND, lãnh đạoUBND quận theo lịch công tác tuần và Chương trình công tác trọng tâm thángcủa UBND quận

+ Chuẩn bị đầy đủ nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp

+ Phối hợp với MTTQ quận chuẩn bị đầy đủ cá nội dung phục vụ Hộinghị tiếp xúc giữa Đại biểu Quốc hội Thành phố Hà Nội, đơn vị Bầu cử số 1,Đại biểu HĐND Thành phố, đơn vị Bầu cử số 5 ứng cử tại quận với cử tri quậnTây Hồ

+ Theo dõi đôn đốc các đơn vị phòng, ban, ngành, UBND các phường tổchức thực hiện nghiêm túc, đảm bảo tiến độ chất lượng các nhiệm vụ được giao,đặc biệt tập trung vào các lĩnh vực trọng tâm như công tác quản lý đất đai, quản

lý trật tự, GPMB, sủa chữa trường hợp, phát triển và ứng dụng CNTT, cải cáchhành chính,…

•BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ:

Trang 35

- Các trách nhiệm đôn đốc các phòng, ban bên thụ lý, giải quyết hồ sơ,đảm bảo đúng thời gian quy định và cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý

hồ sơ hành chính tại bộ phận “một cửa”;

- Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp cải cách thủ tục hànhchính tại Bộ phận “một cửa” với lãnh đạo Văn phòng

•BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN CHUYÊN VIÊN TIẾP DÂN:

Trang 36

trách, tham mưu cho UBND quận giao nhiệm vụ cho các phòng, ban chức nănggiải quyết, xử lý đơn thư thuộc thẩm quyền;

- Chuẩn bị nội dung và báo cáo Phó Văn phòng phụ trách để bố trí lịchcho đồng chí Chủ tịch, các đồng chí Phú Chủ tịch UBND quận tiếp công dântheo quy định;

- Theo dõi, đôn đốc kết quả trả lời các đơn thư kiến nghị của công dân tạicác đơn vị phòng, ban, UBND các phường

•BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ – LƯU TRỮ:

+ Thực hiện chức năng quản lý, tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy mờihọp, hội nghị của HĐND, UBND quận và Văn phòng;

- Đối với văn bản đến, cần kiểm tra chặt chẽ nơi gửi, nơi nhận nếu là vănbản khẩn, hoả tốc thì Văn thư phải chuyển ngay đến lãnh đạo Văn phòng để xử

lý kịp thời Đối với văn bản mật, văn bản gửi đích danh đến Thường trực HĐNDhuyện, lãnh đạo UBND quận thì văn thư chuyển đến đúng địa chỉ nơi nhận;

Trang 37

- Trình ký văn bản kịp thời và chính xác cho lãnh đạo;

- Quản lý và sử dụng con dấu;

- Sắp xếp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ đúngquy định;

- Là thủ quỹ của cơ quan Văn phòng, có trách nhiệm phối hợp chặt chẽvới cán bộ kế toán quản lý quỹ tiền mặt, chi trả các loại, kinh phí, chế độ kịpthời, đúng quy định;

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo UBND quận và lãnh đạoVăn phòng phân công

•BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH –

QUẢN TRỊ PHỤC VỤ:

- Công tác thu-chi tài chính qua tài khoản Văn phòng được thực hiện theođúng quy định của Luật ngân sách Nhà nước

- Đảm bảo phương tiện và cơ sở vật chất phục vụ tốt các hoạt động củaThường trực HĐND, UBND quận

- Thực hiện kiểm kê tài sản được trang cấp cho các đơn vị thuộc quận và

tổ chức thanh lý số tài sản hư hỏng, không còn giá trị sử dụng Mua mới và trangcấp bổ sung thay thế kịp thời tài sản hư hỏng, thiếu tại các đơn vị

- Duy trì hoạt động thông tin, liên lạc của cơ quan và đảm bảo vệ sinh nội

Trang 38

cụ sạch sẽ ngăn nắp.

- Xây dựng đề án, kế hoạch phòng cháy, chữa cháy, đảm bảo an toàn, anninh trật tự tại trụ sở quận, săp xếp chấn chỉnh việc trông giữ các phương tiệncủa cán bộ công chức

•BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN KẾ TOÁN – THỦ

QUỸ:

- Hướng dẫn các đơn vị làm các thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyếttoán theo quy định của Nhà nước Kịp thời phát hiện các trường hợp chi sai, hóađơn không hợp lệ trả lại các đơn vị;

- Hoàn trả chứng từ chi lương hàng tháng đúng quy định, đmả bảo cấplương qua tài khoản cho cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan vào ngày

10 hàng tháng;

- Thực hiện đối chiếu sổ sách và kiểm quỹ vào ngày 30 hàng tháng, cóbiên bản kiểm quỹ theo đúng quy định;

-Thực hiện quản lý tài sản, định kỳ kiểm kê báo cáo theo quy định;

- Báo cáo việc cấp phát kinh phí, thu, chi của Văn phòng cho Chánh Vănphòng vào ngày 03 hàng tháng

Trang 39

PHẦN II KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.

Văn thư là một bộ phận không thể thiếu đối với bất cứ một cơ quan tổchức nào Văn thư là nơi cung cấp và lưu trữ nguồn thông tin quan trọng và tincậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành cáccông việc của cơ quan

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.

Văn thư là một bộ phận của Văn phòng được xây dựng, sắp xếp, bố trítheo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng Bộ phận văn thư của UBND quận Tây

Hồ được tổ chức theo mô hình khép kín, phòng văn thư được bố trí nằm táchbiệt so với các phòng ban chuyên môn khác, phòng làm việc được trang bị đầy

đủ các trang thiết bị làm việc cho cán bộ văn thư, và phòng văn thư của UBNDquận Tây Hồ có 2 nhân viên làm việc, một nhân viên quản lý văn bản đi, và mộtnhân viên quản lý văn bản đến của cơ quan

- Ưu điểm:

- Đảm bảo tính cơ mật trong việc quản lý văn bản của cơ quan;

- Đảm bảo an toàn trong quản lý con dấu của cơ quan;

- Nhược điểm:

- Tốn diện tích mặt bằng trong việc xây dựng phòng làm việc;

- Việc kiểm soát của lãnh đạo văn phòng về hoạt động của nhân viên vănthư khó khăn;

- Việc phối hợp của các phòng ban với văn thư không hiệu quả ( ví dụ: đểban hành được một văn bản, các phòng ban phải soạn thảo, xuống phòng vănthư lấy số văn bản, đem về sao in rồi sau đó lại quay lại phòng văn thư để đóngdấu phát hành), tốn nhiều thời gian

2.2 Nhận xét về nội dung soạn thảo và ban hành văn bản.

Soạn thảo và ban hành văn bản là một hoạt động không thể thiếu của mọi

cơ quan Văn bản được dùng để chỉ đạo, quản lý hoạt động của cơ quan, dùng đểgiao dịch công việc với các cơ quan khác, để báo cáo tình hình của cơ quan vớicấp trên Vì vậy việc soạn thảo và ban hành văn bản đã được Nhà nước rất coitrọng và đã đưa ra rất nhiều các văn bản quy định để thống nhất trong thực hiện

Trang 40

công tác soạn thảo và ban hành văn bản Gần đây, Nhà nước đã ban hành Nghịđịnh số 09/2010/NĐ-CP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn cụ thể vềthể thức, kỹ thuật trình bày văn bản Việc soạn thảo và ban hành văn bản theođúng các quy định của Nhà nước là yêu cầu mà tất cả các cơ quan đều phải thựchiện.

2.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Tại văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ, thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản vẫn được thực hiện theo thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và thông tư số 01/2011/ TT-BNV chưa được cậpnhật nên việc soạn thảo văn bản theo hướng dẫn của thông tư 01/2011/TT-BNVchưa được áp dụng, vì vậy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chưa đúng thểthức theo quy định mới Tuy nhiên, các quy định trong Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV có nhiều điểmtương đồng nên các thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây

Hồ không quá xa rời so với các quy định hiện hành của Nhà nước

* Ưu điểm:

- Thể thức văn bản: Văn bản của UBND ban hành đầy đủ 9 thành phần

thể thức bắt buộc, ngoài ra còn một số thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độmật, khẩn

- Kỹ thuật trình bày văn bản: Văn phòng sử dụng trong các văn bản

mang ngôn ngữ hành chính, đúng theo yêu cầu về văn phong của văn bản hànhchính

* Nhược điểm:

Do việc soạn thảo chưa được thực hiện theo hướng dẫn của Nghị định số09/2010/NĐ-CP và thông tư số 01/2011/TT-BNV nên thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản chưa chuẩn theo quy định mới Bên cạnh đó, các đơn vị soạn thảochưa thật sự chú ý tới việc trình bày văn bản theo thể thức, kỹ thuật quy địnhnên rất nhiều các văn bản soạn thảo trình bày sai thể thức như: sai về cỡ chữ,kiểu chữ

Định dạng
Số trang	135
Dung lượng	22,66 MB