ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TỈNH PHÚ THỌ

Công tác văn thư- lưu trữ không chỉ là phương tiệncần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trìnhhoạt động của trường mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

Người hướng dẫn khoa học: PGS, TS Phạm Văn Sơn

Thái Nguyên, năm 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Luận văn thạc sĩ Quản lý giáo dục với đề tài: “ Đổi

mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ ” là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân, được thực hiện

trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết và dưới sự hướng dẫn khoa học của Phó Giáo

sư, Tiến sĩ Phạm Văn Sơn.

Các kết quả trong Luận văn tốt nghiệp là trung thực, không sao chép củabất kỳ công trình nào khác

Tôi xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan này

Thái Nguyên, ngày 14 tháng 4 năm 2015

Học viên

Nguyễn Thị Ngọc Dung

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chương trình cao học và viết luận văn này, tôi xin chân thành cảm ơn đến quí thầy cô trong Khoa Tâm lý giáo dục, trường Đại học

Sư phạm- Đại học Thái Nguyên đã tận tình dạy bảo tôi trong thời gian học

Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến PGS.TS Phạm Văn Sơn người thầy

đã khuyến khích và rất tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn Nhờ sự quan tâm chỉ bảo và những ý kiến đóng góp quý báu của thầy, tôi mới có thể hoàn thành luận văn.

Tôi cũng xin cảm ơn Ban giám hiệu và các đồng nghiệp trường Đại học Hùng Vương đã tạo điều kiện về thời gian để tôi có thể học tập và hoàn thành luận văn.

Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân đã hết lòng giúp đỡ, hỗ trợ về vật chất lẫn tinh thần giúp tôi yên tâm học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn.

Mặc dù tôi đã cố gắng để hoàn thiện luận văn, tuy nhiên chắc chắn luận văn vẫn còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý quý báu của quý thầy cô và các bạn.

Thái Nguyên, ngày 14 tháng 4 năm 2015

Học viên

Nguyễn Thị Ngọc Dung

MỤC LỤCLời cam đoan

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

5 Gỉa thuyết khoa học

6 Phương pháp nghiên cứu

7 Phạm vi và giới hạn nghiên cứu

8 Cấu trúc luận văn

Chương 1: Cơ sở lý luận về đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ

1 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

2 Một số khái niệm cơ bản

2.1 Quản lý

2.2 Đổi mới

2.3 Văn thư – lưu trữ

2.4 Công tác văn thư – lưu trữ

2.5 Đổi mới công tác văn thư – lưu trữ

3.Vấn đề chung về công tác văn thư – lưu trữ

3.1 Vấn đề chung về công tác văn thư

3.2 Vấn đề chung về công tác lưu trữ

4 Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ

5 Sự cần thiết phải đổi mới công tác quản lý văn thư – lưu trữ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 2.1 Nhận thức của cán bộ về vai trò của công tác quản lý văn thư– lưu trữ

2 Bảng 2.2 Ý kiến của cán bộ về đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán

bộ văn thư – lưu trữ

3 Bảng 2.3 Mức độ đánh giá về việc ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác quản lý văn thư – lưu trữ

4 Bảng 2.4 Ý kiến về kiểm tra đánh giá công tác quản lý văn thư – lưu trữ

5 Bảng 2.5 Mức độ đánh giá về đổi mới trong lập kế hoạch

6 Bảng 2.6 Đánh giá việc thực hiện kế hoạch để đổi mới công tác quản

lý văn thư – lưu trữ

7 Bảng 2.7 Đánh giá về công tác tuyên truyền, bồi dưỡng cho cán bộ quản lý các phòng ban về đổi mới công tác quản lý văn thư – lưu trữ

8 Bảng 2.8 Đánh giá về sự hiểu biết của cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ

9 Bảng 2.9.Ý kiến của cán bộ quản lý về đổi mới trong khai thác sử dụngnguồn lực để cải cách thủ tục hành chính

10 Bảng 2.10 Đánh giá về đổi mới công tác văn thư – lưu trữ

11 Bảng 2.11 .Kiểm chứng nhận thức về tính cần thiết và tính khả thi củacác biện pháp quản lý các biện pháp quản lý

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Công tác văn thư và lưu trữ chiếm vị trí rất quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo cho thông tin kịp thời các chủ trương, đường lối , chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản có giá trị để giữ lại, tổ chức sắp xếp, bảo quản một cách khoa học có hệ thống, nhằm giúp cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoánhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhànước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang

lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốcphòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộcđổi mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.

Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành đượcnhững thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, vềtrình độ của mỗi cán bộ công chức Nhưng trước những xu thế thách thức củathời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trongcác cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn nữa Bước sang thời

kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trongnền kinh tế xã hội Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanhnghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặcbiệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng mộtvai trò hết sức quan trọng Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quannào cũng không thể không coi trọng công tác này Bởi nó không chỉ làphương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quátrình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơquan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật Nó đảm bảo việccung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạtđộng của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn Để nâng cao năng suất, chấtlượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng củacông tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếuchính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động

Trường Đại học Hùng Vương là trường Đại học đa ngành, đa cấp,

là trung tâm nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và đào tạo cóchất lượng cao phục vụ cho sự phát triển kinh tế – xã hội của tỉnh Phú

Thọ và các tỉnh lân cận Đến năm 2020 Trường Đại học Hùng Vương sẽ

là trường đạt chuẩn, trọng điểm của khu vực Trung Bắc bộ- là trung tâmđào tạo bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học có uy tín, phấn đấu ngangtầm với các trường đại học có thương hiệu trong nước và khu vực Đểhoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường đại học HùngVương có hiệu quả thì công tác văn thư, lưu trữ phải đổi mới để đóngmột vai trò phục vụ thông tin, tư liệu cho ban giám hiệu và các phòngban của nhà trường Công tác văn thư- lưu trữ không chỉ là phương tiệncần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trìnhhoạt động của trường mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan,đơn vị của trường thực hiện tốt công việc điều hành, quản lý, điều hànhtheo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao theo đúng phápluật và quy chế tổ chức, hoạt động của nhà trường Bên cạnh mặt được,hiện nay công tác văn thư lưu trữ của Trường đại học Hùng Vương cònnhiều khó khăn, bất cập Đặc biệt chưa có các nghiên cứu để tìm biệnpháp khác phục tình trạng yếu kém để đảm bảo việc các hoạt động củatrường Đại học Hùng Vương

Nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và để góp phầnnâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ của trường,

tôi chọn đề tài: " Đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trưòng

Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ " để nghiên cứu.

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài:

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và điều tra làm rõ thực trạng công tác văn thư

- lưu trữ, luận văn đề xuất biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu:

3.1 Khách thể nghiên cứu: Công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại

học

3.2 Đối tượng nghiên cứu: Biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu

trữ tại trưòng Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ

5 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Xác định cơ sở lý luận về đổi mới ccoong tác quản lý văn thư - lưu trữ ở trường đại học

- Khảo sát làm rõ thực trạng về đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ

- Đề xuất một số biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ

6 Phương pháp nghiên cứu:

6.1 Phương pháp nghiên cứu lý luận

Để hoàn thành việc nghiên cứu đề tài này, xác định các phương pháp nghiên cứu sau:

Chúng tôi sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa các tài liệu

lý thuyết đã công bố như: tài liệu về văn thư - lưu trữ, lý luận về công tác văn thư - lưu trữ, nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài

6.2 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

+ Phương pháp quan sát

Sử dụng phương pháp này nhằm tìm kiếm thông tin về công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ

+ Phương pháp tổng kết kinh nghiệm

Nhằm tổng kết các kinh nghiệm về biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn thư lưu trữ ở trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ

6.3 Phương pháp bổ trợ

Sử dụng phương pháp thống kê toán học và phần mềm máy tính để thống kê

và xử lý số liệu thu thập được và thể hiện bằng các sơ đồ, biểu đồ

7 Cấu trúc luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và khuyến nghị, tài liệu tham khảo, phụ lục

Nội dung nghiên cứu chính của luận văn gồm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lí luận về đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ ở

trường đại học

Chương 2: Thực trạng về đổi mới công tác quản lý văn thư lưu trữ tại trưòng

Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ

Chương 3: Các biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại

trưòng Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ

-LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC

1.1 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

- Ở nước ngoài

Trên thế giới, thuật ngữ “lưu trữ" có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy - lap, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền Về sau được dùng làm ngôi nhà bảo quản tài liệu Do tài liệu thành văn ngày càng được sử dụng rộng rãi

và trở thành một phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nước chiếm hữu nô lệ Hy Lạp cổ đại, nên ngôi nhà bảo quản chúng trở thành tượng trưng cho sự tồn tại và hoạt động của bộ máy nhà nước

Thuật ngữ" lưu trữ" của nhiều nước châu Âu ngày nay vẫn còn mang dấu ấn đậm nét của gốc tiếng Hy - lạp cổ xưa, như archives (Pháp), archiv

( Đức,Tiệp ), archivun (Ba Lan), apxub ( Nga ) Ngày nay ở một số nước nói trên, thuật ngữ này được định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức trong một

cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã hội, văn hóa gọi theo tiếng Việt là phòng, kho hoặc viện lưu trữ

Ở các nước tư bản chủ nghĩa, do bị chi phối bởi chế độ chiếm hữu tư nhân về

tư liệu sản xuất, một bộ phận rất lớn tài liệu lưu trữ là tài sản riêng của các công ty, các tập đoàn tự nhiên, như vậy tập trung công tác lưu trữ ở các nước

tư bản mang tính chất nửa vời, không triệt để

Công tác lưu trữ có bề dầy lịch sử hàng nghìn năm, từ thời cổ địa khi các nhà nước chiếm hữu nô lệ biết lưu giữ và sử dụng một cách phổ biến tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình để làm phương tiện quản lý và phục

vụ các mục đích khác Nhưng khoa học nghiên cứu về công tác lưu trữ học thì chỉ mới thực sự ra đời từ thời kỳ cận đại, trước hết ở một số nước Châu

Âu, tư bản chủ nghĩa Pháp, Phần Lan,,, do thực tiễn công tác lưu trữ ở những nước này đặt ra nhiều vấn đề phải giải quyết về mặt lý luận Tuy nhiên, không

phải một lúc mà nó hình thành hoàn chỉnh, mà phải trải qua quá trình lâu dài, từng bước hoàn thiện và phát triển.

Theo quan điểm của chủ nghĩa lưu trữ học Mác xít thì lưu trữ học là bộ môn khoa học có nhiệm vụ soạn thảo những vấn đề về lý luận, pháp chế và phươngpháp của công tác lưu trữ Khoa học này bao gồm những vấn đề chủ yếu như

lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ, thuật ngữ lưu trữ, pháp chế lưu trữ Trong đó, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

là môn khoa học cơ bản thuộc khái niệm lưu trữ học Đã có một số công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ như của LB Nga, của Nhật Bản, của Singapo; có nghiên cứu về mô hình quản lý văn thư lưu trữ Các công trinh nghiên cứu tập trung vào việc trang bị kiến thức cho đội ngũ làm công tác vănthư, lưu trữ, phương pháp soạn thảo văn bản, nguyên tắc và phương pháp về

tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học, bảo quản tài liệu và tổ chức công tác của cơ quan lưu trữ…

- Ở Việt Nam

Công tác văn thư, lưu trữ đã có từ lâu Đặc biệt từ khi Việt Nam tiếnhành đối mới năm 1986 thì vai trò của công tác văn thư lưu trữ càng đượcnâng cao Những năm qua, Nhà nước đã có các văn bản về văn thưc lưu trữ,các nhà nghiên cứu thuộc Học viện hành chính quốc gia, Khoa Văn thư lưutrữ Đại học KHXH và NV, Trường ĐH Nội vụ ( Bộ Nội vụ) đã có nhiều côngtrình nghiên cứu về lĩnh vực này Kết quả nghiên cứu góp phần trang bị kiếnthức nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ Góp phần xây dựng

mô hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ của nước ta Đó là: Nghị định

110/2004/CP - NĐ của Chính phủ về về công tác văn thư.; Công văn 46/VTLT - NVTW về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 của các cơ quan, tổ chức trung ương; Cuốn Lí luận và

phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền; Cuốn Công tác văn thư - lưu trữ của tác giả Dương Văn Khảm; Cuốn Nghiệp vụ văn

phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri; Giao trình hành chính văn phòng trong cơquan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia; tác giả Nguyễn Thị Thúyvới đề tài luận văn cao học: Quản lý công tác văn thư- thong tin thư việntrường học năm 2012 ở Học viện Quản lý Giáo dục Ngoài ra còn nhiều tàiliệu tham khảo hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ của các trường Đại học,các bài báo khoa học bàn về vấn đề phát triển công tác văn thư lưu trữ

Tuy nhiên, đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến vấn đề Đổimới công tác quản lý văn thư lưu trữ trong trường đại học trong bối cảnh đổimới và hội nhập quốc tế

1 2.Các khái niệm cơ bản liên quan đề đề tài

1.2.1 Quản lý

1.2.1.1 Khái niệm quản lý

Quản lý là sự điều khiển một hệ thống động xã hội ở tầm vĩ mô cũngnhư vi mô, vì vậy có nhiều cách tiếp cận quản lý khác nhau, ở mỗi cách tiếpcận có những cách định nghĩa khác nhau:

- Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang: “Quản lý là tác động có mục đích,

có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể những người lao động nói chung

là khách thể quản lý nhằm thực hiện những mục tiêu dự kiến”.[24]

- Theo tác giả Nguyễn Văn Đạo: “Quản lý là sự tác động liên tục có tổchức, có định hướng của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý về các mặtchính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế… bằng một hệ thống các luật lệ, các chínhsách, các nguyên tắc, các phương pháp và biện pháp cụ thể nhằm tạo ra môitrường và điều kiện cho sự phát triển của đối tượng”.[12]

- Các tác giả Nguyễn Quốc Chí – Nguyễn Thị Mỹ Lộc cho rằng: “Hoạtđộng quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến

khách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạtđược mục đích của tổ chức”.[17]

- Theo Harold Koontz: “Quản lý là một hoạt động thiết yếu, nó đảmbảo sự phối hợp những nỗ lực của cá nhân nhằm đạt được các mục đích củanhóm Mục tiêu của mọi nhà quản lý là nhằm hình thành một môi trường màtrong đó con người có thể đạt được các mục đích của nhóm với thời gian, tiềnbạc, vật chất và sự bất mãn cá nhân ít nhất Với tư cách thực hành thì cáchquản lý là một nghệ thuật, còn kiến thức có tổ chức về quản lý là một khoahọc”.[15]

- Theo quan điểm của lý thuyết hệ thống: Quản lý là phương thức tácđộng có chủ đích của chủ thể quản lý lên hệ thống bao gồm các quy tắc ràngbuộc về hành vi đối với mọi đối tượng ở các cấp trong hệ thống nhằm duy trìtính trội hợp lý của cơ cấu và đưa hệ thống sớm đạt được mục tiêu

Qua các định nghĩa và quan niệm về "Quản lý" như đã trình bày ở trên,

ta thấy rằng trong hoạt động quản lý luôn tồn tại hai thành tố đó là chủ thểquản lý và khách thể quản lý Chủ thể quản lý có thể là một cá nhân hay mộtnhóm người có chức năng quản lý, điều khiển tổ chức để tổ chức vận hành vàđạt được mục tiêu Khách thể quản lý là những người chịu sự tác động, chỉđạo của chủ thể quản lý nhằm đạt mục tiêu chung

1.2.1.2 Chức năng quản lý

Các nhà khoa học nghiên cứu về quản lý về khoa học quản lý đã đưa ra

4 chức năng cơ bản dưới đây:

a Chức năng lập kế hoạch

Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và cơ bản nhất giúp cho nhà quản

lý tiếp cận mục tiêu một cách hợp lý và khoa học Trên cơ sở phân tích trạngthái xuất phát, căn cứ vào những tiềm năng đã có, những khả năng sẽ có trongtương lai mà xác định rõ hệ thống của các mục tiêu, nội dung hoạt động, các

biện pháp cần thiết để chỉ rõ trạng thái mong muốn của tổ chức Lập kế hoạchbao gồm 3 nội dung chủ yếu sau:

- Dự đoán, dự báo nhu cầu phát triển

- Chẩn đoán, đánh giá thực trạng phát triển của tổ chức

- Xác định những mục tiêu, biện pháp và đảm bảo các điều kiện để thựchiện các mục tiêu đã đặt ra

b Chức năng tổ chức

Tổ chức là quá trình sắp xếp và phân phối các nguồn lực để hiện thựchóa các mục tiêu đã đề ra, là sự sắp đặt một cách khoa học những con người,những công việc một cách hợp lý, là sự phối hợp các tác động bộ phận tạonên một tác động tích hợp mà hiệu quả của nó lớn hơn nhiều so với tổng sốcác hiệu quả của các tác động thành phần Công tác tổ chức gồm 3 nhiệm vụchính dưới đây:

- Xác định cấu trúc của bộ máy

- Tiếp nhận và phân phối các nguồn lực theo cấu trúc bộ máy

- Xác lập cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, các thành viên trong tổchức

c Chức năng chỉ đạo

Chỉ đạo là quá trình liên kết, liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức,tập hợp động viên họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất định để đạt được mụctiêu của tổ chức Nội dung của chức năng chỉ đạo bao gồm:

- Chỉ huy, ra lệnh

- Động viên, khen thưởng

- Theo dõi, giám sát

- Uốn nắn, sữa chữa, bù đắp và chỉnh lý

d Chức năng kiểm tra

Kiểm tra là căn cứ vào kế hoạch và mục tiêu đã định để xem xét, đolường và đánh giá việc thực hiện nhằm phát hiện kịp thời những sai sót, tìm ranguyên nhân và biện pháp khắc phục Đồng thời, kiểm tra cũng nhằm tìmkiếm các cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để thúc đẩy hoạt động của tổchức Kiểm tra theo lý thuyết hệ thống chính là thiết lập mối liên hệ ngượctrong quản lý Có 3 yếu tố cơ bản của công tác kiểm tra:

- Xây dựng chuẩn để thực hiện

- Đánh giá việc thực hiện dựa trên chính sách so với chuẩn

- Nếu kết quả hoạt động có sự chênh lệch so với chuẩn thì cần điềuchỉnh hoạt động để đạt được hiệu quả mong muốn

Bốn chức năng của hoạt động quản lý có mối liên hệ mật thiết với nhautạo thành một chu trình quản lý Chu trình quản lý bao gồm bốn giai đoạn với

sự tham gia của hai yếu tố vô cùng quan trọng đó là thông tin và quyết định.Trong đó thông tin có vai trò là huyết mạch của hoạt động quản lý đồng thờicũng là tiền đề của một quá trình quản lý tiếp theo

thích nghi với những sự thay đổi của môi trường sống Đối với xã hội, Đổimới là một phản ứng mang tính tự nhiên của xã hội để bảo đảm sự thích nghicủa nó trước những biến đổi môi trường tự nhiên, môi trường quốc tế, đểthích ứng với tình thế Đổi mới là quá trình vận động tự nhiên của mọi hiệntượng xã hội.

Vận dụng vào vấn đề mà chúng ta nghiên cứu “Đổi mới’ là thay cách nghĩ, cách làm cũ lạc hậu, lỗi thời, không đáp ứng được nhu cầu phát triển, bằng cách nghĩ, cách làm khác, tiến bộ hơn, hợp với quy luật của sự phát triển

Đổi mới là quá trình loại bỏ những gì kìm hãm và cản trở sự phát triển,

tổ chức lại xã hội, đưa vào cơ chế vận hành của xã hội một hệ thống đồng bộ các yết tố vật chất và tinh thần, tạo nên lực lượng cho sự phát triển vượt bậc

“Đổi mới” còn là làm rõ cái gì là đúng của ngày hôm qua, nhưng do hoàn cảnh đã thay đổi, ngày hôm nay không còn thích hợp, cần từ tổng kết thực tiễn để khái quát lý luận nhằm bổ sung, phát triển nhận thức, phát triển nền tảng tư tưởng của chúng ta Nhờ vậy, nền tảng tư tưởng đó thực hiện có hiệu quả hơn chức năng là cơ sở hoạch định và triển khai đường lối của Đảng,thúc đẩy đất nước phát triển

Như vậy, “Đổi mới” có mục tiêu lý luận và mục tiêu thực tiễn Về lý luận, Đổi mới nhằm xác lập hệ thống quan điểm đúng đắn về chủ nghĩa xã hội

và con đường đi lên chủ nghĩa xã hội ở nước ta Về thực tiễn, Đổi mới để xã hội xã hội chủ nghĩa từng bước được xác lập vững chắc Hai mục tiêu đó có quan hệ biện chứng với nhau: Mục tiêu lý luận phục vụ cho mục tiêu thực tiễn; mục tiêu thực tiễn vừa là yêu cầu, là đòi hỏi nâng cao chất lượng mục tiêu lý luận, vừa là phương thức kiểm tra thành quả đạt được của mục tiêu lý luận Trong sự tác động qua lại đó, mục tiêu thực tiễn là cơ quan quan trọng

1.2.3 Văn thư, lưu trữ

- Văn thư: vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại

văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra ( đơn từ, nhật ký, di chúc ) và văn bản do cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung

Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tỏ chức kinh tế dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với văn bản như soạn thỏa, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký,lập hồ sơ

- Lưu trữ: Là giữ lại các loại văn bản, hồ sơ của cơ quan, của các cá

nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết

Tài liệu gồm : tài liệu về quản lý hành chính, tài liệu kỹ thuật, các loại tài liệu

về phim ảnh, ghi âm, tài liệu về văn hóa nghệ thuật, tài liệu về cá nhân

1.2.4 Công tác văn thư - lưu trữ.

- Công tác văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản,

quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưutrữ hiện hành của đơn vị theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004của Chính Phủ về công tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư là công tácnhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của

cơ quan, tổ chức Nội dung công tác văn thư bao gồm: soạn thảo, ban hànhvăn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản

lý, sử dụng con dấu trong văn thư

- Công tác lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, khai

thác, sử dụng… tài liệu lưu trữ, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo Pháp lệnh Lưutrữ Quốc Gia năm 2001; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Công văn số 879/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá

trị.v.v…

Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổchức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu đểphục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội

Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơnvị

Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thựchay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ

sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưutrữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư Công tác văn thưcũng có có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Cóthể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công táclưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạođiều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huygiá trị của tài liệu lưu trữ

1.2.5 Công tác quản lý văn thư - lưu trữ

Quan lý văn thư - lưu trữ là một bộ phận của quản lý hành chính

Quản lý văn thư - lưu trữ là việc tuyển chọn, lưu giữ, duy trì, phát triển, sửdụng và cung cấp văn bản, giấy tờ cho cơ quan, tổ chức

Công tác quản lý Văn thư - lưu trữ là việc sắp xếp, bố trí, sử dụng văn bảngiấy tờ, cùng với máy móc, thiết bị, phương pháp côn g nghệ, để quản lý mộtcách có hiệu quả nhất trong cơ quan, tổ chức

1.2.6 Đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ

Đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ là đổi mới toàn bộ công việc liênquan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,lập hồ sơ hiện hành, thu thập, bổ sung, thống kê, kiểm tra, chỉnh lý, bảo quản,khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạtđộng quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trìnhhội nhập

1 3 Vấn đề chung về Công tác văn thư, lưu trữ.

1.3.1 Vấn đề chung về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcông tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyếtvăn bản hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhànước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác công tác vănthư là một bộ phận của văn bản giấy tờ, là một bộ phận của quá trình xử lýthông tin

a Vị trí của công tác văn thư:

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản

lý nói chung Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và lànội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội

b Y nghĩa của công tác văn thư:

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những

thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói

chung Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhaunhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất và chính xác nhất là thông tin bằng vănbản Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách,đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnhquan liêu, giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bảnNhà nước để làm trái pháp luật.

- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của

cơ quan; đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công táclưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia làcác hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưutrữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải được

tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ

c Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở cơ quanphải đảm bảo các yêu cầu:

1 Nhanh chóng: Qúa trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc

nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do

đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phầnvào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giai quyết vănbản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ýnghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản Đồng thời gây tốn kém tiền của,công sức và thời gian của cơ quan

2 Chính xác

- Chính xác về nội dung của văn bản: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chínhxác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật và các vănbản quy định của các cơ qun nhà nước cấp trên.; Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở

văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp thực tế, không thêm bớt, bịa đặt,không che dấu sự thật; Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

- Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thànhphần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu, Tác giả, Số, ký hiệu văn bản, Địadanh, ngày, tháng, năm, Tên loại trích yếu nội dung văn bản, Nội dung, thểthức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan, Nơi nhận văn bản Các yếu tố thôngtin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ; Mẫutrình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành

- Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:Yêu cầu chính xác phải được quántriệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản,đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản; Yêu cầu chính xác còn phải được thểhiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tácvăn thư

3 Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có

nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từviệc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phònglàm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quanđều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mậtQuốc gia của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội

4 Hiện đại: Những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với

việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầuhiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảmcho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và cónăng suất, chất lượng cao

d Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:

1 Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Thảo văn bản

- Duyệt văn bản

- Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản

- Ký văn bản

2 Quản lý văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

3 Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu

- Bảo quản con dấu

- Sử dụng con dấu

1.3.2 Vấn đề chung về công tác lưu trữ

a Vị trí của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng đối với việc bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhànước, quản lý xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh, công tác lưu trữ có vai tròđặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, bởi thông tin tàiliệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao, do nguồn gốc hình thành, dođặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quyđịnh

Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hànhchính, văn phòng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động, thúc đẩy nhanhquá trình hiện đại cải cách Qúa trình hình thành văn bản từ soạn thảo, banhành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mốiquan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau, điều đó được thể hiện:

Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chínhtrên mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản,điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng,với công tác lưu trữ nói chung.

Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác chohoạt động quản lý, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý.Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xâydựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến Thực hiện tốt công tác lưu trữ,công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tụchành chính của các cơ quan đơn vị Công việc của một cơ quan được tiếnhành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làmtốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không

Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để cáccấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quátrình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của cơ quantrong bộ máy nhà nước Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xétcác hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của cơquan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, cánhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính

b Chức năng của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành của Nhà nước với chức năng bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Do đó, công tác lưu trữ có chức năng:

- Giup Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu, phông lưutrữ Quốc gia

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liêu, phông lưu trữ Quốc gia góp phần thựchiện đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trongtừng giai đoạn cách mạng

Hai chức năng này có mối quan hẹ mật thiết với nhau Nếu thực hiệnmột cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo tiền đề để thực hiện chứcnăng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia.

c Tính chất của công tác lưu trữ

1 Tính chất khoa học

Các nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện thông qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ và áp dụng vào điều kiện cụ thể của mỗi nước Nói cách khác, tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học

để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ…

Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các

phương pháp khoa học Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa họccủa các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ Những thành tựu của các ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… đang được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ

Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ… đang là vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ.

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác, các yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Như vậy, tài liệu lưu trữ cần được đưa ra phục vụ

Tuy nhiên, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu trữ Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả

khác… Vì vậy, công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ

để bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ Cán bộ làm công tác lưutrữ phải là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn củacác thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành

nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tàu liệu lưu trữ quốc gia.

3 Tính chất xã hội

Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụcho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều hoạt động khác trong xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã hội

Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xãhội trong lịch sử phát triển của loài người Thông qua tài liệu lưu trữ có thể làm sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con người cụ thể Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất định Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội

d Nội dung công tác lưu trữ:

1.Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Bổ sung tài liệu lưu trữ gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ vào cácphông lưu trữ của cơ quan Nhà nước Trung ương và địa phương theo nguyêntắc quản lý thống nhất

Sau khi thu thập bổ sung các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài liệu trongcác phông lưu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một cách cóchủ động hợp lý và khoa học các tài liệu trong các phòng, các kho lưu trữ bảoquản và sử dụng theo quy định chung, theo các nguyên tắc đặt ra trong ngànhlưu trữ

2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được

hệ thống hóa theo một phương pháp thích hợp và được cố định trật tự sắp xếptrong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng

có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông

Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ

Bước 3: Viết bìa hồ sơ

Bước 4: Viết chứng từ kết thúc

3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp nghiệp vụ chuyên môn, xemxét hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học vàcác giá trị khác để xác định tài liệu nào có giá trị lưu trữ bao lâu và hồ sơ tàiliệu nào không cần lưu giữ

Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào ba nguyên tắc cơ bản:

- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành

- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạnbảo quản hay tiêu hủy

- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà nó ởtính đa dạng Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựachọn và xác định được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn,lâu dài, tạm thời hay tiêu hủy

4 Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoànchỉnh tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương vàđịa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất

Gỉai quyết tót vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối vớingành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác

Công tác bổ sung tài liệu đòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực vàkịp thời Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng thực tế

5.Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp và công cụ để xácđịnh chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tàiliệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo các đơn vị thống

kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê Thống kê tàiliệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượngtài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo cácphương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năngtra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạchnghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu

Công tác kiểm tra được tiến hành nhằm mục đích nắm được số lượng,trạng thái thực tế tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, phát hiện những sai sóttrong công tác chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và có biện phápkhắc phục kịp thời những sai sót đã xảy ra

6 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoahọc, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ,xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứuđối với Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Mục đích của chỉnh lý tài liệu là nhằm tổ chức sắp sếp hồ sơ, tài liệucủa Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, đồngthời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả

sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiên bảo quản

7 Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ,chống hư hại đối với các tài liêu lưu trữ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằmphục vụ tốt hơn các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài.

- Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu : giấy,phim Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩthuật bảo quản Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữu tránh ảnh hưởng xấu từđiều kiện tự nhiên mà còn phải bảo vệ được chúng để không bị lộ các tài liệu

có liên quan tới các bí mật an ninh, chính trị, quốc gia ra bên ngoài

Vì vậy hệ thống lưu trữ phải đáp ứng được:

+ Bảo quản tài liệu lưu trữ chống lại sự phân hủy tự nhiên

+ Chống lại sự đánh cắp, phá hủy tài liệu lưu trữ của kẻ thù

8 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thôngtin, tài liệu phục vụ các yêu cầu tìm kiếm, nghiên cứu Đây là nhiệm vụ hếtsức quan trọng của cơ quan, tổ chức để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệuquả tài liệu lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ của trường được sử dụng để phục vụ nhu cầu côngviệc của các phòng ban đơn vị trong trường và các nhu cầu riêng chính đángCán bộ, giảng viên có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đíchcông việc đều tiến hành xin ý kiến lãnh đạo

Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại trường gồm:

+ Nghiên cứu ngay tại phòng văn thư

1.3.3 Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ

a Mối quan hệ của công tác văn thư - lưu trữ

Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan

hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện sự liên tục trong quá

trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưavào lưu trữ lịch sử.

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xửlsy trước đó là rấ quan trọng để hình thành nên các văn bản Các tài liệu đượclưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác

và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lýnhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịpthời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thôngtin từ tài liệu lưu trữ Công ciệc của một cơ quan được tiến hành nhanh haychậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không,

do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy,thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy tốt công tác văn thư

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần thực hiện tốtcông tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnhhưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công táclập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơđược lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi

để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưutrữ

Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn phòng nhằm tổ chứcquản lý và giải quyết công việc của mỗi cơ quan bằng văn bản giấy tờ hiệnhành Công tác văn thư của mỗi cơ quan nhằm bảo đảm mối liên hệ chặc chẽgiữa cơ quan này với cơ quan khác bằng văn bản giấy tờ Công tác văn thư làtiền đề cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức,phương pháp lỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau.Phần lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận

văn thư đều được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào kho lưu trữ Cho nên làm tốtcông tác văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này

b Tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnhvực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắnliền với các văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành

và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữu nóichung Do đó, vai trò của công tác văn thư - lưu trữ đối với hoạt động của các

cơ qua, tổ chức với các hoạt động quản lý hành chính nhà nước, quản lý sảnxuất kinh doanh là rất quan trọng

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấpnhững tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, nhữngcăn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giảiquyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân

Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có

hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút được kinhnghiệm, góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chínhnhà nước, cái cách quản lý ở các cơ quan, tổ chức ở nước ta hiện nay

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơquan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Qua đây có thể thấy dược nếu quan tâm, làm tốt công tác văn thư vàlưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nướcnói chung, quản lý hành chính ở các cơ quan, tổ chức nói riêng được thôngsuốt

1.4 Sự cần thiết phải đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ

Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự pháttriển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệcao, nhất là công nghệ thông tin Các phương tiện hiện đại của công nghệthông tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quangxuyên đại dương, các mạng kết nối siêu lộ thông tin,… đã tạo ra kết cấu hạtầng kỹ thuật của toàn cầu hóa Nếu chỉ xét riêng về mặt này thì toàn cầu hóahiện nay là sản phẩm, là thành quả của văn minh nhân loại, do vậy mà tất cảcác quốc gia, tất cả các dân tộc không những có cơ hội để tiếp nhận nhữngsản phẩm và thành quả đó, mà còn có quyền và cần phải tìm cách tham giavào chính quá trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại.Quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế, đưa nền kinh tế tăng tốc.Việc vào WTO đã mang lại những cơ hội, cũng như thách thức mới cho nướcta

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quantrong hệ thống bộ máy Nhà nước Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thànhcông, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này Sau một thờigian xây dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cậpmột cách có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công táclưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ Sauhơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bảnNghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định142/CP, đó là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8-7-2004

Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực

tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất làtrong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay Các nghiệp vụ của công tác nàyngày càng được quy định một cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng vàquản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành trong các cơ quan cũng như hệthống tổ chức phục vụ công tác văn thư đã được củng cố một bước

1.5 Nội dung đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ ở trường đại học

Đổi mới công tác văn thư là đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá

Đây là những công việc bảo đảm cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không

Với mục tiêu phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước, nhịêm vụ đặt ra cho chúng ta trong giai đoạn hiện nay là phải từng bước hiện đại hóa nền hành chính, chuyển bộ máy nhà nước với chức năng cai trị thuần tuý sang

bộ máy phục vụ nhân dân Muốn làm được như vậy, việc tiến hành rất nhiều các biện pháp như: triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của hệ thống hành chính nhà nước; áp dụng các công cụ, phương pháp quản lý tiên tiến, hiện đại trong các cơ quan hành chính nhà nước; áp dụng, triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp… yêu cầu phải đổi mới, hoàn thiện công tác văn thư Cụ thể là:

Thứ nhất, là một hoạt động có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản

lý, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý.

Thứ hai, việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

quốc tế ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước thực chất là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo một trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật

và các quy định, quy chế của từng cơ quan lý.

Thứ ba, việc triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp chính là cách thức giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước

từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua một đầu mối là "bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả" tại cơ quan hành chính nhà nước Đây là biện pháp nhằm đơn giản, công khai thủ tục hành chính; mẫu hóa thống nhất trong cả nước các loại giấy tờ mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có yêu cầu giải quyết các công việc về sản xuất, kinh doanh và đời sống; bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân Quá trình thực hiện cơ chế "một cửa" cho thấy cần phải có sự thay đổi căn bản

về quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong thực hiện cơ chế "một cửa", trách nhiệm của cán

bộ, công chức làm việc ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả… Như vậy, cơ chế một cửa cũng đặt ra những yêu cầu, đòi hỏi phải có sự điều chỉnh công tác văn thư cho phù hợp với tình hình mới

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả cáclĩnh vực của đời sống xã hội Văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếutrong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thểchứ không riêng một cá nhân nào Để đưa công tác này đi vào nền nếp và đạtđược những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người,đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cần lắm sự chung tay, góp sức

và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thứcchưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của độingũ những người làm văn thư, lưu trữ

Để đổi mới công tác quản lý văn thư lưu trữ cần tập trung vào các nội dung sau đây:

- Đổi mới nhận thức của cán bộ, giảng viên về vị trí, vai trò của công tác vănthư, lưu trữ trong trường đại học trong bối cảnh đổi mới giáo dục.

- Xây dựng kế hoạch quản lý công tác văn thư lưu trữ theo hướng nhanh nhạy,hiệu quả

- Chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạchđổi mới công tác quản lý văn thư, lưutrữ

- Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên mô, nghiệp vụ và kỹ năng củacán bộ văn thư, lưu trữ

- Hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong trườngđại học

- Đầu tư khai thác trang thiết bị và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin

và truyền thông trong quản lý văn thư lưu t rữ

- Đẩy mạnh công tác Kiểm tra đánh giá quản lý công tác văn thư lưu trữ

1.6 Các yếu tố ảnh hưởng đến đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ

1.6.1 Các yếu tố khách quan là những yếu tố tác động từ bên ngoài

bao gồm:

- Đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, các nghịquyết, các chỉ thị, thông tư hướng dẫn của nhà nước có liên quan đến đổi mớicông tác quản lý văn thư - lưu trữ

- Nội dung đổi mới công tác quản lý văn thư của nhà trường phải đápứng yêu cầu của xã hội, gắn liền với thực tiễn công việc, từ đó nâng cao nhậnthức của cán bộ, giảng viên về tầm quan trọng của công tác quản lý văn thư –lưu trữ

- Các điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ chocông tác văn thư – lưu trữ

- Sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh trong quá trình tiến hành đổimới công tác quản lý văn thư - lưu trữ

-Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức có sự thay đổi trong giai đoạnmới

1.6.2 Các yếu tố chủ quan

-Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ

- Các chính sách đãi ngộ đôi với cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hiện đại hóa công sở

Kết luận chương I.

Văn bản, giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các cơ quan, tổ chức chính

vì vậy mà công tác văn thư - lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trongcác đơn vị hành chính sự nghiệp Có thể nói công tác văn thư - lưu trữ là cánhtay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của

cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịpthời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được nhữngquyết sách đúng đắn đảm bảo lợi ích có lợi cho cơ quan, tổ chức Nhữngthành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trìnhquản lý Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộmáy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới Theo

đó, việc đổi mới công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đếnsoạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơhiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập

Những vấn đề nêu trên là cơ sở lý luận cho việc đánh giá thực trạng quản lýcông tác văn thư - lưu trữ ở trường Đại học Hùng Vương Phú Thọ

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TỈNH PHÚ THỌ 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của trưòng Đại học Hùng Vương

2.1.1 Khái quát về trường Đại học Hùng Vương

Trường Đại học Hùng Vương được thành lập năm 2003 theo Quyếtđịnh số 81/2003/QĐ-TTg ngày 29/4/2003 của Thủ tướng Chính phủ, trên cơ

sở nâng cấp từ trường Cao đẳng sư phạm Phú Thọ; là trường đại học đa

ngành, đa cấp, đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao, một trung tâmnghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ phục vụ cho sự nghiệp pháttriển kinh tế - xã hội của tỉnh Phú Thọ và khu vực

Đào tạo, phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là một trong

ba nhiệm vụ trọng tâm, là khâu đột phá then chốt để phát triển kinh tế- xã hộitheo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của trường

* Chức năng

Trường Đại học Hùng Vương là trường đại học công lập đa ngành, đacấp trực thuộc UBND tỉnh Phú Thọ, có sứ mạng đào tạo nguồn nhân lực chấtlượng cao, một trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệphục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Phú Thọ và khuvực

4 Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức

và người học của trường

5 Tuyển sinh và quản lý trực tiếp người học

6 Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của phápluật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động chuyên môn và các nguồn tài trợ khác

để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của nhà trường, đầu tư cho con người vàchi cho các hoạt động giáo dục theo quy định của pháp luật

7 Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đạihóa

8 Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạtđộng giáo dục và đào tạo

9 Tổ chức cho cán bộ, viên chức và người học tham gia các hoạt động

xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

10 Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượnggiáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảmbảo chất lượng của nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng

và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường

11 Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hộicủa địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ đào tạo và khoa học theo quyđịnh của pháp luật

12 Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thểthao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đàotạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồntài chính cho nhà trường

13 Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ cán bộ, viênchức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế củanhà trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học;tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của trường