THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TỰ ĐỘNG HÓA CƠ KHÍ MÔI TRƯỜNG SƠN TRÀ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 1 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 2 5. Ý nghĩa của đề tài 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CÔNG TY Tự ĐộNG HOÁ CƠ KHÍ MÔI TRUờNG SƠN TRÀ 4 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển 4 1.1.1.Về cơ sở vật chất của công ty 6 1.1.2.Về nhân sự 6 1.1.3.Về trang thiết bị 7 1.1.4. Chức năng nhiệm vụ của Công ty 7 1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 8 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 9 2.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng của Công ty 12 2.1.1. Trưởng phòng 13 2.1.2. Phó phòng 14 2.1.3. Văn thư lưu trữ 15 2.1.4. Nhân viên tạp vụ 16 2.1.5. Nhân viên bảo vệ 16 2.2. Đội ngũ cán bộ văn phòng 17 2.3.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng công ty 17 CHƯƠNG II . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG 20 2.1 Thực trạng tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 20 2.1.1. Thời giờ làm việc 20 2.1.2 Các trường hợp đặc biệt 21 2.1.3 Vi phạm thời gian làm việc 21 2.1.4. Làm thêm giờ 21 2.1.5 Làm thêm giờ có hưởng lương thêm giờ 22 2.1.6 Thời giờ nghỉ ngơi 23 2.1.7 Nghỉ phép năm 24 2.1.8 Tổ chức nghỉ phép 24 2.1.9 Tính lương ngày nghỉ (áp dụng với CNV có HĐLĐ từ đủ 12 tháng trở lên) 24 2.1.10 Thủ tục xin phép nghỉ 26 2.1.11 Trật tự trong công ty 26 2.1.12. Tác phong làm việc 27 2.1.13. Sử dụng các phương tiện làm việc 29 CHƯƠNG III . THỰC TRẠNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TỰ ĐỘNG HOÁ CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG SƠN TRÀ 40 3.1 Đánh giá ưu điểm 40 3.1.1 Về bộ máy Văn phòng 40 3.1.2 Về nội quy, quy định của Văn phòng Công ty 40 3.1.3 Đánh giá nhược điểm 40 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác xây dựng, tổ chức thực hiện các nội quy, quy định của công ty. 41 3.2.1 Về bộ máy Văn phòng 41 3.2.2 Về nội quy, quy định của công ty. 42 KẾT LUẬN 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐỖ ĐỨC NGHĨA

TIỂU LUẬN

NGÀNH: ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP: LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K15A

Tên đề tài:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TỰ ĐỘNG HÓA CƠ KHÍ MÔI

TRƯỜNG SƠN TRÀ

Tên đơn vị công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà

Trụ sở Công ty : Số 89, Phố Lương Đinh Của, Phường Kim Liên - Quận Đống Đa - Thành Phố Hà Nội.

Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Đăng Việt

Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa 04/09/1994 mã sinh viên 1507qtva036

Đại học liên thông qtvp k15a

Hà Nội - 2017

1

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em trong thời gian qua.Những kết quả và các số liệu trong bài tiểu luận được thực hiện tại Công ty tựđộng hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà, không sao chép bất kỳ nguồn nàokhác Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường về sự cam đoannày

Hà Nội, ngày 01 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

LỜI CẢM ƠN

Kính thưa quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung vàkhoa Quản trị văn phòng nói riêng Kính thưa Ban Giám Đốc công ty tự độnghoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà

Em xin gửi lời tri ân đến quý thầy cô trong trường đã truyền đạt cho emnhững kiến thức như ngày hôm nay Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắcđến thầy giáo - Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt vì thầy đã giành nhiều thời gian,công sức tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận này

Cuối cùng em xin chúc quý thầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội,thầy giáo - Thạc sĩ Nguyễn Hữu Danh, Ban Giám đốc và các anh chị trongCông ty lời chúc sức khỏe, hạnh phúc và thành đạt trong sự nghiệp Chúccông ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà ngày càng phát triển

Xin chân thành cảm ơn.!

Hà Nội, ngày 01 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 1

3 Phương pháp nghiên cứu 2

4 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa của đề tài 2

6 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CÔNG TY TỰ ĐỘNG HOÁ - CƠ KHÍ - MÔI TRUỜNG SƠN TRÀ 4

1.1.Lịch sử hình thành và phát triển 4

1.1.1.Về cơ sở vật chất của công ty 6

1.1.2.Về nhân sự 6

1.1.3.Về trang thiết bị 7

1.1.4 Chức năng nhiệm vụ của Công ty 7

1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 8

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 9

2.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng của Công ty 12

2.1.1 Trưởng phòng 13

2.1.2 Phó phòng 14

2.1.3 Văn thư - lưu trữ 15

2.1.4 Nhân viên tạp vụ 16

2.1.5 Nhân viên bảo vệ 16

2.2 Đội ngũ cán bộ văn phòng 17

2.3.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng công ty 17

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG 20 2.1 Thực trạng tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 20

2.1.1 Thời giờ làm việc 20

2.1.2 Các trường hợp đặc biệt 21

2.1.3 Vi phạm thời gian làm việc 21

2.1.4 Làm thêm giờ 21

2.1.5 Làm thêm giờ có hưởng lương thêm giờ 22

2.1.6 Thời giờ nghỉ ngơi 23

2.1.7 Nghỉ phép năm 24

2.1.8 Tổ chức nghỉ phép 24

2.1.9 Tính lương ngày nghỉ (áp dụng với CNV có HĐLĐ từ đủ 12 tháng trở lên) 24

2.1.10 Thủ tục xin phép nghỉ 26

2.1.11 Trật tự trong công ty 26

2.1.12 Tác phong làm việc 27

2.1.13 Sử dụng các phương tiện làm việc 29

CHƯƠNG III THỰC TRẠNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TỰ ĐỘNG HOÁ CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG SƠN TRÀ 40

3.1 Đánh giá ưu điểm 40

3.1.1 Về bộ máy Văn phòng 40

3.1.2 Về nội quy, quy định của Văn phòng Công ty 40

3.1.3 Đánh giá nhược điểm 40

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác xây dựng, tổ chức thực hiện các nội quy, quy định của công ty 41

3.2.1 Về bộ máy Văn phòng 41

3.2.2 Về nội quy, quy định của công ty 42

KẾT LUẬN 43

TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nội quy, quy định là một trong những công cụ quan trọng của văn phònghay bất kể đơn vị, doanh nghiệp nào để duy trì hoạt động hàng ngày, là phươngtiện cần thiết giúp cho công tác quản lý Đội ngũ cán bộ công nhân viên của đơn vịhoạt động, duy trì chung một mục đích, một cách thức làm việc, hoạt động, tạo lênvăn hóa của doanh nghiệp Muốn vậy đơn vị được phân công xây dựng phải tìmtòi, nghiên cứu kỹ văn hóa, hoạt động, mục đích, chiến lược xây dựng và phát triểncủa doanh nghiệp để những nội quy, quy định, quy chế xây dựng lên phải bao hàmđược hết các yếu tố văn hóa doanh nghiệp, mục đích hoạt động, sự tôn nghiêm củadoanh nghiệp và quan trọng được sự đồng thuận, tuyệt đối tuân theo của đội ngũcán bộ công nhân viên trong đơn vị

2 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục tiêu

Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt tích cực, những ưu điểm cần pháthuy những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác xây dựng và tổ chứcthực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng Công ty tự động hoá -

Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà

Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác xâydựng nội quy, quy chế quy định của văn phòng phục vụ, duy trì hoạt động , gópphần vào sự thành công của Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng SơnTrà

- trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.

2.2 Nội dung nghiên cứu của tiểu luận

Tiểu luận tập trung vào 2 nội dung chính như sau:

Đánh giá thực trạng tình hình công tác xây dựng và tổ chức thực hiện cácquy chế, nội quy, quy định của Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng SơnTrà

Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác xây

1

dựng nội quy, quy chế của Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà

- trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.

3 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp sau để nghiên cứu:

- Phương pháp so sánh.

- Phương pháp phân tích.

- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữ

tại… Tổng Công ty, báo chí, tài liệu chuyên ngành

- Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của đơn vị, chọn lọc

phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác

- Tham khảo ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo trong trường

- Thảo luận, làm việc tập trung theo nhóm, ý kiến chia sẻ từ các đồng

nghiệp

4 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu

Về đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quychế, nội quy quy định của Văn phòng Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môitruờng Sơn Trà

Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Tại Văn phòng Công ty tự động hoá

-Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà

5 Ý nghĩa của đề tài

- Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện đề tài

nâng cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân

- Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng,

hiệu quả công tác các xây dựng nội quy, quy chế trong đơn vị

- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khoa

quản trị văn phòng và Cán bộ nhân viên làm công tác quản trị văn phòng, nhân sựtại các đơn vị doanh nghiệp

- Góp phần duy trì cải tiến lề lối, tác phong làm việc, nâng cao vai trò lãnh

đạo của các nhà quản lý doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nộidung báo cáo tổng kết đề tài được thể hiện trong ba chương:

Chương I: Khái quát về bộ máy tổ chức và hoạt động của Văn phòng

Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà

- Chương II: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các

quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng.

Chương III: Thực trạng ưu, nhược điểm và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác xấy dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng công ty tự động hóa cơ khí và môi trường Sơn Trà

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CÔNG TY TỰ ĐỘNG HOÁ - CƠ KHÍ - MÔI

TRUỜNG SƠN TRÀ 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty được thành lập ngày 11/10/1999, theo luật doanh nghiệp

Tên đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờngSơn Trà

Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty thì phạm vi hoạt động củacông ty bao gồm:

- Thư nhất: Hợp tác khoa học công nghệ với nước ngoài Cụ thể là traođổi, phân phối nghiên cứu đề tài khoa học, công nghệ, chuyển giao tài liệu,kết quả nghiên cứu, trao đổi tư liệu khoa học công nghệ

- Thứ hai: Kinh doanh trong lĩnh vực khoa học công nghệ và kỹ thuật

Cụ thể là nhập khẩu máy móc, thiết bị, dụng cụ vật tư phục vụ cho nghiên cứukhoa học và sản xuất Nhập khẩu phương tiện vận tải và phụ tùng thay thế, xuấtnhập khẩu ấn phẩm thông tin khoa học, công nghệ, thiết bị văn phòng, hàngcông nghiệp tiêu dùng, dụng cụ cơ khí, hàng may mặc và hàng thủ công mỹnghệ

- Thứ ba: Dịch vụ và tổ chức sản xuất Cụ thể là thực hiện các dịch vụkhoa học kỹ thuật, nhận làm đại lí trong việc giới thiệu thiết bị, sản phẩmkhoa học công nghệ tại thị trường Việt Nam, thực hiện dịch vụ sở hữu côngnghiệp, lắp ráp thiết bị điện tử, hạt nhân, xây lắp các công trình khoa học kỹthuật, dân dụng và công nghiệp, kiểm định chất lượng sản phẩm bằng kỹthuật hạt nhân, tư vấn chuyển giao công nghệ cung ứng và hợp tác lao động

kỹ thuật theo qui định hiện hành của Nhà nước

Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là công ty tráchnhiệm hữu hạn, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, có tài

khoản tiền Việt Nam ở ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch Hiện naycông ty tập trung đầu tư kinh doanh nhập khẩu các máy móc thiết bị phục vụcho nghiên cứu khoa học: Máy vi tính, máy in, thiết bị lạnh, thiết bị bảo vệmôi trường, đo lường kiểm nghiệm Khách hàng của công ty là các tổngcông ty, viện nghiên cứu, trường đại học, các công ty trách nhiệm hữu hạn đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận Khách hàng củacông ty là những nước phát triển, có kỹ thuật, trình độ công nghệ tiên tiến màsản phẩm nổi tiếng trong khu vực và trên thế giới, điển hình là Nhật, Mỹ vàHàn quốc

- Tên của công ty :Công ty TNHH Tự động hoá, cơ khí và môi trườngSơn Trà

- Tên giao dịch đối ngoại : The Automation Mechanics andEnvironment Company Ltd

- Tên viết tắt : AMECO

Trụ sở Công ty : Số 89, Phố Lương Đinh Của, Phường Kim Liên Quận Đống Đa - Thành Phố Hà Nội

Điên thoại :84 4 6453535 Fax : 84 4 9717273

- Giấy phép thành lập : Số 3709 GP/TLDN do UBND Thành phố HàNội cấp ngày 02/10/1999

- Số đăng ký kinh doanh : Số 043764 cấp ngày 7/10/1999

- Giấy phép nhập khẩu trực tiếp số :3104

Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là công ty TNHHhai thành viên.Các thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa

vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty.Công ty không được phát hành cổ phiếu, có tư cách pháp nhân kể từ ngàyđược cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Công ty AMECO là đại lý phân phối sản phẩm cho các tập đoàn và cáchãng sản xuất thiết bị ,công nghệ tiên tiến trên thế giới như Mỹ, Pháp, Nhật,Israel Là một công ty thương mại ,dịch vụ nên AMECO có một quy trìnhkinh doanh đặc thù Hầu hết hàng hoá của công ty được nhập chủ yếu từnước ngoài và một phần ở trong nước với hàng trăm mặt hàng khác nhau.Hàng hoá chủ yếu là các máy móc thiết bị về tự động hoá với công nghệ mới

và hiện đại Do đó việc kinh doanh các mặt hàng này mang tính độc quyềncao trong nước Hàng hoá của công ty có thời gian sử dụng lâu dài, tồn kholâu không sợ bị hỏng Đây cũng là một trong những thuận lợi cho công tytrong thời gian đầu thâm nhập và làm quen thị trường

1.1.1.Về cơ sở vật chất của công ty

Trụ sở chính : Số 89, Phố Lương Đinh Của, Phường Kim Liên Quận Đống Đa - Thành Phố Hà Nội

Điên thoại :84 4 6453535 Fax : 84 4 9717273

- Trung tâm Dịch vụ và tích hợp hệ thống : Số 8 Ngõ 31 Phố PhươngLiệt, Thanh Xuân, Hà Nội

Điện thoại : (04) 868 7104 ; Fax (04) 868 7589

- Hệ thống các đại lý bán hàng : Đại lý bán hàng tại các tỉnh và cácthành phố lớn trong toàn quốc như : Thành phố Hà nội, Thành phố Hồ ChíMinh, Thành phố Đà Nẵng

lực tương đối tốt và ổn định (85% tổng số nhân viên đạt trình độ đại học vàtrên đại học ), có kinh nghiệm thâm niên trong công việc Họ làm việc năngđộng, nhiệt tình, và được đào tạo chính quy từ các trường đại học kỹ thuậtvới nhiều chuyên nghành khác nhau như ngành cơ khí chế tạo máy, tự độnghoá, điện tử viễn thông, nhiệt điện lạnh ôtô máy kéo , các trường khối kinh

tế như : Đại học Ngoại thương, Đại học Tài chính Kế toán ,Đại học ngoạingữ, Đại học Bách khoa, Đại học Kinh tế Quốc dân

1.1.3.Về trang thiết bị

Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà luôn tạo điều kiệnlàm việc tốt nhất cho cán bộ công nhân viên của mình với các trang thiết bịhiện đại như :

- Hệ thống máy vi tính : Tất cả các máy tính tại công ty đều có cấu hìnhcao với màn hình tinh thể lỏng của hãng COMPACT, kết nối mạngINTERNET sử dụng đường truyền tốc độ cao ADSL rất thuận tiện cho khaithác ,quản lý thông tin từ đối tác cũng như các khách hàng

- Bàn ghế xoay nhiều tư thế phù hợp với kiểu văn phòng nhỏ gọn, máyđiều hoà nhiệt độ HITACHI, bền, tốt tạo không khí làm việc thoải mái chocán bộ công nhân viên trong những điều kiện thời tiết khắc nghiệt

- Đồ dùng cho văn phòng đạt yêu cầu Máy Fax, máy Potocopy, máy inLaser của hang CANON Điện thoại di động, máy tính xách tay hiện đại củahãng NOKIA, SONY ERISSON,…

Ngoài ra,công ty cung đã mạnh dạn đầu tư, mua sắm nhiều phương tiệnsang trọng,hiên đại như xe TOYOTA ARTIS, FORD MONDEO phục vụ choviệc đi lại của Giám đốc cũng như các cán bộ quan trọng khác trong công ty

Tất cả các trang thiết bị kể trên đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sảnxuất kinh doanh, đặc biệt trong các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp

1.1.4 Chức năng nhiệm vụ của Công ty

Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là nhà tích hợp hệ

thống, cung cấp các giải pháp kỹ thuật cho khách hàng trong lĩnh vực Tựđộng hoá,cơ khí và môi trường

Cùng sự hợp tác của đội ngũ các chuyên gia đầu ngành trong nước vàcác chuyên gia của các hãng nước ngoài đầy kinh nghiệm trong các lĩnh vựchoạt động như SIEMENS của Đức, METTER TORODOL của Mỹ … Công

ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà có thể tiến hành dịch vụ tư vấn

về công nghệ, giải pháp kỹ thuật đồng bộ (từ khâu lập dự toán ,đầu tư, muasắm, đến vận hành các thiết bị máy móc), tư vấn xây dựng dự án, thành lập

và nâng cấp các dây chuyền sản xuất, các phòng thí nghiệm trong lĩnh vựcliên quan cho khách hàng là các nhà máy công nghiệp, các cơ sở nghiên cứu

và đào tạo

Với khả năng như vậy Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng SơnTrà đã cung cấp được rất nhiều loại máy móc, thiết bị tiên tiến phù hợp vớithị trường trong nước đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao trong công cuộchiện đại hoá công nghiệp hoá của nước ta

Tuy mới được thành lập và hoạt động trong một khoảng thời giankhông lâu nhưng hàng hoá và dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh đượcthị trường không những ở trong nước (Hà nội ,Hải phòng,thành phố Hồ ChíMinh ,Thái Nguyên ,Đà nẵng ) mà còn vươn ra quốc tế (Lào ,Campuchia…)

1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Để quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh các doanhnghiệp đều phải tổ chức bộ máy hoạt động riêng cho mình

Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là một công tyTNHH có con dấu riêng ,có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngânhàng theo quy định của pháp luật Việt Nam

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình “trực tuyếnchức năng” nghĩa là người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của tậpthể lãnh đạo để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực

hiện quyết định đối với cấp dưới Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu tráchnhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định Trong phạm vidoanh nghiệp việc truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đãquy định

Tuy nhiên mô hình trên luôn được lãnh đạo công ty vận dụng linh hoạtkhông cứng nhắc để có thể chủ động hơn trong điều hành công việc và pháthuy được trí tuệ và năng lực của đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chứcnăng nhằm nghiên cứu xây dựng dự án, phương án, chiến lược hay chươngtrình cho từng lĩnh vực cụ thể

Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức công ty

Nguồn: công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Lãnh đạo của công ty bao gồm : Giám đốc và hai phó giám đốc

* Giám đốc : là người dứng đầu, điều hành hoạt động kinh doanh hàngngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về thực hiệncác quyền và nghĩa vụ của mình như :

- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày củaCông ty

GIÁM ĐỐC

P.Kinh doanh P.Kỹ thuật P.Dự án P.Hành chính P.Kế toán Trung tâm

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Côngty

- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công

ty trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên

- Ký kết các hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trường hợp thuộc thẩmquyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên

- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty

- Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên Hội đồng thành viên

- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trongkinh doanh

- Tuyển dụng lao động

- Không được lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công

ty để thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác; không được tiết lộ bí mậtcủa Công ty, trừ trường hợp được Hội đồng thành viên chấp thuận

- Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính cho Công ty

* Phó giám đốc phụ trách Tài chính:

Giúp đỡ giám đốc và cùng giám đốc quản lý nguồn vốn, chỉ đạo hoạtđộng kinh tế tài chính trong công ty, tham mưu về cơ chế tài chính, biện pháphuy động vốn, tạo vốn cho công ty,giám sát các phòng ban chức năng thuộcquyền quản lý như phòng hành chính, phòng Kế toán, trung tâm

+ Phòng kinh doanh : Giúp giám đốc về lĩnh vực kinh doanh tăng ờng công tác đối ngoại, phát triển mối quan hệ giữa công ty với khách hàng

cư-và các doanh nghiệp Mở rộng thị trường, tìm kiếm nguồn đầu tư, nâng caokhả năng cạnh tranh trong mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Có nhiệm vụ cung ứng hàng hoá, nghiên cứu thị trường, lập kế hoạchkinh doanh, đề ra các biện pháp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hợp lý, đảm bảocho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả cao

+ Phòng kỹ thuật : nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, thiết kế chi tiếtthiết bị, thay thế, sửa chữa bảo dưỡng, đồng thời kiểm tra chất lượng hànghoá

+ Phòng dự án : Có nhiệm vụ tham gia đấu thầu các dự án kỹ thuật ,tưvấn và cung cấp máy móc cho khách hàng Giúp giám đốc lập và theo dõithực hiện dự án của công ty thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đầu tư xâydựng cơ bản đánh giá tính khả thi và báo cáo lên cấp trên

+Phòng Hành chính :

Đối với Giám đốc Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Tràthì việc tổ chức tốt công tác hành chính và bộ máy hành chính của doanhnghiệp là việc đầu tiên phải làm để thực thi chức trách quản lý nhằm nângcao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp mình

Bộ máy hành chính là trợ thủ đắc lực nhất cho giám đốc.Vì vậy giámđốc luôn đôn đốc nhắc nhở các cấp lãnh đạo trong toàn công ty trau dồi kiếnthức tiếp thu những cải cách, đổi mới trong hoạt động hành chính (cách thứcquản lý nhân lực, sáng kiến, tài chính, hậu cần, nghiên cứu và phát triển ….)

*Một số chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính

- Cùng giám đốc xây dựng hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định vànội quy về quản lý trong công ty nhằm chỉ đạo chặt chẽ thống nhất công tácquản lý - Thực hiện chặt chẽ thống nhất các hoạt động tổ chức xử lý cácvăn bản, công văn đi đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng thủ

tục trình tự quy định, tổ chức đánh máy sao chụp in ấn các văn bản thuộc lĩnhvực được giao

- Giúp giám đốc tổ chức các cuộc họp hành chính, phục vụ tiếp đónkhách đến làm việc với ban giám đốc công ty, quản lý Fax, lên lịch làm việc,tiếp khách

- Quan hệ với các cơ quan của công ty : PPCC, an ninh nội bộ, địa ương

ph Tổ chức quản lý các thiết bị văn phòng nhằm phục vụ tốt công tácchung của công ty, quản lý tốt tài sản của văn phòng

- Mua sắm, cấp phát theo theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm củacông ty

+ Phòng kế toán : giám sát chế độ tài chính của nhà nước tại công ty,phản ánh chính xác trung thực đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, thực hiệnnghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước theo đúng luật định Theo dõi quản lý cácnguồn vốn, theo dõi công nợ trực tiếp của công ty, tổ chức hạch toán chi tiêucho một số hoạt động tại doanh nghiệp khi được giao

+ Trung tâm tư vấn, dịch vụ và tích hợp hệ thống :

Cung cấp các giải pháp kỹ thuật về công nghệ, tư vấn xây dựng dự án

…cho khách hàng

+ Đội bảo vệ đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp

2.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng của Công ty

Văn phòng của Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Tràgồm có 07 người :

- Trưởng phòng: 01 người

- Phó phòng: 01 người

- Nhân viên:05 người

Văn phòng của công ty được tổ chức như sau:

2.1.1 Trưởng phòng

Giám sát, kiểm tra các hoạt động của văn phòng chung trong toàn công ty.Đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện lên cấp trên nêu những khó khăn, nhiệm vềmọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giámđốc công ty Kiểm tra, đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm

vụ của mình

- Quản lý nhân nhân lực của phòng Phân công cụ thể nhiệm vụ cácnhiệm vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giámđốc công ty

- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và độtxuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ

+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể

+ Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động

+ Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ

+ Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty

Trưởng phòng

Vănthư -Lưutrữ

Lái

xe

Lễtân

Tạpvụ

Phó phòng

Nhânviênbảovệ

+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên

+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty

+ Đối nội, đối ngoại

+ Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty

+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giámđốc công ty

- Quyền hạn:

+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

+ Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu công ty các loại văn bản đã đượcgiám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chũa bệnh, giấy công tác của CBCNV vàkhách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hành chínhkhác

+ Giải quyết cho nhân viên nghỉ việc riêng 1 ngày

2.1.2 Phó phòng

Hỗ trợ Trưởng phòng quản lý nhân nhân lực của phòng Phân công cụ thểnhiệm vụ các nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theolệnh của giám đốc công ty

- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và độtxuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ

+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể

+ Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động

+ Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ

+ Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty

+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên

+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty

+ Đối nội, đối ngoại

+ Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty

+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giámđốc công ty

- Quyền hạn:

+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

2.1.3 Văn thư - lưu trữ

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên vàđột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

+ Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ

+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ

ốm đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty

+ Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động

+ Định mức lao động

+ Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cánhân, Bảo hiểm xã hội)

+ Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty

+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phógiám đốc, trưởng phòng

+ Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòngkhi trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền

+ Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty

+ Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế

+ Phân phát công văn của công ty và cấp trên

+ Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phógiám đốc, trưởng phòng

- Quyền hạn:

+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

+ Phục vụ vệ sinh của khu nhà văn phòng làm việc công ty

+ Phụ việc cho người nấu ăn chính

+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giámđốc, trưởng phòng và tổ trưởng

2.1.5 Nhân viên bảo vệ

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và độtxuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

+ Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.+ Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty

+ Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏahoạn

+ Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng Phối hợp cùngcác bộ phận duy trì thời gian làm việc

+ Bơm nước lên bể phục vụ sản xuất, vệ sinh của công ty

+ Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công cộng+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giámđốc, trưởng phòng

Riêng tổ trưởng tổ bảo vệ còm thêm các nhiệm vụ:

+ Quản lý nhân lực của tổ, lên lịch, đôn đốc các nhân viên thực hiện nhiệm

vụ trực bảo vệ Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ trước giám đốc vàtrưởng phòng

+ Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự trong toàn công ty.+ Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy nổthiên tai

+ Là cán bộ chủ chốt trong lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ, thiêntai

Tuổi Chức danh Trình độ

2 Nguyễn Huy Quỳnh

6 Lê Văn Tính

Na

Lao độngphổ thông

7 Trần Xuân Quỳnh

Na

Lao độngphổ thông

2.3.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng công ty

Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là một đơn vị kinh

tế với quy mô nhỏ nên mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều tập chungtại nơi đặt trụ sở chính Cũng như các tổ chức kinh tế khác Công ty tự độnghoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà có một văn phòng riêng Nó là bộ phậntổng hợp, giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện các chức năng nhiệm vụ vàđiều hành công việc của toàn công ty, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành

chính (bố trí, sắp xếp lịch làm việc hàng tần với giám đốc, hội đồng quản trị,thực hiện các báo cáo tháng, quý, năm, luôn chuyển công văn đi, đến )

Văn phòng có hai chức năng cơ bản là:

* Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ

Toàn bộ thông tin được thu thập và duy trì bởi hệ thống văn phòng vớimục đích xử lý chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích

Thông tin là những dữ liệu được sắp xếp thành những mẫu hình có ýnghĩa, được lãnh đạo sử dụng để ra những quyết định, hoạch định và kiểmsoát các hoạt động của doanh nghiệp

Sản phẩm của văn phòng là thông tin Phần lớn các hoạt động của vănphòng đều liên quan tới việc thu thập thông tin Với chức năng tham mưutổng hợp và bằng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ là góp phần vào việc điềuhành ra quyết định kịp thời có hiệu quả của các cấp quản lý

* Dịch vụ hỗ trợ :

Đựơc thể hiên qua các công việc của các bộ phận cụ thể :

+ Nhóm dịch vụ có tính chuyên môn cao : Kế toán, tài vụ, thông kê, kếhoạch

+ Nhóm dịch vụ thuộc về qúa trình xử lý thông tin, xử lý văn bản, viễnthông, in ấn

+ Nhóm dịch vụ thuộc công tác tổng hợp-hành chính nhân sự

Mục đích của cả ba nhóm là cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợtheo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lượng cao để các cấpquản lý ra quyết định

Để thực hiện tốt hai chức năng của mình văn phòng doanh nghiệp phải

đề ra những nhiệm vụ sau :

+ Xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm, lịch làm việc hàngtuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc nhắc nhở theo dõi thực hiệnchương trình

+ Thu thập, xử lý thông tin chuẩn bị văn bản để ra quyết định quản lýtheo sự giao phó của thủ trưởng doanh nghiệp

+ Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản, quản lý văn bản

+ Giữ nhiệm vụ là cầu nội liên lạc với các cơ quan cấp trên, ngang cấp,cấp dưới và với công dân