Đề tài : Tổng quan về công ty tự động hóa cơ khí và môi trường AMECO
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Mục lục Lời mở đầu .2 Nội dung .3 I - Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty Tự động hóa cơ khí và môi trờng (AMECO) .3 1.Khái quát chung về công ty AMECO 3 2.Chức năng nhiệm vụ của công ty AMECO 4 3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty AMECO .5 4.Tình hình sản xuất tại công ty AMECO .7 5.Phơng hớng phát triển của công ty AMECO 8 II - Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng AMECO 9 1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tại công ty AMECO .9 2.Cơ cấu tổ chức của văn phòng tại công ty AMECO .10 3.Các công tác hành chính văn phòng tại công ty AMECO .11 a.Công tác tham mu tổng hợp. .11 b.Công tác văn th lu trữ .11 c.Công tác thu thập và xử lý thông tin 12 d.Công tác giao tiếp .12 e.Công tác hậu cần .12 III - Một số nhận xét và kiến nghị về công tác Hành chính Văn phòng tại công ty AMECO .13 1.Đánh giá chung .13 2.Một số kiến nghị . 13 Kết luận .16 Tài liệu tham khảo .17 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Lời mở đầu Có thể nói sự chuyển đổi của nền kinh tế nớc ta từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập chung sang nền kinh tế thị trờng đã tác động sâu sắc đến hoạt động của các đơn vị kinh tế cơ sở . Trong một thời gian ngắn các đơn vị tổ chức kinh tế hoạt động kinh doanh với nhiều quy mô khác nhau đã đạt đợc những thành tựu lớn vợt trội, chiếm lĩnh thị tr- ờng không những trong nớc mà còn vơn ra quốc tế. Công ty tự động hoá cơ khí và môi trờng(AMECO) là một trong những doanh nghiệp trẻ ra đời không nằm ngoài mục tiêu, tự chủ, độc lập, tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, góp phần vào xây dựng nền kinh tế vững mạnh. Đợc sự nhất trí của nhà trờng em đã chọn công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO) là nơi thực tập . Trong thời gian này em đã hoàn thành báo cáo tổng quát . Báo cáo gồm 3 phần : Phần I : Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO). Phần II : Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng AMECO. Phần III : Một số nhận xét và kiến nghị về công tác hành chính văn phòng tại công ty AMECO. Với thời gian và trình độ còn hạn chế .Vậy em mong nhận đợc sự tham gia đóng góp ý kiến của các thầy cô. Qua bài viết này em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo h- ớng dẫn và các anh chị tại công ty AMECO đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 I. Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO). 1. Khái quát chung về Công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO) - Tên của công ty :Công ty TNHH Tự động hoá, cơ khí và môi trờng . - Tên giao dịch đối ngoại : The Automation Mechanics and Environment Company Ltd. - Tên viết tắt : AMECO. - Trụ sở Công ty : Số 2, Lô A Thanh Nhàn, đờng Trần Khát Chân, Phờng Thanh Nhàn - Quận Hai Bà Trng- Thành Phố Hà nội. - Điên thoại : 84-4-9714877 Fax : 84-4-9714869 - Giấy phép thành lập : Số 3709 GP/TLDN do UBND Thành phố Hà nội cấp ngày 02/10/1998. - Số đăng ký kinh doanh : Số 043764 cấp ngày 7/10/1998. - Vốn điều lệ : 1.200.000.000. - Thời gian hoạt động : 35 năm - Mã số thuế : 010077 5593-1 - Tài khoản: 43111.02.00217 Ngân hàng TMCP Kỹ Thơng Việt Nam (TECHCOM BANK) - Giấy phép nhập khẩu trực tiếp số :3104 AMECO là công ty TNHH hai thành viên.Các thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty. Công ty không đợc phát hành cổ phiếu, có t cách pháp nhân kể từ ngày đợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Công ty AMECO là đại lý phân phối sản phẩm cho các tập đoàn và các hãng sản xuất thiết bị ,công nghệ tiên tiến trên thế giới nh Mỹ, Pháp, Nhật, Israel . Là một công ty thơng mại ,dịch vụ nên AMECO có một quy trình kinh doanh đặc thù. Hầu hết hàng hoá của công ty đợc nhập chủ yếu từ nớc ngoài và một phần ở trong nớc với hàng trăm mặt hàng khác nhau. Hàng hoá chủ yếu là các máy móc thiết bị về tự động hoá với công nghệ mới và hiện đại .Do đó việc kinh doanh các mặt hàng này mang tính độc quyền cao trong nớc. Hàng hoá của công ty có thời gian sử dụng lâu dài, tồn kho lâu không sợ bị hỏng. Đây cũng là một trong những thuận lợi cho công ty trong thời gian đầu thâm nhập và làm quen thị trờng . *Về cơ sở vật chất của công ty gồm có : - Trụ sở chính : Số 2, Lô A Thanh Nhàn, Đờng Trần Khát Chân, Hà nội . Điện thoại : (04) 971 4877 ; Fax : (04) 971 4869 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Trung tâm Dịch vụ và tích hợp hệ thống : Số 8 Ngõ 31 Phố Phơng Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại : (04) 868 7104 ; Fax (04) 868 7589 - Hệ thống các đại lý bán hàng : Đại lý bán hàng tại các tỉnh và các thành phố lớn trong toàn quốc nh : Thành phố Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Đà Nẵng . *Về nhân sự : Tổng số nhân viên : 35 ngời + Cử nhân : 8 ngời . + Kỹ S : 27 ngời . AMECO có một nguồn nhân lực tơng đối tốt và ổn định .(85% tổng số nhân viên đạt trình độ đại học và trên đại học ), có kinh nghiệm thâm niên trong công việc. Họ làm việc năng động, nhiệt tình, và đợc đào tạo chính quy từ các trờng đại học kỹ thuật với nhiều chuyên nghành khác nhau nh ngành cơ khí chế tạo máy, tự động hoá, điện tử viễn thông, nhiệt điện lạnh ôtô máy kéo ., các trờng khối kinh tế nh : Đại học Ngoại thơng, Đại học Tài chính Kế toán ,Đại học ngoại ngữ, Đại học Bách khoa, Đại học Kinh tế Quốc dân . *Về trang thiết bị : AMECO luôn tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho cán bộ công nhân viên của mình với các trang thiết bị hiện đại nh : - Hệ thống máy vi tính : Tất cả các máy tính tại công ty đều có cấu hình cao với màn hình tinh thể lỏng của hãng COMPACT, kết nối mạng INTERNET sử dụng đ- ờng truyền tốc độ cao ADSL rất thuận tiện cho khai thác ,quản lý thông tin từ đối tác cũng nh các khách hàng. - Bàn ghế xoay nhiều t thế phù hợp với kiểu văn phòng nhỏ gọn, máy điều hoà nhiệt độ HITACHI, bền, tốt tạo không khí làm việc thoải mái cho cán bộ công nhân viên trong những điều kiện thời tiết khắc nghiệt. - Đồ dùng cho văn phòng đạt yêu cầu. Máy Fax, máy Potocopy, máy in Laser của hang CANON. Điện thoại di động, máy tính xách tay hiện đại của hãng NOKIA, SONY ERISSON,. Ngoài ra,công ty cung đã mạnh dạn đầu t, mua sắm nhiều phơng tiện sang trọng,hiên đại nh xe TOYOTA ARTIS, FORD MONDEO phục vụ cho việc đi lại của Giám đốc cũng nh các cán bộ quan trọng khác trong công ty . Tất cả các trang thiết bị kể trên đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp. 2. Chức năng nhiệm vụ của công ty AMECO. AMECO là nhà tích hợp hệ thống, cung cấp các giải pháp kỹ thuật cho khách hàng trong lĩnh vực Tự động hoá,cơ khí và môi trờng . Cùng sự hợp tác của đội ngũ các chuyên gia đầu ngành trong nớc và các chuyên gia của các hãng nớc ngoài đầy kinh nghiệm trong các lĩnh vực hoạt động nh SIEMENS của Đức, METTER TORODOL của Mỹ công ty AMECO có thể tiến 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 hành dịch vụ t vấn về công nghệ, giải pháp kỹ thuật đồng bộ (từ khâu lập dự toán ,đầu t, mua sắm, đến vận hành các thiết bị máy móc), t vấn xây dựng dự án, thành lập và nâng cấp các dây chuyền sản xuất, các phòng thí nghiệm trong lĩnh vực liên quan cho khách hàng là các nhà máy công nghiệp, các cơ sở nghiên cứu và đào tạo. Với khả năng nh vậy công ty AMECO đã cung cấp đợc rất nhiều loại máy móc, thiết bị tiên tiến phù hợp với thị trờng trong nớc đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng cao trong công cuộc hiện đại hoá công nghiệp hoá của nớc ta. Tuy mới đợc thành lập và hoạt động trong một khoảng thời gian không lâu nhng hàng hoá và dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh đợc thị trờng không những ở trong nớc (Hà nội ,Hải phòng,thành phố Hồ Chí Minh ,Thái Nguyên ,Đà nẵng ) mà còn vơn ra quốc tế (Lào ,Campuchia) 3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty AMECO. Để quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp đều phải tổ chức bộ máy hoạt động riêng cho mình . Công ty AMECO là một công ty TNHH có con dấu riêng ,có t cách pháp nhân, đ- ợc mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Việt Nam . Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng nghĩa là ngời lãnh đạo doanh nghiệp đợc sự giúp sức của tập thể lãnh đạo để chuẩn bị các quyết định, hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định đối với cấp dới. Ngời lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định. Trong phạm vi doanh nghiệp việc truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định. Tuy nhiên mô hình trên luôn đợc lãnh đạo công ty vận dụng linh hoạt không cứng nhắc để có thể chủ động hơn trong điều hành công việc và phát huy đợc trí tuệ và năng lực của đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu xây dựng dự án, phơng án, chiến lợc hay chơng trình cho từng lĩnh vực cụ thể. Bộ máy công ty AMECO đợc tổ chức nh sơ đồ sau: Lãnh đạo của công ty bao gồm : Giám đốc và hai phó giám đốc. 5 giám đốc PGĐ.Kỹ thuật PGĐ.Tài chính P.Kinh doanh P.Kỹ thuật P.Dự án P.Hành chính P.Kế toán Trung tâm Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 * Giám đốc : là ngời dứng đầu, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trớc Hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình nh : - Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. - Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu t của Công ty - Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên. - Ký kết các hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trờng hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên. - Kiến nghị phơng án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty. - Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên Hội đồng thành viên. - Kiến nghị phơng án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh. - Tuyển dụng lao động. - Không đợc lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi riêng cho bản thân, cho ngời khác; không đợc tiết lộ bí mật của Công ty, trừ trờng hợp đợc Hội đồng thành viên chấp thuận. - Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính cho Công ty. * Phó giám đốc phụ trách Tài chính: Giúp đỡ giám đốc và cùng giám đốc quản lý nguồn vốn, chỉ đạo hoạt động kinh tế tài chính trong công ty, tham mu về cơ chế tài chính, biện pháp huy động vốn, tạo vốn cho công ty,giám sát các phòng ban chức năng thuộc quyền quản lý nh phòng hành chính, phòng Kế toán, trung tâm. * Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật : Giúp đỡ giám đốc và cùng chỉ đạo các bộ phận đợc phân công, phụ trách các vấn đề về kỹ thuật trong kinh doanh của công ty . Để thực hiện quy trình kinh doanh, công ty tổ chức thành các phòng ban chức năng. Mỗi phòng ban có một nhiệm vụ riêng nhng đều cùng phối kết hợp trong quá trình kinh doanh tạo thành một thể thống nhất không thể tách rời. + Phòng kinh doanh : Giúp giám đốc về lĩnh vực kinh doanh tăng cờng công tác đối ngoại, phát triển mối quan hệ giữa công ty với khách hàng và các doanh nghiệp. Mở rộng thị trờng, tìm kiếm nguồn đầu t, nâng cao khả năng cạnh tranh trong mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp . Có nhiệm vụ cung ứng hàng hoá, nghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch kinh doanh, đề ra các biện pháp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hợp lý, đảm bảo cho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả cao. + Phòng kỹ thuật : nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, thiết kế chi tiết thiết bị, thay thế, sửa chữa bảo dỡng, đồng thời kiểm tra chất lợng hàng hoá . 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 + Phòng dự án : Có nhiệm vụ tham gia đấu thầu các dự án kỹ thuật ,t vấn và cung cấp máy móc cho khách hàng. Giúp giám đốc lập và theo dõi thực hiện dự án của công ty thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đầu t xây dựng cơ bản đánh giá tính khả thi và báo cáo lên cấp trên . +Phòng Hành chính : Đối với Giám đốc công ty AMECO thì việc tổ chức tốt công tác hành chính và bộ máy hành chính của doanh nghiệp là việc đầu tiên phải làm để thực thi chức trách quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp mình. Bộ máy hành chính là trợ thủ đắc lực nhất cho giám đốc.Vì vậy giám đốc luôn đôn đốc nhắc nhở các cấp lãnh đạo trong toàn công ty trau dồi kiến thức tiếp thu những cải cách, đổi mới trong hoạt động hành chính (cách thức quản lý nhân lực, sáng kiến, tài chính, hậu cần, nghiên cứu và phát triển .) *Một số chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính - Cùng giám đốc xây dựng hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định và nội quy về quản lý trong công ty nhằm chỉ đạo chặt chẽ thống nhất công tác quản lý. - Thực hiện chặt chẽ thống nhất các hoạt động tổ chức xử lý các văn bản, công văn đi đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng thủ tục trình tự quy định, tổ chức đánh máy sao chụp in ấn các văn bản thuộc lĩnh vực đợc giao - Giúp giám đốc tổ chức các cuộc họp hành chính, phục vụ tiếp đón khách đến làm việc với ban giám đốc công ty, quản lý Fax, lên lịch làm việc, tiếp khách . - Quan hệ với các cơ quan của công ty : PPCC, an ninh nội bộ, địa phơng. - Tổ chức quản lý các thiết bị văn phòng nhằm phục vụ tốt công tác chung của công ty, quản lý tốt tài sản của văn phòng - Mua sắm, cấp phát theo theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm của công ty. + Phòng kế toán : giám sát chế độ tài chính của nhà nớc tại công ty, phản ánh chính xác trung thực đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc theo đúng luật định .Theo dõi quản lý các nguồn vốn, theo dõi công nợ trực tiếp của công ty, tổ chức hạch toán chi tiêu cho một số hoạt động tại doanh nghiệp khi đợc giao. + Trung tâm t vấn, dịch vụ và tích hợp hệ thống : Cung cấp các giải pháp kỹ thuật về công nghệ, t vấn xây dựng dự án cho khách hàng . + Đội bảo vệ đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 4.Tình hình sản xuất tại công ty AMECO. Từ những bớc đi khó khăn rồi chắc dần ,vững dần thì sau hai năm đầu hoạt động AMECO đã kinh doanh có lãi đảm bảo đợc đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên và đóng góp cho ngân sách nhà nớc hàng trăm triệu đồng .Đây là cả một sức mạnh tổng hợp từ ban lãnh đạo trong công ty tới đội ngũ công nhân trẻ năng động nhiệt tình với quyết tâm vì sự sống còn của doanh nghiệp . 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Năm 1999 2001 2001 2002 2003 Doanh thu 3.834.605.957 4.679.278.365 7.718.476.60 7.934.716.000 8.485.135.867 Nộp ngân sách nớc 466.842.057 429.170.092 706.742.642 723.556.223 825.526.620 Qua số liệu bảng trên cho thấy sự phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp đi lên từ chính đôi chân vững chắc của mình . Danh mục một số dự án điển hình AMECO đã thực hiện trong năm 2003. STT Tên dự án phạm vi cung cấp Khách hàng 1. ứng dụng biến tần công suất lớn phục vụ tiết kiệm, năng lợng : HMI, PLC, Biến tần. Công ty Kinh doanh nớc sạch số 2-Hà nội 2. Điều khiển quá trình PLC,áp suất ,lu lợng ,nhiệt độ ,mức cảm biến các loại . Trờng Đại học Kỹ thuật Thủ Đức - Bộ Đại học 3. Hệ thống sản xuất linh hoạt PLC, ROBOT, CNC Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh 4. Thiết bị hiện trờng : áp suất , lu lợng nhiệt độ Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình 5. Cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật thành công Công trình ứng dụng công nghệ điều khiển DCS đầu tiên vào điều khiển nhà nấu bột giấy . Công ty giấy Đồng Nai 6. Phân tích hàm lợng SO2 Công ty Supe phốt phát và hoá chất Lâm Thao 7. Trang bị phòng thí nghiệm và chuyển giao công nghệ Viện nghiên cứu Điện tử-Tin học Tự động hoá ,Viện cơ học Việt Nam 5.Phơng hớng phát triển của công ty. Trong những năm tới AMECO sẽ tiếp tục thâm nhập sâu hơn, rộng hơn nữa vào thị trờng của ngành Tự động hoá cơ khí, môi trờng - một thị trờng không còn chỉ có AMECO độc quyền nh những năm đầu thành lập nữa. Trớc sự cạnh tranh mạnh mẽ của nền kinh tế thị trờng nói chung và ngành Tự động hoá cơ khí, môi trờng nói riêng thì phát triển kinh doanh, mở rộng thị trờng tạo thế đứng vững chắc trên thơng trờng là một trong những mục tiêu hàng đầu của AMECO. Tập thể đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong công ty không ngừng tìm hiểu nhu cầu thị trờng, thay đổi phơng thức chào bán hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trờng một cách tốt nhất, mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Ban lãnh đạo 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 công ty luôn sát cánh bên nhân viên của mình thờng xuyên đôn đốc nhắc nhở tiến độ hoàn thành công việc của từng phòng ban, tránh sự lãng phí thời gian làm ảnh h- ởng trực tiếp tới hiệu quả kinh doanh sản xuất. Trong năm tới công ty sẽ bắt tay vào thi công dự án, xây dựng nhà máy sản xuất, chế tạo thiết bị điện và cân điện tử tại Nh Quỳnh Hng Yên với diện tích 21000 Km2. Đây là một cơ hội tốt để AMECO tự khẳng định mình. II. Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO). 1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng công ty AMECO. AMECO là một đơn vị kinh tế với quy mô nhỏ nên mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều tập chung tại nơi đặt trụ sở chính. Cũng nh các tổ chức kinh tế khác AMECO có một văn phòng riêng. Nó là bộ phận tổng hợp, giúp thủ trởng, ban lãnh đạo thực hiện các chức năng nhiệm vụ và điều hành công việc của toàn công ty, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính (bố trí, sắp xếp lịch làm việc hàng tần với giám đốc, hội đồng quản trị, thực hiện các báo cáo tháng, quý, năm, luôn chuyển công văn đi, đến ) Văn phòng có hai chức năng cơ bản là: * Tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ . Toàn bộ thông tin đợc thu thập và duy trì bởi hệ thống văn phòng với mục đích xử lý chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích . Thông tin là những dữ liệu đợc sắp xếp thành những mẫu hình có ý nghĩa, đợc lãnh đạo sử dụng để ra những quyết định, hoạch định và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. Sản phẩm của văn phòng là thông tin. Phần lớn các hoạt động của văn phòng đều liên quan tới việc thu thập thông tin. Với chức năng tham mu tổng hợp và bằng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ là góp phần vào việc điều hành ra quyết định kịp thời có hiệu quả của các cấp quản lý . * Dịch vụ hỗ trợ : Đựơc thể hiên qua các công việc của các bộ phận cụ thể : + Nhóm dịch vụ có tính chuyên môn cao : Kế toán, tài vụ, thông kê, kế hoạch. + Nhóm dịch vụ thuộc về qúa trình xử lý thông tin, xử lý văn bản, viễn thông, in ấn. + Nhóm dịch vụ thuộc công tác tổng hợp-hành chính nhân sự . Mục đích của cả ba nhóm là cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợ theo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lợng cao để các cấp quản lý ra quyết định . Để thực hiện tốt hai chức năng của mình văn phòng doanh nghiệp phải đề ra những nhiệm vụ sau : 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 + Xây dựng chơng trình công tác tháng, quý, năm, lịch làm việc hàng tuần của doanh nghiệp và thờng xuyên đôn đốc nhắc nhở theo dõi thực hiện chơng trình. + Thu thập, xử lý thông tin chuẩn bị văn bản để ra quyết định quản lý theo sự giao phó của thủ trởng doanh nghiệp . + Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản, quản lý văn bản. + Giữ nhiệm vụ là cầu nội liên lạc với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dới và với công dân . 2.Cơ cấu tổ chức Văn phòng của công ty AMECO. Văn phòng của công ty AMECO gồm có 5 ngời : - Chánh văn phòng : 01 ngời . - Cán bộ hành chính : 02 ngời . - Nhân viên : 02 ngời . Văn phòng của công ty đợc tổ chức nh sau: + Chánh văn phòng : Giám sát, kiểm tra các hoạt động của văn phòng chung trong toàn công ty. Đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện lên cấp trên nêu những khó khăn, tồn tại để cùng ban lãnh đạo khắc phục và giải quyết . + Cán bộ hành chính 1 : cùng với nhân viên của mình giúp lãnh đạo các công việc về văn bản, văn th lu trữ, thu thập và xử lý thông tin, báo cáo về tiến độ hoàn thành công việc với lãnh đạo để lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình tốt . + Cán bộ hành chính 2 : cùng với nhân viên của mình giúp lãnh đạo các công việc về sắp xếp lịch làm việc, hội họp, các cuộc đối nội, đôí ngoại với các đối tác, khách hàng, quản trị báo lại với lãnh đạo về nhiệm vụ đợc giao. 3.Các công tác Hành chính văn phòng tại công ty AMECO. 10 Chánh văn phòng Nhân viên 1 Nhân viên 2 Cán bộ hành chính 1 Cán bộ hành chính 2 [...]... chính văn phòng tại công ty AMECO 1.Đánh giá chung: Công ty Tự động hoá, cơ khí và môi trờng (AMECO ) là một trong những doanh nghiệp trẻ có quy mô còn khá nhỏ.Tuy mới thành lập và hoạt động 5 năm nhng những gì công ty đã làm đợc rất đáng đợc ghi nhận Đặc biệt là hiệu quả sản xuất kinh doanh trong hai năm gần đây, cho thấy sự nỗ lực của toàn bộ đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty Họ là những ngời... xuyên Cán bộ làm công tác tổng hợp ít (1 ngời) nên bố trí công việc còn nhiều hạn chế b Công tác văn th lu trữ Công tác văn th lu trữ luôn đợc văn phòng AMECO quan tâm chỉ đạo thực hiện Với một cán bộ làm công tác văn th lu trữ đã đợc cử đi học về các lớp chuyên môn nghiệp vụ nâng cao trình độ đáp ứng đợc yêu cầu công tác của công ty Trong năm 2003 văn th của AMECO đã tiếp nhận 540 công văn đến tăng... nên sự thành công cho AMECO nh hôm nay Văn phòng công ty AMECO đã chủ động tiếp khách hàng trong giờ hành chính Trong đó tập trung các vấn đề chủ yếu về mua bán hàng, trao đổi hàng hoá, kiểm tra thời hạn bảo hành máy móc theo yêu cầu của khách hàng e Công tác hậu cần Trong 2 năm qua nhận thức đúng vị trí, trách nhiệm của công tác hậu cần văn phòng công ty AMECO đã chú trọng thực hiện tốt công tác này... lợng các doanh nghiệp thành công không phải là nhiều Sự thành công khởi đầu của AMECO tuy còn hạn chế nhng đã cho thấy phần nào lòng quyết tâm, tinh thần hăng say, hết mình trong công việc của cán bộ và nhân viên trong công ty Công ty đợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, cơ cấu này phù hợp với đặc điểm quy mô của doanh nghiệp là vừa và nhỏ Sự đơn giản gọn nhẹ của cơ cấu tổ chức là điểm cần... lợi thế sẵn có nêu trên AMECO vẫn phải đơng đầu với hàng loạt khó khăn vốn, thị trờng, công nghệ Khối lợng công việc của công ty ngày càng tăng về số lợng và đòi hỏi chất lợng cao hơn cả về chuyên môn nghiệp vụ cán bộ và chất lợng hàng hoá Do vậy với cơ cấu đơn giản gọn nhẹ hiện nay thì có phần quá sức Điều này cũng ảnh hởng tới sức khoẻ của cán bộ công nhân viên và chất lợng công việc 13 Website: http://www.docs.vn... niên công tác * Cơ sở vật chất còn hạn chế Công ty cha có một mặt bằng ổn định lâu dài * Cơ cấu trực tuyến chức năng mà công ty chọn lựa là sự kết hợp của hai cơ cấu trực tuyến và chức năng, cơ cấu này rất có ích đối với các giám đốc trẻ Tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những nhợc điểm nh : ngời lãnh đạo thờng xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến và chức năng, nhiều khi khó giải quyết công. .. Tự động hoá cơ khí và môi trờng Trong thời gian thực tập tại công ty em đã học tập và nghiên cứu các hoạt động của văn phòng và thấy văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp Đó là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại, thực hiện các nghiệp vụ hành chính Các hoạt động của văn phòng giúp lãnh đạo điều hành quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất Sau thời gian nghiên cứu và đợc tham gia trực tiếp vào... của công ty * Phòng hành chính của công ty nên đợc bố trí độc lập để phát huy đợc tối đa các nghiệp vụ của phòng ( giao tiếp, đối ngoại) 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Kết Luận Trớc những thử thách và cơ hội mới trong nền kinh tế thị trờng đầy biến động, công ty AMECO đã có những bứơc đi khởi đầu khá thành công ,khẳng định đợc vị thế của mình trong lĩnh vực Tự. .. tham gia trực tiếp vào một số công việc tại phòng hành chính của công ty AMECO Em muốn đợc tìm hiểu sâu hơn về các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Em rất mong trong thời gian làm luận văn tốt nghiệp sắp tới, các thầy, cô giúp đỡ và hớng dẫn để em có thể hoàn thành bài luận văn với đề tài là: " Nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty TNHH AMECO" Do thời gian viết báo... tra cứu, truy tìm lại hồ sơ công văn còn gặp nhiều khó khăn nhân viên lu trữ vẫn còn làm thủ công trong công tác bảo vệ tài liệu lu trữ c .Công tác thu thập và xử lý thông tin Theo cơ cấu trực tuyến chức năng thì luồng thông tin phản hồi tới các cấp ban lãnh đạo công ty tơng đối thuận tiện Lợi thế lớn nhất của mạng máy tính là thu thập thông tin Nhờ nối kết Internet công ty có thể thu thập các thông . quát về sự hình thành và phát triển của công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO) . 1. Khái quát chung về Công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO) . quát về sự hình thành và phát triển của công ty tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO) . Phần II : Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty Tự động