THỰC HIỆN các bước xây DỰNG một tổ CHỨC học tập

Cách tiếp cận những kiến thức gần đây sẽ dễ dàng hơn, nhưng nó cũng tạo ít cơ hội cạnh tranh thuận lợi những người bắt chước thường tụt hậu so với các nhà phát minh việc tiếp nhận các ki

THỰC HIỆN CÁC BƯỚC XÂY DỰNG MỘT TỔ CHỨC HỌC TẬP

Vì sao việc xây dựng một tổ chức học tập lại quan trọng? bạn nên thực hiện các bước nào để tối đa hoá tiềm năng học tập của một tổ chức?

Trong môi trường hiện tại, bất kể cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức hay quốc gia, tất cả đều phải bắt đầu và kết thúc với việc học hỏi, bởi vì sự phát triển thông qua quá trình học hỏi liên tục chính là chìa khóa của mọi sự thành công

Môi trường ở hầu hết các tổ chức ngày càng năng động và cạnh tranh Sự cạnh tranh này sẽ trở nên khốc liệt hơn khi những đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao, như vậy sẽ ít thời gian để phát triển và tung ra thị trường những sản phẩm và dịch vụ mới, và chẳng mấy chốc chúng sẽ trở nên lỗi thời

Để thành công trong môi trường bất ổn này, các tổ chức cần có nhân lực ở mọi cấp luôn chủ trương học hỏi và đổi mới, cải tiến liên tục Việc đào tạo trong tổ chức bao gồm việc tiếp thu những kiến thức mới, có thể bằng năng lực sáng tạo hoặc học theo những cách thực hành có hiệu quả cao từ người khác Cách tiếp cận những kiến thức gần đây sẽ dễ dàng hơn, nhưng nó cũng tạo ít cơ hội cạnh tranh thuận lợi (những người bắt chước thường tụt hậu so với các nhà phát minh) việc tiếp nhận các kiến thực phù hợp một cách tổng thể để tiếp thu kiến thức dựa vào tổ chức và hoàn cảnh thực tế (Nevis, Dibella, & Gould, 1955)

Thuật ngữ Tổ chức học hỏi được sử dụng để miêu tả các tổ chức học

hỏi nhanh chóng và sử dụng các kiến thức để trở nên hiệu quả hơn

Trong các tổ chức này, các quyết định chủ yếu bị chi phối bởi mong muốn học hỏi và mong muốn cải thiện hiệu quả hoạt động trong thời gian ngắn Nhiều hoạt động được tổ chức nhằm phát triển và lựa chọn các công

cụ và mô hình tâm lý chung để hiểu rõ quy trình công việc và cách thức thích nghi với môi trường và đạt được mục tiêu của tổ chức Các nguồn lực được đầu tư để thúc đẩy việc học tập ở mọi cấp (ví dụ: các chương trình đào tạo, phân công các nhiệm vụ đặc biệt để tăng cường học hỏi, hệ thống thông tin để phân tích các quy trình và đánh giá kết quả)

Giá trị của đổi mới, thử nghiệm, tính linh hoạt và sáng kiến được gắn kết chặt chẽ vào văn hoá của tổ chức và phản ánh bằng cơ chế khen thưởng Mọi người ở mọi cấp độ được trao thêm quyền lực để giải quyết vấn đề và tìm cách làm việc hiệu quả hơn Đội ngũ lãnh đạo cao nhất hình thành và duy trì các quy trình nhằm nuôi dưỡng ý tưởng và hỗ trợ việc thay đổi do mọi người ở cấp dưới đề xuất Kiến thức được truyền bá rộng rãi cho những ai có nhu cầu và mọi người được khuyến khích áp dụng kiến thức đó trong công việc

Theo những đề xuất về tổ chức học hỏi, kiến thức là chìa khoá để phát huy tài sản trí tuệ và do đó làm tăng vốn tri thức Một tổ chức học hỏi

là tổ chức biết cách sử dụng tri thức và tạo cho cán bộ nhân viên của mình

cơ hội và công cụ phát triển và ứng dụng tri thức

II TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC XÂY DỰNG TỔ CHỨC HỌC HỎI

Gary Hamel, nhà chiến lược kinh doanh nổi tiếng thích nói rằng, một trong những câu hỏi bức thiết mà các nhà lãnh đạo (và thực sự cả công ty

của họ) đang phải đối mặt là: "Bạn có đang học hỏi nhanh như thế giới đang thay đổi không?"

Chúng ta đã trong kỷ nguyên của “những tổ chức học hỏi” Các giám đốc cũng ý thức rằng để công ty họ dẫn đầu về cạnh tranh, thì nhân viên ở mọi cấp bậc phải học hỏi nhiều hơn (và nhanh hơn) những kỹ năng mới, công nghệ mới và phương thức mới

Mô hình bền vững duy nhất của sự lãnh đạo thị trường chính là lãnh

đạo tư duy Và nếu, như Aristotle từng nói "giảng dạy là hình thái cao nhất của hiểu biết", thì họ cũng hiểu rằng cách hiệu quả nhất là chứng minh vị

thế lãnh đạo tư duy của bạn là phải giảng dạy cho những tổ chức khác những điều bạn biết - cho dù họ là khách hàng, nhà cung cấp hoặc thậm chí

là đối thủ cạnh tranh trực tiếp

Từ các nghiên cứu lý thuyết và tình huống cụ thể của các nhà khoa học, chúng ta nhận thấy rằng việc xây dựng một tổ chức học hỏi là vô cùng quan trọng, nhất là khi mà kiến thức của nhân lực trở nên ngày càng quan trọng và là một nguồn lợi thế cạnh tranh thì năng lực học tập cũng ngày càng trở nên quan trọng đối với một tổ chức Việc thích nghi với môi trường và liên tục cải tiến sẽ được hỗ trợ mạnh mẽ nếu xây dựng một tổ chức học hỏi Người lãnh đạo tăng cường việc học hỏi và đổi mới, sáng tạo trong tổ chức bằng cách khuyến khích thực hiện thử nghiệm và tiếp thu kiến thức, chia sẻ thông tin, phổ biến kiến thức, tư duy có hệ thống và cải tiến các mô hình tâm lý

Và điều đó càng chứng tỏ một tổ chức học hỏi là tổ chức biết cách sử dụng tri thức và tạo cho cán bộ nhân viên của mình cơ hội và công cụ phát triển và ứng dụng tri thức

III ĐIỀU CẦN THIẾT ĐỂ TẠO NÊN MỘT TỔ CHỨC HỌC HỎI:

Tạo nên một ‘tổ chức học hỏi’ Điều cần thiết để tạo nên một tổ chức học hỏi là không chỉ nuôi dưỡng các cá nhân học hỏi mà còn tạo ra một

môi trường khích lệ và hướng dẫn việc tự học hỏi Các điểm chủ chốt trong việc phát triển một tổ chức học hỏi bao gồm:

1 Thiết lập một mạng lưới học hỏi

Trước đây, vai trò của các doanh nghiệp trong việc tạo ra một môi trường học hỏi thường như một đơn vị quân đội - ban bố các mệnh lệnh, đào tạo cán bộ, khuyến khích họ học tập Ngày nay, vai trò đó đã thay đổi,

ví như một nhà sinh thái , luôn tìm kiếm để kiến tạo ra môi trường học hỏi tốt nhất có thể, hỗ trợ và khuyến khích cá nhân học hỏi và vươn lên, cung cấp các kênh, các cơ hội học hỏi đa dạng, tạo nên một mạng lưới ‘học hỏi sáng tạo’

2 Chia sẻ trong nhóm là yếu tố cơ bản đối với sự phát triển tổ chức

Sau 25 năm nghiên cứu, Noel M Tichy- một giáo sư của trường Đại học Kinh doanh Michigan, đã đưa ra một kết luận đơn giản nhưng rất sâu sắc Nguyên nhân thắng lợi của các doanh nghiệp thành công đó là lãnh đạo cấp cao đã luôn nuôi duỡng các vị trí quản lý ở tất cả các cấp độ trong công ty Các nhà lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc nuôi duỡng một

tổ chức học hỏi Một lãnh đạo học hỏi thành công tác động tới nhân viên của họ ở ba cách sau:

- Các ý tưởng: Những nhà lãnh đạo học hỏi thành công có những ý tưởng rất rõ ràng về môi trường cạnh tranh, sự phát triển của công ty và họ sẵn sàng thảo luận những ý tưởng đó với người khác Những cá nhân này

sẽ sẵn lòng truyền bá các ý tưởng làm nền tảng cho tầm nhìn chung

- Giá trị: Những nhà lãnh đạo học hỏi không chỉ có nhận thức đối với các giá trị của tổ chức mà còn nỗ lực hết sức để đảm bảo các giá trị đó được biến thành thái độ và mục tiêu chung Đồng thời, những cá nhân này

trở thành mô hình mẫu về nhận thức mà lời nói và hành động thể hiện các giá trị của họ

- Khả năng cảm nhận và nghị lực

Những nhà lãnh đạo học hỏi thành công không chỉ bản thân họ có khả năng cảm nhận và yêu thích sự thử thách mà còn có khả năng khuyến khích những người khác bằng sự say mê và hành động của chính họ, tạo ra khả năng cảm nhận đáng tin cậy, có thể sử dụng để khơi dậy các mong muốn Họ cũng có khả năng trong việc chuyển đổi tình thế bất lợi thành có lợi

3 Thiết lập có hệ thống văn hóa học hỏi của tổ chức.

Các tổ chức học hỏi luôn định hướng vào việc nuôi dưỡng thói quen học hỏi suốt đời Mức độ của việc học hỏi liên tục tạo nên sự thống nhất cho các cá nhân, các nhóm nhỏ và trong toàn thể tổ chức Do đó, quá trình học hỏi sẽ làm tăng mức độ tương tác giữa các nhân viên, nó cho phép thiết lập mối quan hệ bền chặt hơn giữa các nhân viên, giữa cá nhân và doanh nghiệp Điều này tạo điều kiện cho việc xây dựng một nền văn hóa công ty tốt đẹp

Muốn thúc đẩy nền văn hóa học hỏi trong bất kỳ công ty nào, chúng

ta có thể sử dụng các phương pháp tiếp cận như: áp dụng công nghệ thông tin, giảm bớt cấp bậc kiểm soát, coi trọng và chấp nhận các ý kiến của nhân viên, tạo ra một môi trường khuyến khích các sáng kiến, thay đổi mô hình quản lý của tổ chức, đề cao tầm quan trọng của hoạt động nghiên cứu phát triển, cung cấp các kênh trao đổi chung, khen thưởng cho các cá nhân hoàn thành xuất sắc công việc

III CÁC YẾU TỐ ĐỂ TỐI ĐA HOÁ TIỀM NĂNG HỌC TẬP CỦA MỘT TỔ CHỨC

Từ lý thuyết và thực tiễn chúng ta thấy có 3 yếu tố tác động mạnh đến tiềm năng học hỏi của một tổ chức Cụ thế như sau:

1 Yếu tố thứ nhất: Môi trường khuyến khích học tập

Một môi trường khuyến khích việc học tập có các đặc điểm cơ bản

Giúp mọi người hiểu và cải thiện mô hình tâm lý của họ Nhìn

chung mọi người thường có những nhận định chủ quan về những gì họ chưa hiểu rõ và những nhận định này dẫn đến sự hiểu sai về các sự kiện Một mô hình tâm lý là một cách hiểu về cách thức mô hình được thực hiện Bằng cách giúp mọi người hiểu và cải thiện mô hình tâm lý của họ, người lãnh đạo có thể giúp tăng khả năng học hỏi và giải quyết vấn đề (Senge, 1990) Theo cách này, người lãnh đạo giúp mọi người hiểu rõ rằng họ không phải vô tác dụng và rằng họ có thể cùng nhau tạo ra những ảnh hưởng có ý nghĩa trong tổ chức

Biết nhận thức đúng những khác biệt Việc học tập diễn ra khi mọi

người chú ý đến những quan điểm đối lập Việc nhận ra giá trị của những quan điểm đối lập tích cực sẽ làm tăng năng lượng và động cơ, lóe lên những ý nghĩ mới mẻ, tránh khỏi sự thờ ơ, trì trệ

Khuyến khích thử nghiệm: Mục đích của thử nghiệm là tìm hiểu sâu

hơn về một vấn đề cần tìm hiểu Trong những năm gần đây các tổ chức ngày càng có xu hướng sử dụng những thử nghiệm quy mô nhỏ để hỗ trợ quá trình học tập Các thử nghiệm quy mô nhỏ tạo cơ hội để thí điểm các ý tưởng mới mà không sợ rủi ro như khi thực hiện các chương trình thay đổi lớn Kết quả học hỏi chỉ có được sau thử nghiệm phụ thuộc vào thử nghiệm

đó được thiết kể và thực hiện như thế nào

Tăng cường đổi mới và các hoạt động khoán việc: Áp lực thực hiện

công việc theo đúng thời hạn đề ra làm cho mọi người ít có thời gian để suy nghĩ kỹ lưỡng về các cách thực hiện công việc hiệu quả hơn Một cách để tăng các ý nghĩ, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và các quy trình đó là đề ra các mục tiêu đổi mới cho các cá nhân hoặc nhóm

Ngoài công việc thường ngày, nhiều nhân viên còn có những phát kiến quan trọng Người lãnh đạo nên khuyến khích các hoạt động mang tính giao khoán và giúp nhân viên có đủ thời gian để thực hiện ý tưởng của mình nhằm phát kiến hoặc ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc cải tiến các quy trình hiện có

Thời gian để xem xét lại công việc Hầu hết các nhà lãnh đạo đều

bị phụ thuộc tuyệt đối vào thời gian họ làm việc cũng như những nhiệm vụ

họ phải thực hiện Khi con người quá bận bịu và căng thẳng bởi những thời hạn hay áp lực của lịch làm việc, thì khả năng suy nghĩ một cách khoa học

và sáng tạo của họ sẽ bị giảm sút Họ kém đi trong việc suy xét các vấn đề cũng như trong việc rút ra bài học từ những kinh nghiệm của mình Một môi trường hỗ trợ học tập sẽ đem lại một khoảng thời gian nghỉ trong công việc và khuyến khích việc xem xét lại một cách thấu đáo các quá trình công việc đã thực hiện

2 Yếu tố thứ 2: Những phương pháp học và thực hành cụ thể

Việc gây dựng được một tổ chức học tập không phải là một điều dễ dàng Cần phải có những bước đi cụ thể và sự đóng góp rộng rãi của mọi người, nó cũng không khác với những bước của một công việc kinh doanh như là logistics, quảng cáo, hoặc giao hàng và phát triển sản phẩm Các phương pháp học tập thường liên quan đến việc tổng quát, thu thập, giải thích và truyền đạt thông tin Bao gồm việc thử nghiệm để phát triển và kiểm tra các sản phẩm và dịch vụ mới; việc tập trung tri thức đề bắt kịp đối

thủ cạnh tranh, bắt kịp nhu cầu khách hàng và các xu hướng công nghệ; việc phân tích và giải thích một cách chặt chẽ để xác định và giải quyết các vấn đề; việc giáo dục và đào tạo cả những nhân viên mới và những nhân viên cũ

Nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, việc chia sẻ kiến thức phải được thực hiện một cách có hệ thống và bằng những cách thức nhất định Việc chia sẻ có thể diễn ra giữa những cá nhân với nhau, giữa những nhóm hay trong toàn bộ công ty Kiến thức có thể chia sẻ theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc trong công ty Ví dụ như, quá trình chia sẻ kiến thức có thể chỉ tập trung trong nội bộ công ty với mục đích chính là sửa chữa những sai lầm Sau khi một dự án kết thúc, thì yêu cầu của việc chia sẻ kiến thức là kiểm tra hay xem xét lại những vấn đề mà sau này sẽ được chia sẻ lại cho những người cũng thực hiện công việc tương tự Ngoài ra thì việc chia sẻ kiến thức cũng có thể hướng ra bên ngoài, ví dụ như tạo ra những diễn đàn trao đổi thường xuyên với các khách hàng hay với các chuyên gia trong lĩnh vực đó để có thể học hỏi được những kiến thức của họ về hoạt động của công ty cũng như những thử thách mà công ty sẽ gặp phải Đồng thời, các phương pháp học này đảm bảo vịêc những thông tin thiết yếu sẽ được truyền đạt một cách nhanh chóng và hiệu quả tới những người cần chúng

Đề cao tính linh hoạt và sự học hỏi: Trong một môi trường đầy biến

động và cạnh tranh, sự tồn tại của một công ty sẽ phụ thuộc vào sự phản ứng nhanh trước các rủi ro và cơ hội Để mọi người nhận thức được tính linh hoạt và khả năng thích ứng, cần khuyến khích mọi người coi mọi hoạt động chỉ mang tính tạm thời Cần xem xét định kỳ mỗi hoạt động để xác định xem hoạt động đó có cần thiết nữa hay không hoặc loại bỏ như thế nào

Khuyến khích cách tư duy có hệ thống: Một cản trở đối với quá

trình học hỏi đó l à các cách tư duy đơn giản khiến mọi người chỉ có thể

hiểu lờ mờ và nguyên nhân các biến cố (Senge, 1990) Cách tư duy hệ thống bao gốm việc sử dụng các mô hình tâm lý vốn thừa nhận các mối quan hệ phức tạp

Tăng cường học hỏi từ những tình huống bất ngờ và sự thất bại:

Những trường hợp bất ngờ và sự thất bại thường tạo cơ hội cho mọi người học hỏi nhiều hơn là những sự kiện hoặc kết quả đã dự tính theo kế hoạch Những việc xảy ra như dự kiến có thể xác nhận được những nhận định và các lý thuyết hiện tại nhưng không tạo ra một sự hiểu biết mới

Khuyến khích và hỗ trợ các cá nhân và nhóm học hỏi: Các tổ chức

chỉ có thể học hỏi nếu cá nhân các thành viên trong tổ chức đó đang học hỏi (Senge, 1990) Một cách để tăng cường nỗ lực học hỏi trong tổ chức đó

là phát huy quá trình học hỏi của các cá nhân Việc học hỏi yêu cầu phải có thời gian để áp dụng và phân tích và việc học hỏi thường mang tính cấp thiết khi mọi người phải giải quyết những vấn đề cấp thiết (Garvin, 1993)

Tiếp thu kiến thức từ những người ngoài tổ chức: Một cách để tiếp

thu kiến thức mới đó là xác định những quy trình tương tự đã được tiến hành trong các tổ chức thành công Quy trình này thường được gọi là

“chuẩn mực” (Camp, 1989) Ngoài ra còn có thể mua quyền sử dụng kiến thức từ một tổ chức khác, thuê những người có nghiệp vụ đặc biệt từ bên ngoài tổ chức giữ vị trí chủ chốt, thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài đào tạo…

3 Yếu tố thứ 3: Lãnh đạo cũng không ngừng học tập

Hành vi của các lãnh đạo sẽ ảnh hưởng rất lớn tới việc học tập của tổ chức đó Khi những nhà lãnh đạo chủ động hỏi và lắng nghe các nhân viên –bằng cách đó gây cảm hứng cho cuộc nói chuyện hay tranh luận – thì những người trong công ty sẽ cảm thấy có động lực hơn để học hỏi Nếu

các nhà lãnh đạo nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tập trung làm rõ các vấn đề, trao đổi những kiến thức có được, và kiểm tra lại một cách cẩn thận thì những việc này sẽ được thực hiện nghiêm chỉnh Khi cấp trên biểu thị

sự sẵn sàng để tiếp nhận những quan điểm, ý kiến của người khác thì những nhân viên cũng cảm thấy như mình được khuyến khích đưa ra những

ý tưởng và lựa chọn mới

Tuyên truyền rộng rãi động cơ học tập trong tổ chức: Việc học hỏi

của tổ chức đòi hỏi phải có các cơ chế truyền bá kiến thức cho mọi người muốn áp dụng kiến thức đó Việc giữ bí mật kiến thức là kẻ thù của sự học hỏi Sự tiếp cận thông tin về hoạt động của tổ chức một cách dễ dàng, bao gồm thông tin về các vấn đề, thất bại sẽ hỗ trợ quá trình học hỏi của tổ chức

Khen thưởng nỗ lực học tập và sáng tạo: Cơ chế khen thưởng trong

một tổ chức có ảnh hưởng lớn đến nỗ lực học hỏi của tổ chức đó Cơ chế sẽ tác động đến động cơ học tập của các cá nhân, của nhóm, việc học hỏi từ những thất bại và phổ biến kiến thức trong một tổ chức