Xây dựng một tổ chức học tập hiệu quả

XÂY DỰNG MỘT TỔ CHỨC HỌC TẬP HIỆU QUẢ Theo đề xuất tổ chức học hỏi, kiến thức chìa khố để phát huy tài sản trí tuệ làm tăng vốn tri thức Một tổ chức học hỏi tổ chức biết cách sử dụng tri thức tạo cho cán nhân viên hội cơng cụ phát triển ứng dụng tri thức Chúng ta kỷ nguyên “những tổ chức học hỏi” Các giám đốc ý thức để công ty họ dẫn đầu cạnh tranh, nhân viên cấp bậc phải học hỏi nhiều (và nhanh hơn) kỹ mới, công nghệ phương thức Gary Hamel, nhà chiến lược kinh doanh tiếng thích nói rằng, câu hỏi thiết mà nhà lãnh đạo (và thực công ty họ) phải đối mặt là: "Bạn có học hỏi nhanh giới thay đổi khơng?" Chính việc "Bắt đầu với hành vi đóng góp nhà lãnh đạo "là bốn đóng góp quan trọng vào phát triển tổ chức học tập Cung cấp cho nhà lãnh đạo tầm nhìn ban đầu việc tổ chức bạn tồn nơi bạn Họ truyền đạt tầm nhìn Họ giao tiếp rõ ràng niềm tin họ liên tục tăng trưởng, học tập, cải tiến đảm bảo hoàn thành Họ xây dựng đồng thuận quyền sở hữu khoảng tầm nhìn này, chịu ảnh hưởng quan điểm người khác tổ chức Họ mơ hình hành động mà họ muốn phát triển người khác Kỳ vọng họ lời nói, quan trọng hành động mà người khác nhìn thấy Các nhà lãnh đạo muốn có tổ chức học tập liên tục tìm hiểu thân Họ đọc sách, báo chia sẻ nội dung với phần lại tổ chức Họ tham dự buổi đào tạo hội thảo Họ ni dưỡng mơi trường người có quyền định cơng việc họ Họ đảm bảo tất người cần thông tin để đưa định tốt truyền đạt Họ thúc đẩy môi trường tổ chức hỗ trợ học tập làm chủ cá nhân Trong môi trường tại, cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức hay quốc gia, tất phải bắt đầu kết thúc với việc học hỏi, phát triển thơng qua q trình học hỏi liên tục chìa khóa thành cơng Mơi trường hầu hết tổ chức ngày động cạnh tranh Sự cạnh tranh trở nên khốc liệt đòi hỏi khách hàng ngày cao, thời gian để phát triển tung thị trường sản phẩm dịch vụ mới, chẳng chốc chúng trở nên lỗi thời Để thành công môi trường bất ổn này, tổ chức cần có nhân lực cấp chủ trương học hỏi đổi mới, cải tiến liên tục Việc đào tạo tổ chức bao gồm việc tiếp thu kiến thức mới, lực sáng tạo học theo cách thực hành có hiệu cao từ người khác Cách tiếp cận kiến thức gần dễ dàng hơn, tạo hội cạnh tranh thuận lợi (những người bắt chước thường tụt hậu so với nhà phát minh) việc tiếp nhận kiến thực phù hợp cách tổng thể để tiếp thu kiến thức dựa vào tổ chức hoàn cảnh thực tế (Nevis, Dibella, & Gould, 1955) Thuật ngữ Tổ chức học hỏi sử dụng để miêu tả tổ chức học hỏi nhanh chóng sử dụng kiến thức để trở nên hiệu Trong tổ chức này, định chủ yếu bị chi phối mong muốn học hỏi mong muốn cải thiện hiệu hoạt động thời gian ngắn Nhiều hoạt động tổ chức nhằm phát triển lựa chọn cơng cụ mơ hình tâm lý chung để hiểu rõ quy trình cơng việc cách thức thích nghi với mơi trường đạt mục tiêu tổ chức Các nguồn lực đầu tư để thúc đẩy việc học tập cấp (ví dụ: chương trình đào tạo, phân cơng nhiệm vụ đặc biệt để tăng cường học hỏi, hệ thống thông tin để phân tích quy trình đánh giá kết quả) Giá trị đổi mới, thử nghiệm, tính linh hoạt sáng kiến gắn kết chặt chẽ vào văn hoá tổ chức phản ánh chế khen thưởng Mọi người cấp độ trao thêm quyền lực để giải vấn đề tìm cách làm việc hiệu Đội ngũ lãnh đạo cao hình thành trì quy trình nhằm ni dưỡng ý tưởng hỗ trợ việc thay đổi người cấp đề xuất Kiến thức truyền bá rộng rãi cho có nhu cầu người khuyến khích áp dụng kiến thức cơng việc I TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC XÂY DỰNG TỔ CHỨC HỌC HỎI Mơ hình bền vững lãnh đạo thị trường lãnh đạo tư Và nếu, Aristotle nói "giảng dạy hình thái cao hiểu biết", họ hiểu cách hiệu chứng minh vị lãnh đạo tư bạn phải giảng dạy cho tổ chức khác điều bạn biết - cho dù họ khách hàng, nhà cung cấp chí đối thủ cạnh tranh trực tiếp Từ nghiên cứu lý thuyết tình cụ thể nhà khoa học, nhận thấy việc xây dựng tổ chức học hỏi vô quan trọng, mà kiến thức nhân lực trở nên ngày quan trọng nguồn lợi cạnh tranh lực học tập ngày trở nên quan trọng tổ chức Việc thích nghi với mơi trường liên tục cải tiến hỗ trợ mạnh mẽ xây dựng tổ chức học hỏi Người lãnh đạo tăng cường việc học hỏi đổi mới, sáng tạo tổ chức cách khuyến khích thực thử nghiệm tiếp thu kiến thức, chia sẻ thông tin, phổ biến kiến thức, tư có hệ thống cải tiến mơ hình tâm lý Điều chứng tỏ tổ chức học hỏi tổ chức biết cách sử dụng tri thức tạo cho cán nhân viên hội cơng cụ phát triển ứng dụng tri thức II ĐIỀU CẦN THIẾT ĐỂ TẠO NÊN MỘT TỔ CHỨC HỌC HỎI: Tạo nên ‘tổ chức học hỏi’ Điều cần thiết để tạo nên tổ chức học hỏi không nuôi dưỡng cá nhân học hỏi mà tạo mơi trường khích lệ hướng dẫn việc tự học hỏi Các điểm chủ chốt việc phát triển tổ chức học hỏi bao gồm: Thiết lập mạng lưới học hỏi Trước đây, vai trò doanh nghiệp việc tạo môi trường học hỏi thường đơn vị quân đội - ban bố mệnh lệnh, đào tạo cán bộ, khuyến khích họ học tập Ngày nay, vai trò thay đổi, ví nhà sinh thái , ln tìm kiếm để kiến tạo mơi trường học hỏi tốt có thể, hỗ trợ khuyến khích cá nhân học hỏi vươn lên, cung cấp kênh, hội học hỏi đa dạng, tạo nên mạng lưới ‘học hỏi sáng tạo’ Chia sẻ nhóm yếu tố phát triển tổ chức Sau 25 năm nghiên cứu, Noel M Tichy- giáo sư trường Đại học Kinh doanh Michigan, đưa kết luận đơn giản sâu sắc Nguyên nhân thắng lợi doanh nghiệp thành cơng lãnh đạo cấp cao ln ni duỡng vị trí quản lý tất cấp độ công ty Các nhà lãnh đạo đóng vai trò then chốt việc ni duỡng tổ chức học hỏi Một lãnh đạo học hỏi thành công tác động tới nhân viên họ ba cách sau: - Các ý tưởng: Những nhà lãnh đạo học hỏi thành cơng có ý tưởng rõ ràng môi trường cạnh tranh, phát triển công ty họ sẵn sàng thảo luận ý tưởng với người khác Những cá nhân sẵn lòng truyền bá ý tưởng làm tảng cho tầm nhìn chung - Giá trị: Những nhà lãnh đạo học hỏi khơng có nhận thức giá trị tổ chức mà nỗ lực để đảm bảo giá trị biến thành thái độ mục tiêu chung Đồng thời, cá nhân trở thành mơ hình mẫu nhận thức mà lời nói hành động thể giá trị họ - Khả cảm nhận nghị lực Những nhà lãnh đạo học hỏi thành cơng khơng thân họ có khả cảm nhận u thích thử thách mà có khả khuyến khích người khác say mê hành động họ, tạo khả cảm nhận đáng tin cậy, sử dụng để khơi dậy mong muốn Họ có khả việc chuyển đổi tình bất lợi thành có lợi Thiết lập có hệ thống văn hóa học hỏi tổ chức Các tổ chức học hỏi ln định hướng vào việc ni dưỡng thói quen học hỏi suốt đời Mức độ việc học hỏi liên tục tạo nên thống cho cá nhân, nhóm nhỏ tồn thể tổ chức Do đó, q trình học hỏi làm tăng mức độ tương tác nhân viên, cho phép thiết lập mối quan hệ bền chặt nhân viên, cá nhân doanh nghiệp Điều tạo điều kiện cho việc xây dựng văn hóa cơng ty tốt đẹp Muốn thúc đẩy văn hóa học hỏi cơng ty nào, sử dụng phương pháp tiếp cận như: áp dụng công nghệ thông tin, giảm bớt cấp bậc kiểm soát, coi trọng chấp nhận ý kiến nhân viên, tạo môi trường khuyến khích sáng kiến, thay đổi mơ hình quản lý tổ chức, đề cao tầm quan trọng hoạt động nghiên cứu phát triển, cung cấp kênh trao đổi chung, khen thưởng cho cá nhân hoàn thành xuất sắc công việc III CÁC YẾU TỐ ĐỂ TỐI ĐA HOÁ TIỀM NĂNG HỌC TẬP CỦA MỘT TỔ CHỨC Từ lý thuyết thực tiễn thấy có yếu tố tác động mạnh đến tiềm học hỏi tổ chức Cụ sau: Mơi trường khuyến khích học tập Một mơi trường khuyến khích việc học tập có đặc điểm Giúp người hiểu cải thiện mơ hình tâm lý họ Nhìn chung người thường có nhận định chủ quan họ chưa hiểu rõ nhận định dẫn đến hiểu sai kiện Một mơ hình tâm lý cách hiểu cách thức mơ hình thực Bằng cách giúp người hiểu cải thiện mơ hình tâm lý họ, người lãnh đạo giúp tăng khả học hỏi giải vấn đề (Senge, 1990) Theo cách này, người lãnh đạo giúp người hiểu rõ họ vơ tác dụng họ tạo ảnh hưởng có ý nghĩa tổ chức Biết nhận thức khác biệt Việc học tập diễn người ý đến quan điểm đối lập Việc nhận giá trị quan điểm đối lập tích cực làm tăng lượng động cơ, lóe lên ý nghĩ mẻ, tránh khỏi thờ ơ, trì trệ Khuyến khích thử nghiệm: Mục đích thử nghiệm tìm hiểu sâu vấn đề cần tìm hiểu Trong năm gần tổ chức ngày có xu hướng sử dụng thử nghiệm quy mơ nhỏ để hỗ trợ q trình học tập Các thử nghiệm quy mơ nhỏ tạo hội để thí điểm ý tưởng mà không sợ rủi ro thực chương trình thay đổi lớn Kết học hỏi có sau thử nghiệm phụ thuộc vào thử nghiệm thiết kể thực Tăng cường đổi hoạt động khốn việc: Áp lực thực cơng việc theo thời hạn đề làm cách để tăng ý nghĩ, cải tiến sản phẩm, dịch vụ quy trình đề mục tiêu đổi cho cá nhân nhóm Ngồi cơng việc thường ngày, nhiều nhân viên có phát kiến quan trọng Người lãnh đạo nên khuyến khích hoạt động mang tính giao khốn giúp nhân viên có đủ thời gian để thực ý tưởng nhằm phát kiến sản phẩm dịch vụ cải tiến quy trình có Thời gian để xem xét lại cơng việc Hầu hết nhà lãnh đạo bị phụ thuộc tuyệt đối vào thời gian họ làm việc nhiệm vụ họ phải thực Khi người bận bịu căng thẳng áp lực lịch làm việc, khả suy nghĩ cách khoa học sáng tạo họ bị giảm sút Họ việc suy xét vấn đề việc rút học từ kinh nghiệm Một mơi trường hỗ trợ học tập đem lại khoảng thời gian nghỉ cơng việc khuyến khích việc xem xét lại cách thấu đáo q trình cơng việc thực Những phương pháp học thực hành cụ thể Việc gây dựng tổ chức học tập điều dễ dàng Cần phải có bước cụ thể đóng góp rộng rãi người, khơng khác với bước công việc kinh doanh quảng cáo, giao hàng phát triển sản phẩm Các phương pháp học tập thường liên quan đến việc tổng quát, thu thập, giải thích truyền đạt thông tin Bao gồm việc thử nghiệm để phát triển kiểm tra sản phẩm dịch vụ mới; việc tập trung tri thức đề bắt kịp đối thủ cạnh tranh, bắt kịp nhu cầu khách hàng xu hướng cơng nghệ; việc phân tích giải thích cách chặt chẽ để xác định giải vấn đề; việc giáo dục đào tạo nhân viên nhân viên cũ Nhằm đạt hiệu cao nhất, việc chia sẻ kiến thức phải thực cách có hệ thống cách thức định Việc chia sẻ diễn cá nhân với nhau, nhóm hay tồn cơng ty Kiến thức chia sẻ theo chiều ngang theo chiều dọc cơng ty Ví dụ như, q trình chia sẻ kiến thức tập trung nội cơng ty với mục đích sửa chữa sai lầm Sau dự án kết thúc, yêu cầu việc chia sẻ kiến thức kiểm tra hay xem xét lại vấn đề mà sau chia sẻ lại cho người thực cơng việc tương tự Ngồi việc chia sẻ kiến thức hướng bên ngồi, ví dụ tạo diễn đàn trao đổi thường xuyên với khách hàng hay với chuyên gia lĩnh vực để học hỏi kiến thức họ hoạt động công ty thử thách mà công ty gặp phải Đồng thời, phương pháp học đảm bảo vịêc thông tin thiết yếu truyền đạt cách nhanh chóng hiệu tới người cần chúng Đề cao tính linh hoạt học hỏi: Trong môi trường đầy biến động cạnh tranh, tồn công ty phụ thuộc vào phản ứng nhanh trước rủi ro hội Để người nhận thức tính linh hoạt khả thích ứng, cần khuyến khích người coi hoạt động mang tính tạm thời Cần xem xét định kỳ hoạt động để xác định xem hoạt động có cần thiết hay khơng loại bỏ Khuyến khích cách tư có hệ thống: Một cản trở trình học hỏi l cách tư đơn giản khiến người hiểu lờ mờ nguyên nhân biến cố (Senge, 1990) Cách tư hệ thống bao gốm việc sử dụng mơ hình tâm lý vốn thừa nhận mối quan hệ phức tạp Tăng cường học hỏi từ tình bất ngờ thất bại: Những trường hợp bất ngờ thất bại thường tạo hội cho người học hỏi nhiều kiện kết dự tính theo kế hoạch Những việc xảy dự kiến xác nhận nhận định lý thuyết không tạo hiểu biết Khuyến khích hỗ trợ cá nhân nhóm học hỏi: Các tổ chức học hỏi cá nhân thành viên tổ chức học hỏi (Senge, 1990) Một cách để tăng cường nỗ lực học hỏi tổ chức phát huy q trình học hỏi cá nhân Việc học hỏi yêu cầu phải có thời gian để áp dụng phân tích việc học hỏi thường mang tính cấp thiết người phải giải vấn đề cấp thiết (Garvin, 1993) Tiếp thu kiến thức từ người tổ chức: Một cách để tiếp thu kiến thức xác định quy trình tương tự tiến hành tổ chức thành công Quy trình thường gọi “chuẩn mực” (Camp, 1989) Ngồi mua quyền sử dụng kiến thức từ tổ chức khác, thuê người có nghiệp vụ đặc biệt từ bên ngồi tổ chức giữ vị trí chủ chốt, thuê chuyên gia tư vấn bên ngồi đào tạo… Lãnh đạo khơng ngừng học tập Hành vi lãnh đạo ảnh hưởng lớn tới việc học tập tổ chức Khi nhà lãnh đạo chủ động hỏi lắng nghe nhân viên –bằng cách gây cảm hứng cho nói chuyện hay tranh luận – người cơng ty cảm thấy có động lực để học hỏi Nếu nhà lãnh đạo nhấn mạnh tầm quan trọng việc tập trung làm rõ vấn đề, trao đổi kiến thức có được, kiểm tra lại cách cẩn thận việc thực nghiêm chỉnh Khi cấp biểu thị sẵn sàng để tiếp nhận quan điểm, ý kiến người khác nhân viên cảm thấy khuyến khích đưa ý tưởng lựa chọn Tuyên truyền rộng rãi động học tập tổ chức: Việc học hỏi tổ chức đòi hỏi phải có chế truyền bá kiến thức cho người muốn áp dụng kiến thức Việc giữ bí mật kiến thức kẻ thù học hỏi Sự tiếp cận thông tin hoạt động tổ chức cách dễ dàng, bao gồm thông tin vấn đề, thất bại hỗ trợ trình học hỏi tổ chức Khen thưởng nỗ lực học tập sáng tạo: Cơ chế khen thưởng tổ chức có ảnh hưởng lớn đến nỗ lực học hỏi tổ chức Cơ chế tác động đến động học tập cá nhân, nhóm, việc học hỏi từ thất bại phổ biến kiến thức tổ chức IV CÁCH THỨC HỌC HỎI TRONG TỔ CHỨC CỦA MỘT SỐ DOANH NGHIỆP LỚN Để minh họa cách cụ thể đưa vài ví dụ có tính chất tham khảo để hiểu rõ hơn: Ví dụ 1: Học hỏi phần văn hóa Cơng ty Nestlé Mỗi nhân viên dù vị trí nào, cần liên tục nâng cao kiến thức kỹ Vì thế, ham học hỏi điều kiện thiếu người ứng viên chọn vào làm việc với Công ty Trước tiên, đào tạo thực thông qua việc học công việc giao Hướng dẫn huấn luyện trách nhiệm người lãnh đạo quan trọng phát triển cá nhân vị trí Chương trình đào tạo thực tiễn phát triển kỹ nhân viên đưa vào khung chương trình phát triển cá nhân Vì thế, việc tham gia đào tạo không sử dụng đơn phần thưởng, mà nghĩa vụ người nhân viên Ngồi việc học cho cá nhân mình, nhân viên Nestlé, đặc biệt vị trí lãnh đạo chuyên viên, cần có nhiệt tình mong muốn chia sẻ kiến thức kỹ mà học cho đồng đội với nhiều hình thức khác chia sẻ điều học họp phòng/nhóm, đứng lớp, tổ chức họat động thực hành cho nhóm, tham gia nhóm dự án, v.v Ví dụ 2: Theo báo cáo hàng năm, nhân viên Toyota đóng góp từ 60 -70 ý tưởng cải tiến năm Số liệu thống kê cho biết tổng số ý tưởng cải tiến toàn thể nhân viên Toyota 40 năm ? triệu ý tưởng? triệu ý tưởng? 10 triệu ý tưởng? Con số xác 20 triệu ý tưởng tỷ lệ ý tưởng thực 90% Trả lời vấn "Bí thành cơng hệ thống phát triển sản phẩm Công ty Toyota ?", ông Yuichi Okamota, nguyên Phó Giám đốc Trung Tâm Kỹ Thuật Toyota nói: Chúng tơi có kỹ thuật tinh vi việc phát triển xe mới, gọi lần Chúng tơi, tồn thể nhân viên công ty, đặt câu hỏi "Tại sao" đến lần để tìm nguyên nhân gốc liên tục đưa ý tưởng cải tiến (Kaizen) Ông Yuichi cho biết Toyota khơng có hệ thống Sigma, mà có hệ thống đề xuất ý tưởng cải tiến (Kaizen Teian), Kaizen Event Process Kaizen Toyota xem lỗi lầm hội để học hỏi Thay khiển trách cá nhân, cơng ty tiến hành hoạt động cải tiến phổ biến kinh nghiệm cho tòan tổ chức Trở thành tổ chức học hỏi việc không ngừng tự phê bình (Hansei) cải tiến liên tục (Kaizen) q trình liên tục diễn tồn công ty Kaizen thay đổi phương pháp và/hoặc kỹ sử dụng phương tiện để cải tiến Kaizen chọn cách làm tốt hơn, khơng bám dính vào cách làm, nghiên cứu, suy nghĩ để đề cách làm Các ý tưởng đề xuất Kaizen Teian thường ý tưởng thay đổi nhỏ, nằm phạm vi làm việc nhân viên, công nhân, chi phí thay đổi thấp dễ thực V KẾT LUẬN Việc làm để tổ chức trở thành tổ chức học hỏi vấn đề mang tính học thuật cao đòi hỏi tư cách sâu sắc Từ cá nhân, tổ chức đến xã hội, ý tưởng học hỏi liên tục tảng tiến Nếu tất người định hướng học hỏi, cá nhân họ liên tục phát triển tạo động lực cần thiết làm thay đổi tổ chức xã hội Tài liệu tham khảo: - Giáo trình Phát triển khả lãnh đạo – Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế - Bài viết William C Taylor Harvard Business Publishing - Donnelly, JR., James H.Gibson James L., Ivancevich John M., “Quản trị học bản”, Nhà xuất lao động xã hội, quý III 2008 - Dịch từ viết Tiến sĩ Chang Pao-cheng, Chủ tịch Trung tâm Năng suất Đài loan đăng tạp chí FOCUS - Bài viết: Công ty = tổ chức học hỏi Vũ Minh Tuấn dịch - Bài viết: Sự lên tổ chức đào tạo kỹ Nguyễn Tuyến dịch ... TIỀM NĂNG HỌC TẬP CỦA MỘT TỔ CHỨC Từ lý thuyết thực tiễn thấy có yếu tố tác động mạnh đến tiềm học hỏi tổ chức Cụ sau: Môi trường khuyến khích học tập Một mơi trường khuyến khích việc học tập có... trợ cá nhân nhóm học hỏi: Các tổ chức học hỏi cá nhân thành viên tổ chức học hỏi (Senge, 1990) Một cách để tăng cường nỗ lực học hỏi tổ chức phát huy q trình học hỏi cá nhân Việc học hỏi yêu cầu... trợ trình học hỏi tổ chức Khen thưởng nỗ lực học tập sáng tạo: Cơ chế khen thưởng tổ chức có ảnh hưởng lớn đến nỗ lực học hỏi tổ chức Cơ chế tác động đến động học tập cá nhân, nhóm, việc học hỏi