thực hiện các bước nào để tối đa hóa tiềm năng học tập của một tổ chức

Một “tổ chức học tập” Organization Learning được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, nhưng về cơ bản, có thể thống nhất với định nghĩa sau: ““tổ chức học tập” là tổ chức trong đó mọi t

Vì sao việc xây dựng một tổ chức học tập lại quan trọng? Bạn nên thực hiện các bước nào để tối đa hóa tiềm năng học tập của một tổ chức?

Explain why you feel developing a learning organization is important What steps would you take to maximize an organization's learning potential?

TRẢ LỜI

A VÌ SAO MỘT TỔ CHỨC HỌC TẬP LẠI QUAN TRỌNG:

1 Khái niệm “tổ chức học tập”

Trong lý luận quản lý và tổ chức hiện đại, “tổ chức học tập” được xem là

một triết lý, một thái độ, một cách tiếp cận mới đối với thực tiễn xây dựng và quản

lý tổ chức Một “tổ chức học tập” (Organization Learning) được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, nhưng về cơ bản, có thể thống nhất với định nghĩa sau: ““tổ chức học tập” là tổ chức trong đó mọi thành viên được huy động, lôi cuốn vào việc tìm kiếm, phát hiện và giải quyết vấn đề, vào việc làm cho tổ chức có khả năng thực nghiệm cách làm mới, để biến đổi, phát triển và cải tiến liên tục nhằm đẩy nhanh khả năng tăng trưởng của tổ chức, khiến tổ chức có thể đạt được mục tiêu của mình một cách tốt đẹp nhất”

Tư tưởng cơ bản của “tổ chức biết học hỏi” là “giải quyết vấn đề” thay vì các tổ chức truyền thống được thiết kế nhằm thực hiện một sứ mệnh định sẵn

2: Tại sao một “tổ chức học tập” lại quan trọng:

Việc xây dựng được một tổ chức học tập sẽ giúp cho các thành viên trong tổ chức luôn biết tiếp cận những điểm mới, luôn luôn sáng tạo, luôn tao ra được sự chủ động trong công việc;

Một tổ chức học tập luôn biết tìm kiếm, phát hiện và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả Tổ chức học tập luôn luôn có chất lượng chiều sâu;

Một nghịch lý phổ biến trong các tổ chức là một số cá nhân có nhiều kinh nghiệm quý hoặc những sáng kiến hữu dụng thì một bộ phận khác lại đang mày mò “sáng tạo lại cái bánh xe” theo cách thử-sai-sửa Vô hình chung, tổ chức phải trả nhiều lần chi phí cho một kết quả đã có sẵn ở đâu đó trong nội bộ Đây là tình trạng lãng phí nguồn lực tri thức, một nguồn lực quan trọng quyết định hiệu quả của hoạt động tổ chức

Tổ chức học tập xây dựng và duy trì thiết chế qua đó những tri thức (được dung nạp từ bên ngoài hoặc phát lộ từ bên trong qua mỗi cá nhân trong tổ chức) được chia sẻ, hoàn thiện và phát huy hiệu ứng lan tỏa Những tri thức này cũng được thanh lọc theo thời gian và những gì còn lại trở thành giá trị vô hình cho tổ chức Các bí quyết, kinh nghiệm quý tích lũy trở thành nguồn lực chung cho các thành viên trong tổ chức và có thể mang lại kết quả tổng hợp cho doanh nghiệp theo cấp

số mũ

Việc hình thành tổ chức học tập cần nhiều thời gian và nỗ lực Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thành công của các tổ chức học tập thì cần bắt đầu bằng những hoạt động cụ thể Các khóa đào tạo nâng cao năng lực do chuyên gia bên ngoài thực hiện là hình thức tạo điều kiện cho các cá nhân tham gia dung nạp tri thức mới từ bên ngoài Nếu được tổ chức tốt thì những tri thức của từng cá nhân cũng sẽ được chia sẻ trong phạm vi những người tham gia Tuy nhiên, hạn chế phổ biến của các khóa đào tạo năng lực do chuyên gia bên ngoài thực hiện là chỉ cung cấp tri thức chiều rộng và thường chỉ hiệu quả nhất với đối tượng là nhân viên cấp thừa hành Trong khi đó, các chương trình phát triển năng lực song hành với công việc như huấn luyện (coaching), kèm cặp (mentoring), và tư vấn riêng (conselling) do chuyên gia nội bộ của tổ chức thực hiện đang trở thành những hoạt động hiệu quả cao với những đối tượng lãnh đạo, quản lý Một hình thức khác bao gồm các hoạt động như mở rộng phạm vi công việc, nâng cấp mức độ chuyên sâu công việc, luân chuyển công việc, hoặc chế độ đặc phái viên (secondment) là những hình thức tăng cường sự trải nghiệm của từng cá nhân Sự trải nghiệm ở nhiều vị trí, phạm vi công việc sẽ giúp cho từng cá nhân có cơ hội nhìn nhận năng lực tổ chức một cách

toàn diện và có những chia sẻ, phản biện tốt cho kho tàng tri thức chung của tổ chức

Những yếu tố đảm bảo thành công cho việc xây dựng tổ chức học tập là: (1) lấy lãnh đạo cấp cao làm đòn bẩy quan trọng; (2) định hướng rõ nhu cầu tri thức phục

vụ chiến lược kinh doanh; (3) xây dựng cơ chế khuyến khích chia sẻ tri thức và phản biện; (4) nuôi dưỡng kho tri thức sống và dần mở rộng cho cả các đối tượng bên ngoài tổ chức

Khủng hoảng sẽ thanh lọc những doanh nghiệp sử dụng nguồn lực kém hiệu quả Tri thức là một nguồn lực đặc biệt và doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng tổ chức học tập để quản lý hiệu quả nguồn lực chiến lược này

Tính quan trọng của việc xây dựng một tổ chức học tập sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng thành công những mục tiêu mà mình đặt ra Tổ chức học tập tạo nên một bề dày kinh nghiệm và kiến thức trong giải quyết vấn đề

B BẠN NÊN THỰC HIỆN CÁC BƯỚC NÀO ĐỂ TỐI ĐA HÓA TIỀM NĂNG HỌC TẬP CỦA TỔ CHỨC ?

1 Hiểu rõ về một tổ chức học hỏi trong môi trường doanh nghiệp

Theo những đề xuất về tổ chức học hỏi, kiến thức là chìa khoá để phát huy tài sản trí tuệ và do đó làm tăng vốn tri thức Một tổ chức học hỏi là tổ chức biết cách sử dụng tri thức và tạo cho cán bộ nhân viên của mình cơ hội và công cụ phát triển và ứng dụng tri thức

Trong môi trường hiện tại, bất kể cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức hay quốc gia, tất

cả đều phải bắt đầu và kết thúc với việc học hỏi, bởi vì sự phát triển thông qua quá trình học hỏi liên tục chính là chìa khóa của mọi sự thành công

2 Phải biết thiết kế, xây dựng một tổ chức biết học hỏi

1/ Lãnh đạo: Lãnh đạo là phương tiện duy nhất mà nhờ đó một tổ chức sẽ biến

đổi thành một “tổ chức biết học hỏi” Quan điểm truyền thống cho rằng người lãnh đạo

là người đặt ra mục tiêu, người ra quyết định và người chỉ huy Đối với “tổ chức biết học hỏi” người lãnh đạo phải là người thiết kế, người giáo viên, người phục

vụ Người lãnh đạo phải có khả năng xây dựng tầm nhìn/ quan điểm được chia sẻ, phải biết giúp người khác nhìn thấy toàn bộ hệ thống, biết cách làm việc cùng với mọi người, biết thiết kế cấu trúc tổ chức theo chiều ngang, biết khởi xướng sự biến đổi, biết phát huy năng lực của mỗi thành viên hướng tới tương lai

2/ Cấu trúc theo chiều ngang: “Tổ chức biết học hỏi” sẽ phá bỏ cấu trúc tổ chức

theo chiều dọc – cái cấu trúc ngăn cách người quản lý và thuộc cấp Tổ chức biết học hỏi vận dụng những ý tưởng mới nhất để đạt được sự cộng tác – hợp tác giữa người lãnh đạo với các thành viên, giữa các thành viên với nhau, giữa bộ phận này với bộ phận khác mạng, trong đó các nhóm, tổ sẽ có tính tự chủ đáng kể Cấu trúc

tổ chức theo chiều ngang lấy tổ – nhóm làm trung tâm, nó có vai trò quan trọng hơn mỗi cá nhân

3/ Ủy quyền cho các thành viên: Sự ủy quyền có nghĩa là trao cho các thành

viên

quyền lực, sự tự lo, kiến thức và kỹ năng để họ ra quyết định và hoàn thành quyết định ấy một cách hiệu nghiệm Sự ủy quyền đúng đắn sẽ tạo nên những nhóm, tổ

tự quản, các thành viên tích cực tham gia vào việc ra quyết định, vào việc đánh giá kiểm tra chất lượng… chứ không cần đến sự thanh tra giám sát quá chặt chẽ

4/ Chia sẻ thông tin/ truyền thông: Một “tổ chức biết học hỏi” chắc chắn sẽ tràn

ngập thông tin Để xác định nhu cầu và giải quyết vấn đề, người ta cần phải biết điều gì đang diễn ra Họ cần phải hiểu toàn bộ tổ chức cũng như toàn bộ công tác của mình

Các dữ liệu chính thức về ngân sách, chi phí, lợi nhuận v.v… phải luôn có sẵn cho mọi thành viên Đó chính là “quản lý theo lối sách để ngỏ” Mọi thành viên đều có thể đọc “sách để ngỏ” và trao đổi thông tin với bất kỳ ai trong tổ chức Tổ chức

biết học hỏi phải biết sử dụng sự truyền thông công khai, kể cả việc truyền thông điện tử chẳng hạn như thư điện tử Truyền thông công khai có nghĩa là khiến các thành viên trao đổi mặt đối mặt, trực tiếp, với sự nhấn mạnh vào việc biết lắng nghe

5/ Chiến lược phát lộ: Trong “tổ chức biết học hỏi”, người lãnh đạo vẫn có ảnh

hưởng tới tầm nhìn, tới phương hướng hoạt động của tổ chức, nhưng họ không kiểm soát hay chỉ đạo chiến lược một mình Họ có sự giúp đỡ của mọi thành viên

và hơn thế nữa năng lực chủ chốt lại nằm ở nơi các thành viên Chiến lược của tổ chức sẽ xuất hiện, phát lộ từ những cuộc thảo luận giữa các thành viên Bởi các thành viên là những người có đầy đủ thông tin nhất từ môi trường bên trong cũng như môi trường bên ngoài của tổ chức Chiến lược phát lộ dựa trên một tư tưởng chung đồng thuận về tính thực nghiệm

6/ Văn hóa mạnh mẽ: Chúng ta đều biết văn hóa của tổ chức là những giá trị,

những niềm tin, sự hiểu biết, các chuẩn mực được các thành viên trong tổ chức chia sẻ Có thể khẳng định văn hóa là nền tảng của “tổ chức biết học hỏi” Văn hóa của tổ chức biết học hỏi phải mạnh mẽ trong ba lĩnh vực sau: Cái toàn thể là quan trọng hơn cái bộ phận, ranh giới giữa các bộ phận phải giảm thiểu đến mức thấp nhất; Văn hóa tổ chức là bình đẳng với tất cả mọi thành viên; Các giá trị văn hóa phải được cải thiện và thích nghi

Sự quản lý cần làm cho tổ chức này tổng hợp hài hoà được 6 thành tố:

1 Người lãnh đạo thủ trưởng gương mẫu

2 Các cán bộ quản lý, cố vấn học tập trong tổ chức đều hiểu được quyền hạn

nhiệm vụ của mình theo sứ mệnh của tổ chức và được giúp đỡ để thực hiện quyền

tự chủ trong tổ chức đào tạo

3 Các cán bộ quản lý, cố vấn học tập trong tổ chứcxây dựng được mối liên

hệ theo chiều ngang một cách hợp lý tạo nên sức mạnh tổng hợp của hệ thống

4 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân viêncủa tổ chức có tính minh

bạch, hiệu lực

5 Tổ chứcxác định được sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược hành động trong

mối tương thích với phát triển kinh tế - xã hội của cộng đồng

6 Tổ chứcxây dựng được một hệ giá trị tạo nên “văn hoá” đặc trưng của tổ chức phù hợp với hệ giá trị tiên tiến của thời đại, đất nước, cộng đồng tác động vào tổ chức

3: Phân tích và xác định rõ về vai trò của các nhà Lãnh đạo trong tạo ra tổ chức học tập:

Chúng ta đã ở trong kỷ nguyên của “những tổ chức học hỏi” Các giám đốc cũng ý thức rằng để công ty họ dẫn đầu về cạnh tranh, thì nhân viên ở mọi cấp bậc phải học hỏi nhiều hơn (và nhanh hơn) những kỹ năng mới, công nghệ mới và phương thức mới

Gary Hamel, nhà chiến lược kinh doanh nổi tiếng thích nói rằng, một trong những câu hỏi bức thiết mà các nhà lãnh đạo (và thực sự cả công ty của họ) đang phải đối

mặt là: "Bạn có đang học hỏi nhanh như thế giới đang thay đổi không?"

Chính vì vậy việc "Bắt đầu với các hành vi và đóng góp của các nhà lãnh đạo "là bốn đóng góp quan trọng vào sự phát triển của một tổ chức học tập

 Cung cấp cho các nhà lãnh đạo tầm nhìn ban đầu về việc tại sao tổ chức của bạn tồn tại và nơi bạn đang đi

 Họ truyền đạt tầm nhìn này Họ giao tiếp rõ ràng rằng niềm tin của họ liên tục tăng trưởng, học tập, và cải tiến sẽ đảm bảo hoàn thành

 Họ xây dựng sự đồng thuận và quyền sở hữu khoảng tầm nhìn này, và đang chịu ảnh hưởng của quan điểm của người khác trong tổ chức

 Họ mô hình các hành động mà họ muốn phát triển ở những người khác

Kỳ vọng của họ là bằng lời nói, nhưng quan trọng nhất là hành động mà những người khác có thể nhìn thấy Các nhà lãnh đạo muốn có một tổ chức học tập liên tục tìm hiểu bản thân mình Họ đọc sách và bài báo và chia sẻ nội dung với phần còn lại của tổ chức Họ tham dự các buổi đào tạo và hội thảo

Họ nuôi dưỡng một môi trường trong đó mọi người có quyền quyết định về công việc của họ Họ làm cho rủi ro thông minh chỉ tiêu? Họ đảm bảo rằng tất cả mọi người cần thông tin để đưa ra quyết định tốt được truyền đạt Họ thúc đẩy một môi trường tổ chức hỗ trợ học tập và làm chủ cá nhân

Chính vì vậy, chúng ta cần thảo luận kỹ hơn về môi trường học hỏi, nơi mà chúng

ta có thể khám phá ra chính bản thân mình Môi trường đó nhất thiết phải thúc đẩy việc nuôi dưỡng “Các cá nhân học hỏi”, tạo nên “Các tổ chức học hỏi” và phát triển nên một “Xã hội học hỏi”

4 Các loại hình học tập trong một tổ chức mà lãnh đạo cần định hướng cho các nhân viên của mình.

Cá nhân là một bộ phận cấu thành của tổ chức cũng như xã hội, vì vậy, việc tạo nên các tổ chức học hỏi và xã hội học hỏi phụ thuộc vào sự sẵn lòng và khả năng của các cá nhân để nắm bắt cơ hội học hỏi suốt đời Yếu tố cốt lõi trong việc nuôi dưỡng “Cá nhân học hỏi” bao gồm:

a Lãnh đạo hỗ trợ nhân viên chuyển từ việc được đào tạo sang tự học hỏi:

Để tạo nên được các cá nhân học hỏi, trước tiên cần tập trung vào tâm lý cơ bản Một yếu tố cũng rất quan trọng bên cạnh việc tổ chức chủ động đào tạo đó là khuyến khích sự phát triển khả năng, thái độ và sự sẵn lòng học tập Sự tham gia liên tục vào việc tự học hỏi trong công việc sẽ giúp tạo nên một bầu không khí tốt đối với việc học hỏi trong tổ chức Chỉ khi mà tất cả các nhân viên phát triển được các thói quen gắn với việc học hỏi lâu dài thì tổ chức mới có thể phát triển thành một tổ chức hoặc xã hội học hỏi

b Lãnh đạo hỗ trợ chuyển từ việc học hỏi của cá nhân sang các mối quan hệ hợp tác chặt chẽ:

Việc cùng học hỏi và tham gia của các cá nhân sẽ giúp tăng cường khả năng giúp

đỡ lẫn nhau của họ Bên cạnh đó việc tạo ra các phương thức tương tác tốt làm cho mối quan hệ hợp tác giữa các cá nhân được chặt chẽ hơn Thông qua sự tương tác này, cá nhân học hỏi có thể tận dụng trải nghiệm của bản thân như một phần kinh nghiệm để chia sẻ với những người khác, từ đó khuyến khích hoặc ảnh hưởng tới những người khác Thậm chí ngay cả việc bộc lộ kiên thức còn tiềm ẩn cũng mang lại giá trị, đáng được chia sẻ và nhân rộng

c.Lãnh đạo cần hỗ trợ nhân lực công ty chuyển từ học hỏi một chiều sang nâng cao năng lực:

Các cá nhân học hỏi khác biệt với việc đào tạo một chiều theo cách truyền thống ở chỗ cá nhân này nhận thấy được tầm quan trọng của thói quen và khả năng gắn kết với việc học hỏi lâu dài Họ cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của khả năng đương đầu với những thay đổi có thể xảy ra và khả năng giải quyết các vấn đề, cùng hợp tác để thúc đẩy sự phát triển của tổ chức Một trong những cách tốt nhất để đạt được điều này là phải thiết lập được một tầm nhìn rõ ràng và có thể chia sẻ, làm động lực cho việc học hỏi Như vậy thì tất cả các nhân viên có thể vươn tới sự hoàn thiện và tự chủ phù hợp với tầm nhìn chung Những tầm nhìn được chia sẻ đó

có ảnh hưởng đến mọi người và làm cho công việc của họ có nhiều ý nghĩa hơn, giúp họ đạt được điều gì đó có giá trị hơn hẳn so với sự làm việc đơn thuần, từ đó kích thích việc tự ‘học hỏi một cách sáng tạo’

d Lãnh đạo trợ giúp các cá nhân chuyển từ việc học hỏi một mình sang kết nối mạng lưới:

Tổ chức cần khuyến khích các nhân viên thiết lập các nhóm làm việc liên phòng ban

để chủ động phát hiện và giải quyết các vấn đề Việc này được thể hiện qua lượng thời gian cá nhân tham gia làm việc nhóm và hiệu quả công việc thể hiện qua đánh giá hàng quí Việc này ngược lại giúp nhân viên đưa ra các phản hồi và sáng kiến kịp thời, từ đó đẩy mạnh mối quan hệ tương tác giữa họ, đồng thời khuyến khích nâng cao kết quả công việc Cũng cần phải chỉ ra rằng, tất cả các cá nhân cần phải cởi mở giao tiếp với nhau kể cả lãnh đạo cao cấp Trước đây, lãnh đạo cấp cao chỉ

đưa ra mệnh lệnh, còn ngày nay họ phải giao tiếp với các nhân viên, khuyến khích khả năng tiềm ẩn của họ, tạo nên một mạng lưới kết nối và cải thiện các kết quả học hỏi

5 Điều cần thiết để tạo nên một tổ chức học hỏi:

Tạo nên một ‘tổ chức học hỏi’ Điều cần thiết để tạo nên một tổ chức học hỏi là không chỉ nuôi dưỡng các cá nhân học hỏi mà còn tạo ra một môi trường khích lệ

và hướng dẫn việc tự học hỏi Các điểm chủ chốt trong việc phát triển một tổ chức học hỏi bao gồm:

a Thiết lập một mạng lưới học hỏi

Trước đây, vai trò của các doanh nghiệp trong việc tạo ra một môi trường học hỏi thường như một đơn vị quân đội - ban bố các mệnh lệnh, đào tạo cán bộ, khuyến khích họ học tập Ngày nay, vai trò đó đã thay đổi, ví như một nhà sinh thái , luôn tìm kiếm để kiến tạo ra môi trường học hỏi tốt nhất có thể, hỗ trợ và khuyến khích

cá nhân học hỏi và vươn lên, cung cấp các kênh, các cơ hội học hỏi đa dạng, tạo nên một mạng lưới ‘học hỏi sáng tạo’

b Chia sẻ trong nhóm là yếu tố cơ bản đối với sự phát triển tổ chức

Sau 25 năm nghiên cứu, Noel M Tichy- một giáo sư của trường Đại học Kinh doanh Michigan, đã đưa ra một kết luận đơn giản nhưng rất sâu sắc Nguyên nhân thắng lợi của các doanh nghiệp thành công đó là lãnh đạo cấp cao đã luôn nuôi duỡng các vị trí quản lý ở tất cả các cấp độ trong công ty Các nhà lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc nuôi duỡng một tổ chức học hỏi Một lãnh đạo học hỏi thành công tác động tới nhân viên của họ ở ba cách sau:

- Các ý tưởng: Những nhà lãnh đạo học hỏi thành công có những ý tưởng rất rõ ràng về môi trường cạnh tranh, sự phát triển của công ty và họ sẵn sàng thảo luận những ý tưởng đó với người khác Những cá nhân này sẽ sẵn lòng truyền bá các ý tưởng làm nền tảng cho tầm nhìn chung

- Giá trị: Những nhà lãnh đạo học hỏi không chỉ có nhận thức đối với các giá trị của tổ chức mà còn nỗ lực hết sức để đảm bảo các giá trị đó được biến thành thái

độ và mục tiêu chung Đồng thời, những cá nhân này trở thành mô hình mẫu về nhận thức mà lời nói và hành động thể hiện các giá trị của họ

- Khả năng cảm nhận và nghị lực: Những nhà lãnh đạo học hỏi thành công không chỉ bản thân họ có khả năng cảm nhận và yêu thích sự thử thách mà còn có khả năng khuyến khích những người khác bằng sự say mê và hành động của chính họ, tạo ra khả năng cảm nhận đáng tin cậy, có thể sử dụng để khơi dậy các mong muốn Họ cũng có khả năng trong việc chuyển đổi tình thế bất lợi thành có lợi

c Thiết lập có hệ thống văn hóa học hỏi của tổ chức.

Các tổ chức học hỏi luôn định hướng vào việc nuôi dưỡng thói quen học hỏi suốt đời Mức độ của việc học hỏi liên tục tạo nên sự thống nhất cho các cá nhân, các nhóm nhỏ và trong toàn thể tổ chức Do đó, quá trình học hỏi sẽ làm tăng mức độ tương tác giữa các nhân viên, nó cho phép thiết lập mối quan hệ bền chặt hơn giữa các nhân viên, giữa cá nhân và doanh nghiệp Điều này tạo điều kiện cho việc xây dựng một nền văn hóa công ty tốt đẹp

Muốn thúc đẩy nền văn hóa học hỏi trong bất kỳ công ty nào, chúng ta có thể sử dụng các phương pháp tiếp cận như: áp dụng công nghệ thông tin, giảm bớt cấp bậc kiểm soát, coi trọng và chấp nhận các ý kiến của nhân viên, tạo ra một môi trường khuyến khích các sáng kiến, thay đổi mô hình quản lý của tổ chức, đề cao tầm quan trọng của hoạt động nghiên cứu phát triển, cung cấp các kênh trao đổi chung, khen thưởng cho các cá nhân hoàn thành xuất sắc công việc

VI Kết luận

Việc làm thế nào để một tổ chức trở thành một tổ chức học hỏi là một vấn đề mang tính học thuật cao và đòi hỏi tư duy một cách sâu sắc Từ các cá nhân, tổ chức đến

xã hội, ý tưởng học hỏi liên tục là nền tảng của sự tiến bộ Nếu tất cả mọi người đều định hướng học hỏi, cá nhân họ sẽ liên tục phát triển và như vậy sẽ tạo ra động lực cần thiết làm thay đổi tổ chức và xã hội

Những lời khuyên thêm về cách trở thành một tổ chức học tập.