TÌM HIỂU CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH và kỹ NĂNG NHÂN sự của NHÀ QUẢN TRỊ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 3 A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 I. Lý do chọn chủ đề 1 II. Lịch sử đề tài được nghiên cứu 2 III. Nội dung bài tiểu luận 2 CHƯƠNG 1: 3 HỆ THỐNG CÁC KHÁI NIỆM VÀ LÝ THUYẾT CĂN BẢN VỀ 3 NHÀ QUẢN TRỊ 3 1.1. Thế nào là quản trị 3 1.2. Đặc điểm của quản trị 6 1.3. Vai trò của quản trị 8 1.4. Nhà quản trị là ai? 9 1.5. Vai trò của nhà quản trị trong tổ chức 12 CHƯƠNG 2: 15 TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 15 2.1. Hoạch định là gì? 15 2.2. Phân loại hoạch định 16 2.2.1. Hoạch định chiến lược:. 16 2.2.2. Hoạch định chiến thuật: 18 2.3. Vai trò của chức năng hoạch định 20 2.4. Làm thế nào để hoạch định hiệu quả 23 CHƯƠNG 3: 31 TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG NHÂN SỰ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 31 3.1. Khái niệm kỹ năng 32 3.2. Kỹ năng nhân sự 33 3.3. Những kỹ năng nhân sự cần thiết đối với nhà quản trị 34 3.3.1. Kỹ năng giao tiếp 34 3.3.2. Kỹ năng tổ chức và bố trí nhân sự 36 3.3.3. Kỹ năng thu thập thông tin 39 C. KẾT LUẬN 40

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG NHÂN SỰ CỦA

NHÀ QUẢN TRỊ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản trị học Giảng viên giảng dạy: Vi Tiến Cường

Mã phách:……….

Hà Nội – 2017

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Mã phách

Họ và tên sinh viên:……… Ngày sinh:……… …….;Mã sinh viên:…………

Lớp:………Khoa:……….………

Tên Tiểu luận/Bài tập lớn:……… ……… …… ……

… ………… ……….

Học phần:………

Giảng viên phụ trách: ……….

Sinh viên kí tên

Phiếu này bằng 1/2 tờ giấy A4 để rời và đặt sau bìa 1 – trên trang đầu tiên của tiểu luận; hoặc giữa giấy bóng kính (nếu có) với bìa 1

LỜI NÓI ĐẦU

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên Vi Tiến Cường, người đãtrực tiếp giảng dạy và hướng dẫn trong suốt quá trình nghiên cứu và học tập họcphần Quản trị học

Qua quá trình học tập, cùng với vốn kiến thức và việc tìm tòi, nghiên cứu, đã

giúp tôi hoàn thành bài tiểu luận kết thúc học phần với chủ đề: Tìm hiểu chức năng

hoạch định và kỹ năng nhân sự của nhà quản trị

Xuyên suốt bài tiểu luận sẽ cung cấp những vấn đề cơ bản của chủ đề nghiêncứu và đưa ra những kết quả của quá trình phân tích chức năng và kỹ năng quantrọng nhất của một nhà quản trị Chắc chắn bài tiểu luận sẽ không thể tránh khỏinhững thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của người đọc

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

I Lý do chọn chủ đề 1

II Lịch sử đề tài được nghiên cứu 2

III Nội dung bài tiểu luận 2

CHƯƠNG 1: 3

HỆ THỐNG CÁC KHÁI NIỆM VÀ LÝ THUYẾT CĂN BẢN VỀ 3

NHÀ QUẢN TRỊ 3

1.1 Thế nào là quản trị 3

1.2 Đặc điểm của quản trị 6

1.3 Vai trò của quản trị 8

1.4 Nhà quản trị là ai? 9

1.5 Vai trò của nhà quản trị trong tổ chức 12

CHƯƠNG 2: 15

TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 15

2.1 Hoạch định là gì? 15

2.2 Phân loại hoạch định 16

2.2.1 Hoạch định chiến lược: 16

2.2.2 Hoạch định chiến thuật: 18

2.3 Vai trò của chức năng hoạch định 20

2.4 Làm thế nào để hoạch định hiệu quả 23

CHƯƠNG 3: 31

TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG NHÂN SỰ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 31

3.1 Khái niệm kỹ năng 32

3.2 Kỹ năng nhân sự 33

3.3 Những kỹ năng nhân sự cần thiết đối với nhà quản trị 34

3.3.1 Kỹ năng giao tiếp 34

3.3.2 Kỹ năng tổ chức và bố trí nhân sự 36

3.3.3 Kỹ năng thu thập thông tin 39

C KẾT LUẬN 40

A PHẦN MỞ ĐẦU

I Lý do chọn chủ đề

Trong thời kỳ hội nhập hiện nay, hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệptrên toàn thế giới luôn diễn ra rất sôi nổi và không ngừng phát triển Những tổ chứclựa chọn cho mình được một hướng đi đúng đắn và chiến lược hợp lý sẽ chiếmnhiều ưu thế trên thương trường và quan trọng hơn cả, mỗi tổ chức đều phải có chomình một người dẫn đầu có đầy đủ các tố chất và kỹ năng cần thiết, đó chính làngười lãnh đạo Đối với các tổ chức, doanh nghiệp ở Việt Nam, chúng ta rất cầnnhững nhà lãnh đạo tài năng, có tư duy mới, dám nghĩ dám làm để tạo nên nhữngthành quả, những bước đi đột phá, góp phần vào sự phát triển của tổ chức nói riêng

và nền kinh tế đất nước nói chung

Qua quá trình được tiếp xúc và nghiên cứu học phần Quản trị học, dưới sựhướng dẫn tìm hiểu của giảng viên Vi Tiến Cường, cá nhân em nhận thấy việc tìmhiểu về người lãnh đạo là một vấn đề rất thú vị, chính vì vậy bài tiểu luận với chủ

đề Tìm hiểu những kỹ năng quan trọng của một nhà lãnh đạo tài năng đã được lựa

chọn Đây có thể là chủ đề không mới, nhưng với góc nhìn của riêng cá nhânngười viết, hi vọng sẽ mang lại cho người đọc tiểu luận những cái nhìn mới vềnhững nhà lãnh đạo trong các tổ chức, doanh nghiệp Nhà lãnh đạo phải là ngườinhư thế nào, kỹ năng lãnh đạo ra sao, họ có những cơ hội hay phải đối mặt vớinhững khó khăn, thách thức nào trong thời kỳ hiện nay,…Bài tiểu luận sẽ lần lượt

lý giải những vấn đề đó

Cá nhân em cũng rất mong muốn tìm hiểu đề tài này để trang bị cho mìnhnhững kiến thức, kỹ năng cần thiết với ước mong trở thành một nhà lãnh đạo cónăng lực trong tương lai Chắc chắn, với vốn kiến thức còn hạn hẹp, bài tiểu luậnkhông thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót, rất mong những ý kiến đóng góp

từ những người đọc tiểu luận

II Lịch sử đề tài được nghiên cứu

Như đã nói ở trên, đây là một đề tài không mới, đã có khá nhiều các cuốnsách, bài viết, bài phân tích nói về vấn đề này, có thể kể đến một số tác phẩm như:

- Nghệ thuật quản trị, Nhà xuất bản Thế Giới, 2014

- Kỹ năng lãnh đạo, Nhà xuất bản Thời Đại, 2014

- Một số bài viết trên các trang web, báo chí, tạp chí kinh doanh,…

Trong tất cả các tác phẩm mà em tìm hiểu, các tác giả đều đã đề cập đến cácvấn đề trọng tâm về nhà quản trị như: Quan niệm về nhà quản trị, các kỹ năng, tốchất cần có của một nhà quản trị,… với góc độ cá nhân, bài tiểu luận sẽ kế thừanhững vấn đề cốt lõi của các tác phẩm đã tìm hiểu và đưa ra những đánh giá cánhân về vấn đề được nghiên cứu

III Nội dung bài tiểu luận

Bài tiểu luận gồm có 3 chương, với nội dung như sau:

CHƯƠNG 1: Hệ thống các khái niệm và lý thuyết căn bản về nhà quản trịCHƯƠNG 2: Các chức năng quan trọng của nhà quản trị

CHƯƠNG 3: Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị tài năng

CHƯƠNG 1:

HỆ THỐNG CÁC KHÁI NIỆM VÀ LÝ THUYẾT CĂN BẢN VỀ

NHÀ QUẢN TRỊ 1.1 Thế nào là quản trị

Từ khi các tổ chức, doanh nghiệp được hình thành cho đến khi khái niệmquản trị xuất hiện, đã có rất nhiều những quan điểm khác nhau về quản trị đượcđưa ra mổ xẻ, phân tích

- Mary Parker Follett (1868 – 1933) – Một nhân viên xã hội, một nhà tư vấnquản lý và người tiên phong trong lĩnh vực lý thuyết tổ chức và hành vi tổ chức đã

có một nhận định rất ngắn gọn về quản trị: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mụcđích thông qua người khác” Theo bà thì quản trị là một nghệ thuật

- Trong cuốn giáo trình “Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, Koontz vàO’Donnell có nói: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quantrọng hơn công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ

sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đócác cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ vàcác mục tiêu đã định” Họ cũng đưa ra khái niệm của riêng mình: “Quản trị làthông qua nhiệm vụ của nó, cho rằng nhiệm vụ cơ bản của quản trị là thiết kế vàduy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm

có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định”

- Theo Robert Albanese thì: “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hộinhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiệnthay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức”

- Các chuyên gia James Stoner và Stephen Robbins đã đưa ra một định nghĩagiải thích tương đối rõ nét về quản trị học như sau: “Quản trị là tiến trình hoạchđịnh, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổchức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã

đề ra” Từ tiến trình trong định nghĩa này nói lên rằng các công việc hoạch định, tổchức, lãnh đạo và kiểm soát phải được thực hiện theo một trình tự nhất định Kháiniệm trên cũng chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt độngquản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi

Định nghĩa của Stoner và Robbins cũng chỉ ra rằng nhà quản trị sử dụng tất

cả những nguồn lực của tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính, vật chất và thông tincũng như nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu Trong những nguồn lực trên,nguồn lực con người là quan trong nhất và cũng khó khăn nhất để quản lý Yếu tốcon người có thể nói là có ảnh hưởng quyết định đối với việc đạt được mục tiêucủa tổ chức hay không

Từ tất cả những quan điểm và khái niệm đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra

một khái niệm chung nhất về quản trị như sau: Quản trị là quá trình tác động có tổ

chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Trong khái niệm đã chỉ ra rằng một hệ thống quản trị bao gồm 2 phân hệ là:Chủ thệ quản trị và đối tượng quản trị Hai phân hệ này bao giờ cũng có mối liên

hệ với nhau bằng các dòng thông tin

Thông tin thuận

Thông tin phản hồi

+ Thông tin thuận hay còn gọi là thông tin chỉ huy là thông tin từ chủ thểquản trị truyền xuống đối tượng quản trị

+ Thông tin phản hồi là thông tin được truyền từ đối tượng quản trị trở lênchủ thể quản trị

Một khi chủ thể quản trị truyền đạt thông tin đi mà không nhận được thôngtin ngược lại thì nó sẽ mất khả năng quản trị Qua nghiên cứu từ thực tiễn quản trịchỉ ra rằng việc truyền đạt thông tin trong nội bộ tổ chức thường bị lệch lạc hoặcmất khi thông tin đi qua nhiều cấp quản trị trungâ gian hay còn gọi là các bộ lọcthông tin Hệ quả xảy ra là hiệu lực quản trị sẽ giảm đi

Có thể nói rằng Quản trị vừa là khoa học vừa là một nghệ thuật và đó còn làmột nghề

MỤC TIÊU

* Tính khoa học của Quản trị:

- Khoa học quản trị xây dựng nền lý thuyết về quản trị, giúp nhà quản trị tưduy một cách có hệ thống, khả năng phân tích và nhận diện đúng bản chất của vấn

đề các kỹ thuật để giải quyết vấn đề phát sinh

- Quản trị học – Học phần mà người làm tiểu luận được giảng dạy là mộtmôn khoa học nghiên cứu phân tích về công việc quản trị trong tổ chức thành cácnguyên tắc, lý thuyết có thể áp dụng cho các tình huống quản trị

Khoa học quản trị cung cấp cho các nhà quản trị:

+ Những phương pháp khoa học nhăm giải quyết các vấn đề quản trị

+ Những quan niệm, ý niệm nhằm phân tích, đánh giá và nhận diện bản chấtvấn đề

+ Những kỹ thuật đối phó với các vấn đề trong công việc

- Tính khoa học của quản trị luôn đòi hỏi các nhà quản trị phải suy luận mộtcách khoa học để giải quyết các vấn đề, không nên dựa vào suy nghĩ của chủ quan,mang hơi hướng cá nhân

* Tính nghệ thuật của quản trị được thể hiện ở:

Tính nghệ thuật ở đây được hiểu là sự chọn lọc tinh túy kiến thức để vậndụng phù hợp trong từng lĩnh vực, tình tình huống quản trị cụ thể

- Đó có thể là nghệ thuật sử dụng người của nhà quản trị

- Nghệ thuật quảng cáo, giới thiệu hình ảnh tổ chức

- Nghệ thuật trong giao tiếp, ứng xử với các nhân viên trong tổ chức và đốitác bên ngoài

* Tính khoa học và nghệ thuật trong quản trị có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau:

- Nghệ thuật bao giờ cũng phải dựa trên nền tảng là sự hiểu biết về khoa học.Khoa học và nghệ thuật quản trị không đối lập nhau mà bổ sung cho nhau, khoahọc quản trị phát triển thì nghệ thuật quản trị cũng phát triển theo

- Nắm được khoa học quản trị, nhà quản trị sẽ giảm bớt được những nguy cơthất bại trong hoạt động điều hành, sản xuất, kinh doanh

- Nắm vững nghệ thuật quản trị, sẽ giúp cho nhà quản trị giữ được sự bềnvững trong kinh doanh

* Nói quản trị là một nghề, bởi vì:

- Quản trị là một nghề được đào tạo một cách có hệ thống thông qua cácchương trình hoàn chỉnh trong các hệ thống giáo dục trên thế giới

Các trường Đại học, Cao đẳng ở Việt Nam hiện nay đang đào tạo rất nhiềungành nghề có liên quan đến công tác quản trị như: Quản trị kinh doanh, Quản trịnhân lực, Quản trị Văn phòng, Quản trị khách sạn – nhà hàng, Quản trị lao động,…

Mỗi cử nhân được đào tạo sau này sẽ trở thành những nhà quản lý trongtương lai, họ có thể trở thành những giám đốc, trưởng phòng, chủ tịch của nhữngcông ty hay tập đoàn lớn và trực tiếp thực hiện công việc của một nhà quản trị

- Nghề quản trị là một nghề thực sự chuyên nghiệp, lâu dài và vô cùng cầnthiết trên tất cả các ngành, nghề, lĩnh vực

- Với mức thu nhập hấp dẫn, người làm nghề quản trị có khả năng đảm bảocuộc sống của mình và các thành viên trong gia đình

1.2 Đặc điểm của quản trị

Hoạt động quản trị trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp hiện nay là vô cùngquan trọng, nó có những đặc điểm nổi bật như sau:

* Hoạt động quản trị diễn ra trong sự tác động qua lại giữa củ thể quản trị vàđối tượng quản trị

- Chủ thể quản trị có thể là một người hoặc nhiều người

- Đối tượng quản trị là một tổ chức, một tập thể người hoặc các máy móc,thiết bị, thông tin,…

Như đã phân tích ở trên chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra tác động quản trị,

đó có thể là các quyết định, chỉ thị, chỉ đạo của lãnh đạo với cấp dưới của mình, đóchính là các đối tượng của hoạt động quản trị tiếp nhận sự tác động của chủ thểquản trị Tác động đó có thể diễn ra một lần hoặc cũng có thể rất nhiều lần

* Hoạt động quản trị phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể quản trị vàđối tượng quản trị

Mục tiêu này có thể là chỉ tiêu, số lượng, kết quả công việc cần đạt được hayđịnh hướng phát triển lâu dài của tổ chức Mục tiêu này chính là căn cứ để chủ thểtạo ra các tác động Sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị đượcthực hiện trong một môi trường luôn biến động

* Trong hoạt động quản trị phải có nguồn lực để chủ thể quản trị khai thác

và vận dụng trong quá trình quản trị

Các nguồn lực mà các nhà quản trị sử dụng có thể được phân thành bốn loại:con người, tài chính, cơ sở vật chất và thông tin

+ Nguồn lực con người:

Nguồn lực con người bao gồm những người cần thiết để hoàn thành côngviệc Mục tiêu của nhà quản trị là tác động và thông qua con người để hoàn thànhcông việc

Tài sản vô hình là tài sản không thấy bằng mắt như uy tín, thương hiệu, lòngtrung thành…

+ Nguồn lực thông tin:

Nguồn lực thông tin là những dữ liệu mà nhà quản trị và tổ chức sử dụng đểhoàn thành công việc

* Hoạt động quản trị luôn gắn liền với thông tin

- Thông tin là cơ sở đề ra các quyết định quản trị Tác động quản trị định kỳ

kể cả tác động nhất thời, gắn liền với những quyết định quản trị cụ thể

- Xây dựng hệ thống thông tin quản lý sẽ mở rộng được khả năng thu thập thông tin của bộ máy quản lý Chủ thể quản lý thu thập thông tin từ môi trường và

từ chính đối tượng quản lý của mình để xây dựng các mục tiêu, lập kế hoạch đồngthời chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức Trên cơ sở cácthông tin đầy đủ, chính xác, người quản lý và lãnh đạo có thể đưa ra được cácquyết định đúng đắn và kịp thời

- Thông tin gắn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp với môi trường bên

ngoài Phương tiện tiến hành đặc trưng cho hoạt động quản trị là thông tin, bởi vì

tác động quản trị đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thông tin Trongtổng thể tác nghiệp quản trị, các tác nghiệp về thu nhập, truyền đạt và lưu trữ thôngtin chiếm tỷ trọng rất lớn.

- Thông tin là phương tiện gắn kết giữa các cấp quản trị doanh nghiệp.

Các phương tiện kỹ thuật được sử dụng trong bộ máy quản trị trong đó đa số

có liên quan đến hệ thống thông tin cũng là các phương tiện trong quá trình quản lý

- hai loại phương tiện tiến hành trên đây có quan hệ bổ sung nhau và đều gắn liềnvới hoạt động trí tuệ của cán bộ nhân viên trong bộ máy quản trị

1.3 Vai trò của quản trị

Quản trị có những nhóm vai trò rất quan trọng như sau:

* Nhóm vai trò quan hệ với con người:

- Quản trị thể hiện vai trò đại diện, có nghi lễ trong tổ chức;

- Quản trị còn thể hiện vai trò lãnh đạo: Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị phảichỉ đạo và điều phối những hoạt động của những người dưới quyền;

- Quản trị giữ vai trò liên lạc: Thể hiện ở mối quan hệ của nhà quản trị đốivới những người bên trong và bên ngoài tổ chức

* Nhóm vai trò thông tin:

Trong nhóm vai trò này, quản trị thể hiện các vai trò sau:

- Tiếp nhận và thu thập thông tin liên quan đến tổ chức;

- Vai trò phổ biến thông tin cho các đơn vị, cá nhân trong tổ chức;

- Vai trò cung cấp thông tin cho bên ngoài tổ chức

* Nhóm vai trò quyết định:

- Quản trị thể hiện vai trò của người đứng đầu (vai trò lãnh đạo);

- Vai trò giải quyết những xung đột phát sinh trong quá trình hoạt động của

tổ chức;

- Vai trò điều phối, phân chia các nguồn lực sao cho phù hợp;

- Vai trò thương thuyết và đàm phán

1.4 Nhà quản trị là ai?

Sau khi đã phân tích các khái niệm về quản trị, về tổ chức, khái niệm về nhàquản trị đã dần được hình thành Đó có phải là người đứng đầu tổ chức và thựchiện các công việc quản trị hay không?

Nhà quản trị đương nhiên phải là người làm việc trong tổ chức, họ là nhữngngười có nhiệm vụ thực hiện chức năng quản trị trong phạm vi được phân côngphụ trách, được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu tráchnhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó Nhà quản trị là người lập kếhoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tintrong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu

Có thể nói ngắn gọn, nhà quản trị là người điều khiển, giám sát công việc,đồng thời là người chịu trách nhiệm về công việc của người dưới quyền

Có thể phân loại nhà quản trị như sau:

* Theo các cấp quản trị: Trong mỗi tổ chức, không phải chỉ có một ngườilàm công tác quản trị mà quản trị có thể gồm nhiều cấp độ khác nhau

Một cách phân loại rất phổ biến, các nhà quản trị trong tổ chức được phânchia theo từng cấp bậc Trong tổ chức có quy mô nhỏ thường chỉ có một cấp quảntrị - là người thành lập hoặc người chủ hay một giám đốc điều hành Nhưng ở các

tổ chức có quy mô lớn thường có nhiều cấp quản trị với những mục tiêu, nhiệm vụ,trách nhiệm và thẩm quyền khác nhau Vì vậy hoạt động của quản trị viên cấp cơ

sở là không giống với hoạt động của giám đốc điều hành cho dù họ đều là các quảntrị viên

- Quản trị cấp cao: Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức,

họ là người trực tiếp chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức.Công việc chính của họ là xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động và phát triểncủa tổ chức

Chức danh có thể là: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quảntrị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc hoặc làphó giám đốc,…

Nội dung công việc quản trị của cấp cao nhất đó là:

+ Hoạch định các mục tiêu, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, cảm nhậnnhững vấn đề khó khăn va những nguyên nhân của những khó khăn đó để tìmphương hướng giải quyết.

+ Xác định kết quả cuối cùng mong muốn, phê duyệt những đường lối, cácchính sách lớn trong tổ chức

+ Phê duyệt cơ cấu của tổ chức, các kế hoạch của chương trình hành độngnhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

+ Xác định các nguồn nhân sự cần thiết và cung cấp kinh phí hoạt động theoyêu cầu của công việc

+ Lựa chọn các quản trị viên dưới quyền, giao trách nhiệm, giao quyền và

ủy quyền cho họ một cách phù hợp

+ Phối hợp mọi hoạt động của ban tham mưu và chức năng điều hành

+ Phê duyệt chương trình, kế hoạch nhân sự bao gồm: Quá trình tuyển dụng,mức lương chi trả, việc thăng cấp, đề bạt, kỷ luật, trong tổ chức

+ Dự liệu các biện pháp kiểm soát như việc: phê duyệt báo cáo, kiểm tra,đánh giá hiệu quả công việc của tổ chức

+ Chịu trách nhiệm hoàn toàn về những quyết định của mình

Nhà quản trị cấp cao cần phải có kĩ năng nhận thức vững vàng Kĩ năngnhận thức cho phép nhà quản trị cấp cao xử lí lượng lớn thông tin cả từ môi trườngbên ngoài và bên trong tổ chức và vận dụng những thông tin đó

- Quản trị cấp trung gian:

Là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên cấp cao và ở trên cácquản trị viên cấp cơ sở

Quản trị viên cấp trung là những người nhận các chiến lược và chính sáchchung từ quản trị cấp cao rồi triển khai chúng thành các mục tiêu và kế hoạch chitiết, cụ thể cho các quản trị viên cơ sở thực hiện Nhiều người trở thành quản trịviên cấp trung sau nhiều năm là quản trị viên cấp cơ sở, cho dù sự thăng tiến nàythường là rất khó khăn và gian khổ Sự nhấn mạnh hơn vào việc quản trị kết quảthực hiện của nhóm và phân phối các nguồn lực là những khác biệt quan trọng nhấtgiữa quản trị cơ sở và quản trị cấp trung

Ngày nay, ở nhiều tổ chức việc phát triển đội ngũ nhân viên thuộc quyền vàgiúp họ tiến bộ trong tổ chức là vấn đề thiết yếu để đánh giá sự thành công của nhàquản trị cấp trung Mục tiêu chính của hầu hết nhà quản trị cấp trung là phân bổnguồn lực một cách hiệu quả và quản lí các nhóm làm việc để đạt được mục tiêuchung của tổ chức.

Chức danh của quản trị viên cấp trung gian thường là các trưởng phòng ban,các phó phòng, các phó giám đốc, quản đốc các phân xưởng sản xuất,…

Nhiệm vụ của quản trị viên cấp trung gian: Đưa ra các quyết định mang tínhchiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp cáchoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

Mục tiêu chính của nhà quản trị cấp cơ sở là đảm bảo rằng sản phẩm hoặc

dịch vụ của tổ chức được cung cấp cho khách hàng trên cơ sở từng ngày Quản trị

viên cơ sở liên kết hoạt động của mỗi bộ phận của toàn bộ tổ chức Họ thườngdành ít thời gian để làm việc với quản trị cấp cao hơn hoặc với nhân viên của tổchức khác, và dành phần lớn thời gian để làm việc với nhân viện họ phụ trách vàvới các quản trị viên cơ sở khác

Quản trị viên cơ sở thường giỏi về chuyên môn (cả kiến thức và kĩ năng) đểchỉ dẫn và giám sát các thuộc viên trong công việc hằng ngày Các nhân viênthường phát triển kiến thức và kĩ năng chuyên môn trước khi trở thành các quản trịviên

Nhiệm vụ chính của quản trị cấp cơ sở là đưa ra các quyết định tác nghiệpnhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các công nhân viên trong các công việc sảnxuất, kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung

Chức danh của quản trị viên cấp cơ sở có thể là các tổ trưởng sản xuất, tổtrưởng các tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca,…

* Theo phạm vi trách nhiệm:

Có nhiều loại quản trị viên và họ thực hiện công việc quản trị theo nhữngcách thức khác nhau Một trong những sự khác biệt đó chính là phạm vi tráchnhiệm của họ Phạm vi trách nhiệm của nhà quản trị chức năng là tương đối hẹphơn so với các nhà quản trị tổng quát

- Các nhà quản trị chức năng (Functional managers): phụ trách những nhânviên là những chuyên gia trong một lĩnh vực chuyên môn, chẳng hạn như kế toán,nguồn nhân lực, tài chính, marketing hay sản xuất Họ thường mang chức danhtrưởng phòng, họ có thể không trực tiếp thực hiện công việc chuyên môn nhưnhững nhân viên, nhưng họ phải kiểm tra công việc của nhân viên

- Các nhà quản trị tổng quát (General managers) chịu trách nhiệm đối vớitoàn bộ hoạt động của một đơn vị, bộ phận phức hợp, chẳng hạn như công ty haymột chi nhánh công ty Họ có chức danh là giám đốc, tổng giám đốc hay chủ tịchhội đồng quản trị…họ là người phối hợp, giám sát và chịu trách nhiệm về nhiềuchức năng chuyên môn, họ trực tiếp điều phối công việc của nhà quản trị chứcnăng

1.5 Vai trò của nhà quản trị trong tổ chức

Theo kết quả nghiên cứu của Henry Mintzberg – Giáo sư của Trường Đạihọc McGill (Canada), ông là một chuyên gia về quản lý và kinh doanh Từ nhữngnăm 1960, ông đã nhận định một nhà quản trị phải đảm đương được 10 vai tròkhác nhau Các vai trò này được chia thành 3 nhóm cụ thể như sau:

* Vai trò trong quan hệ với con người:

Một tổ chức phát triển mạnh khi nhiều người trong tổ chức đó đều hoạt độnghướng đến mục tiêu của tổ chức Để đạt được điều đó, nhà quản trị phải có vai tròhướng đến các thành viên của tổ chức đến các mục tiêu chung vì lợi ích và mụcđích phát triển của tổ chức

- Nhà quản trị phải là người đại diện: Nhà quản trị đại diện cho công ty vànhững người dưới quyền trong tổ chức Nhà quản trị chính là hình ảnh của tổ chứckhi giao dịch với đối tác và các doanh nghiệp bên ngoài

- Nhà quản trị phải thể hiện vai trò lãnh đạo: Điều này thể hiện qua việc phốihợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới Trực tiếp quản lý công tác

tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ tinh thần làm việc cũng như định hướngtrong việc phát triển đội ngũ nhân viên.

- Nhà quản trị thể hiện vai trò liên kết: Nhà quản trị trong mỗi tổ chức phảibiết mở rộng các mối quan hệ, thể hiện được khả năng kết nối, tạo các mối quan hệvới những nhà quản trị từ các tổ chức khác, hoặc quan hệ với các đối tác từ bênngoài để hoàn thành được công việc và mục tiêu của tổ chức

Nhà quản trị còn thể hiện vai trò của một người hòa giải, đoàn kết tất cả cácthành viên trong tổ chức, giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong nội bộ một cáchđúng đắn và triệt để nhất nhằm liên kết tất cả các thành viên trong tổ chức thànhmột khối thống nhất để phát huy được sức mạnh của cả tập thể

* Vai trò thông tin:

Thông tin luôn luôn được đánh giá là một tài sản vô cùng quý giá của mỗi tổchức, doanh nghiệp, chính vì vậy việc quản lý thông tin cũng là một vai trò quantrọng của nhà quản trị

- Nhà quản trị cần thể hiện vai trò thu nhập và tiếp nhận các thông tin: Tronghoạt động công việc của mình, nhà quản trị có nhiệm vụ và trách nhiệm phảithường xuyên xem xét, tìm kiếm, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thuthập những tin tức, thông tin thị trường, sự kiện kinh tế,… có ảnh hưởng trực tiếphoặc gián tiếp tới hoạt động của tổ chức

- Nhà quản trị là người phổ biến và cung cấp thông tin: Trong tổ chức,những nhà quản trị phải là người trực tiếp phổ biến, công bố thông tin cho nhữngngười có liên quan để tiếp nhận các thông tin cần thiết với công việc và hoạt độngcủa họ trong tổ chức Đó có thể là các thông tin mang tính thông báo từ chính cácnhà quản trị, hoặc các thông tin từ bên ngoài có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc

và hoạt động mà tổ chức đang triển khai thực hiện

Việc cung cấp thông tin của nhà quản trị phải luôn đảm bảo tính chính xác,thông tin cần phải công khai tới toàn bộ tổ chức (một số thông tin có thể giữ bímật, chỉ công bố cho các thành viên của ban quản trị biết nếu đó là thông tin cầngiữ bí mật), thông tin mang lại phải có giá trị nào đó cho hoạt động của tổ chức.Đôi khi trong một số trường hợp, nhà quản trị là người trực tiếp phát ngôn với bên

ngoài, việc cung cấp thông tin đó phải luôn cẩn trọng và đảm bảo sao cho có lợinhất cho tổ chức, doanh nghiệp của mình.

Việc phân phối, sắp xếp, bố trí các nguồn lực, tài nguyên trong tổ chức mộtcách hợp lý giúp các công việc sẽ đạt được kết quả cao, mang về lợi ích cho các tổchức

- Nhà quản trị thể hiện vai trò của một doanh nhân: Vai trò này được thểhiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức như việc áp dụngcông nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng trong quá trình hoạtđộng của tổ chức

Điều này thể hiện ở việc cải tiến kỹ thuật, áp dụng sự tiến bộ khoa học kỹthuật bằng cách đổi mới trang thiết bị, máy móc trong tổ chức

- Vai trò giải quyết xáo trộn: Nhà quản trị cần phải ứng phó kịp thời vớinhững bất ngờ có thể phát sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức,nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định

- Vài trò đàm phán của nhà quản trị: Không ai khác, chính nhà quản trị phải

là người trực tiếp thay mặt và đại diện cho tổ chức để thương thuyết, đàm phán vớicác tổ chức, đơn vị bên ngoài để hoàn thành mục tiêu công việc của tổ chức mình

CHƯƠNG 2:

TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

Như đã phân tích về khái niệm quản trị, cũng tưng tự như vậy, nhà quản trịtrong mỗi tổ chức cũng có các chức năng đặc biệt quan trọng như:

- Chức năng hoạch định (Planning);

- Chức năng tổ chức (Organising);

- Chức năng lãnh đạo (Leading);

- Chức năng kiểm tra (Reviewing)

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về chức năng được coi là quan trọng nhất của nhàquản trị – Chức năng hoạch định

2.1 Hoạch định là gì?

* Quan niệm thứ nhất của H Donnelly, L.Gibson và M.Ivancevich cho rằng:Hoạch định nhằm xác định những mục tiêu trong tương lai và những phương tiệnthích hợp để đạt được tới những mục tiêu đó

Qua khái niệm trên ta có thể thấy rằng hoạch định phải bao gồm đồng thời

cả hai quá trình đó là xác định mục tiêu (xác định cái gì công việc cần làm, phảilàm những cái gì) và xác định con đường đạt đến mục tiêu (làm việc đó như thếnào và bằng những phương pháp, cách thức gì)

* Quan niệm thứ hai của PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà – Khoa Khoa học Quản

lý, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân: “Hoạch định chính là lập kế hoạch để xácđịnh một tương lai cụ thể mà các nhà quản trị mong muốn cho tổ chức của họ

Có rất nhiều những quan điểm khác nhau về hoạch định, nhưng có thể hiểu

một cách ngắn gọn hoạch định là quá trình thiết lập mục tiêu, định ra chương

trình, bước đi và triển khai các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.

Có thể nói rằng, hoạch định là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổchức của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật khách quannhằm xác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự và cách thức để tiến hành cáchoạt động sản xuất kinh doanh Đây cũng là chức năng tiên quyết và quan trọngnhất của một nhà quản trị tài năng

2.2 Phân loại hoạch định

Hoạch định trong mỗi tổ chức được chia thành 2 loại, đó là: Hoạch địnhchiến lược và hoạch định chiến thuật (hoạch định tác nghiệp)

2.2.1 Hoạch định chiến lược: Được thực hiện bởi quản trị viên cấp cao.

Hoạch định chiến lược là việc xác định các ưu tiên, tập trung các nguồn lực,củng cố các hoạt động vận hành nhằm đảm bảo cho các cán bộ, công chức, ngườilao động trong công sở và các bên có liên quan cùng hướng đến mục tiêu chung,đạt được sự thống nhất về các kết quả dự kiến, đánh giá và điều chỉnh phươnghướng, hoạt động của công sở để đáp ứng với môi trường luôn biến động

Hoạch định chiến lược thường gắn với sứ mệnh tồn tại của tổ chức: Đóchính là mục đích hoặc lý do mà một tổ chức tồn tại Các câu hỏi được đặt ra khihoạch định chiến lược đó là:

- Chúng ta là ai?

- Chúng ta hoạt động về lĩnh vực gì? (Chúng ta kinh doanh, sản xuất cái gì)?

- Chúng ta định làm gì?

- Chúng ta làm điều đó như thế nào?

Hoạch định chiến lược còn phải gắn với viễn cảnh trong tương lai: Đó làviệc nhà quản trị trình bày nên những khát vọng, những giá trị mong đợi và nềntảng của tổ chức Điều này sẽ có tác dụng lôi cuốn và thúc đẩy sự nhiệt huyết, hoàibão của các thành viên trong tổ chức

Hoạch định chiến lược còn phải gắn liền với các mục tiêu:

- Đó là những điều mà nhà quản trị và tổ chức cam kết đạt được trong tươnglai gần

- Mục tiêu đó có thể là mục tiêu mang tính chất định tính hoặc mục tiêumang tính định lượng rõ ràng:

+ Tổ chức cần phải đạt được điều gì? Ví dụ: Tổ chức sẽ đứng đầu thị trườngtrong việc sản xuất và cung cấp một mặt hàng nào đó

+ Tổ chức cần đạt được bao nhiêu? Ví dụ: Sản xuất được và cung cấp ra thịtrường 1,5 triệu sản phẩm/năm

+ Khi nào thì đạt được mục tiêu đó? Ví dụ: Trong vòng 5 năm

- Các mục tiêu cụ thể sẽ được phân theo các cấp bậc trong tổ chức:

+ Mục tiêu của quản trị viên cấp cao là gì?

+ Quản trị viên cấp trung gian phải đạt được mục tiêu nào?

+ Mục tiêu của quản trị viên cấp cơ sở ra sao?

+ Mục tiêu riêng của mỗi thành viên trong tổ chức?

Hoạt động hoạch định chiến lược cũng phải liên quan đến việc phân bổ cácnguồn lực cho phù hợp:

- Các nguồn lực về tài chính: Phân bổ chi phí ra sao cho sản xuất, tiền lương,các hoạt động kinh doanh, mở rộng thị trường,…

- Nguồn lực về con người: Sắp xếp, bố trí nhân lực như thế nào

- Phân bổ cơ sở vật chất, trang thiết bị trong tổ chức, doanh nghiệp,…

Cách thức xây dựng hoạch định chiến lược hiệu quả như sau:

Có rất nhiều cách thức để hoạch định chiến lược, sau đây là 4 cách thức phổbiến nhất mà các nhà quản trị hay áp dụng:

- Cách thứ nhất: Nhà quản trị cấp cao tập hợp các sáng kiến và ý đồ chiếnlược từ các nhà quản trị cấp dưới

Ưu điểm: Sẽ tập hợp được ý kiến mang tính chuyên môn từ các bộ phânchuyên trách bên dưới đồng thời phát huy được khả năng sáng tạo của các nhàquản trị cấp thấp hơn

Nhược điểm: Việc hoạch định chiến lược của nhà quản trị cấp cao dễ bị savào các lối mòn, các cách thức quen thuộc mang nặng tính kỹ thuật

- Cách thứ hai: Tất cả các ý đồ chiến lược và sáng kiến được áp đặt từ nhàquản trị cấp cao nhất để xây dựng mục tiêu cho các bộ phận trong tổ chức và cũng

là tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các bộ phận

Ưu điểm: Những nhà quản trị cấp cao sẽ chủ động hơn trong việc hoạchđịnh chiến lược

Nhược điểm: Không phát huy được vai trò của các nhà quản trị và bộ phậncấp dưới trong tổ chức; các bộ phận cấp dưới thậm chí rơi vào trạng thái bị động

và thực hiện chiến lược một cách miễn cưỡng nếu họ không thực sự đồng ý vớichiến lược của người quản trị đứng đầu

- Cách thứ ba: Khi hoạch định chiến lược, các ý đồ chiến lược và các ý kiến

sẽ được đem ra thảo luận chung giữa các cấp quản trị trong tổ chức

Ưu điểm: Tập trung được trí tuệ trong việc hoạch định, khai thác tối đa chấtxám của những nhà quản trị tài năng trong tổ chức.

Nhược điểm: Nếu không lường trước được, sẽ có nguy cơ thông tin bị lộ rabên ngoài từ các thành viên quản trị trong tổ chức Điều này sẽ làm cho các đối thủcạnh tranh có cơ hội khai thác vào điểm yếu của tổ chức

- Cách thứ tư: Kết hợp đồng bộ các cấp trong việc xây dựng và hoạch địnhchiến lược Lúc này các bộ phận cấp dưới sẽ có trách nhiệm xây dựng các ý đồchiến lược và tham gia đóng góp sáng kiến Các quản trị viên cấp cao nhất sẽ tổnghợp lại và đánh giá, tập trung vào chiến lược lớn có ảnh hưởng quyết định đến sựphát triển của tổ chức Đây là cách thức hoạch định chiến lược tổng hợp được tất

cả yếu tố trong tổ chức và hạn chế được rủi ro nhất

2.2.2 Hoạch định chiến thuật:

Hoạch định chiến thuật được thực hiện bởi quản trị viên cấp trung gian Đó

là việc ra các quyết định ngắn hạn và chi tiết về nội dung các công việc, các biệnpháp, các phương pháp tiến hành nhằm cụ thể hóa hoạch định chiến lược

Hoạch định chiến thuật cung cấp những thông tin chi tiết cho các nhà quảntrị biết được bằng cách nào tổ chức đạt được mục đích, thông qua các hoạt động cụthể như:

- Phát triển các mục tiêu mang tính định lượng (các con số cụ thể) và địnhtính nhằm bổ trợ các chiến lược của tổ chức

- Xác định các hoạt động cần thiết để cải thiện tình hình hiện tại của tổ chức

- Phân bổ ngân sách hợp lý cho các hoạt động chức năng

Hoạch định chiến thuật là công việc đòi hỏi các nhà quản trị cấp trung gianphải xác định:

- Phải làm cái gì?

- Ai làm?

- Làm như thế nào?

- Thời gian hoàn thành (thường là 1 năm hoặc dưới 1 năm)

Các nhà quản trị khi thực hiện hoạch định chiến thuật phải thiết kế và xâydựng 2 loại kế hoạch: