MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 3 A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 I. Lý do chọn chủ đề 1 II. Lịch sử đề tài được nghiên cứu 2 III. Nội dung bài tiểu luận 2 CHƯƠNG 1: 3 HỆ THỐNG CÁC KHÁI NIỆM VÀ LÝ THUYẾT CĂN BẢN VỀ 3 NHÀ QUẢN TRỊ 3 1.1. Thế nào là quản trị 3 1.2. Đặc điểm của quản trị 6 1.3. Vai trò của quản trị 8 1.4. Nhà quản trị là ai? 9 1.5. Vai trò của nhà quản trị trong tổ chức 12 CHƯƠNG 2: 15 TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 15 2.1. Hoạch định là gì? 15 2.2. Phân loại hoạch định 16 2.2.1. Hoạch định chiến lược:. 16 2.2.2. Hoạch định chiến thuật: 18 2.3. Vai trò của chức năng hoạch định 20 2.4. Làm thế nào để hoạch định hiệu quả 23 CHƯƠNG 3: 31 TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG NHÂN SỰ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 31 3.1. Khái niệm kỹ năng 32 3.2. Kỹ năng nhân sự 33 3.3. Những kỹ năng nhân sự cần thiết đối với nhà quản trị 34 3.3.1. Kỹ năng giao tiếp 34 3.3.2. Kỹ năng tổ chức và bố trí nhân sự 36 3.3.3. Kỹ năng thu thập thông tin 39 C. KẾT LUẬN 40
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG NHÂN SỰ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị học Giảng viên giảng dạy: Vi Tiến Cường Mã phách:………………………………… Hà Nội – 2017 PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Mã phách Họ tên sinh viên:………………………………… Ngày sinh:……… …….;Mã sinh viên:………… Lớp:…………………………………………Khoa:……………….……………………………………… Tên Tiểu luận/Bài tập lớn:……………………………………………………… …………… …… …… … ………… ……………………………………………………………………………………………… Học phần:………………………………………………………………………………………………… Giảng viên phụ trách: …………………………………………………………………………………… Sinh viên kí tên Phiếu 1/2 tờ giấy A4 để rời đặt sau bìa – trang tiểu luận; giấy bóng kính (nếu có) với bìa LỜI NĨI ĐẦU Lời đầu tiên, tơi xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên Vi Tiến Cường, người trực tiếp giảng dạy hướng dẫn suốt trình nghiên cứu học tập học phần Quản trị học Qua trình học tập, với vốn kiến thức việc tìm tòi, nghiên cứu, giúp tơi hồn thành tiểu luận kết thúc học phần với chủ đề: Tìm hiểu chức hoạch định kỹ nhân nhà quản trị Xuyên suốt tiểu luận cung cấp vấn đề chủ đề nghiên cứu đưa kết q trình phân tích chức kỹ quan trọng nhà quản trị Chắc chắn tiểu luận tránh khỏi thiếu sót, mong đóng góp ý kiến người đọc Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU A PHẦN MỞ ĐẦU I Lý chọn chủ đề II Lịch sử đề tài nghiên cứu III Nội dung tiểu luận .2 CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG CÁC KHÁI NIỆM VÀ LÝ THUYẾT CĂN BẢN VỀ NHÀ QUẢN TRỊ 1.1 Thế quản trị 1.2 Đặc điểm quản trị 1.3 Vai trò quản trị 1.4 Nhà quản trị ai? 1.5 Vai trò nhà quản trị tổ chức 12 CHƯƠNG 2: 15 TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ .15 2.1 Hoạch định gì? 15 2.2 Phân loại hoạch định 16 2.2.1 Hoạch định chiến lược: 16 2.2.2 Hoạch định chiến thuật: 18 2.3 Vai trò chức hoạch định .20 2.4 Làm để hoạch định hiệu 23 CHƯƠNG 3: 31 TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG NHÂN SỰ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 31 3.1 Khái niệm kỹ 32 3.2 Kỹ nhân 33 3.3 Những kỹ nhân cần thiết nhà quản trị .34 3.3.1 Kỹ giao tiếp 34 3.3.2 Kỹ tổ chức bố trí nhân 36 3.3.3 Kỹ thu thập thông tin 39 C KẾT LUẬN .40 A PHẦN MỞ ĐẦU I Lý chọn chủ đề Trong thời kỳ hội nhập nay, hoạt động tổ chức, doanh nghiệp tồn giới ln diễn sôi không ngừng phát triển Những tổ chức lựa chọn cho hướng đắn chiến lược hợp lý chiếm nhiều ưu thương trường quan trọng cả, tổ chức phải có cho người dẫn đầu có đầy đủ tố chất kỹ cần thiết, người lãnh đạo Đối với tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, cần nhà lãnh đạo tài năng, có tư mới, dám nghĩ dám làm để tạo nên thành quả, bước đột phá, góp phần vào phát triển tổ chức nói riêng kinh tế đất nước nói chung Qua q trình tiếp xúc nghiên cứu học phần Quản trị học, hướng dẫn tìm hiểu giảng viên Vi Tiến Cường, cá nhân em nhận thấy việc tìm hiểu người lãnh đạo vấn đề thú vị, tiểu luận với chủ đề Tìm hiểu kỹ quan trọng nhà lãnh đạo tài lựa chọn Đây chủ đề khơng mới, với góc nhìn riêng cá nhân người viết, hi vọng mang lại cho người đọc tiểu luận nhìn nhà lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp Nhà lãnh đạo phải người nào, kỹ lãnh đạo sao, họ có hội hay phải đối mặt với khó khăn, thách thức thời kỳ nay,…Bài tiểu luận lý giải vấn đề Cá nhân em mong muốn tìm hiểu đề tài để trang bị cho kiến thức, kỹ cần thiết với ước mong trở thành nhà lãnh đạo có lực tương lai Chắc chắn, với vốn kiến thức hạn hẹp, tiểu luận khơng thể tránh khỏi hạn chế thiếu sót, mong ý kiến đóng góp từ người đọc tiểu luận II Lịch sử đề tài nghiên cứu Như nói trên, đề tài khơng mới, có nhiều sách, viết, phân tích nói vấn đề này, kể đến số tác phẩm như: - Nghệ thuật quản trị, Nhà xuất Thế Giới, 2014 - Kỹ lãnh đạo, Nhà xuất Thời Đại, 2014 - Một số viết trang web, báo chí, tạp chí kinh doanh,… Trong tất tác phẩm mà em tìm hiểu, tác giả đề cập đến vấn đề trọng tâm nhà quản trị như: Quan niệm nhà quản trị, kỹ năng, tố chất cần có nhà quản trị,… với góc độ cá nhân, tiểu luận kế thừa vấn đề cốt lõi tác phẩm tìm hiểu đưa đánh giá cá nhân vấn đề nghiên cứu III Nội dung tiểu luận Bài tiểu luận gồm có chương, với nội dung sau: CHƯƠNG 1: Hệ thống khái niệm lý thuyết nhà quản trị CHƯƠNG 2: Các chức quan trọng nhà quản trị CHƯƠNG 3: Các kỹ cần thiết nhà quản trị tài CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG CÁC KHÁI NIỆM VÀ LÝ THUYẾT CĂN BẢN VỀ NHÀ QUẢN TRỊ 1.1 Thế quản trị Từ tổ chức, doanh nghiệp hình thành khái niệm quản trị xuất hiện, có nhiều quan điểm khác quản trị đưa mổ xẻ, phân tích - Mary Parker Follett (1868 – 1933) – Một nhân viên xã hội, nhà tư vấn quản lý người tiên phong lĩnh vực lý thuyết tổ chức hành vi tổ chức có nhận định ngắn gọn quản trị: “Quản trị nghệ thuật đạt mục đích thơng qua người khác” Theo bà quản trị nghệ thuật - Trong giáo trình “Những vấn đề cốt yếu quản lý”, Koontz O’Donnell có nói: “Có lẽ khơng có lĩnh vực hoạt động người quan trọng công việc quản lý, nhà quản trị cấp độ sở có nhiệm vụ thiết kế trì mơi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hồn thành nhiệm vụ mục tiêu định” Họ đưa khái niệm riêng mình: “Quản trị thơng qua nhiệm vụ nó, cho nhiệm vụ quản trị thiết kế trì mơi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu định” - Theo Robert Albanese thì: “Quản trị trình kỹ thuật xã hội nhằm sử dụng nguồn, tác động tới hoạt động người tạo điều kiện thay đổi để đạt mục tiêu tổ chức” - Các chuyên gia James Stoner Stephen Robbins đưa định nghĩa giải thích tương đối rõ nét quản trị học sau: “Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hoạt động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề ra” Từ tiến trình định nghĩa nói lên cơng việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát phải thực theo trình tự định Khái niệm tất nhà quản trị phải thực hoạt động quản trị nhằm đạt mục tiêu mong đợi Định nghĩa Stoner Robbins nhà quản trị sử dụng tất nguồn lực tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính, vật chất thơng tin nguồn nhân lực để đạt mục tiêu Trong nguồn lực trên, nguồn lực người quan khó khăn để quản lý Yếu tố người nói có ảnh hưởng định việc đạt mục tiêu tổ chức hay không Từ tất quan điểm khái niệm nêu trên, đưa khái niệm chung quản trị sau: Quản trị trình tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu tiềm năng, hội tổ chức để đạt mục tiêu đề Trong khái niệm hệ thống quản trị bao gồm phân hệ là: Chủ thệ quản trị đối tượng quản trị Hai phân hệ có mối liên hệ với dòng thơng tin CHỦ THỂ QUẢN TRỊ Thông tin thuận Thông tin phản hồi ĐỐI TƯỢNG QUẢN TRỊ MỤC TIÊU + Thơng tin thuận hay gọi thông tin huy thông tin từ chủ thể quản trị truyền xuống đối tượng quản trị + Thông tin phản hồi thông tin truyền từ đối tượng quản trị trở lên chủ thể quản trị Một chủ thể quản trị truyền đạt thông tin mà không nhận thông tin ngược lại khả quản trị Qua nghiên cứu từ thực tiễn quản trị việc truyền đạt thông tin nội tổ chức thường bị lệch lạc thông tin qua nhiều cấp quản trị trungâ gian hay gọi lọc thông tin Hệ xảy hiệu lực quản trị giảm Có thể nói Quản trị vừa khoa học vừa nghệ thuật nghề * Tính khoa học Quản trị: - Khoa học quản trị xây dựng lý thuyết quản trị, giúp nhà quản trị tư cách có hệ thống, khả phân tích nhận diện chất vấn đề kỹ thuật để giải vấn đề phát sinh - Quản trị học – Học phần mà người làm tiểu luận giảng dạy mơn khoa học nghiên cứu phân tích cơng việc quản trị tổ chức thành nguyên tắc, lý thuyết áp dụng cho tình quản trị Khoa học quản trị cung cấp cho nhà quản trị: + Những phương pháp khoa học nhăm giải vấn đề quản trị + Những quan niệm, ý niệm nhằm phân tích, đánh giá nhận diện chất vấn đề + Những kỹ thuật đối phó với vấn đề cơng việc - Tính khoa học quản trị ln đòi hỏi nhà quản trị phải suy luận cách khoa học để giải vấn đề, không nên dựa vào suy nghĩ chủ quan, mang hướng cá nhân * Tính nghệ thuật quản trị thể ở: Tính nghệ thuật hiểu chọn lọc tinh túy kiến thức để vận dụng phù hợp lĩnh vực, tình tình quản trị cụ thể - Đó nghệ thuật sử dụng người nhà quản trị - Nghệ thuật quảng cáo, giới thiệu hình ảnh tổ chức - Nghệ thuật giao tiếp, ứng xử với nhân viên tổ chức đối tác bên ngồi * Tính khoa học nghệ thuật quản trị có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: - Nghệ thuật phải dựa tảng hiểu biết khoa học Khoa học nghệ thuật quản trị không đối lập mà bổ sung cho nhau, khoa học quản trị phát triển nghệ thuật quản trị phát triển theo - Nắm khoa học quản trị, nhà quản trị giảm bớt nguy thất bại hoạt động điều hành, sản xuất, kinh doanh - Nắm vững nghệ thuật quản trị, giúp cho nhà quản trị giữ bền vững kinh doanh Nhà cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ cho tổ chức tăng giá bán hay giảm dịch vụ hỗ trợ Nếu gặp phải khó khăn sau nhà quản trị đau đầu việc hoạch định mục tiêu đắn: + Chỉ có số lượng nhỏ nhà cung cấp bán cho lượng lớn tổ chức muốn mua lĩnh vực + Hàng hóa hay dịch vụ nhà cung cấp thuộc loại thiết yếu có mức độ chuyên biệt cao - Trở ngại từ khách hàng: Khách hàng có quyền thương lượng họ có khả tạo áp lực việc giảm giá thành đòi hỏi nhiều chất lượng sản phẩm * Bước 4: Xây dựng phương án Sau xác định tổ chức đâu, vị thế nào, mục tiêu trước mắt lâu dài sao, lúc để nhà quản trị xây dựng nên phương án chiến lược để cụ thể hóa mục tiêu Việc trả lời câu hỏi như: - Hoạt động có ý nghĩa với tổ chức tại? - Hoạt động mang lại lợi nhuận cao nhất? - Hoạt động phải huy động lực lượng nào? - Tổ chức kinh doanh, sản xuất, hay cung cấp loại sản phẩm, dịch vụ nào? - Thị trường hoạt động khu vực nào? - Kết cần đạt thời gian tới gì? - Phương án để đối phó với cản trở, thách thức biện pháp gì? - … * Bước 5: Đánh giá phương án lựa chọn phương án phù hợp Nhà quản trị cần phải tiến hành đánh giá lại phương án mà xây dựng để đảm bảo chắn xác nhất, tránh lựa chọn phải phương án hoạch định sai lầm, điều vơ nguy hiểm q trình hoạt động lâu dài tổ chức Quá trình lựa chọn phương án hoạch định cần phải dựa điều kiện môi trường điểm mạnh yếu riêng tổ chức Có chiến lược thơng dụng áp dụng sau: 28 - Chiến lược xâm nhập thị trường: Chiến lược việc tìm kiếm hội thị trường mà tổ chức hoạt động với hàng hóa dịch vụ có mà tổ chức cung cấp Hay nói cách khác, việc tổ chức tìm kiếm phương án để làm tăng thị phần như: giảm giá bán, giá thành dịch vụ, khuyến mãi, thay đổi quảng cảo, mở thêm chi nhánh, đại lý phân phối sản phẩm,… - Chiến lược mở rộng thị trường: Tìm kiếm thị trường cho tổ chức Có phương pháp bản: + Tìm khu vực thị trường + Tìm thị trường mục tiêu + Tìm khách hàng, người tiêu dùng - Chiến lược phát triển sản phẩm, dịch vụ: Bao gồm việc phát triển sản xuất sản phẩm hoàn toàn, hay cải tiến sản phẩm có cải tiến chất lượng tăng thêm tính sử dụng, tìm khu vực thị trường mới, thay đổi bao bì, người tiêu dùng mới,… - Chiến lược đa dạng hóa: Là chiến lược đưa sản phẩm thâm nhập thị trường Doanh nghiệp vào khu vực kinh doanh đánh giá có triển vọng cho sản phẩm, dịch vụ lĩnh vực có mức độ cạnh tranh thấp mẻ * Bước 6: Xây dựng kế hoạch phụ trợ ngân quỹ Khơng có việc hoạch định chiến lược nhất, nhà quản trị cần phải có kế hoạch, phương án dự phòng trường hợp triển khai chiến lược tiên phong gặp trục trặc Việc xây dựng kế hoạch phụ trợ cần có thảo luận, tham gia đóng góp ý kiến nhà quản trị cấp tổ chức để đảm bảo thực đồng thống Sau việc xác định nguồn kinh phí để thực chiến lược quan trọng không Nếu sử dụng kinh phí khơng hợp lý, gây lãng phí khơng cần thiết, ảnh hưởng đến thu nhập tổ chức, giảm uy tín nhà quản trị * Bước 7: Tiếp tục hoạch định Việc lặp lại tiến trình hoạch định tất yếu, sao? Những yếu tố có ảnh hưởng đến tổ chức ln biến đổi khơng ngừng Với thay đổi đó, nhà 29 quản trị lường trước khơng thể ngờ tới, người làm cơng tác hoạch định cho tổ chức phải luôn sẵn sàng để đổi điều chỉnh chiến lược cho phù hợp Cần phải coi chức hoạch định q trình diễn liên tục ln ln phải hoạch định không ngừng để đưa tổ chức phát triển quỹ đạo Mỗi nhà quản trị tài cần thực tốt chức hoạch định phục vụ cho cơng việc quản trị mà nâng cao hoàn thiện lực thân 30 CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG NHÂN SỰ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ Mỗi nhà quản trị tổ chức ngồi chức chun mơn cần sở hữu kỹ quản trị định, có kỹ mà nhà quản trị cần phải sở hữu, là: - Kỹ tư duy; - Kỹ nhân sự; - Kỹ kỹ thuật Chúng ta xem hình ảnh bên dưới: Qua hình ảnh trên, thấy rằng, tất nhà quản trị cần phải sở hữu cho đầy đủ kỹ tầm quan trọng chúng tùy thuộc vào cấp quản trị khác tổ chức Ở cấp quản trị cao cần nhiều kỹ tư Ngược lại, cấp quản trị thấp hơn, kỹ chuyên môn kỹ thuật trọng Nhưng đặc biệt, kỹ nhân đâu cấp độ cần thiết quan trọng Mặc dù thực thế, tổ chức thường đòi hỏi cụ thể mức độ kỹ nhân có khác tùy theo người quản trị, xét theo quan điểm quản trị học nhà kinh tế kỹ nhân kỹ quan trọng nhất, góp phần làm cho nhà quản trị thực thành công kỹ khác đạt mục tiêu chung tổ chức Sau đây, phân tích làm rõ kỹ 31 3.1 Khái niệm kỹ Chắc hẳn nghe nghe nói đến thuật ngữ như: Kỹ chun mơn, kỹ mềm, kỹ sống,…Vậy kỹ thực gì? Có nhiều quan niệm kỹ năng, quan niệm thường đến từ góc nhìn mang tính chun mơn quan niệm cá nhân người có kiến thức lĩnh vực quản trị Kỹ khơng phải tự nhiên mà có, cần hình thành thơng qua việc áp dụng kiến thức vào thực tiễn đời sống Kỹ học tích lũy q trình lặp lặp lại chuỗi hành động định đó, kỹ ln có tính định hướng mục đích rõ ràng thực Có thể nói ngắn gọn: Kỹ năng lực hay khả chủ thể thực thục môt hay chuỗi hành động sở hiểu biết (kiến thức kinh nghiệm thân) nhằm tạo kết mong đợi Kỹ hình thành nào? Bất kỳ kỹ dù hình thành nhanh hay chậm, bền vững hay lỏng lẻo phụ thuộc vào tâm, khát khao, lực tiếp nhận người thực hiện, cách mà họ luyện tập, hay tính phức tạp kỹ Các bước việc hình thành nên kỹ năng: - Hình thành mục đích, mục tiêu thân: Câu hỏi: Tại phải sở hữu kỹ đó, sở hữu kỹ mang lại lợi ích gì? Đó mục đích cần hướng đến - Lên kế hoạch cho thân để sở hữu kỹ đó: Tất xuất phát từ thân người thực Các kế hoạch chi tiết đơn giản mang tính luyện tập hàng ngày để đạt kỹ - Cập nhật lý thuyết, kiến thức có liên quan đến kỹ đó: Có thể thơng qua tài liệu, báo chí, phương tiện thơng tin đại chúng hiệu việc tham gia vào buổi thảo luận, thuyết trình chuyên gia hay trực tiếp tham gia khóa học huấn luyện kỹ ngày mở rộng trọng đầu tư - Luyện tập kỹ thường xuyên Kỹ luyện tập công việc hàng ngày, luyện tập lớp với giảng viên tự rèn luyện 32 - Ứng dụng kỹ điều chỉnh phù hợp Để thực sở hữu kỹ người học phải ứng dụng sống cơng việc Cơng việc sống ln có biến động khơng ngừng nên việc điều chỉnh trình diễn thường xuyên nhằm hướng tới việc hoàn thiện kỹ Một hồn thiện kỹ có nghĩa bạn hồn thiện thân 3.2 Kỹ nhân Nghe đến cụm từ nhân sự, thấy liên quan đến người Quản lý người, chắn cơng việc khó khăn Kỹ nhân (human skills): Là kiến thức liên quan đến khả làm việc, động viên điều khiển nhân Kỹ nhân tài đặc biệt nhà quản trị việc quan hệ với người khác nhằm tạo thuận lợi thúc đẩy hồn thành cơng việc chung Một vài kỹ nhân cần thiết cho quản trị viên biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng khơng khí hợp tác lao động, biết cách tác động hướng dẫn nhân tổ chức để hồn thành cơng việc Kỹ nhân cấp quản trị viên cần thiết tổ chức nào, dù phạm vi kinh doanh phi kinh doanh Sự phát triển tổ chức phụ thuộc nhiều vào thái độ kỹ làm việc thành viên tổ chức - Đối với nhà quản trị cấp cao, cơng việc họ đưa chiến lược, họ giao tiếp với bên bên tổ chức, nên kỹ nhân thiếu - Đối với nhà quản trị cấp trung họ người bổ sung kế hoạch chiến lược, giao tiếp với cấp cấp dưới, đóng vai trò cầu nối cấp quản trị nên kỹ nhân cần thiết - Đối với nhà quản trị cấp sở, phần lớn thời gia tham gia vào công việc chuyên môn trực tiếp hướng dẫn nhân viên, nên người phải rèn luyện cho khả khai thác thông tin, sử dụng công cụ đại, kỹ thuyết trình, thuyết phục đám đơng đứng đầu nhóm, tổ,… 33 3.3 Những kỹ nhân cần thiết nhà quản trị 3.3.1 Kỹ giao tiếp * Khái quát chung kỹ giao tiếp: Kỹ giao tiếp phẩm chất cối lõi nhà quản trị Kỹ giao tiếp kỹ nhân kỹ đề cao Dù nhà quản trị cấp cao, cấp trung gian hay cấp sở cần phải rèn luyện kỹ ngày Giao tiếp trình hoạt động trao đổi thơng tin người nói người nghe nhằm đạt mục đích Theo số liệu thống kê, có đến 85% thành cơng nhà quản trị, người làm công tác lãnh đạo định khả giao tiếp hiệu với người khác Nhà quản trị người phải làm việc với tất người tổ chức, thành công người làm việc tổ chức thành cơng người làm cơng tác quản trị Giao tiếp hồn tồn mơt kỹ học tập Trước hết, cần phải xác định mục tiêu giao tiếp gì? - Mục tiêu nhà quản trị muốn người kính trọng yêu mến Một đạt mục tiêu này, nhà quản trị nâng cao khả thuyết phục với nhân viên tổ chức, họ sẵn sàng lắng nghe người đứng đầu - Thông qua giao tiếp, nhà quản trị muốn người công nhận giá trị tầm quan trọng - Thuyết phục người đối diện chấp nhận quan điểm riêng Các nhà quản trị thời kỳ thường thiên việc lãnh đạo theo kiểu thuyết phục thay việc mệnh lệnh mang tính bắt buộc trước Người làm công tác quản trị phải có khả thuyết phục người khác nhìn nhận quan điểm đồng ý với lập trường mình, giao tiếp công cụ hữu hiệu - Nhà quản trị giao tiếp muốn moi người phải thay đổi ý định ban đầu hợp tác với Nhà quản trị khơng thể thành cơng bị nhân viên bất hợp tác chống đối sau lưng Nhà quản trị phải người thay đổi ý định nhân viên 34 - Một mục tiêu giao tiếp mà nhà quản trị hướng đến tạo ảnh hưởng lên mối quan hệ * Rèn luyện kỹ giao tiếp hiệu quả: - Nhà quản trị cần trình bày rõ ràng quan điểm mình: Trong giao tiếp, nhà quản trị cần nói rõ quan điểm, chiến lược ước muốn thân Nếu để nhân viên cấp hiểu biết mơ màng, chung chung, không rõ ràng mục tiêu tổ chức mình, nhà quản trị mắc phải sai lầm lớn, dẫn đến thất bại sau tổ chức Ở tổ chức thành công, vấn, chắn nhân viên hiểu rõ họ làm việc điều gì, điểm mạnh điểm yếu tổ chwucs gì, họ hướng đến đâu lộ trình phát triển tổ chức định hình tương lai tổ chức Nếu muốn trở thành nhà quản trị giỏi biết bày tỏ quan điểm cá nhân, ý kiến mục tiêu cách rõ ràng với người khác giao tiếp Phải đảm bảo người nhân viên biết rõ nhà quản trị mong đợi họ đóng góp điều - Nhà quản trị phải biết lắng nghe: Khơng phải nói chuyện với giao tiếp Biết lắng nghe cách giao tiếp vô hiệu Lắng nghe không nghe cách đơn thuần, lắng nghe không nghe nội dung đối tượng giao tiếp nói mà phải nghe theo cách thơng điệp gửi gắm Để lắng nghe hiệu hãy: + Tập trung lắng nghe: Tập trung có nghĩa thời điểm nên làm việc, tập trung nghe Nhiều nhà quản trị thường không thành công lắng nghe người khác truyền tải thơng điệp họ lại để cơng việc khác xen vào Kết thông điệp truyền tải nhà quản trị tiếp nhậ không đầy đủ, hai bên khơng hiểu rõ ý nhau, gây mâu thuẫn q trình triển khai thực cơng việc Tập trung lắng nghe biểu tơn trọng người nói, giúp người nói có thêm tin tưởng thân thiện để giao tiếp cách cởi mở 35 + Ngơn ngữ hình thể: Đó ý đơi mắt, gật đầu nhà quản trị lắng nghe có tác dụng lớn q trình tiếp nhận khích lệ tinh thần giao tiếp người nói + Trình bày lại vấn đề: Nhiều giao tiếp khơng hiệu hai bên khơng hiểu ý kiến Để hiểu thông điệp, mong muốn cấp hay đối tác giao tiếp, nhà quản trị cần phải xác định lại thơng điệp cách trình bày lại nội dung người nói theo cách hiểu Một câu nói đơn giản để xác nhận như: Tơi hiểu vấn đề sau.… Hoặc: Ý anh/chị phải không… + Ghi nhớ: Để ghi nhớ thơng điệp, nội dung q trình giao tiếp nhà quản trị cần phải có chọn lọc thơng điệp mà người nói muốn truyền tải Nhà quản trị phải biết chọn lọc thông tin ghi nhớ thơng tin Cách tốt để nhà quản trị ghi nhớ giao tiếp nên chuẩn bị cho sổ nhỏ bút, sử dụng để ghi thông tin - Sử dụng phương pháp thuyết phục giao tiếp Một nhà quản trị giỏi biết cách thuyết phục giao tiếp Hãy thuyết phục khách hàng mua sản phẩm sử dụng dịch vụ tổ chức Hãy thuyết phục nhân viên định hướng, mong muốn, mục tiêu tổ chức để nhân viên tin tưởng Hãy biết cách để thuyết phục nhân viên làm thêm giờ, làm việc chăm hơn, cống hiến mục tiêu tổ chức Nhà quản trị cần xây dựng cho khả thương thuyết thỏa hiệp với tất người Hãy xây dựng cho khả thuyết trình tốt trước đám đơng, bạn nói với số đơng nói thật tự nhiên, thật chân thành để họ thấy tự tin tính thuyết phục từ bạn 3.3.2 Kỹ tổ chức bố trí nhân Hiện doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam, nhân viên phải đảm nhiệm đồng thời nhiều nhiệm vụ, nhân viên kiêm nhiệm lúc nhiều công việc quan tâm coi trọng 36 Đặc biệt thời kỳ kinh tế gặp nhiều khó khăn, tổ chức, doanh nghiệp muốn cắt giảm bớt nhân nhân viên phải kiêm nhiệm công việc nhiều Nhà quản trị tổ chức phải người biết xếp, bố trí tổ chức nguồn lực nhân có tay cách phù hợp Việc tổ chức bố trí xếp nhân tổ chức thực qua biện pháp sau: * Thuyên chuyển: Thuyên chuyển chuyển nhân viên từ công việc sang cơng việc khác từ vị trí sang vị trí khác phù hợp Những lý mà nhà quản trị áp dụng việc thuyên chuyển: - Để điều hoa nhân lực phận để cắt giảm chi phí phận mà cơng việc kinh doanh bị suy giảm - Để lấp vị trí việc làm trống lý mở rộng sản xuất, chuyển đi, chết, hưu, chấm dứt hợp đồng - Để sửa chữa sai sót việc bố trí nhân Có dạng thuyên chuyển như: - Thuyên chuyển sản xuất: Do nhu cầu sản xuất, để điều hòa lao động giãn thợ - Thuyên chuyển thay thế: Để lấp vào vị trí việc làm trống - Thun chuyển sửa chữa sai sót: Để sửa chữa sai lầm tuyển chọn hay bố trí nhân Những lưu ý mà quản trị cần quan tâm việc thuyên chuyển: - Khi thuyên chuyển cần đảm bảo phù hợp trình độ người nhân viên vị trí việc làm mới, thực hoạt động đào tạo phát triển để cung cấp kiến thức kỹ cần thiết cho người lao động - Khi thuyên chuyển, cần lưu ý mối quan hệ mức tiền công nhân viên với mức tiền cơng vị trí việc làm - Việc thun chuyển nhân viên vị trí “nhạy cảm” cần phải thực thủ tục chặt chẽ 37 * Đề bạt: Đề bạt (thăng tiến) việc đưa nhân viên vào vị trí việc làm có tiền lương cao hơn, có uy tín trách nhiệm lớn hơn, có điều kiện làm việc tốt hội phát triển nhiều Mục đích đề bạt việc nhà quản trị biên chế nhân viên vào vị trí việc làm trống mà vị trí tổ chức đánh giá có giá trị cao vị trí cũ nhân viên, nhằm đáp ứng nhu cầu biên chế cán bộ, nhân viên phát triển tổ chức đồng thời để đáp ứng nhu cầu phát triển nhân viên Các dạng đề bạt: - Đề bạt ngang: Chuyển người nhân viên từ vị trí việc làm phận đến vị trí việc làm có cấp bậc cao tương đương phận khác Ví dụ: Chuyển từ Trưởng phòng Hành sang làm Trưởng phòng Kế tốn tổng hợp - Đề bạt thẳng: Chuyển nhân viên từ vị trí việc làm đến vị trí cao phận Ví dụ: Chuyển từ nhóm trưởng kinh doanh lên làm Phó phòng kinh doanh Tác dụng việc đề bạt tổ chức: - Đáp ứng nhu cầu nhân lực phát triển tổ chức, đồng thời sử dụng tài nhân viên - Khuyến khích nhân viên phục vụ tốt theo khả phấn đấu nâng cao trình độ nghề nghiệp - Giúp tổ chức giữ chân nhân viên tài thu hút nhân viên giỏi đến với tổ chức * Xuống chức: Xuống chức việc đưa nhân viên đến vị trí việc làm có cương vị tiền lương thấp hơn, có trách nhiệm hội Xuống chức thường kết việc giảm biên chế hay kỷ luật, để sửa chữa việc bố trí lao động khơng trước (do trình độ nhân viên không đáp ứng hay sức khỏe không đáp ứng yêu cầu công việc) Xuống chức phải nhà quản trị thực sở theo dõi đánh giá chặt chẽ, công khai việc thực công việc nhân viên 38 3.3.3 Kỹ thu thập thông tin Thông tin nguồn tài nguyên giá trị hoạt động tổ chức Những nhà quản trị phải thể khả thu thập thông tin thông qua việc rèn luyện kỹ khai thác, thu thập thông tin Thông tin thu thập có giá trị lớn việc định quản trị, lập kế hoạch chiến lược, thông báo thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động tổ chức * Vai trò thơng tin: - Thông tin công cụ, phương tiện, đồng thời sản phẩm trình quản lý Về chất, hoạt động quản lý trình làm việc với thông tin Thông tin công cụ để nhà quản trị thực hoạt động quản lý Thơng tin sản phẩm phương tiện trình tác động người quản lý người bị quản lý - Thông tin sở để nhà quản trị ban hành định quản lý: Một khâu quan trọng trình ban hành định quản lý khâu thu thập xử lý thơng tin Nó liên quan đến chất lượng hiệu định quản trị - Thông tin góp phần quan trọng việc phân tích, dự báo, phòng ngừa ngăn chặn rủi ro hoạt động quản trị * Yêu cầu thu thập thông tin: - Nhà quản trị cần phải hiểu biết xác nhu cầu thơng tin phục vụ cho việc quản trị; - Đánh giá ý nghĩa thông tin mà thu thập quản lý - Nắm vững, tìm tòi có khả phát hiện, thu thập thơng tin cần thiết - Nắm xác nguồn thơng tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, lúc, mục đích, phù hợp với quy định pháp luật 39 C KẾT LUẬN Thông qua trình phân tích nghiên cứu, thấy rõ vai trò tầm quan trọng nhà quản trị hoạt động tổ chức Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam nhiều biến đơng, ngày xuất nhiều doanh nghiệp vừa nhỏ, hoạt động nhiều lĩnh vực, sản xuất, kinh doanh ngày mở rộng Điều đòi hỏi tổ chức phải sở hữu nhà quản trị xuất sắc để định hướng phát triển tổ chức hướng Mỗi nhà quản trị thực thật tốt chức rèn luyện tích cực kỹ cần thiết để ngày hồn thiện góp phần vào phát triển tổ chức kinh tế đất nước Bài tiểu luận hi vọng đem lại cho người đọc thơng tin bổ ích chức kỹ cần thiết nhà quản trị tài Rất mong đóng góp ý kiến người đọc chủ đề hoàn thiện Một lần xin chân thành cảm ơn! 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Brian Tracy, Leadership, Nguyễn Huyền – Nguyễn Chánh dịch, Nhà xuất Thế Giới,2014 41 PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) cán chấm thi Điểm thống thi CB chấm thi số Bằng số CB chấm thi số 42 Bằng chữ Chữ kí xác nhận cán nhận thi ... việc tổ chức 14 CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ Như phân tích khái niệm quản trị, tưng tự vậy, nhà quản trị tổ chức có chức đặc biệt quan trọng như: - Chức hoạch định. .. * Hoạch định xem chức tiên nhà quản trị giữ vai trò định hướng chức quản trị khác nhà quản trị như: Tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Có hoạch định từ đầu tổ chức xác định hướng nào, mục tiêu tổ chức. .. nhà quản trị tổ chức 12 CHƯƠNG 2: 15 TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ .15 2.1 Hoạch định gì? 15 2.2 Phân loại hoạch định 16 2.2.1 Hoạch