MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nội dung nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Kết cấu đề tài 2 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MỐI QUAN HỆ 3 1.1. Một số khái niệm 3 1.2. Đặc điểm 4 1.3. Cơ sở xây dựng các mối quan hệ trong Công ty 5 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHÒNG VỚI CÁC BỘ PHẬN 7 2.1. Thực trạng hoạt động của công ty Dệt 83 7 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 7 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ 8 2.1.3. Các mặt hàng sản xuất chính 9 2.1.4. Cơ cấu tổ chức 9 2.1.5. Quy mô hoạt động 12 2.2. Xu thế phát triển mỗi quan hệ trong tương lai 13 2.3. Mối quan hệ trong Công ty 14 2.4. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty 15 2.5. Đánh giá mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong Công ty Dệt 83 17 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG TY DỆT 83 20 3.1. Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ giữa các cấp quản trị 20 3.2. Một số kiến nghị nhằm tăng cường mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong Công ty. 21 KẾT LUẬN 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tiểu cá nhân em Các liệu đề tài trung thực Những kết luận khoa học chưa cơng bố cơng trình Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Sinh viên thực LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến TS Vi Tiến Cường - giảng viên học phần quản trị học dạy giúp em hoàn thành tốt tiểu luận Em xin gửi lời cảm ơn đến Công ty Dệt 83đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu, thu thập tài liệu cách thuận lợi Trong trình khảo sát em nhận giúp đỡ Cơng ty đóng góp ý kiến, giúp em có thêm kiến thức để hồn chỉnh nội dung hình thức Tuy nhiên, trình độ nhiều hạn chế thiếu sót định, mong q thầy đóng góp ý kiến để tiểu luận hoàn thiện MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nội dung nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu .2 Kết cấu đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MỐI QUAN HỆ 1.1 Một số khái niệm 1.2 Đặc điểm 1.3 Cơ sở xây dựng mối quan hệ Công ty CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHÒNG VỚI CÁC BỘ PHẬN 2.1 Thực trạng hoạt động công ty Dệt 8-3 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 2.1.2 Chức nhiệm vụ 2.1.3 Các mặt hàng sản xuất 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 2.1.5 Quy mô hoạt động 12 2.2 Xu phát triển quan hệ tương lai 13 2.3 Mối quan hệ Công ty 14 2.4 Mối quan hệ phận công ty 15 2.5 Đánh giá mối quan hệ cấp quản trị Công ty Dệt 8-3 17 CHƯƠNG 20 GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG TY DỆT 8-3 20 3.1 Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ cấp quản trị 20 3.2 Một số kiến nghị nhằm tăng cường mối quan hệ cấp quản trị Công ty .21 KẾT LUẬN 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, để hòa nhập với phát triển kinh tế thơng tin hoạt động văn phòng khơng bó phạm vi hẹp với chức mang tính tạp vụ Mà nâng lên tầm cao mới, với nhiệm vụ chuyên sâu trợ giúp hoạch định sách phát triển cho cơng ty, tổ chức, triển khai đôn đốc hoạt động tuyển chọn nhân viên, định hướng kiểm soát hoạt động công ty Mặc dù Việt Nam nay, lĩnh vực quản trị văn phòng chưa chuyên sâu thành chuyên mơn hóa mà tiếp cận với cơng việc theo kinh nghiệm Nhưng trước đốc thúc tiến trình hội nhập, doanh nghiệp Việt Nam nói chung doanh nghiệp Nhà nước nói riêng không vận động theo kinh tế thông tin Bởi muốn tồn phát triển, doanh nghiệp trước hết phải củng cố tạo dựng mối quan hệ thơng tin ngồi đơn vị Với nhận thức em chọn đề tài "mối quan hệ cấp quản trị Công ty Dệt 8-3" để làm tiểu luận Đề tài vừa nhằm đề cao mối quan hệ giám đốc công ty vừa mong muốn xây dựng phận phòng ban có khả hoạch định, tổ chức quản lý kiểm tra hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty, phận đem lại hiệu kinh doanh cao Cũng nhiều công ty khác, cơng ty Dệt 8-3 mong muốn có kết kinh doanh cao Vì vậy, cơng ty trọng đến việc xây dựng máy phòng ban đội ngũ nhân viên cho hiệu Mà việc phối hợp phận hoạt động cho có hiệu việc làm lúc đạt được, đơi phòng ban, phận thực công việc dựa vào chức nhiệm vụ phân cơng để hồn thành cơng việc mà chưa quan tâm đến phận khác Do đó, em muốn hệ thống mối quan hệ có giám đốc với phận khác cơng ty, hồn thiện quan hệ nội công ty chặt chẽ nữa, tạo phối hợp đồng để hoàn thành công việc tốt nhất, đạt hiệu cao Mục đích nghiên cứu Nhằm đưa giải pháp để mối quan hệ cấp quản trị công ty phối hợp chặt chẽ với hơn, tạo phối hợp đồng để hoàn thành tốt công việc đạt hiệu cao Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Mối quan hệ cấp quản trị công ty - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Công ty Dệt 8-3 + Thời gian: Tập trung nghiên cứu số liệu từ năm 1998-2000 Nội dung nghiên cứu Nội dung chủ yếu xây dựng mối quan hệ cấp quản trị công ty Dệt 8-3 Phương pháp nghiên cứu Để có nội dung sâu sắc, phân tích, đánh giá khách quan, đề tài cần sử dụng phương pháp sau: - phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp - Phương pháp thu thập thông tin, nghiên cứu tài liệu Kết cấu đề tài Gồm phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phục lục, nội dung đề tài gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận mối quan hệ Chương 2: Thực trạng hoạt động mối quan hệ cấp quản trị Công ty Chương 3: Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ Công ty Dệt 83 NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MỐI QUAN HỆ 1.1 Một số khái niệm Mối quan hệ cấp quản trị công ty vấn đề nghiên cứu phức tạp, liên quan đến nhiều đối tượng Các mối quan hệ xây dựng mang tính bình đẳng, vừa có - dưới, quan hệ theo chiều ngang dọc, quan hệ theo cấp quản trị, theo phạm vi tác động, quan hệ theo quyền hạn đối tượng tham gia theo tính chất cơng việc - Mối quan hệ: tùy theo đối tượng quan hệ với mơi trường khác mà có mối qun hệ khác mối quan hệ Và đến nay, khái niệm quan hệ mang tính chung chung, khái niệm quan hệ từ điển Tiếng Việt nêu: "quan hệ ràng buộc, mối liên hệ qua lại hai bên chủ thể" vào lĩnh vực hoạt động văn phòng mối quan hệ hiểu tác động qua lại phận cấu thành tổng thể sở chức nhiệm vụ giao để đạt mục tiêu chung Mối liên hệ thể tính ràng buộc theo hai chiều đối tượng tham gia, quan hệ phải có hai thành trở lên tạo thành mối quan hệ Các mối quan hệ vừa độc lập vừa hợp tác với Việc lựa chọn xây dựng nên mối quan hệ phức tạp Và quan, đơn vị để tạo dựng mối quan hệ cấp vấn đề khó giải Nó phải trải qua thời gian định để hình thành nên "thấu hiểu", tình cảm người với người, đối tượng với đối tượng kia, lãnh đạo với nhân viên cấp dưới, phòng ban với phòng ban kia, giữa, đơn vị với đơn vị khác Sự phứ tạp tăng lên theo mức độ quan hệ đối tượng với Vì vậy, việc xây dựng mối quan hệ Tổng Giám đốc với phận phòng ban cơng ty đem lại hiệu cao, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty yêu cầu đạt cho tất thành viên Cơng ty, gắn chặt với lợi ích thân người tham gia quan hệ Như tác giả Nguyễn Hữu Thân khảng định "vấn đề tổ chức nhà quản trị hành có hai mặt, là: Nhà quản trị phải tổ chức, bố trí nhân viên cho công việc đạt hiệu Nhà quản trị phải tổ chức phận chức hình để hỗ trợ phói hợp với chức khác tổng xí nghiệp" 1.2 Đặc điểm Đối với mối quan hệ xuất phát từ hai thành phần trở lên, đặc điểm tiêu biểu mối quan hệ xuất phát từ hai chủ thể mà làm nảy sinh nhu cầu quan hệ qua lại tác động với theo hướng cụ thể để hướng mục tiêu, mục đích Trong mối quan hệ, phụ thuộc nhiều vào chủ thể quan hệ đó, dẫn đến mối quan hệ ngang bằng, hay Mối quan hệ diễn thời gian ngắn hay dài phụ thuộc vào đối tượng hay thành phần có mối quan hệ Có thể đối tượng bắt đầu xây dựng nên mối quan hệ lúc, đối tượng tác động vào đối tượng để hình thành mối quan hệ Tuy nhiên, cho dù mối quan hệ xây dựng sở phải tuân theo nguyên tắc định Nhưng nguyên tắc khơng cố định mà tn theo quy luật vận động chung xã hội với đặc điểm sau: - Việc xây dựng nên mối quan hệ phải xuất phát từ hai thành phần trở lên - Mối quan hệ xây dựng sở tác động qua lại với đối tượng tham gia quan hệ, khơng có tác động qua lại mối quan hệ khơng thể trì có trì mối quan hệ tồn lâu - Các mối quan hệ có xu hướng mở rộng ngày đa dạng hoạt động kinh tế-xã hội phát triển - Mối quan hệ phải tác động qua lại sở tuân theo nguyên tắc chung quan hệ - Xây dựng mối quan hệ phải mang tính chất định hướng mà khơng mang tính chung chung, hay phải xây dựng sở mục tiêu định có phù hợp với yêu cầu công việc Hiện nay, phòng tổ chức hành cơng ty Dệt 8-3 gần đầu mối quan hệ phận phòng ban cơng ty với Tổng Giám đốc Bởi chức phòng kết hợp với phòng ban để tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo công ty 1.3 Cơ sở xây dựng mối quan hệ Công ty Việc tạo dựng mối quan hệ dựa sở chức nhiệm vụ cụ thể Biểu rõ nét việc xây dựng mối quan hệ chủ thể để cung thực mục tiêu chung Bất mối quan hệ xây dựng nên có mục đích, sở cụ thể Chính từ mục đích sở mà mối quan hệ hình thành, tồn phát triển Còn việc vận động theo chiều tăng tiến hay khơng tùy thuộc vào mức độ thiết lập mối quan hệ chủ thể phối hợp với Hay ràng buộc Đồng thời mức độ gia tăng thể mức độ tiếp súc thường xuyên liên tục hay không chủ thể quan hệ Nhưng cho dù mối quan hệ xuất phát từ đâu, mơi trường phải xuất phát sở nguyên tắc liên kết ràng buộc cụ thể: - Nguyên tắc bình đẳng - Nguyên tắc phối hợp - Nguyên tắc tuân thủ - Nguyên tắc tác động lẫn Đối với phận Cơng ty ngun tắc có nét đặc tưng riêng hoạt động cấp mang tính chun mơn khác so với lĩnh vực khác Các nguyên tắc bao gồm: - Nguyên tắc xây dựng quan hệ sở bình đẳng quan hệ với đồng nghiệp - Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dựa phối hợp công việc theo chức nhiệm vụ phận Công ty để thực mục tiêu đặt trước - Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dựa trách nhiệm quyền hạn thành viên Công ty Tuy vậy, nguyên tắc mang tính "định hình" chưa kể chuẩn xác mối quan hệ xuất phát từ giao tiếp xã hội mà tạo nên Chính lẽ mà mối quan hệ thay đổi hay có xáo chộn tự khắc nguyên tắc thay đổi theo Bên cạnh đó, mối quan hệ đó, mối quan hệ phận công ty đa dạng, bao hàm nhiều đối tượng khác nhau, từ Tổng Giám đốc đến công nhân viên nhiều phận khác Công ty phong phú Trong có: - Mối quan hệ mang tính nội Cơng ty có liên quan đến phận từ Tổng Giám đốc - Phó tổng giám đốc đến phòng ban - Các mối quan hệ với khách hàng bao gồm khách hàng thường xuyên khách hàng tiềm - Các quan hệ mang tính nghề nghiệp, liên quan đến đồn nghiệp đơn vị với đơn vị khác Ứng với mối quan hệ nguyên tắc sử dụng cách linh động để mang lại hiệu định việc xây dựng nên mối quan hệ này, yếu tố tạo nên không gian vật chất mối trường mối quan hệ CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHÒNG VỚI CÁC BỘ PHẬN 2.1 Thực trạng hoạt động công ty Dệt 8-3 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Dệt 8-3 doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Dệt May Việt Nam, nằm phía Nam thành phố Hà Nội, địa 460 đường Minh Khai với diện tích tồn bơ 24 Đầu năm 1959 phủ định cho xây dựng Nhà máy Liên Hiệp Sợi- Dệ - nhuộm Hà Nội Từ năm 1960 - 1963, thời gian nhà máy vừa tiến hành xây dựng vừa tiến hành lắp đặt máy móc, thiết bị sản xuất Đến năm 1965, nhà máy cắt băng khánh thành - nhà máy Dệt 8-3 thức đời Đến năm 1985, với chuyển đổi sản xuất kinh doanh theo chế thị trường Nhà máy lắp đặt thêm phân xưởng sợi, hai dây chuyền may thành lập phân xưởng may khép kín Năm 1991, theo định Bộ Công nghiệp để phù hợp với tình hình chung tồn doanh nhiệp Nhà máy Dệt 8-3 đổi tên thành Liên hiêp Dệt 8-3 thay đổi cấu tổ chức chia thành hai khối khối phòng ban khối xí nghiệp Năm 1994, để thích hợp với việc sản xuất kinh doanh theo chế thị trường, Bộ Công nghiệp định đổi tên Liên hiệp Dệt 8-3 thành công ty Dệt 8-3 cấu giữ nguyên cũ xí nghiệp May - Dịch vụ tách thành xí nghiệp may xí nghiệp dịch vụ Căn vào định thành lập doanh nghiệp Bộ Công nghiệp nhẹ hoạt động chủ yếu công ty bao gồm: - Sản xuất bán sản phẩm sợi, vải loại - Thực công việc khác liên quan tới việc sản xuất phân phối sảm phẩm - Nhập nguyên vật liệu thị trường nước nước để phần hoạt động hiệu ban lãnh đạo phòng ban Cơng ty Tổng Giám đốc: người chịu trách nhiệm chung việc điều hành Công ty đồng thời người trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán điều hành tài chính, sản xuất, xuất nhập Công ty Người đắng đầu Công ty Tổng Giám đốc Phan Việt Hảo Ba phó Tổng Giám đốc có nhiệm vụ giúp việc cho Tổng Giám đốc công tác điều hành Quản lý Công ty Phó Tổng Giám đốc kỹ thuật: Là người tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm chung mảng kỹ thuật Cơng ty Phó Tổng Giám đốc sản xuất: Là người tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm mảng sản xuất tiêu thụ sản phẩm Phó Tổng Giám đốc phụ trách chế độ lao động: Là người tham mưu giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm chế độ lao động toàn lao động Cơng ty - Các phận phòng ban: + Phòng kỹ thuật: Là phận chức hợp tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc toàn lĩnh vực công tác kỹ thuật - chất lượng bảo hộ lao động Các hoạt động khoa học kỹ thuật, đổi công nghệ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất Công ty định mức kỹ thuật thiết kế mặt hàng đáp ứng nhu cầu thị trường + Phòng xuất nhập khẩu: Phụ trách xuất nhập sang nước khác sản phẩm Công ty Đồng thời, chịu trách nhiệm nhập dây chuyền công nghệ tiên tiến nước giới bao gồm máy móc, thiết bị phụ tùng, nguyên vật liệu phụ tùng phục vụ trực tiếp cho sản xuất hoạt động khác cơng ty + Phòng kế hoạch tiêu thụ: Với chức xây dựng triển khai sản xuất kế hoạch tiêu thụ sản phẩm góp phần hồn thành kế hoach Cơng ty Ngồi việc lên kế hoạch tiêu thụ, phòng phải triển khai thực kế hoạch tiêu thụ đề việc tìm đối tượng, khách hàng tiêu thụ sản phẩm thông qua 10 tìm kiếm quảng cáo sản phẩm Cơng ty đồng thời kết hợp với cửa hàng giới thiệu sản phẩm để thực tốt kế hoạch đề + Phòng bảo vệ quân sự: Do yêu cầu thực tiến Công ty quy mô thời gian làm việc (24/24) phòng có chức đảm bảo trật tự an ninh, giám sát báo cáo trường hợp vi phạm nội quy công nhân viên Công ty cho ban Lãnh đạo biết, bảo vệ tài sản phòng chống cháy nổ, đảm bảo thực nghĩa vụ quân sự, xây dựng lượng lượng tự vệ Cơng ty + Phòng kế hoach tài chính: Có chức tham mưu cho lãnh đạo Công ty cơng tác tài Cơng ty, đồng thời theo dõi tình hình hoạt động Cơng ty kỳ Đến cuối kỳ hoạch toán xác định kế Công ty lỗ hay lãi Số liệu tập hợp từ phòng ban xí nghiệp lên phòng thơng qua báo cáo hàng tháng hàng quý + Ban đầu tư xây dựng bản: Với chức tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc việc mở rộng quy mô Công ty đồng thời lập phương án đầu tư cải tạo máy moác thiết bị nhằm nâng cao xuất chất lượng sản phẩm + Trung tâm thí nghiệm KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm): Với chức giúp Tổng Giám đốc việc kiểm tra chất lượng sản phẩm đưa thị trường tiêu thụ Đồng thời nơi thí nghiệm chất lượng nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm trước đưa vào sản xuất hàng loạt + Phòng tổ chức hành chính: Với chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty lĩnh vực tổ chức lao động,chế độ tiền lương công việc hành chính, văn thư, phục vụ khác Ngồi phòng ban Cơng ty Dệt 8-3 bao gồm đơn vị, xí nghiệp thành viên tham gia hoạt động quản lý sản xuất Cơng ty Đó lad xí nghiệp Sợi A - Sơi B - Sợi II, xí nghiệp Dệt - Nhuộm - xí nghiệp điện, xí nghiệp may, xí nghiệp dịch vụ Tóm lại, chức cấp quản trị, phân Cơng ty Dệt 8-3 nói trên, ta thấy phận Công ty hoạt động tích cực Mỗi phận đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ riêng, khác Các cấp 11 Công ty hỗ trợ lẫn bổ sung cho hợp lý chặt chẽ Chính ví có chức năng, nhiệm vụ đặc biệt thế, nâng cao hiệu hoạt động, góp phần nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Công ty Sơ đồ tổ chức Công ty TỔNG GIÁM ĐỐC PTGĐ điều hành TC - PTGĐ kỹ thuật LĐ Phòng tổ chức 2.1.5 Quy mô hoạt động Hiện công ty có mặt rộng (tổng diện tích 24ha) tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty hoạt động hành khoảng sản xuất kinh doanh xây dựng phân xưởng, nhà xưởng sản xuất, nhà kho để nguyên liệu hàng hóa thành phẩm Về vốn, đến cuối năm 1999 Cơng ty có số vốn lên tới 250 đồng, số vốn Nhà nước cấp khoảng 40% Phần lại Cơng ty phải vay ngân hàng, huy động vốn tự có số hình thức khác Bảng: nguồn vốn Cơng ty (1998-2000) Chi tiêu năm Tổng nguồn vốn Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu 1998 269327 199586 68581 12 1999 262692 194076 69476 2000 271354 192321 77033 Thiết bị Công ty có dây chuyền sản xuất hồn chỉnh, đại có khả sản xuất sản phẩm có giá trị cao tất xí nghiệp Nhưng máy móc thiết bị nhập từ nước có cơng nghệ tiên tiến như: dây chuyền kéo sợi Ý, máy dệt kim Hàn Quốc, máy dệt Plean Thụy Sĩ, máy nhuộm liên hợp Nhật, máy in hoa Ân Độ Đối với nguồn lao động, tổng số cán công nhân viên chức 3200 người Trong số lao động nữ chiếm 68% Với phân cơng khơng đồng số lao động nữ chiếm nửa Công ty Lao động nữ có ưu điểm cần cù, chịu khó điều gặp số bất lợi trình sản xuất bảo đảm lao động 2.2 Xu phát triển quan hệ tương lai Ngày nay, thấy phát triển không ngừng ngành công nghiệp hoạt động kinh tế nói chung Khi đứng trước phát triển giới đa cực, đa chiều tác động không nhỏ vào hoạt động văn phòng, q trình phân lạo xử lý thơng tin trở nên khó khăn đòi hỏi văn phòng phải hoạt động liên tục động Do hoạt động văn phòng trở nên bận rộn với cơng việc Trong cơng việc mang tính thu nhập xử lý thơng tin doanh nghiệp đặt lên hàng đầu tồn họ Tiếp đến mối quan hệ phải xây dựng chặt chẽ để bắt kịp hoạt động Và khơng đơn quan hệ hai đối tượng hay hai chủ thể với mà phát triển theo nhiều hướng với nhiều chủ thể nhiều đối tượng thực giao tiếp thời điểm Có thể nói cơng nghệ máy móc đại, thu nhập thơng tin nhanh từ nhiều phía giúp ích nhiều tới hoạt động kể đến cơng tác văn phòng nói riêng Các mối tiếp xúc ngày mở rộng bên sang nước đối tác Phương thức quan hệ đa phương hướng nước ta chưa phổ biến chưa đánh giá tầm quan trọng văn phòng việc đem lại hiệu kinh tế cho Công ty nên công tác văn phòng phát triển Việc trang bị thiết bị đại phục vụ cho công tác chưa nhiều, trang bị đại, đầy đủ việc xây dựng mối quan 13 hệ theo phương thức thuận lợi Nếu có đầu tư tương lai chắn chắn phát triển mạnh nhiều, bắt kịp với nước khu vực giới Bao gồm phát triển kinh tế 2.3 Mối quan hệ Công ty * Mối quan hệ theo công việc: mối quan hệ xác lập dựa chức nhiệm vụ cấp, phận mà có tác động qua lại trực tiếp gián tiếp Trong phận có mảng cơng việc có liên quan đến người phụ trách chung phòng tổ chức hành chung tâm thí nghiệm KCS gồm ba Phó giám đốc phụ trách đạo trực tiếp chủ yếu Phó giám đốc phụ trách chế độ lao động Mối quan hệ theo công việc không ràng buộc phận phải gộp lại kết nối lại với phận cơng việc có liên quan đến nhau, phối hợp trợ giúp thực nhiệm vụ Tuy nhiên với cách thức thực công việc chưa phải nhanh gọn có phần rườm rà lại thống phận đơn vị Do đó, việc thực đồng tình nhiều phận thống cao, để có hỗ trợ phối hợp tốt từ nhiều phía liên quan * Mối quan hệ theo phận: Các công việc phận hoàn toàn độc lập, mối phận đảm trách công việc riêng, phân công đạo thực ban lãnh đạo Công ty Mệnh lệnh truyền trực tiếp tới thành viên Mối quan hệ mối quan hệ trực tuyến, người quản trị cấp cao có quyền đạo thực trực tiếp không thông qua khâu trung gian Như phận văn thư, lưu trữ chủ yếu thực công việc quản lý công văn, giấy tờ, đánh máy, lưu trữ hồ sơ, * Mối quan hệ theo cấp quản trị: Hệ thống thứ bậc quản trị biểu hiện: từ Tổng giám đóc cấp quản trị cao nhất, tiếp phó tổng giám đốc, xuống phòng ban cuối xí nghiệp thành viên Mỗi cấp biểu diễn vị trí, trách nhiệm quyền hạn khác Các mối quan hệ mang tính lệ thuộc cấp cấp trên, khơng có tác động qua lại mà tuân thủ, phục tùng Các mệnh lệnh truyền xuống từ Tổng 14 giám đốc tới cấp theo chiều dọc cấp phải chấp hành Tuy nhiên, cấu tổ chức công ty theo kiểu trực tuyến - chức nên định, thị có tham mưu từ phận chức hỗ trợ Tổng Giám đốc Do đó, định ban hành có thống phận Đồng thời mối quan hệ dựa theo cấp quản trị rõ trách nhiệm quyền hạn cấp, phận Công ty * Mối quan hệ theo quyền hạn: Gắn với phận có Cơng ty nhiệm vụ quyền hạn cụ thể Trong đó, phận có quyền thực hững cơng việc đạt theo yêu cầu Tổng Giám đốc yêu cầu kế hoạch đặt Nếu hoàn thành cơng việc gọp phần hồn thành cơng việc chung Công ty Mối quan hệ ghép nối chung quyền lực phận để cung phối hợp đạo thực cơng việc Vì Cơng ty Dệt 8-3 phân định chức quyền hạn rõ ràng phận, phòng tạo nên tách biệt thực nhiệm vụ Nhiều khơng có phối hợp phận dẫn đến chậm tiến độ thực công việc không đồng mục tiêu tồn Cơng ty 2.4 Mối quan hệ phận công ty Các mối quan hệ phận Công ty chủ yếu xây dựng sở văn phòng khâu chung gian việc giải công việc phát sinh liên quan đến lĩnh vực tổ chức cán bộ, chế độ sách, thi đua khen thưởng cơng tác hành quản trị phận phòng ban Cơng ty Dệt 8-3, văn phòng phối hợp với phận để xử lý Ở mối quan hệ chủ yếu như: * phối hợp với phòng kế hoạch tiêu thụ: Phòng tổ chức hành nhận phương án tình hình sản xuất thơng qua phiếu đặt hàng phòng Kế hoạch tiêu thụ cung cấp để tính tốn quỹ tiền lương thưởng, kế hoạch lao động đề xuất với Tổng giám đốc Đồng thời, phòng thơng báo kịp thời thay đổi tiền lương thưởng để phòng kế hoạch có sở tính lại giá thành sản phẩm 15 *Phối hợp với phòng kỹ thuật Phối hợp với phòng kỹ thuật để giải kiến nghị xí nghệp lực lượng lao động sở số liệu đê xác định mức suất - lao động thiết bị, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, nâng cấp nâng bậc cho công nhân sản xuất tổ chức lớp bồi dưỡng kỹ thuật chuyên môn, tay nghề công nhân cần thiết * Phối hợp với ban đầu tư Đánh giá lập dự thảo chi phí thực kế hoạch xây dựng, sửa chứa quan văn phòng, nhà kho, đường xá, vệ sinh công cộng số công việc khác Dựa vào mức độ sửa chứa nơi, chỗ phòng bàn bạc cách thức thực với Ban đầu tư triển khai thực sửa chữa cách nhanh chóng, đem lại hiệu Đối với công việc sửa chứa lớn sửa chứa hội trường, nhà kho phải thơng qua ban lãnh đạo trực tiếp, cơng việc sửa chứa nhỏ với Ban đầu tư bàn bạc đưa biện pháp khắc phục Bàn bạc đánh giá mức độ sửa chữa đưa phương án biện pháp thay thế, sau thơng qua ban lãnh đạo Sau Tổng Giám đốc phê duyệt phòng ban đầu tư đạo thực Ban đầu tư có trách nhiệm đạo đơn đốc trực tiếp Ngồi kết hợp với phận khác để thực phòng tài kế tốn để mua sắm thiết bị, xí nghiệp điện để lắp ráp, sửa chứa thiết bị điện * Phối hợp với phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm) Cùng với phòng KCS, phòng Tổ chức hành điều chỉnh quỹ tiền lương, thưởng cho xí nghiệp dựa tình hình thực chất lượng sản phẩm khiếu nại khách hàng trình báo cho Tổng Giám đốc để duyệt, Tổng Giám đốc duyệt định cuối Đồng thời dựa sở yếu tố để xếp loại lao động cho cán công nhân viên Cơng ty Trách nhiệm phòng mối quan hệ vừa mang tính trực tiếp vừa gián tiếp, trực tiếp đánh giá chất lượng sản phẩm gián tiếp thay mặt phòng KCS để trình báo lên Tổng Giám đốc * Phối hợp với phòng kế tốn tài 16 Phòng Tổ chức hành phối hợp với phòng Kế tốn tài để toán quỹ lương thưởng khoản thu nhập khác phòng, tồn Cơng ty * Phối hợp với phòng bảo vệ quân Kết hợp với phòng Bảo vệ quân trì kỹ thuật lao động lập kế hoạch bảo vệ Công ty Việc lập kế hoạch bảo vệ này, văn phòng phối hợp chặt chẽ với phòng Bảo vệ để xây dựng kế hoạch cho an toàn gồm kế hoạch bảo vệ sản xuất, bảo vệ phần hành gián tiếp, bảo vệ kho tàng Ngồi phối hợp với xí nghiệp để theo dõi quản lý tình hình hoạt động cơng nhân kí kết hợp đồng, chế độ sách sức khỏe cơng nhân xí nghiệp từ có sách, chế độ phù hợp trình duyệt lên Tổng Giám đốc, Tổng Giám đốc người xem xét, định Như văn phòng có kết nối với hầu hết phận đơn vị Từ phòng ban gián tiếp tới lãnh đạo Tuy phòng chủ yếu thực vai trò lĩnh vực công tác tổ chức lao động cơng tác văn thư lưu trữ phòng thể tính chất riêng biệt thơng qua việc giải quyết, phối hợp giải công việc với cấp Cơng ty Phòng nơi nhận, chuyển xử lý công văn giấy tờ đến phận tồn cơng ty bên ngồi Với trách nhiệm khơng phải trực tiếp xử lý thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Nhưng theo cách tổ chức lại có trách nhiệm gián tiếp cơng văn mà phòng nhận đưa tới phận hay cơng văn phòng chuyển thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 2.5 Đánh giá mối quan hệ cấp quản trị Công ty Dệt 8-3 * Ưu điểm Các cấp quản trị kết nối tốt với để hoàn nhiệm vụ mình, hồn thành tốt cơng tác mà phân cơng Đó là, phận chủ động phối hợp với đơn vị liên quan, thường xuyên tổ chức, kiểm tra, kỷ luật lao động tác phong cơng nghiệp nhằm hỗ trợ xí nghiệp quản lý lao động, 17 để kịp thời chấn chỉnh Công tác đào tạo nghề cho nhân viên đào tạo lại cho cơng nhân có tay nghề tổ chức đào tạo lại nghề bảo toàn Sợi - Dệt để phục vụ cho chương trình đầu tư máy Cơng ty Mở nhiều đợt bổ túc văn hóa cho công nhân đảm bảo tiến độ sản xuất trước mắt, đáp ứng nhu cầu sản xuất lau dài phòng Tổ chức hành hồn thành tốt kết nối phòng kỹ thuật, đơn vị tổ chức, theo dõi, kiểm tra thi nâng cấp bậc bảo đảo quyền lợi người lao động Hàng tháng phòng có họp để đánh giá kết phận, nêu điểm tốt chưa tốt để phận xem xét lại thực cách tốt * Hạn chế Việc phân công nhiệm vụ ban Giám đốc Cơng ty chưa thực hợp lý Tổng Giám đốc vừa người trực tiếp lãnh đạo quản lý tồn hoạt động phòng ban phân xưởng sản xuất Trong phó Tổng Giám đốc đóng vai trò người trợ lý giúp việc vho Tổng Giám đốc điều hành số công việc dự định Tổng Giám đốc, phân công nhiệm vụ ban Giám đốc dẫn đến tình trạng khơng hiệu cơng tác quản lý, điều hành sản xuất Bởi lẽ, nhiệm vụ Tổng Giám đốc nặng nề, Phó tổng giám đốc lại đảm nhiệm cơng việc, điều dẫn đến tình trạng quan liêu, chuyên quyền quản lý Bộ máy quản trị Cơng ty số phòng ban chức có nhiệm vụ chồng chéo nhau, điều làng tăng số lượng cán chức danh, chia nhỏ chức quản trị làm tăng mối quan hệ phòng ban chức với Thời gian xử lý thơng tin chậm chưa phát huy tính sáng tạo phòng ban Một số nhân viên phòng ban thiếu trình độ nghiệp vụ hành văn phòng bản, đào tạo từ chuyên ngành khác nên bị hạn chế nhiều cơng tác văn phòng Một đội ngũ nhân viên với trình độ khiêm tốn Do giao cho họ công việc tổng hợp, hoạch định sách, tổ chức nhân khả họ Đây hạn chế làm hạn chế nhiều vị trí vai trò phòng ban so với phận khác công ty 18 Là sinh viên chuyên ngành quản trị nhân lực, nghiên cứu vấn đề khó khăn phức tạp Vì chun ngành lĩnh vực mà tiếp cận Sự nắm bắt kiến thức chuyên môn nghiệp vụ giống thực công ty, đơn vị lại khác 19 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG TY DỆT 8-3 3.1 Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ cấp quản trị Tất nhân viên thu nhập xử lý thông tin phải đào tạo chuyên sâu để kịp thời ứng phó xử lý tình phức tạp Nhất kinh tế tri thức thu thập thông tin khó khăn Do đó, ngồi chun mơn giỏi phải có kinh nghiệm cơng tác tổng hợp - Phải cấu lại toàn nhân cấp quản trị, phận phân công nhiệm vụ giống Trong đó, nhóm hành phục vụ tách công tác văn thư trở thành phận phối hợp với pòng đầu tư xây dựng để phục vụ công tác hậu cần theo dõi đầu tư, sửa chứa trang thiết bị văn phòng phòng ban khác Và công tác tổ hợp tham mưu vào chuyên mơn sâu hơn, khơng tập trung tham mưu công tác tổ chức nhân Họ phải tạo điều kiện làm việc môi trường thuận lợi để việc thu nhập đạt hiệu cao - Xây dựng quy chế việc làm cho phận Công ty phù hợp với yêu cầu công việc Đặt trách nhiệm rõ ràng cho họ thực tốt công việc giao - Nâng cao điều kiện vật chất để họ hồn thành tốt cơng tác - Trong mối quan hệ phòng ban phải có tổ chức chặt chẽ nâng cao hỗ trợ, tạo điều kiện phối hợp phận với văn phòng Có thể thường xun trao đổi vấn đề liên quan tới phòng chức để họ tham mưu đồng thời tham mưu lại cho họ Đồng thời, xây dựng quy chế báo cáo tổng hợp thông tin cho lãnh đạo phận để tạo mối quan hệ thống lãnh đạo - văn phòng - phận phòng ban Tuy nhiên xét chung lại, giải pháp yếu tố người quan trọng Bởi họ định xác lập mối quan hệ nào, nên yếu tố người phận tồn Cơng ty 20 phải coi trọng mức Với việc xác lập chức nhiệm vụ hoạt động văn phong công ty sơi động, guồng máy văn phòng phải hoạt dộng liên tục Kéo theo cấp quản trị có chức khác Cơng ty phải hoạt động theo, mà tăng cường mối quan hệ Công ty Cấp phận Cơng ty có mối quan hệ chặt chẽ với quan trọng phát triển Cơng ty Với vị trí nâng cao trách nhiệm đòi hỏi nhiều yêu cầu xây dựng mối quan hệ nhiều chặt chẽ Như vậy, trách nhiệm mới, hoạt động mở rộng đạt cho cấp quản trị Công ty phải xây dựng mối quan hệ tốt đẹp Cơng ty văn phòng với phận cho nhịp nhàng có hồn thành cơng việc theo u cầu thời gian quy định 3.2 Một số kiến nghị nhằm tăng cường mối quan hệ cấp quản trị Công ty Để cấp quản trị Cơng ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cho Tổng Giám đốc phát huy cơng việc quản lý mình, vừa cầu nối phận việc tham mưu đưa định quản lý Để tăng cường mối quan hệ đó, em xin đưa số kiến nghị sau đây: Để phát huy hiệu hoạt động cơng ty thời gian tới cần nhanh chóng xây dựng quy chế phân cơng cơng tác hồn chỉnh phận Công ty Tổng Giám đốc người đưa định tiến hành đạo thực công tác Các cán bộ phận quản lý phải có trách nhiệm phân cơng cơng việc cho nhân viên có trách nhiệm cao q trình thực Có biện pháp quy trách nhiệm kiên để cán công nhân viên Công ty thực nghiêm chỉnh quy chế làm việc ban hành Tiếp tục hồn chỉnh cơng tác rà soát văn để văn đời sản phẩm quản lý có chất lượng cao Bố trí phòng làm việc khoa học vừa làm việc vừa quan sát hoạt động văn phòng Yếu tố quan trọng để định thành công việc đổi 21 cấu không trách nhiệm Tổng Giám đốc mà trách nhiệm phòng ban tập thể Để hỗ trợ, thực chức tham mưu tổng hợp cho tồn doanh nghiệp đòi hỏi phải có quản lý thống Như nên bố trí vị trí văn phòng gần phòng Tổng Giám đốc để tiện cho công việc Phối hợp phận phối hợp với ban tổ chức cán bộ, đơn vị liên quan để chia phương thức tiến hành thích hợp đạt hiệu cao Đồng thời bố trí nhân viên, phân cơng quyền hạn - trách nhiệm phối hợp cách thích hợp để hoàn thành nhiệm vụ giao Đối với nhân Tổng Giám đốc vừa phải quan tâm đến việc quản lý mối quan hệ, vừa quan tâm mặt tinh thần, tôn trọng riêng họ Biện pháp chủ yếu quản lý người kích thích tinh thần làm việc thường xuyên khen thưởng nhân viên có sáng kiến xây dựng văn phòng, bồi dưỡng kiến thức chun mơn cho họ Vì tinh thần làm việc ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc, tạo suất công việc đạt hiệu cao Việc bố trí nhân phải vào chức năng, nhiệm vụ phận, lực nhân viên để bố trí người cho phù hợp 22 KẾT LUẬN Trong 35 năm hoạt động trải qua nhiều khó khăn thử thách với khơng lần đổi tên, Công ty Dệt 8-3 vào ổn định phát triển Bước sang thời kỳ chuyển đổi kinh tế từ kinh tế tập trung bao cấp sang kinh tế thị trường với khó khăn ngày thành lập dược khắc phục, tìm dược chỗ đứng thị trường khảng định dược lòng tin Để đạt thành tựu bên cạnh việc ý đầu tư dây chuyền, trang thiết bị đại làm nên hoạt động hiệu phòng ban Cơng ty Có thể nói cấp quản trị Công ty tổ chức chặt chẽ, gọn nhẹ đội ngũ nhân viên có lực khả thích ứng cao hỗ trợ đắc lực để Công ty phát triển ngày hôm Tuy thời điểm cấu tổ chức khơng phải hồn hảo góp phần khơng nhỏ đưa Cơng ty vượt qua thử thách đứng thị trường Và để phát triểm nữa, trách nhiệm mới, hoạt động mở rộng đạt cho tất phận Công ty phải xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhau, phối hợp nhịp nhàng 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị học Trường đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Khoa Quản trị kinh doanh Nhà xuất Phương Đông - 2011 Quản trị học Nguyễn Hải Sản Nhà xuất Thống kê-2003 sổ tay công tác văn phòng - TS Nguyễn Minh Phương - Nguyễn Nghĩa Văn Các tài liệu báo cáo tổng kết hoạt động năm 1998 - 2000, quy chế hoạt đông Công ty Dệt 8-3 24 ... 12 2.2 Xu phát triển quan hệ tương lai 13 2.3 Mối quan hệ Công ty 14 2.4 Mối quan hệ phận công ty 15 2.5 Đánh giá mối quan hệ cấp quản trị Công ty Dệt 8-3 17 CHƯƠNG... CƯỜNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG TY DỆT 8-3 20 3.1 Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ cấp quản trị 20 3.2 Một số kiến nghị nhằm tăng cường mối quan hệ cấp quản trị Công ty ... luận mối quan hệ Chương 2: Thực trạng hoạt động mối quan hệ cấp quản trị Công ty Chương 3: Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ Công ty Dệt 83 NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MỐI QUAN HỆ 1.1