Xây dựng cơ cấu tổ chức theo mô hình đổi mới văn hóa tại học viện công nghệ bưu chính viễn thông

Xây dựng cấu tổ chức theo mơ hình đổi văn hóa Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng BÀI LÀM Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thông thành lập theo định số 516/TTg ngày 11/7/1997 Thủ tướng Chính phủ Học viện tổ chức đào tạo, nghiên cứu Nhà nước thí điểm đặt trực thuộc Tổng công ty lớn Nhà nước Tổng cơng ty Bưu Viễn thơng Việt nam (nay Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam - VNPT) Học viện đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có trụ sở Hà Nội sở Thành phố Hồ Chí Minh Học viện có chức đào tạo nghiên cứu khoa học công nghệ lĩnh vực Bưu chính, viễn thơng, điện tử, tin học phục vụ phát triển Ngành Bưu - Viễn thông Việt nam xã hội Học viện thực hoạt động nghiên cứu, đào tạo cho quan, tổ chức VNPT để phục vụ yêu cầu đa dạng xã hội chế đặt hàng, đấu thầu, tuyển chọn thông qua hợp đồng kinh tế Tổ chức Cơ chế hoạt động: • Về tổ chức Học viện tổ chức đào tạo, nghiên cứu Nhà nước đặt trực thuộc Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, vậy, tổ chức Học viện chi phối quy định Nhà nước tổ chức đào tạo công lập tổ chức đơn vị nghiệp có thu doanh nghiệp Nhà nước Mơ hình tổ chức Học viện bao gồm: đơn vị trực thuộc đơn vị nghiệp có thu (gồm trung tâm đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn Hà nội thành phố Hồ Chí Minh; đơn vị nghiên cứu khoa học có trụ sở Hà nội); sở đào tạo làm nhiệm vụ đào tạo dài hạn (Đại học sau Đại học) Hà Đơng (khơng có dấu) thành phố Hồ Chí Minh (có dấu phiên dấu Học viện) Cơ sở đào tạo Hà Đơng có 06 khoa đào tạo với 11 môn; 02 trung tâm cung ứng dịch vụ đào tạo phi quy (hạch tốn riêng); 03 trung tâm 01 Trạm y tế có chức chăm sóc sức khoẻ cho CBCNV sinh viên Cơ sở Học viện Tp Hồ Chí Minh có 05 khoa đào tạo với 08 mơn; 09 phòng (tổ, đội) trực thuộc giúp việc Khối quan Học viện bao gồm: Ban Giám đốc Học viện phòng chức vừa làm chức điều hành quản lý toàn mặt hoạt động Học viện đơn vị trực thuộc theo yêu cầu máy quản lý đơn vị nghiệp có thu nằm doanh nghiệp Nhà nước, vừa tổ chức điều hành hoạt động đào tạo theo yêu cầu máy quản lý trường Đại học • Cơ chế hoạt động Cơ chế hoạt động Học viện chi phối quy định Nhà nước đào tạo công lập hoạt động nghiên cứu khoa học đơn vị nghiệp có thu doanh nghiệp Nhà nước Do vậy, Học viện đơn vị trực thuộc vừa hoạt động khuôn khổ chế Nhà nước đơn vị nghiệp (trước Nghị định 10/2002/NĐ-CP Chính phủ, nghị định 43/2006/NĐ-CP) vừa hoạt động theo quy định cụ thể hoá quy chế tổ chức hoạt động, quy chế chế thực tiêu kế hoạch cho đơn vị nghiệp Hội đồng quản trị Tổng cơng ty Bưu Viễn thơng Việt Nam trước phê duyệt Với hai chế lúc, hoạt động Học viện đơn vị trực thuộc có điểm thuận lợi có nhiều điểm bất cập, hạn chế Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ, hàng năm Tập đoàn giao tiêu doanh thu cho Học viện đơn vị trực thuộc Các đơn vị Học viện chức năng, nhiệm vụ số đơn giá định mức Tập đồn phê duyệt (nếu có) để thực hoạt động cung ứng dịch vụ thông qua hợp đồng kinh tế theo nguyên tắc lấy thu bù chi Với chế hoạt động Học viện, đơn vị nghiệp trực thuộc Tập đoàn Bưu Viễn thơng Việt Nam, tạo nên hỗ trợ cho nguồn lực tài chính, đất đai, nhân lực, sở vật chất kỹ thuật cho Học viện Qua giúp Học viện đa dạng hố mở rộng thêm loại hình đào tạo, nghiên cứu, thúc đẩy nhanh việc tập trung vốn nguồn lực phát triển cho Học viện thời gian qua Bên cạnh đấy, nhờ chế quản lý tập trung, Tập đoàn tạo điều kiện để hỗ trợ Học viện đơn vị nghiệp khác nguồn công việc sử dụng sản phẩm (tạo thị trường tiêu thụ cho sản phẩm Học viện) để bước giúp Học viện tiến tới tự cân đối thu chi, đồng thời tạo nên gắn kết nghiên cứu, đào tạo với thực tế mạng lưới Tập đoàn thời gian qua Về đào tạo: 3.1 Đào tạo dài hạn: Về trình độ, Ngành loại hình đào tạo, Học viện Bộ Giáo dục Đào tạo cho phép đào tạo trình độ/ngành loại hình cụ thể sau: - Trình độ Tiến sỹ (04 ngành): Kỹ thuật Điện tử; Kỹ thuật Viễn thơng; Kỹ thuật Máy tính; Truyền liệu mạng máy tính - Trình đợ Thạc sỹ (04 ngành): Kỹ thuật Điện tử; Quản trị Kinh doanh; Truyền liệu mạng máy tính; Khoa học máy tính - Trình đợ Đại học: + Đại học qui (04 ngành): Ngành Điện tử Viễn thơng; Ngành Quản trị Kinh doanh; Ngành Công nghệ thông tin; Ngành Công nghệ, Kỹ thuật Điện-Điện tử + Đại học Tại chức (02 ngành): Ngành Điện tử Viễn thông; Ngành Quản tri Kinh doanh + Đại học Hoàn chỉnh kiến thức (03 ngành): Ngành Điện tử Viễn thông; Ngành Công nghệ thông tin; Ngành Quản trị Kinh doanh + Đại học Bằng (03 ngành): Ngành Điện tử Viễn thông: Ngành Công nghệ thông tin; Ngành Quản trị Kinh doanh + Đào tạo đại học từ xa: (03 ngành): Ngành Điện tử Viễn thông; Ngành Công nghệ thông tin; Ngành quản trị kinh doanh - Trình độ cao đẳng (03 ngành): Ngành Điện tử Viễn thông; Ngành Công nghệ thông tin; Ngành Quản trị kinh doanh - Trình độ Trung cấp: từ năm 2005 Học viện không tuyển sinh Trung cấp Năm 2007 số sinh viên trung cấp chức cuối tốt nghiệp Lưu lượng sinh viên hiên Học viện khoảng 16.000 gồm hệ trình độ đào tạo khác 3.2 Đào tạo, bồi dưỡng: - Đào tạo lớp ngắn hạn điện tử, viễn thông, công nghệ thông tin, quản trị kinh doanh phục vụ cho Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam đáp ứng nhu cầu xã hội; - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng qua mạng ISDN phục vụ nhu cầu Tập đoàn xã hội; - Lương lượng học sinh khoảng 23.000 lượt người/tuần Về nghiên cứu khoa học tư vấn chuyển giao công nghệ - Tổ chức nghiên cứu chiến lược, quy hoạch phát triển mạng dịch vụ bưu chính, viễn thông công nghệ thông tin Tổ chức nghiên cứu công nghệ, giải pháp phát triển dịch vụ lĩnh vực bưu chính, viễn thơng cơng nghệ thông tin Tổ chức nghiên cứu phát triển sản phẩm, bán sản phẩm lĩnh vực điện tử - viễn thông Tổ chức nghiên cứu quản lý, điều hành doanh nghiệp lĩnh vực kinh tế khác - Cung cấp dịch vụ tư vấn công nghệ, giải pháp phát triển dịch vụ lĩnh vực bưu chính, viễn thơng, cơng nghệ thơng tin lĩnh vực kinh tế cho đơn vị ngồi Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam - Cung cấp dịch vụ đo lường, kiểm chuẩn, tư vấn thẩm định cơng trình, dự án thuộc lĩnh vực bưu viễn thơng cơng nghệ thơng tin - Học viện ký thoả ước hợp tác với tổ chức nghiên cứu đào tạo nước ngoài, trao đổi chuyên gia nghiên cứu đào tạo với nước theo quy định Nhà nước - Kinh phí hàng năm Tập đồn cấp làm theo đơn đặt hàng xã hội cho khối nghiên cứu khoảng gần 50 tỷ đồng II TÁI CẤU TRÚC KHỐI CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG HỌC VIỆN Giới thiệu phương án tái cấu trúc: 1.1 Mơ hình hiên Khối Quản lý Đào tạo khu vực phía Bắc gồm có phòng, ban; Trung tâm khoa.Cụ thể: - Văn phòng Học viện, - Khoa Cơ I - Phòng Quản lý Đào tạo - Khoa Kỹ thuật Điện tử I - Phòng Quản lý NCKH&TTTL - Khoa Cơng nghệ Thơng tin I - Phòng Kinh tế - Tài - Khoa Viễn thơng I - Phòng Tổ chức Cán - Khoa Quản trị Kinh doanh Bưu Viễn thơng I - Ban Quản lý dự án - Phòng Thanh tra - Khoa Quốc tế Đào tạo Sau đai học - Phòng Công tác HSSV - Trung tâm Đào tạo Tại chức - Trung tâm Cơ sở Vật chất Dịch vụ - Trung tâm Đào tạo Đại học từ xa Trạm y tế - Trung tâm Thông tin Thư viện 1.2 Những tồn nguyên nhân: Các phòng, ban chức vừa quản lý chung toàn Học viện, vừa tổ chức thực hoạt động khu vực Hà đơng Do đó, có chồng chéo chức quản lý toàn Học viện trực tiếp tổ chức thực hoạt động Hà đông Điều dẫn đến phòng chức Học viện vừa khơng thực tốt việc quản lý tồn Học viên, vừa không thực tốt hoạt động khu vực Hà đơng Ngồi ra, chồng chéo dẫn đến phòng, ban chức Học viện chủ yếu thực giải cơng việc hành vụ, chưa thực tốt công tác quản trị, công tác quản lý tồn Học viên, trí số phòng ban chức bỏ sót số cơng việc quan trọng Mơ hình Khối QL&ĐT khu vực phía Bắc mơ hình đơn vị mang tính nghiệp, thiếu tính linh hoạt khả thích ứng nhanh với mơi trường kinh doanh Học viện chuyển sang hoạt động theo chế doanh nghiệp Nói tóm lại, mơ hình tổ chức Khối QL&ĐT khu vực phía Bắc khơng phù hợp với thực tiễn hoạt động Học viện Khối 1.3 Phương án tái cấu trúc 1.3.1 Bối cảnh: a Bối cảnh chung: Thị trường giáo dục đại học Việt Nam ngày cạnh tranh cách gay gắt, loạt trường đại học tự thục đời; chương trình liên kết đào tạo với nước ngồi, chương trình đào tạo chất lược cao nhiều trường thực Mặc dù bị hạn chế chế quản lý Nhà nước trường đại học công lập có đổi nhanh chóng tổ chức quản lý quy mô đào tạo Đặc biệt, theo cam kết gia nhật WTO năm 2009 Việt Nam phải mở cửa thị trường giáo dục cho phép Nhà đầu tư nước thành lập trường đại học quốc tế Việt Nam với 100% vốn nước Với bối cảnh vậy, để tồn phát triển khơng có cách khác Học viên phải có thay đổi, đặc biệt đổi tổ chức quản lý b Bối cảnh Học viện Trong năm vừa qua, yếu tố nội Học viện taọ sức ép đòi hỏi Học viện phải có thay đổi mạnh mẽ mặt có tổ chức, cán Trong năm vừa qua, quy mô đào tạo Học viện tăng lên nhanh chóng điều kiện khác tổ chức, quản lý thay đổi chậm, không theo kịp với yêu cầu thực tiễn Mặt khác, định hướng phát triển Học viện chuyển sang hoạt động theo chế doanh nghiệp Nếu muốn chuyển sang hoạt động theo chế doanh nghiệp khơng thể hoạt động theo mơ hình nghiệp Vì vây, trước đỏi hỏi yếu tố nội định hướng phát triển, Học viện phải có thay đổi mạnh mẽ tổ chức quản lý 1.3.2 Mục tiêu: Kiện tồn mơ hình tổ chức Khối quản lý Đào tạo khu vực phía Bắc phải đạt mục tiêu sau: - Làm rõ chức quản lý toàn Học viện chức tổ chức thực hoạt động Cơ sở Hà đơng Nói cách khác làm rõ đâu phòng quản lý tồn Học viện, đâu phòng quản lý Cơ sở Hà đông; - Giảm bớt công việc giải hành vụ phòng ban chức quản lý toàn Học viện để phòng ban tập trung vào thực chức quản lý tồn Học viện; - Tăng cường cơng tác định hướng, kế hoạch chiến lược; xây dựng chế sách chung tồn Học viện để phát huy sức mạnh tổng thể Học viện; - Bổ sung thêm nhiệm vụ bỏ sót chưa đơn vị thực hiện; loại bỏ nhiệm vụ không cần chồng chéo; - Tách rõ hoạt động quản lý hoạt động tư vấn, hỗ trợ, dịch vụ 1.3.3 Phương án Trên sở phân tích trạng mơ hình dự báo phát triển Học viện thời gian tới, Lãnh đạo Học viện dự kiến mơ hình tổ chức Khối QL&ĐT khu vực phía Bắc thời gian tới sau: Các phòng quản lý tồn Học viện: - Văn phòng Học viện - Phòng Kế hoạch – Chiến lược Hợp tác Quốc tế - Phòng Tổ chức Cán - Phòng Kinh tế - Tài - Ban Quản lý dự án - Phòng QLĐT&NCKH - Phòng Thanh tra Các đơn vị dịch vụ: - Trung tâm Đào tạo Tại chức; - Trung tâm Đào tạo Đại học Từ xa; - Trung tâm Cơ sở Vật chất Dịch vụ Cơ sở Hà đơng: Các phòng quản lý Cơ sở Hà Các khoa đào tạo: đông: - - Trung tâm Khảo thí Đảm bảo chất lượng giáo dục Khoa Cơ I Khoa Kỹ thuật Điện tử I - Phòng Giáo vụ & CTSV - Khoa Cơng nghệ Thông tin I - Trạm y tế - Khoa Viễn thơng I - Khoa QTKD Bưu Viễn thơng I - Khoa Quốc tế Đào tạo Sau đai học Các trung tâm: - Trung tâm Tư vấn Hỗ trợ HSSV - Trung tâm Thông tin Thư viện Thí nghiệm Thực hành Phương án kiện tồn mơ hình tổ chức khắc phục số điểm sau: - Làm rõ chức quản lý toàn Học viện chức quản lý sở Hà đơng Điều thể rõ việc phân rõ đâu phòng quản lý tồn Học viện đâu phòng quản lý Cơ sở Hà đông; - Giảm bớt công việc vụ phòng chức Học viện Các phòng chức Học viện theo mơ hình khơng phải giải cơng việc hành vụ Cơ sở Hà đơng nên có điều kiện tập trung vào việc xây dưng chiến lược, sách quản lý toàn Học viện; - Tách rõ hoạt động quản lý hoạt động tư vấn, hỗ trợ dịch vụ Qua bắt buộc đơn vị dịch vụ bước phải hoạt động theo hướng lấy thu bù chi, Học viện khơng báo cấp Ví dụ phòng CTHSSV xếp phòng quản lý, Học viện bao cấp toàn Nhưng theo mơ hình mới, hoạt động dịch vụ tách Trung tâm Tư vấn Hỗ trợ sinh viên Các hoạt động Trung tâm phải lấy thu bù chi Tương tự Trung tâm thơng tin thư viện, Trung tâm Khảo thí Kiêm định; - Bổ sung số chức mà trước bỏ trống: Tăng cường chức kế hoạch – chiến lược; chức quản trị mà trước bỏ trống làm chưa tốt Các bước làm: Bước Lãnh đạo Học viện đưa chủ trương tái cấu trúc khối phòng ban chức Học viện Giao cho phòng Tổ chức Cán xây dựng phương án tái cấu trúc Phương án tái cấu trúc chưa đề cập đến việc lựa chọn cán để bổ nhiệm vào đơn vị thành lập; Bước Tổ chức Hội thảo phương án tái cấu trúc Thành phần Hội thảo gồm Trưởng, phó phòng ban chức Bước Xin ý kiến Đảng uỷ Học viện phương án tái cấu trúc khối phòng ban chức Đảng uỷ nghị đồng ý phương án tái cấu trúc Bước Phổ biến, xin ý kiến tồn cơng nhân viên đơn vị mà dự kiến giải thể thành lập phương án tài cấu trúc Bước Lựa chọn làm thủ tục cần thiết cán làm trưởng đơn vị thành lập Trao đổi với chuyên viên dự kiến bố trí công tác vào đơn vị Bước Thực phương án tái cấu trúc III PHÂN TÍCH VỀ VIỆC TÁI CẤU TRÚC Về xác định cần thiết thay đổi hay tái cấu trúc a Điểm mạnh: Việc xác định cần thiết thay đổi đặt ra, đưa nguyên nhân thay đổi Đã đưa ngun nhân như: Quy mơ sinh viên tăng, có chồng chéo chức phòng ban chức năng, mơ hình nói chung mang nặng tính nghiệp Học viện chuyển sang hoạt động doanh nghiệp b Điểm yếu: Thực tế nguyên nhân thay đổi đưa mức độ tập trung cách thức xác định thay đổi chưa làm cách chuyên nghiệp Sự cần thiết việc tái cấu trúc chủ yếu xuất phát từ xuống, chưa có khảo sát hay đánh giá chuyên sâu toàn diện trạng cấu tổ chức vấn đề khác có liên quan như: trọng nguồn nhân lực, vv… trước tiến hành xây dựng phương án tái cấu trúc Những đánh giá cần thiết thay đổi chủ yếu xuất phát từ ý kiến chủ quan số người, chưa đưa sở thuyết phục Do đó, ảnh hưởng không nhỏ đến niềm tin người cần thiết thay đổi Về việc xây dựng truyền tải viễn cảnh thay đổi hay tái cấu trúc a Điểm mạnh: Trong trình thực phương án tái cấu trúc Lãnh đạo đơn vị giúp việc ý thức phải xây dựng truyền tải việc cảnh phương tái cấu trúc Học viện phác thảo hoạt động mơ hình hoạt động tổ chức hội thảo phạm vi hẹp để truyền tải ý tướng đó, đặc biệt truyền tài viễn cảnh cho người bị ảnh hưởng tới vị trí cơng tác b Điểm yếu: Mặc dù ý thức phác thảo cách khái quát viễn cảnh thực phương án tái cấu trúc tồn số tồn tại: - Chưa xây dựng kế hoạch cụ thể cho việc xây dựng truyền đạt viễn cảnh, xác định rõ đối tượng, thời gian cần truyên đạt viễn cảnh - Viễn cảnh đưa chưa rõ lợi ích chung lợi ích riêng cá nhân tham gia vào thay đổi, đồng thời viễn cảnh tập trung vào lợi ích chung lợi ích riêng - Công tác truyền đạt viễn cảnh thay đổi hạn chế định Những lý cho thay đổi chưa thuyết phục làm giảm niềm tin người, đồng thời làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc truyền đạt viễn cảnh Thêm vào đó, có nhận thức khác Lãnh đạo viễn cảnh Điều dẫn đến thơng tin đưa không quán làm ảnh hưởng đến hiệu việc truyền đạt viễn cảnh - Trong trình truyền đạt viễn cảnh có trao đổi, tranh luận người truyền đạt viễn cảnh người tham gia, chưa tạo môi trường hai chiều Truyền đạt viễn cảnh chủ yếu mang tín cung cấp thơng tin phương án tái cấu trúc Về kế hoạch thực thay đổi hay phương án tái cấu trúc a Ưu điểm: - Đã xây dựng kế hoạch thay đổi có nêu nội dung như: cần thiết phải tái cấu trúc, bối cảnh, phòng ban bị thay đổi, phòng, ban thành lập, vv… b Nhược điểm: - Tuy xây dựng phương án tái cấu trúc nội dung thiếu so với yêu cầu kế hoạch thay đổi Phương án tái cấu trúc chưa nêu nội dung sau: người có liên quan phân tích lợi ích, chưa có thời gian bước tiến hành, chưa đưa phân tích nguồn lực cần thiết cho thay đổi, chưa phân tích khó khăn gặp phải, chưa đưa phương án dự phòng Về thực thay đổi a Ưu điểm: b Nhược điểm: - Chưa chuẩn bị tốt nguồn lực nhân lực cho việc thực phương án tái cấu trúc Có lúng túng việc lựa chọn cán thực phương án tái cấu trúc - Giải vấn đề phát sinh trình thực phương án tái cấu trúc chưa mong muốn: trả lời thắc mắc việc bố trí, vv… - Sau thực phương án tái cấu trúc chưa có khảo sát, đánh giá hiệu tồn phương án tái cấu trúc V Kết luận Sau trình bày phân tích ưu điểm, nhược điểm việc tái cấu trúc phòng chức Học viên, nhóm đưa số học sau: - Trong trình thực thay đổi nói chung việc thực tái cấu trúc nói riêng việc quan trọng đưa mục tiêu rõ ràng hướng tới lợi ích chung đơn vị Như tình ta thấy mặt dù đưa mục tiêu việc tái cấu trúc mục tiêu không rõ ràng ảnh hưởng đến việc xây dựng phương án tái cấu trúc, đến việc xây dựng truyền đạt viễn cảnh, đến niềm tin người vào việc tái cấu trúc - Cần xác định rõ nguyên nhân thay đổi, khơng nên có xác định ngun nhân dựa số ý kiến chủ quan số người định, thu thập nhiều thông tin việc xác định ngun nhân xác - Thực thay đổi cần có kịch chung Ở tình cho thấy chưa xây dựng kịch chung cho việc thực tái cấu trúc nên ảnh hưởng đến việc thực tái cấu trúc - Kế hoạch tái cấu trúc cần làm cách đủ có phân tích sâu sắc, đă giả định xẩy giải pháp giải - Công tác xây dựng truyền đạt viễn cảnh trước hết phải có đồng thuận hiểu biết cách thống máy truyền đạt viễn cảnh Ngồi ra, cần phải chọn người có uy tín, vị trí cơng tác khả trình bày để truyền đạt viễn cảnh - Cần có khảo sát, đánh giá hiệu tồn tái cấu trúc sau thời gian hoạt động định - Trong đơn vị chưa có kinh nghiệm việc tái cấu trúc thuê chuyên gia tư vấn bên Tuy nhiên, thuê chuyên gia tư vấn cần lưu ý giao phó tồn họ mà đơn vị cần trực tiếp thực bước thay đổi giúp đỡ chuyên gia tư vấn VI TÀI LIỆU THAM KHẢO - Quyết định số 516/TTg ngày 11/7/1997 Thủ tướng Chính phủ - Quản trị hành vi tổ chức, Chương trình đào tạo thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế, 01/2010, tài liệu tham khảo - lưu hành nội - Website: http://www.ptit.edu.vn/ ... triển mạng dịch vụ bưu chính, viễn thơng cơng nghệ thơng tin Tổ chức nghiên cứu công nghệ, giải pháp phát triển dịch vụ lĩnh vực bưu chính, viễn thông công nghệ thông tin Tổ chức nghiên cứu phát... nội Học viện taọ sức ép đòi hỏi Học viện phải có thay đổi mạnh mẽ mặt có tổ chức, cán Trong năm vừa qua, quy mô đào tạo Học viện tăng lên nhanh chóng điều kiện khác tổ chức, quản lý thay đổi. .. mơ hình dự báo phát triển Học viện thời gian tới, Lãnh đạo Học viện dự kiến mơ hình tổ chức Khối QL&ĐT khu vực phía Bắc thời gian tới sau: Các phòng quản lý tồn Học viện: - Văn phòng Học viện