Tiểu Luận Xây Dựng Cơ Cấu Tổ Chức Cho Doanh Nghiệp

Kháiniệmcơcấutổchứccủadoanhnghiệp Cơcấutổchứcdoanhnghiệplàtổnghợpcácbộphậnkhácnhauvàcómốiliênh ệqualại phụthuộclẫnnhau,đượcchuyênmônhóa,cótráchnhiệmvàquyềnhạnnhấtđịnhcùngn hằmthựchiệnmục

Tiểuluận Xâydựngcơcấutổchứcchodo

anhnghiệp

Quảntrịkinhdoanhlưutrú2012

I Kháiniệmtổchứcvàcơcấutổchứccủadoanhnghiệp

1 Kháiniệmtổchức

Tổchứcl à t ổngt h ểnhữngt r á c h nhiệmh a y vait r ò đ ư ợ cp h â n c h i a c h o n h i ều ngườikhácnhaunhằmđạtđượcmụctiêuvànhiệmvụchung

2 Kháiniệmcơcấutổchứccủadoanhnghiệp

Cơcấutổchứcdoanhnghiệplàtổnghợpcácbộphậnkhácnhauvàcómốiliênh ệqualại phụthuộclẫnnhau,đượcchuyênmônhóa,cótráchnhiệmvàquyềnhạnnhấtđịnhcùngn hằmthựchiệnmụctiêuchungcủadoanhnghiệp

II Yêucầu

 Phảiphùhợpvớimụctiêuvàchiếnlượckinhdoanhcủadoanhnghiệp:đâylàcơ

sởđểxácđịnhvàhoànthiệncơcấutổchức

 Đảmbảosựphânquyềnrõràngcụthểvàchínhxác:trongcơcấuphảiquyđ ị nhr õràngchứcnăng,nhiệmvụ,quyềnhạn,trách nhiệmđốivớitừngbộphận,từngcán hânnhằmpháthuytínhnăngđộng,sángtạo,vàtựchịutráchnhiệmcủacácbộphậncũ ngnhưcáccánhântrongcơcấutổchứcđó,tạođiểukiệnchohọhiểuvàhoànthànhtốtnhi ệmvụđượcgiao

 Đảmbảoduytrìsựphốihợphoạtđộnggiữacácbộphận,cáccánhântrongcơcấut ổchức:phảiquyđịnhrõràngmốiquanhệdọcngang,trongcơcấutổchứcnhằmxáclập rõquanhệchỉhuy,lãnhđạovàquanhệphốihợpchuyênmôn,nghiệpv ụ…

Điềunàycóýnghĩaquyếtđịnhđếnhiệulựccủacơc ấuquảntrịnóichungvàgópp hầnnâncaochấtlượngphụcvụkháchnóiriêng

 Đảmbảotínhbảođảmcânđốivàhiệuquả:phảiđảmbảogọnnhẹ,

cóhiệulựcq u ảntrịcaotrêncơsởchiphíquảntrịítnhất

III Cácyếutốcủacơcấutổchức:

 Chuyênmônhoátrongcôngviệc:

Việcphânchianhiệmvụchungthànhnhữngnhiệmvụvàcôngviệcnhỏhơnphụthuộc trướchếtvàolợithếvềkỹthuậtvàkinhtếcủaviệcchuyênmônhoál a o động.Lợithếcơbản củachuyênmônhoálaođộnglàởchỗthôngquaviệcphânc h i a côngviệcphứctạpthànhnhữ nghoạtđộngđơngiản,dễđàotạo,mangtínhđộclập

tươngđốiđểgiaochotừngngười,tổngnăngsuấtlaođộngcủacảnhómsẽtănglêngấpbội.T uynhiêncácnhiệmvụbịchiacắtquánhỏsẽlàmchongườithựchiệncôngviệcnhanhchóngcả mthấynhàmchán,tìnhtrạngxalạđốiđịchgiữanhữngngườilaođộngcóthểsẽgiatăng

Đểkhắcphụchạnchếcủachuyênmônhóangườitathườngsửdụngcác

kỹthuậtđadạnghoávàphongphúcôngviệc

 Bộphậnhóa:

Việchìnhthànhcácbộphậncủacơcấuphảnánhquátrìnhchuyênmônhoávàh ợpnhómc

á c côngviệc,nhiệmvụvàc h ứcn ă n g hoạtđộngcủatổc h ứ c theochiềun g a n g đểgiaochonhữ ngnhàquảntrịphụtrách.Hợpnhómcáchoạtđộngvàconngườiđểtạonêncácbộphậntạođiềukiệ nmởrộngtổchứcđếnmứcđộkhônghạnchế.Cácbộphậnđượchìnhthànhdựatrêncơsởkhácnha utạoranhiềumôhìnhtổchứckhácnhaunhư:Môhìnhtổchứcđơngiản;Môhìnhtổchứctheochứcn ăng;Môhìnhtổc h ứctheosảnphẩm/kháchhàng/địadư/

đơnvịchiếnlược,vàmôhìnhtổchứcmatrận.Mỗicơsởđềucónhữngưuđiểmvànhượcđiểmcầnđư ợcđánhgiátheo tínhhiệuquảchungtoàncục

 Quyềnhạn

Việctraoquyềnhànhhayuỷquyềncùngvớichuyênmônhoálaođộngcóảnhhưởngnhiề unhấtđếnviệcthiếtkếcáccôngviệcvàquyềnhạncủacán h â n t r o n g tổchức,làđiềuquantr ọngđểlậpcácmôhìnhcóhiệuquả

Khicómâuthuẫn,cấpđiềuhànhtrựctiếpyêucầubộphậngiántiếpđiềuchỉnhcôngv i ệcđểkhô ngảnhhưởngđếnnhiệmvụđượcgiaocủacácbộphậntrựctiếp.Giámđốcl à trọngtàiphânxử

 Phạmvikiểmsoát

Vấnđềvềtầmhạnquảntrịluôngắnliềnvớivấnđềtổchức.Tầmquảntrịrộngsẽc ầnítcấpqu ảntrịhơnvàngượclại.Phạmvikiểmsoáttrongdoanhnghiệpliênquanđ ế n sốnhânviêndướiq uyềncủamộtgiámsátviên.Tầmkiểmsoáthẹphayrộngđiềucónhữngưuđiểmvàkhuyếtđiểm.D oanhnghiệpmuốntổchức phạmvikiểmsoátrộnghayhẹpphảixemxétđếnnhiềuyếutốnhư: quymô,sốlượngnhânviên,vàmụctiêuk i n h doanhcủadoanhnghiệp

 Điềuphốihoạtđộng

Phốihợplàquátrìnhliênkếthoạtđộngcủanhữngconngười,bộphận,phânhệvàhệthốngriê ngrẽnhằmthựchiệncókếtquảvàhiệuquảcácmụctiêuchungcủatổchức.Mụctiêucủaphốihợplà đạtsựthốngnhấthoạtđộngcủacácbộphậnbêntrongvàcảbênngoàitổchức.Mứcđộphốihợpca osẽcólợiđốivớinhữngcôngviệckhôngthườngnhậtvàdễgặpphảicáctìnhhuốngkhódựđoán,phảithực hiệntrongmôitrườngluônthayđổivà

nhữngcôngviệcphụthuộclẫnnhau

Nhữngtổchứcđặtrachomìnhnhữngmụctiêucànglớn,càngđòi hỏimức độphốihợpcao

IV Cácnguyêntắccủacơcấutổchức:

1 Thangbậcquảnlý

Nguyêntắcchothấymọingườitrongtổchứccầncómộtlãnhđạovàhọlàmviệcd ư ớ isựch ỉhuycủangườinày.Quảnlýtheothang bậcthườngđạtkếtquảcao,vìhệt h ốngnàyxácđịn hrõtráchnhiệmcủacấptrên–

cấpdướichotấtcảlựclượngtronghệthống.Ngườinhânviênmới,bấtluậnởvịtrínàotrongtổchứ c,cũngbiếtngaymìnhsẽc h ịusựquảnlýcủaai

Thangb ậcc ò n x á c đ ị nhmốiq u a n h ệcôngviệcc ủan h â n v i ê n vớic ơ q u a n N guyêntắcchỉhuytheocấpbậcchúýđếncấpdướivàcảcấptrên.Tuynhiênviệcsửd ụnghệthốn gnàyđôikhibópchếttínhsángtạocủatổchứcdoápdụngquánghiêmngặtnguyêntắcnày

2 Tínhthốngnhấttrongquảnlývàđiềuhành:

Đốivớinguyêntắcnày,mỗinhânviênchỉchịutráchnhiệmtrướcmộtvàchỉmộtc ấptrênmà thôi Nóicáchkhác,mỗingườichỉcómộtlãnhđạo

Tuynhiên,nguyêntắcchỉhuythốngnhấtnàyrấtthườnghayviphạmởhầuhếtcáctổch ức.Vấnđềnangiảinàythườngxảyrakhitổchứcpháttriểnvềquymôvàcôngviệcchuyênmônhóa, đểgiảiquyếtcần

đảmbảocáchoạtđộngđượcđiềuphốichặtchẽthựchiệntheotrìnhtựhơnlàchỉđưaracácmệnhlện hbấtnhất

3 Sựủyquyền:

Khảnăngthựchiệnthànhcôngmộtcôngviệcđượcgiaophócủacấpdướ itùythuộc mộtphầnnàovàosựchỉđạovàủyquyềncủacấptrêncórõrànghaykhông?

Sựủ yquyềncóthểchotừmộtcôngviệcnhỏđếntoànbộtráchnhiệmđốivớimộtcôngviệcqu antrọng.Nhưngvớicảcấptrênlẫncấpdướiphảicósựthỏathuậnvềmứcđột r á ch nhiệm, mứcđộtựdohànhđộngvàquyềnhạnđốivớicôngviệcđượcgiaophó

Nguyênt ắcvềủ yquyềnl à q u y ềnh ạnđ ư ợ cgiaophós ẽtươngđồngvớit r á c h n h iệmcủ angườiđó,khôngaicóthểchịutráchnhiệmnếukhôngđượcgiaođầyđủthẩmq u y ền

Cónhiềumứcđộtrongviệcgiaoquyền,mỗimứcđộcótácdụngtrongmộtsốh o à n cả nhkhácnhau:

 Thunhậpthôngtinchoquyếtđịnhcủalãnhđạo

 Đưarahaihaybagiảipháprồilãnhđạosẽlựachọn

 Choýkiếnvềsựphêchuẩncủalãnhđạo

 Cóquyềnquyếtđịnhnhưngphảibáocholãnhđạotrướckhitiếnhành

 Cótoànquyềnvàthôngbáocholãnhđạobiếtkếtquả

 Cótoànquyềnkhôngcầnthiếtliênlạcvớilãnhđạotrongtấtcảmọivấn

đề

Mứcđộgiaoquyềntùythuộcmộtphầnvàokinhnghiệmcủacấpdướ i.Quyềnh ạnđư ợcgiaosẽgiatăngkhisựtincậycủacấptrênđốivớicấpdướigiatăng.Biếtđượcphươngcáchvàth ờiđiểmđểgiaotráchnhiệmvàquyềnhạnchothu ộcquyềnlàmộtt r o n g nhữngkỹnăngđầu tiênmàngườilãnhđạocầnphảicó.Biếtgiaoquyềnthìmớicó thểgiữcấpcaohơntrongsơđồtổc hức

V Mộtsốkiểucơcấutổchức:

1 Cơcấutrựctuyến(Cơcấuđườngthẳng)

Sơ

đồ 1: Cơcấ u trựctuyến

 Đặcđiểm:

Mộtngườilãnhđạothựchiệntấtcảcácchứcnăngquảntrị,mọivấnđềđượcgiảiq uyếttheo đườngthẳng

 Ưu điể m

 Mệnhlệnhđượcthihànhnhanh

 Dễthựchiệnchếđộmộtthủtrưởng

 Mỗicấpdướichỉcómộtcấptrêntrựctiếp

 Nhược điể m

 Ngườiquảntrịsẽrấtbậnrộnvàđòihỏiphảicóhiểubiếttoàndiện

 Khôngtậndụngđượccácchuyêngiagiúpviệc

 Điềukiệnápdụng:

Phùh ợpvớinhữngđ ơ n vịc ó q u y mônhỏ,ở n h ữngc ấpq u ảnlýt h ấp:P h â n xưởng,tổ độisảnxuất.Khiquymôvàphạmvicácvấnđềchuyênmôntănglên,cơcấunàykhôngthíchhợpvà đòihỏimộtgiảiphápkhác

2 Cơcấuchứcnăng(Songtrùnglãnhđạo)

Sơ

đồ 2: Cơcấ u chức năng

 Đặcđiểm:

Trongphạmvitoàndoanhnghiệp,ngườilãnhđạotuyếntrênlẫnngườilãnhđạotuy ến chứcnăngđềucóquyềnraquyếtđịnhvềcácvấnđềcóliênquanđếnchuyênmônc ủahọchocácph ânxưởngtổđộisảnxuất:Nhiệmvụquảnlýtrongcơcấunàyđượcphânchiatrongcácđơnvị riêngbiệtđểcùngthamgiaquảnlý

Mỗiđơnvịđượcchuyênmônhoáthựchiệnchứcnăngvàhìnhthànhnhữngngườilãnhđạochứcnăn g

 Ưu điể m

 Tậndụngđượccácchuyêngiavàocôngtáclãnhđạo

 Giảmgánhnặngchongườilãnhđạochung

 Nhược điể m

 Mộtcấpdướicónhiềucấptrên

 Viphạmchếđộmộtthủtrưởng

3 Cơcấutrựctiếpchứcnăng

Sơ

đồ 3: Cơcấ u trực tuy ến chức năng

 Đặcđiểm

Lãnhđạocácphòngchứcnănglàmnhiệmvụthammưu,gúpviệc,theodõi,đềx u ất,ki ểmtra,tư vấnchothủtrưởng nhưngkhôngcóquyềnraqyếtđịnhchocácbộp h ận,

đơnvịsảnxuất

ýkiếncủalãnhđạocácphòngchứcnăngđốivớicácđơnvịsảnxuấtchỉcótínhchấttưvấnvềmặtn ghiệpvụ,cácđơnvịnhậnmệnhlệnhtrựctiếptừthủtrưởngđơnvị,quyềnq u y ếtđịnhthuộcvềth ủtrưởngđơnvịsaukhiđãthamkhảoýkiếncácphòngchứcnăng

 Ưu điể m

 Thựchiệnđượcchếđộmộtthủtrưởng

 Tậndụngđượccácchuyêngia

 Khắcphụcđược nhượcđiểmcủacơcấ utrựct i ếpvàcơcấ uchứcnăngnếuđể

riêng

 Nhược điể m

 Sốlượngngườithammưuchogiámđốcsẽnhiều,gâylãngphínếucácphòng

khôngđượctổchứchợplý

 Phảigiảiquyếtnhữngmâuthuẫnrấttráingượcnhaucủacácbộphậnchứcnăngnênphải họpnhiều.Tuyvậy,docơcấunàycóquánhiềuưuđiểmnênnóđượcápd ụngtrongcơchếhi ệnnay

 Điềukiệnápdụng:

Môitrườngphảiổnđịnhmọivấnđềthuộcvềthủtrưởngđơnvị,tuynhiêncósựgiúpđỡcủ acáclãnhđạochứcnăng,cácchuyêngia.Từđócùngdựthảoracácquyếtđ ị nhchocácvấnđềp hứctạpđểđưaxuốngchongườithựchiệnvàngườithựchiệnchỉn h ậnmệnhlệnhcủangườilãnhđ ạodoanh

4 Cơcấutổchứckiểmmatrận

Sơ

đồ 5 :Cơcấ u t ổ chức ki ểu ma trận

F:Cácphòngchứcnăng

O:cácsảnphẩm,dựán, cáccôngtrình

 Đặcđiểm

Khithựchiệnmộtdựánsẽcửramộtchủnhiệmdựán,cacphòngchứcnăngcử

ramộtcánbộtươngứng.Khidựánkếtthúcngườinàotrởvềcôngviệccủangườiđó

 Ưu điể m

 Cơcấunàycótínhnăngđộngcaodễdichuyểncáccánbộcónănglựcđểthựch i ệncá cdựánkhácnhau

 Sửdụngcánb ộc ó h i ệuq u ả,t ậndụngđượccá n b ộc ó c h u y ê n mônca o , giảmcồngkề nhchobộmáyquảnlýdoanhnghiệp

 Nhược điể m

 Hayxảyramôthuẫngiữangườilãnhđạodựánvàngườilãnhđạochứcnăng,dođ ó phảicóti nhthầnhợptáccao

 Điềukiệnápdụng:

Cơcấunàythườngchỉápdụngđốivớicácmụctiêungắnhạnvàtrunghạn