Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức của 1doanh nghiệp , ưu nhược điểm & điều kiện phạm vi áp dụng

LỜI MỞ ĐẦU. Ngày nay trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, phải tự quyết định t

A.Lời Mở Đầu

Ngày nay với nền kinh tế thị trường , bất kỳ nột doanh nghiệp nào , dùlà doanh nghiệp sản xuất , dịch vụ hay kinh doanh thương mại đều phải hoạtđộng trong môi trường kinh doanh đaỳy biến động Môi trường này baogồm nhiều yếu tố như luật pháp , văn hoá , chính trị , môi trường kinh doanhquốc tế , khách hàng ,đói thủ cạnh tranh , nhà cung cấp Những yếu tố nàyluôn luôn thay đổi và tác động tới mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp tạo ra nhiều cơ hội và nguy cơ mới , vì vậy các kế hoạch ,chién lược kinh doanh của doanh nghiệp cũng phải thay đổi theo Cơ cấu tổchức của một doanh nghiệp được tạo lập để thực hiện các kế hoạch , chiếnlược của doanh nghiệp đó nên nó luôn luôn phải được xây dựng đẻ phù hợpvới nhiệm vụ , yêu cầu mới Trình độ khoa học ngày càng phát triển nhanhnhư vũ bão tạo ra những máy móc thiết bị hiện đại , dây truyền công nghệtiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời và cơ cấu tổ chức củadoanh nghiệp phải được xây dựng phù hợp với công nghệ mới trên một môitrường đầy biến động của thời kỳ hội nhập

Nhìn chung, việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một yếutố khách quan đối với mọi doanh nghiệp , đặc biệt là các doanh nghiệp ViệtNam hiện nay đang bước vào hội nhập kinh tế càng cần phải xây dựng cơcấu tổ chức để nhanh chóng thích nghi với môi trường mới

Với những hiểu biết trên nên em xin chọn đề tài :” Phương pháp xâydựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp.Ưu nhược điểm và điều kiện, phạm vi áp dụng ”

B Phần nội dung

I-Cơ sở lý luận chung về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

1 Khái niệm tổ chức ; Tổ chức là một cơ cấu (bộ máy hoặc hệ thống bộ

máy) được xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng ( được hợp thứchoá ) trong đó các thành viên được thực hiện từng phần việc đuợc phân côngvới sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung

Theo Chester I Barnard :” tổ chức là một hệ thống những hoạtđộng hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cáchcó ý thức Nói cách khác , khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuậnmột cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thànhnhững mục tiêu c ên tắ c chung hung thì một tổ chức sẽ được hình thành.”

1 Nguyên tắc chung về tổ chức.

Mỗi doanh nghiệp khi xây dựng bất kỳ cơ cấu tổ chức nào cũng phảituân thủ ,vận dụng các nguyên tắc chung về tổ chức’ những nguyên tắcnày xuất phát từ thực tiễn quản lý và phù hợp voí các quy luật kháchquan.

Nguyên tắc 1: từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng tổ chức ,từchức năng mà thiết lập bộ máy quản lý phù hợp : và từ bộ máy mà bốtrí con người đáp ứng yêu cầu

Nguyên tắc 2: Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần được chiathành các phần việc rõ ràng và phân công hợp lý , rành mạch cho mỗibộ phận ,mỗi cá nhân chịu trách nhiệm thưc hiện.

Nguyên tắc 3:Nhiệm vụ , trách nhiệm và quyền hạn phải tương xứng Nguyên tắc 4: Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng ,chế độ công tác và lề lối làm việc.

Nguyên tắc 5: Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ , kịp thời ,trung thực và có độ tin cậy cao

Nguyên tắc 6: Có sự kiểm tra kịp thời đẻ kiẻm chưngs việc thực hiệnmọi nhiệm vụ: qua đó xử lý các vấn đề phát sinh , thúc đẩy tiến độ vàđúc kết kinh nghiệm.

Nguyên tắc 7: Tạo sự gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức , giữangười điều hành với tập thể lao động , hướng vào mục tiêu chung.Nguên tắc 8: Tuyển chọn chặt và bố trí sử dụng đúng cán bộ ,nhânviên , tạo điề kiện cho mọi người phát huy cao khả năng và khôngngừng phát triển về năng lực và phẩm chất.

3.Cơ cấu tổ chức

3.1khái niệm về cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc nhau ,được chuyên môn hoá và có nhữngtrách nhiệm ,quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp,nhữngkhâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện những chức năng quản lý vàphục vụ mục đích chung toàn doanh nghiệp.

3.2 Các loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

-Cơ cấu tổ chức trực tuyến-Cơ cấu chức năng

-Cơ cấu hỗn hợp trực tuyến- chức năng

-Cơ cấu theo sản phẩm, khách hàng , thị trường -Cơ cấu hỗn hợp

II- Phương pháp xây xựng cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp.

Để thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý , các nhà khoa học nghiên cứu vềquản lý tổng kết thành 4 phương pháp chính:

1- phương pháp loại suy : dựa trên cơ sở phân tích các kinh nghiệm

tiên tiến( các mô hình thành công ) mà đưa ra các kiểu mẫu tổ chứcquản lý có thể vận dụng cho các doanh nhiệp hoạt động trong đièukiện tương tự

-Hay nói cach khác phương pháp này suy từ cái có sẵn ( bên ngoài)để lược bỏ lấy những cái hợp lý và phù hợp nhất

-Các mô hình thành công là các mô hình thuộc các kiểu có thể vậndụng : Điển hình là mô hình quản lý của Nhật và mô hình quản lý củaPhương Tây

Cả hai mô hình đều có những ưu nhược điểm riêng Tuy nhiên khôngthể đánh giá được mô hình nào hơn mô hình nào bởi đăc điểm kinh tế - vănhoá- xã hội của mỗi nước là khác nhau

*Ưu điểm của phương pháp này là :đã được kiểm nghiệm qua thực tiễnquản lý song do thực tế muôn màu muôn vẻ cho nên không phải trường hợpcụ thể nào cũng có thể sao chép chỉ nên tham khảo đẻ vận dụng sáng tạo ,

chọn lọc các ưu điểm phù hợp với đặc điểm và điều kiện doanh nghiệp củamình

*Nhược điểm : dễ dập khuôn (giáo điều)

2- phương pháp kết cấu hoá các mục tiêu :lập ra môt hệ thống các

mục tiêu của tổ chức , đem kết hợp với cơ cấu cần xây dựng trênquan điểm hệ thống ( có một phần định lượng ) cho các phương áncần lựa chọn Thực chất phương pháp này là: xuất phát từ muc tiêuđể thấy các chức năng cần được thực hiện bằng cơ cấu tổ chức phùhợp.

Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ :Một trong những cơ cấu tổ chức áp dụng phưong pháp kết cấu hoácác mục tiêu là cơ cấu chức năng

Đặc điểm là: mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý( theo dõi và phân tích tình hình , chuẩn bị các quyết định quảnlý ,hướng dẫn cấp dưới thi hành ) Trong một doanh nghiệp xâydựng cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng có thể phân ra thành cácphòng ban thể hiện việc kết cấu hoá các mục tiêu như sau :

Phòng cung ứng : nguyên liệu , vật tư.

Phòng kế toán tài chính ( tài vụ ) :tài chính, kiểm tra dự án.

Phòng kinh doanh : marketing , tiêu thụ sản phẩm,kế hoạch sảnxuất.

Phòng tổng hợp ( hành chính tổ chức ) : thông tin quản lý ,tổng hợphành chính.

Phòng tổ chức hoạt động: phúc lợi ,khen thưởng.

Qua phân tích có thể thấy việc xây dựng cơ cấu tổ chức theo phuơng phápkết cấu hoá các mục tiêu là cách tổ chức tổng thể nhằm hoàn thành mục tiêuđă định Mọi việc thực hiện tổ chức phải phục vụ cho cái đích cuối cùngấy , nếu công việc nào không đóng góp cho mục tiêu ấy thì là không cầnthiết và không nên tiến hành Các tổ chức bộ phận cũng thế Mỗi ban , xínghiệp , phân xưởng , đơn vị , tổ , nhóm của công ty đều có mục tiêu cụthể riêng và là bộ phận của mục tiêu chung , hoà nhịp vói mục tiêu chung

Ưu điểm : Xác định rõ chức năng của từng phòng ban, tránh trùng lặp các

nhiệm vụ.

Từ các mục tiêu đã đề ra có thể xác định , lập kế hoạch một cáchchính xác nhất các nhu cầu phục vụ cho việc hoàn thành các mục tiêu đã đềra.

Nhược điểm : Phương pháp này có thể dẫn tơí việc xây dựng co cấu tổ chức

cồng kềnh

Tốn chi phí về nhân công cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.

3.Phương pháp chuyên gia :Dựa vào kiến thức của các chuyên gia , qua

nghiên cứu những đặc điểm cơ bản của doanh nghiệp để kiến nghị cácphương án ;trong đó vừa xuất phát từ mục tiêu thực tế vừa dụa vào kinhnghiệm tiến tiến trong lĩnh vực tổ chuức đã được khái quát Từ đó lựa chọnphương án tối ưu Điều kiện quan trọng là tìm được các chuyên gia có trìnhđộ , giàu kinh nghiệm và tạo điều kiện cho chuyên gia tìm hiểu kỹ doanhnghiệp.

Ưu điểm : Các chuyên gia là những người giàu kinh nghiệm trong các lĩnh

vực chuyên môn vì vậy có thể đưa ra các phương án tối ưu phù hợp vớidoanh nghiệp

Nhược điểm: tốn chi phí cho việc thuê những chuyên gia giỏi Các

chuyên gia giỏi thường là những chyên gia nước ngoài , họ dùng ngônngữ nứơc ngoài nên chuyện bất đồng ngôn ngữ là không thể tránh khỏidẫn đến thông tin thiếu chính xác

4 Phương pháp mô hình hoá : sử dụng cách mô tả toán học , bằng hình

mẫu , đồ thị , để nghiên cứu sự phân chia Theo một cách khái quát quyềnhạn và trách nhiệm trong tổ chức , từ đó đánh giá được mức độ hợp lý củacác phương án

Ưu điểm :

5 Theo một cách khái quát hơn , người ta có thể gộp chung thành haiphương pháp chính:

a) Phương pháp tương tự : Thừa kế những kinh nghiệm thành công và

gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý trong một số cơ cấu tổ chuức đã tỏ ra

có nhiều ưu điểm Điều kiện để áp dụng phương pháp này là có nhữngđặc điểm tương tự giữa doanh nghiệp cần thiế kế tổ chức với doanhnghiệp làm mẫu bao gồm : tính đồng nhất về mục tiêu và kết quả cuốicùng( sản phẩm , dịch vụ, công nghệ ) tính đồng nhất về các chức năngquản lý cần thực hiện;tính gần nhau về đặc điểm địa bàn( điều kiện kếtcấu hạ tầng , môi trường ) cùng các ngành kinh tế, kỹ thuật

Đây là phương pháp áp dụng khá phổ biến, do có các ưu điểm nổi bậtlà: Quá trình tổ chức nhanh, chi phí thiết kế ít, thừa kế được kinhnghiệm quí báu của quá khứ( đã được thực tế kiểm nghiệm) tuy vậyvẫn cần tỉnh táo khi vận dụng tránh sao chép dập khuôn, thiếu phântích cụ thể không hoàn toàn giống nhau.

B Phương pháp phân tích theo yếu tố: Đây là phương pháp khoa

học,được áp dụng rộng rãi cho mọi cấp tổ chức quản lý , mọi đối tượngquản lý ,

mọi đối tượng quản lý Tiến trình thực hiện gồm ba giai đoạn như sau: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát Giai đoạn I

Xác định những kết luận có tính chất Nguyên tắc của cơ cấu

Xác định các thành phần cho các bộ Phận của cơ cấu

Phương pháp Giai đoạn II

Tố cơ cấu (chức năng , nhiệm vụ ,quyền

Hạn) Giai đoạn III

Quy định hoạt động của cơ cấu chức Quản lý (điều lệ , quy chế)

Trong trưòng hợp thiết lập cơ cấu mới công việc được tiến hành theo 3bước:

Bước 1: Dựa vào những quy định pháp lý (luật , văn bản phát quyvà hướngdẫn của cơ quan cấp trên ) xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý tổngquát và xác định các đặc trưng cần có( cơ bản nhất ) của cơ cấunày;nhằm giải quyết những vấn đề mang tính chất định tính Nội dungnhững vấn đề này đó là:xây dựng mục tiêu của tổ chức;xây dựng cácphân hệ chức năng nhằm bảo đảm mục tiêu;phân cấp trách nhiệm vàquyền hạn cho từng cấp quản lý;xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa cácbộ phận và cấp trên và với các đơn vị đối tác;xác định nhu cầu cán bộ vàthông tin.

Bước 2: Xác định các thành phần , các bộ phận của cơ cấu tổ chức và cácmối quan hệ giữa các bộ phận Nội dung cơ bản của bước này được thểhiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến và phân hệ chức năng( thuộc cơcấu chính thức ) Cơ sở để xác định thành phần các bộ phận của cơ cấulà sự cần thiết phải chuyên môn hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấpvà phân chia chức năng , quyền hạn cho các bộ phận Cần chú ý phântích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý.

Bước 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ;giao quyền hạnvà quyết định số lượng cán bộ , nhân viên cần thiết cho từng bộ phậntrong cơ cấu quản lý Từ đó xây dựng điều lệ , quy chế , lề lối làm việcnhằm đảm bảo cho tổ chức quản lý vận hành trôi chảy , có hiệu lực cao.

Mỗi quốc gia đều có đặc điểm kinh tế chính trị riêng nên việc vận dụng cácphương pháp tổ chức và mô hình quản lý không chỉ hoàn toàn mang tínháp dụng Vì vậy ngoài tinh kế thừa các phương pháp có sẵn mỗi quốcgia mỗi doanh nghiệp khi xây dựng cơ caáu tổ chức cần có tính sáng tạocho phù hợp với đặc điểm của quốc gia hoặc doanh nghiệp đó.

III-Tình hình xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp nước tahiện nay.

1 Đặc điểm văn hoá kinh tế Việt Nam.

1.1 Văn hoá

Nằm trong khu vực Đông Nam á do vậy đăc điểm văn hoá Việt nam mangđậm nét Phương Đông , đó là : Coi trọng thuần phong mỹ tục , kính trọngngười lớn tuổi và đề cao yếu tố kinh nghiệm trong mọi lĩnh vực

1.2 Kinh tế

- Có xuất phát điểm thấp là một nước nông nghiệp lac hậu

- Đã từng trải qua thời kỳ vây dựng nền kinh tế tập trung với những yếukém về quản lý dẫn đến việc nảy sinh tiêu cực và kìm hãm sự phát triển kinhtế

- Đang xây dựng nền kinh tế theo kinh tế thị trường định hướng Xã hộichủ nghĩa Phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần

2 Đề xuất mô hình xây dựng.

Dựa trên những đặc điểm về kinh tế – Văn hoá của Việt nam có thể đưara một mô hình xây dựng quản lý như sau :

chế kiểm tra cá nhân tự đánh giá tập thể tham gia ý kiến , trưởng xácnhận.

3 Giỏi một nghề,biết vài nghề khác có liên qua , có thể phối hợp thaytheo thế cho người khác khi cần thiết.

4 Những vấn đề quan trọng cơ bản lâu dài do tập thể quyết định,những vấn đề diều hành , đột xuất do cá nhân quyết định

5 Người tập thể ra quyết định có trách nhiệm về nghĩa vụ của mìnhvới quyết định của tập thể , thủ trưởng có trách nhiệm liên đới.( trách nhiệm ở một mức độ nào đó ).

6 Quyền lợi , lương thưởng phân phối theo sự đóng góp của ngườilao động và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gianlàm việc Đơn vị quan tâm tạo quỹ phúc lợi chính đáng để tăngthu nhập cho người lao động (kể cả khi về hưu).

Tuy nhiên mô hình xây dựng trên cũng chỉ mang tính chất tham khảobởi không thể đề ra một mô hình xây dựng chuẩn cho tất cả các doanhnghiệp Viêt Nam trong thời đại ngày nay.

Các doanh nghiệp cần xem xét và cân nhắc kĩ lưỡng khi lựa chọn chominh một mô hình xây dựng phù hợp để đạt được hiệu quả cao nhất.

Ơ Việt Nam một số doanh nghiệp đã biết vận dụng những mô hìnhquản lý xây dựng tiên tiến trên thế giới vào doanh nghiệp của mình và thuđược những thành công đáng kê trong kinh doanh như:

 Dệt may Hà Nội chịu ảnh hưởng của mô hình quản lý Tây Đức.

Hai công ty có ảnh hưởng bởi mô hình quản lý Nhật Bản đó là:Công tyliên doanh Soder- toseco (Việt- Pháp) và công ty Hanel-plastic, chuyênsản xuất lưới thể thao Một trong những bí quyết thành công của họ làquan tâm đế lợi ích của nhân viên , cất nhắc người có tài và coi doanhnghiệp như ở nhà

Kết luận

Thông qua quá trình nghiên cứu lý luận và thực tiễn , một lần nữa có thể

khẳng định rằng việc xây dựng cơ cấu tổ chức có tầm quan trọng đặc biệtđối với sự tồn tại và phát triển của mọi doanh nghiệp , đặc biệt là đối với cácdoanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Xây dựngcơ cấu tổ chức giúp cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp hợp lý , hoạt độngcó hiệu quả , điều hành quá trình kinh doanh có thể giảm chi phí , hạ giáthành , nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm tạo điều kiện cho doanhnghiệp đứng vững và phát triển trong cơ chế cạnh tranh gay gắt của thịtrường Để đưa ra phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý phù hợpvà có hiệu quả đòi hỏi nhà nước và các doanh nghiệp phải cân nhắc mộtcách kỹ lưỡng Có như vậy mới có thể đưa kinh tế đất nước phát triển bềnvững.

* Lời cảm ơn :

Em xin chân thành cảm ơn toàn thể các thầy cô trong khoa Quản lýdoanh nghiệp đã giúp em hoàn thành bài tiểu luận này

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH HÀ NỘIKHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

TIỂU LUẬN

TỔ CHỨC QUẢN LÝ

Tên đề tài:

PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

CỦA MỘT DOANH NGHIỆP ƯU NHƯỢC ĐIỂM PHẠM VI ÁP DỤNG

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Thu HàLớp : 613

Mã SV : 2001A644

HÀ NỘI 11 - 2003