Một số biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần cảng cam ranh

LỜI CẢM ƠN Sau thời gian trực tiếp nghiên cứu tìm hiểu Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh, em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh” Để hoàn thành khóa luận này, em xin chân thành cảm ơn thầy cô môn Quản trị kinh doanh nhiệt tình giúp đỡ em Cảm ơn cô chú, anh chị Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh tạo điều kiện cho em làm việc cách thuận lợi Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phạm Ngọc Thanh tận tình giúp đỡ, bảo em suốt trình làm Trong thời gian thực khóa luận, em cố gắng để hoàn thiện khóa luận Tuy nhiên bước đầu làm quen với việc nghiên cứu thực tế trình độ kiến thức, kinh nghiệm hạn chế nên tránh khỏi sai sót Em mong quý thầy cô xem xét, bổ sung thêm Em xin chân thành cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận: “Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh” khóa luận em, hình thành qua trình tìm tòi, nghiên cứu hướng dẫn giáo viên Các số liệu, tài liệu trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng theo yêu cầu mẫu luận văn Nếu phát có gian lận nào, em xin chịu trách nhiệm khóa luận Em xin chân thành cảm ơn DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên bảng biểu Bảng 1.1 Lĩnh vực kinh doanh Công ty Bảng 1.2 Kết kinh doanh Công ty năm 2014- 2015 Bảng 1.3 Tổng hợp số lượng nhân viên năm gần Bảng 1.4 Tổng hợp số lượng nhân viên trước sau điều chỉnh Trang 23 27 45 60 DANH MỤC SƠ ĐỒ STT Tên sơ đồ Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức trực tuyến Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức chức Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức trực tuyến – chức Sơ đồ 1.4: Mô hình cấu trúc ma trận Sơ đồ 1.5: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Cảng Cam Ranh Sơ đồ 1.6: Sơ đồ Cảng Cam Ranh khai thác Sơ đồ 1.7: Sơ đồ Cảng Cam Ranh dự kiến năm 2020 Sơ đồ 1.8: Sơ đồ cấu tổ chức sau hoàn thiện / Trang 12 13 14 18 28 58 59 61 LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam đà hội nhập phát triển với kinh tế Thế giới Việc gia nhập tổ chức kinh tế lớn, kí kết hiệp định, mở cửa hội nhập kinh tế tạo cho doanh nghiệp nước hội lớn để phát triển, mở rộng việc sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, hội nhập kinh tế đặt nhiều thách thức buộc doanh nghiệp phải đối mặt Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển cần phải thực tốt, có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu đòi hỏi doanh nghiệp cần có nguồn lực tốt việc bố trí nguồn lực phải hợp lí Con người nguồn lực quan trọng với doanh nghiệp; việc xếp, bố trí cấu tổ chức cho phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường vô cần thiết Có doanh nghiệp trước khó khăn cạnh tranh không ngừng cải tiến, hoàn thiện cấu tổ chức đem lại thành công định việc kinh doanh Bên cạnh có doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả, làm ăn thua lỗ, trì trệ cấu tổ chức cồng kềnh, không khoa học, không phù hợp với điều kiện thực tiễn Vậy vấn đề đặt doanh nghiệp cần làm gì? Làm để xây dựng cho cấu tổ chức hợp lý Bởi có cấu tổ chức khoa học, rõ ràng, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn nhân lực mình, phân bổ công việc hợp lý, có định xác kịp thời nhằm đạt mục tiêu hướng tới Dựa kiến thức học kết hợp với trình thực tế Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh, khóa luận em với đề tài: “Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh” CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 1 Các khái niệm cấu tổ chức doanh nghiệp 1.1.1Khái niệm tổ chức • Một tổ chức định nghĩa hai hay nhiều người làm việc, phối hợp với để đạt kết chung • “Theo giáo sư George P Huber Reuben R McDaniel, chức tổ chức phối hợp nỗ lực qua việc thiết lập cấu cách thực công việc tương quan với quyền hạn Nói cách khác, chức tổ chức tiến trình xếp công việc tương đồng thành nhóm, để giao phó cho khâu nhân có khả thi hành, đồng thời phân quyền cho khâu nhân tùy theo công việc giao phó.”[1] “Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weihrich công tác tổ chức việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu doanh nghiệp.”[2] • Tổ chức trình xác định công việc cần phải làm, người làm công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung tổ chức 1.1.2 Khái niệm cấu tổ chức • Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – Quản trị học – NXB Thống Kê “ Cơ cấu tổ chức xếp phận, đơn vị tổ chức thành thể thống với quan hệ nhiệm vụ quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi cho làm việc cá nhân, phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung tổ chức.” [3] • Theo PGS.TS Lê Văn Tâm PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) – Giáo trình quản trị doanh nghiệp – NXB Đại học Kinh tế quốc dân “ Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hóa, giao trách nhiệm, quyền hạn bố trí theo cấp nhằm thực chức quản trị doanh nghiệp” [4] • Theo Jame H.Donnelly Jr, Jame L.Gibson & Jone M.Ivancench (2001) – Quản trị học – NXB Thống Kê “ Cơ cấu tổ chức, tương tự phận thể sống tạo khuôn khổ diễn hoạt động sôi trình làm việc người” [5] • Trên sở quan niệm khác nhau, từ phân tích tiếp cận với tư cách chức hoạt động quản lý, hiểu: Cơ cấu tổ chức tập hợp bao gồm phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo mục tiêu chung xác định 1.2 Các lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp 1.2.1 Sự cần thiết cấu tổ chức doanh nghiệp Trong doanh nghiệp, cấu tổ chức có vai trò quan trọng Một doanh nghiệp xây dựng cấu tổ chức khoa học, đắn, phù hợp với hoạt động doanh nghiêp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn doanh nghiệp trở nên thuận lợi, có hiệu Thứ nhất, cấu tổ chức tạo móng cho hoạt động tổ chức nói chung hoạt động quản trị nói riêng Thứ hai, hoạt động doanh nghiệp cần có xếp, bố trí công việc gắn với người, đối tượng Nếu xây dựng cấu tổ chức tốt đem lại hiệu cao công việc, ngược lại cấu tổ chức cồng kềnh, yếu kém, phân công công việc phận, nhân viên không hợp lý gây lãng phí nguồn lực mà hiệu công việc không cao Thứ ba, xây dựng cấu tổ chức tốt giúp khai thác cách triệt để nguồn lực doanh nghiệp, rút ngắn đường dây liên lạc cấp với cấp dưới, tạo mạch lạc, phân chia rõ ràng quyền hạn trách nhiệm phận Từ tạo điều kiện cho người lao động phát huy tốt lực, sở trường họ, nâng cao suất, chất lượng hiệu công việc Thứ tư, tạo văn hóa công ty- tảng hợp tác nhân viên công ty để nhằm đạt mục đích chung Các cá nhân doanh nghiệp xác định ý thức trách nhiệm khả để phấn đấu xây dựng doanh nghiệp vững mạnh, yếu tố cấu thành văn hóa công ty Do ta thấy, cấu tổ chức doanh nghiệp có vai rò quan trọng Vì cần phải cải tiến, hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp đạt hiệu cao hoạt động sản xuất kinh doanh 1.2.2 Đặc điểm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có ba đặc điểm sau: “Tính tập trung: phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực tổ chức cho phận hay cá nhân Nó thể phân bổ quyền hạn định hệ thống thứ bậc tổ chức Tính phức tạp: thể số lượng cấp, phòng ban cấu tổ chức Nếu có nhiều cấp, nhiều phòng ban có nhiều mối liên hệ tổ chức tính phức tạp cao ngược lại Cơ cấu tổ chức nhiều tầng, nhiều cấp trung gian tính phức tạp cao ngược lại Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc hoạt động, hành vi phận Nếu mức độ ràng buộc cao, chặt chẽ ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao Tiêu chuẩn hóa trình phát triển thủ tục tổ chức mà theo thành viên hoàn thành công việc họ theo cách thức thống thích hợp.” [6] 1.2.3 Các yêu cầu cấu tổ chức Khi xây dựng thiết kế cấu tổ chức doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu sau Một là, đảm bảo yêu cầu chiến lược sản xuất kinh doanh: cấu tổ chức xác định công việc phải làm làm liên quan đến trình thực nhiệm vụ doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức phải gắn kết người với chức nhiệm vụ kết nối hoạt động thành phận, phòng ban khác Mỗi phận phải phát triển khả khác biệt thông qua hoạt động tạo giá trị cho doanh nghiệp làm tăng hiệu kinh doanh, tăng lợi ích cho doanh nghiệp Như chức cần có cấu tổ chức phải thiết kế cách rõ ràng, chuyên môn hóa nhằm đạt suất cao Tuy nhiên phận đạt đến mức chuyên môn hóa cao dễ dẫn đến việc trọng theo đuổi mục tiêu riêng mà xem nhẹ mục tiêu chung Vì cần phải có phối hợp chặt chẽ phòng ban, cấp Thứ hai, đảm bảo tính tối ưu Cơ cấu tổ chức phương tiện để nhà quản trị phối hợp hoạt động phận, phòng ban khác nhằm khai thác triệt để khả năng, lực họ Các nhà quản trị phải xây dựng chế cho có phối hợp chặt chẽ phòng ban, tận dụng tối đa, hiệu nguồn lực Thứ ba, đảm bảo tính linh hoạt Cơ cấu tổ chức hữu hiệu tạo tính ổn định cho doanh nghiệp để thực thành công chiến lược trì lợi cạnh tranh tại, đồng thời cung cấp tính linh hoạt cần thiết để phát triển lợi cạnh tranh cho chiến lược tương lai Nói cách khác, tính ổn định cấu cung cấp cho công ty khả quản trị công việc hàng ngày cách kiên định dự báo trước Trong tính linh hoạt cấu cung cấp hội khai thác khả cạnh tranh, phân bổ nguồn lực cho hoạt động nhằm định dạng lợi cạnh tranh công ty để thành công tương lai Thứ tư, đảm bảo tính tin cậy Khi cấu tổ chức phức tạp phát sinh vấn đề thông tin bị sai lệch Thông tin truyền xuống truyền lên cấu tổ chức, cấp quản trị khác hiểu sai thông tin cắt xén thông tin cách tình cờ cố ý Trong trường hợp đó, thông tin truyền bị ảnh hưởng tới nơi Do cấu tổ chức phải xây dựng đảm bảo tính xác thông tin hệ thống, qua hoạt động phận, phòng ban, đơn vị phối hợp cách nhịp nhàng, xác, có hiệu Thứ năm, đảm bảo tính kinh tế Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải xây dựng sở tiết kiệm chi phí tối đa hiệu kinh tế Cơ cấu tổ chức phức tạp chi phí quản lý cao Khi doanh nghiệp chuyên môn hóa cao, nhà quản trị đóng vai trò đặc biệt cần nguồn lực để nhà quản trị thực vai trò cách hiệu lực Lúc cần nhà quản trị có trình độ cao, trả lương cao cần nhiều nhân viên, cuối chi phí cao 1.2.4 Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức Khi xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp cần tuân theo nguyên tắc sau Nguyên tắc huy: theo nguyên tắc này, nhân viên nhận lệnh từ người lãnh đạo- cấp trực tiếp Nguyên tắc giúp cho việc thực hoạt động doanh nghiệp quán, tránh tình trạng cấp phải nhận thị trái ngược từ cấp khác phải làm Nguyên tắc gắn với mục tiêu: máy cấu phải gắn liền với mục tiêu doanh nghiệp Dựa vào mục tiêu doanh nghiệp mà xếp, bố trí phòng ban, phân chia nguồn lực cho phù hợp, có đảm bảo thực tốt hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề Nếu máy tổ chức xa rời mục tiêu doanh nghiệp dẫn tới việc doanh nghiệp hoạt động không hiệu Nguyên tắc chuyên môn hóa cân đối: để nâng cao hiệu làm việc cần thực chuyên môn hóa doanh nghiệp Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm lĩnh vực chuyên môn Việc chuyên môn hóa tạo suất cao công việc Các trách nhiệm quyền hạn phòng ban cần phân định rạch ròi có cân đối hợp lí Nguyên tắc linh hoạt: cấu tổ chức phải có tính linh hoạt, mềm dẻo, đối phó kịp thời thay đổi môi trường kinh doanh Nguyên tắc hiệu quả: cấu tổ chức phải gọn nhẹ, hoạt động có hiệu sở giảm thiểu chi phí 10 công việc Công ty xây dựng cho nét văn hóa công sở tiên tiến, đại Đây điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng cấu tổ chức Công ty 3.5.2 Nhân tố chủ quan Nhân tố chiến lược kinh doanh Công ty: chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến cấu tổ chức doanh nghiệp Khi chiến lược kinh doanh Công ty thay đổi dẫn đến chức năng, nhiệm vụ Công ty thay đổi Do cấu tổ chức Công ty cần phải thay đổi để đáp ứng yêu cầu công ty, đưa Công ty đạt mục tiêu đặt Chiến lược Công ty phát triển mở rộng quy mô cảng, nâng cao lực làm việc Công ty Trong giai đoạn cấu Công ty cần gọn nhẹ phải đảm bảo hiệu công việc Nhân tố chức nhiệm vụ Công ty: chức nhiệm vụ có ảnh hưởng đến cấu tổ chức Công ty Công ty có chức khác cấu tổ chức khác Công ty sản xuất có cấu tổ chức khác Công ty dịch vụ Việc có thay đổi chức năng, nhiệm vụ Công ty dẫn đến điều chỉnh cấu tổ chức Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh công ty dịch vụ nên cấu tổ chức đơn giản, gọn nhẹ Nhân tố quy mô Công ty: nhân tố có mức độ ảnh hưởng tương đối đến cấu tổ chức Công ty Khi quy mô Công ty nhỏ, máy tổ chức đơn giản Khi quy mô tổ chức lớn đòi hỏi máy tổ chức phức tạp lên, nhiên cấu tổ chức đáp ứng nhu cầu Công ty điều không cần thiết Công ty Cảng Cam Ranh giai đoạn phát triển, máy tổ chức hoàn thiện tương đối đơn giản Các phòng ban có chức nhiệm vụ rõ ràng có phối hợp nhịp nhàng 47 Nhân tố trình độ lao động trang thiết bị quản trị: qua tìm hiểu trình độ nguồn nhân Công ty tương đối cao Hầu hết nhân viên tốt nghiệp đại học, cao đẳng trường chuyên môn Cấp quản lý có trình độ cao có kinh nghiệm làm việc lâu năm Các nhân viên làm việc chuyên môn Công ty có đội ngũ nhân lực trẻ, động, có tinh thần tích cực công việc, ham học hỏi, sáng tạo Về trang biết bị quản trị Công ty trang bị đầy dủ sở vật chất phục vụ việc quản lý Công ty có áp dụng phầm mềm quản lý vào làm việc nhiên phần mềm chưa đại 3.6 Đánh giá thực trạng cấu tổ chức công ty cổ phần Cảng Cam Ranh 3.6.1 Ưu điểm Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh có cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức Đây kiểu cấu tổ chức có nhiều ưu điểm áp dụng phổ biến Cơ cấu tổ chức Công ty đơn giản, gọn nhẹ Các phòng ban phân chia tương đối rõ ràng chức năng, nhiệm vụ Nguồn lực phòng ban phân bổ đồng Các phòng ban có phối hợp tương đối nhịp nhàng công việc Cơ cấu tổ chức phát huy tính huy tập trung Lãnh đạo định sở có tham khảo phòng ban chức Việc định thực nhanh chóng định đưa có chất lượng cao Đội ngũ nhà quản lý Công ty có trình độ cao, lực tốt, có kinh nghiệm lâu năm nghề, có khả ứng biến,…Họ hoàn toàn làm tốt công tác quản lí 48 Đội ngũ nhân viên Công ty có đủ trình độ để đảm nhận vị trí công việc Hầu hết nhân viên trẻ, động, có lực tinh thần làm việc tích cực Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức phù hợp với hoạt động, quy mô Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh Qua trình vào hoạt động, cấu tổ chức Công ty hoạt động ổn định đem lại hiệu cao 3.6.2 Nhược điểm Cơ cấu tổ chức Công ty hoạt động ổn định thời gian qua Tuy nhiên, với chiến lược mở rộng không ngừng hoạt động sản xuất kinh doanh cấu tổ chức cần phải có điểu chỉnh để hoạt động tốt Một số phòng ban Công ty kiêm nhiệm nhiều Điều khiến cho hiệu hoạt động không cao Cần phải tách thành phòng ban Sự phối hợp phòng ban chưa thật chặt chẽ Mối liên hệ phòng ban chưa sâu sắc gây khó khăn, chậm trễ việc phối hợp hoạt động Các phòng ban trọng vào công việc tập trung thực mục tiêu mà xa rời mục tiêu chung tổ chức Việc lựa chọn cấu tổ chức Công ty phù hợp Tuy nhiên để đáp ứng nhu cầu phát triển thời gian tới cần phải có điều chỉnh cho hợp lí 3.6.3 Nguyên nhân Cơ cấu tổ chức Công ty hợp lí, hoạt động tốt vài hạn chế nguyên nhân sau: 49 Do Công ty giai đoạn chuyển mình, phát triển mở rộng hoạt động kinh doanh Cơ cấu tổ chức Công ty thay đổi, chưa hoàn thiện kịp để phù hợp với tình hình Công ty Ban lãnh đạo Công ty chưa xem trọng việc hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Chưa có kế hoạch lâu dài đầu tư thích đáng vào việc xây dựng, hoàn thiện cấu tổ chức Cán lãnh đạo có trình độ cao, lực tốt, kinh nghiệm lâu năm nhiên lại lớn tuổi nên chưa bắt kịp với công nghệ Chưa áp dụng phần mềm quản lí mới, nâng cao công tác quản lí Đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, lực lại kinh nghiệm làm việc dẫn đến xử lí công việc chưa triệt để 50 CHƯƠNG 4: BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG CAM RANH 4.1 Phương hướng phát triển Công ty tương lai Trong năm tới, chiến lược Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, lực làm việc, đưa cảng Cam Ranh thành trung tâm dịch vụ cảng biển, đáp ứng nhu cầu tỉnh miền Trung Tây Nguyên Công ty mở rộng quy mô việc mở rộng cầu cảng cho phép khai thác tàu có trọng tải lớn hơn; xây dựng thêm nhà kho để tăng sức chứa, bảo quản tốt hàng hóa; đầu tư thêm nhiều đầu xe máy móc thiết bị xếp dỡ nhằm nâng cao lực xếp dỡ, vận tải Công ty tích cực tìm kiếm thêm đối tác mới, trì quan hệ tốt đẹp với đối tác tại, đem lại nhiều hợp đồng cho Công ty Ngoài Công ty trọng vào khâu tuyển dụng đào tạo nhân tạo cho doanh nghiệp nguồn nhân lực mạnh Mục tiêu phát triển Cảng Cam Ranh thành cảng biển quốc tế có lực khai thác lớn sánh ngang với cảng biển lớn 51 Sơ đồ 1.9 Cảng Cam Ranh khai thác 52 Sơ đồ 1.10 Cảng Cam Ranh dự kiến hoàn thiện sau năm 2020 53 4.2 Biện pháp đề xuất hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ phần Cảng Cam Ranh 4.2.1 Hoàn thiện cấu tổ chức Cơ cẩu tổ chức Công ty cấu tổ chức có nhiều ưu điểm, hợp lí, có hiệu hoạt động tốt Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu ngày phát triển, mở rộng quy mô hoạt động Công ty nên có điều chỉnh để hoàn thiện Phòng kĩ thuật công nghệ đảm nhận khối lượng công việc tương đối lớn Nên tách phòng công nghệ - kĩ thuật thành phòng công nghệ - kĩ thuật phòng vật tư Phòng công nghệ chịu trách nhiệm nghiên cứu, ứng dụng quy trình công nghệ mới, tiên tiến, loại máy móc thiết bị đại phù hợp với công việc Phòng vật tư chịu trách nhiệm vấn đề liên quan đến vật tư cho công ty; mua sắm, bảo quản, kiểm đếm loại máy móc thiết bị, nguồn nguyên, nhiên liệu cần thiết cho trình hoạt động Công tác tuyển dụng nhân viên cho phòng vật tư phận tổ chức – tiền lương chịu trách nhiệm 54 Khi cấu tổ chức Công ty Sơ đồ 1.11 Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Phòng hành tổng hợp Phòng tổ chức tiền lương Phòng kĩ thuật công nghệ Phòng kinh doanh đầu tư Xí nghiệp khai thác xếp dỡ Phòng tài kế toán Phòng Phòng Tài vật tư Xí nghiệp dịch vụ thương mại 4.2.2 Điều chỉnh nhân phòng ban Chiến lược Công ty mở rộng quy mô hoạt động, đưa Công ty ngày phát triển hoạt động kinh doanh Công ty cần trọng mảng marketing, tìm kiếm thêm nhiều nhà đầu tư, kí kết thêm nhiều hợp đồng, tìm kiếm đối tác tốt, khách hàng tiềm Do đó, khối lượng công việc phòng kinh doanh gia tăng lớn Điều đòi hỏi phòng kinh doanh đầu tư cần tăng thêm nhân lực 55 Kế toán Kiến nghị tăng thêm nhân viên Phòng tổ chức - tiền lương chịu trách nhiệm việc tuyển dụng nhân viên Phòng hành tổng hợp có lượng lớn nhân viên Tất nhân viên có trình độ cao, có khả xử lí tốt lượng lớn công việc Do với khối lượng công việc lượng nhân viên hành dư, lãng phí nguồn lực, cần giảm bớt nhân viên hành Hiện phòng tổ chức - tiền lương có số nhân viên so với khối lượng công việc cần giải Công ty chuyển nhân viên bên phòng hành tổng hợp sang phòng tổ chức – tiền lương để làm việc, cần điều chỉnh lại sau Việc giúp giải vấn đề thừa thiếu nhân viên phòng ban, mặt khác đào tạo thêm nghiệp vụ khác cho nhân viên Nhờ có thuyên chuyển qua lại mà nhân viên đào tạo thêm nhiều kiến thức, đảm nhận nhiều vị trí khác quan Mới hình thành phòng vật tư nên cần tuyển dụng thêm nhân viên Như vậy, số lượng nhân viên công ty có thay đổi đáng kể Bảng 1.4: số lượng nhân viên sau điều chỉnh Phòng ban Số lượng Năm 2016 Năm 2016 (sau điều chỉnh) Ban giám đốc 4 Phòng hành tổng hợp Phòng tổ chức tiền lương Phòng tài kế toán 5 Phòng kinh doanh đầu tư Phòng kĩ thuật công nghệ 5 Phòng vật tư - 34 39 Tổng 56 4.2.3 Các đề xuất khác * Xây dựng văn hóa Công ty Văn hóa công ty yếu tố quan trọng quản lý ngày nhà quản trị ý đến Xây dựng văn hóa công ty tốt giúp công tác quản lí có hiệu Đó việc đề thực nội quy, quy định Công ty từ tăng cường tính kỉ luật Công ty Văn hóa công ty đòi hỏi doanh nghiệp quan tâm đến suất lao động phải ý đến giá trị người Thiết lập, xây dựng, phát triển mối quan hệ quản trị, mối quan hệ nhân viên cách tốt đẹp Nó thể ý thức làm việc, tinh thần hợp tác nhân viên Văn hóa công ty giúp đưa Công ty hoạt động cách nề nếp, có nguyên tắc, kỉ luật Nhờ nâng cao hiệu làm việc Công ty nên tổ chức giải thưởng cống hiến dành cho nhân viên xuất sắc năm Giải thưởng trao cho nhân viên có thành tích làm việc tốt, văn hóa công sở tiên tiến, kết hợp với điểm số chương trình thi đấu Chương trình thi đấu tổ chức thành vòng thi gồm: phần thi nghiệp vụ, phần thi tài năng, phần thi ứng xử Đây vừa cách để kích thích tinh thần làm việc nhân viên, vừa tạo sân chơi lành mạnh cho nhân viên công ty, tạo nên nét riêng cho văn hóa Công ty * Tăng cường phối hợp hoạt động phòng ban Hoạt động phòng ban Công ty phối hợp với tương đối nhịp nhàng Tuy nhiên để nâng cao hiệu làm việc cần tăng cường mối quan hệ phòng ban Các phòng ban thực mục tiêu đơn vị dựa sở mục tiêu chung Công ty Việc truyền đạt thông tin phòng ban cần nhanh chóng, xác, kịp thời để nắm bắt hội kinh doanh, đem lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp Các nhiệm vụ chức 57 phòng ban phải điểu chỉnh, phân định lại rõ ràng, tránh chồng chéo chức gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, lãng phí nguồn lực Công ty thường xuyên luân chuyển nhân viên phòng ban làm việc Điều giúp cho nhân viên thử sức nhiều vị trí khác nhau, nắm nghiệp vụ phận khác Khi có hiểu biết công việc phận việc phối hợp trình làm việc thuận tiện, dễ dàng Một năm có hai đợt luân chuyển, nhân viên làm việc phận ba tháng để đào tạo nghiệp vụ * Đào tạo nâng cao lực nhân viên Công ty có đội ngũ nhân viên có trình độ cao Hầu hết nhân viên có trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu vị trí công việc họ đảm nhận Để tăng suất hiệu làm việc, Công ty nên mở thêm lớp đào tạo kĩ nghiệp vụ cho nhân viên, cử nhân viên học nâng cao trình độ Ví dụ khối kĩ thuật có nhân viên đạt trình độ trung cấp học liên thông lên cao đẳng, đại học; nâng cao khả tin học, ngoại ngữ… Công ty tổ chức buổi chia sẻ kinh nghiệm làm việc người trước, dày dặn kinh nghiệm với lớp trẻ sau Ngoài ra, Công ty nên thường xuyên tổ chức hoạt động ngoại khóa để nhân viên tham gia Từ đó, nhân viên bộc lộ nhiều tố chất mà bình thường làm việc không nhận thấy Các hoạt động tập thể giúp nhân viên phòng ban gần gũi, thân thiết Tăng cường liên kết phòng ban, góp phần làm tăng cường phối hợp phòng ban trình làm việc * Tăng cường chế độ đãi ngộ cho nhân viên Công tác đãi ngộ có vai trò quan trọng, góp phần đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên Từ đó, nâng cao tinh thần làm việc 58 trách nhiệm họ nhiệm vụ giao Công ty cần xem xét chế độ lương thưởng, sách hỗ trợ, cho nhân viên Khi có chế độ đãi ngộ tốt, nhân viên yên tâm làm việc, cống hiến cho công ty Năng suất hiệu công việc nâng lên Hiện chế độ lương thưởng Công ty thực tốt Để khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên, đề xuất chế độ trả thưởng dựa theo lợi nhuận doanh nghiệp Nếu sau quý, lợi nhuận công ty tăng 10% so với quý trước công ty trích 10% lợi nhuận tăng thêm để thưởng cho nhân viên Ngoài phận đầu tư- kinh doanh có thêm thưởng doanh thu * Áp dụng trang bị kĩ thuật đại quản lý Ngày có nhiều trang thiết bị máy móc phần mềm quản lý hữu dụng Nó giúp Công ty quản lí cách xác, khoa học tiết kiệm nguồn lực Ví dụ phần mềm kế toán, phần mềm quản lí nhân sự, phần mềm bảo trì thiết bị,… Công ty nên áp dụng thiết bị kĩ thuật phần mềm tiên tiến đại vào công tác quản lí để nâng cao hiệu hoạt động Có thể sử dụng phần mềm HR.PRO7 SV.HRIS để chấm công, quản lí nhân Công ty; phần mềm kế toán như: Misa, Fast,… 59 KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập, nghiên cứu Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh, em hoàn thành khóa luận với đề tài: “Một số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh” Qua trình tìm hiểu, em trình bày cấu tổ chức Công ty, đưa ưu điểm, nhược điểm tìm số nguyên nhân có Trên sở đó, đề xuất biện pháp hoàn thiện máy cấu tổ chức Công ty Cơ cấu tổ chức Công ty có vai trò quan trọng Nó định Công ty hoạt động có hiệu hay không Với giai đoạn khác cấu tổ chức Công ty lại cần có điều chỉnh cho phù hợp Nếu xây dựng máy cấu tổ chức đại, khoa học, gọn nhẹ, phù hợp với tình hình thực tế Công ty giúp công ty hoạt động cách nề nếp, trơn tru, mang lại suất cao, hiệu cao công việc Vì vậy, công tác xây dựng, hoàn thiện cấu tổ chức cần trọng Qua khóa luận này, em hiểu kiến thức học giảng đường có hội vận dụng chúng vào thực tế Đây hội để em làm quen với môi trường làm việc sau này, làm quen với nghiệp vụ thực tế công ty Em cảm ơn cô, chú, anh, chị Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh giúp đỡ, tạo điều kiện để em có môi trường làm việc tốt, hoàn thành tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phạm Ngọc Thanh tận tình hướng dẫn em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO • • • [1] : http://www.simonhoadalat.com/HOCHOI/MucVuQuanTri/I_1_4.htm) : http://www.dankinhte.vn/khai-niem-to-chuc-la-gi/ [3] : Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – Quản trị học – NXB [2] Thống Kê • [4]: Theo PGS.TS Lê Văn Tâm PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) – Giáo trình quản trị doanh nghiệp – NXB Đại học Kinh tế quốc dân • [5]: Theo Jame H.Donnelly Jr, Jame L.Gibson & Jone M.Ivancench (2001) – Quản trị học – NXB Thống Kê • [6]: http://kiemtailieu.com/kinh-te-quan-ly/tai-lieu/bai-tieu-luan-mon-quantri-hoc/4.html • [7]:http://camranhport.vn/TinChiTiet/tabid/105/id/93/Default.aspx? BCMenu=BCM_1554.1 ) • [8]: Điều lệ công ty cổ phần Cảng Cam Ranh 61 [...]... định số 38/QĐ-HHVN ngày 28/01/2015 của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam về việc phê duyệt phương án cổ phần hóa và chuyển công ty TNHH MTV Cảng Cam Ranh thành công ty CP Cảng Cam Ranh, Ngày 12/6/2015 công ty đã tổ chức Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất thành lập Công ty cổ phần Ngày 25/6/2015 công ty chuyển chính thức sang hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh Những bước chuyển mình của công. .. 12 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 5.351.452.657 5.886.597.923 13 Chi phí thuế TNDN hiện hành 1.337.863.164 1.471.649.481 14 Chi phí thuế TNDN hoãn lại - 15 Lợi nhuận sau thuế 4.013.589.511 16 Lãi cơ bản trên cổ phiếu - Đơn vị: VND 23 4.414.948.442 - CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG CAM RANH 3.1 Bộ máy cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1.8 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần Cảng Cam Ranh. .. giảm đi được lượng công việc phải xử lý thủ công, tiết kiệm thời gian, nguồn lực Do đó cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng sẽ gọn nhẹ, hiệu quả 16 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG CAM RANH 2.1.Thông tin khái quát về công ty “Tên doanh nghiệp (tiếng Việt): CÔNG TY CỔ PHẨN CẢNG CAM RANH Tên doanh nghiệp (tiếng Anh): CAM RANH JOINT STOCK COM PANY Tên doanh nghiệp (viết tắt): CAM RANH PORT Địa chỉ:... 1.3.4 Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu ma trận Sơ đồ 1.4 Tổng giám đốc Giám đốc sản xuất Giám đốc kinh doanh Giám đốc nhân sự Giám đốc marketing Giám đốc dự án A Giám đốc dự án B Cơ cấu tổ chức ma trận là kiểu cơ cấu tổ chức hiện đại, hiệu quả Cơ cấu này được xây dựng trên cơ sở kết hợp cơ cấu trực tuyến và các chương trình mục tiêu và quản lý theo từng lĩnh vực hoạt động Trong cơ cấu tổ chức này, các cán... trong công ty theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình công tác của cán bộ công nhân viên trong Công ty - Tham mưu giải quyết các công việc thi đua khen thưởng - kỷ luật lao động 29 Về công tác quản lý cổ đông công ty: - Lập sổ cổ đông, cấp giấy chứng nhận sở hữu cổ phần - Quản lý theo dõi, thực hiện, kết nối thông tin giữa Công ty với cổ đông - Thực hiện trách nhiệm và các lợi ích hợp pháp của Công ty. .. Ranh Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Phòng hành chính tổng hợp Phòng tổ chức tiền lương Phòng kĩ thuật công nghệ Xí nghiệp khai thác xếp dỡ Phòng kinh doanh đầu tư Phòng tài chínhPhòng kế Tài chính Kế toán Xí nghiệp dịch vụ thương mại Công ty cổ phần Cảng Cam Ranh có cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng Đứng đầu Công ty là Đại hội đồng cổ đông Tiếp dưới là... những nguồn lực đó cũng phải khác nhau Mỗi một cơ cấu tổ chức phải thể hiện những điểm khác biệt riêng của mình Do đó, với mỗi doanh nghiệp có nhiệm vụ kinh doanh khác nhau thì cơ cấu tổ chức cũng có sự khác nhau Quy mô của doanh nghiệp: quy mô của doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức Doanh nghiệp có quy mô hoạt động càng lớn thì cơ cấu tổ chức càng phức tạp, càng nhiều cấp trung gian,... tin khác cho thành viên của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, có trách nhiệm bảo mật thông tin theo các quy định của pháp luật và Điều lệ - Công ty Công tác pháp chế công ty: thực hiện công tác pháp chế của công ty theo quy định của pháp luật; thực hiện cập nhật, rà soát, phổ biến các văn bản pháp lý mới ban hành có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; kiến nghị xây dựng,... nghiệp lựa chọn loại hình cơ cấu tổ chức Môi trường văn hóa- xã hội còn ảnh hưởng đến tác phong làm việc của nhân viên, ảnh hưởng đến năng suất và hiệu suất làm việc Từ đó có tác động đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 15 1.4.2 Nhân tố chủ quan Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp: khi xây dựng cơ cấu tổ chức phải đảm bảo nguyên tắc cơ cấu tổ chức phải đi theo và đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất... đối với cổ đông, của cổ đông đối với Công ty 3.2.3 Phòng tài chính kế toán a) Chức năng Tham mưu giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành về lĩnh vực: - Quản lý tài chính doanh nghiệp - Tổ chức công tác hạch toán kế toán - Thực hiện công bố thông tin theo Quy chế công bố thông tin, Điều lệ công ty và theo quy định của pháp luật b) Nhiệm vụ: Về quản lý tài chính: - Tổ chức công tác kế toán, công tác