Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại công ty TNHH khang thịnh

MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Hội nhập xu chủ yếu quan hệ quốc tế đại Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ thúc đẩy mạnh mẽ trình chuyên môn hóa hợp tác quốc gia, làm cho lực lượng sản xuất quốc tế hóa cao độ Điều đưa quốc gia gắn kết lại gần nhau, dẫn tới hình thành mạng lưới toàn cầu hay hội nhập kinh tế quốc tế Hiện Việt Nam thành viên thức ASEAN, APEC, ASEM WTO Sau gia nhập vào tổ chức thương mại Thế Giới WTO năm 2007, Việt Nam có tiến đáng kể, doanh nghiệp Việt Nam qua học hỏi nhiều kinh nghiệm, phát triển khoa học kĩ thuật từ nước phát triển để từ khẳng định vị trường quốc tế Nhà nước đưa sách khuyến khích tạo điều kiện cho doanh nghiệp Việt Nam kinh doanh xuất Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế, xuất khâu quan trọng kinh tế quốc dân nước Xuất mang đến lợi ích cho quốc gia nói chung doanh nghiệp nói riêng, làm tăng nguồn vốn cho hoạt động nhập khẩu, tạo công ăn việc làm cho người dân bên cạnh giúp doanh nghiệp Việt Nam vươn thị trường quốc tế, mở rộng thâm nhập vào thị trường, tạo hội để bạn hàng nước biết đến uy tín doanh nghiệp Thực tế cho thấy năm qua nhờ chủ trương sách Đảng hướng xuất mà kinh tế nước ta ngày lớn mạnh Tuy nhận ưu nhà nước hoạt động xuất doanh nghiệp Việt Nam phải chịu nhiều thử thách khó khăn trình xuất sang thị trường nước Để đứng vững thị trường nước để tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện sản phẩm quy trình xuất Nhận thức tầm quan trọng hoạt động xuất thông qua việc thực tập thực tế em công ty xuất nhập em tìm hiểu em lựa chọn đề tài ''Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất công ty TNHH Khang Thịnh'' làm đồ án tốt nghiệp em nhằm tìm hiểu sâu thêm quy trình xuất hàng bột đá công ty đồng thời tìm mặt hạn chế, thiếu sót quy trình xuất để đưa số giải pháp nhằm thiện quy trình, nâng cao hiệu kinh doanh công ty 2.Mục đích nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài ''Đề xuất số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất công ty TNHH Khang Thịnh'' là: - Nghiên cứu, tìm hiểu lý thuyết xuất nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất đồng thời nghiên cứu quy trình hàng xuất - Đồ án tốt nghiệp nghiên cứu toàn diện quy trình xuất công ty TNHH Khang Thịnh, đánh giá thực trạng quy trình xuất công ty thông qua kết kinh doanh việc so sánh quy trình thực tế với quy trình lý thuyết từ tìm khó khăn, thách thức nguyên nhân sâu xa ảnh hưởng đến hoạt động xuất - Dựa vào khó khăn, thách thức nguyên nhân nêu đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất công ty để nâng cao hiệu xuất 3.Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu công ty quy trình xuất công ty TNHH Khang Thịnh Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Nghiên cứu chủ yếu sâu vào hoạt động xuất đường biển - Về thời gian: Phạm vi nghiên cứu giai đoạn hoạt động công ty TNHH Khang Thịnh từ năm 2013 - 2015 Phương pháp nghiên cứu Vận dụng kiến thức học trường kết hợp với quan sát thực tiễn, thực tế công ty kết hợp phương pháp sau: - Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập số liệu thông qua ghi chép hồ sơ lưu trữ công ty, báo cáo tài chính, báo cáo kết sản xuất kinh doanh, chứng từ công ty Bên cạnh em thu thập thông tin, số liệu từ trang web, tài liệu liên quan Những số liệu phải thu thập cách khoa học, lấy số liệu liên quan phạm vi luận để phân tích - Phương pháp phân tích: Dựa thông tin, tài liệu, số liệu thu thập ta tiến hành xử lý, chia nhỏ đối tượng để tiến hành phân tích, sâu tìm hiểu dựa vào việc phân tích đưa lời nhận xét Việc phân tích phải dựa vào mục đích luận đối tượng phân tích - Phương pháp so sánh: Sau xử lý xong số liệu thu thập (tính toán số liệu) ta so sánh số liệu thực tiễn năm kì kinh doanh hay kế hoạch kinh doanh đặt từ đánh giá đạt chưa đạt Bố cục đồ án Kết cấu đồ án tốt nghiệp phần mở đầu kết luận gồm có phần sau : Chương 1: Cơ sở lý luận chung hoạt động xuất Chương 2: Tìm hiểu thực trạng quy trình xuất vận chuyển container công ty TNHH Khang Thịnh Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU 1.1 Tìm hiểu hoạt động xuất 1.1.1 Khái niệm xuất Căn theo Thư viện học liệu mở Việt Nam (2015)ta có: Xuất đóng vai trò quan trọng phát triển kinh tế giới Nhắc đến trình hội nhập quốc tế không nói đến hoạt động xuất Vậy xuất gì? Trong thương mại quốc tế, ''xuất việc bán hàng hóa dịch vụ (có thể hữu hình vô hình) cho quốc gia khác sở dùng tiền tệ làm sở toán Tiền tệ tiền hai nước tiền dùng toán quốc tế nước thứ ba đó.'' 1.1.2 Vai trò Xuất Căn theo Thư viện học liệu mở Việt Nam (2015), ta có: Trong xu hội nhập kinh tế giới xuất hoạt động đóng vai trò vô quan trọng cần thiết bao gồm: - Xuất hoạt động khiến cho quốc gia có tham gia gắn kết phụ thuộc vào nhiều Các quốc gia sản xuất mặt hàng có lợi đem xuất cho quốc gia có nhu cầu mặt hàng này, nước phải mở rộng quan hệ với quốc gia khác - Xuất hướng quốc gia thúc đẩy chuyển dịch cấu sản xuất từ nước nông nghiệp sang nước công nghiệp - Xuất thu lượng lớn ngoại tệ cho quốc gia, tạo nguồn vốn để doanh nghiệp mua máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu để tiếp tục trình sản xuất - Xuất phát triển khiến cho nhiều nhà máy, khu công nghiệp mọc lên, tạo thêm công ăn việc làm cho người dân, làm giảm tình trạng thất nghiệp đồng thời giảm tệ nạn xã hội việc thất nghiệp gây Do đó, tham gia vào hoạt động xuất nhập hoạt động kinh tế có lợi, giúp tiết kiệm nhiều chi phí, tạo nhiều việc làm, giảm tệ nạn xã hội, tạo điều kiện chuyển dịch cấu ngành nghề, thúc đẩy sản xuất phát triển, góp phần vào xây dựng công nghiệp hoá đại hoá đất nước 1.1.3 Các hình thức xuất Căn theo Ths Đỗ Đức Phú (2013),ta có Hoạt động xuất thực nhiều hình thức khác Các hình thức xuất thông thường là: 1.1.3.1 Xuất trực tiếp Là hình thức xuất mà người mua người bán có quan hệ trực tiếp với (có thể gặp mặt trực tiếp thông qua thư tín, điện tử) để đàm phán, thỏa thuận điều kiện mua bán hàng hóa, toán mà thông qua trung gian 1.1.3.2 Xuất gián tiếp Là hình thức xuất sử dụng bên thứ ba để thực nội dung ủy thác để kí hợp đồng + Đại lý: hoạt động thương mại theo đại lý người nhân danh với chi phí người giao ủy thác ký kết hợp đồng +Môi giới: bên trung gian người bán giao cho tìm đối tác cho họ Khi tiến hành nghiệp vụ, người môi giới không đại diện cho bên cả, không đượcký hợp đồng, trách nhiệm pháp lý hợp đồng +Ủy thác: phương thức người ủy thác giao cho người nhận ủy thác mua bán số hàng hóa nhân danh người ủy thác 1.1.3.3 Buôn bán đối lưu Buôn bán đối lưu (counter- trade) phương thức giao dịch trao đổi hàng hoá, xuất kết hợp chặt chẽ với nhập có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, vừa tiền đề vừa điều kiện trao đổi Các hình thức buôn bán đối lưu: - Hàng đổi hàng (barter): Mặt hàng đổi với mặt hàng khác có giá trị tương đương - Hình thức bù trừ (compensation): Trao đổi với hàng hóa dịch vụ có giá trị tương đương Sau bù trừ giá hàng hóa cho giá trị dư toán theo yêu cầu chủ nợ - Mua đối ứng (counter- purchase): Trao đổi mặt hàng không liên quan đến - Giao dịch bồi hoàn (offset): dùng hàng hoá/dịch vụ lấy ân huệ - Mua lại (buy- backs): Trao đổi hàng hóa liên quan đến Dùng chủ yếu lĩnh vực buôn bán máy móc, dây chuyền công nghệ - Nghiệp vụ chuyển nợ: Bên nhận hàng chuyển khoản nợ tiền hàng cho bên thứ ba để bên trả tiền 1.1.3.4 Gia công quốc tế Là phương thức giao dịch người đặt gia công cung cấp nguyên liệu, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật, bên nhận gia công tổ chức sản xuất sau giao lại sản phẩm nhận khoản tiền công tương đương với lực lượng lao động hao phí để làm sản phẩm 1.1.3.5.Giao dịch tái xuất Là hình thức xuất hàng hóa trước nhập chưa qua chế biến nước tái xuất 1.1.3.6 Xuất theo nghị định thư Là hình thức xuât hàng hoá (hay trả nợ) kí theo nghị định thư phủ 1.1.4 Công việc người làm nghiệp vụ xuất Căn theo workstandard.edu.vn (2015) ta có: Nhân viên nghiệp vụ xuất đóng vai trò quan trọng trình xuất Trong trình xuất khẩu, nhân viên chia làm nhiều phận, nhiều khâu, tùy công ty với hoạt động kinh doanh khác mà nhân viên thực công việc phạm vi khác Thông thường công việc nhân viên xuất bao gồm: - Nghiên cứu, tìm kiếm, góp phần đưa phương hướng mở rộng thị trường, đối tác - Thực hỗ trợ hoạt động giao dịch, đàm phán, ký hợp đồng với bên đối tác khách hàng, bên sản xuất, công ty liên doanh liên kết - Lập chứng từ phục vụ cho việc làm thủ tục hải quan, toán, chứng từ vận tải như: invoice, packing list, biên giao nhận, hợp đồng - Thúc giục bên nhập mở L/C đồng thời kiểm tra L/C, dựa L/C mở sửa chứng từ, kiểm tra chứng từ cho đầy đủ - Hỗ trợ bên kế toán vào sổ, hỗ trợ kế toán hoạt động toán - Đưa lời khuyên, góp ý cho nhân viên phòng ban để phối hợp cách nhịp nhàng quy trình xuất bên nhân viên xuất phải nắm rõ quy trình xuất khẩu, vạch trách nhiệm bên - Lưu giữ hồ sơ, chứng từ thực - Đưa đề xuất thị trường hay phương pháp cải tiến quy trình, tham mưu cho người quản lý hay giám đốc vào việc định hướng cho công ty tương lai, góp phần thúc đẩy lực sản xuất kinh doanh 1.2 Quy trình xuất hàng hóa vận chuyển đường biển Xin giấy phép xuất Xác nhận toán Chuẩn bị hàng xuất Kiểm tra hàng xuất Thuê tàu Mua bảo hiểm Làm thủ tục hải quan Giao hàng Làm thủ tục toán Xử lý khiếu nại Tổng hợp hóa đơn chứng từ chi phí để toán Hình 1.1: Sơ đồ nghiệp vụ Xuất (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Căn theo Work Standard (2015)ta có: Bước 1: Xin giấy phép xuất Tùy thuộc doanh nghiệp xuất mặt hàng mà doanh nghiệp có phải xin giấy phép xuất hay không Đối với mặt hàng thuộc diện cấm xuất hạn chế xuất doanh nghiệp xuất mặt hàng buộc phải có giấy phép xuất Bước 2: Xác nhận toán Việc xác nhận toán khâu quan trọng, liên quan đến quyền lợi trách nhiệm bên Thông thường có loại phương thức toán sau: - Thanh toán tiền mặt - Thanh toán phương thức nhờ thu - Thanh toán điện chuyển tiền - Thanh toán thư tín dụng chứng từ (L/C) Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất Đây bước quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín công ty chất lượng hàng không tốt hay việc giao hàng bị chậm trễ khâu chuẩn bị hàng không tốt Nhà xuất nhà sản xuất thương nhân việc chuẩn bị hàng xuất đa dạng: - Thu mua để xuất - Gia công chế biến xuất - Liên doanh liên kết để xuất Bước 4: Kiểm tra hàng xuất Tùy thuộc loại hàng xuất mà có quy định chứng từ khác chất lượng hay số lượng Để đảm bảo uy tín hạn chế việc tranh chấp với bên đối tác, trước xuất hàng bên xuất cần kiểm tra hàng hóa số lượng, chất lượng bao bì Bước 5: Thuê tàu Người xuất thực thuê tàu hợp đồng có điều kiện giao hàng thuộc nhóm C, D incoterm 2010 Công việc bước thuê tàu bao gồm: - Liên hệ với bên hãng tàu, cung cấp thông tin cho họ để lấy lịch trình tàu giá cước - Dựa lịch trình giá cước mà hãng tàu đưa, tính toán lựa chọn với hãng tàu với giá cước lịch trình phù hợp với đơn hàng công ty để tiến hành thuê tàu - Cung cấp thông tin bổ sung cần thiết cho bên hãng tàu hoàn thiện vận đơn - Đến hãng tàu lấy vận đơn đồng thời toán cước phí Bước 6: Mua bảo hiểm Người xuất phải mua bảo hiểm cho hàng hóa với điều kiện sở giao hàng CIF CIP Bước 7: Làm thủ tục hải quan Người xuất phải làm thủ tục hải quan với lô hàng với điều kiện giao hàng F, C, D Incoterms 2010 Đối với Việt Nam việc thông quan hàng hóa cần phải xuất trình chứng từ hải quan bao gồm:       Tờ khai hải quan Hợp đồng xuất Phiếu đóng gói Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng Hồ sơ pháp nhân doanh nghiệp Giấy phép xuất có Quy trình nghiệp vụ khai báo thông quan hàng hóa bao gồm: - Mua tờ khai điền thông tin vào tờ khai mẫu quy định - Nộp tờ khai, chờ hải quan phân luồng - Nhận kết phân luồng thực theo quy định phân luồng + Luồng xanh: miễn kiểm hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa + Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm hàng + Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ kiểm tra thực tế hàng hóa - Hàng hóa sau kiểm tra hợp lễ, hải quan kiểm tra việc đóng thuế đầy đủ không vấn đề cán hải quan đóng dấu ký xác nhận trả lại hồ sơ Bước 8: Giao hàng Căn vào việc lưu kho, lưu bãi có hai cách giao hàng xuất sau: Trường hợp 1: Đối với hàng lưu kho, lưu bãi nhà xuất giao hàng cho chủ kho, chủ cảng để họ có trách nhiệm giao hàng cho tàu Trường hợp 2: Người xuất vận chuyển trực tiếp hàng đến cầu tàu giao hàng cho bên hãng tàu Bước 9: Làm thủ tục toán Tùy vào phương thức toán mà bên làm thủ tục toán với Bước 10: Xử lý khiếu nại Khi có khiếu nại khách hàng hàng hóa hay dịch vụ công ty nên vào hợp đồng mà giải Bước 11: Tổng hợp hóa đơn chứng từ chi phí để toán với bên có liên quan 1.3 Các loại chứng từ cần có hoạt động xuất Căn theo PGS, TS Phạm Thị Thanh Thủy (2013) ta có: - Proforma invoice (hoá đơn tạm tính): báo người xuất gửi cho người nhập nhằm giúp người nhập mở tín dụng thư - Hợp đồng thương mại (Sales Contract): hợp đồng kí bên mua bên bán nội dụng có liên quan như: thông tin hàng hóa, thông tin người mua người bán, điều kiện sở giao hàng, hình thức toán… - Tín dụng thư (Letter credit): Thư tín dụng thư ngân hàng phát hành, theo yêu cầu người nhập khẩu, cam kết với người bán việc toán khoản tiền định, khoảng thời gian định, người bán xuất trình chứng từ hợp lệ, theo quy định L/C - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là hóa đơn người xuất gửi cho người nhập khẩu, ghi cách chi tiết loại hàng hóa mua khoản tiền mà người nhập phải trả cho người xuất Một hóa đơn thương mại phải thật chi tiết ghi lại thông tin thích hợp - Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): chứng từ Phòng thương mại người xuất cung cấp, chứng nhận hàng hóa có xuất xứ quốc gia mà người xuất cư trú Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hàng hóa xuất xứ từ nước cụ thể - Bảng kê khai hàng hóa (Packing List): Là danh sách chi tiết thứ lô hàng Bảng kê khai hàng hóa nêu chi tiết cách đóng gói hàng hóa, loại hàng, lượng hàng đóng container, - Các bước từ tiếp nhận thông tin, liên lạc với khách hàng trao đổi thông tin phòng ban công ty đươc thực thông qua mạng nội bộ, mail phần mềm quản lý công việc tích hợp giúp cho luồng thông tin chuỗi logistics thông suốt kịp thời, giảm thời gian lập, xử lý chứng từ - Trong quy trình nghiệp vụ phận thường đặt thời hạn hoàn thành trước thời hạn quy định cảng 1-2 ngày để kịp thời giải vấn đề - Công ty có mối quan hệ tốt với đối tác, quan hải quan với quan hữu quan khác Hoạt động lĩnh vực xuất nhập khẩu, vận tải với nhiều năm kinh nghiệm thị trường Việt Nam, công ty xây dựng mối quan hệ tốt với bên công ty Cổ phần hóa chất Minh Đức, quan hải quan địa phương, cảng mối quan hệ với cảng biển Hải Phòng Bên cạnh công ty có quan hệ tốt với hãng tàu MCC, Yangming, Heung-A Shipping Điều tạo điều kiện công ty thực tốt quy trình xuất với thủ tục nhanh chóng, hiệu 2.3.2.2 Nhược điểm -Việc mua bảo hiểm với mặt hàng không công ty ưa chuộng Vì loại hàng bột đá đóng bao đóng vào container an toàn nên bên công ty không mua bảo hiểm với loại hàng Bên cạnh để tiết kiệm chi phí với lô hàng xuất, với lượng vốn không nhiều để đủ chi trả cho bên vận chuyển bảo hiềm công ty định không mua bảo hiểm với mặt hàng Tuy nhiên điều mạo hiểm nhỡ có điều không may xảy với lô hàng bên xuất phải chịu toàn thiệt hại lô hàng với bên nhập - Bộ phận chứng từ nhiều thời gian, sai sót Do lượng công việc nhiều, cần tập trung cao độ việc toán L/C đòi hỏi xác chứng từ cao nên ý có không tránh khỏi sai sót dẫn đến thêm chi phí làm lại B/L - Việc tìm kiếm đối tác, tìm hiểu thị trường chưa sâu vào tìm hiểu Hiện công ty có đối tác nước Bangladesh, Hàn Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ số lượng đơn hàng có Bangladesh chủ yếu thị trường khác số lượng đơn đặt hàng không đều, khó dự đoán Để tăng lượng đặt hàng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty nên tìm kiếm mở rộng thị trường - Với số lượng công việc nhiều liên tục, đội ngũ nhân viên công ty thiếu, phân bổ nhân viên chưa hợp lý dẫn đến không đảm bảo chất lượng công việc, dễ thiếu sót trình thực Đơn cử phận chứng từ công việc nhiều chứng từ xuất nhập nước mà có nhân viên phận khai hải quan công việc nhẹ nhàng có nhân viên - Công ty thụ động việc xử lý đơn hàng, công ty nhận đơn đặt hàng bên nhập chuyển cho bên sản xuất để sản xuất, nhiều việc sản xuất nhiều thời gian mà đơn hàng nhiều, chồng chéo, đơn hàng chưa xong có đơn hàng khác Khi mà bên nhà sản xuất sản xuất không kịp dẫn đến chậm giao hàng gây tốn thời gian chi phí cho doanh nghiệp Công ty nên có đội ngũ marketing để quảng bá sản phẩm đồng thời dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm để tránh việc thụ động trình xử lý đơn hàng làm cho việc giao hàng bị chậm trễ - Bên cạnh đó, công ty kho riêng mà sử dụng kho bên nhà sản xuất nên công ty bị thụ động cho việc lưu kho lưu bãi cảng Nếu bên nhà sản xuất hoàn thành đơn hàng sớm bên công ty phải sang lấy hàng sớm để đưa hàng cảng, điều làm tiêu tốn thêm chi phí lưu bãi cảng ngày giao hàng cảng vượt ngày lưu container miễn phí cảng CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH KHANG THỊNH 3.1 Phương hướng phát triển công ty giai đoạn 2015-2020 Trong trình hội nhập, doanh nghiệp vươn thị trường quốc tế điều khó khăn vấp phải đối thủ cạnh tranh đáng gờm từ giá cả, chất lượng hàng hóa dịch vụ, uy tín, Mặc dù Khang Thịnh công ty kinh doanh hoạt động kinh doanh xuất nhập cung cấp dịch vụ mà cỡ vừa nhỏ Việt Nam đứng vững lĩnh vực 15 năm Để làm điều Khang Thịnh phải bước khẳng định thị trường quốc tế Trong trình luôn tồn thuận lợi khó khăn mà công ty mắc phải phải trải qua Do để trải qua khó khăn thách thức đem lại tận dụng ưu điểm, công ty cần phải đề phương hướng phát triển cho hoạt động kinh doanh cung cấp dịch vụ công ty năm sau đưa định hướng cho vài năm tới: - Tiếp tục trì, phát huy lợi từ đối tác thị trường truyền thống - Mở rộng, tìm kiếm đối tác, thị trường tiềm phù hợp với mặt hàng xuất - Tăng cường hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm đến thị trường mới, đưa chiến lược marketing theo năm - Tăng cường chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp, bước hoàn thiện quy trình xuất nhập - Nhờ kinh nghiệm hoạt động lĩnh vực xuất nhập mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh việc cung cấp thêm dịch vụ giao nhận, tìm kiếm thêm khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận công ty - Giảm chi phí logistics trình xuất nhập hàng hóa chi phí vận chuyển, chi phí sai sót chứng từ Để cụ thể công ty đưa số tiêu phát triển giai đoạn 2015-2020: - Cho đến năm 2020 tổng doanh thu phải đạt mức thấp 70 tỷ đồng - Tích cực hoạt động marketing cho công ty, lập đội chuyên mảng marketing - Mở rộng, phát triển dịch vụ vận tải giao nhận, đa dạng hóa mặt hàng - Đầu tư thêm đầu container phục vụ cho trình vận tải giao nhận - Tăng kim ngạch xuất thị trường Nhật Bản lên gấp ba lần, đồng thời phải thâm nhập thị trường Châu Âu 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất 3.2.1 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Khang Thịnh với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, động, nhiệt tình ưu điểm công ty, tương lai công ty nên giữ gìn phát huy mạnh tận dụng nguồn nhân lực cách tốt để nâng cao hiệu kinh doanh: - Việc cần làm tăng cường hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên Trong việc nâng cao hiệu trình xuất khẩu, người yếu tố then chốt, việc tăng cường hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên công ty cần đặt lên hàng đầu trước tiên cách: + Đối với nhân viên có lực trưởng phòng, phó phòng, công ty luân phiên cử họ học lớp quản lý để có lực quản lý tốt hơn, dẫn dắt nhân viên theo hướng góp phần xây dựng công ty lớn mạnh + Đối với nhân viên thiếu kinh nghiệm, yếu mặt chuyên môn nghiệp vụ xuất nhập khẩu, công ty cử học lớp đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ xuất nhập + Bên cạnh công ty nên khuyến khích nhân viên học thêm nâng cao trình độ ngoại ngữ chứng từ, thủ tục đàm phán với đối tác nước phải có ngoại ngữ tốt Trong thời buổi hội nhập ngoại ngữ quan trọng đem đến thành công cho công ty, tiết kiệm thời gian nhân viên hiểu chứng từ nói mà không cần phải dùng mạng để dịch - Tạo môi trường làm việc thân thiện, đầy đủ cho nhân viên giải pháp để nâng cao chất lượng nguồn lực nhân viên có tinh thần thư thái thoải mái hoàn thành tốt công việc - Bên cạnh đưa ưu đãi với nhân viên, đào tạo nâng nghiệp vụ công ty phải đưa mức thưởng phạt rõ ràng Như nhân viên công ty nhận biết trách nhiệm công việc 3.2.2 Hoàn thiện công việc lập chứng từ Lập chứng từ khâu quan trọng tốn nhiều thời gian trình xuất khẩu.Những chứng từ xuyên suốt trình xuất khẩu, cam kết, sở pháp lý cho hàng hóa bên sở để bên giao nhận hàng hóa Chỉ cần có sai sót chứng từ làm cho trình xuất tốn thêm thời gian thêm chi phí, làm giảm uy tín, chất lượng dịch vụ Một chứng từ xuất hoàn chỉnh bao gồm chứng từ từ khâu giao dịch với khách hàng, khâu làm thủ tục hải quan, khâu làm vận đơn đường biển, khâu làm giấy chứng nhận xuất xứ quan trọng phải có chứng từ đầy đủ để gửi cho bên ngân hàng người nhập để bên nhập toán tiền hàng, chứng từ liên quan đến nhiều khâu nên nhân viên chứng từ phải nắm rõ quy trình xuất hàng, bước cần chứng từ nào, có trách nhiệm trình lập chứng từ Giải pháp để thực tốt việc chuẩn bị chứng từ là: + Công ty nên phân công nhân viên lập chứng từ phải người có kinh nghiệm, hiểu rõ quy trình nghiệp vụ, giỏi tiếng anh phải người cẩn thận công việc, có trách nhiệm công việc lượng chứng từ lần xuất tương đối nhiều, chứng từ lập chứng từ tiếng anh mang tính chất quốc tế, thương mại Nhân viên chứng từ phải xem xét kĩ lưỡng chứng từ lập, tránh xảy sai sót với chứng từ Việc chuẩn bị chứng từ hải quan quan trọng, chứng từ phải đầy đủ không hàng không thông quan, khiến công ty thêm thời gian chi phí nhân viên phải ý khâu kiểm tra kỹ lưỡng xem đủ chứng từ cần thiết chưa + Với phương thức toán L/C chứng từ toán quan trọng, định người xuất nhận tiền toán từ bên nhập hay không, phải xuất trình đủ chứng từ L/C yêu cầu bên xuất nhận tiền toán Vì để tránh xảy sai sót, thiếu chứng từ toán công ty nên liên hệ với bên ngân hàng yêu cầu cung cấp dịch vụ kiểm tra lại chứng từ xem có sai sót để nhân viên sửa lại Tuy khoản phí giúp doanh nghiệp cải thiện sai sót đáng kể + Bộ phận chứng từ làm việc nhiều, chứng từ xuất nhập quốc tế lẫn nội địa nên công ty nên phân chia rõ ràng chia người chuyên làm hàng xuất người chuyên làm hàng nhập Điều tránh xảy sai sót, nhầm lẫn trình lập chuẩn bị chứng từ + Công việc phận chứng từ nhiều bao gồm chuẩn bị chứng từ hàng xuất hàng nhập mà chứng từ có nhiều giấy tờ cần phải chuẩn bị phận lại có nhân viên khiến công việc nhân viên nặng Trong trường hợp có đơn hàng, thời gian hoàn thànhđơn hàng dài, nhân viên có thời gian làm chứng tử cách cẩn thận đơn hàng nhiều, đồng loạt đơn đặt hàng đến lúc với số lượng nhân viên mà với số lượng chứng từ nhiều khiến họ kiểm soát hết, dễ nhầm lẫn, sai sót tránh khỏi Do đó, doanh nghiệp nên xem xét việc phân bổ lại nhân viên phòng ban cho hợp lý, cảm thấy lượng công việc nhiều số lượng nhân viên không đủ đề bạt lên ban giám đốc xem xét tuyển dụng thêm nhân viên để đảm bảo hiệu công việc + Việc lưu giữ chứng từ quan trọng, chứng từ thể mối quan hệ, ràng buộc bên với việc lưu giữ chứng từ để làm chứng có vấn đề phát sinh gây rủi ro dẫn đến tranh chấp, dựa vào chứng từ ta làm liệu lưu trữ thống kê lịch sử khách hàng, phát sinh trường hợp Do công ty nên lập liệu chứng từ với khách hàng để lưu trữ phần mềm máy tính để lưu trữ lâu dài đồng thời tiết kiệm thời gian lập chứng từ đơn hàng khách hàng giống với đơn hàng trước Bên cạnh đó, để cẩn thận chứng từ nên lưu trữ giấy với trường hợp phát sinh thêm chứng từ cần phải ý 3.2.3 Tập trung hoạt động tìm kiếm thị trường khách hàng Hiện công ty thâm nhập vào thị trường chủ yếu Châu Á là: Bangladesh, Hàn Quốc, Malayxia, Nhật Bản, Ấn Độ Đây thị trường mà công ty thâm nhập từ lâu Để hoạt động kinh doanh công ty cải thiện với thị trường chưa đủ, bên cạnh công ty chưa khai thác hết thị trường Do số giải pháp để tìm kiếm đối tác thị trường cho công ty là: + Trước việc tìm kiếm đối tác nước phó giám đốc với nhân viên phòng Sales thực hiện, nhiên công tác quảng bá sản phẩm chưa trọng thường giới thiệu sản phẩm thông qua Website Mà có nhiều công ty kinh doanh xuất nhập mặt hàng bột đá này, nhiều công ty sản xuất bột đá trực tiếp tham gia quảng bá sản phẩm họ nước Dưới cạnh tranh gay gắt vậy, công ty cần phải tập trung vào hoạt động marketing sản phẩm để giới thiệu sản phẩm đến thị trường mới, xây dựng thương hiệu vững mạnh, tạo lòng tin với người tiêu dùng công ty nên lập phòng marketing để tập trung vào công tác tìm kiếm đối tác, thị trường đồng thời đưa hướng để thâm nhập thị trường đó, bên cạnh xác định nhu cầu khách hàng + Tại thị trường công ty thâm nhập vào, nên có phương hướng để tìm đối tác thị trường Do thị trường quen thuộc nên công ty có uy tín với đối tác truyền thống, dựa vào ta tập trung tìm kiếm nhiều đối tác thị trường cũ + Các thị trường Châu Âu thị trường thị trường tiềm năng, chưa thâm nhập, công ty nên tìm hiểu kĩ thị trường đưa phương hướng để đưa sản phẩm thị trường + Một số thị trường khó tính Nhật Bản, Ấn Độ ta nên tìm hiểu kỹ, nâng cao chất lượng hàng thị trường để sâu vào thị trường tiềm 3.2.4 Hoàn thiện công tác thuê tàu Trong bước thuê phương tiện vận chuyển, quan trọng việc lựa chọn hãng tàu cho chi phí thuê phương tiện tiết kiệm, hãng tàu đảm bảo, uy tín, cung cấp dịch vụ tốt với mức độ trì hoãn (delay) Hiện Hải Phòng có tầm 40 đại lý hãng tàu mà công ty quen hãng quen từ trước đến MCC, YangMing, Heung-A.Bên cạnh có nhiều hãng tàu cung cấp giá cước cạnh tranh chất lượng dịch vụ.Giải pháp hoàn thiện công tác thuê tàu: + Thiết lập mối quan hệ với hãng tàu, cập nhật giá cước cãng hãng tàu bên sales hãng tàu cung cấp, so sánh lựa chọn hãng tàu chuyên tuyến, giá rẻ có chất lượng dịch vụ tốt cho phù hợp với tiêu chí tiết kiệm chi phí, thời gian + Ngay sau nhận L/C, nhân viên phòng vận tải công ty nên liên hệ với bên sales hãng tàu để có kế hoạch lựa chọn hãng tàu phù hợp tránh để tình trạng thuê tàu muộn, tàu hết chỗ phải tìm hãng tàu khác đặt chỗ điều gây tốn thời gian, chi phí 3.2.5 Tăng cường hiệu khâu khai báo hải quan Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp thực việc khai hải quan thông qua phần mềm khai hải quan điện tử doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian tiện lợi so với khai giấy Nhân viên hải quan việc khai báo qua phần mềm khai hải quan, truyền tờ khai sau nhận hải quan phân luồng trả kết phân luồng, nhân viên chứng từ phối hợp để chuẩn bị chứng từ cho nhân viên chạy lệnh cầm lên chi cục hải quan kiểm tra Đây trình quan trọng, định hàng hóa có thông quan hay không Nếu để xảy sai sót, sơ xảy dẫn đến việc thời gian, chi phí dẫn đến việc hàng hóa không thông quan, trậm ngày giao hàng Do giải pháp để tăng cường hiệu khâu khai báo hải quan là: + Yêu cầu nhân viên chứng từ chuẩn bị chứng từ hải quan thật cẩn thận, nhân viên khai hải quan lên danh mục rà soát lại trước chuyển giấy tờ cho nhân viên chạy lệnh mang giấy tờ tới chi cục, tránh xảy sai sót khiến chứng từ bị trả + Nhân viên chạy lệnh cầm chứng từ hải quan đến chi cục hải quan phải người có kinh nghiệm, có hiểu biết loại hàng chứng từ công ty để hải quan có hỏi biết mà trả lời, tránh để hải quan nghi ngờ + Công ty nên trì thiết lập mối quan hệ tốt với quan hải quan để thực công việc cách nhanh chóng, hiệu + Nhân viên phận hải quan phải người đào tạo qua lớp khai hải quan điện tử nắm rõ, cập nhật luật hay nghị định liên quan đến mặt hàng khai hải quan hay mức thuế xuất phải chịu Do công ty nên cho nhân viên khai hải quan học khóa đào tạo ngắn hạn khai hải quan điện tử nhân viên mới, chuyên môn nghiệp vụ kém, lóng ngóng + Trong trình truyền tờ khai, nhiều lúc mạng internet công ty bị chập chờn, yếu nên làm gián đoạn, ảnh hưởng đến việc truyền tờ khai đến chi 3.2.6 Nâng cao hiệu phối hợp phòng ban tham gia quy trình xuất Quá trình thực quy trình xuất công ty thực với phối hợp củacác phòng ban Do để thực tốt quy trình xuất trao đổi phối hợp nhịp nhàng phòng ban quan trọng Một số giải pháp nâng cao hiệu phòng ban quy trình: + Công ty nên tổ chức buổi họp vào đầu tuần để ban giám đốc phổ biến công việc tuần đồng thời cho nhân viên tự trao đổi vấn đề công việc.Bên cạnh đó, buổi họp ban giám đốc đưa sai sót công việc tuần tháng để phê bình rút kinh nghiệm + Công ty nên thiết lập, sử dụng phần mềm nội để nhân viên công ty trao đổi chứng từ, đơn đặt hàng khách hàng cách nhanh chóng lại phòng ban, giúp tiết kiệm thời gian 3.3 Kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị nhà nước - Nhà nước nên hoàn thiện luật, sách cách quán, ưu tiên tạo điều kiện cách giảm thuế suất cho doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập đặc biệt xuất trình làm thủ tục hải quan việc cải thiện thủ tục xuất để quy trình xuất diễn nhanh chóng - Nâng cao sở vật chất cầu đường, cảng xá để tạo điều kiện cho hàng hóa xuất nhập lưu thông cảng cách nhanh chóng, tránh tình trạng ách tắc giao thông đường cảng - Nghiêm cấm hành vi tiêu cực quan hải quan 3.3.2 Kiến nghị hải quan - Đề nghị tổng cục Hải quan có văn hướng dẫn cụ thể, thống cho mặt hàng, tạo điều kiện cho doanh nghiệp thuận lợi trình kinh doanh - Chi cục Hải quan nên linh động tạo điều kiện giúp đỡ công ty hoàn chỉnh thủ tục để giao hàng thời gian nhanh - Thường xuyên tổ chức kiểm tra đôn đốc công chức hải quan thực nhiệm vụ, tránh tiêu cực gây lãng phí vật chất thời gian cho doanh nghiệp KẾT LUẬN Trong kinh tế thị trường nay, xuất hàng hóa ngày quốc gia coi trọng khuyến khích phát triển Qua trình tìm hiểu làm đồ án tốt nghiệp việc học hỏi tìm hiểu thực tế công ty TNHH Khang Thịnh giúp em có nhìn đa chiều, sâu sắc quy trình nghiệp vụ Từ em hiểu rõ quy trình xuất khẩu, vấn đề phát sinh, vướng mắc mà nhân viên đảm nhận công việc gặp phải, đồng thời làm quen với môi trường làm việc doanh nghiệp Trên sở hiểu quy trình nghiệp vụ xuất công ty, đánh giá quy trình em mạnh dạn đưa số giải pháp để hoàn thành quy trình Tuy nhiên thông qua đồ án tốt nghiệp em biết nghiệp vụ xuất thực tế công ty em vận dụng học năm học trường Việc làm đồ án tốt nghiệp giúp ích cho em có kiến thức thực tế sau trường Trong trình làm đồ án tốt nghiệp em nhận thấy kiến thức hạn chế, bên cạnh giải pháp em đưa dựa ý kiến khách quan cá nhân em nên luận không tránh khỏi sai sót Nên em mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy cô cho đồ án tốt nghiệp để giúp em có hoàn thiện tốt luận văn đồng thời mở mang kiến thức Em xin chân thành cảm ơn thầy cô đặc biệt cô Trần Thị Minh Trang dìu dắt giúp đỡ em hoàn thành luận văn Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể ban lãnh đạo nhân viên công ty TNHH Khang Thịnh tạo điều kiện tận tình dẫn em thực tập công ty, giúp em có kinh nghiệm thực tế bổ ích bên cạnh kiến thức mà em học trường TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt PGS, TS Nguyễn Thanh Thủy (2013), Logistics toàn cầu, tr.62 tr.63 TS Đỗ Đức Phú (2013), Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, tr 25 tr 26 Website Luật Minh Khuê (2013), Công văn 7971-TCHQ-GSQL tổng cục hải quan việc xuất khoáng sản, truy cập ngày 13/03/2016, Thư viện học liệu mở Việt Nam (2015), Khái niệm xuất chất xuất khẩu, truy cập ngày 13/03/2016 Word Standard (2015), 10 bước xuất hàng hóa quốc tế qua đường biển, truy cập ngày 17/04/2016 Info Doanh Nghiệp (2015), Công ty TNHH Khang Thịnh, truy cập ngày17/04/2016 PHỤ LỤC Hóa đơn tạm tính Hợp đồng thương mại Thông báo thư tín dụng Lệnh cấp container rỗng Phiếu giao nhận container Packing list Hóa đơn thương mại Tờ khai hải quan xuất Vận đơn 10 Thông báo giao hàng 11 Giấy chứng nhận xuất xứ 12 Hối phiếu MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Sơ đồ nghiệp vụ Xuất Hình 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức công ty TNHH Khang Thịnh Hình 2.2: Quy trình chung xuất hàng vận chuyển containertại công ty TNHH Khang Thịnh Hình 2.3: Quy trình tiếp nhận yêu cầu từ bên nhập Hình 2.4: Quy trình xuất hàng vận chuyển containertại công ty TNHH Khang Thịnh với hợp đồng cụ thể Hình 2.5: Doanh thu công ty TNHH Khang Thịnh giai đoạn 2001-2012 Hình 2.6: Biểu đồ thể tỷ trọng thị trường xuất công ty TNHH Khang Thịnh năm 2015 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Bảng phân bố nguồn nhân lực công ty theo phòng ban Bảng 2.2: Số lượng trang thiết bị, phương tiện công ty Bảng 2.3: Bảng báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013-2015 Bảng 2.4: Danh sách số container số chì Bảng 2.5: Doanh thu công ty TNHH Khang Thịnh năm 2013-2015 Bảng 2.6: Bảng phân bố nguồn nhân lực công ty theo trình độ học vấn Bảng 2.7: Kim ngạch xuất hàng bột đá công ty theo thị trường giai đoạn 2013-2015 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH L/C TT B/L Vilas C/O EIR ETD DC Trách nhiệm hữu hạn Letter of credit - Thư tín dụng Telegraphic transfer - điện chuyển tiền Bill of Lading - Vận đơn đường biển Kết kiểm tra mẫu thử Certificate of Origin - Giấy chứng nhận xuất xứ Equipment Intercharge Receipt -Phiếu giao nhận container Estimated Time of Departure - Ngày dự kiến tàu Dry container - container khô (thấp) [...]... tác chưa được chú trọng 2.2 Quy trình xuất khẩu của công ty TNHH Khang Thịnh 2.2.1 Quy trình xuất khẩu chung của công ty TNHH Khang Thịnh Công ty TNHH Khang Thịnh với 15 năm hoạt động đã tìm kiếm và kí được rất nhiều hợp đồng mua bán hàng của các bên đối tác nước ngoài như những công ty bên Bangladesh, Busan - Hàn Quốc, Nhật Bản, Campuchia Bên cạnh đó công ty cũng đã hoàn thành tốt việc giao hàng... hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả hơn, khẳng định vị trí của mình trên thị trường CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG QUY TRÌNH HÀNG XUẤT KHẨUVẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH KHANG THỊNH 2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Khang Thịnh Căn cứ theo tài liệu Phòng TC - Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh ta có: 2.1.1 Sự ra đời và phát triển của công ty TNHH Khang Thịnh - Ngày... sản xuất chuẩn bị hàng xuất khẩu Bên công ty TNHH Khang Thịnh sẽ gửi đơn đặt hàng bột MD600 cho bên công ty Cổ Phần hóa chất Minh Đức để công ty có trách nhiệm sản xuất, dự trữ, gom hàng theo đúng lượng hàng, quy cách đóng gói, mẫu bao bì như trong hợp đồng Bên công ty Cổ phần phải có kế hoạch sản xuất để hoàn thành đơn hàng trước ngày giao hàng (bên công ty TNHH Khang Thịnh sẽ yêu cầu bên công ty. .. TNHH Khang Thịnh - Ngày 24/4/2001, công ty TNHH Khang Thịnh được thành lập với hoạt động chính là công ty kinh doanh mua bán xuất nhập khẩu hóa chất Ngay từ khi mới thành lập, công ty có quan hệ tốt với bên công ty Cổ phần hóa chất Minh Đức là một công ty chuyên sản xuất hàng bột đá Nhận thấy bên công ty cổ phần hóa chất Minh Đức không có hoạt động marketing nên Khang Thịnh đã đứng ra để tìm kiếm đối... doanh nghiệp sản xuất chuẩn bị hàng xuất khẩu Hàng hoá phải được phân loại, chọn lọc, đóng gói theo quy định hợp đồng Nguồn hàng xuất khẩu bao gồm:từ sản xuất để xuất khẩu, đặt hàng Bên công ty TNHH Khang Thịnh sẽ gửi đơn đặt hàng (hoặc là proforma invoice) của bên nhập khẩu cho bên công ty Cổ Phần hóa chất Minh Đức để công ty có trách nhiệm sản xuất, dự trữ, gom hàng theo đúng lượng hàng, quy cách đóng... tải loại 1,5-16 tấn 2 Container 2 (Nguồn: Phòng TC-Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh) 2.1.8 Kết quả hoạt động kinh doanh Được thành lập 15 năm, công ty TNHH Khang Thịnh đã đạt được nhiều thành tựu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nói chung và xuất khẩu khoáng sản nói riêng Với quy mô chỉ vài chục người, công ty TNHH Khang Thịnh đã từng bước xây dựng một môi trường làm việc năng động, có cơ chế quản lý rõ... yếu để phục vụ bên công ty Cổ phần 2.1.2 Giới thiệu chung Căn cứ vào Info Doanh Nghiệp (2015), ta có: Công ty TNHH Khang Thịnh được thành lập theo Quy t định số 083689 của Sở Đầu tự và Kế hoạch Hải Phòng ngày 24 tháng 5 năm 2001 Tên Công ty: Tên tiếng Anh: Công ty TNHH Khang Thịnh KHANG THINH COMPANY LIMITED Tên viết tắt: KHANG THINH COMPANY LIMITED Tên giao dịch: K & T CO.,LTD Mã số thuế: Điện thoại:... tiền cước với bên hãng tàu B10: Hoàn tất bộ chứng từ gửi ngân hàng (với phương thức thanh toán L/C) B11: Kết toán với bên sản xuất Hình 2.4: Quy trình xuất khẩu hàng vận chuyển bằng container tại công ty TNHH Khang Thịnh với một hợp đồng cụ thể (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Diễn giải các bước: Bước 1: Nhận yêu cầu từ bên nhập khẩu  Nhận đơn hàng từ bên nhập khẩu Công ty Bashundhara Paper Mills LTD.,... doanh- xuất nhập khẩu 3 Hải quan 2 Vận tải 15 Tài chính- Kế toán 2 Tổng 25 (Nguồn: Phòng TC-Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh) Căn cứ trên bảng phân bố nguồn nhân lực của công ty TNHH theo phòng ban ta có thể thấy quy mô công ty tương đối nhỏ với số lượng 25 nhân viên được phân bổ trong 6 phòng Trong đó phòng vận tải nhiều người nhất do số lượng lái xe nhiều Nhìn chung là số lượng các nhân viên tại mỗi... xuất nhập khẩu mặt hàng này cho các bên đối tác nước ngoài - Năm 2004, khi hoạt động vận tải, xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, công ty TNHH Khang Thịnh đã mở rộng đầu tư đầu container để cung cấp thêm dịch vụ - Ngoài việc phục vụ cho hàng bên công ty Cổ phần hóa chất Minh Đức xuất khẩu, buôn bán trong nước công ty còn cung cấp dịch vụ vận tải, sửa chữa, khai hải quan Tuy nhiên hoạt động công ty