Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại công ty TNHH khang thịnh

Xuất khẩu mang đến lợi ích cho quốc gia nóichung và các doanh nghiệp nói riêng, nó làm tăng nguồn vốn cho hoạt động nhậpkhẩu, tạo công ăn việc làm cho người dân bên cạnh đó còn giúp các

MỞ ĐẦU1.Tính cấp thiết của đề tài

Hội nhập là một trong những xu thế chủ yếu của quan hệ quốc tế hiện đại Cuộccách mạng về khoa học kỹ thuật và công nghệ đã và đang thúc đẩy mạnh mẽ quá trìnhchuyên môn hóa và hợp tác giữa các quốc gia, làm cho lực lượng sản xuất được quốc

tế hóa cao độ Điều này đã đưa các quốc gia gắn kết lại gần nhau, dẫn tới sự hình thànhmạng lưới toàn cầu hay hội nhập kinh tế quốc tế

Hiện nay Việt Nam là thành viên chính thức của ASEAN, APEC, ASEM vàWTO Sau khi gia nhập vào tổ chức thương mại Thế Giới WTO năm 2007, Việt Nam

đã có những tiến bộ đáng kể, các doanh nghiệp Việt Nam qua đó đã học hỏi được rấtnhiều kinh nghiệm, sự phát triển khoa học kĩ thuật từ các nước phát triển để từ đó dầndần khẳng định vị thế của mình trên trường quốc tế Nhà nước cũng đưa những chínhsách khuyến khích cũng như tạo điều kiện cho các doanh nghiệp Việt Nam kinh doanhxuất khẩu

Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế, xuất khẩu là khâu rất quan trọng đốivới nền kinh tế quốc dân của một nước Xuất khẩu mang đến lợi ích cho quốc gia nóichung và các doanh nghiệp nói riêng, nó làm tăng nguồn vốn cho hoạt động nhậpkhẩu, tạo công ăn việc làm cho người dân bên cạnh đó còn giúp các doanh nghiệp ViệtNam có thể vươn ra thị trường quốc tế, mở rộng thâm nhập vào các thị trường, tạo cơhội để bạn hàng nước ngoài có thể biết đến uy tín của doanh nghiệp Thực tế cho thấyrằng trong những năm qua nhờ chủ trương và chính sách của Đảng hướng về xuấtkhẩu mà nền kinh tế của nước ta ngày càng lớn mạnh

Tuy nhận được sự ưu ái của nhà nước trong hoạt động xuất khẩu nhưng doanhnghiệp Việt Nam vẫn phải chịu nhiều thử thách khó khăn trong quá trình xuất khẩusang các thị trường nước ngoài Để có thể đứng vững trên thị trường nước ngoài cũngnhư để tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh thì các doanh nghiệp phảikhông ngừng hoàn thiện sản phẩm cũng như quy trình xuất khẩu

Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu và thông qua việc thựctập thực tế của em ở một công ty xuất nhập khẩu em đã tìm hiểu em đã lựa chọn đề tài''Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại công ty TNHHKhang Thịnh'' làm đồ án tốt nghiệp của em nhằm tìm hiểu sâu thêm về quy trình xuất

khẩu hàng bột đá của công ty đồng thời cũng tìm ra những mặt hạn chế, thiếu sót trongquy trình xuất khẩu để có thể đưa ra một số giải pháp nhằm hòn thiện quy trình, nângcao hiệu quả kinh doanh của công ty hơn nữa.

- Dựa vào những khó khăn, thách thức và những nguyên nhân đã nêu trên đưa

ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu của công ty để có thể nângcao hiệu quả xuất khẩu

3.Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của công ty là quy trình xuất khẩu của công ty TNHHKhang Thịnh

4 Ph m vi nghiên c u ạm vi nghiên cứu ứu

- Về không gian: Nghiên cứu chủ yếu đi sâu vào hoạt động xuất khẩu bằng

đường biển

- Về thời gian: Phạm vi nghiên cứu là giai đoạn hoạt động của công ty TNHHKhang Thịnh từ năm 2013 - 2015

5 Phương pháp nghiên cứu

Vận dụng những kiến thức đã học tại trường kết hợp với quan sát thực tiễn,thực tế tại công ty kết hợp các phương pháp sau:

- Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập số liệu thông qua những ghi chéptrong hồ sơ lưu trữ của công ty, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả sản xuất kinhdoanh, chứng từ của công ty Bên cạnh đó em còn thu thập thông tin, số liệu từ các

trang web, các tài liệu liên quan Những số liệu này phải được thu thập một cách khoahọc, chỉ lấy những số liệu liên quan trong phạm vi bài luận để phân tích.

- Phương pháp phân tích: Dựa trên những thông tin, tài liệu, số liệu thu thậpđược ta tiến hành xử lý, chia nhỏ đối tượng ra để tiến hành phân tích, đi sâu tìm hiểucũng như dựa vào việc phân tích đó đưa ra những lời nhận xét Việc phân tích phải dựavào mục đích của bài luận cũng như đối tượng phân tích

- Phương pháp so sánh: Sau khi đã xử lý xong số liệu thu thập được (tính toán

số liệu) ta sẽ so sánh số liệu thực tiễn giữa các năm hoặc các kì kinh doanh hay những

kế hoạch kinh doanh đặt ra từ đó đánh giá những gì đạt và chưa đạt

6 Bố cục của đồ án

Kết cấu của đồ án tốt nghiệp ngoài phần mở đầu và kết luận gồm có các phầnsau :

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hoạt động xuất khẩu

Chương 2: Tìm hiểu thực trạng quy trình xuất khẩu vận chuyển bằng containertại công ty TNHH Khang Thịnh

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG

XUẤT KHẨU1.1 Tìm hiểu về hoạt động xuất khẩu

1.1.1 Khái niệm xuất khẩu

Căn cứ theo Thư viện học liệu mở Việt Nam (2015)ta có:

Xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế của thếgiới Nhắc đến quá trình hội nhập quốc tế không thể nào không nói đến hoạt động xuấtkhẩu Vậy xuất khẩu là gì?

Trong thương mại quốc tế, ''xuất khẩu là việc bán hàng hóa và dịch vụ (có thể

là hữu hình hoặc vô hình) cho một quốc gia khác trên cơ sở dùng tiền tệ làm cơ sở thanh toán Tiền tệ ở đây có thể là tiền của một trong hai nước hoặc cũng có thể là tiền dùng trong thanh toán quốc tế của một nước thứ ba nào đó.''

1.1.2 Vai trò của Xuất khẩu

Căn cứ theo Thư viện học liệu mở Việt Nam (2015), ta có:

Trong xu thế hội nhập của nền kinh tế thế giới thì xuất khẩu là hoạt động đóngvai trò vô cùng quan trọng và rất cần thiết bao gồm:

- Xuất khẩu chính là hoạt động khiến cho các quốc gia có tham gia gắn kết vàphụ thuộc vào nhau nhiều hơn Các quốc gia sẽ sản xuất những mặt hàng mình có lợinhất và đem đi xuất khẩu cho những quốc gia có nhu cầu về mặt hàng này, do đó cácnước phải mở rộng quan hệ với các quốc gia khác

- Xuất khẩu hướng quốc gia thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu sản xuất từ một nướcnông nghiệp sang nước công nghiệp

- Xuất khẩu thu về một lượng lớn ngoại tệ cho quốc gia, tạo ra nguồn vốn đểcác doanh nghiệp có thể mua máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu để tiếp tục quátrình sản xuất

- Xuất khẩu phát triển khiến cho nhiều nhà máy, khu công nghiệp mọc lên, tạothêm công ăn việc làm cho người dân, làm giảm tình trạng thất nghiệp đồng thời cũnggiảm tệ nạn xã hội do việc thất nghiệp gây ra

Do đó, tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu chính là hoạt động kinh tế cólợi, giúp tiết kiệm được nhiều chi phí, tạo được nhiều việc làm, giảm được các tệ nạn

xã hội, tạo điều kiện chuyển dịch cơ cấu ngành nghề, thúc đẩy sản xuất phát triển, gópphần vào xây dựng công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước.

1.1.3 Các hình thức xuất khẩu

Căn cứ theo Ths Đỗ Đức Phú (2013),ta có

Hoạt động xuất khẩu được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau Các hìnhthức xuất khẩu thông thường là:

1.1.3.1 Xuất khẩu trực tiếp

Là hình thức xuất khẩu mà người mua và người bán có quan hệ trực tiếp vớinhau (có thể gặp mặt trực tiếp hoặc thông qua thư tín, điện tử) để đàm phán, thỏathuận những điều kiện mua bán về hàng hóa, thanh toán mà không phải thông quatrung gian

1.1.3.2 Xuất khẩu gián tiếp

Là hình thức xuất khẩu sử dụng bên thứ ba để thực hiện nội dung ủy thác để

kí hợp đồng

+ Đại lý: là hoạt động thương mại theo đó đại lý là người nhân danh chính

mình với chi phí người giao ủy thác ký kết hợp đồng

+Môi giới: là bên trung gian được người bán giao cho tìm đối tác cho họ Khi tiến hành nghiệp vụ, người môi giới không đại diện cho bên nào cả,

không đượcký hợp đồng, không có trách nhiệm pháp lý trong hợp đồng

+Ủy thác: là phương thức người ủy thác giao cho người nhận ủy thác mua

hoặc bán một số hàng hóa nào đó nhân danh người ủy thác

1.1.3.3 Buôn bán đối lưu

Buôn bán đối lưu (counter- trade) là một phương thức giao dịch trao đổihàng hoá, trong đó xuất khẩu kết hợp chặt chẽ với nhập khẩu có mối quan hệ chặtchẽ với nhau, vừa là tiền đề vừa là điều kiện trao đổi

Các hình thức buôn bán đối lưu:

- Hàng đổi hàng (barter): Mặt hàng này đổi với mặt hàng khác có giá trịtương đương

- Hình thức bù trừ (compensation): Trao đổi với nhau hàng hóa hoặc dịch vụ

có giá trị tương đương Sau khi bù trừ giá hàng hóa cho nhau thì giá trị còn dư sẽđược thanh toán theo yêu cầu của chủ nợ

- Mua đối ứng (counter- purchase): Trao đổi 2 mặt hàng không liên quan đếnnhau

- Giao dịch bồi hoàn (offset): dùng hàng hoá/dịch vụ lấy những ân huệ

- Mua lại (buy- backs): Trao đổi hàng hóa liên quan đến nhau Dùng chủ yếutrong lĩnh vực buôn bán máy móc, dây chuyền công nghệ.

- Nghiệp vụ chuyển nợ: Bên nhận hàng chuyển khoản nợ tiền hàng về chobên thứ ba để bên này trả tiền

1.1.3.4 Gia công quốc tế

Là phương thức giao dịch trong đó người đặt gia công cung cấp nguyên liệu,định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật, bên nhận gia công tổ chức sản xuất sau đó giao lại sảnphẩm và được nhận 1 khoản tiền công tương đương với lực lượng lao động hao phí

để làm ra sản phẩm

1.1.3.5.Giao dịch tái xuất

Là hình thức xuất khẩu những hàng hóa trước đây đã nhập khẩu và chưa quachế biến ở nước tái xuất

1.1.3.6 Xuất khẩu theo nghị định thư

Là hình thức xuât khẩu hàng hoá (hay trả nợ) được kí theo nghị định thư củachính phủ

1.1.4 Công việc của người làm nghiệp vụ xuất khẩu

Căn cứ theo workstandard.edu.vn (2015) ta có:

Nhân viên nghiệp vụ xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình xuấtkhẩu Trong quá trình xuất khẩu, những nhân viên này được chia làm nhiều bộ phận,nhiều khâu, tùy từng công ty với hoạt động kinh doanh khác nhau mà những nhân viênnày thực hiện các công việc trong phạm vi khác nhau Thông thường thì công việc củanhân viên xuất khẩu bao gồm:

- Nghiên cứu, tìm kiếm, góp phần đưa ra phương hướng mở rộng thị trường, đốitác

- Thực hiện hoặc hỗ trợ các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký hợp đồng vớicác bên đối tác như khách hàng, bên sản xuất, các công ty liên doanh liên kết

- Lập bộ chứng từ phục vụ cho việc làm thủ tục hải quan, thanh toán, chứng từvận tải như: invoice, packing list, biên bản giao nhận, hợp đồng

- Thúc giục bên nhập khẩu mở L/C đồng thời kiểm tra bộ L/C, dựa trên bộ L/C

đã được mở sửa chứng từ, kiểm tra bộ chứng từ cho đầy đủ

- Hỗ trợ bên kế toán vào sổ, hỗ trợ kế toán trong hoạt động thanh toán

- Đưa ra lời khuyên, góp ý cho các nhân viên phòng ban để có thể phối hợp mộtcách nhịp nhàng quy trình xuất khẩu các bên do đó nhân viên xuất khẩu phải nắm rõquy trình xuất khẩu, vạch được trách nhiệm của mình cùng các bên

- Lưu giữ hồ sơ, chứng từ đã thực hiện.

- Đưa ra đề xuất về những thị trường mới hay phương pháp cải tiến quy trình,tham mưu cho người quản lý hay giám đốc vào việc định hướng cho công ty trongtương lai, góp phần thúc đẩy năng lực sản xuất kinh doanh

1.2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa vận chuyển bằng đường biển

Thuê tàu

Chuẩn bị hàng xuất Xác nhận thanh toán

Tổng hợp hóa đơn chứng từ và chi

Kiểm tra hàng xuất

Mua bảo hiểm Xin giấy phép xuất khẩu

Hình 1.1: Sơ đồ nghiệp vụ Xuất khẩu

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Căn cứ theo Work Standard (2015)ta có:

Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu

Tùy thuộc từng doanh nghiệp xuất khẩu mặt hàng gì mà doanh nghiệp có phảixin giấy phép xuất khẩu hay không Đối với những mặt hàng thuộc diện cấm xuất khẩuhoặc hạn chế xuất khẩu thì những doanh nghiệp xuất khẩu những mặt hàng này buộcphải có giấy phép xuất khẩu

Bước 2: Xác nhận thanh toán

Việc xác nhận thanh toán là khâu rất quan trọng, nó liên quan đến quyền lợi vàtrách nhiệm của các bên Thông thường có các loại phương thức thanh toán sau:

- Thanh toán bằng tiền mặt.

- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu.

- Thanh toán bằng điện chuyển tiền.

- Thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ (L/C).

Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất

Đây là bước khá quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của công tykhi chất lượng hàng không tốt hay việc giao hàng bị chậm trễ do khâu chuẩn bị hàngkhông tốt Nhà xuất khẩu có thể là nhà sản xuất hoặc thương nhân do đó việc chuẩn bịhàng xuất cũng khá là đa dạng:

- Thu mua để xuất khẩu.

- Gia công chế biến xuất khẩu.

- Liên doanh liên kết để xuất khẩu.

Bước 4: Kiểm tra hàng xuất

Tùy thuộc loại hàng xuất khẩu mà có những quy định về chứng từ khác nhau vềchất lượng hay số lượng Để đảm bảo uy tín của mình cũng như hạn chế việc tranhchấp với bên đối tác, trước khi xuất hàng bên xuất khẩu cần kiểm tra hàng hóa đúng sốlượng, chất lượng cũng như bao bì

Bước 5: Thuê tàu

Người xuất khẩu thực hiện thuê tàu đối với những hợp đồng có điều kiện giaohàng thuộc nhóm C, D incoterm 2010

Công việc trong bước thuê tàu bao gồm:

- Liên hệ với bên hãng tàu, cung cấp thông tin cho họ để lấy lịch trình tàu và giácước

- Dựa trên lịch trình và giá cước mà các hãng tàu đưa, tính toán và lựa chọn vớihãng tàu với giá cước và lịch trình phù hợp với đơn hàng của công ty để tiến hành thuêtàu

- Cung cấp thông tin bổ sung cần thiết cho bên hãng tàu hoàn thiện vận đơn

- Đến hãng tàu lấy vận đơn đồng thời cũng thanh toán cước phí

Bước 6: Mua bảo hiểm

Người xuất khẩu phải mua bảo hiểm cho hàng hóa với điều kiện cơ sở giaohàng CIF và CIP

Bước 7: Làm thủ tục hải quan

Người xuất khẩu sẽ phải làm thủ tục hải quan với lô hàng với điều kiện giaohàng F, C, D trong Incoterms 2010

Đối với Việt Nam việc thông quan hàng hóa cần phải xuất trình các chứng từhải quan bao gồm:

 Tờ khai hải quan

 Hợp đồng xuất khẩu

 Phiếu đóng gói

 Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng

 Hồ sơ pháp nhân doanh nghiệp

 Giấy phép xuất khẩu nếu có

Quy trình và nghiệp vụ khai báo và thông quan hàng hóa bao gồm:

- Mua tờ khai và điền thông tin vào tờ khai như mẫu quy định.

- Nộp tờ khai, chờ hải quan phân luồng

- Nhận kết quả phân luồng và thực hiện theo quy định phân luồng

+ Luồng xanh: miễn kiểm hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa

+ Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm hàng

+ Luồng đỏ: kiểm tra cả hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa

- Hàng hóa sau khi đã được kiểm tra hợp lễ, hải quan sẽ kiểm tra việc đóng thuếđầy đủ không nếu không có vấn đề gì cán bộ hải quan sẽ đóng dấu ký xác nhận trả lại

hồ sơ

Bước 8: Giao hàng.

Căn cứ vào việc lưu kho, lưu bãi sẽ có hai cách giao hàng xuất khẩu như sau:

Trường hợp 1: Đối với hàng lưu kho, lưu bãi nhà xuất khẩu giao hàng cho chủ

kho, chủ cảng để họ có trách nhiệm giao hàng cho tàu

Trường hợp 2: Người xuất khẩu có thể vận chuyển trực tiếp hàng đến cầu tàu

giao hàng cho bên hãng tàu

Bước 9: Làm thủ tục thanh toán.

Tùy vào phương thức thanh toán mà các bên có thể làm thủ tục thanh toán vớinhau

Bước 10: Xử lý khiếu nại.

Khi có sự khiếu nại của khách hàng về hàng hóa hay dịch vụ thì công ty nêncăn cứ vào hợp đồng mà giải quyết

Bước 11: Tổng hợp hóa đơn chứng từ và chi phí để quyết toán với các bên có liên quan.

1.3 Các loại chứng từ cần có trong hoạt động xuất khẩu

Căn cứ theo PGS, TS Phạm Thị Thanh Thủy (2013) ta có:

- Proforma invoice (hoá đơn tạm tính): là bản báo giá mà người xuất khẩu gửi cho người nhập khẩu nhằm giúp người nhập khẩu mở tín dụng thư.

- Hợp đồng thương mại (Sales Contract): đây là hợp đồng được kí giữa bên

mua và bên bán về các nội dụng có liên quan như: thông tin hàng hóa, thông tin ngườimua và người bán, điều kiện cơ sở giao hàng, hình thức thanh toán…

- Tín dụng thư (Letter credit): Thư tín dụng là thư do ngân hàng phát hành, theo

yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoảntiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nếu người bán xuất trình đượcmột bộ chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định trong L/C

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là hóa đơn người xuất khẩu gửi

cho người nhập khẩu, trong đó ghi một cách chi tiết về các loại hàng hóa được mua vàkhoản tiền mà người nhập khẩu phải trả cho người xuất khẩu Một hóa đơn thương mạiphải thật chi tiết ghi lại các thông tin thích hợp

- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ do Phòng thương mại của người

xuất khẩu cung cấp, chứng nhận rằng hàng hóa có xuất xứ tại quốc gia mà người xuất

khẩu cư trú Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa chỉ ra hàng hóa xuất xứ từ một nước

cụ thể

- Bảng kê khai hàng hóa (Packing List): Là danh sách chi tiết các thứ trong một

lô hàng Bảng kê khai hàng hóa nêu chi tiết về cách đóng gói hàng hóa, loại hàng,lượng hàng đóng trong container,

- Tờ khai hải quan (Customs Declaration): là loại chứng từ mà bên người xuất

khẩu, người gửi hàng phải kê khai những thông tin cụ thể về hàng hóa, các thông tincần thiết về các bên xuất nhập số container cho cơ quan hải quan để hàng có đủ tiêuchuẩn để xuất khẩu

- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): là chứng từ do công ty

bảo hiểm của người xuất khẩu cấp, chứng nhận hàng hóa sẽ được bảo hiểm trong suốtquá trình vận tải quốc tế Tùy vào điều kiện lô hàng mà chứng nhận bảo hiểm sẽ dongười xuất khẩu hoặc nhập khẩu kí kết

- Phiếu giao nhận container (Equipment Interchage Receipt EIR)

Là phiếu giao nhận do cảng/bãi container cấp cho bên chủ hàng hoặc người gửihàng để xác nhận container của người gửi hàng/nhận hàng đủ tiêu chuẩn để cảng nhậnhoặc giao hàng Trước khi lấy phiếu giao nhận người chạy lệnh phải đóng phí nâng/hạcontainer ở cảng Có 2 loại:

+ Cảng giao container rỗng (với hàng xuất) hoặc có hàng (với hàng nhập) chongười nhận

+ Cảng nhận container rỗng (với hàng nhập) hoặc có hàng (hàng xuất) củangười gửi

- Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Là chứng từ vận tải quốc tế cơ bản

được sử dụng trong vận tải đường biển Vận đơn đường biển chính là bản hợp đồnggiữa người vận chuyển và người gửi hàng, là giấy biên nhận hàng hóa và là giấychứng nhận quyền sở hữu hàng hóa

Trong quá trình xuất khẩu ngoài những từ trên ra tùy thuộc từng loại hàng màcần phải có thêm một số loại chứng từ khác như: Giấy chứng nhận phù hợp(Certificate of certification), Giấy chứng nhận hóa nghiệm (CA – Certificate ofanalysis),

Bên cạnh các loại chứng từ xuất khẩu trên, để xuất khẩu hàng hóa ra khỏi mộtquốc gia cũng phải hoàn tất các thủ tục hải quan Thông thường chủ hàng sẽ phải khai

và nộp Tờ khai hải quan để lấy kết quả phân luồng từ hệ thống Có 3 luồng:

+ Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan mà không phải kiểm tra hồ sơ haykiểm tra thực tế hàng hóa Hồ sơ hải quan sẽ được duyệt và đóng dấu luôn

+ Luồng vàng: Hàng hóa muốn thông quan phải trải qua bước kiểm tra hồ sơhàng hóa do hải quan thực hiện và miễm kiểm tra thực tế hàng hóa Nếu hồ sơ hợp lệthì sẽ được đóng dấu thông quan vào tờ khai

+ Luồng đỏ: Hàng hóa sẽ bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra hàng hóa thực tế.Tùy thuộc loại hàng và sự nghi ngờ của hải quan mà họ sẽ quyết định kiểm tra 5%,10% hoặc 100% hàng hóa Sau khi kiểm tra thực tế hàng hóa xong nếu thấy hồ sơ vàhàng hóa đủ điều kiện thông quan thì sẽ được lãnh đạo duyệt và đóng dấu vào tờ khaihải quan

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu

Căn cứ theo Thư viện học liệu mở Việt Nam (2015) ta có:

1.4.1 Các nhân tố bên ngoài công ty

Bên cạnh đó hệ thống pháp luật của Việt Nam chưa thật sự chặt chẽ, còn chồngchéo quy định gây ảnh hưởng đến hoạt động của các doanh nghiệp xuất khẩu như luậtsáng chế, bản quyền, chống phá giá mà những luật này ở các nước phát triển quy địnhrất chặt chẽ

Ngoài yếu tố pháp luật thì yếu tố chính trị cũng quan trọng không kém Chínhtrị nước nhập khẩu tốt thì hàng hóa cũng được đảm bảo Bên cạnh đó chính trị giữa cácnước tốt sẽ tạo điều kiện cho quan hệ mua bán giảm thiểu được rủi ro

+ Các yếu tố kinh tế thị trường:

Khi tham gia vào một thị trường cần tìm hiểu kỹ về thị trường như: nhu cầu củathị trường, sản phẩm này đang ở trong giai đoạn nào của thị trường, nó có xu hướngphát triển ở thị trường này không Những điều này ảnh hưởng đến sự phát triển cũngnhư việc tìm đối tác mua hàng.

Ngoài ra các yếu tố thị trường như: tỷ giá hối đoái trên thị trường, lãi suất,…sẽảnh hưởng nhiều đến hoạt động xuất khẩu nên khi muốn xuất khẩu một mặt hàng cầntìm hiểu kĩ thị trường để tránh những sai sót, hạn chế rủi ro

+ Yếu tố văn hóa xã hội:

Mỗi đất nước có một nền văn hóa khác nhau, phong tục truyền thống khác nhau

vì thế khi muốn xuất khẩu phải tìm hiểu xem thị trường đó hay đất nước đó giống haykhác đất nước ta điểm gì, họ có kiêng kị sản phẩm nào không, theo tôn giáo nào Dựavào sự tìm hiểu kỹ lưỡng về yếu tố văn hóa xã hội doanh nghiệp có thể tạo điểm nhấn

để thu hút thị trường đó vào mặt hàng của doanh nghiệp hoặc quyết định không đưahàng vào đất nước để xuất khẩu Đây cũng là yếu tố dẫn đến thành công trong việcgiao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng với bên đối tác nước ngoài

+ Yếu tố tự nhiên và công nghệ:

Yếu tố tự nhiên như khoảng cách địa lý giữa các nước, thời tiết ảnh hưởng đếnchi phí vận chuyển, thời gian và mức độ rủi ro với hàng hóa đang vận chuyển Ví dụnhư khoảng cách địa lý càng xa thì thời gian vận chuyển hàng hóa càng dài, chi phívận chuyển càng tăng do đó nó sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn nguồn hàng, lựa chọncho thị trường và mặt hàng xuất khẩu Bên cạnh đó, thời gian thực hiện hợp đồng cóthể bị ảnh hưởng do thời tiết như thiên tai, bão, lũ

Công nghệ càng phát triển càng đem lại sự tiện lợi cho con người cũng gópphần vào đem lại lợi ích cho hoạt động xuất khẩu Khi công nghệ phát triển con người

có thể liên lạc với nhau qua email, fax, điện thoại việc ký kết hợp đồng không cầnphải đến tận nước bạn mà ký hợp đồng nữa thay vào đó có thể thảo luận qua email vàfax cho các bên để ký kết Nhờ có công nghệ mà ta có thể tiết kiệm thời gian và chi phíđàm phán, nhờ có công nghệ mà ta cũng có thể theo dõi hàng hóa trong quá trình vậnchuyển Có thể nói công nghệ mang tầm ảnh hưởng khá lớn đến quá trình xuất khẩugiúp tiết kiệm thời gian, chi phí

1.4.2 Các nhân tố bên trong

- Nhân lực:

Trong kinh doanh, con người là chính là yếu tố lao động hàng đầu để đảm bảothành công Con người có thể điều khiển mọi thứ, phát huy sự sáng tạo của mình đểgiúp ích cho công việc Con người có thể sử dụng trí thông minh, sự sáng tạo cũng nhưhiểu biết của mình để có thể sử dụng các nguồn lực khác như vốn, trang thiết bị mộtcách tốt nhất, đem lại hiệu quả nhất

- Tài chính: Đây cũng là một trong những nhân tố quan trọng có ảnh hưởng đếnquá trình xuất khẩu Nguồn vốn hay tình hình tài chính của công ty chính là tiền đề đểcác công ty tổ chức hoạt động kinh doanh Do các doanh nghiệp Việt Nam thường lànhững doanh nghiệp vừa và nhỏ nên có nguồn vốn hạn chế, nên việc mở rộng hoạtđộng kinh doanh là khó khăn Vì vậy các doanh nghiệp nên có kế hoạch sử dụngnguồn vốn một cách thích hợp

- Trình độ tổ chức quản lý:

Quản lý là những người điều hành, giám sát, chỉ đạo, định hướng cho các cán

bộ, công nhân viên chức thực hiện đúng mục tiêu đã đề ra Việc thiết lập cơ cấu tổchức của bộ máy điều hành cũng như cách thức điều hành cuả các cấp lãnh đạo là nhân

tố quyết định tính hiệu quả của doanh nghiệp Một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chứchợp lý các điều hành hoạt động kinh doanh sẽ quyết định đến tới hiệu quả kinh doanhnói chung và hoạt động xuất khẩu nói riêng

- Hoạt động Marketing:

Trong giai đoạn hội nhập ngày nay, để có thể cạnh tranh với sản phẩm của cácdoanh nghiệp khác trên thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần thực hiện tốt các hoạtđộng marketing của mình để xây dựng thương hiệu vững mạnh, tạo lòng tin với ngườitiêu dùng trong lẫn ngoài nước Nếu thực hiện tốt các hoạt động marketing, hoạt độngxuất khẩu của doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả hơn, khẳng định vị trí của mình trênthị trường

CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG QUY TRÌNH HÀNG

XUẤT KHẨUVẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER

TẠI CÔNG TY TNHH KHANG THỊNH2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Khang Thịnh

Căn cứ theo tài liệu Phòng TC - Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh ta có:

2.1.1 Sự ra đời và phát triển của công ty TNHH Khang Thịnh

- Ngày 24/4/2001, công ty TNHH Khang Thịnh được thành lập với hoạt độngchính là công ty kinh doanh mua bán xuất nhập khẩu hóa chất Ngay từ khi mới thànhlập, công ty có quan hệ tốt với bên công ty Cổ phần hóa chất Minh Đức là một công tychuyên sản xuất hàng bột đá Nhận thấy bên công ty cổ phần hóa chất Minh Đứckhông có hoạt động marketing nên Khang Thịnh đã đứng ra để tìm kiếm đối tác cũngnhư là thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu mặt hàng này cho các bên đối tác nướcngoài

- Năm 2004, khi hoạt động vận tải, xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, công

ty TNHH Khang Thịnh đã mở rộng đầu tư đầu container để cung cấp thêm dịch vụ

- Ngoài việc phục vụ cho hàng bên công ty Cổ phần hóa chất Minh Đức xuấtkhẩu, buôn bán trong nước công ty còn cung cấp dịch vụ vận tải, sửa chữa, khai hảiquan Tuy nhiên hoạt động công ty vẫn chủ yếu để phục vụ bên công ty Cổ phần

2.1.2 Giới thiệu chung

Căn cứ vào Info Doanh Nghiệp (2015), ta có:

Công ty TNHH Khang Thịnh được thành lập theo Quyết định số 083689 của SởĐầu tự và Kế hoạch Hải Phòng ngày 24 tháng 5 năm 2001

Tên Công ty: Công ty TNHH Khang Thịnh

Tên tiếng Anh:

Fax:

( 84) 31 3747023 (84) 31 3746850

Người đại diện: Bà Phạm Thị Bích Hạnh

Trụ sở chính: 22 Đông Trà - Dư Hàng Kênh - Lê Chân - Hải Phòng

Văn phòng giao dich: Số 32/31 Bến Bính, Minh Khai, Hồng Bàng, Hải Phòng

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

Chức năng: Thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu bột đá, tìmkiếm mở rộng thị trường cũng như khách hàng tiềm năng mua hàng bột đá của công tyđồng thời cũng phát triển kinh doanh các loại nguyên vật liệu như than, đá cát phục vụcho bên công ty Cổ phần hóa chất Minh Đức Bên cạnh đó cũng cung cấp một cách tốtdịch vụ giao nhận- vận tải, khai hải quan cũng như tư vấn xuất nhập khẩu

Nhiệm vụ: Thực hiện tốt quá trình hoạt động kinh doanh như kế hoạch đã đề ratheo chính sách, quy định của Đảng và Nhà nước, tuân thủ theo luật pháp của nướcmình cũng như các nước đối tác

2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh

- Kinh doanh và xuất khẩu bột đá các loại: Tìm kiếm khách hàng trong nước

cũng như quốc tế có nhu cầu mua sản phẩm bột đá của công ty đồng thời phối hợp vớicông ty TNHH thương mại và sản xuất Minh Đức để có thể đưa sản phẩm bột đá ra thịtrường quốc tế

- Khai thuê hải quan: Khai hải quan là một khâu rất quan trọng, nó sẽ quyết

định hàng hóa có thể được xuất nhập khẩu một cách nhanh chóng hay không Vì vậynghiệp vụ này đòi hỏi những nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo qua lớp khai hảiquan điện tử Với đội ngũ nhân viên khai hải quan chuyên nghiệp, tận tình năng động,Khang Thịnh sẽ là lựa chọn tốt nhất cho dịch vụ này

- Vận tải đường bộ: Khang Thịnh cùng các đơn vị liên doanh liên kết với cácloại đầu kéo sơmirooc, xe tải các loại cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ với các cungđường đa dạng Với đội ngũ lái xe dầy dặn kinh nghiệm, nghiêm túc trong công việcKhang Thịnh sẽ đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng đồng thời đưa ra mức giácước cạnh tranh cho khách hàng

- Kinh doanh và sản xuất sơn

- Kinh doanh và sản xuất vật liệu xây dựng

- Kinh doanh khoáng sản, hoá chất thông thường, hoá chất cơ bản

- Sửa chữa ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác

- Ủy thác xuất nhập khẩu

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải

- Dịch vụ lưu trú ngắn ngày

- Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động

- Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng(phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới );

- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê

- Quảng cáo

2.1.5 Cơ cấu tổ chức

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Khang Thịnh

(Nguồn: Phòng TC-Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh)

- Giám đốc: Ra quyết định và quản lý chung tất cả các hoạt động kinh doanhcũng như chịu trách nhiệm về tiến độ hoàn thành mục tiêu đã đề ra của công ty

- Phó giám đốc: Quản lý và điều phối mọi công việc liên quan đến khách hàng

và hoạt động của công ty theo chiến lược kinh doanh theo chỉ đạo trực tiếp từ giámđốc điều hành

- Phòng Kinh doanh - xuất nhập khẩu: Quản lý về công tác chuyên môn, nghiệp

vụ xuất nhập khẩu

+ Bộ phận Sales: Tìm kiếm khách hàng, chào giá

PHÒNG HẢIQUAN

PHÒNGTC-KẾTOÁN

PHÒNGVẬN TẢI

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁMĐỐC

PHÒNG KD

-XUẤT NHẬP

KHẨU

+ Bộ phận Document và Customer Service: tiếp nhận yêu cầu khách hàng; cungcấp kế hoạch làm hàng với các bộ phận liên quan; cung cấp và xử lý các chứng từ, cấplệnh giao hàng với hàng nhập, lưu khoang lưu cước với hàng xuất và tư vấn cho kháchhàng và thường xuyên liên lạc trao đổi thông tin với khách hàng, hãng tàu, và các bênliên quan khác.

- Phòng hải quan: Thực hiện hoạt động khai hải quan điện tử cho mặt hàng bêncông ty kinh doanh, khai thuê hải quan điện tử, tư vấn về chính sách hải quan chokhách hàng

- Phòng vận tải:

+ Bộ phận điều vận: lập kế hoạch sắp xếp điều xe, quản lý đội ngũ lái xe cũngnhư theo dõi xe chạy trong quãng đường vận chuyển, lập và lưu trữ chứng từ vận tảigiao nhận hàng hóa

+ Bộ phận chạy lệnh: Cầm chứng từ lên hãng tàu đổi lệnh, ra cảng làm đóng phínâng hạ, lấy phiếu eir và lên cơ quan hải quan

+ Đội xe: Đội ngũ lái xe có kinh nghiệm, có đầy đủ bằng cấp làm việc theo sựsắp xếp của bộ phận điều vận Bên cạnh đó còn phải hiểu biết về việc đổi lệnh haychứng từ, thủ tục ra vào cảng

- Phòng Tài chính - Kế toán: Nhiệm vụ của phòng kế toán là xuất hóa đơn thu,chi, lưu giữ tài liệu về việc thanh toán, nhận tiền từ khách hàng, lập báo cáo tài chính,tính toán giá cước, tính toán tiền lương cho nhân viên

2.1.6 Nguồn nhân lực và nguồn vốn

(Nguồn: Phòng TC-Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh)

Căn cứ trên bảng phân bố nguồn nhân lực của công ty TNHH theo phòng ban ta

có thể thấy quy mô công ty tương đối nhỏ với số lượng 25 nhân viên được phân bổtrong 6 phòng Trong đó phòng vận tải nhiều người nhất do số lượng lái xe nhiều.Nhìn chung là số lượng các nhân viên tại mỗi phòng ban là như nhau

2.1.7 Cơ sở vật chất hạ tầng

a Văn phòng

Công ty có văn phòng với đầy đủ trang thiết bị như máy in, máy fax, máy phôt,bàn làm việc và đầy đủ văn phòng phẩm tạo đầy đủ tiện nghi cho nhân viên hoàn thànhtốt công việc

b Phương tiện

Bảng 2.2: Số lượng trang thiết bị, phương tiện của công ty

Đơn vị: chiếc

(Nguồn: Phòng TC-Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh)

2.1.8 Kết quả hoạt động kinh doanh

Được thành lập 15 năm, công ty TNHH Khang Thịnh đã đạt được nhiều thànhtựu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nói chung và xuất khẩu khoáng sản nói riêng Vớiquy mô chỉ vài chục người, công ty TNHH Khang Thịnh đã từng bước xây dựng mộtmôi trường làm việc năng động, có cơ chế quản lý rõ ràng và hiệu quả Để tìm hiểu rõhơn về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ta sẽ xét Báo cáo kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới đây:

Bảng 2.3: Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013-2015

Đơn vị: đồng

với 2013

2015 so với 2014 Tổng

(Nguồn: Phòng TC-Kế toán công ty TNHH Khang Thịnh)

Qua bảng số liệu ta thấy hầu hết các chỉ tiêu đều tăng qua mỗi năm Tổng doanhthu năm 2015 đạt mức cao nhất là 37.598.903.670 đồng So với năm 2014 thì tổngdoanh thu năm 2015 tăng 24%, so với năm 2013 thì tăng 72% Tuy nhiên mức tăngnày so với giai đoạn 2013-2014 là thấp hơn, cụ thể doanh thu năm 2014 tăng 39% sovới năm 2013

Tuy nhiên khi xét đến chi phí thì lại thấy chi phí của công ty bỏ ra năm 2015cũng là cao nhất là 35.278.094.600 đồng, cụ thể tăng 22% so với năm 2014, tuy nhiênmức tăng này vẫn ít hơn giai đoạn 2013-2014 chi phí năm 2014 tăng 41% so với 2013

Từ đó cho ta thấy mức tăng trưởng của lợi nhuận giai đoạn 2015-2014 thấphơn giai đoạn 2014-2013 vì doanh thu giai đoạn 2014-2015 tăng ít hơn giai đoạn2013-2014 xấp xỉ 2 tỷ Cho nên mặc dù chi phí 2015-2014 cũng thấp hơn giai đoạn2013-2014 là 1 tỷ cũng không thể kéo được lợi nhuận lên mức tăng trưởng cao hơnđược

Tốc độ tăng của doanh thu có thể do nhu cầu về loại hàng bột đá giảm, việcphát triển mở rộng thị trường, đối tác chưa được chú trọng

2.2 Quy trình xuất khẩu của công ty TNHH Khang Thịnh

2.2.1 Quy trình xuất khẩu chung của công ty TNHH Khang Thịnh

Công ty TNHH Khang Thịnh với 15 năm hoạt động đã tìm kiếm và kí được rấtnhiều hợp đồng mua bán hàng của các bên đối tác nước ngoài như những công ty bênBangladesh, Busan - Hàn Quốc, Nhật Bản, Campuchia

Bên cạnh đó công ty cũng đã hoàn thành tốt việc giao hàng cho bên đối tácnước ngoài theo những điều khoản điều kiện trong hợp đồng Mặc dù công ty cũng cócung cấp dịch vụ giao nhận vận tải cho những khách hàng bên ngoài nhưng khá là ít,

do đó trong bài chỉ đề cập đến quy trình xuất khẩu mặt hàng bột đá đóng container củacông ty

Bột đá CaCO3 là sản phẩm phụ gia được sản xuất từ đá trắng ở vùng Yên Bái,Nghệ An, Tuyên Quang do đó sản phẩm bột đá liên quan đến khoáng sản nên trongquá trình xuất khẩu với thủ tục hải quan cần có một số yêu cầu về chứng từ cần phảichú ý hơn

Căn cứ vào nguồn Luật Minh Khuê (2013), ta có:

+ Theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư số 41/2012/TT-BCT thì doanhnghiệp khi làm thủ tục xuất khẩu khoáng sản phải xuất trình cho cơ quan hải quanPhiếu phân tích mẫu để xác nhận sự phù hợp về tiêu chuẩn, chất lượng của lô hàngxuất khẩu, do một phòng thử nghiệm đạt tiêu chuẩn VILAS cấp

Công ty xuất khẩu 2 loại bột bao gồm bột nhẹ và bột nặng Do đó bột nặngđược làm từ đá vôi nên cần phải có giấy kết quả mẫu thử của Vilas cấp Còn với loạibột nhẹ thì không cần

B1: Nhận yêu cầu từ người nhập khẩu

B2: Xác định phương thức thanh toán(với phương thức thanh toán L/C)B3: Báo bên doanh nghiệp sản xuất chuẩn bị hàng xuất khẩu (Đặt hàng)

B4: Thuê tàu (Booking)

Hình 2.2: Quy trình chung xuất khẩu hàng vận chuyển bằng container

tại công ty TNHH Khang Thịnh

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Bước 1: Nhận yêu cầu từ bên nhập khẩu

Hình 2.3: Quy trình tiếp nhận yêu cầu từ bên nhập khẩu

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

 Nhận đơn hàng từ bên nhập khẩu

Với bước này khách hàng sẽ liên hệ với bộ phận sales thông qua email hoặcfax và thường có 2 loại đối tượng

- Trường hợp 1: Với khách hàng truyền thống quen thuộc của công ty là những

khách hàng có thâm niên lâu đời mua hàng bột đá xuất khẩu của công ty Cổ Phần HóaChất Minh Đức

Khách hàng e-mail cho nhân viên nhận hợp đồng ở bộ phận Sales của công ty

về việc đặt mua 1 lô hàng bột đá yêu cầu báo giá Thông thường với những khách hàngnày thường đặt 1 số loại hàng bột cố định với phương thức thanh toán và 1 số yêu cầuchung về bao bì đóng gói mà bên bộ phận chứng từ đã lưu lại form mẫu các chứng từcần phục vụ hoạt động xuất khẩu, nhân viên đã năm được khá đầy đủ về thói quen mua

và đặt hàng của công ty

- Trường hợp 2: Với khách hàng xa lạ, biết đến công ty thông qua các bên bạn

hàng, đối tác sẽ liên hệ qua fax hoặc email của công ty cho bộ phận Sales để hỏi hàngyêu cầu người bên công ty cung cấp thông tin mặt hàng họ yêu cầu Thông thường thì

Nhận

đơn đặt

hàng

Báo giá (Chào giá)

Nhận phản hồi của khách hàng

và kí hợp đồng

với những khách hàng này nhân viên nên trao đổi tỉ mỉ hỏi kỹ yêu cầu đưa thông tinkhách hàng cần và đưa ra những gợi ý tốt nhất cho khách hàng về cách đóng hàng haythanh toán chẳng hạn.

=> Thông tin cần thiết mà nhân viên Sales phải tiếp nhận bao gồm:

+ Loại hàng, số lượng hàng, loại container: Thông tin về loại hàng rất quan

trọng nó liên quan đến việc đóng hàng vào cont, tính thuế, thủ tục hải quan, giá cả ảnhhưởng đến quyền lợi các bên

+Thông tin người nhập khẩu: Bao gồm địa chỉ, fax, số tài khoản ngân hàng + Cảng đi, cảng đến

+Điều kiện giao hàng: Xác định điều kiện giao hàng để công ty có thể tính giá

hàng hóa báo cho người nhập khẩu

+Phương thức thanh toán: thanh toán theo TT (điện chuyển tiền) hay thanh

toán theo L/C (tín dụng chứng từ), tùy khách hàng mà việc thỏa thuận

Tùy từng loại hàng, loại khách hàng mà các thông tin cần khách hàng cung cấptrên khác nhau để làm căn cứ báo giá và có thể lập hợp đồng

 Báo giá (Chào giá)

- Dựa vào những thông tin đã trao đổi với khách hàng nhân viên Sales sẽ mail

cho nhân viên phòng kế toán tính toán giá sau đó lập ''Proforma invoice'' chuyển về

nhân viên Sales để thông báo cho khách hàng

Lập Proforma invoice cụ thể là:

Nhân viên phòng kế toán dựa trên những thông tin khách yêu cầu mà tính toángiá cả lập proforma invoice để cung cấp thông tin giá cả về lô hàng mà người nhậpkhẩu muốn đặt hàng Hóa đơn tạm tính này không phải là hóa đơn chính thức, khôngthể dùng để thanh toán được Nhiều công ty xuất nhập khẩu coi hóa đơn tạm tính nàygần như 1 hợp đồng vì nó cũng khá đầy đủ thông tin

- Trường hợp khác là khi công ty tìm được bên đối tác nước ngoài mới, có tiềmnăng, hay đơn hàng bên sản xuất có sẵn phù hợp với những đơn hàng cũ của kháchhàng truyền thống, công ty có thể gửi proforma invoice để chào giá

- Hiện nay công ty thường cung cấp 3 loại giá theo điều khoản giao hàng: FOB,CNF(CFR), CIF

 Đàm phán ký hợp đồng

Sau khi bên nhập khẩu nhận được báo giá nếu bên mua chấp nhận phòng kinhdoanh - XNK sẽ lập hợp đồng mua bán (sales contract) ràng buộc quyền và nghĩa vụgiữa các bên theo thỏa thuận

Sales contract cần phải có:

- Ngày tháng ký hợp đồng, số hợp đồng

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax các bên liên quan

- Nội dung: điều khoản hợp đồng như là hàng hóa, số lượng, giá, chất lượng,bao bì, điều kiện vận chuyển, thanh toán

- Xác nhận 2 bên

Sau khi lập xong gửi qua fax đề nghị bên mua ký vào và gửi lại

Bước 2: Xác nhận phương thức thanh toán

Với những đơn hàng xuất khẩu thì công ty hay sử dụng phương thức thanh toánđiện chuyển tiền (TT) hoặc thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ (L/C)

Trường hợp 1:Thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT)

Có 2 loại

- TT trả trước: trước khi mua người mua phải chuyển tiền trước thì mới nhậnđược hàng

- TT trả sau: chuyển tiền cho người bán sau khi nhận được hàng

Đại đa số đơn hàng của công ty sử dụng thanh toán TT trả trước Đối với kháchhàng truyền thống thì công ty yêu cầu chuyển trước 30% giá trị đơn hàng, 70% giá trịđơn hàng sẽ thanh toán sau khi khách hàng nhận được hàng

Trường hợp 2: Thanh toán bằng tín dụng chứng từ (L/C)

Sau khi kí hợp đồng và trước khi giao hàng, bên xuất khẩu phải điện thúc giụcbên nhập khẩu mở L/C vì nếu L/C mở chậm sẽ gây khó khăn cho người xuất khẩutrong việc giao hàng

Nhân viên phòng Sales sẽ đề nghị bên ngân hàng phát hành trước khi mở L/Cphải gửi L/C bản nháp cho công ty xem trước để nhân viên chứng từ có thể kiểm tra kĩlưỡng bằng cách đối chiếu với hợp đồng thương mại đã thỏa thuận và kí giữa các bênxem các điều kiện trong L/C có hợp lý không Bên cạnh đó 1 số điều kiện về chứng từtrong L/C mà khách hàng yêu cầu quá đáng công ty không thực hiện được Vì vậy L/C

có sai sót, không hợp lý thì phải yêu cầu người nhập khẩu báo ngân hàng phát hành tuchỉnh L/C ngay rồi mới mở L/C thực sự

Sau khi mở L/C ngân hàng phát hành sẽ gửi cho ngân hàng thông báo''Notification of documentary credit'' (thông báo thư tín dụng) cùng với bộ L/C để

người xuất khẩu đến ngân hàng thông báo lấy hoặc sẽ trực tiếp mail, fax cho bên xuấtkhẩu.

Bước 3 : Thông báo bên doanh nghiệp sản xuất chuẩn bị hàng xuất khẩu

Hàng hoá phải được phân loại, chọn lọc, đóng gói theo quy định hợp đồng.Nguồn hàng xuất khẩu bao gồm:từ sản xuất để xuất khẩu, đặt hàng

Bên công ty TNHH Khang Thịnh sẽ gửi đơn đặt hàng (hoặc là proformainvoice) của bên nhập khẩu cho bên công ty Cổ Phần hóa chất Minh Đức để công ty cótrách nhiệm sản xuất, dự trữ, gom hàng theo đúng lượng hàng, quy cách đóng gói, mẫubao bì như trong hợp đồng Tùy theo hợp đồng ngoại thương mà Khang Thịnh sẽ đưa

ra thời hạn cuối cùng để công ty cổ phần có thể hoàn thành đơn hàng

Bước 4: Đặt chỗ (Booking)

Đối với những đơn hàng xuất khẩu theo phương thức giao hàng FOB thì ngườixuất khẩu không phải quan tâm đến việc đặt chỗ tàu Nhưng với phương thức giaohàng CFR hay CIF thì người xuất khẩu là người phải thuê phương tiện vận chuyển vàtrả cước

Việc lựa chọn hãng tàu để đặt chỗ rất quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng đến chi phí

và thời gian giao hàng cho bên nhập khẩu Thông qua sách báo, web hoặc liên hệ vớibên sales của hãng tàu để chọn hãng tàu dựa vào giá cước, tuyến đường, mức độ trìhoãn đơn hàng của hãng tàu, uy tín hãng tàu

Với 15 năm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Khang Thịnh thường làkhách hàng truyền thống với các hãng tàu: OOCL, Heung-A Shipping, Yangming,MCC, tùy thuộc vào tuyến vận chuyển mà lựa chọn hãng tàu nhất định

Do là khách hàng quen nên nhân viên bộ phận vận tải sẽ mail cho bên sales củahãng tàu yêu cầu đặt chỗ container với nội dung bao gồm: tên công ty, số lượngcontainer, cảng xếp, cảng dỡ, cách đóng hàng, ngày dự kiến tàu chạy và số ngày lưucontainer miễn phí Nhân viên Sales của hãng tàu chấp nhận sẽ gửi lại booking notecho nhân viên công ty

Bước 5: Đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ

 Đổi lệnh cấp container rỗng trên hãng tàu

Nhân viên quản lý của phòng vận tải sẽ in booking note ra và giao cho nhânviên chạy lệnh cầm booking note lên hãng tàu đổi lấy lệnh cấp container rỗng và chì,trên lệnh cấp container rỗng có đóng dấu hãng tàu, có đầy đủ thông tin về số B/L, têntàu, người đại diện, số lượng container, số container, số chì, nơi cấp container, nơi hạhàng, cảng xếp, cảng dỡ

 Xuống cảng lấy số container rỗng, số chì, phiếu giao nhận container.

Nhân viên chạy lệnh sẽ xuống phòng thương vụ cảng xuất trình:

- Chứng minh nhân dân

- Giấy giới thiệu

- Lệnh cấp container rỗng

Để lấy số container, số chì, đóng tiền nâng hạ và lấy phiếu EIR tại bãi hạ hàng

 Điều vận, sắp xếp xe lấy container và đóng hàng

Do công ty có xe vận chuyển nên nhân viên điều vận sẽ điều xe vận chuyểnhàng từ kho nhà sản xuất đến bãi container Nếu xe công ty đã kín lịch thì nhân viênđiều vận sẽ điều xe bên các đơn vị liên doanh liên kết

 Chuẩn bị bộ chứng từ

Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ chuẩn bị chứng từ cần thiết bao gồm hóa đơnthương mại, Packing list theo hợp đồng để phục vụ cho việc làm thủ tục hải quan cũngnhư thanh toán

Với đặc thù hàng khoáng sản nên một số giấy tờ cũng phức tạp hơn đòi hỏi nhiềuthời gian như giấy chứng nhận khai thác, phiếu kiểm tra mẫu thử Vilas Có thể lấy ví dụnhư với mẫu thử vilas, do cơ quan thử nghiệm là một cơ quan nhà nước chuyên biệt ởđây là viện kỹ thuật vật liệu xây dựng, việc thử và lấy mẫu rất mất thời gian dẫn tớichậm chễ cả lô hàng

Với mặt hàng khoáng sản xuất khẩu thì một bộ Hồ sơ thủ tục hải quan của nócũng có những đặc trưng riêng Các chứng từ trong một bộ Hồ sơ thủ tục hải quangồm:

- Phiếu tiếp nhận hồ sơ

- Tờ khai hải quan

- Hợp đồng ngoại thương

- Hóa đơn thương mại

- Bản kê chi tiết đóng hàng hóa

- Kết quả mẫu thử - Vilas (với hàng bột nặng)

- Giấy phép khai thác khoáng sản

- Giấy phép đầu tư dự án kinh doanh chế biến khoáng sản

- Hợp đồng mua bán hàng hóa trong nước (nếu có)

Bước 6: Làm thủ tục hải quan

Dựa vào các thông tin trên chứng từ về hàng hóa và các chứng từ: Hợp đồngthương mại, hóa đơn thương mại, Packing list, booking note của hãng tàu Với phần

mềm khai báo hải quan điện tử: "ECUSKD5" nhân viên phòng hải quan sẽ khai thôngtin chung về bên xuất nhập khẩu, thông tin container, thông tin hàng

Sau khi tiếp nhận thông tin từ bên nhà xuất khẩu, hải quan điện tử sẽ xem xét và

tự động phân luồng theo lập trình và gửi và cho bên xuất khẩu Hàng hóa được phân ralàm 3 luồng:

+ Luồng xanh: hàng hóa được thông quan, đóng dấu duyệt vào hồ sơ hải quan màkhông cần kiểm tra hồ sơ hay kiêm tra thực tế hàng hóa

+ Luồng vàng: Chi cục hải quan kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế Nếu khôngnghi ngờ hồ sơ, kiểm tra doanh nghiệp đóng thuế chưa rồi ký duyệt đóng dấu thôngquan

+ Luồng đỏ: Chi cục hải quan kiểm tra cả hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa(kiểm hóa) Nếu không nghi ngờ về hàng hóa, kiểm tra doanh nghiệp đóng thuế chưa rồi

ký duyệt đóng dấu thông quan

Với hàng bột đá là mặt hàng xuất khẩu liên quan đến khoáng sản, do đó hàng nàykhông vào luồng xanh mà chỉ có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ

*Công việc kiểm hóa

Kiểm hóa có 2 cách là kiểm hóa máy soi hoặc kiểm tra thực tế Việc lựa chọnphương pháp kiểm hóa nào là do phần mềm phân hoặc do yêu cầu của nhân viên hảiquan

+ Với hàng container kiểm hóa bằng máy soi:

Doanh nghiệp xuống cảng làm lệnh kéo hàng đi đến trung tâm máy soi Xecontainer hàng sẽ chạy qua máy soi để kiểm tra hàng mà không phải cắt chì Hải quan sẽdựa vào kết quả phân tích hình ảnh mà đưa ra kết luận có thông quan hay không

+ Với hàng container kiểm hóa thực tế, nhân viên sẽ dùng phiếu eir đến và làmlệnh, yêu cầu kiểm hóa cần sự tác nghiệp của cảng (hạ container xuống vị trí nhất định

và khi hải quan đến nhân viên cảng có trách nhiệm cắt seal), sau đó đóng tiền dịch vụ.Thông thường kiểm hóa thực tế 5%, 10% hàng, với loại hàng hải quan cảm thấy nghingờ mới kiểm tra 100% hàng Sau khi kiểm tra thực tế hàng hải quan đưa ra kết luậnthông quan hay không, nếu có hải quan đưa seal hải quan để kẹp vào và sau đó hải quan

sẽ cập nhật số seal mới vào tờ khai rồi đóng dấu xác nhận thông quan

Bước 7: Làm Bill of Lading

Việc làm bill được sự thỏa thuận giữa 2 bên nhà xuất khẩu và bên hãng tàu cóthể làm bill trước hoặc sau khi tàu chạy

Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ gửi packing list (hay còn gọi là SI-Shipmentintruction) cho bên hãng để đề nghị bên hãng tàu làm B/L Sau khi hãng tàu làm B/Lxong sẽ gửi lại bên công ty kiểm tra lại để chốt B/L

+ Với trường hợp thanh toán TT, bên công ty chỉ cần lấy bill Surrender để làmC/O

+ Với trường hợp thanh toán L/C cần B/L gốc để cho vào bộ chứng từ gửi bênngân hàng kiểm tra thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp

trả và in form C/O đã kê hoàn chỉnh

- Nhân viên sẽ in ra 3 form C/O rồi chuẩn bị chứng từ đên VCCI ở Hải Phòngbao gồm:

+ Đơn đề nghị cấp C/O

+ Form C/O đã kê hoàn chỉnh

+ Tờ khai hải quan đã được thông quan

+ Hóa đơn thương mại

Bước 9: Thanh toán tiền với bên hãng tàu

Nhân viên kế toán sẽ thanh toán tiền với bên hãng tàu lúc hàng đã lên tàu vàtrước lúc hàng sang bên cảng dỡ bên chủ hàng Những khoản phải trả bên hãng tàu baogồm:

+ Cước biển

+ Phí B/L (Bill of Lading fee), phí này gọi là phí phát hành B/L khi hàng xuất + Phí THC (Terminal Handling Charge) là phụ phí xếp dỡ tại cảng Khoản phụphí thu cho hoạt động làm hàng tại cảng trên mỗi container: xếp dỡ, vận chuyểncontainer ra cầu tàu

+ Phí vệ sinh container

+ Phí sửa B/L: Phát sinh khi bên chủ hàng cần sửa B/L, nhất là với phương thứcthanh toán L/C Để tiết kiệm chi phí này thì thường bên công ty sẽ yêu cầu hãng tàu

gửi B/L nháp để bên công ty đưa cho ngân hàng thông báo nhờ họ xem trước bộ chứng

từ rồi mới yêu cầu hãng tàu phát hành B/L gốc

Bước 10: Hoàn tất bộ chứng từ

Bộ chứng từ bao gồm:

- Hợp đồng mua bán (Sale contract)

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Phiếu đóng gói(Packing list)

- Vận đơn (Bill Of Lading )

- Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate Original)

- Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Với phương thức thanh toán TT: Bộ chứng từ này sẽ được gửi cho người nhập

khẩu theo như thỏa thuận trong hợp đồng

Với phương thức thanh toán L/C:Đem bộ chứng từ gửi cho ngân hàng thông

báo để ngân hàng thông báo xem, kiểm tra lại rồi gửi bên ngân hàng phát hành để ngânhàng phát hành L/C thanh toán tiền

Bước 11: Kết toán tiền với bên vận tải (với doanh nghiệp liên doanh liên kết khi sử

dụng xe họ) và với bên sản xuất (công ty Cổ Phần)

Bước này do bên phòng kế toán đảm nhận, sẽ lưu những hóa đơn, biên bản giaonhận liên quan đến vận tải để đến cuối tháng quyết toán cho bên công ty vận tải liêndoanh liên kết (nếu sử dụng xe bên ngoài vận chuyển đến cảng)

Với bên sản xuất thì khi bên nhập khẩu thanh toán sẽ quyết toán với bên sảnxuất theo hợp đồng hoặc để quyết toán theo tháng

2.2.2 Quy trình xuất khẩu với 1 lô hàng cụ thể

2.2.1 Thông tin về lô hàng

- Nhà xuất khẩu: Công ty TNHH Khang Thịnh

- Nhà nhập khẩu: BASHUNDHARA PAPER MILLS LTD