MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI VIỆT NHẬT

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI VIỆT NHẬT 3.1. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới Bất kỳ hoạt động nào cũng cần xác định một cái đích cho mình từ đó xác định những cách để tiến tới cái đích đó. Ban lãnh đạo công ty Việt Nhật cũng xác định mục tiêu cho tất cả thành viên công ty và vạch ra phương hướng hoạt động rõ ràng để tiến tới thực hiện mục tiêu đó 3.1.1. Mục tiêu của công ty Có rất nhiều mục tiêu mà ban lãnh đạo công ty đặt ra cho công ty thực hiện. Nếu xét về các mục tiêu định lượng Công ty đã đưa ra mục tiêu về sự phát triển thương mại của năm 2010 trong cuộc họp cuối năm 2009 như sau : - Giá trị hợp đồng kinh tế đạt được: 250 tỷ VNĐ - Doanh thu đạt được : 210 tỷ VNĐ - Nộp thuế các loại đạt : 1,5 tỷ VNĐ - Lợi nhuận đạt : 3,5 tỷ VNĐ - Nộp ngân sách: 250 triệu đồng - Thu nhập bình quân cho nhân viên đạt: 4triệu đồng/ người / tháng Trên đây là những yếu tố định lượng có thể xác định được một các rõ ràng. Nhưng để đạt được sự phát triển bền vững lâu dài thì không chỉ xác định mục tiêu ngắn hạn trong một khoảng thời gian nhất định mà ban lãnh đạo công ty còn đưa ra các mục tiêu hướng tới sự phát triển lâu dài như: - Mục tiêu không ngừng ra tăng lợi nhuận trong mọi giai đoạn phát triển - Mở rộng thị phần kinh doanh: đối với thị trường trong nước phải khẳng định được thương hiệu của công ty tại 64 tỉnh thành cả nước đặc biệt là với thị trường miền nam. Không dừng lại ở thị trường trong nước mà trong thời gian tới hàng hóa của công ty phải đáp ứng được nhu cầu các nước ngoài mà mục tiêu gần nhất là Lào và Campuchia còn mục tiêu xa hơn là tiến vào thị trường Châu Phi - Đảm bảo độ an toàn khi làm ăn với các đối tác nước ngoài - Luôn luôn đảm bảo không những giữ vững thị trường mà còn mở rộng thị trường cả thị trường người cung cấp(hay người xuất khẩu) và thị trường người có nhu cầu cần máy xây dựng và phụ tùng - Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của các phòng ban và hoàn thiện quy trình nhập khẩu được trơn chu chính xác tiết kiệm chi phí và nhanh chóng không tốn thời gian. - Nâng cao độ tin tưởng của các nhà sản xuất máy móc để công ty không chỉ là đại lý độc quyền của Sumitomo mà còn là đại lý cấp hai của các hãng lớn như Komatsu, Hitachi, Misubisi… Để đạt được mục tiêu này thực sự cần có một bản phương hướng kế hoạch cụ thể để xác định hướng đi chung tốt nhất cho tất cả các thành viên công ty 3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty Mục tiêu tăng trưởng nhanh phải luôn cao hơn mức bình quân của toàn ngành. Phấn đấu đạt lợi nhuận phát triển trung bình 23,5% qua các năm và đưa công ty vào sự phát triển ổn định Tạo dựng được thương hiệu Việt Nhật trong tâm trí khách hàng, và đây là thương hiệu lớn có tiếng tăm uy tín trong ngành máy móc thiết bị xây dựng không chỉ trong nước mà mới cả thế giới Nâng cao thị phần của công ty trên thị trường NK máy XD, tạo vị thế cạnh tranh lớn để Công ty vượt qua các đối thủ cạnh tranh trở thành cái tên ưu tiên trong danh mục các lựa chọn hãng có thể cung cấp hàng của khách hàng. Đặc biệt là khắc phục sự yếu thế trong khả năng cung cấp hàng so với các doanh nghiệp nhà nước Tăng cường họat động NK đáp ứng tốt nhu cầu máy móc thiết bị cho khai thác than, khoáng sản và xây dựng cơ sở hạ tầng để cùng đất nước tiến tới mục tiêu đề ra Mở rộng hợp đồng kinh doanh ra các đối tác ngoài ngành, tham gia các hội trợ triễn lãm trong và ngoài nước để giới thiệu sản phẩm của Công ty, quảng bá sản phẩm để mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hành. Thường xuyên tham gia dự thầu cạnh tranh rộng rãi để dành các hợp đồng có giá trị lớn Phát triển đội ngũ cán bộ trở nên thành thạo chuyên nghiệp trong công việc Hoàn thành tốt nhiệm vụ của một đại lý độc quyền cho Sumitomo tại Việt Nam và cố gắng để trở thành đại lý cấp 2, cấp 3 của các hãng nổi tiếng như Cat, Komatsu, Hitachi… 3.2. Một số giải pháp của công ty Để đạt được những mục tiêu đề ra thì công ty phải cố gắng hoàn thiện quy trình nhập khẩu của mình trơn tru hơn dưới đây là một số biện pháp mà công ty nên sử dụng để hoàn thiện hơn quy trình nhập của mình: 3.2.1. Tăng cường biện pháp nghiên cứu thị trường Hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường không thể tách rời các yếu tố thị trường. Nên để có thể đứng vững và phát triển được thì hoạt động nghiên cứu, phân tích, và dự báo thị trường là không thể thiếu được đối với bất kỳ công ty nào. Công ty nào càng nắm bắt được thông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn là người chiến thắng. Hiện tại Việt Nhật đang gặp phải khó khăn lớn là có nhiều đối thủ cạnh tranh có khả năng về tài chính nên họ có khả năng nghiên cứu thị trường tốt hơn, có khả năng nắm bắt được các thị trường mới nên khả năng cạnh tranh giành được các đơn đặt hàng cao hơn. Với khả năng hiên tại công ty cần phải chú trọng đến việc mở rộng các kênh thu thập thông tin với chi phí thấp, thu nhập thông tin bằng mọi biện pháp tiếp nhận thông tin càng nhiều càng tốt sau đó phải tổ chức tập hợp tổng hợp phân loại và xử lý các nguồn thông tin cho chính xác nhanh chóng. Các hướng nghiên cứu có thể theo các chủ điểm như: - Thông tin về hàng hóa: để chủ động trong giao dịch mua bán cần phải nắm vững tình hình sản xuất các loại máy móc phụ tùng của các công ty khác nhau để xác định được những công nghệ mới để nhập cung cấp cho thị trường, xác định các đợt khuyến mại của các thương hiệu… Thông tin về giá cả và thông số kỹ thuật, chu kỳ sống của sản phẩm(phục vụ cho nhập khẩu máy móc cũ) để so sánh giữa các thương hiệu với nhau và so sánh giá cả nhập và bán của công ty với các đối thủ cạnh tranh. - Thông tin về thị trường gồm: + Nhu cầu thị trường trong nước các sản phẩm được chính sách khuyến khích nhập của nhà nước, thông tin và hoạt động hiện tại và tương lai của các khách hàng của công ty. + Ngoài ra còn thị trường nước ngoài cần phải nghiên cứu văn hóa kinh doanh của họ, các chính sách pháp luật chính trị hiến pháp, và đặc biệt là thái độ chính trị đối với quốc gia mình, các chính sách ngoại thương của nước đó … + Thông tin kinh tế cơ bản như đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ, thu nhập bình quân, khả năng đầu tư khai thác, xây dựng phát triển… + Thông tin về cơ sở hạ tầng như cầu cống đường, cảng, sân bay, thị trường phương tiện vận tải(điều kiện vận tải và tình hình giá cước), hệ thống ngân hàng tín dụng… + Nghiên cứu dung lượng thị trường, tập quán, thị hiếu người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ, sự biến động về giá của các thị trường nước ngoài dự định mở rộng để dễ dàng tiến vào thâm nhập các thị trường này. - Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh như giá cả sản phẩm họ bán, các chính sách dịch vụ khách hàng… để có sự so sánh và hoàn thiện - Nghiên cứu các đối tác để xác định văn hóa kinh doanh, mức độ thiện chí, uy tín… Mọi thành viên của công ty đều có thể là các chuyên gia nghiên cứu và dự báo thị trường. Ngoài việc tự nghiên cứu thị trường qua sách báo tạp chí và internet thì công ty nên lập một địa chỉ Web chung để mọi người có thể gia nhập và chia sẻ với nhau những kinh nghiệm và những vấn để rút ra sau những công việc mà mình thực hiện như: + Kinh nghiệm của các nhân viên phòng XNK sau mỗi vụ làm ăn với đối tác mới, sau mỗi lần nhập hàng của nhà cung cấp mới ở các nước khác nhau rút ra kinh nghiệm và ghi chú ý về những đối tác này trên địa chỉ chung này cho mọi người được biết để làm kinh nghiệm cho các vụ làm ăn sau. + Chuyên gia kỹ thuật ở phòng services sau khi đi bảo hành sữa chữa về cũng có thể ghi lại những gì mình thu nhận được sau mỗi lần mình đi bảo hành về như là nhận xét của người sử dụng về các loại máy liệu rằng lần sau mua họ sẽ mua loại máy gì… đây cũng là cách để nghiên cứu nhu cầu tương lai cho công ty có thể xác định được cơ cấu hay thương hiệu mà mình sẽ nhập đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. + Các nhà kinh doanh được tiếp xúc trực tiếp với người mua họ có thể thăm dò về nhu cầu tương lai của họ. Theo định kỳ có thể là hàng tháng có thể tổ chức các diễn đàn để trao đổi thông tin về thị trường cả trong và ngoài nước. Đây chính là phương pháp nghiên cứu thị trường tại bàn (desk reseach). Ngoài ra công ty nên cân nhắc các hợp đồng giá trị để đầu tư nghiên cứu thị trường theo phương pháp trực tiếp bằng cách cử nhân viên có khả năng sang tận nơi thị trường nước ngoài để có sự đánh giá chính xác hơn đây tuy là phương pháp tốn kém nhưng nó lại đem lại hiệu quả cao hơn nên công ty phải biết cân nhắc theo giá trị các hợp đồng để giảm được rủi ro hay không hiệu quả khi thực hiện một số hợp đồng. Ngoài ra hiện nay sự phát triển của các tổ chức tư vấn chuyên đi tìm kiếm và cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp. Muốn có những thông tin chính xác về đối tác nước ngoài công ty có thể tham khảo ý kiến tư vấn của một cơ quan dịch vụ đầu tư hoặc cơ quan kiểm toán có uy tín. Công ty có thể đăng ký với trung tâm thông tin tín dụng ngân hàng Nhà Nước Việt Nam để tìm hiểu về đối kinh doanh nước ngoài. Các thông tin này do trung tâm thông tin tín dụng phối hợp với công ty D & B ( Singapore) cung cấp. Giá dịch vụ cho khu vực châu Mỹ là 90 USD, châu Âu và châu Á là khoảng 150 USD. Thời gian cung cấp thông tin trong vòng 20 - 25 ngày. Địa chỉ của trung tâm ở số 1 Hồ Tùng Mậu, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, công ty có thể liên hệ qua điện thoại: 8223875 3.2.2. Nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ công ty Nhân sự và bộ máy tổ chức nhân sự luôn là yếu tố quyết định đến sự thành bại ở bất cứ một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh nào.Hoạt động kinh doanh của Việt Nhật thì việc nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ công ty lại càng cần thiết vì hoạt động của công ty thường xuyên phải tiếp xúc và làm ăn với các đối tác nước ngoài. Đặc biệt là hoạt động làm hợp đồng và đàm phán không những đòi hỏi các nhân viên phải có trình độ chuyên môn về đàm phán, nắm bắt và xử lý các loại thông tin một cách nhanh chóng và có khả năng phản xạ nhạy bén với các biến động cùng với trình độ ngoại ngữ cũng như khả năng giao tiếp phải rất tốt. Mặt khác làm việc với nước ngoài cần có một phong cách làm ăn mạch lạc dứt khoát đòi hỏi bộ máy tổ chức phải khoa học. Hiện tại số lượng nhân viên công ty không ít không nhiều 50 người nhưng do đặc điểm kinh doanh nên phải chia làm hai nơi ở bên kho tận Gia Lâm còn văn phòng giao dịch lại ở Láng Hạ cách nhau một khoảng khá lớn nên việc quản lý cho hoạt động trơn chu có hiệu quả là tương đối khó nên Công ty cần phải tổ chức bộ máy hợp lý có thể cử cán bộ tin tưởng có khả năng sang quản lý bên kho và có các phương tiện để thường xuyên kiểm tra được hoạt động bên đó hoặc có những cuộc kiểm tra đột xuất của lãnh đạo đối với kho, để đảm bảo việc sử dụng hợp lý lượng lao động có hiệu quả và sự kết hợp chặt chẽ giữa kho và bên văn phòng trong khi làm việc. Nhân viên ngoại thương của công ty ngoài cần trình độ ngoại ngữ và kiến thức pháp luật cũng phải luôn trau dồi nghiệp vụ ngoại thương của mình bằng cách: - Đi học thêm các lớp nâng cao nghiệp vụ ở các trung tâm uy tín hoặc các tổ chức quốc tế dưới sự tổ chức của công ty hoặc tự đi học - Mời các chuyên gia về công ty thuyết giảng cho cán bộ công nhân viên và đưa ra các tình huống khó khăn cùng thảo luận để đưa ra giải pháp tháo gỡ tốt nhất. Đây là biệp pháp tốn kém nên công ty có thể liên kết với các công ty khác để chia sẻ chi phí - Tổ chức các buổi giao lưu văn nghệ văn hóa vào các ngày lễ tết có nội dung giáo dục nhân viên yêu công việc, yêu nghề, yêu công ty, không bao giờ hài lòng với chính bản thân, luôn phải cố gắng hơn nữa làm tốt hơn nữa công việc, biết cân bằng gia đình và công việc, dạy cách giao tiếp khôn khéo được việc mà công ty đã gặp phải khi làm việc với đối tác hoặc với các tổ chức hành chính nhà nước. Với chiến lược đầu tư cho lâu dài hàng năm doanh nghiệp phải đầu tư bình quân khoảng 100 triệu đồng cho vấn đề đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên. Tức là mỗi nhân viên sẽ có khoảng 2 triệu đồng cho việc học tập của mình mỗi năm Ngoài ra công ty còn phải có phương pháp tuyển dụng nhân viên một cách khoa học hợp lý đúng người đúng việc đúng khả năng chuyên môn để không bỏ sót người tài nhưng lại không tuyển nhầm Hoạt động NK là một quy trình gồm nhiều bước cần sự kết hợp của nhiều bộ phận nhiều người nên công ty phải có các hỗ trợ giúp nhân viên đoàn kết hơn khuyến khích tinh thần làm việc nhóm hơn như các hoạt động tập thể đi thăm quan du lich, tổ chức các cuộc thi theo đội như nấu ăn, cắm hoa , đá bóng, bóng bàn… và một số hoạt động tập thể khác… Công ty phải xây cho mình được một văn hóa cho công ty. Đây sẽ là giá trị chung mà các nhân viên sẽ biết chân trọng và phát triển nó. Cùng với đó là phải có chế độ lương thưởng khuyến khích rõ ràng để kích thích tính sáng tạo của nhân viên và giữ chân người tài 3.2.3. Hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Các đối tác giao dịch đàm phán và ký hợp đồng của công ty là các đối tác nước ngoài đến từ rất nhiều nước khác nhau mà mỗi nơi lại có đặc trưng riêng trong khi đàm phán ký hợp đồng kinh doanh. Đây chính là điều khá là khó đòi hỏi các nhân viên XNK phải có sự chuẩn bị rất tốt về mặt ngôn ngữ, thông tin, năng lực đàm phán, thời gian và cách thức đàm phán. Hiện tại thì các đối tác làm ăn với công ty chủ yếu là đối tác quen nên cũng dễ dàng hơn nhưng mục tiêu tương lai thị trường công ty mở rộng liên tục phải tiếp xúc với các đối tác lạ nên có mốt số biện pháp giúp cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng của Công ty tốt hơn như sau: - Khi bước vào đàm phán phải xác định tư tưởng cố gắng đạt được mục đích của mình trên cơ sở đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên. - Tìm hiểu kỹ lưỡng các phong tục tập quán thói quen, sở thích và tư tưởng của đối tác - Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng nhất - Tìm hiểu những điểm yếu của đối phương thông qua những tài liệu thu thập về họ - Luôn nói không đối với bất kỳ vấn đề nào còn nghi vấn - Luôn có sự quan sát tinh ý để nhận biết những sơ hở và biết được tình hình của đối tác - Thích ứng với nhịp độ đàm phán của đối tác - Đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để đưa ra quyết định kịp thời và hơp lý 3.2.4. Hoàn thiện thủ tục hải quan Làm thủ tục hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với công ty trong các thương vụ làm ăn của mình. Bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bước, vấn đề mang tính chất hành chính có nhiều sự đổi mới mà nhân viên Công ty chưa nắm bắt kịp thời. Nếu gặp bất kỳ sai sót nào về hàng hóa và giấy tờ thì dẫn tới hàng hóa bị lưu kho bãi Công ty sẽ phải trả chi phí lưu kho bãi làm chậm quá trình luân chuyển hàng hóa bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Cần rút ngắn thời gian làm thủ tục, yêu cầu đối tác cung cấp bộ chứng từ hàng hóa một cách nhanh chóng để Công ty hoàn thành tờ khai hải quan một cách chính xác trước khi hàng về, tránh các rắc rối có thể xảy ra. Để làm thủ tục hải quan một cách thuận lợi và trọn vẹn Công ty cần lưu ý: - Nâng cao nghiệp vụ hải quan cho cán bộ kinh doanh XNK chuyên môn hóa người làm công tác kê khai hải quan. Trong khi khai hải quan phải hết sức cẩn thận trong việc áp mã hàng hóa vì nếu sai sẽ không được chấp nhận thậm chí còn bị phạt. Đây có thể là khâu phức tạp nhất của làm thủ tục hải quan vì công ty phải tự mình dựa vào mô tả hàng hóa mà áp mã hàng cho hàng nhập khẩu. Công việc này tốn rất nhiều thời gian để thực hiện tốt và nhanh chóng công việc này công ty nên lập một phần mềm chuyên dụng dùng để tra mã hàng và thuế suất của hàng hóa như phần mềm từ điển. Nó sẽ giúp nhân viên làm thủ tục hải quan nhanh hơn chứ không phải dò tìm mã hàng trong quyển biểu mẫu thuế suất rất dày nữa. - Lập bộ chứng từ hải quan theo quy định ăn khớp với hợp đồng NK hoặc L/C - Khi xuất trình hàng cần phải sắp xếp hàng có trật tự thuận tiện tạo điều kiện cho kiểm tra được nhanh chóng chính xác. Chứng từ và hàng hóa sẽ được đối chiếu với nhau nếu có sai lệch Công ty phải chịu những tổn thất và chi phí đóng mở kiện hàng mà hàng hóa lại không được thông quan. Vì vậy Công ty phải khai báo trung thực chính xác về hàng hóa và có đủ các chứng từ cần thiết tránh tình trạng khi nộp giấy tờ thiếu phải cử người về lấy. Điều đó làm mất thời gian và chi phí khi làm thủ tục hải quan. Hơn nữa hàng hóa của Công ty là máy móc thiết bị kiểm tra hàng hóa thường mất nhiều thời gian. Công ty có thể đăng ký dịch vụ làm thủ tục hải quan để được kiểm tra nhanh chóng hơn. - Chấp hành đúng các quy định của hải quan, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn để tạo lòng tin cho cơ quan hải quan và hoàn tất hợp đồng. Khi tính thuế phải tính toán chi tiết áp dụng linh hoạt biểu thuế tránh tình trạng Công ty và hải quan có sự chênh lệch. - Công ty nên tạo tâm lý tốt đối với cán bộ hải quan trong khâu làm thủ tục này nếu có sự bất đồng với cơ quan hải quan nên có thái độ nhã nhặn lịch sự giải thích cho họ hiểu tránh tình trạng gây mâu thuẫn đồng thời sẽ gây ấn tượng không tốt trong hoạt động NK sau này. Cần thiết lập mối quan hệ thân thiết với các nhân viên hải quan để có lợi cho công việc sau này. 3.2.5. Hoàn thiện việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa Hàng hóa của Công ty nhập về là máy móc thiết bị phục vụ cho ngành xây dựng. Đây là những thiết bị hiện đại và phức tạp để kiểm tra. Vì vậy trong thời gian qua khâu giao nhận và kiểm tra hàng thường gặp khó khăn do Công ty không có những nhân viên kĩ thuật am hiểu về máy móc kiểm tra thường chỉ qua bề ngoài bằng phương pháp cảm quan đối chiếu với sổ sách hoặc hình ảnh. Đề khắc phục tình trạng này Công ty có thể cử người đi đào tạo trình độ nghiệp vụ ở chính các nước mà Công ty thường xuyên NK. Người này sẽ được trang bị kiến thức liên quan đến máy móc thiết bị NK để từ đó có đủ trình độ để nhận biết kiểm tra hàng cho Công ty. Sau đó Công ty nên thuê thêm một giám định trong nước cùng với những người được cử đi đào tạo kết hợp thành một hội đồng để kiểm tra hàng hóa của Công ty như vậy sẽ khách quan và chất lượng máy móc thiết bị sẽ đảm bảo hơn. Công ty cần theo dõi sát sao lịch trình hàng đến cảng để lên kế hoạch tiếp nhận và vận chuyển máy móc thiết bị dao cho khách hàng tránh tình trạng hàng về đến cảng mà không có người ra tiếp nhận gây lãng phí chi phí lưu kho bảo quản hàng hóa. Ngay khi nhận thông báo hàng đến Công ty cần tiến hành công tác chuẩn bị nhận hàng: - Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục hải quan tránh tình trạng thiếu giấy tờ làm chậm tiến trình NK - Ký kết hợp đồng với cơ quan vận tải( ga, cảng) để nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về, cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng nếu tàu biển không giao những tài liệu cơ quan vận tải. Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng NK về dự kiến ngày hàng về ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng. Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn thất về giao nhận bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng NK - Tiến hành tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa Công ty phải cử nhân viên kết hợp với các cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa về mặt số lượng, chất lượng - Khi nhận chứng từ từ nước ngoài cần đối chiếu với chứng từ mua hàng và hợp đồng xem có phù hợp không. Nếu máy móc thiết bị sau khi giám định đủ tiêu chuẩn thì chấp nhận. Nếu thấy thiếu hụt hoặc hư hỏng cần xác định nguyên nhân và đối tượng bồi thường để làm đơn khiếu nại. Nhưng thường thì biện pháp thỏa thuận hòa giải nên được sử dụng vì vừa tiết kiệm thời gian chi phí và còn tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài. 3.2.5. Hoàn thiện hoạt động thanh toán Hiện tại công ty đang sử dụng hai phương pháp thanh toán chính là TT và L/C nhưng chủ yếu là sử dụng phương pháp thư tín dụng chiếm khoảng 90% đây cũng là một hạn chế trong hoạt động thanh toán. Công ty cần có gắng đàm phán để có thể chọn các điều kiện thanh toán có lợi hơn cho Công ty như phương pháp điện chuyển tiền hoặc nhờ thu. Để làm được điều này đòi hỏi Công ty phải có mối quan hệ tốt với khách hàng, tạo được uy tín trên trường quốc tế, tạo được sự tin tưởng tuyệt đối với các nhà xuất khẩu. Một hình thức để tạo uy tín cho cả thị trường trong nước và trên trường quốc tế mà công ty có thể sử dụng đó là ứng dụng eBusiness ( kinh doanh trực tuyến) và thương mại điện tử. Với việc sử dụng thương mại điện tử và thêm một số chức năng cơ bản của kinh doanh trực tuyến vào website của công ty, công ty có thể thu lợi từ xu hướng này. Đối với các phương án thanh toán hiện tại cũng cần phải được hoàn thiện hơn: - Đối với phương thức TT thì rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục thanh toán từ 3 ngày làm việc xuống 2 ngày làm việc, ngay sau khi nhận được chứng từ phòng XNK có thể thông báo ngay lập tức cho phòng kế toán, phòng kế toán có thể đối chiếu sổ sách và lệnh chuyển tiền được gửi đến ngân hàng trong cùng ngày làm việc. - Đối với phương thức L/C: Cố gắng rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán xuống còn 10 ngày. Giảm thời gian ký hợp đồng tín dụng với ngân hàng bằng cách sử dụng cùng loại hợp đồng tín dụng như hợp đồng NK tương tự trước đó. Rút ngắn thời gian kiểm tra bộ chứng từ bằng cách nâng cao trình độ kinh nghiệm của nhân viên nhờ sự tư vấn của ngân hàng về việc kiểm tra chứng từ. - Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thanh toán bằng cách tạo điều kiện cho các nhân viên học tập thêm về các khóa học nghiệp vụ thanh toán ở các trung tâm hoặc có thể mời các giảng viên cuả các trường đại học về giảng hoặc cũng có thể nhờ sự tư vấn của ngân hàng. - Nâng cao chất lượng nghiệp vụ mở L/C: + Điền đầy đủ chính xác các thông tin: số tài khoản, số hợp đồng tín dụng, số hóa đơn thương mại. + Lập chính xác các nội dung của L/C để tránh vị từ chối L/C hoặc bị yêu cầu tu chỉnh L/C. + Xuất trình cho ngân hàng đủ các loại chứng từ liên quan như hợp đồng thương mại, hợp đồng tín dụng. [...]... dựng Việt Nhật đã được lưu lại trong tâm trí người tiêu dùng đó là sự thành công khá vượt bậc của Công ty Mặc dù vậy công ty vẫn đang cố gắng hoàn thiện hoạt động kinh doanh của mình Trong đó có hoạt động hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty đã đạt được những kết quả nhất định nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục Trên đây là một số biện pháp Công ty nên quan tâm nhằm hoàn thiện. .. động thanh toán - Những giải pháp về vốn trong kinh doanh - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty Việt Nhật Với sự nỗ lực sáng tạo và đoàn kết của toàn bộ nhân viên Công ty thì một quy trình NK chuyên nghiệp hiệu quả là điều mà Việt Nhật hoàn toàn có thể thực hiện được Việt Nhật sẽ trở thành một công ty có tiếng tăm trong lĩnh vực cung cấp phụ tùng và máy xây dựng không chỉ... thiện hơn quy trình NK của mình gồm: - Tăng cường biện pháp nghiên cứu thị trường - Nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức và trình độ nghiệp vụ của cán bộ công ty - Hoàn thiện hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng - Hoàn thiện thủ tục hải quan - Hoàn thiện việc tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa - Biện pháp hoàn thiện hoạt động thanh toán - Những giải pháp về vốn trong kinh doanh - Một số kiến nghị... với một doanh nghiệp khác để mở rộng quy mô và uy thế cho họ làm đại lý cấp 2 của công ty tại Viêt Nam - Bên cạnh đó việc sử dụng nguồn vốn phải khoa học có sự tính toán hợp lý và hiệu quả trên cơ sở tiết kiệm một cách hợp lý Tính toán lượng nhập khẩu tối ưu mức chi phí hợp lý, không để nhập khẩu thừa gây ứ đọng vốn tăng chi phí bảo quản 3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại. .. thì vẫn còn một số hạn chế nên doanh nghiệp cũng có một số kiến nghị mong muốn nhà nước hoàn thiện để giúp cho sự phát triển của các doanh nghiệp và phát triển của đất nước Tùy từng công ty kinh doanh trên lĩnh vực gì mà họ gặp những cản trở do sự hạn chế của nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của họ Đối với Việt Nhật thì kiến nghị với nhà nước một số vấn đề như sau: - Hệ thống văn bản pháp luật:... kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty Việt Nhật 3.3.1 Kiến nghị đối với chi cục hải quan Làm việc với hải quan chiếm một thời gian khá lớn trong quy trình NK của Công ty Nên để Công ty có một quy trình NK trơn tru nhanh chóng cần có sự đóng góp của chi cục hải quan Hiện tại làm việc với hải quan là khâu phức tạp nhất trong quy trình NK, nó thường làm chậm thời gian đưa hàng hóa vào... khả năng thanh toán của họ rồi mới quy t định có chấp nhận hay không, giải quy t nợ đọng nợ khó đòi nhanh chóng - Với nhà xuất khẩu thương lượng với họ để được thanh toán trả chậm Trở thành đại lý độc quy n một cách hiệu quả cho một hãng máy xây dựng để được nhập khẩu máy móc không phải trả tiền ngay cũng như được tư vấn về kinh nghiệm kinh doanh sử dụng vốn hoặc có quy n trả lại máy nếu không bán được... sự quản lý hàng hóa của Công ty một cách khoa học tránh sự trả hàng nhầm lẫn Các thủ tục kiểm tra phải thật chính xác để kiểm tra cho đúng hàng hóa tránh sự gian lận nhập lậu của một số công ty làm giảm sự cạnh tranh của các Công ty làm ăn nghiêm chỉnh Sự cải tiến của các chi cục hải quan cũng giúp cho Việt Nhật nói chung mà tất cả các công ty nhập khẩu khác sẽ có quy trình NK tiết kiệm thời gian và... nhận vào giấy đại diện phía nhà nhập khẩu đối với một số mặt hàng mới nhập + Giấy chứng nhận về số lượng cũng phải có sự giám sát của đại diện phía công ty hoặc đại diện thương mại Việt Nam Hiện tại các đối tác làm ăn của công ty chủ yếu là bạn hàng hữu hảo nên các rủi ro về thanh toán không nhiều nhưng tương lai đối tác làm ăn của công ty sẽ được mở rộng thì các giải pháp trên là điều mà công ty cần... Rủi ro do người xuất khẩu không cung cấp hàng hóa thì công ty cần có các biện pháp để hạn chế rủi ro này như sau: + Tìm hiểu bạn hàng kỹ lưỡng + Tham khảo ý kiến ngân hàng về quá trình kinh doanh của người xuất khẩu + Quy định trong hợp đồng các điều khoản Penalty, trong đó quy định phạt bên nào không thực hiện nghĩa vụ của mình một cách đầy đủ + Yêu cầu cả hai bên cùng ký quỹ tại một ngân hàng để đảm . Biện pháp hoàn thiện hoạt động thanh toán - Những giải pháp về vốn trong kinh doanh - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại công ty Việt. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI VIỆT NHẬT 3.1. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của