Khóa luận: Công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội thực trạng và giải pháp

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu của đề tài 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4 6. Đóng góp của đề tài 5 7. Phương pháp nghiên cứu 5 8. Kết cấu của khóa luận 5 PHẦN NỘI DUNG 7 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO TẠI HÀ NỘI 7 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội 7 1.2. Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội 10 1.3. Vai trò của hồ sơ đối với hoạt động quản lý của Tòa án Nhân dân cấp cao Hà Nội 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ Ở TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO TẠI HÀ NỘI 16 2.1. Hoạt động quản lý 16 2.1.1. Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 16 2.1.2. Công tác tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá 16 2.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư – lưu trữ 19 2.1.4. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ 21 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 22 2.2.1. Thực trạng tổ chức lập hồ sơ 22 2.2.1.1. Xây dựng danh mục hồ sơ 22 2.2.1.2. Lập hồ sơ 24 2.2.1.3. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26 2.2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ sau khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27 2.2.2.1. Thu thập hồ sơ 27 2.2.2.2. Phân loại và hệ thống hóa tài liệu lưu trữ 30 2.2.2.3. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu 31 2.2.2.4. Bảo quản hồ sơ, tài liệu 34 2.2.2.5. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 35 2.2.2.6. Tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 36 2.2.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ tại Tòa án Nhân dân cấp cao Hà Nội 40 2.3. Những hạn chế và nguyên nhân của công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân tại Hà Nội 43 2.3.1. Ưu điểm 43 2.3.2. Hạn chế 44 2.3.3. Nguyên nhân 45 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ Ở TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO HÀ NỘI 48 3.1. Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo, các cán bộ, công chức, viên chức về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ vào lưu trữ của Tòa 48 3.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ, công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội 49 3.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động của công tác Lưu trữ 49 3.4. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm 50 3.5. Tăng cường cơ sở vật chất cho văn thư, lưu trữ 51 3.6. Áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 trong công tác văn thư, lưu trữ của Tòa 52 3.6.1. Sự cần thiết áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ 52 3.6.2. Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ 54 3.6.3. Trình tự tiến hành 54 3.6.4. Thuận lợi khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ 55 KẾT LUẬN 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêngtôi Các số liệu sử dụng phân tích trong bài khóa luận có nguồn gốc rõ ràng Các kếtquả nghiên cứu trong bài khóa luận là do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trungthực, khách quan và phù hợp với thực tiễn tôi được khảo sát Các kết quả này chưatừng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác

Hà Nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thu Hương

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗtrợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốtthời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, tôi đã nhận được rấtnhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết ơnsâu sắc nhất, tôi xin gửi lời chân thành cảm ơn đến cô ThS Ngô Thị Kiều Oanh -giảng viên khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là người đã tậntình giúp đỡ tôi trong suốt thời gian tìm hiểu nghiên cứu đề tài Đồng thời, tôi xingửi lời cảm ơn tới Chánh án Tòa án nhân dân cấp cao Hà Nội cùng các cán bộ củaTòa đã hết sức tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt khóa luận này

Khóa luận là kết quả ghi nhận sự cố gắng tìm tòi và nỗ lực học hỏi của sinhviên Tuy nhiên do bản thân tôi là một sinh viên đang ở giai đoạn tích lũy kiến thức,thiếu kinh nghiệm thực tế và còn nhiều hạn chế trong nghiên cứu cho nên khóa luận

sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, cần bổ sung Chính vì thế, tôi rất mong nhậnđược nhiều ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn để khóa luận của tôi đượchoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu của đề tài 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

6 Đóng góp của đề tài 5

7 Phương pháp nghiên cứu 5

8 Kết cấu của khóa luận 5

PHẦN NỘI DUNG 7

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO TẠI HÀ NỘI 7

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội 7

1.2 Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội 10

1.3 Vai trò của hồ sơ đối với hoạt động quản lý của Tòa án Nhân dân cấp cao Hà Nội 13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ Ở TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO TẠI HÀ NỘI 16

2.1 Hoạt động quản lý 16

2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 16

2.1.2 Công tác tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá 16

2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê,

sơ kết, tổng kết về công tác văn thư – lưu trữ 19

2.1.4 Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ 21

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 22

2.2.1 Thực trạng tổ chức lập hồ sơ 22

2.2.1.1 Xây dựng danh mục hồ sơ 22

2.2.1.2 Lập hồ sơ 24

2.2.1.3 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26

2.2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ sau khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27

2.2.2.1 Thu thập hồ sơ 27

2.2.2.2 Phân loại và hệ thống hóa tài liệu lưu trữ 30

2.2.2.3 Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu 31

2.2.2.4 Bảo quản hồ sơ, tài liệu 34

2.2.2.5 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 35

2.2.2.6 Tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 36

2.2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ tại Tòa án Nhân dân cấp cao Hà Nội 40

2.3 Những hạn chế và nguyên nhân của công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân tại Hà Nội 43

2.3.1 Ưu điểm 43

2.3.2 Hạn chế 44

2.3.3 Nguyên nhân 45

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ Ở TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO HÀ NỘI 48

3.1 Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo, các cán bộ, công chức, viên chức về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ vào lưu trữ của Tòa 48

3.2 Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ, công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội 49

3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động của công tác Lưu trữ 493.4 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm 503.5 Tăng cường cơ sở vật chất cho văn thư, lưu trữ 513.6 Áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 trong công tác văn thư, lưu trữ của Tòa 523.6.1 Sự cần thiết áp dụng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ 523.6.2 Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ 543.6.3 Trình tự tiến hành 543.6.4 Thuận lợi khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư,lưu trữ 55

KẾT LUẬN 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của mình các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp phải thực hiện tốt công tác văn thư Công tác này bao gồm toàn bộcông việc liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệuhình thành trong hoạt động của của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Và côngtác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý là một nhiệm vụ khôngthể thiếu đối với cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tàiliệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tàiliệu quá khứ nhằm phục vụ cho việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu về sau Chính

vì vậy, quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản

lý của cơ quan, tổ chức nói chung và Tòa án Nhân dân cấp cao nói riêng

Hàng năm ngành Tòa án nhân dân xét xử khoảng 250.000 vụ án các loại.Trong quá trình hoạt động của ngành Tòa án nhân dân hình thành một khối lượngrất lớn hồ sơ các vụ án (chiếm khoảng 90% hồ sơ các vụ án, 10% hồ sơ, tài liệuquản lý Nhà nước) Các hồ sơ vụ án được hình thành theo quy định của luật tố tụng;việc thu thập, bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả các hồ sơ vụ án mang một

ý nghĩa hết sức to lớn trong việc giải quyết các khiếu kiện của nhân dân cũng nhưgiải quyết yêu cầu của các cơ quan tiến hành tố tụng Để việc khai thác và sử dụng

hồ sơ án của ngành Tòa án nhân dân đạt hiệu quả cao đáp ứng được yêu cầu củacông tác hiện nay, thì việc nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ các vụ án làmột công việc hết sức cần thiết

Hiện nay mặc dù được Lãnh đạo Tòa án nhân dân cấp cao và Lãnh đạo Tòa

án nhân dân các cấp quan tâm tới công tác quản lý hồ sơ các vụ án Nhưng do kinhphí có hạn, trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng đượcyêu cầu công tác hiện nay…; việc khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ

sơ án để đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại để đưa công tácquản lý hồ sơ án trong toàn ngành đi vào nề nếp; công tác bảo quản, khai thác và sửdụng có hiệu quả hồ sơ các vụ án là một vấn đề hết sức cấp thiết cần phải được tiếnhành đồng bộ và triển khai trong toàn ngành

Nhận thức được tầm quan trọng của hồ sơ đối với hoạt động quản lý của Tòa

án, tôi đã chọn vấn đề “Công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao tại

Hà Nội - thực trạng và giải pháp” làm đề tài nghiên cứu của mình để từ đó đưa ra

được các biện pháp giúp cho việc thực hiện công tác quản lý hồ sơ ở Tòa án nhândân cấp cao tại Hà Nội được tốt hơn

2 Lịch sử nghiên cứu

Công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là hướng nghiên cứu phổ biến trong cáccông trình nghiên cứu của các giảng viên, sinh viên của Trường Đại học Nội vụ HàNội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Các kết quả nghiên cứu đãđược thể hiện trong sách, giáo trình

Ví dụ: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do nhóm tác giảĐào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thành biênsoạn, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp được ấn hành năm 1990 Nội dunggiáo trình đã trình bày có hệ thống những vấn đề cơ bản về lý luận và thực tiễn côngtác lưu trữ bao gồm các vấn đề về phương pháp luận, lý luận và phương pháp tổchức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, cùng nhiều vấn đề khác Giáotrình này đã cung cấp cho tôi những vấn đề lý luận cơ bản của công tác lưu trữ.Nhưng trong giáo trình chưa đề cập đến việc quản lý hồ sơ chuyên môn một cách cóhiệu quả

Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS VươngĐình Quyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất bản năm 2005, đã dành toàn bộChương XIII để trình bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Cuốn Nghiệp vụ công tácVăn thư, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, xuất bản nưm 2009 và Tập bài giảngCông tác văn thư – lưu trữ của Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hànhtháng 2 năm 2008, trong đó có một chuyên đề trình bày nội dung về lập hồ sơ vànộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

Có thể nói, công tác quản lý hồ sơ là lĩnh vực mà các nhà lý luận vẫn miệtmài đi sâu nghiên cứu Cho đến giờ thì đề tài đó đã được cụ thể hóa hơn và được đặttrong một phạm vi cụ thể để nghiên cứu Đó chính là các đề tài nghiên cứu, các bàikhóa luận, niên luận về công tác quản lý hồ sơ tại một cơ quan cụ thể của các học

viên cao học và sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đạihọc Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hay các bài viếtcủa các tác giả khác đăng trong tạp chí Văn thư – Lưu trữ có thể kể đến như:

- Phan Thị Hằng, năm 2005, Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Sở Tài chính Bắc Giang - Thực trạng và giải pháp, Khóa luận

- Vũ Thị Diệu Linh, năm 2005, Công tác lập hồ sơ kiểm sát xét xử hình sự

và xét xử dân sự tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Khóa luận

- Nguyễn Xuân Trung, năm 2005, Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu

hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp, Luận văn

- Nguyễn Thị Huyền, năm 2006, Công tác lập hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu của Vụ tài chính kế toán thuộc phông lưu trữ Bộ Công nghiệp, Khóa luận

- Nguyễn Trung Đoàn, Vấn đề lập hồ sơ hiện hành của Trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn, Báo cáo khoa học

- Đinh Thị Đào, năm 2001, Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản

lý hồ sơ tài liệu của Tòa án nhân dân tối cao, Nghiên cứu khoa học

Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các bài viết in trên tạp chíchuyên ngành như: Tạp chí Văn thư lưu trữ có rất nhiều bài báo của các tác giả như:Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ của tác giả Nguyễn Xuân Nung, tập san Lưutrữ số 01/1970; Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan củaNguyễn Thị Thúy, tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1/1999; Vài ý kiến về công tácquản lý tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan quản lý hành chính của Kiều Thị NgọcMai,

Nhìn chung, các giáo trình, bài giảng đã hệ thống những vấn đề lý luận cơbản về công tác văn thư – lưu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ nói riêng nhưkhái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng nhưmục đích, ý nghĩa và yêu cầu của phương pháp lập hồ sơ, công tác quản lý hồ sơ,giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Các bài viết trên báo tạp chí đã đề cập đến vấn

đề mục đích, ý nghĩa, các yêu cầu cũng như nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ,thực tiễn về lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu sơ bộ và nộp lưu tài liệu ở một số cơ quan

Mặc dù, tất cả các công trình nghiên cứu trên đều đã tổng hợp, khái quát về

thực trạng công tác quản lý hồ sơ nói chung, một số đề tài còn đi sâu, tìm hiểu vàđưa ra các giải pháp tối ưu cho công tác quản lý hồ sơ ở các cơ quan cụ thể Đề tài

mà tôi nghiên cứu có sự kế thừa của các công trình nghiên cứu đi trước nhưng đây

là vấn đề mà chưa có một công trình nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra cácgiải pháp cho công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội

3 Mục tiêu của đề tài

Đề tài nghiên cứu của tôi gồm hai mục tiêu cơ bản sau:

- Khảo sát, giới thiệu những hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của

Tòa án Nhân dân cấp cao Hà Nội

- Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ phản ánh hoạt động của Tòa án

nhân dân cấp cao tại Hà Nội

- Đề xuất một số biện pháp nhằm thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ của

Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được những mục tiêu đề ra, khóa luận sẽ tập trung giải quyếtnhững nhiệm vụ sau:

- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân cấp

cao tại Hà Nội

- Giới thiệu về thành phần tài liệu, nội dung và ý nghĩa của công tác quản lý

hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội

- Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao

tại Hà Nội Qua đó, đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tácquản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

 Đối tượng nghiên cứu:

- Thành phần, nội dung các loại hồ sơ chủ yếu hình thành trong quá trình

hoạt động của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội

- Các biện pháp quản lý hồ sơ ở Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội

 Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên đề tài của tôi

chỉ dừng ở việc khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ của Tòa án nhân dân cấpcao tại Hà Nội.

6 Đóng góp của đề tài

Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý

hồ sơ ở Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội nói riêng, Tòa án nhân dân các cấp nóichung Bởi, từ những cơ sở lý luận và thực tiễn, đề tài đã đưa ra một số các giảipháp và chúng không chỉ giúp việc vận hành hoạt động quản lý văn bản , hồ sơ tàiliệu được thống nhất chặt chẽ; giúp giải quyết công việc được nhanh chóng thuậntiện mà còn khẳng định được tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ ở các cơquan, đơn vị

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện được đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứukhoa học:

- Phương pháp khảo sát thực tế: được tiến hành bằng cách quan sát trực tiếptình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ ở các bộ phận của Tòa có đúng vớiquy định không Đồng thời, tôi sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp để tìm ranhững ưu điểm để kế thừa, phát triển và chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân củanhững hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ

- Phương pháp hệ thống: nhằm tổng hợp đánh giá tình hình thành phần, nội

dung tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Tòa từ đó đưa ra các giải pháp

và cách thức quản lý hồ sơ một cách khoa học

- Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp đối với một số lãnh đạo Tòa,

cán bộ chuyên môn và cán bộ văn thư, lưu trữ về việc thực hiện công tác lập vàquản lý hồ sơ Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt quan điểm của các cán bộ ,công chức, viên chức về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ tại Tòa

- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác- Lênin: Sử dụng phương

pháp này để nhìn nhận, đánh giá các vấn đề, sự kiện liên quan đến đề tài nghiên cứutheo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

8 Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung của khóa luận được chia

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ

sơ ở Tòa án nhân dân cấp cao Hà Nội

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO VÀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ CỦA TÒA ÁN NHÂN DÂN CẤP CAO TẠI HÀ NỘI

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội

Nghị quyết số 08-NQ/TW năm 2002 của Bộ Chính trị về một số nhiệm vụ trọngtâm công tác tư pháp trong thời gian tới Ngày 02-4-2002, tại kỳ họp thứ 11, Quốc hộikhoá X đã thông qua Luật Tổ chức Tòa án nhân dân thay thế Luật tổ chức Tòa án nhândân năm 1992 Ngày 02/06/2005 Bộ Chính trị ban hành Nghị quyết số 49-NQ/TW “Vềchiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020”, đã nêu rõ: Tòa án là trung tâm, xét xử làtrọng tâm, tranh tụng là khâu đột phá trong công cuộc cải cách tư pháp Cụ thể hóa cácNghị quyết nêu trên của Đảng, Hiến pháp năm 2013, lần đầu tiên trong lịch sử lập

Hiến, đã quy định rõ tại Điều 102: “Tòa án nhân dân là cơ quan xét xử của nước Cộng hào xã hội chủ nghĩa Việt Nam, thực hiện quyền tư pháp”.

Ngày 24-11-2014, tại kỳ họp thứ 8, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủnghĩa Việt Nam khoá XIII đã thông qua Luật Tổ chức Tòa án nhân dân Luật Tổchức Tòa án nhân dân là cơ sở pháp lý quan trọng cho sự phát triển và nâng caochất lượng hoạt động của của Tòa án nhân dân, bảo đảm Tòa án thực sự là chỗ dựacủa nhân dân trong việc bảo vệ công lý, quyền con người, bảo vệ chế độ xã hội chủnghĩa, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân

Theo đó, hệ thống tổ chức của Tòa án nhân dân (TAND) được tổ chức thành

4 cấp: Tòa án nhân dân tối cao; Tòa án nhân dân cấp cao (TANDCC); Tòa án tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương; Tòa án huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.Cùng với đó là nhiều thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, nguyên tắc hoạt động, chế

độ bổ nhiệm và thi tuyển Thẩm phán cùng các quy định khác liên quan đến tổ chức

và hoạt động của TAND trong giai đoạn mới

Luật Tổ chức TAND năm 2014 có hiệu lực từ ngày 1-6-2015 quy định tổchức TAND ở nước ta bao gồm: TAND tối cao, TAND cấp cao, TAND tỉnh, thànhphố trực thuộc trung ương, TAND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh vàtương đương, Tòa án quân sự

Theo Nghị quyết số: 957/NQ-UBTVQH13 ngày 28 tháng 5 năm 2015 của

Ủy ban Thường vụ Quốc hội, TAND cấp cao được thành lập tại Hà Nội, Đà Nẵng

và TP Hồ Chí Minh

Phạm vi thẩm quyền theo lãnh thổ của TANDCC tại Hà Nội là xét xử và giảiquyết các vụ án của các tỉnh, thành phố phía Bắc từ Cao Bằng đến Hà Tĩnh;TANDCC tại Đà Nẵng là các tỉnh miền Trung từ Quảng Bình trở vào; TANDCC tại

TP Hồ Chí Minh là các tỉnh phía Nam

*Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của TANDCC tại Hà Nội:

Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của TANDCC được quy định tại Luật

Tổ chức TAND năm 2014 như sau:

Điều 29 Nhiệm vụ, quyền hạn của Toà án nhân dân cấp cao

1 Phúc thẩm vụ việc mà bản án, quyết định sơ thẩm của Tòa án nhân dân tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương thuộc phạm vi thẩm quyền theo lãnh thổ chưa có hiệulực pháp luật bị kháng cáo, kháng nghị theo quy định của luật tố tụng

2 Giám đốc thẩm, tái thẩm bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật củaTòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân huyện,quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương thuộc phạm vi thẩm quyền theolãnh thổ bị kháng nghị theo quy định của luật tố tụng

Điều 30 Cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân cấp cao

1 Cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân cấp cao gồm:

a) Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao;

b) Tòa hình sự, Tòa dân sự, Tòa hành chính, Tòa kinh tế, Tòa lao động, Tòagia đình và người chưa thành niên

Trường hợp cần thiết, Ủy ban thường vụ Quốc hội quyết định thành lập Tòachuyên trách khác theo đề nghị của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;

c) Bộ máy giúp việc

2 Tòa án nhân dân cấp cao có Chánh án, các Phó Chánh án, Chánh tòa, cácPhó Chánh tòa, Thẩm phán, Thẩm tra viên, Thư ký Tòa án, công chức khác vàngười lao động

Điều 31 Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao

1 Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao gồm Chánh án, các Phó Chánh án

là Thẩm phán cao cấp và một số Thẩm phán cao cấp do Chánh án Tòa án nhân dân tốicao quyết định theo đề nghị của Chánh án Tòa án nhân dân cấp cao

Số lượng thành viên Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao khôngdưới mười một người và không quá mười ba người

2 Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao có nhiệm vụ, quyền hạn sauđây:

a) Giám đốc thẩm, tái thẩm bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật củaTòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân huyện,quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương thuộc phạm vi thẩm quyền theolãnh thổ bị kháng nghị theo quy định của luật tố tụng;

b) Thảo luận, góp ý kiến đối với báo cáo của Chánh án Tòa án nhân dân cấp cao

về công tác của Tòa án nhân dân cấp cao để báo cáo Tòa án nhân dân tối cao

3 Phiên họp của Ủy ban Thẩm phán Toà án nhân dân cấp cao phải có ít nhấthai phần ba tổng số thành viên tham gia; quyết định của Ủy ban Thẩm phán phảiđược quá nửa tổng số thành viên biểu quyết tán thành

Điều 32 Việc tổ chức xét xử của Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao

1 Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao xét xử giám đốc thẩm, táithẩm bằng Hội đồng xét xử gồm 03 Thẩm phán hoặc toàn thể Ủy ban Thẩm phánTòa án nhân dân cấp cao

2 Việc xét xử giám đốc thẩm, tái thẩm bằng Hội đồng xét xử gồm 03 Thẩmphán hoặc toàn thể Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp cao được thực hiệntheo quy định của luật tố tụng

Điều 33 Nhiệm vụ, quyền hạn của Tòa chuyên trách Tòa án nhân dân cấp caoTòa chuyên trách Tòa án nhân dân cấp cao phúc thẩm vụ việc mà bản án,quyết định của Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thuộc phạm

vi thẩm quyền theo lãnh thổ chưa có hiệu lực pháp luật bị kháng cáo, kháng nghịtheo quy định của luật tố tụng

Điều 34 Bộ máy giúp việc của Tòa án nhân dân cấp cao

1 Bộ máy giúp việc của Tòa án nhân dân cấp cao gồm có Văn phòng và các

đơn vị khác.

2 Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quyết định thành lập và quy định nhiệm

vụ, quyền hạn của Văn phòng, các đơn vị khác thuộc bộ máy giúp việc của Tòa ánnhân dân cấp cao

1.2 Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội

Hiện nay, ở mọi cơ quan, tổ chức đều tiến hành hoạt động quản lý thông quavăn bản hay nói cách khác là văn bản tài liệu được sản sinh từ trong quá trình hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức Trong cơ quan, đơn vị thường phân ra nhiều lĩnhvực, hoạt động, từ những lĩnh vực đó mà hình thành nên nhiều loại tài liệu về cácvấn đề khác nhau, nhưng có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổchức, những tài liệu đó được gọi là thành phần tài liệu của cơ quan

Với tính chất đặc trưng của ngành tòa án, TANDCC tại Hà Nội có nhiệm vụ

tổ chức thực hiện công tác quản lý các bản án, hồ sơ án, quyết định thuộc phạm vinhiệm vụ của ngành tòa án trên địa bàn theo quy định của pháp luật

Do đó tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của TANDCC tại Hà Nộigồm tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn

*Tài liệu hành chính:

- Bao gồm các thể loại như: Quyết định, công văn, tờ trình, thông báo, kế

hoạch, chương trình, báo cáo tổng kết công tác hàng năm, giấy chứng nhận, giấy ủynhiệm, giấy mời,

- Để thực hiệc chức năng quản lý Tòa đã ban hành rất nhiều các văn bản vềnâng lương, kỷ luật, điều động, cán bộ, công chức trong Tòa

- Tài liệu Tổ chức cán bộ, lao động tiền lương gồm: văn bản chỉ đạo, hướngdẫn của Tòa án nhân dân tối cao, TANDCC tại Hà Nội ban hành

- Các văn bản về chỉ tiêu biên chế và báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêubiên chế hàng năm của TANDCC

- Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngạch, chuyển ngạch hàng năm

- Hồ sơ về cán bộ như: Hồ sơ về việc tuyển dụng cán bộ, hồ sơ điều động cán

bộ, hồ sơ bổ nhiệm cán bộ…

- Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; tài liệutập huấn, hồ sơ tài liệu các lớp bồi dưỡng.

- Hồ sơ về việc tổ chức các hội nghị, hội thảo, ngày lễ…

- Tài liệu về thanh tra, kiểm tra gồm: các văn bản chỉ đạo về công tác thanhtra, kiểm tra

- Tài liệu về đoàn thể: tài liệu về công tác Đảng, Công đoàn, Đoàn ThanhNiên; Chương trình, kế hoạch, báo cáo triển khai các Nghị quyết của Đảng ủy; hồ

sơ Đảng viên; hồ sơ Đại hội Đảng bộ

*Tài liệu chuyên môn:

Tài liệu chuyên môn là hồ sơ các vụ án cụ thể hình thành trong hoạt động xét

xử của TAND các cấp

Như đã nêu trên, TANDCC tại Hà Nội có nhiệm vụ tổ chức thực hiện côngtác quản lý các bản án, hồ sơ án Vì vậy, trong quá trình hoạt động của Tòa đã hìnhthành rất nhiều những hồ sơ, tài liệu chuyên môn Đây là khối tài liệu quan trọng và

là tài liệu chủ yếu của Tòa được chú ý thu thập và bảo quản để phục vụ tốt cho quátrình khai thác sử dụng

Nhóm hồ sơ hình sự: hồ sơ giết người; hồ sơ lừa đảo chiếm đoạt tài sản; hồ

sơ buôn bán, tàng trữ, vận chuyển ma túy; hồ sơ tham nhũng, hồ sơ trộm cắp tàisản, đây là nhóm hồ sơ tài liệu có vai trò quan trọng và hình thành chủ yếu tronghoạt động của Tòa, là cơ sở pháp lý để quản lý tội phạm, xét xử giải quyết khángcáo, kháng nghị

Ví dụ: Vụ án hình sự số 04/2014/HSST ngày 14/01/2014 của TAND huyện

Ba Vì, bị cáo Nguyễn Gia Thắng bị xử phạt 15 năm tù về tội “giết người” Nội dungtài liệu trong một vụ án hình sự bao gồm: Báo cáo ban đầu; Đơn trình báo của côngdân và biên bản báo cáo sự việc của công an huyện; Quyết định khởi tố vụ án hình

sự của cơ quan điều tra công an huyện; Quyết định khởi tố bị can; Lệnh cấm đi khỏinơi cư trú; Công văn đề nghị khởi tố bị can; Nội dung vụ án; Quyết định phe chuẩnquyết định khởi tố bị can; Quyết định phân công kiểm sát viên thực hành quyềncông tố và kiểm sát điều tra vụ án; Quyết định thu giữ, xử lý tài sản, đồ vật, vậtchứng, Quyết định xử lý vật chứng; Biên bản giao vật chứng; Biên bản giao nhận

cáo trạng; Quyết định truy tố; Quyết định tạm đình chỉ vụ án; Quyết định phục hồiđiều tra vụ án hình sự; Quyết định tạm đình chỉ điều tra bị can; Quyết định phục hồiđiều tra bị can; Biên bản khám nghiệm hiện trường; Lời khai của bị cáo; Lời khai lýlịch của bị cáo (xác minh), Biên bản hỏi cung bị can, Bản kiểm điểm của bị can, Lýlịch bị can; Kết luận điều tra vụ án; các thông báo, chứng từ, hóa đơn, lệ phí; Cáotrạng; Biên bản thống kê vật chứng; Quyết định kháng nghị giám đốc thẩm, táithẩm; Các biên bản nghị án; Quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm; Các bản án, quyếtđịnh đình chỉ vụ án, quyết định đình chỉ việc xét xử sơ thẩm, phúc thẩm, quyết địnhkhông chấp nhận kháng cáo quá hạn; Đơn kháng cáo, kháng nghị, đề nghị; Quyếtđịnh hoãn phiên tòa

- Nhóm hồ sơ dân sự, kinh doanh thương mại, bạo động, hôn nhân và gia

đình: hồ sơ giải quyết tranh chấp đất đai, hồ sơ chiếm hữu tài sản,

Ví dụ: Vụ án dân sự số 56/2014/HSST ngày 20/03/2014 về việc tranh chấpquyền sử dụng đất giữa ông Đỗ Văn Đạt và bà Phạm Hồng Ngọc Nội dung tài liệutrong vụ án gồm: Đơn khởi kiện; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chuyểnnhượng quyền sử dụng đất; Biên bản hòa giải thành; Quyết định công nhận sự thỏathuận của các đương sự Quyết định kháng nghị giám đốc thẩm, tái thẩm; Các thôngbáo, hóa đơn, sổ sách, ; Các biên bản phiên tòa; Các biên bản nghị án; Quyết địnhgiám đốc thẩm, tái thẩm; Các bản án, quyết định đình chỉ vụ án, quyết định đình chỉviệc xét xử sơ thẩm, phúc thẩm, quyết định không chấp nhận kháng cáo quá hạn;Đơn kháng cáo, kháng nghị, đề nghị, ; Quyết định hoãn phiên tòa

- Nhóm hồ sơ vụ án hành chính: các vụ án khởi kiện, khiếu nại, tố cáo

Ví dụ: Hồ sơ vụ án hành chính số 06/2014/HSST ngày 11/06/2014 về việc :

Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho ôngNguyễn Văn A với diện tích 150 m2 Bà Nguyễn Thị C nhà ở liền kề với đất củaông A cho rằng Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã cấp một phần đất thuộc quyền

sử dụng của gia đình bà cho ông B nên bà C đã khởi kiện yêu cầu Tòa án hủy giấychứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp cho ông A Trong trường hợp này bà C phảichứng minh được việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho ông A đã xâmphạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.Nội dung tài liệu trong một vụ án

hành chính gồm: Đơn khởi kiện; Quyết định hành chính về giải quyết khiếu nại;Bản tự khai; Biên bản lấy lời khai của đương sự; Biên bản lấy lời khai của ngườilàm chứng; Biên bản đối chất, đối thoại; Biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ;Thông báo nộp tiền tạm ứng án phí; Thông báo thụ lý vụ án; Giấy triệu tập đương

sự, giấy mời người phiên dịch…; Các biên bản tống đạt cho đương sự và Viện kiểmsát; Bản sao giấy tờ về nhân thân, nơi cư trú, nơi làm việc hoặc trụ sở của đương sự;Giấy tờ chứng minh tư cách tham gia tố tụng của đương sự, giấy ủy quyền củangười đại diện của đương sự (nếu có); Giấy tờ liên quan đến tư cách pháp lý củangười bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự; người phiên dịch, người làmchứng; Các văn bản yêu cầu đương sự có ý kiến và cung cấp tài liệu, chứng cứ bổsung; Các văn bản yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp tài liệu, chứng cứtheo quy định tại Điều 87 Luật tố tụng hành chính; Các quyết định trưng cầu giámđịnh, quyết định định giá tài sản, thẩm định giá tài sản; quyết định xem xét, thẩmđịnh tại chỗ, quyết định ủy thác tư pháp; Các biên nhận giao nhận tài liệu, chứngcứ; Quyết định đình chỉ vụ án; Quyết định tạm đình chỉ vụ án; Quyết định khángnghị giám đốc thẩm, tái thẩm; Các thông báo, hóa đơn, sổ sách, ; Các biên bảnphiên tòa; Các biên bản nghị án; Quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm; Các bản án,quyết định đình chỉ vụ án, quyết định đình chỉ việc xét xử sơ thẩm, phúc thẩm,quyết định không chấp nhận kháng cáo quá hạn; Đơn kháng cáo, kháng nghị, đềnghị, ; Quyết định hoãn phiên tòa

Tóm lại, hồ sơ, tài liệu chuyên môn về công tác quản lý hồ sơ án đã giúp choTANDCC tại Hà Nội thực hiện tốt chức trách của mình, góp phần đảm bảo thực thicông bằng, trật tự àn toàn xã hội

1.3 Vai trò của hồ sơ đối với hoạt động quản lý của Tòa án Nhân dân cấp cao Hà Nội

Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có một lĩnh vực côngtác vô cùng quan trọng Đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Công tác này baogồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và pháthuy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn

để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tàiliệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tintài liệu quá khứ Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt làcác doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạytrong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng Chính vì vậy, quản lý

hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứchân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ,

sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giáhoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước Nó có vai trò quan trọng bậcnhất trong việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm

vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữacác cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hànhchính

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trong TANDCC có vai trò, tác dụng rất lớn.Bởi vì nó giúp cơ quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồnthông tin văn bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan

Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan

Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của lãnh đạo và cán bộcông chức trong cơ quan

Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản Đặc thù của ngànhTòa án nên hồ sơ án hình thành trong hoạt động của TANDCC phải đảm bảo được

bí mật các vụ án, bản án, nghị án liên quan đến các cá nhân, cơ quan, tổ chức

Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra vàgiám sát

Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Bảo đảm dân chủ xã hội chủ nghĩa; tôn trọng và bảo đảm quyền con người,quyền công dân Tổ chức và hoạt động của TANDCC phải nhằm mục đích bảo vệcông lý, bảo đảm quyền con người theo quy định của Hiến pháp và pháp luật

Hồ sơ án cung cấp đầy đủ thông tin, chứng cứ xác thực, phục vụ thiết thựccho Viện kiểm sát nhân dân để điều tra các vụ án, tội phạm

Ví dụ: Hồ sơ vụ án của Hà Văn Hòa phạm tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản Saukhi căn cứ vào báo cáo của công an xã, đơn trình báo của người bị hại và lời khaicủa những người liên quan xác định có dấu hiệu phạm tội và tài sản chiếm đoạt là

xe máy Cơ quan điều tra công an ra quyết định khởi tố vụ án và khởi tố bị can vềtội chiếm đoạt tài sản Điều tra viên tiến hành lập hồ sơ điều tra vụ án Hồ sơ vụ án

Hà Văn Hòa gồm: quyết định khởi tố vụ án hình sự, quyết định phê chuẩn điều tra

vụ án, quyết định truy nã bị can, lý lịch bị can, biên bản định giá sản phẩm, biên bảnhỏi cung bị can, Sau khi kết thúc giai đoạn điều tra cơ quan công an điều tra đềnghị truy tố bằng bản kết luận điều tra và chuyển toàn bộ hồ sơ vụ án và bị can đếnViện kiểm sát nhân dân Viện kiểm sát nhân dân thụ lý hồ sơ vụ án và lập hồ sơ truy

Hồ sơ tài liệu còn là căn cứ để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra, giám sáttội phạm, người vi phạm chấp hành đúng mức phạt do Hội đồng Thẩm phán đưa ra

Như vậy, có thể thấy rằng nếu tổ chức tốt công tác quản lý hồ sơ sẽ giúp cho

cơ quan, thực hiện công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, không để xảy ratình trạng sai sót trong việc xét xử các vụ án, thực thi công bằng xã hội, nâng caohiệu quả công tác quản lý

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ Ở TÒA ÁN

NHÂN DÂN CẤP CAO TẠI HÀ NỘI 2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư

Công tác văn thư, lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động trong hoạtđộng quản lý nhà nước Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng vănbản cho hoạt động quản lý Hiệu quả của hoạt động quản lý của các cơ quan, tổchức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn thư có được làm tốt hay không Bởilàm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác trong

cơ quan và hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ Mặt khác làm tốt công tác văn thư

sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, mà khâu cuối cùng của công tác vănthư là lập hồ sơ Nếu lập hồ sơ tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Cónhư vậy mới phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu trong hoạt động quản lýtại thời điểm hiện tại cũng như quá khư và trong tương lai

TANDCC tại Hà Nội là cơ quan trực tiếp quản lý và xét xử và giải quyết các

vụ án của các tỉnh, thành phố phía Bắc từ Cao Bằng đến Hà Tĩnh Để thực hiệc chứcnăng quản lý của mình trong đó có việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ, TANDCCtại Hà Nội luôn áp dụng các văn bản qui phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn vềcông tác văn thư, lưu trữ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành vào cơquan và các đơn vị trực thuộc

TANDCC tại Hà Nội đã thực hiện đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNVngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức văn bản hànhchính, Luật Lưu trữ 2011, Văn bản hợp nhất số: 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02năm 2014 của Bộ Nội vụ nghị định về công tác văn thư Tuy nhiên Tòa chưa banhành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ, các văn bản về việc triển khai, đôn đốccông tác văn thư, lưu trữ để khắc phục tình trạng hồ sơ tài liệu không được thu thập,bảo quản đúng theo qui định

2.1.2 Công tác tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá

- Tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ:

+ Về biên chế: Qua kiểm tra TANDCC có 6 cán bộ làm công tác văn thư, lưutrữ trong đó có 02 cán bộ làm công tác chuyên trách văn thư tại cơ quan Tòa, 4 cán bộlàm công tác lưu trữ.

+ Về trình độ chuyên môn: TANDCC đã quan tâm bố trí công chức, viên chức

có trình độ chuyên môn đúng chuyên ngành đào tạo để nâng cao chất lượng về côngtác văn thư, lưu trữ Ngoài việc phân bổ cán bộ có chuyên ngành phù hợp, đội ngũ vănthư của Tòa còn có ưu điểm là có nhiều kinh nghiệm và thâm niên làm việc; luôn đượclãnh đạo quan tâm cho đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên để nâng cao trình độ nên côngtác văn thư, lưu trữ bảo đảm đáp ứng yêu cầu và phát huy được hiệu quả công việc

Trong năm vừa qua, văn thư Tòa không có biến động nhiều về nhân sự, một

số sinh viên mới thực tập ở bộ phận văn thư sau khi tốt nghiệp được tuyển dụng và

bố trí ở những vị trí công việc chuyên môn khác nên nhân sự phụ trách công tác vănthư, lưu trữ không biến động nhiều

- Công tác quản lý văn thư, lưu trữ:

TANDCC đã thực hiện tốt việc quản lý, chỉ đạo và đã triển khai tương đốiđầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữgóp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữ tại Tòa đi vào nề nếp và ổn định

+ Về tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật vềvăn thư, lưu trữ: Lãnh đạo Tòa đã quan tâm chỉ đạo triển khai tương đối đầy đủ các vănbản quy định của Nhà nước và được sử dụng làm cơ sở pháp lý để thực hiện các hoạtđộng về văn thư, lưu trữ; cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia đầy đủ cáclớp bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến Luật và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư,lưu trữ

+ Về công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác văn thư, lưu trữ : Việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ luônthực hiện đúng quy định và pháp luật nên không xảy ra tình trạng khiếu kiện hoặcphải giải quyết khiếu nại, tố cáo

+ Về việc thực hiện chế độ chính sách và công tác thi đua, khen thưởng tronglĩnh vực văn thư, lưu trữ: công tác văn thư - lưu trữ luôn được lãnh đạo Văn phòngquan tâm và đề xuất khen thưởng (như thưởng theo quý, tặng bằng khen, ) nhằm

khích lệ tinh thần làm việc của bộ phận Văn thư – Lưu trữ trong đánh giá cán bộcông chức cuối năm

+ Về chế độ phụ cấp: Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có chế độ phụ cấpđộc hại, ưu đãi hệ số lương (Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của BộNội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ,công chức, viên chức thì: Mức 2, hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ,công chức, viên chức trực tiếp làm các công việc lựa chọn, phân loại, bảo quản tàiliệu và tổ chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ; Mức 3, hệ số 0,3 tính theo lươngtối thiểu đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công việc khử trùng tàiliệu, tu sửa phục chế tài liệu hư hỏng) và các chính sách hiện vật khác (đường, sữa, )

- Tình hình thực hiện công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi: Công tácquản lý văn bản đến và văn bản đi được thực hiện bằng phần mềm quản lý văn bản.Hàng năm, luôn có cơ chế bảo trì, sửa chữa ngay khi có sự cố xảy ra do đó việcquản lý văn bản đi và đến được bảo đảm một cách khoa học và dễ tìm kiếm khi cầnthiết

- Tình hình bố trí kho: Kho bảo quản tài liệu có diện tích là 70m2, diện tíchkho không chuyên dụng là 45m2 Trang thiết bị được bố trí bao gồm: hệ thống báocháy tự động, hệ thống điều hòa trung tâm, 10 máy vi tính, 02 máy photocopy, 7máy hút ẩm, 12 quạt thông gió, 60 bình chữa cháy, hệ thống chữa cháy tự độngbằng CO2 và hệ thống chữa cháy bán tự động bằng H2O

- Việc ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ:+ Trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến: sử dụng phần mềm quản

lý văn bản và hồ sơ công việc để quản lý, thống kê và tìm kiếm

+ Trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ: sử dụng phần mềm số hóa đểphục vụ cho công tác quản lý hồ sơ của TANDCC

- Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ của Tòa vẫncòn một số hạn chế như:

+ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữcòn hạn chế Công nghệ phục vụ cho công tác văn thư còn hạn chế, cụ thể phầnmềm lõi vẫn đang trong giai đoạn vận hành và sửa chữa thường xuyên, hiện chưa

được nâng cấp nên thường hay xảy ra lỗi gây ách tắc trong quá trình xử lý côngviệc.

+ TANDCC chưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Chưa xâydựng Danh mục hồ sơ cơ quan đặc biệt là việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan

2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống

kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư – lưu trữ

- Thứ nhất: về công tác nghiên cứu khoa học

Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm và đánh giá cao tầm quan trọng củacông tác nghiên cứu khoa học đối với sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đấtnước Điều đó được thể hiện ở nhiều Nghị quyết của Đảng về công tác nghiên cứukhoa học

Trong những năm qua, cải cách tư pháp được tăng cường mạnh mẽ Đảng ta

đã ban hành nhiều Nghị quyết, Chỉ thị quan trọng đối với công tác tư pháp, đặc biệt

là Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 2/6/2005 về“Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020” Các Nghị quyết của Đảng đã đặt nhiệm vụ cho công tác nghiên cứu

khoa học phải luận giải một cách thấu đáo, sâu sắc nhiều vấn đề về tư pháp

Lãnh đạo TANDCC xác định, việc thực hiện các yêu cầu, nhiệm vụ đề ratrong các Nghị quyết của Đảng về cải cách tư pháp là nhiệm vụ chính trị quan trọnghiện nay và trong những năm tới Trên cơ sở đó, đã phê duyệt những định hướngnghiên cứu lớn và các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể trong từng năm và từng giai đoạn

+ Nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống lý luận về vị trí, vai trò, chứcnăng, nhiệm vụ của Tòa án trong Nhà nước pháp quyền Việt Nam xã hội

chủ nghĩa: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Cán sự Đảng và Lãnh đạo TAND tối

cao, công tác khoa học của Ngành thời gian qua đã làm tốt nhiệm vụ nghiên cứu lýluận, tổng kết thực tiễn tổ chức và hoạt động của TAND ở Việt Nam Trên cơ sở đó,chúng ta đã báo cáo với các cơ quan có thẩm quyền của Đảng và Nhà nước về sựcần thiết khách quan phải tiếp tục duy trì mô hình TAND với hai chức năng: bảođảm dân chủ xã hội chủ nghĩa, tôn trọng và bảo đảm quyền con người, quyền côngdân và xây dựng hệ thống tư pháp trong sạch, vững mạnh, hiệu quả

+ Tổ chức các hoạt động nghiên cứu nhằm mục đích tìm ra các giải phápnâng cao chất lượng việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ án; tháo gỡ những khó khăn,vướng mắc phát sinh trong hoạt động nghiệp vụ của cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ.Đây vừa là mục tiêu, vừa là yêu cầu mà công tác nghiên cứu khoa học của ngànhphải hướng tới.

+ Thời gian qua, thông qua một số đề tài nghiên cứu, bước đầu chúng ta đãtổng kết tương đối đầy đủ những vướng mắc, bất cập trong hoạt động công tác vănthư – lưu trữ, đề xuất các giải pháp cụ thể để nâng cao chất lượng (Công trìnhnghiên cứu khoa học cấp cơ sở về Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản

lý hồ sơ của Tòa án nhân dân – những vấn đề lí luận và thực tiễn)

+ Triển khai các hoạt động nghiên cứu nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao

chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ; tăng cường các điều kiện bảođảm (như: chế độ tiền lương, phụ cấp độc hại, cơ sở vật chất…) để TANDCC thựchiện hiệu lực, hiệu quả chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật

- Thứ hai, về công tác đào tạo cán bộ.

Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ luôn được xác định là một trong nhữngnhiệm vụ trọng tâm công tác của ngành Tòa án Để đáp ứng yêu cầu cải cách tưpháp và hội nhập quốc tế, Lãnh đạo TANDCC đã tập trung chỉ đạo công tác đàotạo, bồi dưỡng cán bộ và đã đạt được những kết quả quan trọng:

+ Đã ban hành, bổ sung, hoàn thiện hệ thống các văn bản về đào tạo, bồidưỡng cán bộ làm cơ sở tổ chức triển khai công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ vănthư – lưu trữ đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ trước mắt cũng như lâu dài (Đề

án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ theo tinh thần Nghị quyết 08-NQ/TW của Bộ Chínhtrị năm 2002; Kế hoạch tập huấn đào tạo, bồi dưỡng cán bộ ngắn hạn )

+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có sự chuyển biến mạnh mẽ Chuyểnhướng kịp thời hệ thống các cơ sở đào tạo của ngành từ đào tạo nguồn nhân lực ởtrình độ cao đẳng thuộc hệ thống giáo dục quốc dân sang đào tạo, bồi dưỡng nghiệp

vụ chuyên sâu Với những đặc thù ngành Tòa án hiện nay công tác đào tạo bồidưỡng cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ ở TANDCC Hà Nội được tiến hành trêncác khía cạnh: bồi dưỡng, đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ quản lý hồ sơ vụ án;

đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị; đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ, tin học.

2.1.4 Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ

Hàng năm ngành Tòa án nhân dân xét xử khoảng 250.000 vụ án các loại.Trong quá trình hoạt động của ngành Tòa án nhân dân hình thành một khối lượngrất lớn hồ sơ các vụ án (chiếm khoảng 90% hồ sơ các vụ án, 10% hồ sơ, tài liệuquản lý Nhà nước) Các hồ sơ vụ án được hình thành theo quy định của luật tố tụng;việc thu thập, bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả các hồ sơ vụ án mang một

ý nghĩa hết sức to lớn trong việc giải quyết các khiếu kiện của nhân dân cũng nhưgiải quyết yêu cầu của các cơ quan tiến hành tố tụng Để việc khai thác và sử dụng

hồ sơ án của ngành Tòa án nhân dân đạt hiệu quả cao đáp ứng được yêu cầu củacông tác hiện nay, thì việc nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ các vụ án làmột công việc hết sức cần thiết

Trong những năm qua mặc dù được Lãnh đạo TANDCC tại Hà Nội và Lãnhđạo Tòa án nhân dân các cấp quan tâm tới công tác quản lý hồ sơ các vụ án nhưng

do kinh phí có hạn; trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứngđược yêu cầu công tác hiện nay…; việc khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản

lý hồ sơ án để đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại để đưacông tác quản lý hồ sơ án trong toàn ngành đi vào nề nếp; công tác bảo quản, khaithác và sử dụng có hiệu quả hồ sơ các vụ án là một vấn đề hết sức cấp thiết cần phảiđược tiến hành đồng bộ và triển khai trong toàn ngành

TANDCC tại Hà Nội đã tổ chức bộ phận văn thư nằm tại tầng 1 của Tòa với

02 biên chế Do đặc trưng của ngành tòa án nên hàng ngày cán bộ văn thư phải tiếpnhận rất nhiều đơn thư tố cáo, kháng nghị, kháng nghị giám đốc thẩm, đơn đềnghị,

Nhận thức được tầm quan trọng của khối hồ sơ án nên ngay từ khi mới đượcthành lập TANDCC tại Hà Nội đã có phòng Lưu trữ hồ sơ với 04 biên chế, trongquá trình hoạt động xét xử của TANDCC tại Hà Nội đã hình thành một khối lượnglớn hồ sơ án Những năm gần đây nền kinh tế đất nước phát triển, bên cạnh nhữngmặt tích cực của nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và quátrình hội nhập quốc tế thúc đẩy sự phát triển kinh tế thì mặt trái tác động tiêu cực

đến xã hội, làm gia tăng tội phạm Trong đó có những loại tội gây ra hậu quả rấtnghiêm trọng, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế, các tệ nạn xã hội có chiều hướnggia tăng và ngày càng phức tạp, các tranh chấp dân sự, kinh tế, lao động, hànhchính, đặc biệt là tranh chấp dân sự liên quan đến đất đai, nhà ở, thừa kế…, ngàycàng gia tăng, nhiều vụ án qua nhiều cấp xét xử nên việc quản lý, khai thác và sửdụng hồ sơ án là một yêu cầu cấp thiết để giải quyết các yêu cầu hiện nay.

Công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lại được Lãnh đạo TANDCC tại HàNội luôn quan tâm Hàng năm, cán bộ làm công tác lưu trữ được tham gia các lớptập huấn nghiệp vụ, các lớp đào tạo ngắn hạn, 100% cán bộ lưu trữ đều được đàotạo về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ

Các chính sách, chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ đã được ngànhquan tâm đầy đủ, 100% cán bộ làm công tác lưu trữ được hưởng chế độ phụ cấp độchại Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ TANDCC tại Hà Nội do khối lượng hồ sơrất lớn phải tiếp xúc và làm việc thường xuyên với hồ sơ tài liệu do đó theo quyđịnh đều được trang bị bảo hộ lao động

Nhìn chung công tác quản lý hồ sơ án đã có nhiều chuyển biến tích cực, gópphần không nhỏ vào việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của ngành Tòa án nhân dân

Tuy nhiên, trưởng phòng phòng lưu trữ hồ sơ của TANDCC tại Hà Nộichuẩn bị nghỉ hưu nên thiếu biên chế, khối lượng hồ sơ nhiều gây khó khăn chocông tác lưu trữ hồ sơ án

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Thực trạng tổ chức lập hồ sơ

2.2.1.1 Xây dựng danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ là một khâu quan trọng của công tác quản lý văn bản, tài liệu tronggiai đoạn văn thư Để phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng tài liệu về sau Trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc nếu cán bộ chuyên môn chưa lập hồ sơ coinhư chưa hoàn thành nhiệm vụ

Để thực hiện tốt công tác lập hồ sơ cần có danh mục hồ sơ để phục vụ đắclực cho công tác lập hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản thống kê (dự kiến) những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị

cần phải lập trong một thời gian nhất định (thông thường là một năm) có ghi rõ kýhiệu hồ sơ (mã hố sơ); thời hạn bảo quản và đơn vị trên số người phải lập hồ sơ.

- Ý nghĩa của việc danh mục hồ sơ đối với hoạt động của Tòa:

+ Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong

cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học và thuận tiện

+ Giúp cho cán bộ trong Tòa lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác; là căn cứgiúp cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ củacông chức, viên chức chuyên môn Giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm đượctoàn bộ công việc của cơ quan và công việc của từng công chức, viên chức thừahành nhiệm vụ

+ Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vịđối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Bản danh mục hồ sơ sẽ giúp cho cán bộ chuyên viên trong cơ quan lập hồ sơđược đầy đủ chính xác giúp cho Chánh án và Chánh văn phòng nắm được toàn bộcông việc của cơ quan và các Tòa chuyên trách Góp phần nêu cao tinh thần tráchnhiệm của cán bộ nhân viên trong tòa án nhân dân cấp cao đối với việc lập hồ sơ và

là cơ sở để nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, là căn cứ để cán bộ văn thư – lưu trữthu hồ sơ khi đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Từ những lợi ích của mục tiêu trên việc ban hành danh mục hồ sơ sẽ giúpcho việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của Tòa án Nhân dân Cấp cao được thuận lợi và

dễ dàng Tuy nhiên, hiện nay Tòa chưa ban hành được danh mục hồ sơ để làm cơ sởphục vụ cho việc lập hồ sơ

Xuất phát từ những lợi ích nêu trên danh mục hồ sơ đối với việc lập hồ sơ,Tòa cần sớm ban hành danh mục hồ sơ để phục vụ cho công tác lập và quản lý hồ

sơ của Tòa

Qua khảo sát ở Tòa cho thấy cán bộ lưu trữ đã được đào tạo chuyên mônnghiệp vụ nhưng do khối lượng hồ sơ án nhiều trong khi đó phòng Lưu trữ hồ sơđang thiếu biên chế, chưa thực hiện hết chức năng, nhiệm vụ của mình đối với việchướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ và phương pháp lập hồ sơ

Xuất phát từ quy định nêu trên, TANDCC tại Hà Nội đã tiến hành các biệnpháp để tổ chức quá trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Có thể thấy rằng trong quátrình thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình Lãnh đạo Tòa có trách nhiệm chỉ đạocông tác lập hồ sơ của Tòa

Giúp việc cho Chánh án có các Chánh văn phòng các tòa chuyên trách thựchiện nhiệm vụ chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của đơn vị mình Cán bộnhân viên các tòa có trách nhiệm lập hồ sơ chuyên môn của Tòa mình và nhữngcông việc mình được phân công phụ trách Trong quá trình hoạt động, hồ sơ hìnhthành trong hoạt động quản lý của Tòa gồm những nhóm hồ sơ sau:

-Nhóm hồ sơ hình sự quản lý các vụ án hình sự thuộc trách nhiệm của tòahình sự

-Nhóm hồ sơ dân sự, kinh doanh thương mại, bạo động, hôn nhân và gia đìnhthuộc trách nhiệm của tòa dân sự

Bên cạnh đó các tòa đã tổ chức việc sắp xếp bố trí cán bộ chuyên viên, cán

bộ văn thư, cán bộ lưu trữ để cùng thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ Định kỳ hàngquý, cán bộ văn thư đến các đơn vị kiểm tra việc lập hồ sơ của từng cán bộ, nhân viêntrong cơ quan, xem việc mở hồ sơ đã đầy đủ chưa Kiểm tra từng hồ sơ xem việc đưatài liệu vào hồ sơ đã chính xác chưa Nếu chưa mở hồ sơ đầy đủ, chưa đưa tài liệuvào hồ sơ cần hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ cho cán bộ thừa hành Cuối năm cán bộ văn thưcần kiểm tra và hướng dẫn việc sắp xếp, thống kê và hoàn chỉnh hồ sơ để chuẩn bịnộp lưu

Hiện nay công tác lập hồ sơ ở Tòa được Lãnh đạo Tòa quan tâm, tuyTANDCC chưa ban hành được Quy chế Công tác lưu trữ nhưng đã có những biệnpháp đưa công tác lập hồ sơ của các đơn vị trong Tòa đi vào nề nếp Các cán bộ,công chức thuộc Tòa được giao theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan đã cótrách nhiệm lập hồ sơ về việc được giao, định kỳ hàng năm nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ cơ quan Ngoài ra, Tòa còn tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chứcphương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu.

- Tác dụng của việc lập hồ sơ

+ Giúp mỗi cá nhân sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu một cách đầy đủ, có hệthống và khoa học Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết công việc và tra tìmkhi cần thiết

+ Giúp mỗi cơ quan quản lý toàn bộ công việc và tài liệu của cơ quan, tra tìmtài liệu nhanh chóng

+ Chọn ra được những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan, tránh bỏsót, thất lạc hồ sơ có giá trị cao và tránh giữ những giấy tờ hết giá trị, không cầnthiết

- Nội dung việc lập hồ sơ:

+ Mở hồ sơ: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan Tòa án và thực tế côngviệc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ

sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việccủa mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ

+ Thu thập văn bản vào hồ sơ: Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệmlập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sựviệc vào hồ sơ; Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý,tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp(chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc)

+ Kết thúc hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc Cán

bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sungnhững văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tưliệu, sách báo không cần để trong hồ sơ Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản

vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

- Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

+ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Tòa án,đơn vị hình thành hồ sơ;

+ Khi lập hồ sơ các cán bộ cần phải thu thập đầu đỉ văn bản, tài liệu, đượcthu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tựdiễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc Mặt khác các văn bản tàiliệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao Văn bản tài liệu thuthập đưa vào lập hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính

Ví dụ: Hồ sơ lừa đảo chiếm đoạt tài sản của Vương Hạnh A sau khi được mở

hồ sơ thì các văn bản tài liệu liên quan đến hồ sơ được đưa vào để lập hồ sơ gồmcác văn bản giấy tờ như: quyết định khởi tố vụ án, quyết định khởi tố bị can, biênbản lời khai của bị cáo, báo cáo thống kê giá trị tài sản, bản kết luận điều tra, cácbản án, biên bản phiên tòa, biên bản nghị án Như vậy có thể thấy rằng các văn bảntrong hồ sơ trên phản ánh trình tự giải quyết công việc

Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đốiđồng đều Qua thực tế Tòa án nhân dân cấp cao đã thực hiện đúng phương pháp lập

hồ sơ và đảm bảo yêu cầu hồ sơ được lập, đáp ứng được yêu cầu phục vụ cung cấpthông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan

2.2.1.3 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn

vị, cá nhân trong cơ quan Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàntoàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ nhu cầutra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ.Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bịthất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việctra tìm Lưu trữ cơ quan là nơi tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ của cơ quan

Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu tại Tòa chưa được quy định cụ thể, do đócông tác này chưa triển khai đầy đủ, đúng quy định của công tác lưu trữ, chưa được

tiến hành nghiêm túc Tại phòng làm việc của cán bộ còn chất đống tài liệu, vi phạmquy định lưu trữ tài liệu Một số đơn vị còn chưa thực sự quan tâm chỉ đạo thu nộp

hồ sơ tài liệu dẫn đến tình trạng thu hồ sơ tài liệu chưa đạt chất lượng Hồ sơ, tàiliệu vẫn đóng gói trong bao tải, chất đống ở góc phòng, gầm cầu thang, chưa đượcthu thập, phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ nên tài liệu có nguy cơ xuống cấp, hư hỏng.Phần lớn các công chức cho rằng tài liệu liê quan đến công việc được giao, khi kếtthúc công việc thì tài liệu đó là của riêng mình và do mình tự quản lý, nên k cấn sắpxếp, để bó gói, chất đống đến khi nhiều quá không có chỗ cất thì mới gửi vào kho,làm cho việc quản lý hồ sơ tài liệu gặp khó khăn Cán bộ văn thư, lưu trữ chưa thực

sự trách nhiệm trong việc hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức lập hồ sơcông việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Tòa án theo đúng quy định của Nhànước Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảohiểm xã hội còn chưa bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Tòa án hoặc cho người kế nhiệm,hoặc không giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo quy định mà giữ hồ sơ, tài liệucủa Tòa làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan khác

Có thể nói rằng, công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đã đượcthực hiện nhưng chưa tốt Các cán bộ, công chức tự quản lý tài liệu chưa tiến hànhgiao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Luật Lưu trữ 2011

2.2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ sau khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2.2.2.1 Thu thập hồ sơ

Đối với Lưu trữ của TANDCC Hà Nội thì nguồn thu thập chủ yếu là các loạitài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Tòa Đây là nguồn thu quan trọng vàthường xuyên nhất của lưu trữ cơ quan

Lưu trữ TANDCC thu thập tài liệu từ các nguồn: văn thư cơ quan là nơi lưugiữ các văn bản đi của cơ quan; các đơn vị trực thuộc Tòa (gồm 06 đơn vị là Tòahình sự, Tòa dân sự, Tòa hành chính, Tòa kinh tế, Tòa lao động, Tòa gia đình vàngười chưa thành niên) là nơi hình thành nên các hồ sơ thuộc chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn giải quyết của các Tòa trong quá trình hoạt động

Do đặc thù của ngành Tòa án nhân dân nên hồ sơ lưu trữ chủ yếu là hồ sơ

các vụ án nên công tác thu thập hồ sơ án, tài liệu của ngành Tòa án nhân dân đượcthực hiện theo những bước cơ bản sau đây:

+ Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng kếhoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu;

+ Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu trữ cơquan, các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành những công việcsau:

- Lập Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu;

- Vệ sinh hồ sơ;

- Kiểm đếm số bút lục có trong hồ sơ (bút lục trong hồ sơ do các cơ quan tiếnhành tố tụng đánh số liên tục từ tờ đầu tiên của hồ sơ đến tờ cuối của hồ sơ, đối vớinhững hồ sơ có nhiều tập và nhiều hệ thống bút lục khi kiểm đếm, cán bộ làm lưutrữ phải cố định vị trí của từng tập trong hồ sơ theo mục lục thống kê tài liệu trong

hồ sơ) Trong quá trình kiểm đếm bút lục cần lưu ý loại bỏ những tài liệu trùng thừa

và những tài liệu không liên quan đến hồ sơ

+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưutại kho lưu trữ;

+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ;

* Lưu ý: khi giao, nhận hồ sơ, cán bộ làm lưu trữ phải nhận trực tiếp từng

hồ sơ và kiểm đếm từng số bút lục mà các cơ quan tiến hành tố tụng đã đánh trong từng hồ sơ.

+ Đối với Tòa án nhân dân tối cao và Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhândân cấp tỉnh, việc nhận hồ sơ được chia thành từng đợt, do khối lượng hồ sơ lớn(nếu có), thì giữa bên giao và bên nhận phải nhận theo từng đầu hồ sơ, sau đó kiểmđếm bút lục trong hồ sơ theo đúng quy trình như đã nêu ở phần trên;

+ Đối với các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấpTỉnh và cấp Huyện, hồ sơ do các Thẩm tra viên hoặc Thư ký nộp lưu sau khi án cóhiệu lực pháp luật, việc nộp lưu này phải được nhận theo quy định, vì số lượng hồ

sơ không nhiều, do đó bên giao và bên nhận phải tiến hành kiểm đếm bút lục trong

hồ sơ và ký nhận ngay tránh tình trạng nhầm lẫn thất lạc hồ sơ;

+ Kiểm đếm bút lục phải căn cứ vào Mục lục thống kê tài liệu trong hồ sơ.Đối với những hồ sơ thiếu bút lục thì cán bộ làm lưu trữ phải ký nhận trực tiếp từng

hồ sơ với đơn vị có hồ sơ nộp lưu; Những hồ sơ thiếu nhiều bút lục hoặc thiếunhững loại văn bản giấy tờ quan trọng trong hồ sơ (như những Biên bản nghi lờikhai của bị cáo; các Bản án; Bản kết luận điều tra vụ án, Bản cáo trạng ) cán bộlàm công tác lưu trữ không nhận mà phải báo cáo Lãnh đạo quyết định; khi kiểmđếm bút lục trong hồ sơ cần lưu ý sắp xếp bản án cuối cùng lên phần đầu tiên của hồ

sơ để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý hồ sơ;

- Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào Biên bản giao nhận hồ sơ; Biên bảngiao nhận hồ sơ phải thể hiện đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơgiao nhận; Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu giữa hai bên phải có xác nhận của Lãnhđạo phụ trách công tác lưu trữ hoặc Lãnh đạo cơ quan; Biên bản được lập thành 02bản có kèm theo Mục lục thống kê hồ sơ giao nhận và mỗi bên giữ một bản;

* Thời hạn nộp lưu hồ sơ:

Đối với Tòa án nhân dân tối cao hồ sơ giải quyết trong thời hạn 01 năm côngtác nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Đối với Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Tòa án nhândân cấp huyện hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo quy định của cơ quan có thể sau 03 thánghoặc 06 tháng công tác

Căn cứ vào số liệu tại Báo cáo tổng kết công tác ngành Tòa án nhân dân từnăm 2015 đến năm 2016, mỗi năm ngành Tòa án nhân dân xét xử khoảng 300.100

hồ sơ các vụ án

Năm 2015: xét xử 60.433 vụ án Hình sự sơ thẩm; 10.735 vụ án Hình sự phúcthẩm; 72.744 vụ án Dân sự sơ thẩm; 11.195 vụ án Dân sự phúc thẩm

Năm 2016: xét xử 57.279 vụ án Hình sự sơ thẩm; 10.485 vụ án Hình sự phúcthẩm; 25.727 vụ án Dân sự sơ thẩm; 9.176 vụ án Dân sự phúc thẩm

Để quản lý và sử dụng có hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu trên hàng năm cán bộlàm công tác lưu trữ thu về lưu trữ cơ quan gần 90% số hồ sơ án đã được xét xử (án

có hiệu lực pháp luật thi hành) Do hệ thống tổ chức đã được hình thành từ Trungương đến địa phương (đến cấp huyện) nên công tác thu thập hồ sơ được thực hiện

theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành.

Do đặc thù của ngành nên tất cả hồ sơ các vụ án khi giao nộp vào lưu trữ đềuđược kiểm đếm từng số bút lục; lên mục lục thống kê hồ sơ và giao nhận trực tiếptừng vụ án Đối với những hồ sơ vụ án nếu thiếu nhiều bút lục, thiếu những bút lụcquan trọng như các bản án, bản cáo trạng, lời khai của các bị cáo, bút ký phiêntòa…, cán bộ lưu trữ có quyền từ chối không nhận; biên bản giao nhận hồ sơ lậpthành 02 bản mỗi bên giữ một bản

Tài liệu thu về kho được cán bộ lưu trữ phân loại, lên mục lục thống kê,đánh số bó, bó gói đưa vào tủ, hoặc xếp lên giá, kệ để bảo quản và khai thác sửdụng

Đối với TANDCC tại Hà Nội do phòng làm việc chật chội, tủ đựng hồ sơ cóhạn nên 03 tháng hoặc 06 tháng nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan một lần Các hồ sơ

án đã giải quyết xong, phòng Lưu trữ hồ sơ nhận, phân loại, lên mục lục thống kêtrên máy, lên số bó tạm

Năm 2015: xét xử 265 vụ án hình sự; 55 vụ án dân sự

Năm 2016: xét xử 820 vụ án hình sự; 107 vụ án dân sự

Qua khảo sát, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu tại TANDCC đã được cán bộlưu trữ thực hiện khá tốt, đảm bảo cho việc giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan và phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụngtrước mắt cũng như lâu dài

2.2.2.2 Phân loại và hệ thống hóa tài liệu lưu trữ

Hồ sơ các vụ án sau khi thu thập của các cá nhân đơn vị thuộc nguồn nộp lưucán bộ làm công tác lưu trữ tiến hành phân loại theo những bước sau:

- Xác định xem hồ sơ thuộc loại nào; phân loại sắp xếp thành từng loại hồ sơ

Ví dụ: Phân loại hồ sơ đã nhận căn cứ theo năm (hình sự, dân sự, kinh tế ; năm 2015, năm 2016 ); phân loại hồ sơ theo cấp xét xử như hồ sơ hình sự, dân sự

sơ thẩm, phúc thẩm, giám đốc thẩm

- Sau khi phân loại hồ sơ, cán bộ làm lưu trữ tiến hành lập Mục lục thống kê

hồ sơ theo từng loại hồ sơ đã phân loại (Mục lục thống kê phải có đầy đủ các thôngtin, các thông tin phải chính xác để đảm bảo cho việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;

- Đối với kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp cao sau khi phân loại hồ sơ cán bộlàm lưu trữ tiến hành kiểm đếm và chia hồ sơ thành từng đơn vị bảo quản (đơn vịbảo quản là một tập tài liệu có trong hồ sơ, khoảng từ 250 đến 300 bút lục); 01 hồ

sơ có thể là 01 đơn vị bảo quản nhưng cũng có thể 01 hồ sơ được chia nhiều đơn vịbảo quản

Ví dụ: Hồ sơ vụ án Đỗ Đức A có tổng số 1.555 bút lục sẽ được chia thành 05đơn vị bảo quản

- Đối với Tòa án nhân dân địa phương, hồ sơ nhận về cán bộ làm lưu trữphân loại và chia hồ sơ thành từng bó (mỗi bó khoảng 05 hồ sơ nhỏ, nếu hồ sơ to cónhiều số bút lục có thể 01 hồ sơ chia thành nhiều bó, nhưng trên số bó khi chia nhỏphải ghi các thông tin như: tên bị cáo, tên nguyên đơn, bị đơn, số án, năm xét xử )

Ví dụ: vụ Đỗ Đức A về tội Lừa đảo chiếm đoạt tài sản, số án 300, khi giaovào lưu trữ được chia thành 04 bó (hoặc 04 cặp), thì đánh số bó 1/4; 2/4; 3/4; 4/4,trên mỗi số bó ghi các thông tin để tránh tình trạng nhầm lẫn từ bó của hồ sơ vụ ánnày sang hồ sơ của vụ án khác, hoạc không biết hồ sơ này có bao nhiêu bó

Việc đánh số bó vào Mục lục thống kê hồ sơ lưu tại Lưu trữ cơ quan phảiđánh số theo thứ tự từ 01 đến hết (việc đánh số bó hồ sơ chính là hệ thống lại hồ sơtheo Mục lục mới lập để thuận tiện cho việc bảo quản và tra tìm hồ sơ) sau đó đưavào kho xếp vào tủ hoặc giá hồ sơ để bảo quản

* Đối với một số Tòa án nhân dân địa phương việc lập Mục lục thống kê hồ

sơ được thực hiện theo vần, theo địa danh (ví dụ theo vần A, B, C , theo địa danh tỉnh như huyện Thanh Hà, huyện Cẩm Giàng ) cần lưu ý việc lập Mục lục thống kê

hồ sơ án theo vần, theo huyện sẽ có hạn chế là số án không được đánh liên tục, do

đó việc theo dõi và quản lý gặp nhiều khó khăn, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn hoạc thất lạc hồ sơ mà không biết.

2.2.2.3 Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phươngpháp của lưu trữ học để: quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng

về các mặt kinh tế, chính trị, khoa học, lịch sử,… Lựa chọn, bổ sung những tài liệu