tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định tại công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế.doc

tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định tại công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế

Các TSCĐ có hình thái vật chất cụ thể đợc gọi là TSCĐ hữu hình, còncác TSCĐ chỉ tồn tại dới hình thái giá trị đợc gọi là TSCĐ vô hình.

Trong chế độ tài chính hiện hành của nớc ta hiện nay, theo Quyết định số166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ tài chính ban hành chế độ quảnlý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ quy định tiêu chuẩn TSCĐ dựa trên haimặt giá trị và thời gian ở điều 4 nh sau:

- Về mặt thời gian: Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên.- Về mặt giá trị : Có giá trị từ 5.000.000 trở lên.

b Đặc điểm của TSCĐ:

Nh chúng ta đã biết, một đặc điểm hết sức quan trọng của TSCĐ là thamgia vào nhiều chu kỳ sản xuất nhng vẫn giữ đợc hình thái vật chất ban đầu chođến lúc h hỏng Trong quá trình lao động, TSCĐ bị hao mòn và giá trị của nóđợc dịch chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh: Khi sản phẩm đ ợc tiêuthụ thì hao mòn TSCĐ chuyển thành vốn tiền tệ và nguồn vốn này dùng để táiđầu t TSCĐ trong doanh nghiệp Ngoài ra TSCĐ còn là sản phẩm của laođộng, tức là TSCĐ vừa có giá trị và giá trị sử dụng, nói cách khác TSCĐ đợccoi là một loại hàng hóa, nó đợc mua bán, chuyển nhợng trao đổi trên thị tr-ờng t liệu sản xuất.

1.1.2 Vai trò và yêu cầu quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp :

TSCĐ là một bộ phận của t liệu sản xuất, giữ vai trò là TLLĐ chủ yếutrong quá trình sản xuất đợc coi là cơ sở vật chất kỹ thuật, thể hiện trình độcông nghệ, thế mạnh của doanh nghiệp Trong một doanh nghiệp, nếu TSCĐtăng thì sức lao động đợc tiết kiệm hơn và năng suất lao động tăng cao Bêncạnh đó, TSCĐ còn là tiêu thức để đánh giá sự phát triển của nền sản xuất xãhội hay "TSCĐ là hệ thống xơng cốt và cơ bắp của nền sản xuất xã hội" nhmột nhà kinh tế đã nhận định.

Trong sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế khoa học kỹ thuật hiệnđại, để tạo đợc càng nhiều sản phẩm có chất lợng cao, nâng cao hiệu quả cạnhtranh của doanh nghiệp, vấn đề đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới côngnghệ cho quá trình sản xuất, cải tiến hoàn thiện và nâng cao hiệu quả sử dụngTSCĐ là vô cùng cần thiết, đặc biệt công tác quản lý TSCĐ.

Muốn vậy, việc quản lý TSCĐ phải đáp ứng đợc những yêu cầu sau:

3

- Phải quản lý TSCĐ nh một yếu tố TLLĐ cơ bản, góp phần tạo ra năng lựcsản xuất của đơn vị Do vậy, kế toán cần cung cấp thông tin về số lợng TSCĐ hiệncó tại đơn vị, tình hình biến động tăng giảm TSCĐ trong đơn vị.

- Phải quản lý TSCĐ nh là một bộ phận vốn sản xuất kinh doanh cơ bản,đầu t dài hạn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có tốc độ chu chuyển chậmtính bằng nhiều năm tài chính, có độ rủi ro lớn Do đó, kế toán cần cung cấpnhững thông tin về các loại vốn sản xuất đầu t cho tài sản và chi tiết vốn đầu tcho chủ sở hữu, biết đợc nhu cầu vốn cần thiết để từ đó đầu t mới hay sửachữa TSCĐ.

- Phải quản lý bộ phận TSCĐ đã tiêu dùng, tiêu hao với t cách là một loạichi phí vật chất của quá trình sản xuất kinh doanh Vì vậy, yêu cầu kế toánphải tính đúng tính đủ mức khấu hao, trích tuỳ từng kỳ kinh doanh theo haimục đích: Thu hồi đợc vốn đầu t hợp lý và đảm bảo đợc khả năng bù đắp đợcchi phí.

1.1.3 Nhiệm vụ tổ chức hạch toán TSCĐ:

TSCĐ là bộ phận chủ yếu của cơ sở vật chất, kỹ thuật của doanh nghiệp,chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ vốn SXKD Việc trang bị, sử dụng TSCĐ ảnhhởng trực tiếp và quan trọng đến hiệu quả và chất lợng SXKD.

Để có đợc những thông tin hữu ích nhằm phục vụ tốt cho công tác quảnlý, sử dụng TSCĐ, kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:

(1) Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tìnhhình tăng, giảm TSCĐ của toàn doanh nghiệp cũng nh ở từng bộ phận trên cácmặt số lợng, chất lợng, cơ cấu, giá trị đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc bảoquản, bảo dỡng và sử dụng TSCĐ ở các bộ phận khác nhau nhằm nâng caohiệu suất sử dụng TSCĐ.

(2) Tính toán chính xác, kịp thời số khấu hao TSCĐ đồng thời phân bổđúng đắn chi phí khấu hao và các đối tợng sử dụng TSCĐ.

(3) Phản ánh và kiểm tra chặt chẽ các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ,tham gia dự toán về chi phí sửa chữa và đôn đốc đ a TSCĐ đợc sửa chữa vào sửdụng một cách nhanh chóng.

(4) Theo dõi, ghi chép, kiểm tra chặt chẽ quá trình thanh lý, nhợng bánTSCĐ nhằm bảo đảm việc quản lý và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả.

(5) Lập các báo cáo về tài sản cố định, tham gia phân tích tình hình trangbị, sử dụng và bảo quản các loại tài sản cố định.

1.2 Tổ chức hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp 1.2.1 Phân loại TSCĐ:

TSCĐ trong doanh nghiệp gồm nhiều thứ khác nhau, có những loại cóhình thái vật chất thể hiện một lợng giá trị đầu t chi trả, mỗi loại đều có đặcđiểm và yêu cầu quản lý khác nhau Để công tác quản lý và hạch toán TSCĐđợc chặt chẽ thì tất yếu phải phân loại TSCĐ.

Thực chất việc phân loại TSCĐ là sắp xếp TSCĐ thành từng loại, từng nhómtheo những tiêu thức và đặc trng nhất định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác quản lý Thông thờng, TSCĐ đợc phân theo bốn tiêu thức sau đây:

a Phân loại TSCĐ theo hình thái vật chất biểu hiện:

Căn cứ vào sự biểu hiện cụ thể hình thái vật chất của TSCĐ, ng ời ta chiathành hai nhóm: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.

- TSCĐ hữu hình: là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, do doanh

nghiệp nắm giữ để phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình Theo kết cấuTSCĐ, ngời ta phân loại một cách chi tiết TSCĐ hữu hình gồm: Nhà cửa, vật kiếntrúc; máy móc, thiết bị phơng tiện vận tải, truyền dẫn; Thiết bị dụng cụ dùng choquản lý; Cây lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm; Các loại TSCĐ hữu hìnhkhác (gồm các loại TSCĐ cha đợc quy định, phản ánh vào các loại trên; sáchchuyên môn kỹ thuật, tác phẩm nghệ thuật )

- TSCĐ vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất thể hiện một

l-ợng giá trị đã đợc đầu t, có liên quan trực tiếp đến nhiều chu kỳ kinh doanh củadoanh nghiệp TSCĐ vô hình gồm có: Quyền sử dụng đất; Chi phí thành lập, chuẩnbị sản xuất kinh doanh; Bằng phát minh sáng chế; Chi phí nghiên cứu phát triển;Lợi thế thơng mại; TSCĐ vô hình khác (bao gồm những loại TSCĐ vô hình kháccha đợc quy định, phản ánh ở trên nh: Quyền đặc nhợng, quyền thuê nhà, bảnquyền tác giả, quyền sử dụng hợp đồng ).

Việc phận loại TSCĐ thành TSCĐ hữu hình và vô hình đã giúp cho cácdoanh nghiệp thực hiện công việc quản lý và tổ chức hạch toán TSCĐ chặt chẽhơn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng hợp TSCĐ theo ngànhkinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

b Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu.

Quyền sở hữu tài sản trong doanh nghiệp đợc biểu hiện là quyền địnhđoạt, quản lý, khai thác và sử dụng tài sản Theo cách này, TSCĐ đ ợc chia làmhai loại:

- TSCĐ tự có: là những TSCĐ mà doanh nghiệp đợc quyền định đoạt,quản lý và sử dụng Những tài sản này đợc sử dụng, mua sắm hay chế tạo bằngnguồn vốn của doanh nghiệp do ngân sách cấp, đi vay của ngân hàng, bằngnguồn vốn tự bổ xung, nguồn vốn liên doanh Những TSCĐ tự có đ ợc theodõi chặt chẽ trên bảng cân đối kế toán.

- TSCĐ đi thuê: Là những TSCĐ mình doanh nghiệp chi có quyền sử dụng theoquy định của hợp đồng thuê Ngoài ra còn chịu trách nhiệm liên đới trong công tácquản lý tài sản Căn cứ vào tính chất của hợp đồng thuê, TSCĐ chia làm hai loại:

+ TSCĐ thuê tài chính: là những tài sản mà doanh nghiệp thuê vốn (tứclà vay phần giá trị của nó), thuê mua (dạng mua trả góp) hay TSCĐ thuê dàihạn Theo chế độ kế toán hiện hành, khi một hợp đồng thuê TSCĐ có mộttrong bốn điều kiện sau thì đợc coi là TSCĐ thuê tài chính:

(1) Khi kết thúc thời hạn cho thuê theo hợp đồng, bên thuê đ ợc chuyểnquyền sở hữu tài sản thuê hoặc đợc tiếp tục thuê theo sự thoả thuậncủa hai bên;

(2) Nội dung hợp đồng thuê có qui định: khi kết thúc thời hạn thuê, bênthuê đợc quyền lựa chọn mua tài sản thuê theo giá danh nghĩa thấphơn giá trị thực tế của tài sản thuê tại thời điểm mua lại;

(3) Thời hạn cho thuê một loại tài sản ít nhất bằng 60% thời gian cầnthiết để khấu hao hết giá trị tài sản thuê;

(4) Tổng số tiền thuê một loại tài sản qui định tại hợp đồng thuê ít nhấtphải tơng đơng với giá của tài sản đó trên thị trờng vào thời điểm kýhợp đồng;

5

+ TSCĐ thuê hoạt động: là những TSCĐ mà doanh nghiệp chỉ có quyềnsử dụng trong một thời gian ngắn và khi kết thúc hợp đồng thì phải trả lại bêncho thuê.

Nói chung, việc phân loại TSCĐ theo cách này tốt cho công tác quản lýtrong việc nắm đợc giá trị thực tế tài sản của toàn doanh nghiệp Tuy nhiêncha đánh giá đợc tình hình sử dụng TSCĐ tại đơn vị, vì vậy cần có sự phânloại TSCĐ theo cách đó.

c Phân loại TSCĐ theo hình thức sử dụng:

Theo từng thời kỳ sử dụng, ngời ta phân TSCĐ thành những loại chính sau:- TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh

- TSCĐ dùng trong hành chính sự nghiệp.- TSCĐ phúc lợi.

- TSCĐ không cần dùng.

Theo cách này, TSCĐ có thể đợc quản lý, sử dụng một cách chặt chẽ hơn,giúp cho doanh nghiệp xác định rõ việc trích khấu hao, hạch toán thích hợp.Song, để xác định rõ những nguồn vốn hình thành TSCĐ thì việc phân loại TSCĐtheo nguồn hình thành sẽ đảm bảo điều đó.

d Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành:

Dựa vào nguồn gốc hình thành nên TSCĐ, ngời ta phân thành:

- TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn chủ sở hữu là những TSCĐmà chủ sở hữu đầu t vào doanh nghiệp.

- TSCĐ hình thành bằng vốn vay là những TSCĐ đ ợc đầu t, xây dựngmua sắm bằng nguồn vốn vay dài hạn.

- TSCĐ hình thành từ các khoản nợ dài hạn: Loại này thuộc tài sản chothuê tài chính.

Cách này giúp các doanh nghiệp chủ động hơn trong sản xuất kinhdoanh, từ đó quản lý chặt chẽ hơn trong đầu t, mua sắm TSCĐ đồng thời việcđiều tiết cân đối nguồn tài chính hình thành TSCĐ luôn đợc nâng cao.

Trên đây là các cách phân loại TSCĐ theo những tiêu thức khác nhau Mỗicách phân loại có những u, nhợc điểm Doanh nghiệp phải căn cứ vào điều kiệnkinh doanh của mình để lựa chọn phân loại TSCĐ thích hợp Bởi việc phân loại làmột căn cứ quan trọng để xem xét quyết định đầu t cũng nh giúp cho việc tínhkhấu hao TSCĐ - một khâu cơ bản của công tác quản lý TSCĐ.

1.2.2 Đánh giá TSCĐ:

Đánh giá TSCĐ là việc xác định giá trị ghi sổ TSCĐ So yêu cầu hạchtoán TSCĐ phải phù hợp với đặc điểm của TSCĐ nên chúng đ ợc đánh giá theo3 chỉ tiêu: Nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại.

a Nguyên giá TSCĐ (NG):

Nguyên giá TSCĐ là vốn đầu t ban đầu doanh nghiệp đã chi trả hoặcchấp nhận trả tính ở thời điểm đa TSCĐ vào hoạt động tại doanh nghiệp.Nguyên giá TSCĐ trong từng trờng hợp cụ thể đợc xác định nh sau:

* TSCĐ hữu hình

- TSCĐ hữu hình loại mua sắm:

Nguyên giá tài sản cố định loại mua sắm (kể cả mua mới và cũ) baogồm: giá thực tế phải trả; lãi: tiền vay đầu t cho tài sản cố định khi cha đa tàisản cố định vào sử dụng các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa,tân trang trớc khi đa tài sản cố định vào sử dụng, chi phí lắp đặt, chạy thử,thuê và lệ phí trớc bạ (nếu có)

- TSCĐ hữu hình loại đầu t xây dựng:

Nguyên giá tài sản cố định loại đầu t xây dựng (cả tự làm và thuê ngoài)và giá quyết toán công trình xây dựng theo quy định tại Điều lệ quản lý đầu tvà xây dựng hiện hành các chi phí khác có liên quan và lệ phí trớc bạ (nếu có).

- TSCĐ hữu hình loại đợc cấp, đợc điều chuyển đến

Nguyên giá tài sản cố định đợc cấp, đợc điều chuyển đến bao gồm: giátrị còn lại trên sổ kế toán của tài sản cố định ở các đơn vị cấp, đơn vị điềuchuyển hoặc giá trị theo đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận và các chiphí tân trang, chi phí sửa chữa, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử,lệ phí trớc bạ (nếu có) mà bên nhận tài sản phải chi ra tr ớc khi đa tài sản cốđịnh vào sử dụng.

- TSCĐ hữu hình loại đợc cho, đợc biếu, đợc tặng, nhận vốn góp liêndoanh, nhận lại vốn góp, do phát hiện thừa

Nguyên giá tài sản cố định loại đợc cho, đợc biếu, đợc tặng, nhận vốngóp liên doanh, nhận lại vốn góp, do phát hiện thừa bao gồm: giá trị theođánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận, các chi phí tân trang, sửa chữa,TSCĐ, các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, lệ phí tr ớc bạ (nếucó) mà bên nhận phải chi ra trớc khi đa vào sử dụng.

*Đối với TSCĐ vô hình:

- Chi phí về đất sử dụng:

Là toàn bộ các chi phí thực tế đã chi ra có liên quan trực tiếp tới đất sửdụng bao gồm: tiền chi ra để có quyền sử dụng đất, chi phí cho đền bù giảiphóng mặt bằng, san lấp mặt bằng, lệ phí trớc bạ (nếu có) (không bao gồmcác chi phí chi ra để xây dựng các công trình trên đất).

Trờng hợp doanh nghiệp trả tiền thuê đất hàng năm hoặc định kỳ thì cácchi phí này đợc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong (các) kỳ, khônghạch toán vào nguyên giá tài sản cố định.

- Chi phí thành lập doanh nghiệp: là các chi phí thực tế có liên quan trựctiếp tới việc chuẩn bị cho sự khai sinh ra doanh nghiệp và đ ợc những ngờitham gia thành lập doanh nghiệp đồng ý coi nh một phần vốn góp của mỗingời và đợc ghi trong vốn điều lệ của doanh nghiệp, bao gồm: các chi phí chocông tác nghiên cứu, thăm dò lập dự án đầu t thành lập doanh nghiệp; chi phíthẩm định dự án; họp thành lập

7

- Chi phí nghiên cứu, phát triển; Là toàn bộ các chi phí thực tế doanhnghiệp đã chi ra để thực hiện các công việc nghiên cứu, thăm dò, xây dựngcác kế hoạch đầu t dài hạn nhằm đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

- Chi phí về bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả, mua bảnquyền tác giả, nhận chuyển giao công nghệ là toàn bộ các chi phí thực tếdoanh nghiệp đã chỉ ra các công trình nghiên cứu (bao gồm cả chi cho sảnxuất thử nghiệm, cho công tác kiểm nghiệm, nghiệm thu của Nhà n ớc) đợcNhà nớc cấp bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả, hoặc các chiphí để doanh nghiệp mua lại bản quyền tác giả, bản quyền nhãn hiệu, chi choviệc nhận chuyển giao công nghẹ từ các tổ chức và cá nhân mà các chi phínày có tác dụng phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Chi phí về lợi thế kinh doanh: là khoản chi cho phần chênh lệch doanhnghiệp phải trả thêm (chênh lệch phải trả thêm = giá mua - giá trị của các tàisản theo đánh giá thực tế) ngoài giá trị của các tài sản theo đánh giá thực tế(tài sản cố định, tài sản lu động ) khi doanh nghiệp đi mua, nhận sát nhập,hợp nhất một doanh nghiệp khác Lợi thế này đợc hình thành bởi u thế về vịtrí kinh doanh, về danh tiếng và uy tín với bạn hàng, về trình độ tay nghề củađội ngũ ngời lao động, về tài điều hành và tổ chức của Ban quản lý doanhnghiệp đó

* Đối với TSCĐ thuê tài chính.

Nguyên giá tài sản cố định thuê tài chính phản ánh ở đơn vị thuê nh đơnvị chủ sở hữu tài sản bao gồm: giá mua thực tế; các chi phí vận chuyển, bốcdỡ; các chi phí sửa chữa, tân trang trớc khi đa tài sản cố định vào sử dụng, chiphí lắp đặt, chạy thử, thuế và lệ phí trớc bạ (nếu có)

Phần chênh lệch giữa tiền thuê tài sản cố định phải trả cho đơn vị chothuê và nguyên giá tài sản cố định đó đợc hạch toán vào chi phí kinh doanhphù hợp với thời hạn của hợp đồng thuê tài chính.

Nguyên giá TSCĐ chỉ thay đổi trong các trờng hợp sau:+ Lắp đặt thêm, nâng cấp TSCĐ đã có

+ Tháo dỡ bớt một hoặc một số bộ phận của TSCĐ đã có.+ Đánh giá lại TSCĐ.

Ngoài ra để phản ánh đúng đắn năng lực thực tế về TSCĐĐ còn đợc tínhgiá theo giá trị còn lại.

Giá trị còn lại = Nguyên giá - giá trị hao mòn.

khoa học kỹ thuật làm xuất hiện những tài sản mới làm những tài sản cũ bịmất giá.

* Giá trị hao mòn của TSCĐ: đợc xác định bằng số khấu hao cơ bản luỹ

kế của TSCĐ Số khấu hao lũy kế là tổng cộng số khấu hao đã trích vào chiphí kinh doanh qua các kỳ kinh doanh của TSCĐ để thu hồi vốn đầu t vàoTSCĐ, tạo nguồn vốn để tái sản xuất TSCĐ Vì vậy cần phải trích khấu haoTSCĐ thật hợp lý Có nhiều phơng pháp tính khấu hao TSCĐ nhng ở Việt Namchủ yếu áp dụng phơng pháp khấu hao bình quân (còn gọi là khấu hao đều haykhấu hao đờng thằng) Phơng pháp này bắt buộc đối với doanh nghiệp nhà nớctheo quyết định 166/1999/QĐTC ngày 30/12/1999 của Bộ tài chính Nội dungcủa phơng pháp này nh sau:

Về thời gian sử dụng TSCĐ hữu hình, căn cứ vào tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐtheo thiết kế, hiện trạng TSCĐ và tuổi thọ kinh tế của nó.

Từ việc xác định thời gian sử dụng TSCĐ, doanh nghiệp có thể xác địnhmức trích khấu hao trung bình hàng năm cho TSCĐ theo công thức:

Mức khấu hao trung bình hàngnăm của TSCĐ (Mk) =

Nguyên giá của TSCĐThời gian sử dụng định mức (T)Khi đó: Mức khấu hao TB hàng tháng =

Tỷ lệ khấu hao hàng năm (TK) đợc tính.TK =

NGxMk 100

=

Theo phơng pháp này, mức khấu hao đợc phân bổ vào giá thành đều đặn,làm cho giá thành ổn định thích hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, số l ợng tàisản ít Tuy nhiên, hạn chế của phơng pháp này là thu hồi vốn chậm, khó tránhkhỏi hao mòn vô hình.

Trong chế độ khấu hao ban hành theo Quyết định 166/1999/QĐTC củaBộ tài chính, Nhà nớc quy định thời gian khấu hao tối đa và tối thiếu cho từngnhóm TSCĐ Căn cứ vào đó, doanh nghiệp lựa chọn thời gian khấu hao chotừng TSCĐ.

Trong trờng hợp nguyên giá TSCĐ thay đổi, doanh nghiệp phải xác địnhlại:

Mức khấu hao trung bình

Giá trị còn lại trên sổ sách kế toánThời gian sử dụng xácđịnh lại TSCĐThời gian sử dụng xác định lại TSCĐ là chênh lệch giữa thời gian sửdụng đã đăng ký và thời gian sử dụng.

Mức trích khấu hao trong năm cuối cùng của thời gian sử dụng TSCĐ đ ợc xác định là hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao luỹ kế và thựchiện của TSCĐ đó.

-Bên cạnh đó, để tính đợc mức khấu hao hàng tháng (năm) của TSCĐ, ời ta sử dụng phơng pháp khấu hao theo sản lợng.

ng-9

Trớc hết, xác định mức khấu hao bình quân cho một đơn vị sản l ợng theocông thức:

Mức khấu hao bình quân trên 1đơn vị sản lợng =

Ng.giá - Giá trị phế thải ớc tínhTổng sản lợng dự kiến mà TSCĐ có

thể sản xuất ra.

Sau đó căn cứ sản lợng thực hiện hàng tháng (năm) để tính ra mức khấuhao tháng (năm) của TSCĐ đó theo công thức:

Mức khấu hao TSCĐtháng (năm) =

Mức khấu hao bình quân

trên một đơn vị sản lợng x

Sản lợng thực hiện trong tháng (năm)Ngoài hai phơng pháp tính khấu hao trên, các nhà doanh nghiệp cũng sửdụng một phơng pháp nữa tơng đối hiệu quả là khấu hao nhanh.

Khấu hao nhanh nghĩa là việc chấp nhận mức khấu hao lớn ở những nămđầu và giảm dần ở những năm cuối Nhiều loại thiết bị máy móc có hiệu quảhơn khi còn mới vì vậy nó cung cấp đợc nhiều sản phẩm, lợi nhuận thu đợc từviệc sử dụng tài sản là lớn hơn Vào những năm đầu khi chúng còn mới thì chiphí khấu hao đợc phân bổ cho những năm đầu phải lớn hơn Điều này nhất quánvới quan điểm cơ bản là chi phí phải phù hợp với thu nhập có liên quan.

* Có hai phơng pháp khấu nhanh:

- Phơng pháp khấu hao theo số d giảm dần:

Đây là phơng pháp gia tốc nhng mức khấu hao hàng năm sẽ khác nhautheo chiều hớng giảm dần và đợc xác định nh sau:

Mk(t) = Tkh x Gcl(t)

Trong đó;

Mk(t) : mức KH năm thứ tTkh : Tỷ lệ KH

Gcl(t) : Giá trị còn lại của TSCĐ năm thứ t

Tỷ lệ KH này luôn lớn hơn tỷ lệ khấu hao tính theo ph ơng pháp khấu haođờng thẳng và thờng đợc xác định nh sau:

Tkh = Tỷ lệ khấu hao thờng x 2Tỷ lệ khấu hao thờng =

Phơng pháp này có u điểm thu hồi vốn nhanh, do đó tạo khả năng đổimới trang bị công nghệ cho doanh nghiệp nh ng với phơng pháp này số tiềnkhấu hao luỹ kế đến năm cuối cùng của thời gian sử dụng TSCĐ sẽ không đủbù đắp giá trị ban đầu của TSCĐ.

- Phơng pháp khấu hao theo tổng số năm

Theo phơng pháp này khấu hao hàng năm đợc xác định nh sau:Mk(t) = Tkh(t) x NG

Trong đó; Mkt : mức khấu hao năm thứ t

Tkh (t): Tỷ lệ khấu hao năm tNG: nguyên giá TSCĐ

Tỷ lệ khấu hao của phơng pháp này không cố định hàng năm sẽ thay đổitheo chiều hớng giảm dần và đợc tính nh sau:

Tkh(t) =

Phơng pháp này có u điểm là có khả năng thu hồi vốn nhanh, do đó cókhả năng phòng ngừa đợc hao mòn vô hình ở mức tối đa Mặt khác khắc phụcđợc nhợc điểm của phơng pháp khấu hao số d giảm dần, tức là nó đảm bảo sốtiền khấu hao luỹ kế đến năm cuối cùng của thời gian sử dụng TSCĐ sẽ bù đắpđủ giá trị ban đầu của TSCĐ.

Tuy nhiên việc áp dụng các phơng pháp khấu hao nhanh phải trong điềukiện doanh nghiệp có một giá thành có thể chịu đựng đợc

Mức khấu hao TSCĐ trong các doanh nghiệp Nhà n ớc và các loại hìnhdoanh nghiệp khác sử dụng trong việc tính thuế đợc thực hiện theo quy địnhcủa Nhà nớc, thông thờng áp dụng khấu hao đờng thẳng.

Theo quy định quản lý tài chính hiện hành của Nhà nớc, cácdoanh nghiệp lựa chọn phơng pháp trích khấu hao, xác định mức tríchkhấu hao, lập bảng tính và phân bổ khấu hao cho các đối tợng làm căncứ hạch toán khấu hao TSCĐ Số khấu hao tăng (giảm) của TSCĐ theonguyên tắc làm tròn tháng tức là TSCĐ tăng (giảm) trong tháng này thìtháng sau mới tính (thôi không tính) khấu hao Trên cơ sở đó số khấuhao tháng này phải trích đợc xác định:

Mức khấu haotháng này =

Mức khấu haotháng trớc +

Mức khấu haotăng trong tháng -

Mức khấu haogiảm trong tháng

Chính việc tính khấu hao TSCĐ chính xác sẽ làm cho việc tính giá thành hợplý chính xác và sẽ tạo ra nguồn vốn quan trọng để tái sản xuất TSCĐ.

c Giá trị còn lại của TSCĐ:

Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn.

Giá trị còn lại của TSCĐ phản ánh đợc trạng thái kỹ thuật của TSCĐ,đồng thời cho ta biết số tiền còn lại cần đợc thu hồi tiếp dới hình thức khấuhao và là căn cứ để lập kế hoạch tăng cờng, đổi mới TSCĐ Cần phân biệt giữagiá trị còn lại của TSCĐ trên sổ sách và giá trị còn lại thực của TSCĐ Bêncạnh việc theo dõi, quản lý giá trị còn lại trên sổ sách, cần phải theo dõi giá trịcòn lại thực của TSCĐ để có thể đa ra các quyết định thanh lý, nâng cấp hoặcđầu t mới TSCĐ.

1.2.3 Hạch toán tổng hợp tình hình biến động TSCĐ

Trong quá trình hoạt động, TSCĐ của doanh nghiệp thờng xuyên biến động.Để quản lý tốt TSCĐ, kế toán cần phải theo dõi, phản ánh mọi trờng hợp biến độngtăng, giảm TSCĐ Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toántổng hợp tiến hành ghi chép, tính toán, thu thập nhằm đa ra một bức tranh tổng thểhợp nhất về TSCĐ, phục vụ cho công tác quản lý TSCĐ của công ty nhất là trongkiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng TSCĐ.

11

Nhằm tạo điều kiện cho công tác quản lý TSCĐ, việc tổ chức hạch toántổng hợp TSCĐ đợc tiến hành cho từng loại TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tàichính ) và mỗi trờng hợp biến động cụ thể.

a Các tài khoản sử dụng:

Theo chế độ kế toán hiện hành,TSCĐ đợc theo dõi trên các tài khoản chủyếu sau:

+ Bên Có: phản ánh nguyên giá TSCĐ giảm do điều chuyển cho các đơnvị khác, do nhợng bán, thanh lý hoặc đem góp vốn liên doanh

+ D Nợ: Phản ánh nguyên giá TSCĐ hiện có ở đơn vị.

Theo chế độ kế toán hiện hành, TK 211 đợc chi tiết thành 6 TK cấp 2:+ TK 2112: Nhà cửa, vật kiến trúc.

+ Bên Nợ: Phản ánh nguyên giá TSCĐ thuê tài chính tăng.

+ Bên Có: phản ánh nguyên giá TSCĐ cho thuê tài chính giảm do trả lại bêncho thuê khi kết thúc hợp đồng hoặc mua lại thành TSCĐ của doanh nghiệp.

+ D Nợ: Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính hiện có.

+ D Có: Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ hiện có ở đơn vị.TK 214 có 3 TK cấp 2:

+ TK 2141- Hao mòn TSCĐ hữu hình.+ TK 2142- Hao mòn TSCĐ thuê tài chính + TK 2143 - Hao mòn TSCĐ vô hình.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tàikhoản khác có liên quan nh: TK 111, 112, 241, 331, 333, 341, 411, 414 , vàcác tài khoản ngoài bảng nh: TK 001 - "Tài sản thuê ngoài"

TK 009 - "Nguồn vốn khấu hao"

b Hạch toán nghiệp vụ tăng TSCĐ.

Trong doanh nghiệp, TSCĐ hữu hình hoặc vô hình có thể tăng do nhiềunguyên nhân khác nhau nh: do mua sắm, cấp phát, xây dựng cơ bản, Chonên, kế toán tuỳ từng trờng hợp cụ thể mà tổ chức ghi sổ kế toán thích hợp.Việc tính thuế GTGT theo hai phơng pháp khấu trừ và trực tiếp cho tr ờng hợptăng TSCĐ hữu hình cơ bản là giống nhau Chúng chỉ khác ở chỗ: theo ph ơngpháp khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào đợc hạch toán tách riêng ra khỏinguyên giá; theo phơng pháp trực tiếp, thuế GTGT đầu vào đợc hạch toán luônvào nguyên giá.

Dới đây, xin đợc trình bày hạch toán tăng, giảm TSCĐ với các doanhnghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

* Kế toán tăng TSCĐ.

13

(1) Tăng do mua ngoài không qua lắp đặt.Kế toán phản ánh các bút toán.

BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ.Nợ TK 211 (213) Nguyên giá TSCĐ.

Nợ TK 133 (1332): Thuế VAT đợc khấu trừ.Có TK 331: Tổng số tiền cha trả ngời bán.

Có TK 841, 111, 112: Thanh toán ngay (kể cả phí tổn mới).

BT2: Kết chuyển tăng nguồn vốn tơng ứng (trờng hợp đầu t bằng só vốnchủ sở hữu):

Nợ TK 4141: Nếu dùng quỹ đầu t phát triển Nợ TK 4312: Nếu dùng quỹ phúc lợi.

Nợ TK 441: Đầu t bằng vốn XDCB

Có TK 411: Nếu TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi.

(2) Trờng hợp mua sắm phải thông qua lắp đặt trong thời gian dài kếtoán phải tiến hành tập hợp chi phí mua sắm, lắp đặt theo từng đối t ợng Khihoàn thành bàn giao mới ghi tng nguyên giá TSCĐ và kết chuyển vốn.

- Tập hợp chi phí mua sắm, lắp đặt và chi phí khác trớc khi dùng.Nợ TK 241 (2411) - Tập hợp chi phí thực tế.

Nợ TK 133 (1332) - Thuế VAT đợc khấu trừ.Có TK 111, 112 341, 331

- Khi hoàn thành nghiệm thu đa vào sử dụng:Ghi tăng nguyên giá TSCĐ:

Nợ TK 211 9213) (chi tiết từng loại)Có TK 241 (2411)

Kết chuyển nguồn vốn (đầu t bằng nguồn vốn chủ sở hữu)Nợ TK 4141, 441, 4312

Có Tk 411 (hoặc 4313)

(3) Trờng hợp tăng do xây dựng cơ bản bàn giao chi phí đầu t XDCB ợc tập hợp riêng trên TK 241 (2412) khi hoàn thành bàn giao đa vào sử dụngphải ghi tăng nguyên giá và kết chuyển nguồn vốn giống nh tăng TSCĐ domua sắm phải qua lắp đặt.

đ-(4) Trờng hợp tăng do nhận vốn góp liên doanh.

Căn cứ vào giá trị vốn góp do hai bên thoả thuận, kế toán ghi tăng vốngóp và nguyên giá TSCĐ.

Nợ TK 211 (213) nguyên giá.

Có TK 411( chi tiết vốn liên doanh): Giá trị vốn góp.(5) Trờng hợp nhận lại vốn góp liên doanh.

Căn cứ vào giá trị còn lại đợc xác định tại thời điểm nhận kế toán ghicác bút toán.

BT1: Phản ánh nguyên giá TSCĐ nhận về.

Nợ TK 211 (213) Nguyên giá (Theo giá trị còn lại)

Có TK 128, 222: nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn, dài hạn.BT2: Chênh lệch giữa giá trị vốn góp với giá trị còn lại (nếu hết hạnliên doanh hoặc không tham gia nữa).

Nợ TK 111, 112, 152, 1388 )Có Tk 222, 128

(6) Trờng hợp tăng do chuyển từ công cụ, dụng cụ thành TSCĐ.Nếu công cụ, dụng cụ còn mới, cha sử dụng.

Nợ TK 211: nguyên giá (giá thực tế).Có TK 2141: Giá trị đã phân bổ.Có TK 1421: Giá trị còn lại(7) Tăng do đánh giá TSCĐ:

BT1) Phần chênh lệch tăng nguyên giáNợ TK 211.

Có TK 412

BT2) Phần chênh lệch tăng hao mòn (nếu có)Nợ TK 412

Có TK 214

(8) Trờng hợp phát hiện thừa trong kiểm kê.

Nếu TSCĐ đó đang sử dụng, cần trích bổ sung khấu hao.Nợ các TK liên quan (627, 641, 642)

Có TK 114 (2141)

Nếu không xác định đợc chủ tài sản thì báo cáo cho cơ quan chủ quảncấp trên và c tài chính cùng cấp để xử lý Trong thời gian chờ xử lý, kế toánghi.

Nợ TK 211: nguyên giá.

Có TK 214: Giá trị hao mòn.Có TK 3381: Giá trị còn lại.

c Hạch toán nghiệp vụ giảm TSCĐ:

15

(1) Khi TSCĐ giảm xuống, do doanh nghiệp nhợng bán, kế toán phảnánh các nội dung:

Có TK 721 “Thu nhập bất thờng” - giá cha có thuế.Có TK 3331 - Thuế GTGT.

Đối với đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, kế toán sẽ ghi;Nợ TK 111, 112, 131.

Nếu thu đợc phế liệu, phụ tùng nhập kho sẽ ghi.Nợ TK 152

Có TK 721 “Thu nhập bất thờng”

Nếu thu = tiền do bán phế liệu, phụ tùng sẽ ghi:Nợ TK 111, 112

Có TK 721 - Giá cha có thuế.Có TK 3331 - Thuế GTGT

Đối với đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, kế toán sẽ ghi:Nợ TK 111, 112

Có TK 721

(3) Khi chuyển TSCĐ cho các đơn vị trực thuộc sẽ ghi:Nơ TK 1361 - Giá trị còn lại

Nợ TK 214 (213) - Giá trị hao mònCó TK 211-NG

(4) Khi kiểm kê phát hiện có TSCĐ thiếu cha xác định đợc nguyên nhân,kế toán căn cứ vào nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại để phản ánh.

Nợ TK 1381 “TS thiếu chờ xử lý” - giá trị còn lại.Nợ TK 214 - Giá trị hao mòn

(5) Giảm do góp vốn kinh doanh TSCĐ

Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn.Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn.Nợ TK 214 (2141): Giá trị hao mòn.

Nợ (hoặc Có) TK 412: phần chênh lệch.Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ.

(6) Khi chuyển TSCĐ thành công cụ, dụng cụ, kế toán phản ánh nh sau:- Nếu TSCĐ có giá trị còn lại nhỏ thì tính hết vào chi phí của đối t ợng sửdụng trong kỳ kế toán.

Nợ TK 627, 641, 642 - giá trị còn lại.Nợ TK 214 - Giá trị hao mòn.

Có TK 211 - Nguyên giá.

- Nếu TSCĐ có giá trị còn lại lớn thì phải chuyển thành chi phí trả tr ớcđể phân bổ dần vào chi phí của các đối tợng sử dụng.

Nợ TK 1421 - Giá trị còn lại.Nợ TK 214 - Giá trị hao mòn

Có TK 211 - Nguyên giá

Sau đó khi phân bổ dần vào chi phí của các đối tợng sử dụng sẽ ghi:Nợ TK 627, 641, 642.

Có TK 1421 - mức phân bổ.

d Hạch toán TSCĐ thuê tài chính:

Cho thuê tài chính thực chất là hình thức đầu t tín dụng dài hạn, có thể chothuê bằng hiện vật vào các doanh nghiệp thuê vốn đầu t Đây đợc coi là một trongnhững giải pháp hữu hiệu về vốn cho doanh nghiệp thiếu vốn đặc biệt trong hoàncảnh hầu hết các doanh nghiệp ở nớc ta đều thiếu vốn hoạt động.

17

* Tại đơn vị đi thuê:

Bên đi thuê phải ghi sổ TSCĐ theo nguyên giá tại thời điểm thuê (t ơng ơng giá mua TSCĐ trên thị trờng) coi nh TSCĐ đi mua và phải phản ánh toànbộ số tiền phải trả theo hợp đồng thuê nh một khoản nợ dài hạn Định kỳ,thanh toán tiền cho bên cho thuê theo hợp đồng Trong quá trình sử dụng, bênđi thuê phải trích khấu hao và phân bổ lãi đi thuê vào chi phí kinh doanh.Theo quy định hiện hành, đơn vị đi thuê đợc hạch toán vào chi phí kinh doanhsố tiền thực phải trả theo hợp đồng thuê từng kỳ Tr ờng hợp trả đợc một lầncho nhiều năm thì tiền thuê đợc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh tơng ứngvới số năm sử dụng TSCĐ Thuế GTGT của TSCĐ đi thuê (nếu có) đợc ghinhận khi thanh toán tiền thuê Cụ thể:

đ-(1) Khi nhận đợc TSCĐ thuê tài chính, kế toán căn cứ vào chứng từ cóliên quan để xác định nguyên giá ghi.

Nợ TK 212 - Nguyên giá ở thời điểm thuê.

Nợ Tk 133 (1332) - Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.Có TK 342 - Tổng số tiền thuê phải trả.

Đồng thời xác định khoản nợ dài hạn đến hạn trả trong niên độ để kếtchuyển.

Có TK 2142 “hao mòn TSCĐ thuê tài chính”.

(3) Hàng tháng (hoặc định kỳ) khi nhận đợc chứng từ đòi tiền của bêncho thuê và tiến hành thanh toán, kế toán căn cứ vào nợ gốc và lãi thuê phảitrả để ghi.

Nợ Tk 315 - Phần nợ gốc.

Nợ TK 642 - Phần lãi thuê TSCĐ

Có TK 111, 112 - Số tiền thanh toán(4) Khi kết thúc hợp đồng thuê.

+ Nếu trả lại TSCĐ cho bên thuê

NợTK 1421-ChuyểnGTCL cha khấu hao hếtNợ TK 214(2142)-Giá tri hao mòn

CóTK212-Nguyên giá TSCĐ

+Nếu bên đi thuê đợc chuyển quyền sở hữu hoàn toànNợ TK 211,213-Nguyên giá TSCĐ

Có TK 212-Nguyên giá+Nếu bên thuê đợc mua lại

BT1: kết chuyển nguyên giá TSCĐNợTK 211,213-Nguyên giá TSCĐ

Có TK 212-Nguyên giá

BT2;Kết chuyển giá tri hao mòn luỹ kếNợ TK 214(2142)

CóTK 214(2141,2143)- Giá trị hao mònBT3Phản ánh số tiền phải trả thêm

Nợ TK 211,213:Giá trả thêmCó TK 111,112 * Tại đơn vị cho thuê:

Về thực chất, TSCĐ cho thuê vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Bởivậy, kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi, đồng thời phản ánh số tiền phải thutừng kỳ về cho thuê Số khấu hao TSCĐ cho thuê tính tơng ứng với số năm thu đợctiền thuê Trờng hợp số năm phải trả tiền thuê bằng hoặc vợt quá thời gian sử dụngtài sản thì chi phí khấu hao tính theo năm sử dụng.

Trình tự hạch toán.

(1) Khi giao TSCĐ cho bên đi thuê: Nợ TK 2142 - giá trị hao mònNợ TK 1421 - Nguyên giá.

+ Kết chuyển giá trị hao mòn lũy kếNợ TK 214 (2142)

Có TK 214 92141, 2143) - Giá trị hao mòn

+ Khoản tiền doanh nghiệp thanh toán thêm cho bên cho thuê đợc ghităng NG.

Nợ TK 211, 213 Giá trị trả tiềnCó TK 111, 112.

Nợ TK 228 - Giá trị TSCĐ cho thuê

Nợ TK 214 (2141, 2143) - GTHM (nếu có)

19

Có TK 211, 213 - nguyên giá TSCĐ cho thuê.

Có TK 241 - Chuyển giá trị XDCB hoàn thành sang cho thuê.

(2) Định kỳ (tháng, quý , năm), theo hợp đồng, phản ánh số tiền thu về chothuê từng kỳ (cả với tiền lãi).

Nợ TK liên quan (111, 112 ) - tổng số thu.Có TK 711 - thu về cho thuê TSCĐ.Có TK 138 (1388) - Thuế VAT đầu vào.

Đồng thời, xác định giá trị TSCĐ cho thuê phải thu hồi trong quá trình đầu ttơng ứng với từng kỳ.

Có TK 711 thu nhập hoạt động tài chính.BT2: Phản ánh số vốn đầu t còn lại cha thu hồi Nợ TK 811

Có TK 228

Nếu nhận lại TSCĐ khi hết hạn cho thuê, căn cứ vào giá trị đợc đánh giá lại(nếu có), tăng TSCĐ

Nợ TK 211, 213 - Giá trị đánh giá lại hoặc GTCL

Nợ TK 811 (hoặc 711) phần chênh lệch giữa giá trị còn lại cha thu hồi vớigiá trị đợc đánh giá lại

Có TS 228 - Giá trị còn lại cha thu hồi.

e Hạch toán TSCĐ cho thuê hoạt động:

* Tại đơn vị đi thuê:

TSCĐ đi thuê là TSCĐ không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, nhngdoanh nghiệp phải có trách nhiệm bảo quản, sử dụng theo đúng quy định tronghợp đồng thuê TSCĐ thuê hoạt động không trích khấu hao mà chỉ phải trảtiền thuê cho bên cho thuê Trình tự hạch toán thực hiện theo sơ đồ sau:

Để theo dõi giá trị TSCĐ đi thuê hoạt động ghi đơn TK 001+ Khi thuê ghi: Nợ TK 001 : tài sản thuê ngoài.

+ Khi trả ghi: Có TK 001.

Tiền thuê tài sản cố định thanh toán cho bên cho thuê tuỳ ph ơng thứcthanh toán mà phản ánh phù hợp.

- Nếu thanh toán theo định kỳ hàng tháng thì tính thẳng vào chi phí củađối tợng sử dụng.

Nợ TK 627, 641, 642Nợ TK 133

TSCĐ cho thuê vẫn thuộc quyền sơ hữu của doanh nghiệp nên hàngtháng vẫn phải trích khấu hao Các chi phí liên quan đến việc cho thuê nhkhấu hao TSCĐ cho thuê, chi phí môi giới, giao dịch, vận chuyển kế toánghi.

Nợ TK 811 - Tập hợp chi phí cho thuê.

Có TK 214 - Khấu hao TSCĐ cho thuê.Có TK liên quan (111, 112) các chi phí khác.- Khoản thu về cho thuê.

Nợ TK liên quan (111, 112, 138 ) Tổng số thu.Có TK 331 (33311) - Thuế VAT phải nộp

Có TK 711 - Số thu về cho thuê (trừ thuế VAT).

f Hạch toán khấu hao TSCĐ:

Kế toán khấu hao TSCĐ đợc thực hiện theo trình tự sau:

(1) Mỗi khi đa một TSCĐ bắt đầu vào sản xuất cần lập bảng khấu haocủa TSCĐ để đa vào hồ sơ của TSCĐ đó, mỗi TSCĐ có một bản riêng.

(2) Hàng tháng trích khấu hao TSCĐ (dựa và bảng phân bổ số 3)(3) Theo dõi sử dụng nguồn vốn đã khấu hao.

Nội dung và phơng pháp hạch toán

Định kỳ (tháng, quý ) trích khấu hao TSCĐ và phân bổ vào chi phísản xuất kinh doanh.

Nợ TK 627 (6274) - khấu hao TSCĐ sử dụng ở phân xởng

Nợ TK 642 (6424) Khấu hao TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp Nợ TK 641 (6414) Khấu hao TSCĐ sử dụng cho tiêu thụ sản phẩm,hàng hoá dịch vụ.

Có TK 214 Tổng số khấu hao phải trích.

21

Đồng thời, ghi nhận số khấu hao cơ bản đã trích vào tài khoản ngoàibảng cân đối kế toán: Nợ TK 009.

Số khấu hao phải nộp cho cấp trên (Nếu có).Nợ TK 411: Nếu không đợc hoàn lại.

Nợ TK 1368: Nếu đợc hoàn lại.

Có TK 336: Số phải nộp cấp trên.

Các trờng hợp giảm giá trị hao mòn do nhợng bán, thanh lý, trả vốngóp liên doanh, thu đủ khấu hao với TSCĐ vô hình cũng nh các trờng hợpTSCĐ cha khấu hao hết nhng phải nhợng bán hoặc thanh lý đã đợc trình bày ởcác nội dung liên quan.

Khấu hao TSCĐ đợc theo dõi theo bảng dới đây:Mẫu số 1:Mẫu bảng khấu hao TSCĐ

Năm Giá trị đầunăm

Mức khấu haotrong năm

Tổng khấuhao cộng dần

Giá trị cuốinăm

g Hạch toán sửa chữa TSCĐ:

Để duy trì năng lực hoạt động của TSCĐ thì doanh nghiệp phải sửachữa TSCĐ khi nó bị h hỏng Sửa chữa TSCĐ đợc chia thành 2 loại: sửa chữanhỏ (sửa chữa thờng xuyên) và sửa chữa lớn.

* Trờng hợp sửa chữa nhỏ, mang tính bảo dỡng.Nếu doanh nghiệp nào tự làm:

Nợ các TK liên quan (627, 641, 642 )

Có các TK chi phí (111, 112, 152, 214, 334 )Trờng hợp thuê ngoài.

Nợ các TK liên quan (627, 641, 642 )Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ.

Có TK Chi phí (111, 112, 331),

* Trờng hợp sửa chữa lớn, mang tính phục hồi hoặc nâng cấp.- Tập hợp chi phí sửa chữa:

Nếu thuê ngoài:

Nợ TK 133: Thuế VAT đợc khấu trừ.

Nợ TK 241 (2413): Chi phí sửa chữa thực tế.

Có TK 331: Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng.Nếu do doanh nghiệp tự làm:

Nợ TK 241 (2413).

Có các TK chi phí (111, 112, 152, 214, 334, 338 )- Kết chuyển giá thành công trình sửa chữa khi hoàn thành.

Trờng hợp sửa chữa nâng cấp, kéo dài tuổi thọ: Ghi tăng nguyên giátài sản cố định (không phân biệt sửa chữa trong hay ngoài kế hoạch).

Nơ TK 211: nguyên giá:

Có TK 2413: Giá Thành thực tế công tác sửa chữa

Trờng hợp sửa chữa mang tính phục hồi, tiến hành theo kế hoạch: Kếtchuyển vào chi phí phải trả.

Nợ TK 335: Giá thành thực tế công tác sửa chữa.

Có TK 2413: Giá thành thực tế công tác sửa chữa

Trờng hợp sửa chữa mang tính phục hồi, tiến hành ngoài kế hoạch: Giáthành sửa chữa đợc kết chuyển vào chi phí trả trớc.

Nợ TK 1421: Giá thành thực tế công tác sửa chữa.Có TK 2413: Giá thành thực tế công tác sửa chữa.

1.3 tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách kế toán:

1.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán:

Bất cứ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào cũng phải dựa trên cácchứng từ gốc để ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán TSCĐ cũng nh vậy, cầnphải lập một hệ thống chứng từ ngay từ đầu để dễ dàng hạch toán nhằm phụcvụ công tác quản lý đợc chặt chẽ hơn Để hạch toán TSCĐ cần hai loại chứngtừ chủ yếu:

(1) Chứng từ mệnh lệnh: Biểu hiện dới dạng những quyết định của chủsở hữu, những ký kết hợp đồng.

- Thẻ TSCĐ (mẫu 03 - TSCĐ): để ghi chép các tài liệu kế toán cầnthiết có liên quan đến quá trình sử dụng TSCĐ từ khi nhận cho đến khi thanhlý, nhợng bán thẻ TSCĐ do kế toán lập và kế toán trởng xác nhận Căn cứ đểlập thẻ là "Biên bản giao nhận TSCĐ", "Biên bản đánh giá lại TSCĐ", "Bảngtrích khấu hao TSCĐ", "Biên bản thanh lý TSCĐ" cùng các tài liệu liên quankhác.

23

- Biên bản thanh lý TSCĐ: Biên bản này là thủ tục thanh lý TSCĐ lúchỏng, làm căn cứ ghi thẻ TSCĐ Khi có quyết định thanh lý, phải lập "Biênbản thanh lý TSCĐ" Biên bản này do bộ phận sử dụng giữ một bản và phòngkế toán giữ một bản.

- Biên bản nghiệm thu khối lợng sửa chữa lớn TSCĐ.- Biên bản kiểm kê TSCĐ.

- Biên bản đánh giá TSCĐ

Trên đây là một số chứng từ chủ yếu đ ợc sử dụng để hạch toán TSCĐ.Ngoài ra trong các trờng hợp cụ thể để ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tếphát sinh còn có các chứng từ liên quan khác Kế toán TSCĐ cần tập hợp đầyđủ chứng từ để hạch toán.

Hình thức Chứng từ ghi sổ:

Hình thức sổ này áp dụng cho mọi quy mô nhng thích hợp với đơn vị có quymô lớn, số lợng nghiệp vụ phát sinh nhiều Theo hình thức này kế toán sử dụng baloại sổ chính là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Chứng từ ghi sổ.

a Hình thức Chứng từ ghi sổ:

Hình thức sổ này áp dụng cho mọi quy mô nhng thích hợp với đơn vị có quymô lớn, số lợng nghiệp vụ phát sinh nhiều Theo hình thức này kế toán sử dụng baloại sổ chính là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Chứng từ ghi sổ.

Chứng từ gốcVề TSCĐ

CT - GS

Sổ CáiTK 211

Bảng cân đốitài khoản

Báo cáo tài chínhBáo cáo tăng giảm TSCĐ

Sổ (thẻ) chi tiết TSCĐ

Bảng tổng hợp chi tiết (tăng, giảm)Sổ đăng ký

Nhật ký

đặc biệt Nhật kýchung

Sổ Cái TK TSCĐSổ kế toán

chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết (tăng giảm)

Bảng cân đốiphát sinh

Báo cáo tài chínhGhi hàng ngày

Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối thángGhi cuối tháng

Sổ quỹ

Chứng từ gốcVề TSCĐ

NK - CT số 9

Sổ Cái TK TSCĐ

Báo cáoNK - CT

Bảng tổng hợp chi tiết (tăng,

Ghi hàng ngày

Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối thángGhi cuối tháng

b Sổ kế toán chi tiết TSCĐ:

Là việc mở sổ theo dõi từng loại, nhóm TSCĐ và từng bộ phận sử dụng.Căn cứ để hạch toán chi tiết là dựa vào mỗi chứng từ liên quan đếnmỗi đối tợng ghi TSCĐ để lập hồ sơ TSCĐ Mỗi đối tợng ghi TSCĐ đợc lậpthành một bộ hồ sơ riêng biệt Từ đó ghi sổ, thẻ chi tiết cho từng loại đối t ợngghi TSCĐ Theo các tiêu thức khác nhau mà hình thành các loại sổ chi tiếtkhác nhau.

* Sổ chi tiết theo loại TSCĐ: Mở theo đối tợng ghi TSCĐ và nhóm tài sảncùng loại Sổ này đợc áp dụng cho đơn vị có ít loại tài sản và tính chất chuyêntheo bộ phận.

* Sổ chi tiết TSCĐ theo nguồn vốn đầu t TSCĐ: (Theo dõi và nguyên giá,giá trị hao mòn, giá trị còn lại).

* Sổ chi tiết theo tình trạng sử dụng TSCĐ:

Thông thờng trên thực tế mỗi đơn vị phải mở hai loại sổ chi tiết là loại sổtheo từng loại TSCĐ và theo đơn vị sử dụng.

Chứng từ gốcVề TSCĐ

NK - SC TK TSCĐ chi tiết TSCĐSổ (thẻ)

Tổng hợp chi tiết (tăng, giảm)Báo cáo

Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng Ghi hàng ngày

Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối thángGhi cuối tháng

Dới đây là một số mẫu sổ chi tiết TSCĐ:

T/gianđa vào

Khấu haonăm

KH đãtính đến

Chứng từ

Lý dogiảmSH NT

SH NT

27

Mẫu số 3:

Sổ chi tiết TSCĐ

Năm: loại TSCĐ: Theo bộ phận sử dụng: Chứng từ Tên

T/gianđa vào

Nguyên giá tăng Chứng từ Nguyên giá giảmSH NT

Chứng từ Số ợngtăng

Chứng từ Lýdogiảm

Số ợnggiảm

1.4 Phân tích tình hình sử dụng TSCĐ:

TSCĐ là cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp phản ánh nănglực sản xuất hiện có, trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật của doanh nghiệp Vìvậy việc phân tích tình hình sử dụng TSCĐ luôn rất cần thiết đối với quá trìnhsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc phân tích đó đợc tiến hành theo một cố chỉ tiêu sau:

1.4.1 Chỉ tiêu về cơ cấu tài sản:

Tỷ suất đầu t = TSCĐ đã và đang đầu tTổng tài sản

Chỉ tiêu này phản ánh tình hình trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật và máymóc thiết bị của doanh nghiệp Nó cho biết năng lực sản xuất và xu h ớng pháttriển lâu dài của doanh nghiệp.

1.4.2 Chỉ tiêu về tình hình sử dụng TSCĐ:

Nhằm đánh giá trình độ trang bị kỹ thuật sử dụng những chỉ tiêusau:

Mức trang bị cho1 lao động =

Nguyên giá TSCĐSố lao động bình quân

Ngoài ra, để xem việc trang bị tốt hay xấu, cũ hay mới ảnh h ởngđến năng suất lao động và kết quả sản xuất nh thế nào, ngời ta sử dụngmột số chỉ tiêu:

Hệ số hao mòn TSCĐ = Giá trị TSCĐ đã hao mònNguyên giá TSCĐHệ số còn sử dụng đợc = Giá trị còn lại của TSCĐ

Nguyên giá TSCĐ đầu năm

Chơng II

Thực trạng quản lý, hạch toán kế toán TSCĐ tạicông ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế.I Đặc điểm chung của Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế.

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế là doanh nghiệp Nhà n ớc hạchtoán độc lập với đơn vị thành viên của Tổng công ty than Việt Nam- Bộ Côngnghiệp.

Công ty đợc thành lập ngày 01 tháng 01 năm 1982 theo quy định số 65của Bộ mỏ và than chuyển công ty vật t thành công ty xuất nhập khẩu và cungứng vật t trực thuộc Bộ mỏ và thanvề sau trực thuộc Bộ năng lợng Nhiệm vụchính của Công ty trong thời gian này là xuất khẩu than và cung cấp các trangthiết bị, vật t kỹ thuật, thuốc nổ công nghiệp phục vụ cho quá trình khai thác vàsản xuất của ngành than.

Tháng 1/1995, sau khi Tổng Công ty than Việt Nam đợc thành lập côngty đợc chuyển về và chính thức trở thành thành viên của Tổng Công ty thanViệt Nam.

Trớc năm 1995, công ty gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý vàkinh doanh của mình nhng từ năm 1995 trở đi công ty đã xây dựng, ban hành,thực hiện các hiệu quả kinh tế sau:

- Giao khoán kế hoạch thu, chi phí đơn giá tiền lơng cho các đơn vị kinhdoanh.

- Quy chế trả lơng (khuyến khích các nhân có nhiều đóng góp cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty).

- Quy định khen thởng hàng năm.

Nhờ những quy định và quy chế trên đã khuyến khích động viên đợc cán bộcông nhân viên hăng say lao động, yên tâm đa hết sức lực và trí tuệ vào làm việccho công ty Vì vậy, hàng năm tăng doanh thu, tăng lãi suất, nộp ngân sách Nhà n -ớc đầy đủ, tăng dần thu nhập cho cán bộ công nhân viên.

Ngày 25/12/1996 theo Quyết định 3.910 QĐ/TCCB của Bộ trởng Bộ côngnghiệp, Công ty chính thức đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu và hợp tácquốc tế nh ngày nay.

Công ty có trụ sở chính tại: 47 phố Quang Trung - Quận Hoàn thành phố Hà Nội.

Kiếm-Tên giao dịch quốc tế:

COALIMEX, EXFORT IMPORT

AND INTERNATIONAL COPERATION COMPANY.Tên viết tắt: COALIMEX.

Với số vốn đăng ký khi trở thành thành viên của Tổng Công ty than Việt

29

tháng 12/1999 tổng nguồn vốn của Công ty huy động lên tới 71.182.244.094

Trong đó:

Vỗn chủ sở hữu chỉ có : 15.085.189.483 VNDVốn cố định : 6.054.935.972 VNDVốn lu động do NSNN cấp : 4.855.391.593 VND

Vốn lu động tự bổ sung : 4.174.861.918 VND

Sự phát triển của Công ty đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu trong 3 năm sau:

Kết quả kinh doanh của Công ty Coalimex từ năm 1999 - 2001

Nhập khẩu vật t thiết bị Triệu USD 16,57 23,81 24,6

Số nộp ngân sách Triệu VND 29.517 32.751 43.980Thu nhập bình quân (ng-

ời lao động) Nghìn đồng/ng-ời/tháng 1.850 1.788 2.231

31

Nhìn vào bảng kết quả kinh doanh của công ty từ năm 1999 - 2001 tathấy hoạt động kinh doanh của công ty đạt đợc rất nhiều thành tựu Cụ thể:

- Trong công tác xuất khẩu than, Công ty đã phát huy tích cực nghiệp vụchuyên môn của mình, chủ động hơn trong việc tìm kiếm thị trờng, tìm kiếmkhách hàng, chủ động trong đàm phán, đặc biệt là giá trên cơ sở tìm kiếm cácthông tin thị trờng thế giới luôn luôn áp dụng phù hợp để giữ đợc khách hàng vàđảm bảo sản xuất có lãi Chính vì thế năm 1999 Công ty đã xuất khẩu đợc một l-ợng than tổng trị giá lên tới 14.814.545 USD Năm 2000 mặc dù lợng than xuấtkhẩu có giảm đi, chỉ đạt 14.607.331 USD  85% so với năm 1999, nhng với sự cốgắng không ngừng năm 2001 Công ty đã đạt đợc xuất khẩu than đáng kể221.087.320 USD  149% so với năm 1999 - Một mức tăng mà không phải bất cứdoanh nghiệp thơng mại nào cũng đạt đợc.

Trong công tác nhập khẩu vật t thiết bị:

Năm 1999 Công ty đạt tổng giá trị nhập khẩu 16.578.056 USD.

Năm 2000 giá trị này tăng lên tới 23.812.951 USD (144% so với năm1999) Con số này còn tăng tới 24.673.201 USD (148% so với năm 1999)của năm 2001.

Ngoài ra, trong các lĩnh vực kinh doanh khác nh: xuất khẩu lao động, chothuê TSCĐ thuê tài chính Công ty cũng thu đợc kết quả cao Doanh thu củacông ty tăng dẫn tới số nộp ngân sách Nhà nớc cũng theo Lợi ích của Công tygắn liền với lợi ích của Nhà nớc.

Nhân lực cũng là một tiền năng khá mạnh của công ty Tuy ở giai đoạnmới thành lập có những yếu kém song trải qua 20 năm xây dựng phát triểnđáng kể, đặc biệt là theo chiều sâu Cho đến nay cán bộ công nhân viên trongbiên chế và hợp đồng dài hạn có tới 170 ng ời, trong đó hầu hết là những ngờicó trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học.

2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty.

2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty.

Công ty Coalimex là doanh nghiệp Nhà nớc, hạch toán độc lập và là đơnvị thành viên của Tổng công ty than Việt Nam Chính vì vậy mà hoạt độngkinh doanh chủ yếu của công ty là xuất khẩu than và nhập khẩu các loại vật t ,thiết bị phục vụ ngành than Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh nhvậy, công ty Coalimex đã tổ chức hoạt động kinh doanh nh sau: Ngoài hoạtđộng kinh doanh xuất nhập khẩu phục vụ ngành than Công ty còn có các hoạtđộng kinh doanh xuất nhập khẩu ngoài ngành than theo đúng nhu cầu của thịtrờng, xuất khẩu lao động quốc tế, sản xuất kinh doanh một xởng sản xuất nớcđá ăn sạch tại Thành phố Hồ Chí Minh Song hoạt động chủ yếu của Công tyvẫn là xuất khẩu than, nhập khẩu ủy thác và kinh doanh các loại vật t , thiết bịphục vụ quá trình khai thác và chế biến than.

Hàng năm, lợng than mà Công ty xuất khẩu ra thị trờng thế giới đạt tới500.000 tấn, trị giá trên 15.000.000 USD Loại than mà Công ty thờng xuấtkhẩu là ANTRACITE ANTRACITE Việt Nam là loại than có chất l ợng cao,độ tro thấp và hàm lợng lu huỳnh thấp Than ANTRACITE đợc Công ty xuất

khẩu phần lớn sang thị trờng các nớc Tây âu, Thái Lan, Hàn Quốc, TrungQuốc, Bungari và Châu Mỹ Latinh

Nhập khẩu vật t thiết bị phục vụ ngành than dới sự chỉ đạo của Tổngcông ty than Việt Nam theo cơ chế đấu thầu Đồng thời, Công ty còn tìm kiếmđối tác khai thác để nhập khẩu các loại hàng hóa ngoài ngành phục vụ cho nhucầu của thị trờng.

2.2 Chức năng của Công ty

Thông qua hoạt động nhập khẩu trực tiếp đẩy mạnh xuất khẩu than, xuất

khẩu lao động, nhập khẩu vật l thiết bị phù hợp với yêu cầu của thị trờng

quốc tế, tăng kim ngạch xuất khẩu nhằm phát triển Công ty, góp phần thúcđẩy sự lớn mạnh của Tổng công ty.

Thông qua hoạt động xuất khẩu để thu ngoại tệ phục vụ cho nhập khẩumáy móc, thiết bị phụ tùng vật t, chuyển giao công nghệ mới tiên tiến, hiệnđại nhằm trang bị kỹ thuật công nghệ, phát huy đ ợc lợi thế so sánh của nớc ta,đồng thời tạo đợc nhiều công ăn việc làm cho ngời dân lao động, nâng cao đờisống cho cán bộ công nhân viên.

Ngoài ra, Công ty cũng thực hiện nhập các mặt hàng t liệu sản xuất, t liệutiêu dùng khác theo nhu cầu của thị trờng trong nớc Đồng thời, Công ty cònkèm tăng thu ngân sách cho Nhà nớc thông qua nộp thuế cho Nhà nớc ta vàlàm tròn các nghĩa vụ của một doanh nghiệp đối với xã hội.

2.3 Các nhiệm vụ cơ bản của Công ty

Tùy thuộc vào từng thời kỳ kinh doanh mà Công ty có các nhiệm vụ khácnhau Trong điều kiện hiện nay thì Công ty có các nhiệm vụ cơ bản sau:

- Nhập khẩu ủy thác và kinh doanh vật t thiết bị phụ tùng, xe máy, phơngtiện vận tải, kim khí, nguyên vật liệu, hóa chất cho sản xuất công nghiệp, hàngtiêu dùng.

- Hợp tác lao động quốc tế: tìm kiếm việc làm và đ a ngời Việt Nam đi laođộng và đào tạo ở nớc ngoài.

- Kinh doanh sản xuất nớc đá sạch tại Thành phố Hồ Chí Minh.

33

3.Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

a Mô hình tổ chức bộ máy quản lý.

Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý công ty Coalimex

Phó giám đốc

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng tổ chức nhân sự và thanh tra

Phòng kế hoạch-kinh tài chính

tế-Phòng xuất khẩu than

Phòng xuất khẩu lao động quốc tế 1,2

Phòng kiểm tra nội bộ

Phòng hành chính -tổng hợp

Phòng nhập khẩu 2

Phòng nhập khẩu 3

Phòng nhập khẩu 4

Chi nhánh Coalimex Quảng Ninh

Phòng nhập khẩu 1

Phòng nhập khẩu 5

Chi nhánh Coalimex TP Hồ Chí Minh

X ởng SX

n ớc đá ăn sạch TP.Hồ Chí Minh

Cơ cấu bộ máy quản lý công ty.

Công ty Coalimex tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến từ Giám đốcxuống thẳng các phòng ban mà không cần phải qua một khâu trung gian nào.Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ, đảm bảo hoạt động kinh doanh cao nhấtvớ chế độ một thủ trởng.

Đứng đầu Công ty là giám đốc do Hội đồng quản trị của Tổng công tyđứng ra bổ nhiệm, Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty theo luậtdoanh nghiệp nhà nớc, theo điều lệ của công ty và là ngời chịu trách nhiệm tr-ớc Hội đồng quản trị Tổng công ty Than Việt Nam về pháp luật đối với toànbộ hoạt động của công ty.

Giúp việc cho Giám đốc là hai phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý vàđiều hành hoạt động của kinh doanh của các phòng, ban và các chi nhánh màGiám đốc không trực tiếp điều hành.

Dới ban Giám đốc là các phòng ban, chi nhánh có chức năng thực hiệncác nhiệm vụ mà Công ty giao phó Các phòng chức năng này có trách nhiệmgiúp đỡ Giám đốc giải quyết và hành mọi lĩnh vực hoạt động kinh doanh củacông ty.

Các phòng kinh doanh cũng đồng thời hoạt động kinh doanh độc lập d ớisự điều hành của Giám đốc và Phó giám đốc.

Các chi nhánh, xởng của công ty đứng đầu là Giám đốc các chi nhánh,những đơn vị này mặc dù có t cách pháp nhân nhng không đầy đủ, hạch toánphụ thuộc và chịu sự giám sát chỉ đạo của Giám đốc Công ty, đ ợc mở tàikhoản tại Ngân hàng theo quy định của pháp luật Các đơn vị này đ ợc triểnkhai các hoạt động kinh doanh trong phạm vi đợc Giám đốc uỷ quyền.

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình tổ chức chức năngđã giúp cho công ty tận dụng tốt khả năng chuyên môn nghiệp vụ của cácthành viên Đồng thời, điều đó cũng giúp cho công ty nhanh chóng nắm bắt đ -ợc nhng thay đổi trên thị trờng cũng nh trong kinh doanh qua đó có thể thựchiện các hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, cơ cấu này cũng đòi hỏi việc tổng hợp thông tin nhanh chóngphù hợp với tiến độ công việc của toàn Công ty (Điều này đã đợc Công tythực hiện rất tốt thông qua hệ thống máy vi tính nội bộ).

Khối các phòng ban Công ty gồm có:

* Phòng Tổ chức nhân sự và thanh tra

Đợc sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty, đợc quyền tham mu giúpđỡ cho Giám đốc trong việc tổ chức bộ máy quản lý của Công ly, tổ chức cánbộ đáp ứng yêu cầu kinh doanh sản xuất của đơn vị.

- Phối hợp với các phòng kế hoạch kinh tế - tài chính phân phối điều tiếtlợi nhuận, tiền lơng, chế độ của Nhà nớc.

- Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên nh : tiền lơng,

bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, KPCĐ, hu trí .

- Chỉ đạo trực tiếp công tác thanh tra bảo vệ của Công ty.

* Phòng Kế hoạch kinh tế - tài chính.

35

Đợc sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc thực hiện theo dõi quan~sát toàn bộhoạt động kinh doanh sản xuất của Công ty Trởng phòng kinh tế-tài chínhđồng thời là kế toán trởng.

- Đảm bảo sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả, bảo toàn và phát triểnvốn Có trách nhiệm thanh toán công nợ của Công ty.

- Giao kế hoạch chỉ tiêu hàng năm doanh thu cho các phòng kinh doanh.- Thực hiện việc phản ánh mọi hoạt động kinh doanh, mọi nghiệp vụ kinhtế phát sinh, tổng hợp, giám sát và quản lý chặt chẽ Phòng Kế hoạch kinh tế -Tài chính có nghĩa vụ tập hợp các số liệu cho các đơn vị thành viên, chi nhánhbáo lên, từ đó cung cấp cho Giám đốc những thông tin cần thiết, sớm đ a ra ph-ơng hớng kế hoạch trong kỳ sau.

- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán, thống kê theo pháp luật hiện hành,chế độ báo cáo định kỳ hoặc bất thờng theo quy định của Nhà nớc và Tổng công tythan Việt Nam Chịu trách nhiệm tính chính xác của các báo cáo đó.

* Phòng xuất khẩu than và hợp tác quốc tế.

Là phòng đợc điều hành trực tiếp từ Giám đốc với nhiệm vụ giao dịch,mua bán và ký kết hợp đồng, thực hiện các hợp đồng xuất khẩu than sangnhiều nớc khác nhau trên thế giới nh: thị trờng than Châu âu, Nhật Bản, Thái

Lan, Hàn Quốc, Bungari và Châu Mỹ Latinh Phòng xuất khẩu than đem lợi

nhuận về cho Công ty khá lớn, chiếm tới 30% doanh thu của Công ty và hiệnnay Công ty còn muốn đẩy con số này lên cao hơn nữa Làm dịch vụ ủy tháccho các đơn vị thành viên của Tổng công ty than Việt Nam xuất khẩu các sảnphẩm chế biến từ than.

* Phòng xuất khẩu lao đông quốc tế.

Phòng có nhiệm vụ chuẩn bị nguồn nhân lực và thực hiện các hợp đồngvề hợp tác lao động quốc tế Hiện nay, các thị tr ờng lao động mà Công ty khaithác đợc, đó là: Đài Loan, Nhật Bản, Hàn Quốc Trớc đây, chỉ có một phòngxuất khẩu lao động quốc tế do hợp đồng xuất khẩu ngày càng nhiều nên phòngxuất khẩu lao động đã chia làm hai phòng để tiện việc sắp xếp giao dịch vàquản lý, bảo vệ ngời Việt Nam đi lao động ở nớc ngoài sao cho có lợi nhất chongời lao động Phòng xuất khẩu lao động 1 quản lý thị tr ờng lao động ĐàiLoan Phòng xuất khẩu lao động 2 quản lý thị tr ờng lao động Nhật Bản, HànQuốc.

* Phòng hành chính tổng hợp

Thực hiện mọi sự chỉ đạo của Giám đốc về quản lý tài sản và điều hànhcác phơng tiện vận tải, văn th lu trữ Đáp ứng các yêu cầu kinh doanh sản xuấtcủa Công ty, lu trữ toàn bộ các loại văn bản của cơ quan Nhà n ớc, Tổng côngty than Việt Nam và cũng là nơi tiếp nhận phát hành các loại văn bản cho cácđơn vị khai thác có liên quan.

* Phòng nhập khẩu 1

Thực hiện các hợp đồng kinh doanh và nhận nhập khẩu ủy thác các loạivật t, thiết bị phụ tùng, xe máy, phơng tiện vận tải và theo dõi thực hiện cácđơn đặt hàng từ thị trờng SNG.

* Phòng nhập khẩu 2

Thực hiện các hợp đồng nhập khẩu ủy thác và kinh doanh các loại vật tthiết bị phụ tùng từ các nớc t bản nh Nhật Bản, Hàn Quốc, các nớc Đông Namá và Tây âu.

Thực hiện tiếp việc nhập khẩu vật t thiết bị đồng bộ cho hai xí nghiệptuyển than Hòn Gai và Cửa Ông.

* Phòng nhập khẩu 3

Thực hiện các hợp đồng kinh doanh và nhận nhập khẩu ủy thác các loạivật t thiết bị phục vụ cho các mỏ than lộ thiên từ tất cả các thị trờng (trừ thị tr-ờng SNG).

* Phòng nhập khẩu 5

Đây là phòng kinh doanh tổng hợp, phòng thực hiện các hợp đồng kinhdoanh ngoài ngành chủ yếu là các loại vật t, thiết bị, phụ tùng và tiêu dùng theonhu cầu của thị trờng trong nớc cũng nh máy hút bụi, máy điều hòa, xe máy

* Chi nhánh Coalimex Ouảng Ninh

Là nơi thực hiện việc giao nhận than giữa các đơn vị có than xuất khẩuvới các hãng vận tải, do khách nớc ngoài chỉ định đến nhận hàng tại cảng CửaÔng và Hòn Gai theo hợp đồng đã ký của Tổng công ty và Công ly Coalimex.Ngoài ra chi nhánh Coalimex Quảng Ninh còn tự khai thác tìm kiếm các đơnđặt hàng ủy thác xuất khẩu than sang Trung Quốc và nhập khẩu kinh doanhcác loại vật t thiết bị dới sự chỉ đạo của Công ty.

* Chi nhánh Coalimex thành phố Hồ Chí Minh

Đợc sự ủy quyền của Giám đốc Công ty thực hiện trực tiếp ký các hợpđồng kinh doanh xuất nhập khẩu hay những đơn đặt hàng về vật t thiết bị tổnghợp các giá trị dới 100.000 USD và đồng thời kinh doanh một xởng sản xuấtnớc đá ăn sạch.

Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty Coalimex nói chungđợc thực hiện rất rõ ràng, các phòng kinh doanh thực hiện việc đàm phán kýkết với bạn hàng theo đúng chức năng và thị tr ờng đợc giao theo điều lệ vàgiấy phép kinh doanh của Công ty Nhiệm vụ của từng phòng kinh doanh là:Xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu, tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau đ ợcCông ty phê duyệt, tự mình tìm kiếm các hợp đồng xuất nhập khẩu kinh doanhhoặc ủy thác

Các phòng kinh doanh, các chi nhánh trực thuộc có trách nhiệm phải th ờng xuyên cung cấp đầy đủ các thông tin chứng từ cho phòng kế hoạch kinh tế- tài chính để phòng kịp thời hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằmđem lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty.

-4 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Coalimex.

a Hình thức tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty Coalimex là một doanh nghiệp nhà n ớc, hạch toán độc lập, cácđơn vị trực thuộc Do đó, phòng kế hoạch kinh tế-tài chính của công ty cótrách nhiệm tổ chức quản lý hoạt động tài chính kế toán của Công ty với tcách là một đơn vị hạch toán độc lập đồng thời phải kiểm tra quản lý, chỉ đạotổng hợp công tác tài chính của tất cả các đơn vị trực thuộc.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ cung cấp thông tin về mọi hoạt động giữa cácđơn vị và cấp trên một cách chính xác, kịp thời tạo điều kiện nâng cao hiệuquả kinh doanh nhằm phù hợp với cơ chế thị trờng, công tác kế toán của công

37

ty từng bớc thay đổi cách thức tổ chức, phù hợp với cơ chế mới Công ty đã ápdụng chế độ kế toán mới do Bộ tài chính ban hành.

Công ty áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung-toàn công ty chỉ cómột phòng kế toán duy nhất đặt tại trụ sở chính của Công ty gọi là phòng kếhoạch kinh tế-tài chính Phòng có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tếphát sinh hàng ngày của Công ty Đối với các chi nhánh Quảng Ninh, thànhphố Hồ Chí Minh đợc phân cấp hạch toán độc lập nhng không đầy đủ Nghĩalà việc hạch toán của chi nhánh đợc lên bảng cân đối kế toán và bảng kết quảkinh doanh của chi nhánh Riêng phần trích khấu hao TSCĐ và thuế thu nhậpdoanh nghiệp tập trung tại công ty Hàng tháng chi nhánh gửi bảng cân đối kếtoán cho phòng kế hoạch kinh tế bằng cách chuyển đổi số liệu.

Cuối quý, kế toán chi nhánh gửi bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quảkinh doanh, tình hình thu nộp ngân sách và biểu tổng hợp chi phí theo yếutố Cuối năm làm nh quý nhng là số liệu tổng hợp của cả năm.

b Cơ cấu bộ máy kế toán.

* Mô hình bộ máy kế toán của Công ty Coalimex.

SƠ Đồ 6:Mô hình bộ máy kế toán của Công ty Coalimex.

tổng hợp

Kế toán tiền mặt kiêm kế toán công nợ

ngoài ngành

Kế toán

chi phí

Kế toán

TK 1121

Kế toán

TK 1122

Thủ quỹ

Kế toán chi

* Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kế toán công ty.

Bộ phận kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tratoàn bộ công tác kế toán của công ty, giúp lãnh đạo công ty thực hiện hạchtoán kinh tế và giao chỉ tiêu doanh thu, chi phí cho các phòng kinh doanh.

Phòng kế hoạch kinh tế-tài chính của công ty gồm có 2 bộ phận là bộphận kế hoạch và bộ phận kế toán Bộ phận kế hoạch xây dựng các chỉ tiêu kếhoạch cho các phòng kinh doanh của toàn Công ty Bộ phận kế toán thực hiệnghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của toàn công tyvà báo cáo theo định kỳ hoặc bất thờng các báo cáo tài chính của công ty chogiám đốc hoặc các cơ quan chức năng khác.

Phòng kế hoạch kinh tế tài chính gồm 9 ngời và đợc phân công phụ trách cáccông việc cụ thể nh: kế toán trởng, phó kế toán trởng phụ trách kế toán, kế toánhàng hóa kiêm kế toán công nợ trong ngành và kế toán tổng hợp, kế toán chi phí,kế toán tài khoản 1121, kế toán tài khoản 1122, kế toán tiền mặt kiêm kế toáncông nợ ngoài ngành và ở mỗi chi nhánh có 1 đến 2 kế toán viên.

* Công việc cụ thể của từng nhân viên kế toán.

Kế toán trởng: Là ngời lãnh đạo phòng kế hoạch kinh tế tài chính đônđốc chỉ đạo các kế toán viên chấp hành quy định về chế độ kế toán do nhà n ớcban hành Kế toán trởng là ngời trực tiếp báo cáo các thông lin kế toán tàichính lên Giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền, là ng ời chịu trách nhiệmvề các thông tin, số liệu của các báo cáo đó Ngoài ra, kế toán tr ởng còn chịutrách nhiệm hớng dẫn kế toán các chi nhánh.

Giúp cho kế toán trởng là phó kế toán trởng.

Phó kế toán trởng chịu trách nhiệm kế hoạch: có nhiệm vụ giao kế hoạchchỉ tiêu về doanh thu, chi phí cho các phòng kinh doanh.

- Phó kế toán trởng phụ trách kế toán: có nhiệm vụ tổ chức công tác kếtoán, thờng xuyên kiểm tra giám sát các loại chứng từ, các nghiệp vụ kinh tếphát sinh hàng ngày.

- Kế toán hàng hóa kiêm kế toán công nợ trong ngành và kế toán tổnghợp: có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ mua bán, xuất nhập khẩu hàng hóa từđó vào các sổ kế toán Cuối niên độ có nhiệm vụ kết chuyển giá vốn, cáckhoản chi phí để xác định kết quả kinh doanh và tính các khoản thuế phải nộp,theo dõi các khoản công nợ trong ngành than Thực hiện nốt các phần hànhcông việc còn lại và các công việc liên quan đến việc lập báo cáo kế toán địnhkỳ, kiểm tra kế toán đối với tất cả các phần hành công việc kế toán ở các bộphận kế toán trong doanh nghiệp.

- Kế toán chi phí: theo dõi tập hợp và tính toán các khoản chi phí bánhàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các loại chi phí khác của công ty.

- Kế toán tiền mặt kiêm kế toán theo dõi công nợ ngoài ngành: có nhiệmvụ theo dõi, mở sổ thu tiền mặt, vào sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàngngày của Công ty, theo dõi các khoản công nợ ngoài ngành, thanh toán l ơngphải trả và thanh toán các khoản công nợ ngoài ngành.

Kế toán tài khoản 1121: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu chi tiền gửiViệt Nam của Công ty.

39