Sổ kế toán tổng hợp để ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó cung cấp các thông tin tổng hợp cho ngời quản lý, thờng chỉ sử dụng thớc đo giá trị. Nhng việc sử dụng loại sổ nào, số lợng, kết cấu và quan hệ ghi chép giữa các loại sổ nh thế nào tuỳ thuộc vào hình thức tổ chức khác nhau, kế toán tổng hợp TSCĐ sử dụng hệ thống sổ sau:
Hình thức Chứng từ ghi sổ:
Hình thức sổ này áp dụng cho mọi quy mô nhng thích hợp với đơn vị có quy mô lớn, số lợng nghiệp vụ phát sinh nhiều. Theo hình thức này kế toán sử dụng ba loại sổ chính là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Chứng từ ghi sổ.
a. Hình thức Chứng từ ghi sổ:
Hình thức sổ này áp dụng cho mọi quy mô nhng thích hợp với đơn vị có quy mô lớn, số lợng nghiệp vụ phát sinh nhiều. Theo hình thức này kế toán sử dụng ba loại sổ chính là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ 1: trình tự hạch toán TSCĐ theo hình thức "ctgs"
Ghi chú:
b. Hình thức Nhật ký chung:
áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khối lợng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh không nhiều lắm và biên chế bộ máy kế toán ít ngời.
Theo hình thức này kế toán sử dụng các loại sổ. Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt và sổ Cái.
Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán TSCĐ theo hình thức "nhật ký chung"
Ghi chú: Chứng từ gốc Về TSCĐ CT - GS Sổ Cái TK 211 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Báo cáo tăng giảm TSCĐ
Sổ (thẻ) chi tiết TSCĐ
Bảng tổng hợp chi tiết (tăng, giảm) Sổ đăng ký
CT - GS
Ghi hàng ngày
Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối tháng Ghi cuối tháng Sổ quỹ Chứng từ gốc Về TSCĐ Nhật ký đặc biệt Nhật kýchung Sổ Cái TK TSCĐ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết (tăng giảm) Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày
Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối tháng Ghi cuối tháng
c. Hình thức Nhật ký - Chứng từ:
áp dụng ở đơn vị có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán đồng đều.
Theo hình thức này, kế toán TSCĐ sử dụng các sổ: Sổ chi tiết số 5 hoặc thẻ TSCĐ, NKCT số 9, bảng phân bổ số 3, sổ Cái TK TSCĐ.
Sơ đồ 3: trình tự hạch toán TSCĐ theo hình thức "nhật ký chứng từ"
Ghi chú:
d. Hình thức Nhật ký - Sổ Cái:
Theo hình thức này, kế toán TSCĐ sử dụng các sổ kế toán chủ yếu là sổ NK - SC, sổ chi tiết TSCĐ, sổ kho vật liệu, thẻ kho ...
Sơ đồ 4: hạch toán TSCĐ theo hình thức "nhật ký sổ cái"
Ghi chú: Chứng từ gốc Về TSCĐ NK - SC TK TSCĐ Sổ (thẻ) chi tiết TSCĐ Tổng hợp chi tiết (tăng, giảm) Báo cáo
Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng Ghi hàng ngày
Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối tháng Chứng từ gốc Về TSCĐ NK - CT số 9 Sổ Cái TK TSCĐ Báo cáo NK - CT Liên quan Số (thẻ) chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp
chi tiết (tăng, giảm)
Ghi hàng ngày
Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối tháng Ghi cuối tháng
b. Sổ kế toán chi tiết TSCĐ:
Là việc mở sổ theo dõi từng loại, nhóm TSCĐ và từng bộ phận sử dụng. Căn cứ để hạch toán chi tiết là dựa vào mỗi chứng từ liên quan đến mỗi đối tợng ghi TSCĐ để lập hồ sơ TSCĐ. Mỗi đối tợng ghi TSCĐ đợc lập thành một bộ hồ sơ riêng biệt. Từ đó ghi sổ, thẻ chi tiết cho từng loại đối t ợng ghi TSCĐ. Theo các tiêu thức khác nhau mà hình thành các loại sổ chi tiết khác nhau.
* Sổ chi tiết theo loại TSCĐ: Mở theo đối tợng ghi TSCĐ và nhóm tài sản cùng loại. Sổ này đợc áp dụng cho đơn vị có ít loại tài sản và tính chất chuyên theo bộ phận.
* Sổ chi tiết TSCĐ theo nguồn vốn đầu t TSCĐ: (Theo dõi và nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại).
* Sổ chi tiết theo tình trạng sử dụng TSCĐ:
Thông thờng trên thực tế mỗi đơn vị phải mở hai loại sổ chi tiết là loại sổ theo từng loại TSCĐ và theo đơn vị sử dụng.
Dới đây là một số mẫu sổ chi tiết TSCĐ:
Mẫu số 2:
Sổ chi tiết TSCĐ
Năm: ... loại TSCĐ: ...
Ghi tăng TSCĐ Khấu hao Ghi giảm TSCĐ
Chứng từ Tên đặc điểm Nớc sản xuất T/gian đa vào SD Số hiệu TSCĐ NG TSCĐ Khấu hao năm KH đã tính đến khi Chứng từ Lý do giảm SH NT % Mức SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Mẫu số 3: Sổ chi tiết TSCĐ Năm: ... loại TSCĐ: ... Theo bộ phận sử dụng: ... Chứng từ Tên đặc điểm TSCĐ Nớc sản xuất T/gian đa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ NG TSCĐ
Nguyên giá tăng Chứng từ Nguyên giá giảm
Chứng từ Chứng từ
SH NT SH NT
1.4. Phân tích tình hình sử dụng TSCĐ:
TSCĐ là cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp phản ánh năng lực sản xuất hiện có, trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật của doanh nghiệp. Vì vậy việc phân tích tình hình sử dụng TSCĐ luôn rất cần thiết đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc phân tích đó đợc tiến hành theo một cố chỉ tiêu sau:
1.4.1. Chỉ tiêu về cơ cấu tài sản:
Tỷ suất đầu t = TSCĐ đã và đang đầu t Tổng tài sản
Chỉ tiêu này phản ánh tình hình trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật và máy móc thiết bị của doanh nghiệp. Nó cho biết năng lực sản xuất và xu h ớng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
1.4.2. Chỉ tiêu về tình hình sử dụng TSCĐ:
Nhằm đánh giá trình độ trang bị kỹ thuật sử dụng những chỉ tiêu sau: Mức trang bị cho
1 lao động = Nguyên giá TSCĐ
Số lao động bình quân
Ngoài ra, để xem việc trang bị tốt hay xấu, cũ hay mới ảnh hởng đến năng suất lao động và kết quả sản xuất nh thế nào, ngời ta sử dụng một số chỉ tiêu:
Hệ số hao mòn TSCĐ = Giá trị TSCĐ đã hao mòn Nguyên giá TSCĐ Hệ số còn sử dụng đợc = Giá trị còn lại của TSCĐ
Nguyên giá TSCĐ Bên cạnh đó, để đánh giá đầu t mới TSCĐ, ngời ta dùng các chỉ tiêu.
Hệ số đổi mới TSCĐ = TSCĐ mới đa vào hoạt động Nguyên giá TSCĐ cuối năm Hệ số loại bỏ TSCĐ = TSCĐ loại bỏ trong năm
Nguyên giá TSCĐ đầu năm
Thực trạng quản lý, hạch toán kế toán TSCĐ tại công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế. I. Đặc điểm chung của Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế.
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế là doanh nghiệp Nhà n ớc hạch toán độc lập với đơn vị thành viên của Tổng công ty than Việt Nam- Bộ Công nghiệp.
Công ty đợc thành lập ngày 01 tháng 01 năm 1982 theo quy định số 65 của Bộ mỏ và than chuyển công ty vật t thành công ty xuất nhập khẩu và cung ứng vật t trực thuộc Bộ mỏ và thanvề sau trực thuộc Bộ năng lợng. Nhiệm vụ chính của Công ty trong thời gian này là xuất khẩu than và cung cấp các trang thiết bị, vật t kỹ thuật, thuốc nổ công nghiệp phục vụ cho quá trình khai thác và sản xuất của ngành than.
Tháng 1/1995, sau khi Tổng Công ty than Việt Nam đợc thành lập công ty đợc chuyển về và chính thức trở thành thành viên của Tổng Công ty than Việt Nam.
Trớc năm 1995, công ty gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý và kinh doanh của mình nhng từ năm 1995 trở đi công ty đã xây dựng, ban hành, thực hiện các hiệu quả kinh tế sau:
- Giao khoán kế hoạch thu, chi phí đơn giá tiền l ơng cho các đơn vị kinh doanh.
- Quy chế trả lơng (khuyến khích các nhân có nhiều đóng góp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty).
- Quy định khen thởng hàng năm.
Nhờ những quy định và quy chế trên đã khuyến khích động viên đợc cán bộ công nhân viên hăng say lao động, yên tâm đa hết sức lực và trí tuệ vào làm việc cho công ty. Vì vậy, hàng năm tăng doanh thu, tăng lãi suất, nộp ngân sách Nhà n- ớc đầy đủ, tăng dần thu nhập cho cán bộ công nhân viên.
Ngày 25/12/1996 theo Quyết định 3.910 QĐ/TCCB của Bộ trởng Bộ công nghiệp, Công ty chính thức đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế nh ngày nay.
Công ty có trụ sở chính tại: 47 phố Quang Trung - Quận Hoàn Kiếm- thành phố Hà Nội.
COALIMEX, EXFORT IMPORT
AND INTERNATIONAL COPERATION COMPANY. Tên viết tắt: COALIMEX.
Với số vốn đăng ký khi trở thành thành viên của Tổng Công ty than Việt Nam ngày 25/12/1996 là 15.085.189.972 VND.
Trong đó: Vốn cố định : 6.054.985.972 VND
Vốn lu động : 9.030.253.511 VND.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Công ty không những bảo toàn đợc vốn mà còn phát triển vốn đồng thời cũng chú trọng nâng cao trình độ quản lý, kinh doanh của cán bộ công nhân viên của Công ty. Đến tháng 12/1999 tổng nguồn vốn của Công ty huy động lên tới 71.182.244.094 VND. Trong đó: Vỗn chủ sở hữu chỉ có : 15.085.189.483 VND Vốn cố định : 6.054.935.972 VND Vốn lu động do NSNN cấp : 4.855.391.593 VND Vốn lu động tự bổ sung : 4.174.861.918 VND
Kết quả kinh doanh của Công ty Coalimex từ năm 1999 - 2001
Tên chỉ tiêu Đơn vị tính 1999 2000 2001
Xuất khẩu than Triệu USD 14,81 12,6 22,1
Nhập khẩu vật t thiết bị Triệu USD 16,57 23,81 24,6
Doanh thu Triệu VND 62.768 66.564 93.520
Số nộp ngân sách Triệu VND 29.517 32.751 43.980 Thu nhập bình quân (ng-
ời lao động) Nghìn đồng/ng-ời/tháng 1.850 1.788 2.231
Nhìn vào bảng kết quả kinh doanh của công ty từ năm 1999 - 2001 ta thấy hoạt động kinh doanh của công ty đạt đợc rất nhiều thành tựu. Cụ thể:
- Trong công tác xuất khẩu than, Công ty đã phát huy tích cực nghiệp vụ chuyên môn của mình, chủ động hơn trong việc tìm kiếm thị trờng, tìm kiếm khách hàng, chủ động trong đàm phán, đặc biệt là giá trên cơ sở tìm kiếm các thông tin thị trờng thế giới luôn luôn áp dụng phù hợp để giữ đợc khách hàng và đảm bảo sản xuất có lãi. Chính vì thế năm 1999 Công ty đã xuất khẩu đợc một l- ợng than tổng trị giá lên tới 14.814.545 USD. Năm 2000 mặc dù lợng than xuất khẩu có giảm đi, chỉ đạt 14.607.331 USD ≈ 85% so với năm 1999, nhng với sự cố gắng không ngừng năm 2001 Công ty đã đạt đợc xuất khẩu than đáng kể 221.087.320 USD ≈ 149% so với năm 1999 - Một mức tăng mà không phải bất cứ doanh nghiệp thơng mại nào cũng đạt đợc.
Trong công tác nhập khẩu vật t thiết bị:
Năm 1999 Công ty đạt tổng giá trị nhập khẩu 16.578.056 USD.
Năm 2000 giá trị này tăng lên tới 23.812.951 USD (≈144% so với năm 1999). Con số này còn tăng tới 24.673.201 USD (≈148% so với năm 1999) của năm 2001.
Ngoài ra, trong các lĩnh vực kinh doanh khác nh: xuất khẩu lao động, cho thuê TSCĐ thuê tài chính ... Công ty cũng thu đợc kết quả cao. Doanh thu của công ty tăng dẫn tới số nộp ngân sách Nhà nớc cũng theo. Lợi ích của Công ty gắn liền với lợi ích của Nhà nớc.
Nhân lực cũng là một tiền năng khá mạnh của công ty. Tuy ở giai đoạn mới thành lập có những yếu kém song trải qua 20 năm xây dựng phát triển đáng kể, đặc biệt là theo chiều sâu. Cho đến nay cán bộ công nhân viên trong biên chế và hợp đồng dài hạn có tới 170 ngời, trong đó hầu hết là những ngời có trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học.
2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty.
2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty.
Công ty Coalimex là doanh nghiệp Nhà nớc, hạch toán độc lập và là đơn vị thành viên của Tổng công ty than Việt Nam . Chính vì vậy mà hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là xuất khẩu than và nhập khẩu các loại vật t , thiết bị phục vụ ngành than. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh nh vậy, công ty Coalimex đã tổ chức hoạt động kinh doanh nh sau: Ngoài hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phục vụ ngành than Công ty còn có các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngoài ngành than theo đúng nhu cầu của thị trờng, xuất khẩu lao động quốc tế, sản xuất kinh doanh một x ởng sản xuất nớc
đá ăn sạch tại Thành phố Hồ Chí Minh. Song hoạt động chủ yếu của Công ty vẫn là xuất khẩu than, nhập khẩu ủy thác và kinh doanh các loại vật t , thiết bị phục vụ quá trình khai thác và chế biến than.
Hàng năm, lợng than mà Công ty xuất khẩu ra thị trờng thế giới đạt tới 500.000 tấn, trị giá trên 15.000.000 USD. Loại than mà Công ty th ờng xuất khẩu là ANTRACITE. ANTRACITE Việt Nam là loại than có chất lợng cao, độ tro thấp và hàm lợng lu huỳnh thấp. Than ANTRACITE đợc Công ty xuất khẩu phần lớn sang thị trờng các nớc Tây âu, Thái Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc, Bungari và Châu Mỹ Latinh ...
Nhập khẩu vật t thiết bị phục vụ ngành than dới sự chỉ đạo của Tổng công ty than Việt Nam theo cơ chế đấu thầu. Đồng thời, Công ty còn tìm kiếm đối tác khai thác để nhập khẩu các loại hàng hóa ngoài ngành phục vụ cho nhu cầu của thị trờng.
2.2. Chức năng của Công ty
Thông qua hoạt động nhập khẩu trực tiếp đẩy mạnh xuất khẩu than, xuất khẩu lao động, nhập khẩu vật l thiết bị... phù hợp với yêu cầu của thị trờng quốc tế, tăng kim ngạch xuất khẩu nhằm phát triển Công ty, góp phần thúc đẩy sự lớn mạnh của Tổng công ty.
Thông qua hoạt động xuất khẩu để thu ngoại tệ phục vụ cho nhập khẩu máy móc, thiết bị phụ tùng vật t, chuyển giao công nghệ mới tiên tiến, hiện đại nhằm trang bị kỹ thuật công nghệ, phát huy đợc lợi thế so sánh của nớc ta, đồng thời tạo đợc nhiều công ăn việc làm cho ngời dân lao động, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Ngoài ra, Công ty cũng thực hiện nhập các mặt hàng t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng khác theo nhu cầu của thị trờng trong nớc. Đồng thời, Công ty còn kèm tăng thu ngân sách cho Nhà nớc thông qua nộp thuế cho Nhà nớc ta và làm tròn các nghĩa vụ của một doanh nghiệp đối với xã hội.
2.3. Các nhiệm vụ cơ bản của Công ty
Tùy thuộc vào từng thời kỳ kinh doanh mà Công ty có các nhiệm vụ khác nhau. Trong điều kiện hiện nay thì Công ty có các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Nhập khẩu ủy thác và kinh doanh vật t thiết bị phụ tùng, xe máy, phơng tiện vận tải, kim khí, nguyên vật liệu, hóa chất cho sản xuất công nghiệp, hàng tiêu dùng.
- Hợp tác lao động quốc tế: tìm kiếm việc làm và đa ngời Việt Nam đi lao động và đào tạo ở nớc ngoài.
3.Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
a. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý.
Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý công ty Coalimex
Phó giám đốc Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức nhân sự và thanh tra Phòng kế hoạch-kinh tế- tài chính
Phòng xuất khẩu than Phòng xuất khẩu lao
động quốc tế 1,2 Phòng kiểm tra nội bộ Phòng hành chính -tổng