II. Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ tại công ty
2.3. Công tác tổ chức kế toán TSCĐ
Với một lợng TSCĐ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị của Công ty nên công tác quản lý, bảo vệ an toàn TSCĐ và đảm bảo chất lợng thông tin kế toán cần đợc nâng cao. Xuất phát từ yêu cầu đó, Công ty phải đặt ra những nhiệm vụ cụ thể cho công tác quản lý và hạch toán TSCĐ gồm:
- Tổ chức hạch toán, ghi chép, phản ánh tình hình tài sản cố định hữu hình, vô hình, thuê tài chính, thuộc đơn vị quản lý theo nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại và các nguồn hình thành TSCĐ (vốn ngân sách, vốn tự bổ sung, liên doanh, cổ phần, vay), phân loại TSCĐ hiện có trong đơn vị theo đúng quy định của Nhà nớc.
- Phản ánh đợc tình hình sử dụng TSCĐ trong các đơn vị: tài sản đang sử dụng, cha cần dùng, không cần dùng, quản lý dự án đầu t, sự nghiệp và phúc lợi, TSCĐ đa ra sửa chữa lớn, TSCĐ trớc thời gian quy định hoặc đã hết thời gian sử dụng nhng vẫn còn dùng đợc. Từ đó có kế hoạch sử dụng TSCĐ đạt hiệu quả.
- Tổ chức hạch toán TSCĐ phải đảm bảo thực hiện.
- Tổ chức hạch toán TSCĐ phải đảm bảo thực hiện đợc việc tính trích và hạch toán chính xác kịp thời số khấu hao vào đối tợng chịu chi phí và giá trị hao mòn TSCĐ, giám sát việc sử dụng vốn khấu hao và giá trị hao mòn TSCĐ, giám sát việc sử dụng vốn khấu hao trong quá trình tái đầu t và đầu t mở rộng nhằm không ngừng nâng cao năng lực sản xuất, hoàn trả các nguồn vốn vay và đảm bảo hiệu quả trong sản xuất kinh doanh...
Đối tợng TSCĐ đa ra sửa chữa lớn, đơn vị phải thực hiện theo đúng quy định của Nhà nớc và Tổng Công ty về công tác quản lý chỉ tiêu sửa chữa lớn: đảm bảo hạch toán kịp thời, chính xác giá thành và quyết toán các công trình sửa chữa lớn hoàn thành.
- Lập hồ sơ, tổ chức thanh lý TSCĐ và hạch toán kịp thời kết quả về thanh lý TSCĐ theo quy định của Tổng Công ty.
Thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ và kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nớc:
Thực hiện chế độ báo cáo kế toán TSCĐ.
Việc quản lý và tổ chức hạch toán TSCĐ sẽ đợc thực hiện bằng phần mềm máy vi tính nhằm phục vụ kịp thời và chính xác những yêu cầu quản lý, hạch toán TSCĐ của các đơn vị phụ thuộc và toàn Công ty.
Để thực hiện tết nhiệm vụ trên, Công ty đã đa ra các nguyên tắc về quản lý và theo dõi hạch toán TSCD nh sau:
- TSCĐ phải đợc quản lý, theo dõi, hạch toán chi tiết theo từng đối tợng - TSCĐ phải đợc phản ánh trên thẻ, sổ thco nguyên tắc giá mua sắm, đầu t xây dựng và chuyển giao. Mỗi đối tợng TSCĐ không phân biệt đã sử dụng hay cha phải có mã số, thẻ riêng.
- Ngoài việc theo dõi hạch toán TSCĐ tại phòng Tài chính - Kế toán của Công ty, tại các bộ phận, chi nhánh phải lập sổ chi tiết, phải theo dõi TSCĐ hiện đang sử dụng ở bộ phận nào.
Thực hiện những nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức hạch toán TSCĐ đã đ a ra, Công ty đánh giá theo phơng pháp kiểm kê, đánh giá theo giá trị còn lại. Việc hạch toán TSCĐ đợc một kế toán chuyên về hạch toán TSCĐ thực hiện trên máy vi tính với những nội dung sau:
- Lập thẻ TSCĐ, mở sổ sách kế toán và các bảng tổng hợp về TSCĐ, thực hiện ghi chép đầy đủ và kịp thời khi có biến động để th ờng xuyên xác định đ- ợc số thực có của TSCĐ trong Công ty.
Hàng tháng trích khấu hao TSCĐ theo tỷ lệ và phân bổ vào giá thành hoặc chi phí của các bộ phận có sử dụng TSCĐ.
- Lập báo cáo kế toán về TSCĐ hàng tháng, quý toàn năm cùng các báo cáo đột xuất khác về TSCĐ theo yêu cầu của Công ty. .
Phục vụ công tác kiểm kê TSCĐ định kỳ hoặc đột xuất và các yêu cầu về quản lý TSCĐ của đơn vị.
Công tác hạch toán TSCĐ tại công ty Coalimex đợc thco dõi cụ thể thông qua hệ thống tài khoản và hệ thống sổ sách sau:
* TK sử dụng: TK 211 (2112, 2113, 2114, 2115, 2116, 2118) TSCĐ hữu hình. TK 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình.
TK 2413 - Sửa chữa lớn TSCĐ . TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các tài khoản kế toán liên quan khác nh : TK 111112, 627, 642...
* Hệ thống sổ sách kế toán theo dõi TSCĐ:
Việc ghi chép theo dõi TSCĐ tại Công ty đợc thực hiện theo chế độ kế toán của Bộ tài chính quy định.
Đối với hệ thống sổ kế toán chi tiết, Công ty thực hiện theo ph ơng thức ghi đơn ghi đồng thời với quá trình hạch toán tổng hợp. Trớc hết, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc, lý lịch TSCĐ và các tài liệu kỹ thuật khác nh: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản nghiệm thu TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ... để nhằm quản lý TSCĐ và tiến hành lập hệ thống sổ chi tiết TSCĐ gồm:
- Thẻ TSCĐ.
- Sổ theo dõi tình hình chuyển TSCĐ trong nội bộ đơn vị. - Bảng hao mòn TSCĐ.
- Bảng kê chi tiết TSCĐ.
Sau đó, Công ty hạch toán tổng hợp TSCĐ theo hình thức Nhật ký chứng từ. Mô hình tổ chức hệ thống sổ kế toán và trình tự hạch toán TSCĐ theo đúng quy định của Bộ Tài chính (xem phần 1.3.2)
a. Hạch toán tăng TSCĐ tại Công ty Coalimex.
• Hạch toán tình hình tăng, giảm TSCĐ.
Năm 1999 2000 2001
Nguyên giá đầu
năm 9.876.428.767 11.697.234.176 12.162.833.476
Tăng trong năm 3.088.258.101 882.362.717 1.836.300.581 Giảm trong năm 1.267.452.692 316.763.417 476.300.249 D cuối năm 11.697.234.176 12.162.833.476 13.522.833.808
Nhìn sơ bộ qua các năm ta thấy nguyên giá TSCĐ tăng lên trong từng năm chứng tỏ Công ty không ngừng đổi mới và mua sắm trang thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
b. Kế toán tăng TSCĐ.
* Tăng TSCĐ do mua sắm.
Trong tổng giá trị tăng TSCĐ năm 2001 tăng do mua sắm chiếm một tỷ trọng đáng kể, điều đó chứng tỏ Công ty luôn trang bị máy móc, thiết bị đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và nhu cầu thị trờng.
Thủ tục hạch toán: Khi TSCĐ đợc mua sắm về, đơn vị tiến hành lập các hồ sơ. + Biên bản xét thầu.
+ Hợp đồng mua sắm TSCĐ (nếu có) + Biên bản nghiệm thu TSCĐ.
+ Phiếu nhập - xuất kho TSCĐ TSCĐ (nếu có). + Quyết định sử dụng nguồn vốn để mua sắm TSCĐ. + Biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị sử dụng.
Căn cứ vào các hồ sơ trên kế toán, lập chứng từ hạch toán tăng TSCĐ sau đó vào sổ chi tiết, sổ Nhật ký chứng từ, sổ Cái TK 211.
Tích số liệu ngày 25/10/2001 mua 3 máy vi tính 486 DX /100 mua bằng vốn tự bổ sung (TBS), đơn vị mua phòng Kế hoạch kinh tế - tài chính, số tiền 33.116.220 đồng. Mua ở cửa hàng kinh doanh thiết bị văn phòng.
Thủ tục chứng từ gồm:
- Phiếu chi mua máy tính 486 DX/100 cho phòng Kế hoạch kinh tế - tài chính số tiền: 33.116.220 đồng.
Mẫu số 3 Phiếu chi số 578 Ngày 25 tháng 10 năm 2001 Mẫu số C21 - TT QĐ số 1141/TC/CĐKT Phiếu chi số 578
Ngời nhận tiền: Lê Quốc Hùng
Địa chỉ: Phòng kế hoạch kinh tế - Tài chính.
Lý do chi mua máy tính văn phòng 486 DX/100 cho phòng kế hoạch Kinh tế - Tài chính Công ty.
Số tiền: 33.116.220 đồng
Viết bằng chữ: Ba mơi ba triệu một trăm mời sáu ngàn hai trăm hai mơi đồng.
Kèm theo: 03 chứng từ gốc.
Đã đặt số tiền: Ba mơi ba triệu một trăm mời sáu ngàn hai trăm hai mơi đồng.
Kèm theo: 03 chứng từ gốc.
Đã nhận số tiền: Ba mơi ta triệu một trăm mời sáu ngàn hai trăm hai mơi đồng.
Ngày 25 tháng 10 năm 2001.
Mẫu số 4
Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Ngày 25 tháng 10 năm 2001 Mẫu số: 01/GTGT - SLL.
BE: 99 - N N0: 027301. Đơn vị bán hàng: Công ty kinh doanh vật t thiết bị văn phòng.
Địa chỉ: 25 Phan Đình Phùng. Số Tài khoản 007 - 100 - 0028179. Điện thoại: 8293155 MS: 1569.
Họ tên ngời mua hàng: Lê Quốc Hùng.
Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế. Địa chỉ: 47 Quang Trung - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Trả bằng tiền mặt.
STT Tên hàng bán Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá (đồng) Thành tiền
1 Máy tính văn phòng 486DX/100
cái 03 1003521,8 30.105.605,6
2 Thuế suất 10% Tiền thuế GTGT 3.010.565,5
Tổng số tiền thanh toán 33.116.220
Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi triệu một trăm mời sáu nghìn hai trăm hai mơi đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Ngoài ra thủ tục mua máy vi tính trên còn có: - Biên bản xác nhận công việc thực hiện.
- Giấy báo giá của cửa hàng kinh doanh thiết bị văn phòng và ba giấy báo giá của các đơn vị khác gửi đến Công ty.
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu chạy thử và hồ sơ mua TSCĐ.
- Căn cứ quyết định đầu t của Ban giám đốc và các hồ sơ nói trên, kế toán TSCĐ sẽ lập chứng từ hạch toán tăng TSCĐ theo định khoản.
Nợ TK 211 30.105654,5
Nợ TK 133 (1332) 3.010.565,5.
Có TK 111 33116220
Nợ TK 414: 30.105.654,5
Có TK 411: 30.105654,5
Đồng thời vào Sổ Cái TK 211 và Chứng từ TSCĐ. Mẫu số 5
Chứng từ TSCĐ
Ngày 25 tháng 10 năm 2001
Số 23 - Quý IV/2001
TT Chứng từ Nội dung TK Số tiền
SH NT Nợ Có 02/TSCĐ 15/10 1. Mua sắm TSCĐ đ thanh ã toán bằng tiền mặt 211 133 111 30.105.654,5 3.010.565,5 33.116.220 2. Đầu t bằng quỹ phát
triển kinh doanh
414 411
30.105.654,5
30.105.654,5
Mẫu số 6
Tổng công ty than Việt Nam
Công ty xuất nhập khẩu
và hợp tác quốc tế (Coalimex) Sổ cái TK 211 - TSCĐ hữu hình năm 2001 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này T1 ... T10 T11 T12 Cộng TK 111 30.105.654,5 ... Công số PS Nợ 402.577.274,5 Tổng số PS Có 0 Số d cuối tháng Nợ Có 13.274.660.917,5 Mẫu số 7 SDĐK Nợ Có 12872083670
Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu và
hợp tác quốc tế - Coalimex
Địa chỉ: 47 Quang Trung - Hà Nội
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã
Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
------
Sổ số 57
Thẻ tài sản cố định
Ngày 25 tháng 10 năm 2001
Kế toán trởng: Bùi Xuân Tạng
Căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hóa kèm theo điều khoản giao nhận TSCĐ số 1111 - 99/TT ngày 25/10/2001.
Tên, ký hiệu, qua cách TSCĐ: 3 máy vi tính 486DX/100. Số hiệu TSCĐ:
Nớc sản xuất: Đài loan.
Bộ phận quản lý, sử dụng: Phòng kế hoạch kinh tế - Tài chính. Năm đa vào sử dụng: 2001.
Công suất, diện tích thiết kế.
Đình chỉ sử dụng ngày...tháng...lý do...
ĐVT: VND
Chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ
SH NT Diễn giải Nguồn vốn đầu t TK đối ứng Nguyên giá Thời gian sử dụng TK đối ứng Mức khấu hao năm Lũy kế từ khi sử dụng Hoá đơn mua 3 máy Vi tính 486DX/100 Vốn tự bổ sung 111 30105654,5 * Trờng hợp TSCĐ tăng do cấp trên cấp:
Vào đầu tháng 10 năm 2001, Công ty đợc cấp trên cho một TSCĐ là ô tô TOYOTA 29G 31 - 44 (4 chỗ).
Tổng công ty than Việt Nam
Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế (Coalimex)
------
Số.../
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------
Hà Nội, ngày 5 tháng 10 năm 2001
quyết định của giám đốc
(V/V tăng TSCĐ)
- Căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ và thực trạng máy móc thiết bị tại Công ty. - Xét đề nghị của phòng xuất khẩu than và hợp tác quốc tế, và sự đồng tình của ban giám đốc.
Quyết định.
Điều 1 : Ghi tăng giá trị TSCĐ của Công ty từ ngày 10 tháng 1 năm 2001.
- 01 xe ô tô nhãn hiệu TOYOTA 4 chỗ do Nhật sản xuất. - Nguyên giá 372.471.620 đồng.
- Thuế VAT đầu vào 10% - Nguồn vốn: Ngân sách cấp. - Thời gian sử dụng 10 năm. - Tỷ lệ khấu hao 10%/năm.
Điều 2 : TSCĐ đợc giao cho phòng xuất khẩu than và hợp tác quốc tế quản lý và sử dụng theo đúng chế độ quy định.
Điều 3 : Thời hạn giao trớc ngày 7/10/2001.
Các bên có liên quan có nghĩa vụ thi hành quyết định này.
Giám đốc Công ty (Ký, đóng dấu)
Tổng công ty than Việt Nam Công ty xuất nhập khẩu và hợp
tác quốc tế (Coalimex) ------
Số.../
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------
Biên bản giao nhận TSCĐ
Căn cứ vào quyết định số 139/QĐ của Tổng Công ty than Việt Nam ngày 2 tháng 10 năm 2001.
Căn cứ vào QĐ số 02/QĐ của giám đốc Công ty ngày 5 tháng 1 năm 2001, hôm nay ngày 7 tháng 10 năm 2001, thực hiện việc bàn giao TSCĐ gồm có.
- Bên A: Đồng chí Phan Minh Châu - Phó Giám đốc.
- Bên B: Đồng chí Nguyễn Tiến Đạt - Trởng phòng xuất khẩu than và hợp tác quốc tế.
Bên B đã nhận 01 xe TOYOTA chỗ của Nhật, nguyên giá TSCĐ này là 372.471.620 đồng (ba trăm bảy mơi hai triệu bốn trăm bảy mốt nghìn sáu trăm hai mơi đồng). Các thiết bị phụ tùng mới tinh đã lắp đặt chạy thử tốt, chất lợng xe đạt tiêu chuẩn.
Sau đó kế toán TSCĐ của Công ty đã định khoản và phản ánh nghiệp vụ vào máy vi tính:
Nợ TK 211: 372471620 Nợ TK 133 (1332) 37247162
Có TK 411 409718782
Số liệu về TSCĐ này cũng đợc nhập vào "Sổ danh mục TSCĐ" khi cần thiết những số liệu này sẽ đợc in ra sổ Cái và chứng từ TSCĐ.
Chứng từ TSCĐ Ngày 10/10/2001
STT Chứng từ Nội dung TK Số tiền
SH NT Nợ Có 01/TSCĐ 7/1 TSCĐ cấp trên cấp 211 133 411 372471620 37247162 409718782
Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế (Coalimex) Sổ cái TK211 - TSCĐ hữu hình SDĐK Nợ Có 12872083670
Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này T1 ... T9 T10 T11 T12 Cộng TK 411 372471620 ... Cộng số phát sinh Nợ 402577274,5 Tổng số phát sinh Có 0 Số d cuối tháng Nợ Có 13274660917,5 Kế toán ghi sổ (Ký họ, tên) Kế toán trởng (Ký họ, tên)
Trên đây là một số ví dụ về trình tự hạch toán cũng nh thủ tục hạch toán tăng TSCĐ ở Công ty.
b. Thanh toán giảm TSCĐ tại Công ty coalimex
Do yêu cầu kỹ thuật ngày càng cao, máy móc thiết bị ngày càng hiện đại, thêm vào đó TSCĐ của Công ty nhiều thứ đã hết khấu hao, vì vậy việc giảm TSCĐ của Công ty chủ yếu do thanh lý.
Trong mọi trờng hợp thanh lý Công ty đều có quyết định thanh lý, thành lập ban thanh lý gồm đại diện các phòng ban, chi nhánh có liên quan. Ban thanh lý có trách nhiệm tổ chức thực hiện thanh lý và lập biên bản thanh lý.
Tháng 2 năm 2001, Công ty có tiến hành thanh lý một phơng tiện vận tải. Trình tự thủ tục thanh lý nh sau:
Tổng công ty than Việt Nam
Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế (coalimex)
------