Bất cứ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào cũng phải dựa trên các chứng từ gốc để ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán. TSCĐ cũng nh vậy, cần phải lập một hệ thống chứng từ ngay từ đầu để dễ dàng hạch toán nhằm phục vụ công tác quản lý đợc chặt chẽ hơn. Để hạch toán TSCĐ cần hai loại chứng từ chủ yếu:
(1) Chứng từ mệnh lệnh: Biểu hiện dới dạng những quyết định của chủ sở hữu, những ký kết hợp đồng.
(2) Chứng từ thực hiện: bao gồm:
- Biên bản bàn giao nhận TSCĐ (Mẫu 02-TSCĐ): là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ TSCĐ, sổ kế toán liên quan.
Biên bản giao nhận TSCĐ đợc lập cho từng TSCĐ. Trờng hợp cùng một lúc giao nhận nhiều TSCĐ cùng loại, cùng giá trị và cùng do một đơn vị bàn giao có thể lập chung một biên bản giao nhận, đợc lập thành hai bản cho mỗi bên (giao, nhận) giữ một bản. Sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ và lu.
- Thẻ TSCĐ (mẫu 03 - TSCĐ): để ghi chép các tài liệu kế toán cần thiết có liên quan đến quá trình sử dụng TSCĐ từ khi nhận cho đến khi thanh lý, nhợng bán.. thẻ TSCĐ do kế toán lập và kế toán trởng xác nhận. Căn cứ để lập thẻ là "Biên bản giao nhận TSCĐ", "Biên bản đánh giá lại TSCĐ", "Bảng trích khấu hao TSCĐ", "Biên bản thanh lý TSCĐ" cùng các tài liệu liên quan khác.
- Biên bản thanh lý TSCĐ: Biên bản này là thủ tục thanh lý TSCĐ lúc hỏng, làm căn cứ ghi thẻ TSCĐ. Khi có quyết định thanh lý, phải lập "Biên bản thanh lý TSCĐ". Biên bản này do bộ phận sử dụng giữ một bản và phòng kế toán giữ một bản.
- Biên bản nghiệm thu khối lợng sửa chữa lớn TSCĐ. - Biên bản kiểm kê TSCĐ.
...
Trên đây là một số chứng từ chủ yếu đợc sử dụng để hạch toán TSCĐ. Ngoài ra trong các trờng hợp cụ thể để ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn có các chứng từ liên quan khác. Kế toán TSCĐ cần tập hợp đầy đủ chứng từ để hạch toán.