I. Đặc điểm chung của Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế
2.3.Các nhiệm vụ cơ bản của Công ty
2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công
2.3.Các nhiệm vụ cơ bản của Công ty
Tùy thuộc vào từng thời kỳ kinh doanh mà Công ty có các nhiệm vụ khác nhau. Trong điều kiện hiện nay thì Công ty có các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Nhập khẩu ủy thác và kinh doanh vật t thiết bị phụ tùng, xe máy, phơng tiện vận tải, kim khí, nguyên vật liệu, hóa chất cho sản xuất công nghiệp, hàng tiêu dùng.
- Hợp tác lao động quốc tế: tìm kiếm việc làm và đa ngời Việt Nam đi lao động và đào tạo ở nớc ngoài.
3.Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
a. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý.
Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý công ty Coalimex
Phó giám đốc Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức nhân sự và thanh tra Phòng kế hoạch-kinh tế- tài chính
Phòng xuất khẩu than Phòng xuất khẩu lao
động quốc tế 1,2 Phòng kiểm tra nội bộ Phòng hành chính -tổng hợp Phòng nhập khẩu 2 Phòng nhập khẩu 3 Phòng nhập khẩu 4 Chi nhánh Coalimex Quảng Ninh Phòng nhập khẩu 1 Phòng nhập khẩu 5 Chi nhánh Coalimex TP. Hồ Chí Minh Xưởng SX nước đá ăn sạch TP.Hồ Chí Minh
Cơ cấu bộ máy quản lý công ty.
Công ty Coalimex tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến từ Giám đốc xuống thẳng các phòng ban mà không cần phải qua một khâu trung gian nào. Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ, đảm bảo hoạt động kinh doanh cao nhất vớ chế độ một thủ trởng.
Đứng đầu Công ty là giám đốc do Hội đồng quản trị của Tổng công ty đứng ra bổ nhiệm, Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty theo luật doanh nghiệp nhà nớc, theo điều lệ của công ty và là ngời chịu trách nhiệm tr- ớc Hội đồng quản trị Tổng công ty Than Việt Nam về pháp luật đối với toàn bộ hoạt động của công ty.
Giúp việc cho Giám đốc là hai phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động của kinh doanh của các phòng, ban và các chi nhánh mà Giám đốc không trực tiếp điều hành.
Dới ban Giám đốc là các phòng ban, chi nhánh có chức năng thực hiện các nhiệm vụ mà Công ty giao phó. Các phòng chức năng này có trách nhiệm giúp đỡ Giám đốc giải quyết và hành mọi lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty.
Các phòng kinh doanh cũng đồng thời hoạt động kinh doanh độc lập dới sự điều hành của Giám đốc và Phó giám đốc.
Các chi nhánh, xởng của công ty đứng đầu là Giám đốc các chi nhánh, những đơn vị này mặc dù có t cách pháp nhân nhng không đầy đủ, hạch toán phụ thuộc và chịu sự giám sát chỉ đạo của Giám đốc Công ty, đợc mở tài khoản tại Ngân hàng theo quy định của pháp luật. Các đơn vị này đ ợc triển khai các hoạt động kinh doanh trong phạm vi đợc Giám đốc uỷ quyền.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình tổ chức chức năng đã giúp cho công ty tận dụng tốt khả năng chuyên môn nghiệp vụ của các thành viên. Đồng thời, điều đó cũng giúp cho công ty nhanh chóng nắm bắt đ - ợc nhng thay đổi trên thị trờng cũng nh trong kinh doanh qua đó có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, cơ cấu này cũng đòi hỏi việc tổng hợp thông tin nhanh chóng phù hợp với tiến độ công việc của toàn Công ty. (Điều này đã đợc Công ty thực hiện rất tốt thông qua hệ thống máy vi tính nội bộ).
Khối các phòng ban Công ty gồm có:
* Phòng Tổ chức nhân sự và thanh tra
Đợc sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty, đợc quyền tham mu giúp đỡ cho Giám đốc trong việc tổ chức bộ máy quản lý của Công ly, tổ chức cán bộ đáp ứng yêu cầu kinh doanh sản xuất của đơn vị.
- Phối hợp với các phòng kế hoạch kinh tế - tài chính phân phối điều tiết lợi nhuận, tiền lơng, chế độ của Nhà nớc.
- Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên nh: tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, KPCĐ, hu trí. . .
- Chỉ đạo trực tiếp công tác thanh tra bảo vệ của Công ty.
* Phòng Kế hoạch kinh tế - tài chính.
Đợc sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc thực hiện theo dõi quan~sát toàn bộ hoạt động kinh doanh sản xuất của Công ty. Trởng phòng kinh tế-tài chính đồng thời là kế toán trởng.
- Đảm bảo sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. Có trách nhiệm thanh toán công nợ của Công ty.
- Giao kế hoạch chỉ tiêu hàng năm doanh thu cho các phòng kinh doanh. - Thực hiện việc phản ánh mọi hoạt động kinh doanh, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp, giám sát và quản lý chặt chẽ. Phòng Kế hoạch kinh tế - Tài chính có nghĩa vụ tập hợp các số liệu cho các đơn vị thành viên, chi nhánh báo lên, từ đó cung cấp cho Giám đốc những thông tin cần thiết, sớm đa ra ph- ơng hớng kế hoạch trong kỳ sau.
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán, thống kê theo pháp luật hiện hành, chế độ báo cáo định kỳ hoặc bất thờng theo quy định của Nhà nớc và Tổng công ty than Việt Nam. Chịu trách nhiệm tính chính xác của các báo cáo đó.
* Phòng xuất khẩu than và hợp tác quốc tế.
Là phòng đợc điều hành trực tiếp từ Giám đốc với nhiệm vụ giao dịch, mua bán và ký kết hợp đồng, thực hiện các hợp đồng xuất khẩu than sang nhiều nớc khác nhau trên thế giới nh: thị trờng than Châu âu, Nhật Bản, Thái Lan, Hàn Quốc, Bungari và Châu Mỹ Latinh... Phòng xuất khẩu than đem lợi nhuận về cho Công ty khá lớn, chiếm tới 30% doanh thu của Công ty và hiện nay Công ty còn muốn đẩy con số này lên cao hơn nữa. Làm dịch vụ ủy thác cho các đơn vị thành viên của Tổng công ty than Việt Nam xuất khẩu các sản phẩm chế biến từ than.
* Phòng xuất khẩu lao đông quốc tế.
Phòng có nhiệm vụ chuẩn bị nguồn nhân lực và thực hiện các hợp đồng về hợp tác lao động quốc tế. Hiện nay, các thị trờng lao động mà Công ty khai thác đợc, đó là: Đài Loan, Nhật Bản, Hàn Quốc. Trớc đây, chỉ có một phòng xuất khẩu lao động quốc tế do hợp đồng xuất khẩu ngày càng nhiều nên phòng xuất khẩu lao động đã chia làm hai phòng để tiện việc sắp xếp giao dịch và quản lý, bảo vệ ngời Việt Nam đi lao động ở nớc ngoài sao cho có lợi nhất cho
ngời lao động. Phòng xuất khẩu lao động 1 quản lý thị tr ờng lao động Đài Loan. Phòng xuất khẩu lao động 2 quản lý thị trờng lao động Nhật Bản, Hàn Quốc.
* Phòng hành chính tổng hợp
Thực hiện mọi sự chỉ đạo của Giám đốc về quản lý tài sản và điều hành các phơng tiện vận tải, văn th lu trữ. Đáp ứng các yêu cầu kinh doanh sản xuất của Công ty, lu trữ toàn bộ các loại văn bản của cơ quan Nhà nớc, Tổng công ty than Việt Nam và cũng là nơi tiếp nhận phát hành các loại văn bản cho các đơn vị khai thác có liên quan.
* Phòng nhập khẩu 1
Thực hiện các hợp đồng kinh doanh và nhận nhập khẩu ủy thác các loại vật t, thiết bị phụ tùng, xe máy, phơng tiện vận tải và theo dõi thực hiện các đơn đặt hàng từ thị trờng SNG.
* Phòng nhập khẩu 2
Thực hiện các hợp đồng nhập khẩu ủy thác và kinh doanh các loại vật t thiết bị phụ tùng từ các nớc t bản nh Nhật Bản, Hàn Quốc, các nớc Đông Nam á và Tây âu.
Thực hiện tiếp việc nhập khẩu vật t thiết bị đồng bộ cho hai xí nghiệp tuyển than Hòn Gai và Cửa Ông.
* Phòng nhập khẩu 3
Thực hiện các hợp đồng kinh doanh và nhận nhập khẩu ủy thác các loại vật t thiết bị phục vụ cho các mỏ than lộ thiên từ tất cả các thị tr ờng (trừ thị tr- ờng SNG).
* Phòng nhập khẩu 5
Đây là phòng kinh doanh tổng hợp, phòng thực hiện các hợp đồng kinh doanh ngoài ngành chủ yếu là các loại vật t, thiết bị, phụ tùng và tiêu dùng theo nhu cầu của thị trờng trong nớc cũng nh máy hút bụi, máy điều hòa, xe máy....
* Chi nhánh Coalimex Ouảng Ninh
Là nơi thực hiện việc giao nhận than giữa các đơn vị có than xuất khẩu với các hãng vận tải, do khách nớc ngoài chỉ định đến nhận hàng tại cảng Cửa Ông và Hòn Gai theo hợp đồng đã ký của Tổng công ty và Công ly Coalimex. Ngoài ra chi nhánh Coalimex Quảng Ninh còn tự khai thác tìm kiếm các đơn đặt hàng ủy thác xuất khẩu than sang Trung Quốc và nhập khẩu kinh doanh các loại vật t thiết bị dới sự chỉ đạo của Công ty.
* Chi nhánh Coalimex thành phố Hồ Chí Minh
Đợc sự ủy quyền của Giám đốc Công ty thực hiện trực tiếp ký các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu hay những đơn đặt hàng về vật t thiết bị tổng
hợp các giá trị dới 100.000 USD và đồng thời kinh doanh một xởng sản xuất nớc đá ăn sạch.
Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty Coalimex nói chung đợc thực hiện rất rõ ràng, các phòng kinh doanh thực hiện việc đàm phán ký kết với bạn hàng theo đúng chức năng và thị trờng đợc giao theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của Công ty. Nhiệm vụ của từng phòng kinh doanh là: Xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu, tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau đợc Công ty phê duyệt, tự mình tìm kiếm các hợp đồng xuất nhập khẩu kinh doanh hoặc ủy thác....
Các phòng kinh doanh, các chi nhánh trực thuộc có trách nhiệm phải th- ờng xuyên cung cấp đầy đủ các thông tin chứng từ cho phòng kế hoạch kinh tế - tài chính để phòng kịp thời hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty.