I. Đặc điểm chung của Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế
4.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Coalimex
a. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty Coalimex là một doanh nghiệp nhà nớc, hạch toán độc lập, các đơn vị trực thuộc. Do đó, phòng kế hoạch kinh tế-tài chính của công ty có trách nhiệm tổ chức quản lý hoạt động tài chính kế toán của Công ty với t cách là một đơn vị hạch toán độc lập đồng thời phải kiểm tra quản lý, chỉ đạo tổng hợp công tác tài chính của tất cả các đơn vị trực thuộc.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ cung cấp thông tin về mọi hoạt động giữa các đơn vị và cấp trên một cách chính xác, kịp thời tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh nhằm phù hợp với cơ chế thị trờng, công tác kế toán của công ty từng bớc thay đổi cách thức tổ chức, phù hợp với cơ chế mới. Công ty đã áp dụng chế độ kế toán mới do Bộ tài chính ban hành.
Công ty áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung-toàn công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất đặt tại trụ sở chính của Công ty gọi là phòng kế hoạch kinh tế-tài chính. Phòng có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của Công ty. Đối với các chi nhánh Quảng Ninh, thành phố Hồ Chí Minh đợc phân cấp hạch toán độc lập nhng không đầy đủ. Nghĩa là việc hạch toán của chi nhánh đợc lên bảng cân đối kế toán và bảng kết quả kinh doanh của chi nhánh. Riêng phần trích khấu hao TSCĐ và thuế thu nhập doanh nghiệp tập trung tại công ty. Hàng tháng chi nhánh gửi bảng cân đối kế toán cho phòng kế hoạch kinh tế bằng cách chuyển đổi số liệu.
Cuối quý, kế toán chi nhánh gửi bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, tình hình thu nộp ngân sách và biểu tổng hợp chi phí theo yếu tố. Cuối năm làm nh quý nhng là số liệu tổng hợp của cả năm.
b. Cơ cấu bộ máy kế toán.
* Mô hình bộ máy kế toán của Công ty Coalimex.
SƠ Đồ 6:Mô hình bộ máy kế toán của Công ty Coalimex.
* Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kế toán công ty.
Bộ phận kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của công ty, giúp lãnh đạo công ty thực hiện hạch toán kinh tế và giao chỉ tiêu doanh thu, chi phí cho các phòng kinh doanh.
Phòng kế hoạch kinh tế-tài chính của công ty gồm có 2 bộ phận là bộ phận kế hoạch và bộ phận kế toán. Bộ phận kế hoạch xây dựng các chỉ tiêu kế
Kế toán trưởng Phó kế toán trư ởng phụ trách kế toán Phó kế toán trư ởng phụ trách kế hoạch Kế toán hàng hóa kiêm kế toán công nợ trong ngành, kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt kiêm kế toán công nợ ngoài ngành Kế toán chi phí Kế toán TK 1121 Kế toán TK 1122 Thủ quỹ Kế toán chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh Kế toán chi nhánh Quảng Ninh
hoạch cho các phòng kinh doanh của toàn Công ty. Bộ phận kế toán thực hiện ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của toàn công ty và báo cáo theo định kỳ hoặc bất thờng các báo cáo tài chính của công ty cho giám đốc hoặc các cơ quan chức năng khác.
Phòng kế hoạch kinh tế tài chính gồm 9 ngời và đợc phân công phụ trách các công việc cụ thể nh: kế toán trởng, phó kế toán trởng phụ trách kế toán, kế toán hàng hóa kiêm kế toán công nợ trong ngành và kế toán tổng hợp, kế toán chi phí, kế toán tài khoản 1121, kế toán tài khoản 1122, kế toán tiền mặt kiêm kế toán công nợ ngoài ngành và ở mỗi chi nhánh có 1 đến 2 kế toán viên.
* Công việc cụ thể của từng nhân viên kế toán.
Kế toán trởng: Là ngời lãnh đạo phòng kế hoạch kinh tế tài chính đôn đốc chỉ đạo các kế toán viên chấp hành quy định về chế độ kế toán do nhà n ớc ban hành. Kế toán trởng là ngời trực tiếp báo cáo các thông lin kế toán tài chính lên Giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền, là ngời chịu trách nhiệm về các thông tin, số liệu của các báo cáo đó. Ngoài ra, kế toán tr ởng còn chịu trách nhiệm hớng dẫn kế toán các chi nhánh.
Giúp cho kế toán trởng là phó kế toán trởng.
Phó kế toán trởng chịu trách nhiệm kế hoạch: có nhiệm vụ giao kế hoạch chỉ tiêu về doanh thu, chi phí cho các phòng kinh doanh.
- Phó kế toán trởng phụ trách kế toán: có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, thờng xuyên kiểm tra giám sát các loại chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày.
- Kế toán hàng hóa kiêm kế toán công nợ trong ngành và kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ mua bán, xuất nhập khẩu hàng hóa từ đó vào các sổ kế toán. Cuối niên độ có nhiệm vụ kết chuyển giá vốn, các khoản chi phí để xác định kết quả kinh doanh và tính các khoản thuế phải nộp, theo dõi các khoản công nợ trong ngành than. Thực hiện nốt các phần hành công việc còn lại và các công việc liên quan đến việc lập báo cáo kế toán định kỳ, kiểm tra kế toán đối với tất cả các phần hành công việc kế toán ở các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp.
- Kế toán chi phí: theo dõi tập hợp và tính toán các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các loại chi phí khác của công ty.
- Kế toán tiền mặt kiêm kế toán theo dõi công nợ ngoài ngành: có nhiệm vụ theo dõi, mở sổ thu tiền mặt, vào sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của Công ty, theo dõi các khoản công nợ ngoài ngành, thanh toán l ơng phải trả và thanh toán các khoản công nợ ngoài ngành.
Kế toán tài khoản 1121: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu chi tiền gửi Việt Nam của Công ty.
- Kế toán tài khoản 1 122: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu chi tiền gửi ngoại tệ của Công ty.
Thủ quỹ: trực tiếp theo dõi thu - chi tiền mặt của Công ty.
c. Hình thức tổ chức sổ kế toán.
Để phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Công ty Coalimex đã tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Công tác kế toán tại công ty nói chung là khá hoàn chỉnh, luôn cập nhật với những đổi mới của chế độ kế toán. Quá trình ghi chép đ ợc thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính nên khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán chỉ việc nhập dữ liệu vào máy, máy tự ghi sổ chi tiết của từng loại tài khoản. Sổ kế toán chi tiết của công ty đợc dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của Công ty, cuối tháng kế toán tổng hợp và kết chuyển lên các sổ Nhật ký-chứng từ, nhật ký các tài khoản có liên quan và số liệu trên các sổ Nhật ký tài khoản là số liệu tổng hợp từ các sổ chi tiết. Các sổ này đều phải in ra và có đầy đủ chữ ký của nhân viên kế toán phụ trách phần hành và đợc kế toán trởng và thủ trởng đơn vị xét duyệt.
d. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán thống nhất tại công ty.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp hiện hành ban hành theo quyết định số 1141/TC-CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ tài chính.
Do đặc điểm, lĩnh vực kinh doanh nên Công ty bỏ bớt một số tài khoản cấp một nh: TK 152,154,155,621,622...
Mặt khác, để phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù riêng của công ty, một số tài khoản đã đợc mở chi tiết nh sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- TK 111-Tiền mặt.
TK 11111-Tiền mặt Việt Nam của Công ty. TK 11112-Tiền mặt ngoại tệ của Công ty. TK 1111-Tiền mặt ở quỹ của Công ty. - TK 112-Tiền gửi ngân hàng.
TK 1121-Tiền gửi Việt Nam của Công ty. TK 1122-Tiền gửi ngoại tệ của Công ty.
-TK 1121 đợc chi tiết theo từng ngân hàng.
TK 112111-Tiền gửi Việt Nam của Công ty- Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam TK 112112-Tiền gửi Việt Nam của Công ty- Ngân hàng Ngoại thơng Quảng Ninh TK 112113-Tiền gửi Việt Nam của Công ty- Ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm-Hà Nội TK 112115-Tiền gửi Việt Nam của Công ty- Ngân hàng TNCP Kỹ Thơng
TK 112117-Tiền gửi Việt Nam của Công ty- HongKong Bank
TK 112118-Tiền gửi Việt Nam của Công ty- Ngân hàng công thơng Hai Bà Trng TK 1122 đợc chi tiết tơng tự nh TK 1121 và chi tiết theo từng ngoại tệ. -TK131-Phải thu của khách hàng.
TK13111-Phải thu của khách hàng trong ngành. TK13112-Phải thu của khách hàng ngoài ngành.
TK1313-Khách hàng chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh. - TK156-Hàng hóa
TK15611- Giá mua Hàng hóa
TK15612- Chi phí thu mua Hàng hóa - TK 133-Thuế GTGT đợc khấu trừ TK 13312- Thuế GTGT phí mở L/C -TK211-Tài sản cố định hữu hình. TK 2112-Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2113-Máy móc, thiết bị.
TK 2114-Phơng tiện vận tải, truyền dẫn. TK 2115-thiết bị, dụng cụ quản lý. TK 2116-Cây lâu năm
TK 2118-TSCĐ khác.
- TK 212-TSCĐ thuê tài chính. - TK 213-TSCĐ vô hình. TK 2131-Quyền sử dụng đất
TK 2132-Chi phí thành lập doanh nghiệp. TK 2133-Bằng phát minh sáng chế. TK 2134-Chi phí nghiên cứu phát triển.
TK 2135-Chi phí về lợi thế thơng mại. TK 2138-TSCĐ vô hình khác.
-TK214-hao mòn TSCĐ
TK2141-Hao mòn TSCĐ hữu hình TK2142-Hao mòn TSCĐ đi thuê TK2143-Hao mòn TSCĐ vô hình -TK 241-Xây dựng cơ bản dở dang TK2411-Mua sắm TSCĐ
TK2412-Xây dựng cơ bản dở dang TK 213-Sửa chữa lớn TSCĐ
-TK 333-Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nớc. Ngoài các TK cấp II, công ty còn mở các TK cấp 5, cấp 6 chi tiết cho từng loại.
TK 333131 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hóa TK 333132 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp của dịch vụ TK 33312 - Thuế GTGT của hàng nhập khẩu.
TK 333121 - Thuế GTGT của hàng nhập khẩu (nhập khẩu trực tiếp). TK 333122 - Thuế GTGT của hàng nhập khẩu (nhập khẩu uỷ thác).
e. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
Tại công ty các chứng từ kế toán là bằng cứ quan trọng xác minh nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Các chứng từ kế toán đợc lập đều có đủ các yếu tố sau: - Tên gọi của chứng từ.
- Số hiệu chứng từ. - Ngày lập chứng từ.
- Tên và địa chỉ của những ngời liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ. - Các chỉ tiêu số lợng (hiện vật, giá trị) mà nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tác động đến tài sản của đơn vị. Căn cứ và cách tính toán xác định các chỉ tiêu này.
- Chữ ký của ngời lập chứng từ và của những ngời liên quan trực tiếp đến việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trong chứng từ.
Vì áp dụng hình thức sổ kế toán NKCT nên trong hệ thống chứng từ kế toán của công ty bao gồm các Nhật ký chứng từ, các bảng kê, sổ chi tiết, phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn... và một số chứng từ khác theo quy định của Bộ tài chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
f. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán.
Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của nhà nớc, nhiều đối tợng quan tâm đến tình hình tài chính của Công ty ở những góc độ khác nhau, song nhìn chung họ đều quan tâm đến khả năng tạo nguồn tiền mặt khả năng thanh toán và mức lợi tối đa. Do vậy, việc tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán là rất quan trọng. Nó cho thấy rõ đợc các thông tin hiểu ích một cách nhanh chóng, nhằm cung cấp cho cấp trên, các chủ doanh nghiệp, các nhà đầu t, khách hàng... một cách nhìn tổng quát về tình hình tài chính, công nợ của Công ty.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của việc tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán, Công ty đã lập các báo cáo tài chính theo đúng quy định. Báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo thuyết minh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ.