Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín

Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh là điều tất yếu. Nó vừa là cơ hội, vừa là thử thách đối với mỗi doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng. Đối với các doanh nghiệp thương mại bán hàng có một vị trí đặc biệt quan trọng nó quyết định trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cơ chế thị trường cho phép đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh là điều tất yếu. Nó vừa là cơ hội, vừa là thử thách đối với mỗi doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng. Đối với các doanh nghiệp thương mại bán hàng có một vị trí đặc biệt quan trọng nó quyết định trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cơ chế thị trường cho phép đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng đảm bảo thu hồi vốn và có lãi sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển, ngược lại doanh nghiệp nào tỏ ra non kém trong tổ chức hoạt động kinh doanh thì chẳng bao lâu sẽ đi đến bờ vực phá sản, thực tế của nền kinh tế nước ta đang chứng tỏ điều này. Khi Việt nam đã trở thành thành viên chính thức của WTO, việc bán hàng của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín càng phải đối mặt với những khó khăn thử thách, do vậy để có thể đứng vững trên thị trường thì Công ty phải tổ chức tốt công tác bán hàng, có chiến lược bán hàng thích hợp cho phép Công ty chủ động thích ứng với môi trường nắm bắt cơ hội, huy động có hiệu quả nguồn lực hiện có để bảo toàn và phát triển vốn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Gắn liền với công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ một vai trò hết sức quan trọng vì nó phản ánh toàn bộ quá trình bán hàng của doanh nghiệp cũng như việc xác định kết quả kinh doanh cung cấp thông tin cho nhà quản lý về hiệu quả, tình hình kinh doanh của từng đối tượng hàng hóa để từ đó có được những quyết định kinh doanh đúng đắn kịp thời và có hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng thực tế tại Công ty và xác định kết quả bán hàng, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của Nguyễn Thị Thắm Lớp Kế toán K39 - Bộ xây dựng 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp các cán bộ trong phòng kế toán em đã đi sâu tìm hiểu được thực tế qua đề tài "Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín” cho chuyên đề thực tập của mình. 2.Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm ba chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín Nguyễn Thị Thắm Lớp Kế toán K39 - Bộ xây dựng 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TIN HỌC VÀ THƯƠNG MẠI ĐẠI PHÚ TÍN 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín 1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín Công ty kinh doanh các sản phẩm về điện tử, viễn thông, tin học, máy tính máy văn phòng, công nghệ thông tin, . Mẫu số 1: Một số chủng loại hàng hóa của Công ty Số tt Chủng loại hàng hóa Đơn vị tính 1 Cáp mạng, cáp quang Thùng 2 Modem ADSL Cái 3 Bộ chuyển mạch Cái 4 Bộ tét mạng Cái 5 Patch panel Cái 6 Máy tính đồng bộ , máy tính xách tay Bộ 7 Tủ mạng Cái 8 Đầu bấm mạng Hộp 9 KVM Switch Cái 10 Máy in Cái 3 Máy điều hoà Cái 4 Máy photo copy Cái 5 máy scan Cái 6 Các linh kiện điện tử Cái 7 ………… Nguyễn Thị Thắm Lớp Kế toán K39 - Bộ xây dựng 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.1.2. Thị trường của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín Vì là một công ty thương mại về lĩnh vực công nghệ tin học nên thị trường của công ty rất rộng vì thời buổi công nghệ thông tin nên lĩnh vực nào và ở đâu đi chăng nữa lĩnh vực này rất cần thiết và ngày một phát triển. Vì thế nhu cầu ngày một gia tăng Mặc dù là doanh nghiệp mới đợc thành lập nhưng với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, chuyên môn vững, Công ty không chỉ cung cấp các thiết bị mà còn tư vấn về các giải pháp mô hình định hướng phát triển cho các doanh nghiệp về thiết bị, về phần mềm, về quản lý doanh nghiệp, quản trị mạng sao cho hiệu quả nhất, bắt kịp với khoa học kỹ thuật của thế giới. Chính vì vậy, danh sách khách hàng của công ty không chỉ hạn chế trong các khu vực kinh tế quốc doanh như: Các cơ sở sản xuất, Ngân hàng, các cơ quan hành chính, y tế, giáo dục mà còn có cả trong khu vực kinh tế ngoài Quốc doanh và các khách hàng là những cá nhân tiêu dùng. Danh sách khách hàng tiêu biểu của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín: - Trung tâm tin học bộ nội vụ, địa chỉ: 37, Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hà Nội. - Vụ Đào tạo – Bộ y tế, địa chỉ: 138A, Giảng Võ, Hà Nội. - Xí nghiệp dược phẩm TW 1 – Bộ y tế, Đường Nguyễn Trãi, Hà Nội - Công ty TNHH Hà Thắng, khu Công nghiệp Phố Nối, Hưng Yên. - Công ty Cổ phần in Thống Nhất, số 107, Nguyễn Tuân, Hà Nội. - Công ty TNHH Thành Nhân, số 5 Võ Thị Sáu, TP Hải Phòng. Công ty là nhà phân phối uỷ quyền của một số hãng máy tính và thiết bị mạng trên toàn cầu như đại lý của IBM, HP, DELL, AC ER, . Là nhà cung cấp thiết bị mạng của một số hãng như Cisco, AMP, Micronet, Belkin, 3Com, CLIPSAL, Linksys, panasonic,Samsung,Canon tại Việt Nam Nguyễn Thị Thắm Lớp Kế toán K39 - Bộ xây dựng 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Công ty đã xác định và xây dựng cho mình được khối thị trường truyền thống, giúp cho việc kinh doanh của Công ty luôn luôn được ổn định và bảo đảm. Không những thế, việc xác định được khách hàng truyền thống giúp cho Công ty có cơ hội và có điều kiện chăm sóc khách hàng một cách tốt hơn 1.1.3. Phương thức bán hàng Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp tới việc sử dụng các tài khoản kế toán, phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hóa. Đồng thời có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Hiện nay Công ty đang thực hiện 2 phương thức bán hàng là phương thức bán buôn đại lý và phương thức bán lẻ hàng hóa: - Bán lẻ hàng hóa là bán thẳng cho người tiêu dùng, các đơn vị, cá nhân mua để trực tiếp sử dụng với số lượng nhỏ. - Bán buôn đại lý là bán cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân mua để tiếp tục bán lại với số lượng và giá trị lớn. Về phương thức thanh toán, Công ty chấp nhận các hình thức thanh toán như: Tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng, qua kho bạc, trao đổi hàng hoá. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng thực tế tại Công ty, kế toán Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mai Đại Phú Tín sử dụng chủ yếu các tài khoản sau đây: - TK 511 “Doanh thu bán hàng”; Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của Công ty trong một kỳ kinh doanh, không có tài khoản chi tiết cấp 2. - TK 532 “Giảm giá hàng bán” Nguyễn Thị Thắm Lớp Kế toán K39 - Bộ xây dựng 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - TK 632 “Giá vốn hàng bán”; Phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ và không có tài khoản chi tiết cấp 2. - TK 156 “Hàng hóa”; Phản ánh trị giá hàng tồn đầu kỳ và giá trị hàng nhập vào trong kỳ và nó cũng không có tài khoản chi tiết cấp 2. - TK 131 “Phải thu khách hàng”; Công ty không mở các tiểu khoản chi tiết theo từng khách hàng vì lượng khách hàng là rất lớn nên đã được phân nhóm ở danh mục đối tượng. Tài khoản này được mở tiểu khoản chi tiết theo tên các cán bộ kinh doanh bán hàng trực tiếp. - TK 641 “Chi phí bán hàng; Được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: • TK 6411 “Chi phí nhân viên” • TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì” • TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng” • TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ” • TK 6415 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” • TK 6416 “Chi phí bằng tiền mặt” - TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: • TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý” • TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý” • TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng” • TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ” • TK 6425 “Thuế, phí và lệ phí” • TK 6426 “Chi phí dự phòng” • TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” • TK 6428 “Chi phí bằng tiền mặt" - Tại Công ty thuế giá trị gia tăng sử dụng tài khoản 3331“Thuế GTGT đầu ra” Nguyễn Thị Thắm Lớp Kế toán K39 - Bộ xây dựng 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mai Đại Phú Tín Phòng Kinh doanh : bao gồm bộ phận nghiên cứu và phát triển, bộ phận bán buôn và bộ phận bán lẻ. Bộ phận nghiên cứu và phát triển: làm chức năng tham mưu, giúp Giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc triển khai công tác nghiên cứu phát triển và trực tiếp kinh doanh gồm các công việc chủ yếu sau: + Nghiên cứu, vận hành thử nghiệm tính năng, đặc điểm kỹ thuật các sản phẩm Công ty đang kinh doanh. Thiết lập các bảng thuyết minh sản phẩm bằng tiếng việt . + Tìm hiểu, nghiên cứu các sản phẩm cung cấp nhằm so sánh, chắt lọc và nêu được những ưu điểm cạnh tranh của sản phẩm Công ty đang kinh doanh. + Tìm hiểu, nghiên cứu, khai thác các sản phẩm tiềm năng khác kể cả hàng sản xuất trong nước và hàng ngoại nhập. + Hướng dẫn chuyển giao việc ứng dụng tính năng, đặc điểm kỹ thuật các sản phẩm Công ty đang kinh doanh cho phòng kỹ thuật, bộ phận kinh doanh bán buôn và bộ phận kinh doanh bán lẻ . + Phối hợp với bộ phận kinh doanh bán buôn và phòng kinh doanh bán lẻ triển khai công tác xúc tiến thương mại nhằm phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường gồm các lĩnh vực: Khuyến mại, trưng bày giới thiệu hàng hoá, dịch vụ, hội trợ triển lãm quảng bá sản phẩm, đăng ký thương hiệu, nhãn mác, logo…… - Bộ phận kinh doanh bán buôn: Trực tiếp phụ trách công tác kinh doanh bán buôn của Công ty bao gồm khai thác, tiếp nhận và bán hàng cho các tổ chức và cá nhân. Nguyễn Thị Thắm Lớp Kế toán K39 - Bộ xây dựng 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Công tác khai thác, tổ chức tiếp nhận hàng hoá: Là căn cứ hợp đồng mua bán ngoại thương đã được Giám đốc ký kết với nhà cung cấp trong và ngoài nước, trên cơ sở nhu cầu thị trường và khả năng bán hàng của Công ty tính toán nhu cầu nhập khẩu từng đợt, bàn bạc với bộ phận xuất nhập khẩu để làm thủ tục nhập hàng và tiếp nhận khi hàng về kho Công ty. Thường xuyên tìm hiểu thị trường, làm tốt công tác tiếp thị để duy trì và phát triển mặt hàng truyền thống, khai thác mặt hàng mới, gặp gỡ, đàm phán, thương thảo và ký kết với nhà cung cấp trong nước để có đủ hàng hoá đáp ứng nhu cầu thị trường, phù hợp thị hiếu người tiêu dùng, đem lại hiệu quả kinh tế cho Công ty Công tác bán hàng : Là chủ động tiếp xúc với khách hàng mua kể cả khách hàng truyền thống, khác hàng chiến lược, khách hàng mới, đặc biệt chú trọng khai thác dự án của các cơ quan quản lý nhà nước, hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế để làm hồ sơ dự thầu; thống nhất với khách hàng về chủng loại, số lượng, giá cả, tỷ lệ chiết khấu, phương thức giao nhận, địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán để soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hoá trình Giám đốc duyệt. Căn cứ hợp đông kinh tế đã ký kết với người mua và nhu cầu thực tế của họ trong từng thời kỳ để triển khai quá trình bán hàng và hoạt động sau bán hàng. Riêng việc tiến hành bán hàng cần thực hiện đúng quy trình xuất hàng, giao hàng và thu tiền, đồng thời hướng dẫn khách hàng về tính năng, tác dụng của sản phẩm, kỹ thuật lắp đặt, vận hành và chịu sự trách nhiệm chính trước Giám đốc về số nợ phải thu của khách hàng mua…… - Bộ phận kinh doanh bán lẻ: Làm chức năng tham mưu, giúp Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác bán lẻ của Công ty gồm những nhiệm vụ chủ yếu sau . Nguyễn Thị Thắm Lớp Kế toán K39 - Bộ xây dựng 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tiếp đón, hướng dẫn, giải thích cho khách hàng về tính năng, tác dụng, đặc điểm kỹ thuật sản phẩm Công ty đang kinh doanh và sản phẩm phòng đang bán lẻ để họ lựa chọn, làm thủ tục để kế toán viết hoá đơn bán hàng, thỷ quỹ thu tiền, thủ kho xuất hàng , viết phiếu bảo hành cho khách hàng theo quy chế của Công ty. Căn cứ nhu cầu của thị trường và lực lượng hàng hoá trong kho lập kế hoạch mua hàng trình Giám đốc duyệt, làm thủ tục nhập hàng, tổ chức tiếp nhận hàng hoá về kho để bán cho khách hàng, đồng thời lập kế hoạch bán ra theo định kỳ. Chú trọng đẩy mạnh công tác đại lý cho các tổ chức và cá nhân có đăng ký kinh doanh ……… Phòng hỗ trợ kỹ thuật: Công ty không chỉ kinh doanh thương mại đơn thuần mà còn thực hiện các dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì hay bảo hành cho các sản phẩm, công trình của Công ty. Để thực hiện tốt công việc này, đội ngũ kỹ thuật viên là những người có kinh nghiệm lâu năm, hiểu biết sâu rộng về các mặt hàng mà Công ty cung cấp. Phòng Thi công lắp đặt: Với mỗi thiết bị chuyên dụng hay công trình lắp đặt thì Công ty luôn có một đội ngũ đảm nhiệm chức năng này. Những nhân viên phòng Thi công lắp đặt có nhiệm vụ tiến hành trực tiếp lắp đặt các sản phẩm theo hợp đồng với khách hàng, bên cạnh đó phải luôn kiểm tra yêu cầu kĩ thuật của hệ thống. Khi xảy ra các phát sinh thì phòng Thi công sẽ phối hợp với phòng Kỹ thuật cùng đề ra hướng giải quyết một cách tối ưu nhất. Phòng bảo hành : Nhận thức rõ tầm trọng của hoạt động bảo hành, bảo trì cho hệ thống thông tin của khách hàng, ngay từ khi thành lập, Công ty đã thiết lập một hệ thống trung tâm bảo hành mang tính toàn diện và chuyên nghiệp, điều đó đã giúp cho Công ty có được niềm tin từ phía khách hàng về các dịch vụ sau bán hàng. Công ty có đội ngũ nhân viên trình độ đại học, có năng lực chuyên môn, có nhiều kinh nghiệm trong công việc bảo hành, bảo trì Nguyễn Thị Thắm Lớp Kế toán K39 - Bộ xây dựng 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp các sản phẩm điện tử, tin học, công nghệ thông tin với nhiều mức độ khó khăn phức tạp khác nhau. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TIN HỌC VÀ THƯƠNG MẠI ĐẠI PHÚ TÍN 2.1.Kế toán doanh thu 2.1.1.Chứng từ và thủ tục kế toán * Chứng từ và sổ sách sử dụng: Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất, phiếu nhập, biên bản bàn giao, hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ , giấy báo có, séc và các chứng từ liên quan khác. Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH phát triển công nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín, các chứng từ được sử dụng là: Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu, giấy báo Có, hoá đơn GTGT . Trình tự luân chuyển chứng từ: Tại công ty TNHH phát triển cụng nghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín Khi đã tìm được thị trường tiêu thụ, phòng kinh doanh sẽ gửi “ Bảng báo giá” xuống cho đơn vị cần mua, Sau đó thoả thuận xong về lượng hàng, loại hàng, mẫu mã đơn giá hai bên sẽ ký vào “ Hợp đồng mua bán hàng hoá”, phòng kinh doanh căn cứ vào đó để yêu cầu xuất kho cho thủ kho, thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho và vào thẻ kho, khi bộ phận giao hàng đến đơn vị mua hàng thì hai bên cùng ký vào Biên bản giao nhận hàng hoá. Dựa trên nội dung thoả thuận trong hợp đồng kinh tế về số lượng chủng loại quy cách, thời gian, Nguyễn Thị Thắm Lớp Kế toán K39 - Bộ xây dựng 10