Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần vietbaron.doc

Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần vietbaron

Bảng 2-18Bảng kê hóa đơn, chứng từ dịch vụ hàng hóa bán ra39

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀTỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH

DOANH CỦA CÔNG TY VIETBARON

-oOo -1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY

Kể từ khi nền kinh tế hàng hóa xuất hiện, thương mại tự do và tốc độ lưuthông hàng hoá luôn là động lực chủ yếu thúc đẩy sự phát triển của sức sản xuấtvà từ đó quyết định phương thức sản xuất mới Sự phát triển của công nghệthông tin toàn cầu ngày nay mà đại diện tiêu biểu của nó là mạng Internet cũngcó thể được nhìn nhận dưới cùng một góc độ trên, nhưng mang tính khác biệt vềchất ở chỗ biên giới quốc gia bị vượt qua chỉ sau một cú nhấp chuột (mouseclick) ảnh hưởng của Internet vì thế mang tính toàn cầu và nó trở thành mộtphần của quá trình toàn cầu hoá, vốn đã và đang biến đổi sâu sắc mọi mặt xã hộiloài người từ kinh tế, chính trị đến văn hoá, xã hội Nghiên cứu, dự đoán nhằmmục đích tìm kiếm các phương thức thích ứng với những tác động từ diễn biếnchóng mặt của quá trình toàn cầu hoá nói chung và của hệ thống thông tin toàncầu nói riêng trở thành một đòi hỏi bức thiết của mọi quốc gia để tồn tại và pháttriển.

Từ quan điểm lịch sử và biện chứng, có thể thấy được những tác động quyếtđịnh, thách thức và cơ hội lớn nhất Internet đặt ra trong dài hạn nằm trong lĩnhvực kinh tế-thương mại Internet đặt nền tảng cho sự hình thành của nền kinh tếtrực tuyến (online economy), trong đó con người cũng như phương tiện sản xuấtvà sản phẩm hàng hóa, đều có thể liên lạc trực tiếp với nhau, và liên tục, khôngcần đến giấy tờ, càng không phải đối mặt thực thể Dòng lưu chuyển thông tin vàthương mại hàng hoá, dịch vụ trong không gian không có biên giới hay thương

mại điện tử mở ra khả năng giảm chi phí giao dịch, tiếp cận thị trường và thúcđẩy tiến bộ công nghệ, từ đó thay đổi cấu trúc của nền kinh tế quốc gia và toàncầu Nhận thấy tầm quan trọng của internet và nắm trong tay các kỹ thuật củaCông nghệ thông tin, những thành viên đầu tiên đã thành lập ra công ty Cổ phầnVIETBARON

Công ty cổ phần VIETBARON Việt Nam được ra đời theo luật doanh nghiệpnăm 2009 trên cơ sở quan điểm, đường lối chính sách của đảng và Nhà nước tavề đa dạng hóa các thành phần kinh tế Xuất phát từ nhu cầu thực tế của thịtrường và các quan hệ kinh tế xã hội, qua nghiên cứu, phân tích, đánh giá thịtrường Công ty quyết định lựa chọn lĩnh vực sản xuất và xuất nhập khẩu phầnmềm, hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0103097623 ngày 20/3/2009 dosở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.

Công ty Cổ phần VIETBARON - VIETBARON Joint stock Company

Địa chỉ: Số 24, hẻm 99/47/28 phố Đức Giang, Long Biên, Hà Nội Điện thoại: 04.38772747

Tài khoản số: 86427829 - Tại Ngân hàng TMCP Á Châu - Chi nhánh Hà Nội.Mã số thuế: 0104663795

Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103097623 do Sở KH & ĐT Hà nội cấp ngày20/3/2009.

Vốn điều lệ: 4.000.000.000 VNĐTổng số lao động: 48 người

Email: info@vietbaron.comWebsite: http://vietbaron.comSản phẩm dịch vụ:

 Thiết kế trang web;

quan nhà nước có thẩm quyền cho phép);

Những năm khởi đầu, Công ty chuyên sâu kinh doanh các sản phẩm, dịch vụvà giải pháp tổng thể về công nghệ thông tin và viễn thông Mục tiêu và địnhhướng của Công ty là tập trung chủ yếu vào các dịch vụ tin học viễn thông mới,tiên tiến và những ứng dụng công nghệ cao Chính vì vậy những năm gần đây,hoạt động kinh doanh chính của công ty là tư vấn và làm dịch vụ kỹ thuật tronglĩnh vực điện tử tin học và tự động hoá, kinh doanh các thiết bị điện tử tin học vàthiết bị ngoại vi Nhờ sự không ngừng hoàn thiện thêm năng lực và ngành nghềkinh doanh, công ty đã có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ hoàn hảohơn, từ khâu tư vấn đến cung cấp phần cứng, lắp đặt chạy thử, cung cấp phần

mềm và các dịch vụ khác…Công ty đã có thể đáp ứng được mọi yêu cầu củakhách hàng trong lĩnh vực điện , điện tử tin học Sự phát triển mạnh mẽ củaCông ty đạt được nhờ vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấpcho khách hàng và được chứng minh bởi uy tín cuả công ty đối với các kháchhàng của mình

Mặc dù mới thành lập được gần 4 năm, công ty đã tạo dựng được những mốiquan hệ ổn định với những khách hàng lớn trong nước và quốc tế Công ty làmột trong những doanh nghiệp lớn mạnh nhất trong nước tổ chức sản xuất, lắpmáy các sản phẩm kỹ thuật điện tử tin học và viễn thông Rất nhiều sản phẩmcủa Công ty đã được cung cấp cho thị trường trong nước và được xuất khẩu ranước ngoài Nhờ vậy, Công ty có quan hệ hợp tác với nhiều đối tác trong vàngoài nước ngành viễn thông và tin học Các mối quan hệ này hỗ trợ cho Côngty nắm bắt được các công nghệ mới và có đủ khả năng thực hiện được các dự ánlớn Công ty đã và đang là một trong những công ty thương mại hoạt động tronglĩnh vực điện tử tin học và viễn thông hàng đầu của Việt Nam.

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNGTY

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Với mục tiêu và định hướng của Công ty là tập trung chủ yếu vào các dịch vụtin học viễn thông mới, tiên tiến và những ứng dụng công nghệ cao, để thực hiệnđược các mục tiêu đã đề ra Công ty đã đặt ra cho mình những nhiệm vụ chủ yếulà :

 Phân phối các sản phẩm điện tử tin học và viễn thông trên toàn quốc. Cung cấp các giải pháp tin học

 Phát triển phần mềm ứng dụng.

 Cung cấp thiết bị công nghệ cao, chuyên dùng và chuyển giao công nghệ  Kinh doanh, bán lẻ các sản phẩm tin học và thiết bị văn phòng

Do công ty đang giữ vị trí tiên phong trong việc tiếp cận các ứng dụng khoahọc kĩ thuật tiên tiến nhất trên thế giới nhằm từng bước đưa nghành tin học nướcta phát triển, hoà nhập cùng thị trường tin học thế giới Chính vì vậy Công tyđang từng bước phát triển, chiếm lĩnh thị trường trong nước Đưa thị trường điệntử tin học và viên thông trong nước trở thành một thị trường tin học phát triểncao trong khu vực và từng bước hoà nhập với thế giới.

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty

Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trường, quá trình tiêu thụ hàng hóa ở Côngty cũng rất đa dạng Nó tuỳ thuộc vào hình thái thực hiện giá trị hàng hóa cũngnhư đặc điểm vận động của hang hoá Hiện nay, để đáp ứng từng loại kháchhàng với những hình thức mua khác nhau, doanh nghiệp áp dụng 2 hình thức bánhàng chính là: bán buôn và bán lẻ.

 Bán buôn: Với hình thức bán này việc bán hàng thông qua các hợp đồngkinh tế được ký kết giữa các tổ chức bán buôn với doanh ngiệp chính vìvậy đối tượng của bán buôn rất đa dạng : có thể là doanh nghiệp sản xuất,doanh nghiệp thương mại trong nước, ngoại thương, các công ty thươngmại…Phương thức bán hàng này chủ yếu là thanh toán bằng chuyểnkhoản Khi bên mua nhận được chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiềnngay thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ Đối với hình thức bán buôn ởcông ty chủ yếu là hình thức bán buôn qua kho.

 Bán lẻ: Theo hình thức này khkách hàng đến mua hàng tại cửa hàng vớigiá cả do khách hàng thoả thuận với nhân viên bán hàng Với hình thứcnày nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng và

thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt Thời điểm xác định là tiêu thụ là thờiđiểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng.

Mặc dù còn rất nhiều khó khăn về vốn và những vướng mắc khách quan khác,nhưng với nỗ lực không ngừng công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.Với uy tín kinh doanh cao, Công ty đã ký kết và thực hiện tốt nhiều hợp đồng,giải quyết nhanh chóng nhiều vướng mắc phát sinh điều này làm cho bạn hàngtrong nước cũng như nước ngoài thêm tin tuởng vào Công ty Khách hàng củacông ty đa dạng nên phương pháp bán hàng cũng phải đa dạng và đồng nghĩa vớiviệc các hình thức thanh toán cũng đa dạng

 Hình thức thanh toán trực tiếp: Theo hình thức này này việc chuyển quyềnsở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền đượcthực hiện đồng thời nên còn gọi là thanh toán trực tiếp tức là doanh thuđược ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm , dịch vụ chokhách hàng.

 Hình thức nợ lại: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm,hàng hoá, dịch vụ đã được thực hiện, nhưng khách hàng mới chỉ chấpnhận thanh toán, chưa trả ngay tiền hàng Tuy vậy đơn vị bán vẫn ghi nhậndoanh thu, nói cách khác doanh thu được ghi nhận trước kỳ thu tiền.

Song song với việc bán các sản phẩm, dịch vụ công ty còn kèm theo các dịchvụ bảo hành, bảo trì bảo dưỡng sản phẩm cho khách hàng trong thời đã ghi trongphiếu từng theo loại sản phẩm Công ty cũng dùng nhiều biện pháp để kích thíchkhách hàng đến với công ty như khuyến mãi, chiết khấu trực tiếp giá trị vào sảnphẩm…

1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công tySơ đồ 1-1: Đặc điểm tổ chức sản xuất - kinh doanh

Diễn giải:

- Bước 1: Khách hàng gửi đơn đặt hàng (yêu cầu mua hàng)

- Bước 2: Bộ phận bán hàng (phòng kinh doanh) căn cứ yêu cầu của khách hànglập xuất và lệnh bán hàng.

- Bước 3: Bộ phận kho hàng làm thủ tục xuất kho để chuẩn bị giao ngay chokhách hàng.

- Bước 4: Bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng 1 liên, 1liên chuyển cho phòng kế toán, đồng thời Bộ phận kho căn cứ vào lệnh bán hàngxuất hàng giao cho khách nếu thành phẩm có nhập kho và chuyển 1 liên phiếuxuất kho về cho bộ phận kế toán.

(6)

(4)

(3)

(1) (2)

Đơn đặt hàng

Lệnh bán hàng

Phiếu

cóHóa đơn

Ngân hàng

Kho hàng

Lệnh SX

TP NK

- Bước 5 (Bước 6): Bộ phận kế toán nhận tiền mặt hoặc xác nhận của ngân hàng.

Sơ đồ 1-2: Quy trình thiết kế và triển khai phần mềm

- Bước 1: Thu thập thông tin khách hàng

Tìm hiểu yêu cầu thực tế của khách hàng Xác nhận các yêu cầu của khách hàng về trang phần mềm và các thông tin khách hàng cung cấp.

- Bước 2: Giai đoạn phân tích

Dựa vào những thông tin và yêu cầu phần mềm của khách hàng, phân tích rõ ràng mục đích, yêu cầu, nguyện vọng của khàch hàng Lập kế hoạch thực hiện dự án Căn cứ trên kết quả khảo sát, thông tin do khách hàng cung cấp, thiết kế lập cấu trúc cho phần mềm và thiết kế chung cho toàn hệ thống.

- Bước 3: Giai đoạn thiết kế

Xem xét chi tiết yêu cầu và tiến hành thiết kế phần mềm Tiến hành thu thập xử lý tài liệu liên quan Kiểm tra sản phẩm để đảm bảo tính thống nhất.

- Bước 4: Giai đoạn xây dựng

Xây dựng cơ sở dữ liệu dựa trên thiết kế Soạn thảo nội dung tài liệu, chỉnh sửa hoàn thiện nội dung Tích hợp hệ thống: lắp ghép phân tích thiết kế, nội dung lậptrình thành một sản phẩm Tiến hành kiểm tra, chỉnh sửa và thực hiện nghiệm thu nội bộ.

- Bước 5: Giai đoạn chạy thử

Tổng hợp nội dung, xây dựng hệ thống theo thiết kế Kiểm tra và sửa lỗi Lắp ghép thiết kế với phần mềm, đảm bảo không sai lệch với thiết kế và phần mềm hoạt động tốt Chạy thử hệ thống trong vòng 01 tuần Kiểm tra và sửa.

- Bước 6: Giai đoạn nghiệm thu

Khách hàng duyệt dự án: khách hàng duyệt chất lượng dự án Đăng tải hệ thống: đảm bảo hệ thống chạy tốt.

- Bước 7: Giai đoạn chuyển giao

Bàn giao cho khách hàng (có đĩa CD mã nguồn) Đào tạo và huấn luyện khách hàng sử dụng phần mềm một cách hiệu quả Đánh giá, bảo trì.

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINHDOANH CỦA CÔNG TY

Tại Công ty, đặc điểm và tổ chức quản lý bộ máy bán hàng theo chức năng,nghĩa là các bộ phận phòng ban được phân chia theo chức năng nhiệm vụ cụ thể.Mỗi người lãnh đạo chuyên biệt theo một chức năng nhất định, và tương ứng vớicác phòng ban cấp dưới cũng được phân chia cho chức năng nhiệm vụ cụ thể.

Công ty cổ phần VIETBARON, với đội ngũ gần 50 nhân viên năng độngnhiệt tình, năng động sáng tạo, cán bộ kỹ thuật đông đảo được đào tạo chuyênsâu nên việc quản lý, sắp xếp phân công công việc khá hợp lý đã giới thiệu đượccác mặt hàng, sản phẩm dịch vụ đến với rất nhiều các tỉnh thành trên toàn đấtnước giúp công ty rất thành công trong lĩnh vực bán hàng đem về nhiều lợinhuận.

Sơ đồ 1-1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty.

Ban 1Ban 2Ban 3Ban 4Ban 5Ban 6Ban 7Ban 8Ban 9Kiểm

tra Giaohàng, Thiếtkế, Lập Quảntrị, Kinhdoanh Kinhdoanh Kinhdoanh Kếhoạch Marketing,SEO,GIÁM ĐỐC

lắp đặt,bảohành,bảo trì

Thiết bị

máy tính Website,phầnmềm

tổnghợp hỗtrợ bánhàng

quảng báthươnghiệu

Bảng 1-1: Số lượng công nhân viên trong các phòng ban

Đơn vị tính: Người

Kế hoạch tổng hợp hỗ trợ bán hàng, khai thác thông tin 5

Tài chính kế toán, thanh toán, chứng từ XNK, chứng từ giao nhận 4

Ban giám đốc: gồm 1 Tổng Giám đốc và 2 phó Giám đốc.

 Tổng Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất có quyền quyết định, chỉ đạomọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như mọi hoạt động chung của

công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Pháp luật về mọi mặt hoạtđộng và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

 Giám đốc kỹ thuật là người có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các bantrong các mặt kinh tế, kỹ thuật, quy trình công nghệ của các mặt hàng sảnphẩm theo hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký kết với khách hàng Cótrách nhiệm nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, đề xuất các quy trình công nghệmới, nghiên cứu thị trường giá cả trong và ngoài nước để xây dựng kếhoạch tiếp thị, tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh thường kỳcho Tổng Giám đốc.

 Giám đốc phụ trách kinh doanh có trách nhiệm giám sát, kiểm tra các banvề tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Giải quyết kịp thời nhữngvấn đề trong quá trình sản xuất: tiền vốn, vật tư, đầu ra hàng hoá để thựchiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng đúng tiến độ, chấtlượng.

Ban 1: Kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất nhập kho: Ban này có nhiệm vụ kiểm

tra chất lượng hàng hóa phàn cứng, test thử chạy thử các phần mềm và các hệthống máy tính trước khi xuất kho giao khách hàng và nhập kho khi công ty muahàng hóa mới về.

Ban 2: Giao hàng, lắp đặt, bảo hành, bảo trì: Ban này có nhiệm vụ giao hàng hóa

của công ty cho khách hàng, lắp đặt phần cứng, cài đặt cấu hình phần mềm, bảohành bảo trì các sản phẩm này khi khách hàng báo có yêu cầu cụ thể đến công ty.

Ban 3: Thiết kế, Lập trình, CSS, Triển khai, Đào tạo:

 Thiết kế: Có nhiệm vụ thiết kế giao diện website, banner quảng cáo, tờ rơi,logo các sản phẩm in ấn quảng cáo và nhận diện thương hiệu;

 Lập trình, CSS: Có nhiệm vụ lập trình bằng các ngôn ngữ lập trình tin họccho sản phầm website và phần mềm tin học ứng dụng;

 Triển khai, đào tạo: Có nhiệm vụ triển khai website hay phần mềm, đưacác sản phẩm này vào hoạt động ( Ví dụ: Một sản phẩm website cần thuêHosting và Domain của nhà cung cấp khác và bên triển khai cần làm việcnày và cấu hình cho website hoạt động được thông qua nhà cũng cấp) vàhướng dẫn khách hàng các thao tác và cách sử dụng, vận hành các sảnphẩm như website và phần mềm.

Ban 4: Quản trị, Server, Hosting, Domain: Ban này có nhiệm vụ cung cấp, quản

lý các dịch vụ quản trị mạng, server, hosting, domain.

Ban 5: Kinh doanh Thiết bị máy tính, thiết bị viễn thông: Có nhiệm vụ tìm hiểu

nhu cầu thị trường về thiết bị máy tính, thiết bị viễn thông, tìm kiếm khách hàng,đưa khách hang đến với công ty và tiêu thụ sản phẩm cho công ty.

Ban 6: Kinh doanh Website, phần mềm, Đào tạo: Có nhiệm vụ tìm hiểu nhu cầu

thị trường về Website, phần mềm, đào tạo, tìm kiếm khách hàng, đưa khách hangđến với công ty và tiêu thụ sản phẩm cho công ty.

Ban 7: Kinh doanh Server, Hosting, domain: Có nhiệm vụ tìm hiểu nhu cầu thị

trường về Server, Hosting, domain, tìm kiếm khách hàng, đưa khách hang đếnvới công ty và tiêu thụ sản phẩm cho công ty.

Ban 8: Kế hoạch tổng hợp hỗ trợ bán hàng, khai thác thông tin: Có nhiệm vụ lập

kế hoạch tổng hợp dựa trên các tiêu chí đánh giá khác nhau nhằm đưa ra cácphương án hỗ trợ cho việc bán hàng hiệu quả theo từng giai đoạn thời gian.

Ban 9: Marketing, SEO, quảng bá thương hiệu: Có nhiệm vụ tiếp thị quảng bá

hình ảnh của công ty, các sản phẩm thương mại và các sản phẩm dịch vụ của

công ty, đưa chúng đến với khách hàng đem lại ấn tượng và thu hút thật nhiềukhách hàng về với công ty.

1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNGTY

Bảng 1-2: Kết quả kinh doanhcông ty

Bảng 1-3: Tăng trưởng doanh thu công ty

Năm 2009, doanh thu của Công ty đạt 1.527 triệu VNĐ, năm 2010 đạt 2.032triệu VNĐ, tăng 33,07%, tương ứng số tiền 505 triệu VNĐ Năm 20011, doanh

thu của Công ty tăng gấp rưỡi, tương ứng 1.093 triệu VNĐ, tăng 53,78% Có thểnói doanh thu của Công ty tăng trưởng tương đối nhanh, chứng tỏ công ty đãkhông ngừng phát triển, nỗ lực mở rộng tìm kiếm thị trường, đàm phán đẩymạnh mối quan hệ kinh tế nhằm tăng danh thu, đồng thời các con số trên cũngcho thấy chất lượng sản phẩm dịch vụ của Công ty được nâng cao đáng kể dầnchiếm lĩnh được thị trường.

Năm 2009, với sự tươi mới non trẻ nhưng đầy nhiệt huyết, Công ty đã bắt đầubước chân vào thị trường sản xuất,xuất khẩu phần mềm và doanh thu mang về là1.527 triệu VNĐ, con số lý tưởng cho một công ty vừa mới ra đời trong ngànhCNTT Năm 2010 và 2011 là hai năm liên tiếp sản phẩm của Công ty đi sâu hơnvào thị trường cả về mặt chất lượng và số lượng Việc ký kết được hợp đồng sảnxuất phần mềm và xây dựng hệ thống máy tính cho Ngân hàng Techcombanknăm 2010 đã là tiền đề cho các hợp đồng không kém phần quan trọng khác trongbước đi của công ty trong đó phải kể đến một loạt các thương hiệu nổi tiếngtrong nước về lĩnh vực ngân hàng như: Agribank, BIDV, HD Bank…

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔPHẦN VIETBARON

2.1 Kế toán doanh thu

-oOo -2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Như thường thấy, hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty có vai trò quantrọng trong quản lý tài chính Ngay từ ngày đầu sơ khai hội đồng quản trị có

những yêu cầu về quản lý tài chính hết sức chặt chẽ nên đã áp dụng kế toán trênmáy vi tính và qua hệ thống thông tin điện tử Việc hạch toán đồng thời trên máyvà trong sổ sách đã góp phần tạo nên một mạng lưới kế toán hoàn chỉnh và chặtchẽ cho công ty Mặc dù phải khai báo báo cáo tài chính cho hội đồng quản trị,các cơ quan chức năng tại hai nơi khác nhau và có quan niệm về tiền tệ khácnhau nhưng việc đưa đến một hệ thống kế toán thống nhất là một vấn đề rất tốtcho Công ty Việc sử dụng hệ thống chứng từ, trình tự ghi chép đảm bảo chứngtừ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, giúp Công ty giám sát tình hình kinh doanhvà cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên quan Tại Côngty Cổ phần VIETBARON mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánhvào các chứng từ kế toán Các hoạt động nhập, xuất đều được lập chứng từ đầyđủ Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất khohàng hoá ở các bộ phận đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng màchỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm trachứng từ về phòng kế toán của Công ty

Bên cạnh những mặt thuận lợi còn rất nhiều khó khăn song đội ngũ kế toán củaCông ty đã và đang không ngừng nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình tạođIều kiện hỗ trợ đắc lực cho ban giám đốc trong công tác quản lý và thúc đẩyhoạt động kinh doanh.

Kế toán doanh thu bán hàng là bộ phận kế toán quan trọng trong hệ thống kếtoán của Công ty Nó là yếu tố then chốt và làm căn cứ để các hoạt động phântích về tình hình thực tế và thấy được khả năng kinh doanh của doanh nghiệptrên thương trường cạnh tranh máy tính gay go ác liệt Nhiệm vụ của kế toán bánhàng là theo dõi doanh thu bán hàng của Công ty, theo dõi doanh thu của từngtrung tâm, từng bộ phận bán hàng, từng nhân viên bán hàng, và từng nhóm khách

hàng, từng nhóm mặt hàng Kế toán doanh thu bán hàng cung cấp được thông tinmột cách chính xác cho các bộ phận để có biện pháp sử lý và thay đổi chiến lượckinh doanh, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và kế toán khác để xác địnhđược kết quả kinh doanh chi tiết một cách chính xác nhất.

Do đó mục đích của doanh nghiệp trong việc phân tích tài chính nói chunghay kết quả kinh doanh nói riêng thông qua kết quả của công táckế toán bánhàng và xác định kết quả bán hàng là vô cùng quan trọng Mặt khác mục đíchsử dụng thông tin về kết quả kinh doanh của các bộ phận này là xem xét đánhgiá hoạt động theo từng tháng để đưa ra quyết định cho hoạt động bán hàngcủa tháng sau do đó để đáp ứngnhu cầu của nhà quản trị , thông tin chi tiết vềkết quả bán hàng phải được kế toán cung cấp hàng tháng hay nói cách kháccông tác phân tích phải được thực hiện hàng tháng

Thực tế hàng tháng Công ty có cung cấp toàn bộ thông tin về sản phẩm máyvi tính, máy văn phòng đang bán trên thị trường so với lương hàng máy tính bánra của công ty Như vậy kế toán có thể cung cấp thông tin cho các bộ phận khácbiết được nhu cầu của khách hàng và điểm mạnh của Công ty để có phươnghướng phát triển hợp lý Bên cạnh đó việc xác định chính xác chi phí bán hàngphát sinh trong tháng là yếu tố rất quan trọng, nó cung cấp cho phòng kinh doanhnhững thông tin cần thiết trong việc quản lý hàng hoá, tiết kiệm chi phí bán hàngbằng các cách khác nhau

2.1.1.1 Chứng từ sử dụng

Tại Công ty Cổ phần VIETBARON mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đượcphản ánh vào các chứng từ kế toán Các hoạt động nhập, xuất đều được lập

chứng từ đầy đủ Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toánnhập, xuất kho hàng hoá

Các chứng từ kế toán mà công ty sử dụng: Phiếu thu

 Phiếu chi Séc

 Ủy nhiệm chi Phiếu nhập kho Thẻ TSCĐ Hóa đơn GTGT

Trong quá trình kinh doanh kế toán sử dụng các loại chứng từ : phiếu nhập,phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT vì đây là công ty thương mạicho nên hoạt động chủ yếu là mua hàng, bán hàng và đặc biệt mỗi loại chứng từđều phải được lập thành 3 Liên trong đó:

 Liên 1: Kế toán lưu giữ Liên 2: Giữ tại quyển gốc

 Liên 3: Do thủ kho giữ (đối với phiếu nhập, phiếu xuất ) hoặc do kháchhàng giữ ( đối với phiếu thu phiếu chi, hoá đơn GTGT).

Trên mỗi Hóa đơn các thành phần được ghi đúng, đầy đủ: Giá bán chưa thuế,thuế GTGT, tổng giá thanh toán.

2.1.1.2 Hệ thống tài khoản được áp dụng

Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toándoanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141TC - QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995của Bộ Tài Chính.

Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12Kỳ kế toán: Quý

Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt Nam đồng.Nguyên tắc chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tếdo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Khi quá trình bán hàng diễn ra ,đối với công tác kế toán sẽ phát sinh cácnghiệp vụ cần phải được phản ánh như: Doanh thu bán hàng thanh toán tiềnhàng, hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán Thông qua các tài khoản kếtoán các nghiệp vụ đó được phản ánh vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan:

ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thuvề tiền bán hàng.

định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác trongmột kỳ kế toán.

quan đến quá trình bán hàng : TK 111, TK 112, TK 138, TK 156, TK 333,TK 641, TK 642

2.1.1.3 Sổ sách áp dụng

Các sổ sách mà công ty sử dụng: Sổ nhật ký chung

 Sổ nhật ký chi tiền Sổ nhật ký thu tiền Sổ quỹ

 Sổ cái

 Sổ tổng hợp tài khoản Sổ chi tiết tài khoản Sổ chi tiết công nợ

 Sổ chi tiết gửi ngân hàng

 Sổ chi tiết theo dõi nguồn vốn kinh doanh Bảng tổng hợp công nợ

 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối kế toán.Các báo cáo mà công ty lập:

 Báo cáo kết quả kinh doanh (Lập theo năm) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

 Báo cáo tài chính (Lập theo quý năm)

 Thuyết minh báo cáo tài chính (Lập theo quý năm) Báo cáo doanh thu (Lập theo tháng, quý, năm) Báo cáo chi tiết TSCĐ (Lập theo tháng)

2.1.1.4 Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán

Sơ đồ hạch toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung của Cụng ty cổphần VIETBARON:

Sơ đồ 2-1: Sơ đồ hạch toỏn phần hàng bỏn hàng tại cụng ty

Ghi đối chiếu kiểm traGhi định kỳ

(1) Hàng ngày căn cứ cỏc chứng từ gốc hợp phỏp hợp lệ kế toỏn định khoản rồicập nhật vào sổ nhật ký chung.

(2) Riờng những chứng từ liờn quan đến thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghivào sổ quỹ.

(3) Căn cứ vào cỏc nghiệp vụ phỏt sinh đó cập nhật vào sổ nhật ký chung kế toỏncập nhật vào sổ cỏi cỏc tài khoản liờn quan.

(4) Những chứng từ liờn quan đến đối tượng cần hạch toỏn chi tiết thỡ đồng thờiđược cập nhật vào chi tiết liờn quan.

Sổ nhật ký chungChứng từ gốc

Sổ Cái

Sổ thẻ kế toán chi tiếtSổ quỹ

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

(7)(7)

(5) Cuối tháng căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, cộngsố liệu trên các sổ cái các tài khoản và lập bảng cân đối phát sinh.

(6) Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái các tài khoản.

(7) Cuối tháng sau khi đối chiếu kiểm tra căn cứ bảng cân đối số phát sinh, sổquỹ và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.

Sơ đồ 2-2: Sơ đồ hạch toánquá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi đối chiếu kiểm traGhi cuối tháng

2.1.1.5 Một số mẫu chứng từ của công ty

Giấy nộp tiềnBáo cáo bán hàng

NhËt ký chung

Sổ cái tài khoản 156,511,632,642Sổ cái tài khoản

Bảng báo cáo kế toán

Quá trình bán hàng của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều hướng tới mụcđích cuối cùng là thu được tiền bán hàng tương ứng với giá trị hàng hoá bán ra.-hay còn gọi là doanh thu bán hàng.

“ Hàng hoá” ở đây ta đề cập đến không chỉ bó hẹp là hàng hoá mà doanhnghiệp thương mại mua về với mục đích kinh doanh mà còn có thể là dịch vụcung cấp cho khách hàng.

Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hoá: Kế toán doanh thu bán hàng hoáở Công ty sử dụng tài khoản 5111- doanh thu bán hàng hoá.

Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Tài khoản này dùng để phản ánh doanhthu bán hàng thực tế của doanh nghiệp, thuế doanh nghiệp, các khoản giảm trừdoanh thu và xác định doanh thu thuần thực hiện được trong một kì hoạt độngsản xuất kinh doanh.

Doanh thu bán hàng là giá trị sản phẩm hàng hoá dịch vụ mà doanh nghiệp đãbán, đã cung cấp cho khách hàng theo giá cả đã thoả thuận Giá cả này được ghitrên hoá đơn bán hàng hay các chứng từ có liên quan.

Doanh thu bán hàng thuần là doanh thu bán hàng mà doanh nghiệp đã thựchiện trong một kì hạch toán trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấubán hàng, hàng bán bị trả lại và trừ đi các khoản thuế( nếu có)

Tài khoản 511 cuối kì không có số dư.

Căn cứ để xác định doanh thu là các hoá đơn bán hàng Công ty chỉ sử dụngmột loại hoá đơn duy nhất là hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo mẫu số 01 –BTC Hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh thành lập thành 3 liên :

 Liên 1: Lưu

 Liên 2: Giao cho khách hàng

Trên hoá đơn ghi đầy đủ mã số thuế, tên kkhách hàng, địa chỉ khách hàng,thanh toán ngay hay công nợ, hình thức thanh toán và đầy đủ chữ ký.

Số liệu phát sinh thực tế của công ty:

 Ngày 29 tháng 12 Công ty mua hàng hóa của công ty Advantech.

Bảng 2-1: Hóa đơn mua vào

Ngày 19 tháng 12 năm 2009 HĐS: 007191Đơn vị bán hàng: Công ty Advantech Co.,Ltd

Địa chỉ : Số 84 Trần Khát Chân – Hai Bà Trưng – Hà NộiSố tài khoản :

Điện thoại :……….MST: 0102388482Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hoàng Long

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần VIETBARON

Địa chỉ: P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà NộiSố tài khoản :

Hình thức thanh toán : Nợ TM ……… MST: 0103873493STTTên hàng hóa, dịch vụ Đơn vịtính Số lượngĐơn giáThành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu hai trăm mười chín nghìn chín trăm đồng chẵn./.

Người mua hàngNgười bán hàngThủ trưởng đơn vị

 Thủ kho lập phiếu nhập kho cho lô hàng trên :

Bảng 2-2: Phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty Cổ phần VIETBARON

Địa chỉ: P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà Nội

PHIẾU NHẬP KHO

Mẫu số : C20 - HDBan hành theo QĐsố:19/2006/QĐ-BTCngày 30 tháng 3 năm 2006của Bộ trưởng Bộ Tài chínhMã đơn vị SDNS:……. Ngày 19 tháng 12 năm 2009

Nợ TK 156Có TK 111Họ,tên người giao hàng: Nguyễn Quang

Theo HĐ GTGT Số 007191 ngày 19 tháng 12 năm 2009 của Công ty Advantech Co.,Ltd

Nhập tại kho Công ty

Địa điểm : P 502 – Khu Liên Minh – Số 149 Giảng Võ – Đống Đa – Hà NộiSố

Tên,nhãn hiệu,quycách, phẩm chất vật

tư,dụng cụ, sảnphẩm,hàng hoá

 Ngày 19/12/2009 Công ty nhập của công ty Advantech chưa trả tiền

 Bên cạnh việc lập phiếu nhập kho, công ty còn phải lập sổ chi tiết thanhtoán với NCC.

Bảng 2-3: Sổ chi tiết thanh toán với người bán

Sổ chi tiết thanh toán với người bán

Tài khoản 331

NTGS Chứng từSH NT Diễn giảiTKĐƯ Số tiềnNợ Có1 Số dư cuối kỳ

2 Phát sinh trong kỳ19/1219/12Mua hàng của công ty

Ngày 19 tháng 12 năm 2009Người ghi sổ

(ký, họ tên)

Kế toán trưởng(ký, họ tên)

 Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho

Sơ đồ 2-3: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho

Người giao hàng

Ban kiểm nhận

Thủ

khotrách Phụ phòng

Thủ

kho Kế toán mua hàng

Đề nghị nhập

Lập biên bản kiểm nhận

Lập phiếu

nhập kho

Ký phiếu

nhập kho

Kiểm nhận hàng

Ghi sổ