00201653 05/12 Bán máy tính xách tay cho Công ty TNHH Thành Nhân
3.2.3Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Để khuyến khích khách hàng thì tất cả các khách hàng của công ty đều được thanh toán theo phương thức trả chậm. Tuy nhiên hiện tại công ty vấn còn được nhiều khách hàng chưa thanh toán tiền hàng như hợp đồng kinh tế. Vì vậy, công ty nên lập dự phòng phải thu lhó đòi hạn thanh toán 2 năm trở nên kể từ ngày hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế.
Để dự phòng những tổn thất về khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí, cuối mỗi niên độ, kế toán phải dự tính số nợ có khả năng đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Đồng thời công ty phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận về số nợ chưa trả ( Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, đối chiếu công nợ...) đây là khoản đã quá hạn 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được.
Đối với khoản nợ khó đòi hoặc không có khả năng đòi thì kế toán cần có sự phân loại và quản lý chặt chẽ đồng thời kiến nghị công ty cho phép lập dự phòng các khoản này.
Số dựu tính phải thu khó đòi thường được xác định theo một trong hai phương pháp sau:
Phương pháp ước tính doanh thu bán chịu ( phương pháp kinh nghiệm) Số dự phòng cần
phải thu cho năm mới
= Tổng doanh thu bán chịu x Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ ( Dựa vào thời gian quá hạn thực tế)
Số dự phòng cần phải thu cho năm mới = Nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ x Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng đáng ngờ
Các mặt hàng kinh doanh tại công ty TNHH Phát triển Công nghệ tin học và Thương mại Đại Phú Tín đa số là hàng có giá trị lớn nên khách hàng đa số là nợ tiền hàng. Kế toán tại Công ty căn cứ vào tỷ lệ có thể thanh toán của khách hàng để lập bảng tính trích dự phòng phải thu khó đòi cho những khách hàng đáng ngờ theo mẫu sau:
Biểu 3.1
Bảng tính dự phòng phải thu khó đòi
STT Khách hàng đáng ngờ Nợ phải thu Khả năng thanh toán(%) Nợ phải thu mới Số dự phòng giảm giá Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Để hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, kế toán bổ xung thêm TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng:
Kết cấu của TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dùng đến Bên Có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Số dư bên có: Dự phòng phải thu khó đòi Phương pháp hạch toán:
Cuối kỳ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dư cho năm trước
Nợ TK 139(chi tiết cho từng đối tượng): Số dự phòng hoàn nhập Có TK 642(6426): Ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp Đồng thời kế toán lập dự phòng phải thu cho năm tới. Nợ TK 642(6426)
Có TK 139
Đối với những khoản nợ không đòi được thù tục hạch toán : Nợ TK 642(6426)
Có TK 131
Đồng thời ghi nợ TK 004
Nếu khoản nợ khó đòi đã xử lý mà thu hồi được thì hoạch toán vào thu nhập khác :
Nợ TK 111,112 Có TK 711
Đồng thời ghi có TK 004
Nếu khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ trước đây đã nhập dự phòng thì phải hoàn nhập dự phòng:
Nợ TK 139 Có TK 711