Quản trị dự án là gì, các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản trị dự án hiệu quả

QUẢN TRỊ DỰ ÁN Quản trị dự án gì, Các kiến thức, kỹ cần thiết quản trị dự án hiệu LỜI MỞ ĐẦU I QUẢN TRỊ DỰ ÁN Dự án là gì? Quản trị dự án là gì? Các kiến thức, kỹ cần thiết quản trị dự án hiệu quả II ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA BẢN THÂN Kỹ thế mạnh Kỹ yếu điểm III SỬ DỤNG NHỮNG KỸ NĂNG ĐỂ NÂNG CAO ĐIỂM MẠNH VÀ KHẮC PHỤC NHỮNG ĐIỂM YẾU Hòa đồng với tập thể Giao tiếp hiệu quả Có cái nhìn tổng quan Đa và ưu tiên việc cần làm danh sách bạn A / What effective skills does a Project Manager need ? Please explain why these skills are important? B / What three skills is your strength? C / What three skills is your weakness? D / Using four of the aforementioned skills, What should you to develop your strengths and improve your weakest skills TÀI LIỆU THAM KHẢO LỜI MỞ ĐẦU Trước môi trường đầy thuận lợi thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, khơng rủi ro biến động, việc quản trị dự án cho đạt kết mong muốn thách thức hàng đầu nhà quản trị Tuy nhiên, vẫn có nhiều người quen làm việc theo cảm tính mà khơng có kế hoạch, rủi ro đem lại nhiều Việc rèn luyện cho thân có thói quen làm việc theo kế hoạch, khoa học việc làm cần thiết cấp bách lúc, nơi, thực thi dự án Qua môn học Quản trị dự án thật bổ ích cảm nhận tầm quan trọng quản trị dự án Để dự án thành công bắt buộc phải có kế hoạch cụ thể để giải tình có thể xảy trình triển khai, thực hiện… I QUẢN TRỊ DỰ ÁN Dự án là gì? Theo quan điểm chung: dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực theo phương pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo sản phẩm Từ đó cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo sản phẩm Nói cách khác: Dự án chuỗi công việc (nhiệm vụ, hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách Quản trị dự án là gì? Quản trị dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn toàn thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu đa xác định kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, bằng phương pháp điều kiện tốt có thể cho phép Các kiến thức, kỹ cần thiết quản trị dự án hiệu quả * Kiến thức: Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức đào tạo ngành Quản lý dự án Ngoài ra, nhà quản trị dự án còn phải có kiến thức kinh nghiệm lĩnh vực sau: - Quản lý tổng quát: Phải nắm rõ ràng cụ thể từng giai đoạn dự án thông qua việc theo dõi đầy đủ tiến trình Các lĩnh vực ứng dụng dự án * Các kỹ cần thiết của nhà quản trị dự án hiệu quả: - Kỹ lãnh đạo: Lanh đạo kỹ để nhà quản trị dự án chi đạo, định hướng, khuyến khích phối hợp thành viên nhóm cùng thực dự án Đây kỹ quan trọng Nó đòi hỏi nhà quản trị dự án có phẩm chất cần thiết, có quyền lực định để thực thành công mục tiêu dự án - Kỹ kinh doanh: Các nhà quản lý dự án thành công có kỹ kinh doanh tốt, nhà quản lý dự án rơi vào khó khăn nhà kinh doanh tồi Các nhà quản trị dự án dự án thất bại có kỹ kinh doanh nghèo nàn Các nghiên cứu cho thấy: việc có kỹ kinh doanh đặc điểm quan trọng mà nhà quản lý dự án cần có Không có kiến thức đối tượng kinh doanh, nhà quản lý dự án có thể gặp phải tiêu cực quản lý dự án - Kỹ lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Nhà quản trị dự án người chịu trách nhiệm kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ khách hàng Vì vậy, nhà quản trị dự án phải có kỹ lập kế hoạch, xây dựng lịch trình dự án xác định tiêu chí để đánh giá cơng việc hồn thành Đờng thời, nhà quản trị dự án phải biết lập quy trình hệ thống để đánh giá kiểm sốt mức độ thành cơng bảng kế hoạch - Kỹ giao tiếp và thông tin quản lý dự án: Nhà quản trị dự án có trách nhiệm phối hợp, thống hoạt động phận chức quan liên quan để thực công việc dự án; nên bắt buộc phải thành thạo kỹ giao tiếp Nhà quản trị dự án phải có kiến thức rộng, hiểu biết sâu công việc phòng chức năng, có kiến thức rộng số lĩnh vực kỹ thuật Nhà quản trị dự án cần giỏi kỹ thông tin, truyền thông, kỹ chia sẻ thông tin thành viên dự án người liên quan trình triển khai dự án - Kỹ thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc: Nhà quản trị dự án trình thực trọng trách có quan hệ với nhiều nhóm Đồng thời, cùng với phát triển tổ chức dự án, trách nhiệm nhà quản trị dự án ngày tăng quyền lực họ cấp không tương xứng Do thiếu quyền lực, bắt buộc nhà quản trị phải có kỹ thương lượng giỏi với nhà quản lý cấp người đứng đầu phận chức chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa quan tâm, ủng hộ việc giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự án - Kỹ tiếp thị và quan hệ khách hàng: Một nhiệm vụ quan trọng nhà quản trị dự án trợ giúp đơn vị, doanh nghiệp hoạt động Marketing Làm tốt công tác tiếp thị sẽ giúp giữ khách hàng tại, tăng thêm khách hàng tiềm - Kỹ quyết định: Lựa chọn phương án cách thức thực công việc dự án định quan trọng, đặc biệt điều kiện thiếu thông tin có nhiều thay đổi, biến động Để định kịp thời cần nhiều kỹ tổng hợp nhà quản trị như: kỹ tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích, kỹ xây dựng nhóm thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội kỹ công nghệ liên quan đến kinh nghiệm, kiến thức dự án - Kỹ chi tiết: Các đặc tính chức phải xem riêng lẻ liên quan đến toàn Người quản trị dự án phải có đơi mắt nhìn chi tiết tồn Ví dụ: người quản trị phải đưa mức chi tiết đặc tính chức sẽ phần dự án giai đoạn đầu hoặc sau có hay không Do đó, phải có kế hoạch chi tiết thay đổi trường hợp gặp nhân tố rủi ro hoặc giá tăng - Kỹ thực tế: Trong tất kỹ đa nói trên, thực tế mang màu sắc mờ nhạt Người sử dụng phải nhận thức rằng thiếu sót có thể cản đường dự án Không thể mong đợi nhà phát triển dự án cung cấp kết kỳ diệu tài năng, sáng tạo họ bị hạn chế Những người sử dụng người có kỹ thực tế tốt để nâng cao mức độ thành công Những dự án mà người sử dụng có kỹ tồi lĩnh vực sẽ có mức độ rủi ro cao - Kỹ phản ứng nhanh: Các dự án mà có người bảo trợ động, nhiệt tình, trách nhiệm sẽ tốt nhiều so với người chi có sáng kiến, sẵn sàng có câu trả lời, gợi ý hoặc tác động giải yêu cầu phức tạp Nếu làm tốt điều này, hội thành công lớn, ngược lại, khả rơi vào tình trạng vượt thời gian hoặc nếm mùi thất bại không tránh khỏi - Kỹ nhìn xa trông rộng: Người quản lý người có tầm nhìn khái qt tồn dự án sẽ có hội thành công dự án cao Một người quản lý chi có kiến thức cách làm để dự án khớp với cơng việc mỡi người tồn cơng ty cách để đem lại lợi ích cho tổ chức dự án đó dễ vượt thời gian dễ thất bại II ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA BẢN THÂN Kỹ thế mạnh * Kỹ giao tiếp: Đối với em, kỹ giao tiếp quan trọng, nó ảnh hưởng nhiều tới sống, mối quan hệ xa hội Khi xuất trước đám đông dịp quan trọng hay cách cư xử hàng ngày em quan tâm đến hành động lời nói Để chứng minh kỹ giao tiếp điểm mạnh em, em sẽ đưa trường hợp minh hoạ cụ thể: “Để tạo thiện cảm giao tiếp, lúc sơ giao, điều dễ dàng làm Em chuẩn bị chu đáo trước thay mặt công ty ký kết hợp đồng Đầu tiên trang phục; em quan niệm rằng: trang phục thông điệp không lời, cách bạn mặc cách để bạn chuyển tải thông tin Một Vecton lựa chọn hàng đầu em Bên cạnh đó, để đem lại thiện cảm giao tiếp ngơn ngữ Em phát huy mạnh giọng nói bằng việc lên giọng, xuống giọng lúc giúp lời nói dễ dàng vào lòng người nghe Và đặc biệt điều quan trọng biết lắng nghe, nghệ thuật từ ánh mắt đến tư Với gật đầu nhẹ nhàng nghe người khác nói đa giúp cho người đánh giá cao Trong họp với cấp lanh đạo: nói thật lắng nghe thật nhiều lựa chọn thông minh ” * Kỹ tổ chức: Khi tốt nghiệp trường, nhận vào làm việc công ty truyền thông nơi tổ chức nhiều kiện khác nhau: cho buổi lễ hội hay quảng cáo sản phẩm Kỹ tổ chức em đa phát huy cách hiệu Ví dụ: Tổ chức kiện để quảng cáo sản phẩm sữa, việc phải nắm rõ trả lời câu hỏi đặt gồm: phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt chương trình gì?; đó sợi chi đỏ hướng đạo đối tượng ai?; địa điểm tổ chức sẽ đặt đâu?; xếp công việc từ nhỏ tới lớn, việc cần thiết làm trước việc bao quát làm sau Ngoài ra, còn phải đặt cho thân hàng nghìn câu hỏi tình có thể xảy để lập kế hoạch “tác chiến” Bên cạnh đó, phải quan tâm đến việc liên hệ về: ánh sáng, âm thanh, loa máy, tít chữ, xe cộ, đón khách… Liên hệ với khách mời để biết thơng tin xác cách cẩn thận Tất bước chuẩn bị chu đáo đó đa giúp cho buổi quảng cáo sản phẩm sữa thành công, tất người tham dự vị lanh đạo công ty hài lòng Do đó, em tin rằng kỹ tổ chức điểm mạnh em * Kỹ lãnh đạo: Với chức danh là: Trưởng phòng kinh doanh, em trọng tới kỹ lanh đạo nhằm tạo mối quan hệ hồ đờng nhân viên phòng, tạo hiệu bán hàng cách tốt Theo quan điểm em “Lãnh đạo là sự đạt được mục tiêu bằng cách gây ảnh hưởng tới người khác làm theo mục tiêu đó một cách tự nguyện” Để thể vai trò lanh đạo quan trọng, em ln nắm rõ vai trò nhân viên mà em dẫn dắt; biết lắng nghe nhân viên tham gia đóng góp sửa sai có Bên cạnh đó, em cân nhắc từng lời ăn, tiếng nói giao tiếp với nhân viên, quan tâm từng chút tới khó khăn họ biết giữ vững tinh thần cho thành viên phòng Do vậy, kỹ lanh đạo kỹ mà cho điểm mạnh Kỹ yếu điểm * Kỹ nhìn xa trông rộng: Tự thân đánh giá tình hình thực tế rằng đơi cơng việc em chưa có tầm nhìn chiến lược, khái qt khả phán đốn tình hình Còn bị đánh giá “Thiển cận” tức chi chăm lo vào lợi ích trước mắt mà khơng suy tính đến thiệt sau Ví dụ: điều mà em đa mắc phải thay mặt công ty ký kết hợp đồng nhập khẩu giày da doanh nghiệp Hàn Quốc, đa đàm phán với công ty sẽ bán giảm giá 35% mỗi đôi giày, bảo đảm chất lượng đặc biệt giá hấp dẫn Do thấy phần trăm mỗi đôi giày giảm nhiều, sau ký kết hai bên hoàn thành, nhập khẩu hàng số lượng sản phẩm bán thị trường khơng mong muốn đôi giày đa lỗi mốt Sự việc học đáng nhớ em; từ đó giúp em rút kinh nghiệm nhiều phải bao quát tình hình tương lai cách chặt chẽ * Kỹ làm việc nhóm: Các nhà lanh đạo thường ln cho giỏi, ý kiến nhỏ nhân viên lại bị bỏ qua Đây điểm yếu cần khắc phục Ví dụ: họp cấp phòng, mỗi cá nhân nỗ lực để hướng đến mục tiêu chung, dường muốn khẳng định giá trị thân Khi trưởng phòng Marketing đưa ý kiến để đẩy mạnh số lượng khách hàng mua quần áo nhập khẩu => nên giảm giá mỗi sản phẩm xuống 5% đến 10%; em cho rằng ý kiến đó khơng hợp lý sẽ không đem lại lợi nhuận tỏ bất hợp tác Điều đó đa làm cho họp trở nên căng thẳng phải khoảng đến tuần thống ý kiến toàn nhân viên * Kỹ quyết định: Có tầm quan trọng, ảnh hưởng tới thành công công việc lớn Các định đưa cần phải xác, ngồi phải tính đến yếu tố thời điểm Nghĩa định đó có kịp thời không? Có thời điểm chưa? Nhưng làm việc căng thẳng, áp lực lớn từ cơng việc khơng kiểm sốt mình, hoặc tính đơi hấp tấp vội vàng khơng suy nghĩ kỹ càng, căng thẳng mặt tâm lý đa đôi lần khiến em đưa định không tốt III SỬ DỤNG NHỮNG KỸ NĂNG ĐỂ NÂNG CAO ĐIỂM MẠNH VÀ KHẮC PHỤC NHỮNG ĐIỂM YẾU Trong số kỹ hiệu cần có nhà quản trị kinh doanh, bốn kỹ mà em cho rằng sẽ giúp em thúc đẩy điểm mạnh khắc phục yếu điểm là: - Kỹ lanh đạo; - Kỹ thương lượng giải vướng mắc; - Kỹ tiếp thị quan hệ khách hàng; - Kỹ phản ứng nhanh Kết hợp cách khéo léo, tận dụng cách tối đa bốn kỹ trên, em tin chúng sẽ giúp khắc phục điểm chưa tốt giúp công việc phát triển Với bốn kỹ nêu có thể giúp em phát triển điểm mạnh khắc phục điểm yếu thể sau: Hòa đồng với tập thể Là nhà quản trị dự án giỏi phải có khả làm việc tốt tập thể Hòa đồng với tập thể ko chi có nghĩa có tính cộng tác mà còn thể khả lãnh đạo tốt có thời điểm thích hợp Có thể tới lúc đó, xung đột xuất tập thể bạn, bạn phải tỏ chủ động dàn xếp Khi bạn thấy tập thể bị sa lầy dự án, hay cố gắng xoay chuyển tình thế, đưa cách giải theo hướng khác Và bạn làm bình thường bạn không làm việc nhóm? Hay cố gắng tỏ sẵn sàng hợp tác công việc thiết lập nên mối quan hệ công việc với đồng nghiệp có thể Học cách nói điều bạn nghĩ thể bằng ngơn ngữ cử chi Nếu biết hồ đồng tập thể, sẽ nâng cao kỹ lanh đạo khắc phục kỹ làm việc nhóm Giao tiếp hiệu quả Kỹ giao tiếp tốt mạnh công việc Giao tiếp phương tiện cho phép xây dựng cầu nối với đồng nghiệp, thuyết phục người khác chấp nhận ý kiến bày tỏ nhu cầu bạn Nhiều điều nhỏ nhặt bạn đa từng thực hàng ngày, có thể có điều bạn không từng nghĩ đến lại có ảnh hưởng lớn tới kỹ giao tiếp Sau số điều nên lưu ý giao tiếp với người khác: - Nhìn thẳng vào mắt người đối diện; - Đừng tỏ bồn chồn; - Tránh chuyển động thể khiến bạn bị tách khỏi họ; - Đừng nói chuyện chi để nói, hay tập trung vào vấn đề; - Phát âm cách xác; - Sử dụng ngữ pháp chuẩn thông thường; Nói chung, bạn nên để ý tới cách sử dụng từ ngữ để tạo ấn tượng với người đối thoại Cũng đừng quên rằng kỹ giao tiếp biết lắng nghe Trong mối quan hệ muốn phát triển tốt, giao tiếp có vai trò quan trọng Hiểu giao tiếp hiệu sẽ giúp tránh bất hợp tác đối phương; từ đó, giúp mau trưởng thành công việc; nâng cao kỹ giao tiếp tăng cường khắc phục kỹ định => dẫn đến thành công Có cái nhìn tổng quan Có nhìn tổng quan công việc có nghĩa có khả xác định yếu tố dẫn tới thành công Điều có nghĩa nhận nguy tiềm ẩn thời điểm nó xảy Ví dụ: bạn làm việc lĩnh vực quảng cáo phải xây dựng chiến dịch để quảng cáo cho nhan hiệu xà bơng Nếu nhìn cách tổng thể, bạn có thể nhận thấy rằng mục đích khơng chi bán hàng, mà còn làm thỏa man thuyết phục khách hàng chất lượng sản phẩm Thêm vào đó, bạn còn phải tạo thêm giá trị cho cơng ty bạn bằng cách chứng minh rằng tính sáng tạo độc chi bạn có thể tạo Nắm rõ tính chất lợi ích có nhìn tổng quan sẽ giúp tơi khắc phục kỹ nhìn xa trơng rộng, lắng nghe góp ý giúp tránh sai lầm tương lai có nhìn bao quát Đa và ưu tiên việc cần làm danh sách bạn Ở công sở ngày nay, nhân viên tốt nhân viên có khả kiêm nhiệm thêm số công việc khác, hay nhiều dự án cùng lúc Liệu bạn có thể theo dõi tiến trình dự án khác hay khơng? Bạn có biết lựa chọn để ưu tiên việc quan trọng không? Nếu có thể, bạn gọi người đa 10 Đừng than phiền rằng bạn phải làm thêm công việc khác Hay thể khả đa kỹ bạn Chắc chắn việc bạn nhận lại sẽ lớn kinh nghiệm hay mối quan hệ Với khả đa biết ưu tiên việc cần làm danh sách, sẽ nâng cao kỹ tổ chức 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị dự án - Prof BRIAN O’REILLY, Giảng viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh- Đại học Southern Queensland, Bang Queensland, Australia http://www.saga.vn/Kynangquanly/7159.saga Đại cương quản trị dự án hiệu http://www.misa.com.vn/tabid/91/newsid/9777/Cach-phat-trien-ky-nang- mem.aspx Tổng hợp thông tin từ Internet 12 ... đoạn dự án thông qua việc theo dõi đầy đủ tiến trình Các lĩnh vực ứng dụng dự án * Các kỹ cần thiết của nhà quản trị dự án hiệu quả: - Kỹ lãnh đạo: Lanh đạo kỹ để nhà quản trị dự. .. tiêu dự án - Kỹ kinh doanh: Các nhà quản lý dự án thành công có kỹ kinh doanh tốt, nhà quản lý dự án rơi vào khó khăn nhà kinh doanh tồi Các nhà quản trị dự án dự án thất bại có kỹ kinh... cầu đa xác định kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, bằng phương pháp điều kiện tốt có thể cho phép Các kiến thức, kỹ cần thiết quản trị dự án hiệu quả * Kiến thức: Phần