Quản trị dự án phần 4 lap kh va cong cu lap KH

lập kế hoạch dự án Giới thiệu chung kế hoạch thc hin dự án Công cụ lập kế hoạch thc hin dự án (Chia nhỏ công việc, Biểu đồ Gantt) Bài tập nhóm ứng dụng kế hoạch Gè? Một hệ thống thể mục tiêu, sản phẩm dự án, nhiệm vụ thực giai đoạn kỳ kế hoạch, phơng án sử dụng nguồn lực để đảm bảo thực đợc mục tiêu, đáp ứng đầy đủ nhng ràng buộc dự án Bản đồ đờng dự án Tại phải lập kế hoạch dự án Vỡ thể ý đồ, mục tiêu nội dung dự án; Kế hoạch rõ nhng công việc, hoạt động cần tiến hành Là cn để huy động nguồn lực để thực mục tiêu dự án Là cn quan trọng cho việc tổ chức thực hiện, đạo điều hành thực dự án Là cn để thiết lập hỡnh thức kiểm tra, giám sát đánh giá việc thực dự án Hậu việc lập kế hoạch Tổ chức lộn xộn, công việc trùng chéo (không rõ chức trách, nhiệm vụ, thời gian cho công việc, ); Thiếu cn để kiểm tra, giám sát; Khó đạo điều hành Không huy động đợc nguồn lực cho dự án, nguồn lực tài chính; Không đảm bảo ràng buộc tiến độ, ngân sách chất luợng kỹ thuật; Khó (hoặc không thể) tổ chức phối hợp với đơn vị có liên quan Không thực đợc mục tiêu, đạt mức thấp Khi lập kế hoạch dự án KH toàn dự án: Lập sau dự án bắt đầu khởi động; KH nm: Lập KH nm thứ với kế họach toàn dự án Lập KH nm sau lập trớc 15 - 30 ngày bớc sang nm sau KH quý: Lập KH quý nm với KH dự án KH nm thứ Lập KH quý sau trớc 15 30 ngày bơc sang quý sau Phơng pháp chung lập kế hoạch Nghiên cứu nhu cầu Nghiên cứu khả nng đáp ứng nhu cầu ánh giá môi trờng Cân đối nhu cầu với khả nng đáp ứng Quyết định kế hoạch Các bớc lập kế hoạch dự án Bớc 1: Xác định mục tiêu chung dự án; Bớc 2: Cụ thể hoá mục tiêu chung dự án thành mục tiêu trung hạn Bớc 3: Cụ thể hoá mục tiêu trung hạn thành mục tiêu tác nghiệp (đầu cụ thể) Bớc 4: Xác định hoạt động cần thiết để đạt đợc đầu cụ thể Bớc 5: Xác định nhu cầu nguồn lực việc kết hợp/huy động đầu vào để thực họat động Bớc 6: Lên lịch trỡnh thực họat động phân công trách nhiệm thực giám sát; CN để lập kế hoạch dự án Vn kiện dự án Chính sách, luật pháp nớc cộng hoà XHCN Việt nam Nhng quy định phủ nớc tài trợ Môi trờng (vn hoá Việt nam ) Khả nng nguồn lực Các định mức kinh tế- kỹ thuật có liên quan tới dự án Các dự báo/ dự đoán v.v CC nội dung cần thể Thời gian tiến hành địa điểm tiến hành Các hoạt động từ khâu chuẩn bị, đến tổ chức thực hiện, kết thúc phân công thực (Kế hoạch công tác) Kế hoạch chi tiêu Kế hoạch công tác Kế hoạch công tác dự án (theo định nghĩa UNDP) nhng hoạt động cần phải đợc thực ai, vào thời gian để tạo kết toàn kết cần thiết dự án để đạt đợc mục tiêu dự án 10 Các bớc tiến hành phÂN CHIA Dự áN THàNH CáC CôNG VIệC NHỏ Bớc 1: Chia dự án thành đơn vị công tác cấp 1: Chẳng hạn chia việc tổ chức khoá học QLDA thành: 1.1 Chuẩn bị giảng; Chuẩn bị t/c, vật chất; 1.2 Chuẩn bị học viên; 1.4 Tổ chức khoá học; T/c khoá học Chuẩn bị giảng Chuẩn bị học viên Chuẩn bị t/c vật chất Tổ chức khoá học 18 Các bớc phÂN CHIA Dự áN THàNH CáC CôNG VIệC NHỏ Bớc 2: Chia công việc cấp thành đơn vị công tác cấp 2, chẳng hạn: 19 Các bớc phÂN CHIA Dự áN THàNH CáC CôNG VIệC Nhỏ Bớc 3: Chia công việc cấp thành đơn vị công tác cấp 3, chẳng hạn: Chia việc giảng thành công việc nhỏ: 1.4.3 Giảng 1.4.3.1 Giảng phần 1.4.3.2 Giảng phần 1.4.3.3 Giảng phần Bớc 4: Tiếp tục có đợc tập hợp công việc thích hợp cho toàn dự án (hoặc công việc) 20 Tác dụng kỹ thuật phân chia Dự áN THàNH CáC CôNG VIệC nhỏ Cho ta thấy cách khái quát công việc phải thực để hoàn thành dự án mối quan hệ gia cấp, đơn vị, công việc Là sở cho việc phân công trách nhiệm, kiểm soát đánh giá trỡnh thực hiện; Tạo điều kiện cho việc tổ chức công tác quản lý dự án cách khoa học; Uơc tính nhanh chi phí dự án chi phí phận Là cn cho việc lập kế hoạch khác cách sát thực hơn; 21 Biểu đồ gantt Thực chất: Biểu đồ GANTT bảng (sơ đồ) thể công việc dự án theo thời gian Có thể kết hợp trỡnh bày thời gian bắt đầu, kết thúc cho công việc, ngời tham gia, nguồn lực đợc sử dụng, biểu đồ Gantt 22 Các bớc xây dựng biểu đồ gantt Bớc 1: Liệt kê công việc (các hoạt động) dự án (cn vào WBS) Bớc 2: Dự kiến độ dài thời gian, thời điểm bắt đầu, thời gian kết thúc dự án hoạt động Bớc 3: Dự kiến nguồn lực cho việc thực hoạt động (nhân lực, vốn) Bớc 4: Thể biểu đồ Gantt 23 ứng dụng Biểu đồ gantt Dễ xây dựng dễ hiểu (không cần đào tạo nhiều) Cho biết thời gian bắt đầu, kết thúc, độ dài công việc, ngời chịu trách nhiệm công việc Giúp ngời quản lý dự án có nhỡn tổng thể dự án Cho ngời quản lý dự án dễ dàng biết đợc nội dung công tác giai đoạn (thời kỳ) thực Cho phép ngời quản lý lập kế hoạch giám sát điều hành 24 Mẫu Kế hoạch công tác Lập kế hoạch tổ chức khoá đào tạo QLDA Nghệ an Ng ời phụ trách 1.1 Chuẩn bị giảng Đ/c Chan 1.1.1 CB ch ơng trình 1.1.2 Làm việc với giáo viên 1.1.3 Chuẩn bị giảng 1.2 Chuẩn bị học viên Đ/c H ơng 1.2.1 Thống lịch 1.2.2 Thông báo mời học viên 1.2.3 Lên danh sách học viên 1.3 Chuẩn bị T/c, vật chất Đ/c Lan 1.3.1 Lập KH tài 1.3.2 Chuẩn bị v/c 1.3.3 Thanh toán 1.4 Tổ chức lớp học Đ/c Chan 1.4.1 Khai mạc khoá học 1.4.2 Giảng phần 1.4.2 Giảng phần 1.4.3 Giảng phần 1.4.4 Đánh giá, kết thúc k học Tháng T1 T2 T3 T4 Tháng T1 T2 T3 Tháng T4 T1 T2 T3 T4 25 BàI tập lớp Vận dụng công cụ WBS biểu đồ GANTT, xây dựng kế hoạch công tác cho hoạt động sau đây: đề số 1: Tổ chức đấu thầu gói thầu mua sắm thiết bị đồng trị giá tỷ đồng Hạn ngày 28/10/2012 phải ký xong hợp đồng đấu thầu nớc rộng rãi đề số 2: Tổ chức đấu thầu gói thầu tuyển chọn t vấn đào tạo 100 điều phối viên dự án cho dự án UNDP Việt Nam Hạn ngày 15/10/2012 phải ký xong hợp đồng đấu thầu nớc rộng rãi 26 lập D TON Lập theo khoản mục chi phí Đào tạo; Mua sắm trang thiết bị; Xây dựng nhà; Chi phí khác; Lập theo đầu công việc toàn dự án: Lập theo thời gian tháng, quý, năm; Kt hp HAI PHNG PHP LP D TON Lp d toỏn t trờn xung (top-down budgetting) Lp d toỏn t di lờn (bottom-up budgetting) LP D TON T TRấN XUNG (TOP-DOWN BUDGETTING) L phng phỏp lp d toỏn da trờn ý kin ca cỏn b qun lý cp trờn (hoc ca ch u t) v lng u t v c cu u t Cỏc bc tin hnh: Bc 1: Qun lý cp cao (hoc ch u t) tớnh toỏn v a mc u t cho d ỏn v c cu u t (c nh) da trờn kinh nghim, nhn nh ca h v vic thc hin cỏc mc tiờu ca t chc; Bc 2: Cỏc cỏn b chuyờn mụn v chc nng ca d ỏn (t chc) c th hoỏ d toỏn cỏc ni dung chi tit cỏc cu phn v ton b d ỏn m bo khụng vt quỏ tng u t d ỏn v cỏc dũng ngõn sỏch thuc kt cu u t Bc 3: Cỏc cỏn b tng hp phn d ỏn (cp di) chi tit hoỏ cỏc khon mc chi tiờu d ỏn thnh cỏc khon mc chi tiờu nh hn, nhng phi m bo khụng vt quỏ tng mc (c nh) ca dũng ngõn sỏch dnh cho cỏc khon mc ny LP D TON T TRấN XUNG (TOP-DOWN BUDGETTING) u im: Nhc im LP D TON T DI LấN (BOTTOM UP BUDGETTING) õy l phng phỏp d kin ngõn sỏch d ỏn u t c thc hin theo phng thc: bt u d kin cỏc chi phớ u t t cp qun lý thp nht lờn cp cao hn v cui cựng l tng hp ton b ngõn sỏch d ỏn Cỏc bc tin hnh: Bc 1: Qun lý cp cao nht (ch u t) a cỏc mc tiờu d ỏn nh hng hot ng lp d toỏn Bc 2: Mi cỏn b qun lý d ỏn c yờu cu xỏc nh xut ngõn sỏch cho phn cụng vic ca mỡnh d ỏn nhm thc hin cú hiu qu cỏc mc tiờu ó trờn õy Bc 3: da vo cỏc xut chi tiờu trờn, cỏc cỏn b chuyờn mụn v cỏn b chc nng xem xột, chun b d toỏn cho tng hp phn d ỏn Bc 4: Cỏn b qun lý d ỏn cao nht tng hp li ton b d kin ngõn sỏch ca cỏc hp phn d ỏn cỏc cp thp hn trỡnh lờn, hp nht v chuyn thnh d toỏn ngõn sỏch c d ỏn LP D TON T DI LấN (BOTTOM UP BUDGETTING) u im: Nhc im ... thấp Khi lập kế hoạch dự án KH toàn dự án: Lập sau dự án bắt đầu kh i động; KH nm: Lập KH nm thứ với kế họach toàn dự án Lập KH nm sau lập trớc 15 - 30 ngày bớc sang nm sau KH quý: Lập KH quý... 1.3.1 Lập KH tài 1.3.2 Chuẩn bị v/c 1.3.3 Thanh toán 1 .4 Tổ chức lớp học Đ/c Chan 1 .4. 1 Khai mạc khoá học 1 .4. 2 Giảng phần 1 .4. 2 Giảng phần 1 .4. 3 Giảng phần 1 .4. 4 Đánh giá, kết thúc k học Tháng T1... n Bi B= Dự toán chi tiêu cần lập gồm: i =1 Dự toán chi tiêu cho toàn dự án; Dự toán chi tiêu cho đơn vị công tác; Dự toán chi tiêu cho nm dự án; Dự toán chi tiêu cho quý dự án 12 Mẫu lập