kỹ năng giao tiếp đàm phán

Không những vậyđàm phán còn là một phần của cuộc sống và tất cả chúng ta đều phải đối mặt với nó.Khi chúng ta có thể đàm phán thành công thì kết quả mà chúng ta đạt được sẽ có sựkhác biệ

lý Để làm hay không làm một việc nào đó, bạn cần thuyết phục chính mình.

Chúng ta đàm phán với mọi người, thương lương về mọi chuyện Đàm phánvới sếp về tăng lương, đàm phán với bạn bè, thỏa thuận để mua hàng hóa, dịch vụ vớigiá mình mong muốn, dàn xếp vụ kiện, các hợp đồng chuyển nhượng,…….tất cảnhững việc này là đàm phán

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay khi mà gần như tất cả mọi côngviệc đều giải quyết bằng thương lượng, trao đổi thì đàm phán thực sự trở thành mộtcông việc không thể thiếu Ngày càng có nhiều tình huống cần phải giải quyết bằngđàm phán Mọi người đều muốn tham gia vào việc ra các các quyết định cho bản thânmình rất ít người chấp nhận một quyết định được phán quyết bởi người khác Conngười không ai giống ai vì vậy họ đàm phán để giải quyết các vấn đề đó

Đàm phán là kỹ năng quan trọng dẫn đến sự thành công đặc biệt Không những vậyđàm phán còn là một phần của cuộc sống và tất cả chúng ta đều phải đối mặt với nó.Khi chúng ta có thể đàm phán thành công thì kết quả mà chúng ta đạt được sẽ có sựkhác biệt rất lớn.

Có thể nói rằng thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ, và muốn hay không, bạn

là một người tham dự Bạn càng đàm phán giỏi, bạn sẽ càng nhận được nhiều hơn, cho

dù đó là tiền tài, danh vọng, hạnh phúc hay tình yêu

Thành công trong sự nghiệp thường bắt đầu ở một điểm rất nhỏ nhưng cũng rấtquan trọng khả năng thuyết phục người khác trong các tình huống khác biệt hay cần có

sự trao đổi

Mặc dù đàm phán diễn ra hàng ngày nhưng đàm phán sao cho có hiệu quả là mộtviệc không dễ dàng Bạn hiểu rõ về đàm phán như thế nào? Khả năng thuyết phục củabạn ra sao? Một chuyên gia đã từng nói “Nếu bạn chuẩn bị chơi một trò chơi mới,trước hết hãy hiểu rõ luật chơi”

Vậy chúng ta hãy tìm hiểu sâu hơn về “ luật chơi ” để chơi tốt của “ trò chơi “đàm phán nào

Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ ngườikhác Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khigiữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng

Đàm phán là một lĩnh vực kiến thức và sự nỗ lực chú trọng vào việc làmhài lòng những người mà bạn muốn nhận từ họ Francois de Cailere, một nhà đàmphán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: "Một nhàđàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắnnhư một khối đá Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biếtlắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời cũngphải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là

bí mật đối với người khác

Thường thường các bên tham gia đàm phán có mục đích tự nhiên là đạt được sựthoả mãn sau cuộc đàm phán và cảm thấy hài lòng về kết quả thu được Đây là mộtdạng khác của " lợi nhuận" mà bạn muốn phía đối tác cảm thấy họ đã đạt được

Ví dụ: Đàm phán giữa hai hay nhiều doanh nghiệp để cung nhau giải quyết

những vấn đề có liên quan đến các bên như giá cả, thị trường Đàm phán giữa các quốcgia về vấn đề biên giới giữa hai quốc gia hay trong thương mại giữa hai nước Tronglĩnh vực thể thao như bóng đá cũng vậy các câu lạc bộ muốn chuyển nhượng một cầuthủ,phải đàm phán với người quản lý của cầu thủ và với câu lạc bộ chủ quản của cầuthủ về vấn đề tài chính để sở hữu cầu thủ đó

Đàm phán còn là một hoạt động gắn với mọi quan hệ giữa người với người màhàng ngày chúng ta vẫn tiến hành và nhiều khi tiến hành một cách trực giác không kịp

có thời gian suy nghĩ đến Trong lĩnh vực quản lý đàm phán là một bộ phận không thểtách rời mang lại thành công hay thất bại cho bạn cũng như doanh nghiệp

Vậy đàm phán là quá trình các bên cùng trao đổi, bàn bạc với nhau để đưa ra một giải pháp chung thống nhất cho một vấn đề nào đó.

II

Mục đích, vai trò của đàm phán :

• Mục đích của đàm phán.

• Giải quyết mâu thuẫn :

Trong thế giới đối lập này, có lẽ ngoài cái chết thì mâu thuẫn là một trong nhữngvấn đề chúng ta không thể tránh khỏi trong các mối quan hệ Chỉ có cách là tự táchmình ra khỏi thế giới loài người Nhưng ngay cả khi con người đã sống biệt lập với thếgiới bên ngoài, họ vẫn tự tạo ra mâu thuẫn cho chính mình Mâu thuẫn tồn tại ở haiquy mô khác nhau: những mâu thuẫn lớn, phức tạp và những mâu thuẫn nhỏ thườngnhật Những mâu thuẫn lớn tuy ít xuất hiện, song có thể dẫn đến xung đột kịch liệt,

tranh cãi gay gắt và gây nên tình trạng đối đầu, thù địch trong quan hệ cá nhân cũngnhư quan hệ công ty Còn những mâu thuẫn nhỏ thì xảy ra như cơm bữa Đây chính

là tình trạng phổ biến tại môi trường làm việc thuộc hầu hết mọi lĩnh vực nghề nghiệp.Dạng mâu thuẫn nhỏ này cũng như những ngọn lửa cháy âm ỉ hàng ngày hàng giờ, chỉcần gặp thời cơ thuận lợi là chúng sẽ bùng cháy dữ dội Bởi vậy, chúng cần được giảiquyết dứt điểm, nếu không sẽ gây nên những rắc rối khó đoán trước cho các nhà quản

lý và công ty của họ Những mâu thuẫn thường nhật có nhiều căn nguyên, nhưng phầnlớn là do khoảng cách trong quan điểm và suy nghĩ của mỗi cá nhân Công việc - luônchỉ có một công việc; mục đích của công việc cũng chỉ có từng ấy mục đích đã đề ra.Tuy nhiên, phương án và cách thức tiến hành công việc lại có quá nhiều sự lựa chọn và

ý kiến khác nhau Và chính điều đó đã cuốn xã hội và con người vào vòng xoáy củanhững mâu thuẫn triền miên Cách để giải quyết một mâu thuẫn có hiệu quả nhất làđàm phán, các bên tham gia vào quá trình đàm phán để cùng đưa ra một hướng đi, thỏathuận , kết quả mong muốn

• Phân bố lợi ích:

Lợi ích phản ánh mục đích và động cơ khách quan của các chủ thể khi tham gia vào

các hoạt động đàm phán Mỗi một con người hay xã hội muốn tồn tại và phát triển thì

nhu cầu của họ phải được đáp ứng Lợi ích và nhu cầu có mối quan hệ mật thiết vớinhau Lợi ích bắt nguồn từ nhu cầu và là cái để đáp ứng nhu cầu, nhu cầu làm nảysinh lợi ích Việc phân chia lợi ích trong đàm phán được thỏa thuận giữa các bên thamgia đàm phán và ràng buộc trên cơ sở pháp luật (đàm phán trong kinh doanh, chínhtrị), danh dự, phẩm chất của cá nhân, tập thể

Ví dụ: Người bố đi làm về mua cho hai anh em một chiếc bánh, bảo hai anh em lấy

dao chia ra mà ăn Nhưng hai anh em, đứa nào cũng đòi cầm dao cắt bánh, không đứanào chịu nhừng đứa nào Người bố thấy vậy liền bảo: ”Này các con, làm gì mà cãi ầm

ĩ lên thế Theo bố thì thế này: Đứa nào cầm dao cắt thì nhường cho đứa kia chọn phầntrước, có được không” Hai đứa lập tức ưng thuận

Ví dụ trên cho thấy đàm phán , thương lượng giúp hóa giải mâu thuẫn giữa hai anhemvề việc ai sẽ được dùng dao cắt bánh Và phân bổ lợi ích để ai cũng có quyền đượcchọn phần của mình và cảm thấy công bằng

• Vai trò của đàm phán:

Đàm phán, có vai trò đặc biệt quan trọng trong cuộc sống của con người và sựphát triển của toàn xã hội, đàm phán giúp con người đạt được những mục tiêu của cánhân, tập thể trên cơ sở những nguyên tắc các bên tham gia cùng đồng ý thỏa thuận.Đàm phán còn duy trì mối quan hệ giữa các cá nhân, tập thể, đoàn thể, giữa các quốcgia và vùng lãnh thổ

Đàm phán là một trong những biểu hiện của giao tiếp Trong cuộc sống đàmphán xuất hiện thường xuyên và cụ thể trong từng lĩnh vực, yêu cầu con người khôngngừng vận động, giải quyết đảm bảo cho tiến trình phát triển của xã hội

Đàm phán trong kinh doanh: Trong lĩnh vực kinh doanh đàm phán được khái

niệm bằng một hoặc nhiều cuộc đối thoại, thương lượng giữa hai bên hoặc nhiều bên

có ý muốn quan hệ đối tác với nhau nhằm mục đích tiến đến một thoả thuận chung đápứng yêu cầu cá nhân hoặc yêu cầu hợp tác kinh doanh của các bên tham gia đàmphán.Đàm phán là một bước hết sức quan trọng, phản ánh sự thành bại của một doanhnghiệp Thành công hay thất bại trong các cuộc /101đàm phán có ảnh hưởng rất lớnđến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Đàm phán thành công với khách hàng sẽđem lại doanh thu và lợi nhuận nhiều hơn Đàm phán thành công với nhà cung ứng cóthể giúp doanh nghiệp giảm các khoản chi phí kinh doanh và nâng cao chất lượng sảnphẩm Đàm phán thành công với đối tác có thể mở ra cho doanh nghiệp những cơ hộimới… Quan trọng hơn cả, đàm phán thành công giúp doanh nghiệp xây dựng, duy trì

và củng cố những mối quan hệ hợp tác lâu dài Ngược lại, sai lầm trong các cuộc đàmphán có thể khiến doanh nghiệp chịu thiệt thòi, mất mát, thậm chí phá sản Hiểu rõđược các qui trình trong đàm phán kinh doanh sẽ giúp cho bạn trong những bước khởiđầu của công việc khó khăn này Đàm phán không khéo, công ty có thể mất đi kháchhàng Trong khi những người đàm phán đôi khi lại coi phương pháp của họ giống như

là “cuộc chơi đàm phán”, thì nó thực sự là một từ sai cho tiến trình mà trong đó số tiềnđặt cược bỏ ra là cực kỳ lớn

Khi nào thì việc đàm phán diễn ra? Trong cuốn “Marketing Management inAsian Setting” đã chỉ ra rằng việc đàm phán sẽ diễn ra trong các tình huống sau:

+ Khi nhiều yếu tố chịu tác động không chỉ của giá cả mà còn của cả dịch vụ và chấtlượng

+ Khi các rủi ro kinh doanh không thể tiên lượng một cách chắc chắn được

+ Khi thời gian sản xuất cho mặt hàng cần mua kéo dài

+ Khi việc sản xuất bị gián đoạn thường xuyên do có quá nhiều sự thay đổi

Tiến trình đàm phán có thể đã rất phức tạp khi được diễn ra giữa những nhàđàm phán có cùng nguồn gốc và nền văn hóa, nhưng việc đàm phán thậm chí còn phứctạp hơn nhiều trong đàm phán kinh doanh quốc tế do những khác biệt về văn hóa.

Ví dụ:Một người bán quần áo muốn bán một cái áo với giá là 200 ngàn và người mua

chỉ trả cho cái áo đó là 150 ngàn và sau một hồi thương lượng thì được gá thỏa thuận

là 170 ngàn, mức giá này vẫn đảm bảo cho người bán vẫn còn lời và thực hiện đượcgiao dịch còn người mua thì mua được áo với giá hợp lý

Đàm phán trong chính trị: Là một trong những biện pháp để giải quyết mâu

thuẫn, xung đột giữa các quốc gia Trong chính trị đàm phán không còn dựa trên lợiích của một cá nhân hay tổ chức nào mà phải dựa trên quyền lợi của quốc gia, dân tộc.Đặt mọi lợi ích của dân tộc lên hàng đầu Trong quá trình đàm phán, sự thương lượng,thỏa thuận giữ các bên được kí kết thông qua các hiệp định, hiệp ước…Đàm phán lànền tản đặt quan hệ thế giới trong hòa bình hữu nghị Một quốc gia không thể lúc nàocũng giải quyết mâu thuẫn bằng vũ trang Đặt biệt trong giai đoạn hiện nay tình hìnhthế giới đã có rất nhiều thay đổi, việc đấu tranh vũ trang đem lại hậu quả to lớn vềnhân mạng và tài sản, tuy nhiên cũng không thể phủ nhận hoàn toàn hình thức đấutranh này Nhưng xét cho cùng đàm phán vần là biện pháp được ủng hộ nhiều nhât.Xét ở một khía cạnh khác đàm phán còn là tiền đề, động lực cho việc hình thành vàthúc đẩy mối quan hệ kinh tế- chính trị giữa các quốc gia trong giai đoạn hội nhập vàphát triển

Ví dụ: đàm phán về dở bỏ hàng rào thuế quan khi hàng hóa của quốc gia này được

xuất qua các quốc gia khác Để dở bỏ hàng hào thuế quan thì các quốc gia phải tiếnhành đàm phán với nhau về nhưng điều khoản quy định để đôi bên cùng có lợi Nếunước tôi dở bỏ thuế quan đối với các mặt hàng nước anh khi xuất sang nước tôi, thìtương tự nước anh cũng vải dở bỏ thuế quan đối với các mặt hàng của nước tôi khixuất sang nước anh

Quy trình đàm phán.

1.

Giai đoạn chuẩn bị đàm phán:

Chuẩn bị là chìa khóa Các hoạt động chuẩn bị để đàm phán là một việc rấtkhó khăn, phức tạp nhưng quan trọng Có thể nói khâu chuẩn bị chu đáo quyết định tới50% kết quả của đàm phán Muốn đàm phán tốt cần phải chuẩn bị thật kỹ, chuẩn bịchu đáo càng đầy đủ thì cơ hội nắm được thế chủ động trên trường đàm phán càngnhiều bạn cần phải tìm hiểu tường tận thông tin về thị trường , về đối tác , về đối tượngcạnh tranh, về bản thân Để từ đó có sự phân tích, đánh giá chính xác tình hình, xácđịnh phương pháp đàm phán Cũng cần phải lường trước những tình huống có thể xảy

ra đẻ có thể chủ động trong đàm phán, khiến phần lớn các mối xung đột, mâu thuẫnđược giải hòa trong lúc khâu chuẩn bị Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy, hiện tượngmắc sai lầm , khuyết điểm, thậm chí thất bại phần lớn là do khâu chuẩn bị lập kế hoạchđàm phán chưa tốt

* Điều kiện trong chuẩn bị đàm phán:

1.1 Đánh giá bản thân:

Người xưa nói rằng biết người biết ta trăm trận trăm thắng Cho nên, việc cầnlàm đầu tiên là bạn phải nhận thức đúng bản thân, hoàn cảnh, những điểm mạnh điểmyếu của bản thân, Kiết quả của việc đánh giá bảnh thân là bạn phải trả lời những câuhỏi sau:

• Bạn có am hiểu vấn đề sẽ được đưa ra trao đổi, bàn bạc hay không?

• Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì? Làm sao để hạn chế, khắc phục điểmyếu?

Ngoài ra bạn phải áp dụng những biện pháp cần thiết để chuẩn bị cho mìnhtâm lý tự tin, sẵn sàng trước cuộc thương lượng

1.2 Tìm hiểu thu thập thông tin về đối tác:

• Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng

• Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyếtđịnh

• Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu

tố thời gian để gây sức ép

• Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác Sơ bộ định dạng đối tác

Là khách hàng thường sãn sàng đánh đổi chi phí để lấy chất lượng mà họ đã biết rõ.

Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tác mới

+ Khách hàng trọng tiện lợi:

Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, Không cần so sánh cácgiải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và chất lượng

1.3.Tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh:

Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc

phục và cạnh tranh lại Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so vớiđối thủ cạnh tranh trên thò trường và trong quan điểm của đối tác

1.4.Lực lượng nhân sự ( Thành viên trong đòan đàm phán, tự đánh giá):

_ Trước khi tham gia đàm phán phải xác định trước những người sẽ tham dự vào buổiđàm phán, tư cách đứng ra đàm phán với đối tác cũng như các thành phần tham giaphải có chức vụ tương đương nhau

_ Tùy thuộc vào nội dung thương lượng mà bạn nên lựa chọn đội ngũ đàm phán thíchhợp Sự lựa chọn mỗi thành viên trong tổ chức thương lượng , kể cả phiên dịch đềuphải hết sức cẩn trọng Họ không chỉ cần phù hợp với yêu cầu, về những phẩm chấtnhất định mà còn phải hình thành được kết cấu bổ sung cho nhau về các mặt.

_Thông thường tổ chức thương lượng theo 3 chức năng: chức năng thương lượng,chức năng phân tích và chức năng quan sát Thành viên sẽ được phân công tùy theochức năng như vậy tùy vào sở trường của họ

_Thành viên trong đoàn đàm phán:

+ Trưởng đoàn: người đóng vai trò chủ yếu, người trình bày các ý kiến của tổ về

từng điểm, xem xét ý kiến đối tác và có một loạt xét đoán tại chỗ về việc khi nào nênđưa ra tài liệu mới, thay đổi cách xử trí tất cả những quyết định khác về tình hình chấtlượng và phương hướng của cuộc gặp gỡ Trưởng đoàn thương lượng phải có tinh thầntrách nhiệm cao, có ý thức và lập trường kiên định, có kinh nghiệm phong phú, kỹnăng sách lược thông thạo , tư duy nhạy bén , giỏi tùy cơ ứng biến , giỏi tập hợp sứcmạnh của tập thể

+ Chuyên viên thương lượng: là người không có vai trò quyết định toàn bộ vấn đề,

nhưng có chức năng phân tích và xử lý từng điểm riêng biệt thuộc lĩnh vực mà anh ta

am hiểu Chuyên viên cần có kiến thức và khả năng gần như toàn diện Có thể cónhiều chuyên viên hoặc mỗi chuyên viên phụ trách một công đoạn khác nhau trongthương lượng

+ Quan sát viên: có nhiệm vụ quan sát và phát hiện ra vấn đề, khởi xướng các vấn đề

và xem xét các chiến thuật mới Họ thường có tư duy tổng hợp, có tầm quan sát rộng,nhạy bén trong công việc phát hiện ra vấn đề Họ có ưu thế hơn so với các thành viênkhác vì họ không tham gia cuộc tranh cãi, nên họ không phải chịu mức độ xúc động vàthương tổn về tinh thần

Khi chọn nhân viên thương lượng cần chú ý tới:

Thứ nhất:Kiến thức và năng lực của từng người: chuyên viên cần có kiến thức

và khả năng gần như toàn diện

Thứ hai: Phẩm chất tâm lý: có tư duy nhạy bén, giỏi cả kỹ năng lẫn hành động,

không nóng vộ hấp tấp, kiềm chế cảm xúc, không tự ti, không kiêu căng, có lý lẽkhí tiết, có khả năng sáng tạo dồi dào

Thứ ba: Về kỹ năng thương lượng: có khả năng ngôn ngữ tốt, giỏi diễn đạt ý

kiến của mình , trình bày vấn đề một cách sáng tỏ, có khả năng thuyết phục đối táctiếp thu quan điểm của mình, ngoài ra kỹ năng lắng nghe, kỹ năng quan sát cũngrất cần thiết giúp chúng ta hiểu vấn đề đối tác đưa ra và tỉnh táo nhìn nhận vấn đềmột cách nhanh nhạy và thấu đáo

_Tự đánh giá: Tự đánh giá để biết những tính cách cá nhân của từng người có lợi vàbất lợi cho đàm phán

Thế nào là người đàm phán giỏi ?

• Những người đàm phán trung bình chỉ nghĩ đến hiện tại, nhưng nhữngngười đàm phán giỏi thì bao giờ cũng cân nhắc đến mục đích lâu dài Họ đưa ranhiều gợi ý khác nhau và bao giờ cũng cân nhắc các giải pháp hai lần

• Những người đàm phán trung bình đặt ra các mục tiêu của họ một cáchđơn lẻ - ví dụ "chúng tôi hy vọng sẽ nhận được giá là 2 đô la"

• Những người đàm phán giỏi đặt ra các mục tiêu của họ trong một phạm

vi nhất định, điều này có thể hiểu như là "chúng tôi hy vọng nhận được 2 đô la,nhưng nếu chúng tôi chỉ nhận được có 1.50 đô la thì cũng được".Điều có nghĩa làngười đàm phán giỏi rất linh hoạt

• Những người đàm phán giỏi không tự khố mình vào một chỗ mà điều đó

có thể làm họ mất mặt nếu họ phải nhượng bộ

• Những người đàm phán trung bình cố gắng thuyết phục bằng cách đưa rathật nhiều lý lẽ Họ sử dụng một loạt các biện pháp tranh luận khác nhau Nhưngnhững người đàm phán giỏi thì Không đưa ra quá nhiều lý do.Họ chỉ nhắc lạinhững lý do giống nhau Họ cũng tóm tắt và cân nhắc các điểm chính, kiểm traxem họ đã hiểu mọi thứ một cách chính xác hay chưa

_Đại diện đứng ra đàm phán(người đàm phán ): Đại diện đứng ra đàm phán phải cókhả năng tổng hợp tốt, trước khi đàm phán nên chuẩn bị tốt phong thái đi đứng ăn mặccủa bản thân, trang phục mặc khi đàm phán phải chỉnh tề đứng đắn, trang trọng Nếu lànam nên cạo sạch râu, nếu mặc com lê phải thắt cà vạt; nữ không nên mặc quá lộ,không nên đi dép gót cao và mảnh, trang điểm nhẹ

1.5.Mục tiêu:

Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố như: tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận… Doanh nghiệp có thể lựa chọn:Khi lập mục tiêu cần chú ý là mục tiêu cần có tính co dãn Mụctiêu co giãn có lợi cho ta giữ được tính linh hoạt, chủ đọng trong đàm phám Nếu mục tiêu quá cụ thể, cứng nhắc sẽ khiến cuộc đàm phán rơi vào bế tắc

Thông thường mục tiêu của cuộc đàm phán có thể chia làm 3 cấp:

+ Một mục tiêu cao nhất (mục tiêu lý tưởng): là mục tiêu mà mọi bên tham gia

đàm phán đều mong muốn đạt được, khi cần thiết có thể bỏ qua

+ Mục tiêu trung gian (mục tiêu kì vọng): các bên tham gia cố gắng tranh thủ đẻ

thực hiện được, chỉ trong tình huống bất đắt dĩ mới có thể bỏ qua

+ Một mục tiêu thấp nhất: mục tiêu kì vọng thấp nhất để đạt được giao dịch,

nếu không chẳng thà không thương lượng

Việc xác định mục tiêu chính xác là hết sức phức tạp Cần phân tích để tìm ra điểmmạnh, điểm yếu của mình và của đối tác, tiếp đến là xem xét có còn giữ mối lám ănlâu dài nữa hay không Ngoài ra còn phụ thuộc vào tính chất quan trọng của cuộc đàmphán, hạn chế về thời gian Để đạt được mục tiêu, cần tập trung vào phân tích và đưa

ra một số phán đoán: Đối tác đàm phán với ta là ai, đối chiếu, so sánh những gì mà tađịnh thông báo, giải thích với mục tiêu mong muốn đạt được trong cuộc đàm phán.Cần phải cẩn thận, tránh hấp tấp, vội vàng, phải chắt lọc được những ý kiến quantrọng, đi vào thực chất vấn đề

1.6 Lựa chọn chiến lược, chiến thuật:

• Chiến lược:

Chiến lược “Cộng tác”:

Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng vẫn giữđược quan hệ cá nhân và đảm bảo cả 2 bên đều đạt được mục đích của mình Quan

điểm với xung đột là những hành động cá nhân Không chỉ đại diện cho lợi ích của bảnthân mà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng Khi nhận thấy xung đột toàn tại,người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết xung đột để chế ngự tình hình Đây

là cách giải quyết mang tính cộng tác mà nó đòi hỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm

“thắng-thắng”, tuy nhiên nó cũng đòi hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo

Chiến lược “Cộng tác” sử dụng tốt nhất khi:

+ Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp

+Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau

+Cần sự cam kết để giải quyết công việc

+Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ

Chiến lược “Thỏa hiệp”:

Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng” là Không có thể,người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phầnnhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên Sự thuyết phục

và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này Mục đích là tìm ra một số cách có thể dùngđược chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả 2 bên.Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là

cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ít- thua ít”

Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi:

+ Vấn đề là quan trọng nhưng Không thể giải quyết được

+Mối quan hệ là quan trọng nhưng Không thể hòa giải

+Các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đíchduy nhất

+Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp.+Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian

+Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ Không có giải pháp nào khác

Chiến lược “Hòa giải”:

Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ

cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc Không có liên quan gì đến mụcđích của các bên Nhượng bộ, thỏa hiệp vơ nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn

nhận như là cách để bảo vệ quan hệ Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua- thắng”,

mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng

Chiến lược “Hòa giải” sử dụng tốt nhất khi:

+ Nhận thấy mình sai

+ Mong muốn được xem là người biết điều

+Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia

+ Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau

+ Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu

+ Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng hơn

Chiến lược “Kiểm soát”:

Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết vàđảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ Xung độtđược xem như là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào Đây làmột cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem như thíchhợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng

Chiến lược “Kiểm soát” sử dụng tốt nhất khi:

+ Hành động nhanh chóng, dứt khoát là vấn đề sống còn ( như trường hợpkhẩn cấp)

+ Một vấn đề quan trọng đòi hỏi phải hành động bất thường

+ Biết mình đúng

+ Phía bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác

Chiến lược “Tránh né”:

Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá Chủ đề

trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thất vọng hoàn toàn chocác bên liên quan Mục đích của các bên Không được đáp ứng, mà cũng Không duy trìđược mối quan hệ kiểu này có thể tạo hình thức ngoại giao để làm chênh lệch một vấn

đề, hỗn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một tìnhhuống đang bị đe dọa Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quanđiểm của người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trongdanh dự

Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi:

+Những vấn đề Không quan trọng

+Có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác

+Không có cơ hội đạt được mục đích khác

+Có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích.+Cần bình tĩnh và lấy lại tiến độ

+Phía bên kia có thể giải quyết xung đột có hiệu quả hơn

+Cần thời gian để thu thập thông tin

• Chiến thuật:

Địa điểm đàm phán:

Phải làm tốt khâu chuẩn bị phòng đàm phán, trong phòng đàm phán nên đặt bàn hìnhovan hoặc hình chữ nhật dài, các vị trí ngồi bên phía tay phải cửa ra vào hoặc phía đốidiện cửa là những vị trí trang trọng nên dành cho khách đến tham gia đàm phán + Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình

+ Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng.+Đàm phán ở địa điểm trung lập

Thời gian đàm phán:

Lưu ý:

+Cần có thời gian để giải lao

+Thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia có ý kiến tham mưu,hay trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau

+Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi ( bắt đầu và kết thúc lúcmấy giờ)

+Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thờitiết

Thái độ đàm phán:

* Thái độ đơn giản và thẳng thắn: Là thái độ “nói cho nhanh, cho đỡ tốn thì

giờ”, trình bày thẳng vào vấn đề Nó có tác dụng tước vũ khí của bên kia và nhanhchóng đi đến thỏa thuận

Chỉ sử dụng khi:

+ Đã quen thuộc bên kia

+Cuộc đàm phán đang bị bế tắc, cần được gỡ ra càng sớm càng tốt

+Sức ép về thời gian Không cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộc phảikết thúc đàm phán ngay

* Thái độ gây sức ép và cương quyết: Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua các

vấn đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sức tinh tế, vì nếu bên kia biết được họ sẽ rất khóchịu

Chỉ sử dụng khi:

+Ta ở thế mạnh hơn

+Phía bên kia cần kết thúc sớm

+Ta muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán

* Thái độ thờ ơ, xa lánh: Là thái độ tỏ ra Không quan tâm đến sức mạnh của đối

tác, sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia, tránh cho bên kia nghĩ là họ hớ hênh Thái

độ này làm cho đối tác bối rối Không biết được tình hình của mình thế nào

Chỉ sử dụng khi:

+Phía bên kia họ mạnh hơn

+Ta đang chịu sức ép thời gian

+Ta đã có giải pháp thay thế

1.7 Lập chương trình làm việc:

Đối với những cuộc đàm phán chính thức cho những vấn đề lớn, việc lập rachương trình làm việc nên được bằng văn bản, cung cấp cho bên kia để có thời gianchuẩn bị Tuy nhiên chương trình làm việc vẫn có thể đàm phán thay đổi lại

1.8.Thương lượng thử:

Khi lập mục tiêu cần chú ý là mục tiêu cần có tính co dãn Mục tiêu co giãn có lợicho ta giữ được tính linh hoạt, chủ đọng trong đàm phám Nếu mục tiêu quá cụ thể,cứng nhắc sẽ khiến cuộc đàm phán rơi vào bế tắc

2 Giai đoạn đàm phán

2.1

Giai đoạn tiếp xúc: ( Mở đầu đàm phán)

Để cuộc thương lượng đạt kết quả thì việc tạo ra bầu không khí cởi mở, tin cậylẫn nhau, thành thật hợp tác là vô cùng cần thiết Trước khi bước vào cuộc đàm phán,đôi bên cần dành ra một ít thời gian nói về những vấn đề không liên quan gì đến đàmphán khiến đôi bên cảm thấy hứng thú như: về thời tiết, về thể thao, phim ảnh, tin tứctrong ngày, v.v…

Chu đáo, tận tình đối với các công việc của đối tác và cả những quan hệ cá nhân

đều khiến họ tin cậy mình Nhiều khi chỉ vì một câu nói không đúng chỗ, một động táckhông hợp lễ nghi, một lần sắp đặt không suy tính chu đáo, điều có ảnh hưởng đếnniềm tin của họ đối với mình Điều đó cần phải coi trọng đối với những đối tác màmình mới có quan hệ làm ăn lần đầu tiên

Khi đàm phán với những đối tác mới, việc tỏ rõ thiện chí của mình đối với họ

là việc làm hết sức cần thiết Để thể hiện thiện chí của mình, có thể lợi dụng nhữngtrường hợp không chính thức nào đó, kể cho họ nghe thí dụ về sự lấy lòng thành đãingười trong những cuộc giao dịch cùng loại trước đây Cũng có thể trước khi đàmphán bắt đầu, cần phải sắp xếp một số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tincậy giữa đôi bên, khiến đối tác nhận thấy mình có thiện chí

Cần chú ý làm đối tác tin cậy mình là ở hành động chứ không phải ở lời nói Nên thựchiện những việc đã hứa, đến đúng thời gian như giao ước vì có khi chỉ cần một lần thấthứa thì sự tin cậy giữa hai bên cũng giảm bớt khó lòng mà lấy lại

Khi đối tác hỏi phải kịp thời trả lời, không kể trả lời khẳng định hay phủ định, nhưngcần nói cho họ biết Đối với những việc mà mình không thể làm được, nên thành thậtgiải thích thêm để đối tác thông cảm và chấp nhận

Cần phải thăm dò lại xem đối tác có đáng tin cậy hay không, có tuân thủ lời hứahay không, họ có thành ý hợp tác đến mức nào Phải đánh giá về kinh nghiệm thươnglượng, tác phong của đối tác, những điểm mạnh, điểm yếu của họ Phải thăm dònguyên tắc mà đối tác phải tuân theo và trên vấn đề nào có thể nhượng bộ

Muốn thực hiện việc thăm dò có hiệu quả, bạn có thể quan sát qua hành vi, cử chỉ, lờinói của họ trên cơ sở thận trọng và tế nhị.

2.2 Trong đàm phán:

2.2.1 Đặt câu hỏi:

Các chức năng của câu hỏi trong đàm phán:

- Thu thập thông tin nhất định

- Đưa ra thông tin

- Làm cho phía bên kia chuyển hướng

- Hướng suy nghĩ của phía bên kia đi đến một kết luận

- Thu hút sự chú ý

2.2.2.Loại câu hỏi:

- Câu hỏi mở: Để đạt được thông tin khái quát liên quan đến vấn đề có liên

quan

- Câu hỏi thăm dò: Để gợi thêm những thông tin.

- Câu hỏi đóng: Để xác minh những điểm nhất định về sự kiện và để nhận được

những câu trả lời đơn giản là có và không

- Câu hỏi giả thiết: Để khai thác những ý kiến của bên kia về một vấn đề nhất

định

2.2.3 Kỹ thuật đặt câu hỏi:

- Không đặt nhiều những câu hỏi đóng trừ khi không cần thiết

- Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng số liệu, chứ không nên yêu cầu trả lời bằng giảipháp

- Ngữ điệu của câu hỏi là trung tính và thái độ bình tĩnh Khi công kích lớn tiếnghoặc áp đặt không mang lại những đáp ứng tích cực

- Nếu định lấy thông tin phía đối tác, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏngtrước để tự động hướng câu trả lời về phía bên kia, sau đó mới đặt câu hỏi chính

2.2.4 Im Lặng:

Sự im lặng trong đàm phán có ý nghĩa:

- Buộc bên kia tiếp tục phát biểu

- Báo hiệu rằng mình đã nói đủ

- Thể hiện những bất bình hoặc không chấp nhận những quan điểm của bên kia

- Thể hiện một sự thất vọng

- Im lặng trong một khoảng thời gian ngắn sau một số câu nói có tác dụng thu hút

sự chú ý của bên kia

- Thể hiện sự miễn cưỡng

2.3.5 Lắng nghe:

Lắng nghe trong đàm phán để:

- Thể hiện sự tôn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên kia làmcho quan hệ hai bên gắn kết hơn, giúp đàm phán thuận lợi hơn

- Phát hiện sự mâu thuẫn, thiếu nhất quán trong quan điểm, lập luận của bên kia

- Phát hiện những điểm then chốt có giá trị (bối cảnh, thời gian, quyền lợi và nhucầu của bên kia…) để đóan được sự trung thực trong lời nói của phái bên kia

- Biết được bên kia thực sự đã hiểu vấn đề chưa

Muốn lắng nghe có hiệu quả cần:

- Loại bỏ tất cả những gì có thể phân tán tư tưởng

- Phát một tín hiệu thể hiện đang lắng nghe

- Bộc lộ thái độ chia sẻ

- Sử dụng những câu từ, bôi trơn

- Hãy lắng nghe cả cách nói

- Không cắt ngang

- Không phát biểu giúp (nói leo) khi bên kia gặp khó khăn trong diễn đạt

- Nhắc lại hoặc chú giải về điều mà phía bên kia vừa mới nói để kiểm tra lại tínhchính xác hoặc để cô đọng lại

- Không vội phán quyết

- Yêu cầu giải thích những điểm chưa rõ

- Sử dụng những cầu nối để chuyển sang chủ đề tiếp theo

- Ghi chép để vạch ra những điểm cơ bản

2.2.5 Quan sát:

Diện mạo:

Quan sát diện mạo phải hết sức cẩn thận vì có thể bị nhầm lẫn Do đó phải dùng cảkinh nghiệm, linh cảm và những thông tin thu thập được về bên kia để có cách hànhđộng Nói chung việc cảm nhận qua diện mạo chỉ dùng để tham khảo

Thái độ:

Nếu bên kia có thái độ kiêu ngạo thì cuộc đàm phán sẽ diễn ra trong không khí đốiđịch Nếu có thái độ thân thiện, thẳng thắn thì đàm phán sẽ diễn ra trong tinh thần hợptác cùng giải quyết vấn đề

Tuy nhiên cũng không nên tin ngay vào các giả thiết về thái độ ngay từ ban đầu vì thái

độ của họ sẽ biến đổi theo tình hình của cuộc đàm phán

Cử chỉ:

Nghe chăm chú, thể hiện:

- Mở mắt to và lanh lợi

- Khuynh hướng hơi đổ về phía trước

- Bàn tay mở và cánh tay duỗi

- Vẽ nguệch ngoạc hoặc gõ ngón tay

Tin tưởng, thể hiện:

- Cử chỉ thư giãn và cởi mở

- Ngồi thẳng

Dối trá, thể hiện:

- Ít tiếp xúc bằng mắt

- Đột ngột thay đổi độ cao của giọng nói

- Che miệng trong khi nói