tiểu luận chương 5 chức năng tổ chức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HỒ CHÍ MINH LỚP D10 THUYẾT TRÌNH MÔN QUẢN TRỊ HỌC TÊN ĐỀ TÀI Chương 5: GVHD: Cô Trần Ngọc Thiện Thy Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 11 năm 2016 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN I XÂY DỰNG CÁC ĐƠN VỊ BỘ PHẬN A HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN ( CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC ) - Cơ cấu tổ cức xếp phận, đơn vị tổ chức thành thể thống nhất, với quan hệ nhiệm vụ quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi cho làm việc cá nhân, phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN - Cơ cấu theo thực tuyến mô hình tổ chức quản lý , nhà quản trị định giám sát trực tiếp cấp ngược lại ,mỗi người cấp nhận điều hành chịu trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp cách Đặc điểm + Quan hệ theo đường thẳng, từ xuống + Người thừa hành thực hành mệnh lệnh cấp + Người phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn Ưu điểm Nhược điểm + Tránh tượng thi hành nhiều mệnh lệnh khác + Phù hợp với chế độ thủ trưởng + Thủ trưởng có kiến thức toàn diện + Không tận dụng chuyên gia có trình độ cao + Phù hợp với phạm vi hẹp 2.CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG - Cơ cấu theo chức loại hình cấu tổ chức chức quản lý tách riêng phân quan đảm nhận Cơ cấu có đặc điểm nhân viên chức phải người am hiểu chuyên môn thành thạo nghiệp vụ phạm viquản lý Đặc điểm Ưu điểm Cán phụ trách có + Thu hút chuyên gia quyền thị, công tác lãnh đạo mệnh lệnh liên quan đến + Giải vấn đề tốt chuyên môn + Giảm bớt gánh nặng cho cán huy Nhược điểm + Vi phạm chế độ thủ trưởng + Dễ phát sinh trách nhiệm không rõ ràng + Thiếu kỷ luật CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN –CHỨC NĂNG - Cơ cấu kết hợp cấu theo trực tuyến cấu theo chức Theo đó, mối quan hệ cấp cấp đường thẳng phận chức làm nhiệm vụ chuẩn bị lời dẫn ,những lời khuyên kiểm tra hoạt động phận trực tuyến Đặc điểm Ưu điểm Nhược điểm + Thủ trưởng tham mưu + Phát huy lực chuyên + Làm cho máy cồng kền phòng chức năng…để môn phòng ban chức + Đòi hỏi lãnh đạo phải luô chọn định tối ưu điều hoà phối hợp hoạt động + Đảm bảo chế độ thủ trưởng + Các phòng chức quyền mệnh lệnh CƠ CẤU MA TRẬN - Cơ cấu tổ chức ma trận loại cấu dựa hệ thống quyền lực hỗ trợ nhiều chiều.Cơ cấu tạo Giám đốc dự án người chịu trách nhiệm phối hợp phận phân chia quyền lực với nhà quản trị theo chức Ưu điểm Nhược điểm Áp dụng + Giảm bớt công việc người lãnh + Làm cho nhân viên quyền Khi tổ chức gặp áp lự đạo lâm vào tình trạng bối rối + Từ bên + Sử dụng nguồn lực mềm dẻo + Dễ tạo xung đột linh hoạt + Đây loại hình cấu phức + Về lực xử + Tăng cường trách nhiệm người tạp, không bền vững, dễ bị thay thông tin lãnh đạo đổi + Về chia sẻ nguồn l + Tạo điều kiện phân bổ chuyên gia cách hiệu CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO KHU VỰC ĐỊA LÝ Ưu điểm Nhược điểm Đặc điểm + Thích hợp với thay đổi + Hạn chế thuyên chuyển nhân +Ban lãnh đạo doanh viên nghiệp giao quyền cho nhanh chóng mội trường nhà quản trị đứng đầu + Xác định rõ yếu tố + Sử dụng không hiệu kỹ phận đảm nhiệm tất nguồn lực chức liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ + Khuyến khích quan tâm tới nhu cầu khách hàng + Không thúc đẩy hợp tác chặt chẽ tuyến sản phẩm + Tạo tranh chấp nguồn lực sản phẩm Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý thường sử dụng doanh nghiệp hoạt động nhiều khu vực thị trường khác - CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM - Khi doanh nghiệp mở rộng sản xuất, gia tăng thị phần thu hút ngày nhiều khách hàng cấu theo chức hay khu vực địa lý tỏ không phù hợp Do cần phải có cấu phù hợp với đặc điểm B Đặc điểm Ưu điểm Nhược điểm + Phân chia thành đơn vị chuyên trách thiết kế, sản xuất tiêu thụ sản phẩm + Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô toàn cầu + Tăng chuyên mô hoá + Xác định xác yếu tố: chi phí, lợi nhuận,… + Duy trì tính linh hoạt, phản ứng kịp thời với thay đổi biến động + Rất khó phối hợp hoạt động phận + Chỉ cho phép điều động nhân nội + Việc thuyên chuyển nhân viên bị hạn chế PHÂN CẤP TRONG QUẢN TRỊ VÀ TẦM QUẢNTRỊ B.1 PHÂN CẤP TRONG QUẢN TRỊ Khái niệm -Phân cấp quản trị phân chia hay ủy thác quyền hành nhà quản trị cấp cho nhà quản trị cấp Mục đích - Giúp cho tổ chức đáp ứng kịp thời, nhanh chóng phù hợp trước yêu cầu tình hình - Giảm bớt áp lực công việc cho cấp - Tạo dựng bầu không khí lành mạnh cho nhân viên - Phát triển khả tự quản lý cấp Theo cấp quản trị kinh doanh 3.1 Quản trị cấp cao: Quản trị chung tất hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, người quản trị cấp gọi nhà quản trị cấp cao (chủ tịch, tổng giám đốc, giám đốc ) 3.2 Cấp quản trị trung gian(giữa): Là cấp huy trung gian, đứng nhà quản trị cấp sở nhà quản trị cấp cao Với cương vị này, họ vừa quản trị nhà quản trị cấp sở thuộc quyền vừa đồng thời điều khiển nhân viên khác Ở cấp có nhiều cấp, điều phụ thuộc vào loại hình tổ chức doanh nghiệp, người làm quản trị cấp trưởng, phó phòng; ban; quản đốc, phó quản đốc phân xưởng 3.3 Cấp quản trị sở (thấp nhất): Là nhà quản trị cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc quản trị tổ chức Người quản trị cấp đốc công, nhóm trưởng, tổ chức trưởng, người không cấp quản trị bên B.2 TẦM QUẢN TRỊ Khái niệm: Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) khái niệm dùng để số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển cách tốt đẹp nhất, bao gồm giao việc, hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm tra nhân viên quyền cách thỏa đáng có kết - Theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt cho nhà quản trị bình thường khoảng - nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên số tăng đến 12 hay 15 trường hợp nhân viên quyền làm hoạt động đơn giản, rút xuống – người công việc mà cấp trực tiếp thực phức tạp Ví dụ:Nếu tổ chức có 4096 nhân viên mà tầm quản trị cấp quản trị số lượng quản trị viên 1365 người tầm quản trị cấp quản trị số lượng quản trị viên 585 người => tiết kiệm nhiều chi phí - Chúng ta thấy với số lượng cán nhân viên nhau, xí nghiệp chọn tầm hạn quản trị rộng (tức nhà quản trị phải điều khiển số đông người), xí nghiệp có tầng nấc trung gian giám đốc công nhân, máy tổ chức xí nghiệp có dạng thấp Ngược lại xí nghiệp chọn tầm hạn quản trị hẹp (tức nhà quản trị điều khiển số người) xí nghiệp có nhiều cấp trung gian máy tổ chức xí nghiệp có dạng cao - Bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian dễ bị lệch lạc thông tin chậm trễ giải công việc, chi phí nhân cao Bỏ bớt tầng nấc trung gian giúp máy tổ chức gọn nhẹ, chi phí nhân thấp - Để xác định tâm hạn quản trị cần vào yếu tố: • Năng lực nhà quản trị • Trình độ cấp • Mức độ ủy quyền cấp cho cấp • Sự thay đổi công việc • Phương tiện kỹ thuật • Tính chất công việc 10 Về ứng dụng thực tiễn: tầm hạn quản trị cấp lúc công ty => tính ứng dụng chưa cao B QUYỀN HẠN, TRÁCH NHIỆM VÀ GIAO QUYỀN Khái niệm quyền hạn:là quyền tự chủ trình định, đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản trị định cấu tổ chức “Một ông vua chết vua đó” Phân loại quyền hạn tổ chức: loại - Quyền hạn trực tuyến: quyền hạn cho phép người quản trị định giám sát trực tiếp cấp dưới(ra định thực chúng) - Quyền hạn tham mưu: thực chức năngđiều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích đưa ý kiến tư vấn cho người quản trị trực tuyến - Quyền hạn chức năng: quyền traocho cá nhân định kiểm soát hoạt động định phận khác Sự phân quyền Phân quyền trình chuyển giao nhiệm vụ quyền hạn phận hay cá nhân tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ Phân quyền việc làm cần thiết không CEO đầu tay để thực tất việc Lợi ích việc phân quyền: - Tạo điều kiện rèn luyện cho cấp - Là sở để lựa chọn, để bắt người có lực vào vị trí cần thiết máy quản trị 11 Ủy quyền giao phó quyền hành trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực nhiệm vụ riêng biệt Quá trình ủy quyền Xác định kết mong muốn Giao nhiệm vụ Giao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ yêu cầu người ủy quyền phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ Kiểm tra theo dõi Những nguyên tăc ủy quyền: Người ủy quyền phải cấp trực tiếp làm công việc Sự ủy quyền không làm hay thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền Quyền lợi, nghĩa vụ người ủy quyền người ủy quyền phải đảm bảo gắn bó với Nội dung, ranh giới nhiệm vụ ủy quyền phải xác định rõ ràng Ủy quyền phải tự giác không áp đặt Người ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước bắt tay vào việc Luôn phải có kiểm tra trình thực ủy quyền II XÂY DỰNG CƠ CHẾ PHỐI HỢP GIỮA CÁC ĐƠN VỊ / BỘ PHẬN - Vai trò công tác phối hợp Khái niệm: Phối hợp trình liên kết hoạt động người, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có kết hiệu mục tiêu chung tổ chức 12 - Không có phối hợp, người nhận thức vai trò tổng thể có xu hướng theo đuổi lợi ích riêng thay hướng tới mục tiêu chung Mục tiêu phối hợp: Là đạt thống hoạt động phận bên với bên tổ chức - - Một tổ chức đặt cho hệ thống mục tiêu lớn đòi hỏi mức độ cao phối hợp Các công cụ phối hợp - Các kế hoạch: Với kế hoạch chiến lược, sách, chương trình, dự án,.v.v hoạt động phận người ăn khớp với nhờ tính thống mục tiêu phương thức hành động - Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật: + Chuẩn hóa kết quả: Chỉ đạt gì? + Chuẩn hóa quy trình: Chỉ phải làm nào? + Chuẩn hóa kỹ năng: Chỉ người thực trình phải thỏa mãn yêu cầu nào? - Các công cụ cấu: Tạo điều kiện dễ dàng cho giao chiều dọc (cơ cấu giảm thiểu số cấp quản trị) theo chiều ngang (Cơ cấu ma trận, nhóm dự án, nhóm chất lượng, hội đồng thường trực,…) Khi yêu cầu phối hợp trở nên lớn, đến mức làm cho phương pháp trở nên thiếu hiệu tốt đảm bảo phối hợp cách giảm thiểu nhu cầu phối hợp, Jay Galbraith xác định : Thứ nhất, thiết lập mối quan hệ thị trường phận Và thứ hai, tạo nên đơn vị độc lập, thực nhiệm vụ mà không cần đến trợ giúp phận khác - Giám sát trực tiếp: Phối hợp thực người quản trị thông qua việc trực tiếp giám sát công việc cấp đưa mệnh lệnh buộc cấp phải thực khuôn khổ thống 13 Các công cụ hệ thống thông tin, truyền thông tham gia quản trị với phương diện bản: + Phương diện kỹ thuật: Các hệ thống thông tin quản lý(MIS), hệ thống thông tin điều hành (EIS), hệ thống thông tin hỗ trợ định (DSS) xây dựng để nhà quản trị phối hợp kiểm tra vận hành đơn vị trực thuộc Ngày nay, hệ thống truyền thông phi tập trung với trợ giúp điện thoại, fax, thư điển tử, internet làm tăng khả phối hợp đơn vị bên mà với tổ chức bên môi trường nước quốc tế + Phương diện hành vi: Các nhà quản trị dạo quanh khu vực phụ trách để xem xét hoạt động trao đổi cách phi thức với nhân viên - Văn hóa tổ chức: Hệ thống nhận thức, giá trị, chuẩn mực, lễ nghi hàng ngày, điều cấm kỵ “xi măng chuẩn” gắn kết phận người tổ chức thành khối thống nhất, làm tăng cường khả phối hợp để đạt mục đích chung Ví dụ: Một doanh nghiệp muốn đạt doanh số bán hàng cao cần phải có phối hợp tốt phận bán hàng Marketing Bởi danh sách khách hàng tiềm – coi sản phẩm phận Marketing có chất lượng cao hỗ trợ tốt tiết kiệm thời gian cho phận bán hàng, ngược lại, phận bán hàng khai thác tốt danh sách này, tăng hiệu chiến dịch Marketing Nguồn Web: Quantri.vn Sách: Quản trị học (PGS.TS.Nguyễn Thị Liên Diệp) Giáo trình Quản trị học (PGS.TS.Đoàn Thị Thu Hà) 14 15 16 ... hợp với phạm vi hẹp 2.CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG - Cơ cấu theo chức loại hình cấu tổ chức chức quản lý tách riêng phân quan đảm nhận Cơ cấu có đặc điểm nhân viên chức phải người am hiểu chuyên môn... XÂY DỰNG CÁC ĐƠN VỊ BỘ PHẬN A HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN ( CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC ) - Cơ cấu tổ cức xếp phận, đơn vị tổ chức thành thể thống nhất, với quan hệ nhiệm vụ quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo... định, đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản trị định cấu tổ chức “Một ông vua chết vua đó” Phân loại quyền hạn tổ chức: loại - Quyền hạn trực tuyến: quyền hạn cho phép