Chương 5 Thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước

CHNG 5: THIT K T CHC CC C QUAN HNH CHNH NH NC 1- Khái niệm thiết kế tổ chức 2- Quan điểm thiết kế tổ chức 3- Cơ sở lý luận thiết kế tổ chức 4- Các phơng pháp thiết kế tổ chức 5- Các hình thức thiết kế tổ chức 6- Định biên 1- Khái niệm thiết kế tổ chức Thiết kế tổ chức Thiết kế Thiết kế điều chỉnh Thiết kế tổ chức trình xây dựng thay đổi cấu tổ chức =>Thiết kế tổ chức không tiến hành lần mà đợc tiến hành số giai đoạn phát triển tổ chức 1- Khái niệm thiết kế tổ chức Những vấn đề cần lu ý thiết kế tổ chức: Phân công lao động Thống huy Quyền hạn trách nhiệm Không gian kiểm soát(KS hoạt động cấp dới) Phân chia phận cấu thành tổ chức Môi trờng tổ chức(trong & ngoài) Quy mô tổ chức Công nghệ 2- Quan điểm thiết kế tổ chức Quan điểm chung Cơ cấu tổ chức đợc hình thành sở phân tích mục tiêu phát triển tổ chức(tổng thể=>chi tiết) Cơ cấu tổ chức đợc hình thành sở quy nhóm hoạt động(chi tiết => tổng thể) Cách tiếp cận hỗn hợp(kết hợp quan điểm trên) Quan điểm riêng quan HCNN Các CQHCNN đợc thành lập sở pháp lý Phân công, phân cấp QLHC PL quy định Nhân chịu tác động nhiều yéu tố; Mục tiêu 3- Cơ sở lý luận thiết kế tổ chức Lý thuyết quản trị khoa học Lý thuyết mối quan hệ ngời Lý thuyết tổ chức th lại Lý thuyết quyền lực mâu thuẫn Lý thuyết công nghệ Lý thuyết hệ thống Lý thuyết thể chế 4- Các phơng pháp thiết kế tổ chức Phơng pháp tơng tự(làm theo mẫu) Phơng pháp phân tích(tổng hợp-phân tích) Phơng pháp kết cấu hoá mục tiêu quản lý Phơng pháp tơng tự(làm theo mẫu) Thiết kế tổ chức mới, dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm thành công, gạt bỏ yếu tố bất hợp lý không tơng thích TC có Cơ sở phơng pháp luận để xác định tính tơng tự phân loại đối tợng quản lý vào dấu hiệu định: Tính đồng kết cuối (sản phẩm?) Tính đồng chủa chức quản lý (QLHC, DV?) Tính tơng tự đặc điểm ngời, XH, lãnh thổ, kỹ thuật=> VD: thiết kế Trờng; Bộ Phơng pháp tơng tự(làm theo mẫu) Quá trình hình thành đề án tổ chức nhanh, chi phí thiết kế thấp, thừa kế đợc kinh nghiệm quý báu tổ chức mẫu nên phát huy tác dụng => đợc áp dụng phổ biến nhiều nơi TG Dễ chép bắt chớc cấu tổ chức mẫu cách máy móc, thiếu thực tiễn nh không xét đến yếu môi trờng(hiện tại, tơng lai) Phơng pháp phân tích(tổng hợp-phân tích) Bắt đầu từ phân tích mô hình quản lý chung nhất=>phân tích phận cấu thành Đợc ứng dụng phổ biến thiết kế CQHCNN Có thể chia thành giai đoạn: Giai đoạn1: Dựa vào tài liệu ban đầu: VBQFPL; QĐHC; hớng dẫn cấp QLđể xây dựng cấu mang tính tổng quát Kết quả: xác định mục tiêu tổ chức; phận chức nhằm bảo đảm thực mục tiêu; chế quản lý chung Phơng pháp phân tích(tổng hợp-phân tích) Giai đoạn 2: Xác định thành phần, phận tổ chức xác lập mối quan hệ phận Kết quả: xây dựng đợc phân hệ trực tuyến, chức năng(cơ sở: chuyên môn hoá hoạt động quản lý; tối u hoá cấp trung gian) Giai đoạn 3: Cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm=> định tổ chức máy nhân => xây dựng nội quy, quy chế, lề lối làm việc nhằm bảo đảm cho cấu tổ chức hoạt động hiệu Phơng pháp kết cấu hoá mục tiêu QL Là phơng pháp xây dựng cấu tổ chức dựa vào hệ thống mục tiêu quản lý Các bớc tiến hành: Xem xét hệ thống mục tiêu(thể lựa chọn đờng tới đích tổ chức) Xác định hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu Phân hoạt động thành nhóm(tuân thủ quy luật vận động tổ chức(đồng nhất) Thiết kế mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm yếu tố cấu thành tổ chức(phải làm gì?cần phối hợp? phối hợp với ai? huy? ) 5- Các hình thức thiết kế tổ chức Các hình thức thiết kế tổ chức Thiết kế Thiết kế tổ chức Điều chỉnh cấu Thiết kế tổ chức Thiết kế hoàn thiện tổ chức Thiết kế sáp nhập tổ chức Thiết kế chia tách tổ chức Hoàn thiện Sáp nhập Chia tách Thiết kế tổ chức Là loại thiết kế Quy trình thiết kế(trình tự bớc): B1-Sự cần thiết khách quan cần có tổ chức B2-Xác định tính hợp pháp tổ chức B3-Điều tra, khảo sát, xác định thẩm quyền tổ chức B4-Xác định cấu tổ chức phù hợp=>đạt MT B5-Dự thảo đề án thành lập tổ chức Thiết kế tổ chức B6-Tổ chức lấy ý kiến quan liên quan, hội thảo, ý kiến chuyên gia=>hoàn thiện đề án B7-Chỉnh lý, trình bảo vệ đề án; định thành lập tổ chức quan có thẩm quyền B8-Xây dựng điều lệ tổ chức(quy chế làm việc) trình quan có thẩm quyền phê duyệt B9-Triển khai định thành lập định ban hành điều lệ tổ chức(quy chế làm việc) Thiết kế hoàn thiện tổ chức Thờng tiến hành lúc nào? Trong suốt trình tồn & phát triển tổ chức Trong bối cảnh biến động môi trờng(hội nhập) Nội dung gồm vấn đề: Đánh giá hoạt động tổ chức Để đánh giá => phân tích tổ chức*=> nguyên nhân* Định hớng vấn đề cần đợc đổi mới, hoàn thiện* Chuẩn bị VB đổi tổ chức & KH triển khai Thiết kế sáp nhập tổ chức (1) (2) (3) (4) (5) Thờng tiến hành nào? Khi muốn tập trung nguồn lực=> lợi cạnh tranh Khi tổ chức, phận chồng chéo chức không hợp lý quản lý Một số vấn đề cần quan tâm sáp nhập: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ tổ chức Mục tiêu việc sáp nhập Chức năng, nhiệm vụ tổ chức Cơ cấu tổ chức Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ phận Thiết kế sáp nhập tổ chức Một số vấn đề cần quan tâm sáp nhập: (6) Xây dựng KH & phân bổ nguồn lực(đặc biệt nhân lực) (7) Xác định địa điểm tổ chức (8) Tiến hành thủ tục đăng ký tổ chức mới(dấu; tài sản; chữ ký.) Một số lu ý: Thiết kế sáp nhập tổ chức phép hợp đơn thuần(dịch chuyển học) Phức tạp tìm kiếm phơng án tối u sử dụng nguồn nhân lực(lãnh đạo; chức nghiệp; việc làm) Thiết kế chia tách tổ chức 1) 2) 3) 4) Thờng tiến hành nào? Tổ chức có quy mô lớn => không hiệu Trình độ lực nhà quản lý Sự bất hợp lý lỗi thời tổ chức Khi tách, càn phải xác định rõ: Việc chia tách chức năng, nhiệm vụ Chức năng, nhiệm vụ tổ chức Cơ cấu tổ chức đơn vị => nhu cầu nhân sự, nguồn lực => phân chia nhân sự, nguồn lực Địa điểm; thủ tục để tổ chức hoạt động(tài khoản; dấu; chữ ký) Thiết kế chia tách tổ chức Tách CQHCNN(Bộ; UBND)=> lu ý: Một tổ chức địa điểm cũ Xây dựng địa điểm cho tổ chức đợc tách Giải vấn đề nhân sự, cấu tổ chức Đối với tổ chức HC lãnh thổ=> địa giới HC Các thủ tục để đơn vị hoạt động(tài khoản, dấu, chữ ký, trụ sở, trang thiết bị.) Một số lu ý: Chia tách tổ chức => tốn tài chính, nguồn lực XH Nhân sự: thêm nhiều vị trí=> có hội phát triển, nhiên không cẩn thận trả giá(năng lực; bè phái) 6- Định biên Định nghĩa Vị trí định biên thiết kế tổ chức Các yếu tố ảnh hởng đến định biên Một số nguyên tắc định biên quan hành nhà nớc Quy trình định biên quan HCNN